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3 Le menu Fichier Le menu Edition Le menu Affichage 3

4 Le menu Insertion Le menu Format Le menu Outil 4

5 Le menu Données Le menu Fenêtre Le menu? 5

6 Colonnes Lignes La barre de formule Raccourcis Onglets de classeur 6

7 Excel est un tableur. Il fonctionne sur le principe des lignes et des colonnes : cela s appelle la cellule. Les cellules sont référencées par le numéro de colonne et le numéro de ligne. La sélection de plusieurs cellules proche se fait avec la souris (ou le clavier avec les touches SHIFT + Flèches de direction) La sélection de cellules distinctes se fait avec la souris + la touche CTRL qui reste enfoncée. 7

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9 Au sein d Excel, vous n êtes pas limité à 3 Feuilles de calcul comme on pourrais le croire on regardant l écran. Vous pouvez en insérer d autres mais aussi les renommer afin d obtenir une explication claire de ce que contiendra votre feuille de calcul. Il faut savoir aussi que chaque feuille de calcul peut faire référence à l autre. Vous allez donc pouvoir créer des liens entre les feuilles. 9

10 Insérer une feuille de calcul Méthode 1 : Par le biais du Menu Faire «Insertion» «Feuille» La feuille est alors insérée. A savoir qu elle s insère toujours avant la feuille sur laquelle vous êtes situé. 10

11 Insérer une feuille de calcul Méthode 2 : En faisant un clic droit sur l une des feuilles Choisissez «Feuille» puis validez par OK Votre nouvelle feuille est insérée. 11

12 Renommer une feuille Il suffit de double cliquer sur le nom de la feuille, celui-ci passe alors en surbrillance, puis d insérer le nouveau nom. 12

13 Supprimer une feuille Tout comme pour l option Supprimer, faite un clic droit sur la feuille concernée puis choisissez «Supprimer». Elle sera automatiquement supprimée. 13

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15 La saisie des données se fait ligne par ligne. On ne travaille pas comme dans un traitement de texte avec un retour à la ligne. Saisir les données dans les cellules. Exemple sur une liste de personnes. On retrouve la saisie en cours dans la barre de formules. Prénom contient une faute afin de voir comment corriger une erreur Modifier le texte d une cellule Pour modifier le texte d une cellule, il faut soit passer par la barre de formule, soit faire F2 sur la cellule en question. Si on se place sur la cellule et que l on écrit de nouveau, le précédent contenu sera écrasé. 15

16 La saisie-semi automatique Excel travaille sur la reconnaissance des caractères saisie d une cellule à l autre (et dans une même colonne). Excel analyse votre saisie et la compare avec la précédente. Si vous êtes d accord avec la proposition, il vous suffit de changer de ligne pour que cela soit pris en compte. Sinon poursuivez votre saisie normalement. Effacer le contenu d une cellule Positionnez vous simplement sur la cellule et appuyez sur la touche «SUPPR» 16

17 Recopier des valeurs Il existe bien sûr le fameux «Copier/Coller» qui peut se faire de cellule à cellule. Cependant, lorsque l on souhaite recopier une même donnée plusieurs fois dans une colonne, il existe un moyen plus rapide. Positionnez vous sur la cellule concernée puis avec la souris cliquez dans le coin inférieur droit de la cellule. Surtout restez avec le bouton de la souris appuyé. Tout en restant appuyé, descendez avec votre souris de quelques cellules puis relâchez. Vous verrez alors que votre texte a été recopié vers le bas. 17

18 Recopier des valeurs On peut procéder de la même façon avec des chiffres. Cependant, ce qui est pratique, c est que l on va pouvoir effectuer une suite de chiffre sans avoir à les insérer un par un. Procéder comme auparavant, puis cliquez dans le petit carré en bas à droite. Une fenêtre s affiche Choisissez «incrémenter» Maintenez la touche CTRL appuyée pendant que vous recopier avec la souris vers le bas. Vous obtiendrez rapidement une incrémentation Vous créez alors une série de chiffre. 18

