Introduction à Excel 2007 (Version A2016)

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1 Introduction à Excel 2007 (Version A2016) Table des matières Introduction à Excel (Version A2016) Modules de formation en ligne Différences entre Office (Excel) 2007 et les versions 2010 et Le classeur Les cellules L entrée des données Les types de données Modifier, insérer et supprimer Écrire des formules Copier des formules et générer des séries Utiliser des formules déjà programmées Trier et filtrer des données de colonne... 7 a. Trier des données de colonnes (deux façons) :... 7 b. Filtrer des données de colonnes Ajuster la taille des cellules au texte Alignement du texte et orientation Format d affichage des cellules Supprimer la mise en forme des cellules Mise en page du document a. Pour accéder à la mise en page : b. Onglet Page : l orientation, l échelle et le format de papier c. L onglet Marge d. L onglet En-tête/Pied de page e. L onglet feuille : titres à répéter, quadrillage Pour imprimer Pour sauvegarder Pour insérer un graphique Pour copier un tableau de données ou un graphique dans Word Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal.

2 1. Modules de formation en ligne Site du CVM (www.cvm.qc.ca/ti) Section : «Documents de formations» Formations sur : Word, Excel et PowerPoint Le site InukTic (http://inuktic.qc.ca/ ) Champ de recherche en haut du site (ex. : Word, Excel, photo, compresser, etc.) Naviguer dans le menu du centre. Formations gratuites sur le site de Microsoft. Office 2010, 2013, 2016 (Word, Excel, PowerPoint, etc.) https://support.office.com/fr-fr o Cliquez sur Excel» o Pour les versions 2007, 2010 et 2013, cliquez sur «Accéder à d autres didacticiels» 2. Différences entre Office (Excel) 2007 et les versions 2010 et 2016 Visuellement, les deux différences principales entre la version d Office (Excel) 2007 et celles de 2010 ou 2016 sont le bouton Office qui était en haut à gauche de l application dans la version d Office 2007 et la couleur de l arrière-plan qui était bleu. Dans les versions 2010, 2013 et 2016, le bouton Office a été remplacé par l onglet «Fichier», à l extrême gauche du ruban, et la couleur de l arrièreplan est devenue blanc-gris. Office 2007 (Excel) Office 2010 (Excel) Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 2 de 18

3 3. Le classeur L onglet Accueil Le ruban Colonnes : A, B, C, D Lignes : 1, 2, 3, 4 Cellules : A1, B12, C2 Feuilles de calcul Le classeur : nom donné aux fichiers Excel. Par défaut, le fichier s appelle Classeur1.xlsx. Pour le renommer, cliquez sur le btn Office (en haut à gauche) puis «Enregistrer» ou «Enregistrer sous». Pour en créer un nouveau, cliquez sur le btn Office puis «Nouveau». Feuilles de calcul : un classeur peut contenir une, deux ou plusieurs feuilles de calcul. Par défaut, 3 feuilles de calcul sont créées : Feuil1, Feuil2 et Feuil3. Pour les renommer ou en créer une nouvelle, utilisez le btn droit de la souris. 4. Les cellules Ligne en surbrillance 2. Colonne en surbrillance 3. Référence de cellule 4. Barre de formule. Affiche la formule ou les données entrées. Si non visible : onglet Affichage->groupe Afficher/Masquer->cochez «Barre de formules». Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 3 de 18

4 5. L entrée des données Titre de colonne, ici les informations d un employé. Titre de ligne, ici le nom et le prénom de l employé. Pour passer d une colonne à une autre, utilisez la touche de tabulation (touche au-dessus de «Fix Maj». Pour passer d une ligne à une autre, utilisez le «Retour» Pour les entrées fréquentes, par exemple le secteur qui embauche un employé, Excel vous proposera après quelques lettres des choix. Cliquez sur «Retour» pour confirmer un choix. 6. Les types de données Type Commentaire Exemple Caractères Entrez-les normalement. Lamarre Alignés à gauche (défaut) 007 Pour forcer, mettre une apostrophe devant. Nombre Entrez-les normalement, sans 1234 espaces. 1, Décimale, mettre une virgule. 1 1/3 Alignés à droite (défaut) 0 ½ Fraction, mettre un espace entre l entier et la fraction. Date Entrez-les au long 10 janvier 2012 Alignées à droite (défaut) 2009/05/15 L ordre est fonction de la langue (AAAA-MM-JJ) Monétaire Entrez le montant puis le 2500$ signe «$» après. 23,99$ Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 4 de 18

