Cahier des charges Organisation des Finales à 4 dites «Final Four U11» du championnat U11 départemental Comité du Loiret de Basket Ball

Transcription

1 Cahier des charges Organisation des Finales à 4 dites «Final Four U11» du championnat U11 départemental Comité du Loiret de Basket Ball Version du 15 février 2016 Sommaire Contexte... 2 Responsabilité... 2 Comité du Loiret de Basket Ball... 2 Organisateur... 3 Publicité... 3 Comité du Loiret de Basket Ball... 3 Organisation matérielle... 3 Installations sportives... 3 A charge de l Organisateur... 3 Matériel général... 3 Gestion de la compétition... 4 A charge du Comité du Loiret de Basket Ball... 4 Documents administratifs et gestion de la compétition... 4 A charge des associations sportives qualifiées... 4 Mise en œuvre... 4 Repas... 5 A charge de l organisateur... 5 A charge du Comité du Loiret de Basket Ball... 5 Buvette et ventes diverses... 5 Musique... 5 Organisation du pot de l amitié d après compétition... 5 Récompenses... 5 Participation financière du Comité... 6 Comité du Loiret de Basketball Page 1 de 6

2 Il est convenu, au préalable, que, dans le document qui suit, toute référence à un acteur masculin s entend également au féminin, ceci dans un souci de simplification. Contexte L'organisation des finales à 4 dites «Final Four U11» des championnats départementaux U11 est confiée par le Comité du Loiret de Basket Ball à une association sportive ou à un groupement d associations sportives nommé Organisateur selon le principe du volontariat et sous réserve du respect des impératifs du cahier des charges. Sous réserve du respect du cahier des charges, l organisation sera préférentiellement attribuée à un des groupements sportifs qualifiés pour les finales à 4. L association sportive ou, dans le cadre d un groupement, l ensemble des associations sportives souhaitant organiser doit être en règle avec la trésorerie du Comité du Loiret de Basket Ball. La compétition est réservée aux joueurs de la catégorie U11. Le Comité du Loiret de Basket Ball organise durant la saison sportive différentes phases de championnats pour la catégorie U11. Les participants sont les équipes finissant aux 4 premières places de la poule Titre au cours de la saison régulière. En cas de défection d une ou plusieurs équipes, le Comité du Loiret de Basket Ball pourra faire appel à des équipes moins bien classées. L organisation se déroule de préférence un dimanche suivant le programme suivant : - 09h45 : 1 ère demi-finale féminine ou masculine - 10h30 : 1 ère demi-finale masculine ou féminine - 11h15 : 2 ème demi-finale féminine ou masculine - 12h00 : 2 ème demi-finale masculine ou féminine - 13h45 : Rencontre de classement féminine ou masculine - 14h30 : Rencontre de classement masculine ou féminine - 15h15 : Finale féminine ou masculine - 16h00 : Finale masculine ou féminine - 17h00 : Remise des récompenses Les horaires sont donnés à titre indicatif. Dans le cadre de l alternance et de l égalité des sexes, l ordre des rencontres sera alterné tous les ans. La première rencontre de la journée sera déterminée en fonction de la distance à parcourir pour les équipes. Responsabilité Comité du Loiret de Basket Ball Le Comité du Loiret de Basket Ball valide la candidature de l Organisateur après vérification des moyens mis en œuvre en corrélation avec le présent cahier des charges ainsi qu après étude des autres candidatures potentielles. Le Comité du Loiret de Basket Ball désigne 1 (un) référent pour l organisation de la compétition. Le Comité du Loiret de Basket Ball désigne 1 (un) délégué par gymnase pour veiller au bon déroulement de la compétition. Comité du Loiret de Basketball Page 2 de 6

3 Organisateur L Organisateur désigne 1 (un) référent qui sera le contact privilégié pour toute la durée de l organisation ; depuis les réunions préparatoires jusqu à la fin de la compétition. L Organisateur devra porter connaissance au Président et au Secrétaire Général du Comité du Loiret de Basket Ball tout litige pouvant altérer la bonne organisation et/ou le bon déroulement de la compétition. L Organisateur met à disposition 1 (une) personne technique pour faire face à tout imprévu au cours du déroulement des finales ; problème de chronomètre, du panneau d affichage, La personne technique désignée doit connaître le fonctionnement et les procédures de reprise d incident des matériels mis à disposition des officiels. L Organisateur met à disposition pour chaque rencontre 1 (une) personne régulièrement qualifiée. Cette personne sera notée comme responsable de l organisation au verso de la feuille de marque. Cette personne accepte tous les droits et devoirs liés à la fonction. Après chaque finale, L Organisateur met œuvre un pot de l amitié à destination des joueurs et des officiels. Publicité Comité du Loiret de Basket Ball Le Comité du Loiret de Basket Ball prend contact avec la presse pour couvrir la compétition et disposer d un article dans la presse locale avant la compétition et dans les jours suivants. Le Comité du Loiret de Basket Ball informe de la compétition par le biais des moyens à sa disposition (site internet, lettre d informations du Comité, ). Organisation matérielle Installations sportives L Organisateur doit mettre à disposition 1 salle avec les tracés et la hauteur de panier réglementaires pour la catégorie U11. La salle mise à disposition pour l organisation des rencontres doit être homologuée. A charge de l Organisateur Matériel général L Organisateur met à disposition l ensemble du matériel nécessaire au déroulement d une rencontre, et à minima, celui défini dans le cahier des charges présent. Equipement complet pour la table de marque : - Plaquette numérotées de 1 à 5 pour les fautes personnelles - Indicateur de couleur rouge pour signaler les fautes d équipe - Stylos rouge et noir en quantité suffisante (2 de chaque couleur à minima) - Sous-main permettant une écriture correcte sur la feuille de marque - Chronomètre aux normes en vigueur Comité du Loiret de Basketball Page 3 de 6