19 Copier - Couper - Coller On retrouve donc ici aussi les fameuses commandes Copier/Couper/Coller. Elles seront comme d habitude, d une utilité quasi permanente. Petit Rappel : - La fonction Copie permet de garder en mémoire le contenu d une donnée afin de la copier ailleurs - La fonction Couper fait de même que la copie, sauf qu au moment du Coller, le contenu d origine est effacé après l opération. Ces commandes peuvent être activées de plusieurs façons différentes : Par les icônes du menu : Par un clic droit sur la souris dans la zone que l on souhaite copier/couper/coller Par les touches de raccourcis du clavier : - Copier = CTRL + C - Coller = CRL + V - Couper = CTRL + X Dans Excel, le COUPER peut se faire en déplaçant avec la souris une cellule vers une autre 19

20 Insérer /Supprimer des Lignes et des Colonnes Sélectionnez la ligne ou la colonne entière en cliquant soit dans le N de ligne, soit dans le N de la Colonne Ensuite il vous suffira de faire un clic droit avec votre souris et de cliquer sur «Insertion». Pour supprimer faire de même et choisir l option «SUPPRIMER» Une colonne est alors insérée. La méthode sera la même en ce qui concerne l insertion d une ligne 20

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22 Changer la largeur des colonnes et des lignes Il existe 2 moyens différents pour réaliser cette opération. 1. par le biais de la souris 2. pas le biais du menu 1. Par le biais de la souris 2. par le biais du menu ou 22

23 Changer le format des données Afin de mettre en forme son document, il va être nécessaire de mettre en forme les données. On va donc voir comment mettre en forme les 3 types principaux de données que l on peut mettre dans une cellule et comment les mettre en forme (texte, date et nombres). On pourra soit passer par le menu «Format Cellule» (on l obtient également avec un clic droit sur la souris dans la cellule en question), soit par les icônes de raccourcis en dessous du menu. Mise en forme du texte Vous allez pouvoir (comme dans un traitement de texte), mettre en gras, italique, centrer et encore bien d autres choses. La barre d icône va être d une grande aide car elle va rapidement vous permettre de mettre votre texte en forme. 1. Sélectionnez la/les cellules à formater 2. Choisissez dans la barre d outils ce que vous souhaitez faire. 23

24 Votre texte est donc en gras. Vous allez ainsi pouvoir faire plusieurs mise en forme différentes Changer la police Changer la taille Mettre en : Gras Italique Souligné Aligner Fusionner et centrer Changer la couleur - Du texte - Du fond On va donc retrouver ici les principales fonctions qui vont servir à formater un texte. Il faut noter qu en passant par le menu, on obtient quelques possibilités supplémentaires.. 24

25 Mise en forme des chiffres A nouveau par la barre d outils, on va pouvoir mettre en forme très rapidement les chiffres. Pour cela, on va utiliser les outils suivants : Passage en euros Pourcentage Ajout/Suppression de décimale Séparateur de millier (mode Comptabilité) Tout comme pour le texte, en passant pas le menu format cellule, on obtiendra d autres options, tel que la possibilité, par exemple, de passer en monétaire avec la devise de son choix, 25

26 Mise en forme des chiffres 26

27 Mise en forme des dates Cette fois-ci, on ne passera pas par la barre d outils. On va entrer nos dates normalement (le format par défaut sera (JJ/MM/AAAA) Si l on souhaite changer il faudra faire : - Sélectionner les lignes - Clic droit et format de cellule Il ne reste plus qu à choisir le type d affichage sous lequel on veut voir apparaître la date. Pour cela naviguer dans la zone «Type». 27

28 Création rapide d un tableau par le biais de la mise en forme automatique Il existe dans Excel, des formats de tableaux prédéfinis. Cela peut être utile si l on souhaite vite mettre en forme un tableau, mais reste limité. Sélectionner la zone à formater puis dans le menu faire «Format» «Mise en forme automatique» Il ne vous reste plus qu à choisir un type de format et de valider pour voir le résultat. 28