5 7. Modifier, insérer et supprimer Modifier des données (deux façons) (1)Double cliquez dans la cellule ou (2) cliquez dans la cellule et modifiez la valeur ou la formule dans la barre des formules 1 2 Insérer ou supprimer une ligne Positionnez-vous sur le chiffre d une ligne ou la lettre d une colonne et cliquez sur le bouton droit de la souris. Choisissez «Supprimer» ou «Insertion». Si vous voyez cette fenêtre, il y a danger de désaligner vos données. Effacer le contenu Sélectionnez les cellules dont vous désirez effacer le contenu et pressez la touche «Suppr» 8. Écrire des formules Par exemple, pour faire la somme de deux montants sur une même ligne : 1. Cliquez dans une case vide, de préférence sur la même ligne. 2. Débutez votre formule par un «+», un ou un «=». 3. Par exemple, écrire la formule représentant la somme de deux colonnes d une ligne. Ci-dessous, la somme du salaire et de la commission de Guy Tar correspond à : =E2+F2 9. Copier des formules et générer des séries Lorsque l on copie et colle une formule, Excel ajuste les colonnes et les lignes automatiquement. Par exemple, on peut copier la formule de la somme du salaire et de la commission sur chaque ligne de chaque employé. Pour bloquer l ajustement lors de la copie, il faut ajouter le symbole $ devant la ligne, la colonne ou les deux (ex. : =A15*$Z$1) Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 5 de 18

6 Pour générer des séries, entrez quelques valeurs. Sélectionnez les valeurs et, sans relâcher le btn gauche de la souris, sélectionnez des lignes en dessous. La série se continuera (exemple : 1, 2, 3, 4 ; 3, 6, 9, 12 ). 10. Utiliser des formules déjà programmées Il est possible d utiliser des formules déjà programmées. Les plus utilisées sont : la somme, la moyenne, le nombre de cellules, le minimum et le maximum. Elles sont disponibles dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> en clliquant sur Σ. Il y a aussi plus de 300 formules que l on peut accéder en choisissant au même endroit l option «Autres fonctions». Aussi, pour obtenir des sous totaux automatiques, il est possible de passer par l onglet «Données» puis «Sous totaux». Pour la version courte, dirigez-vous à la section «Ajuster la taille des cellules au texte» Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 6 de 18

7 11. Trier et filtrer des données de colonne a. Trier des données de colonnes (deux façons) : Dans les deux cas, vous devez sélectionner toutes les lignes et les colonnes qui doivent être triées en incluant les entêtes. En cas de problème, ne sélectionnez que les lignes devant être triées. 1. Dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> Cliquez sur Trier et filtrer-> choisir en ordre ascendant ou descendant. a. Les données seront triées en se basant sur la première colonne. b. Sauf si l on fait CTRL-Z pour annuler, les données auront été déplacées et ne pourront pas être remises dans l ordre initial. 2. Dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> Cliquez sur Trier et filtrer -> choisir Tri personnalisé. Possible d ajouter des tris secondaires. Exemple : trier par nom puis prénom. b. Filtrer des données de colonnes Vous devez sélectionner toutes les lignes et les colonnes qui doivent être filtrées en incluant les entêtes. Dans l onglet Accueil -> groupe Édition -> Cliquez sur Trier et filtrer -> choisissez Filtrer. Des flèches de sélection apparaîtront sur les titres de colonnes. Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 7 de 18

8 Vous pourrez choisir de trier une colonne, filtrer certaines valeurs ou écrire des filtres complexes. Par exemple, on pourrait ne garder que le secteur des ventes ou filtrer les noms en ne gardant que ceux débutant par la lettre «C». Les colonnes filtrées seront marquées d un symbole et certaines lignes seulement seront affichées. Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 8 de 18