4 - Affichage mural aux normes en vigueur (obligatoire : temps et score / optionnel : affichage des fautes personnelles) L organisateur met une bouteille d eau à disposition de chaque arbitre. L Organisateur met à disposition une sonorisation avec micro dans la salle où se déroulent les rencontres. Gestion de la compétition L organisateur met à disposition les officiels de table de marque avec au minimum 1 marqueur et 1 chronométreur par rencontre. Ceux-ci doivent être régulièrement qualifiés et connaître le fonctionnement du chronomètre ainsi que la tenue de la feuille de marque. A charge du Comité du Loiret de Basket Ball Documents administratifs et gestion de la compétition Le Comité du Loiret de Basket Ball informe les associations sportives des équipes qualifiées pour jouer les finales. Le Comité du Loiret de Basket Ball informe du lieu et des horaires de chaque rencontre. Le Comité du Loiret de Basket Ball fait la demande d officiels auprès de la Commission des Officiels. - 2 arbitres par rencontre Le Comité du Loiret de Basket Ball indemnise les officiels désignés par la CDO. Le Comité du Loiret de Basket Ball fournit les différentes listes nécessaires à la gestion sportive de la compétition. Le Comité du Loiret de Basket Ball fournit les feuilles de marque. Le délégué du Comité du Loiret de Basket Ball récupère les feuilles de marque à destination de l organisateur de l épreuve. Le Comité du Loiret de Basket Ball communique à la presse les résultats des différentes rencontres. A charge des associations sportives qualifiées Il appartient aux associations sportives qualifiées de fournir une liste des joueurs et entraîneurs conformément aux règlements en vigueur au jour de la compétition. Mise en œuvre L Organisateur met en œuvre le Final Four U11 avec le support du référent du Comité du Loiret de Basket Ball suivant le cahier des charges et ce qui a été agréé avec le Comité du Loiret de Basket Ball lors des réunions préalables à l organisation de la compétition. Comité du Loiret de Basketball Page 4 de 6

5 Repas A charge de l organisateur L Organisateur proposera à destination des personnes à charge du Comité du Loiret de Basket Ball une forme de restauration sur place. La forme de restauration ainsi que le menu seront validés par le Comité du Loiret de Basket Ball. L organisateur devra mettre à disposition un lieu de restauration au calme. A charge du Comité du Loiret de Basket Ball Le Comité du Loiret de Basket Ball informe suffisamment à l avance du nombre de repas à prévoir pour les personnes à sa charge ; délégués, membres, officiels désignés, invités. Le Comité du Loiret de Basket Ball fournira à l organisateur une liste nominative des repas commandés. Le Comité du Loiret de Basket Ball paiera les repas commandés sous réserve que l organisateur fournisse une facture. Buvette et ventes diverses L Organisateur peut prévoir des ventes diverses en tenant compte des modalités suivantes : - La déclaration auprès des services fiscaux est due par l Organisateur. - Les différentes déclarations préalables sont à la charge de l Organisateur. Musique L Organisateur peut diffuser des œuvres musicales en concertation avec le Comité du Loiret de Basket Ball. La déclaration préalable auprès des services officiels ainsi que les droits financiers éventuels de diffusion sont à la charge de l Organisateur. Organisation du pot de l amitié d après compétition L Organisateur mettra en œuvre un pot de l amitié après chaque rencontre de classement et chaque finale pour l ensemble des joueurs et des officiels. Il sera organisé afin que la distribution se fasse de manière fluide à tous les participants. La mise en œuvre d un pot de l amitié à l attention des accompagnateurs reste à la discrétion de l Organisateur. Récompenses Le Comité du Loiret de Basket Ball met à disposition les différentes récompenses remises aux joueurs et aux officiels lors de la manifestation. Comité du Loiret de Basketball Page 5 de 6

6 Les récompenses englobent les divers lots (tee-shirts, médailles, coupes, ) définis par le Comité du Loiret de Basket Ball. Participation financière du Comité Le Comité du Loiret de Basketball participe financièrement à l organisation des Finales à 4 dites «Final Four U11». Cette participation est indépendante des repas. Le montant maximum de la participation est fixé à 60 euros. La totalité des factures liées à l organisation de la compétition seront remboursées par le Comité du Loiret de Basketball à concurrence de la somme maximale allouée et sous réserve que l Organisateur fournisse une facture. Comité du Loiret de Basketball Page 6 de 6