29 Création d un tableau par le biais des bordures On peut également créer rapidement un tableau grâce aux bordures. On y accède soit par le menu («Format» «Cellules» «Bordures»), soit par l icône de la barre d outils : Pour le faire rapidement, faire de la façon suivante : Allez dans la barre d outils puis sélectionnez «Traçage des bordures» Un crayon apparaît alors à l écran ainsi qu une barre d outils. Le crayon va vous servir à dessiner rapidement vos bordures et donc votre tableau. Il suffit de dessiner l entourage de son tableau (en restant cliqué sur la souris) et le crayon fait le reste pour vous. En quelques secondes vous avez réalisé votre tableau. A noter qu à partir de la barre d outils, on va pouvoir choisir la couleur des traits et le style. On pourra également effacer avec la gomme. 29

30 Ensuite avec l aide de la barre d outils, on va pouvoir ajouter de la couleur et mettre en valeur certaines données. Utilisation de l outil remplissage pour mettre de la couleur dans les cellules Mise en gras de certains éléments texte 30

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32 Créer un formule de calcul simple. Il faut d abord savoir que la formule de calcul doit toujours commencer par le signe = Saisir la formule suivante =15+5 puis entrée : Utilisation de plusieurs opérateurs. Prenons maintenant l exemple de la formule suivante : 15+5/2 Celle-ci peut être saisie dans Excel de deux façons différentes : soit =15+5/2 soit =(15+5)/2 Le résultat ne sera pas le même du fait des parenthèses. 1er cas : le résultat sera égal à ème cas : le résultat sera égale à 10 Cela est dû aux règles de priorités des opérateurs et au bon placement des parenthèses. 32

33 Règles de priorité des opérateurs. Pour concevoir des formules, on dispose des opérateurs mathématiques courants : - La puissance (code ^) - La multiplication (code *) - La division (code /) - L addition (code +) - La soustraction (code -) Les règles de priorités des opérateurs, sont respectés dans Excel. En premier vient le signe puissance, puis la multiplication à égalité avec la division et enfin l addition à égalité avec la soustraction. Exemple : Formule Résultat Explications =4+5*3 19 (5*3)= =19 =5*6/2-18/3 9 (6*5)=30/2=15, (18/3)=6, 15-6=9 =2-3+10/2 4 (2-3)=-1, (10/2)=5, -1+5=4 =2^2* (2^2)=4, (4*5)=20, (3-2)=1, 20+1=21 Suivant le résultat escompté, il est donc préférable d utiliser des parenthèses pour s y retrouver. 33

34 Les références de cellules. Excel a la possibilité de faire référence à d autres cellules dans une formule. Lorsque vous saisissez la référence d une cellule dans une formule, vous utilisez le contenu de la cellule correspondante dans votre formule. En B19 on entre la formule =B15 En B19 on retrouve le mot «Ecran» qui correspond à la valeur de la cellule B15. La cellule B19 fait donc référence à la cellule B15 34

35 Utiliser les références dans les calculs. Dans la cellule C20, on va additionner le contenu de 3 cellules différentes on va donc faire référence à ces 3 cellules dans notre calcul. En C20 faire = puis avec la souris pointer sur les différentes cellules sans oublier de faire + entre chaque cellules. Une fois terminé on valide par entrée et le résultat apparaît. 35

36 Les références absolues Les références relatives sont donc utiles, cependant, suivant le cas, elles atteindront des limites. Dans l exemple ci-dessous, nous considérons que le prix est HT et que nous souhaitons calculer le montant de TVA sur une base de 19.60% pour chaque produit. On entre donc la formule correspondante, et nous allons la copier sur chacune des lignes de matériel. On remarque vite que le résultat n est pas celui escompté. En analysant les différentes formules, on se rend compte qu avec une référence relative, la cellule où se trouve le taux de TVA bouge. On va donc devoir faire appel à une référence absolue. 36

37 Les références absolues Nous allons donc retourner sur la 1ère cellule qui comporte la formule de calcul (E11). Editez la formule (F2) et placez vous devant le E4 (cellule qui fait référence au taux de TVA) Une fois que vous êtes devant E4, appuyez sur la touche F4 de votre clavier. Vous remarquez que le E4 devient $E$4. Vous êtes alors en référence absolue. Validez. Recopiez la formule dans les autres cellules et là le résultat est cette fois-ci en rapport avec celui souhaité. La cellule E4 est figée dans l ensemble des formules de calculs. Seule la zone montant est mobile. 37