9 12. Ajuster la taille des cellules au texte Sélectionnez toutes les cellules devant être ajustées. Dans l onglet Accueil -> groupe Cellules -> cliquez sur l icône Format. Vous pouvez ajuster la hauteur et/ou la largeur des cellules au contenu. 13. Alignement du texte et orientation Sélectionnez toutes les cellules devant être ajustées ou sélectionnez une ou des lignes ou une ou des colonnes. Dans l onglet Accueil -> groupe Alignement : Alignement vertical, si les cellules ont plus d un caractère de haut. Orientation du texte. Permets de mettre sur deux lignes un contenu de cellule qui autrement serait trop large. Alignement horizontal du texte. Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 9 de 18

10 14. Format d affichage des cellules Pour un type de données (numérique, date, montant ) il est possible de modifier son affichage. Par exemple, les nombres peuvent avoir un ou plusieurs chiffres après le point (4,99; 4,99999 ), les dates peuvent être écrites en texte ou séparées par des «\» (3 sept 2009, 03/09/2009 ), etc. Sélectionnez la colonne à modifier. Dans l onglet Accueil -> groupe Nombre cliquez sur l icône en bas à droite du groupe pour afficher la boîte de dialogue. 15. Supprimer la mise en forme des cellules. Même si vous supprimez des données, vous ne supprimez pas nécessairement la mise en forme de la cellule. Lorsque vous entrerez des données dans ces cellules, les données prendront le format de la cellule. Pour effacer le format de cellule, sélectionner les cellules et sous l onglet Accueil -> groupe Édition cliquez sur l efface et choisissez «Effacer les formats». Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 10 de 18

11 16. Mise en page du document a. Pour accéder à la mise en page : Onglet Mise en page -> groupe Mise en page -> cliquez sur l icône en bas à droite du groupe pour afficher la boîte de dialogue b. Onglet Page : l orientation, l échelle et le format de papier Généralement, ne rien mettre pour «en hauteur» Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 11 de 18

12 c. L onglet Marge d. L onglet En-tête/Pied de page Pour voir les entêtes et les pieds de pages : onglet Affichage, groupe Affichage classeur, cliquez sur Mise en page. N oubliez pas l onglet contextuel Création! Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 12 de 18

13 e. L onglet feuille : titres à répéter, quadrillage. Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 13 de 18

14 17. Pour imprimer Bouton Office -> mettez le curseur sur Imprimer -> sélectionnez Imprimer ou Aperçu avant impression : Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 14 de 18

15 18. Pour sauvegarder Bouton Office -> mettez le curseur sur Enregistrer ou Enregistrer sous : Extension Type de fichier *.xls Classeur Excel *.xlsx Classeur Excel 2007 *.pdf Fichier PDF d Adobe Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 15 de 18

16 19. Pour insérer un graphique Sélectionnez les données, puis ouvrez dans l onglet «Insertion» la boîte de dialogue «Graphique». Pour les graphiques de type XY, choisissez l option «Nuage de points XY» Le graphique généré flottera sur votre feuille Excel. Pour éditer le graphique, sélectionnez-le puis cliquez sur les onglets contextuels sous «Outils de graphique» (Création; Disposition; Mise en forme). Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 16 de 18

17 Pour un graphique de type «Colonne», les lignes sont représentées par des couleurs différentes tandisque les colonnes sont séparées sur la ligne horizontale (axe des X). Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 17 de 18

18 20. Pour copier un tableau de données ou un graphique dans Word Tableau de données Dans Excel, sélectionnez les données et les titres puis, avec le bouton droit, cliquez sur «Copier». Dans l onglet «Accueil» de Word, cliquez sur la flèche sous «Coller» puis sélectionnez «Collage spécial». Pour synchroniser les données entre Excel et Word, vous devrez choisir l option «Coller avec liaison». Vous devez cependant conserver les fichiers Word et Excel au «même endroit». Vous pouvez aussi choisir l option «Feuille Microsoft Office ExcelObjet» et ainsi pouvoir modifier les données et les calculs directement dans Word. La procédure est similaire pour un graphique. Par défaut, un graphique est lié. Daniel Bourry, cégep du Vieux Montréal Page 18 de 18

Introduction à Excel. Table des matières

Introduction à Excel. Table des matières Introduction à Excel Table des matières Introduction à Excel... 1 1. Le classeur... 2 2. Les cellules... 2 3. Entrer des données... 3 4. Les types de données... 3 5. Modifier, insérer et supprimer... 4

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