38 Les références absolues Voici un petit descriptif des différents modes de références absolues Exemple pour une cellule A6 $A$6 = La colonne (A) et le ligne (6) sont figées $A6 = La colonne est figée et la ligne est mobile A$6 = La colonne est mobile et la ligne est figée. 38

39 Une fonction incontournable = LA SOMME L une des fonctions la plus utilisé est sans doute LA SOMME. Il existe un moyen peu pratique de faire une somme qui consiste à additionner l ensemble des cellules concernées. La problème c est que cette méthode peut vite s avérer fastidieuse. D où l utilité de passer à la fonction SOMME. On se positionne donc dans la cellule ou l on souhaite voir apparaître la somme en question, puis on clique sur le bouton «fonctions». On y retrouve la SOMME dans les premiers. 39

40 Une fonction incontournable = LA SOMME En pointillés, Excel indique ce qu il vous propose de prendre en compte dans la somme. Validez par entrée et le tour est joué. Vous venez de faire la somme de vos Quantités. Répétez l opération sur le Montant et la TVA. En faisant F2 sur le total, on découvre la formule de calcul 40

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42 Trier des données Dans l exemple que nous avons, nous souhaitons trier les matériels par date d achat. Il va falloir tout d abord sélectionner les données que l on intègre dans le tri, à savoir l ensemble du tableau Puis faire «Données» - «Trier». Vous arrivez sur l écran de tri. Excel propose par défaut de trier sur la colonne B en croissant. Pour notre exemple il va falloir trier sur la colonne «date» et obtenir de la date la plus ancienne à la plus récente. Une fois fais, validez. 42

43 Trier des données Une fois l opération effectuée, on remarque le changement et donc que le tri s est bien opéré sur la date en croissant. Dans l écran de tri vu précédemment, on a pu voir qu il était possible de trier sur 3 critères différents. En cas de titre, on indiquera si on les prend en compte ou non. En cliquant sur OUI, on les exclus du tri. Il est également possible d effectuer un tri rapide avec la barre d outil : Par contre c est la 1ère colonne qui est prise comme référence par défaut. 43

44 Nommer une cellule Nommer une cellule va permettre d y faire référence par la suite de façon plus explicite et plus rapide. On pourra d ailleurs appeler la cellule d une feuille au sein d une autre feuille très facilement. Il existe deux façons de nommer une cellule. Première chose à faire, se positionner sur la cellule que l on souhaite nommer. 1. Par le biais du Menu Faire «Insertion» «Nom» «Définir Insérez le nom puis validez 44

45 Nommer une Cellule 2. Directement dans la Zone Nom de la feuille Excel Cette zone se trouve dans la feuille Excel. Le plus souvent on retrouve la référence de la cellule en cours. Insérez le nom puis validez Que ce soit par la méthode 1 ou la méthode 2, on retrouvera ensuite dans la zone de champs le nom que l on vient de rentrer 45

46 Supprimer le nom d une Cellule Pour supprimer un Nom il va falloir passer par le biais du menu «Insertion» «Nom» «Définir» Se positionner sur le nom Faire Supprimer Le nom n apparaît plus, il a bien été supprimé. On peut également le vérifier en se positionnant sur la cellule et en regardant la zone de nom. 46

47 Utilité de nommer une cellule Dans l exemple utilisé, nous avions été obligé de faire appel à des références absolues afin de figer le taux de TVA dans Les formules de calcul. L utilisation du nom, évite justement, dans certains cas, de faire appel aux références absolues et donc évite également un certains nombre de manipulations. Editer la formule entrée précédemment Remplacer la référence absolue par le nom 47

48 Utilité de nommer une cellule Recopier ensuite dans toute les autres cellules. On remarque que le résultat est équivalent à celui obtenu avec les références absolues De plus, quelque soit la cellule, on retrouve le nom L avantage, c est de ne pas avoir à modifier la formule avec les références absolues et d arriver au même résultat plus rapidement et plus intuitivement. Car se souvenir des particularités des références absolues n est pas toujours facile. Cependant, dans certains cas, il sera préférable de faire appel aux références absolues. 48

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