Guide. Portail. Familles. d utilisation du. Portail Familles. Inscription. Facture. Suivi. Réservation.

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1 Guide d utilisation du Portail Familles Simple comme un jeu d enfant Suivi Portail Familles Facture Réservation Inscription Connexion Novembre 2014

2 Édito Madame, Monsieur, Il y a quelques semaines, vous avez été destinataires des identifiants d accès à votre compte sur le Portail Familles disponible depuis le site Internet de la Ville de Saint-Flour. La gestion des temps périscolaires (Accueil de Loisirs Associés à l École, cantine, Temps d Activités Périscolaires) exige une rigueur quotidienne pour nos agents qui doivent veiller à la sécurité des enfants en respectant les taux d encadrement en vigueur et à la qualité de leur prise en charge en proposant des animations diversifiées. Le Portail Familles est l outil qui participera à la réussite de notre projet pédagogique. Il vous permet de prendre en compte les inscriptions et absences pour tous ces services, les évolutions sur le compte famille, le suivi de vos factures Pour nos agents, il permet de disposer des listes d enfants à accueillir et de préparer des activités adaptées en conséquence, comme le demandent la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP) et la Caisse d Allocations Familiales (CAF) du Cantal. Tout en maintenant le principe de la gratuité des TAP avec le concours de la Communauté de communes du Pays de Saint-Flour Margeride, l équipe municipale a décidé de redéployer des moyens internes en créant un poste de «coordonnateur éducation». Dans un contexte de baisse des dotations versées par l État à la Ville, c est un engagement fort pour que nos agents soient en mesure de proposer un meilleur service aux familles sanfloraines. Chacun, agents communaux et parents, a su faire face à la mise en place de la réforme des rythmes scolaires, nous vous en remercions. Aujourd hui, d autres intervenants sont mobilisés pour proposer une nouvelle offre durant les TAP, dans tous les groupes scolaires, que ce soit en élémentaire comme en maternelle : lutte, scrabble, escrime, sport et culture avec l Amicale Laïque Nos services des musées, de la médiathèque, de la communication interviendront eux aussi durant les TAP. Cette évolution nous voulons la conduire en concertation étroite avec les parents d élèves et les directions d écoles. Ce Portail Familles est le vôtre. À vous de le faire vivre. Il est à votre service pour améliorer désormais votre quotidien. Pierre Jarlier Maire de Saint-Flour

3 Madame, Monsieur, Alors que le premier trimestre touche à son terme, je tiens à remercier les parents d élèves d avoir complété le Dossier Unique de Renseignements et d Inscriptions (DURI). Ces démarches ont pour objectif d améliorer la qualité de l accueil de vos enfants dans les services scolaires grâce à votre implication. Les données fournies ont été enregistrées sur le logiciel du «Portail Familles» de la Ville, logiciel qui permet au service des Affaires Scolaires de communiquer avec vous par mail. Dans un souci d efficacité, nous vous remercions de bien vouloir vérifier les éléments qui vous concernent et de les modifier, si besoin, à l aide du guide d utilisation que l on vous présente. D autres sujets nous occupent : installation de la cantine de l école de Besserette dans les nouveaux locaux mis à disposition par la Communauté de communes du Pays de Saint-Flour - Margeride, création d une commission des menus avec une diététicienne, Autant de projets que nous menons pour assurer un service public de qualité. Sylvie Chadel Adjointe au Maire chargée des Affaires Scolaires Madame, Monsieur, La réforme des rythmes scolaires mobilise nos équipes. Déléguée communautaire, j assure la coordination entre la Ville et la Communauté de Communes du Pays de Saint- Flour - Margeride. En charge du Comité de Pilotage Intercommunal, je serai amenée à mobiliser les représentants des trois groupes scolaires pour mettre en œuvre, ensemble, le projet pédagogique présenté dans le cadre de notre Projet Educatif Territorial qui exige la création d un comité de suivi communal. Vous trouverez en annexe au présent guide, les programmes des TAP jusqu aux vacances de Noël. Ensuite, vous pourrez les consulter sur le site de la Ville de Saint-Flour, dans la rubrique «Portail Familles». D ores et déjà, après la tenue des trois Conseils d écoles, de nouvelles orientations sont définies pour la rentrée 2015/2016 : - Volonté partagée des enseignants et des parents d élèves pour que le mercredi matin, les enfants aient 3h de cours. - Mise en place des TAP sur 3h hebdomadaires, de 16h à 17h les lundis, mardis et jeudis. Ces propositions vont être soumises à l Inspection Académique et nous vous tiendrons informés de ces éventuels changements. Nous comptons sur votre mobilisation, à nos côtés, pour que ces projets permettent d améliorer l accueil dans nos établissements. Claudette Brugerolle Conseillère municipale déléguée aux rythmes scolaires et au projet de réhabilitation de l école de Besserette 3

4 Mme Christel JALADY Coordonnatrice Éducation Mme Christine LINARD Inscriptions - Transports - Budget M. Cédric CHARDAYRE Coordonnateur ALAE M. Jean-Luc DELHUMEAU Régie de recettes des ALAE et des cantines scolaires Pourquoi des tablettes numériques? Tél. : Poste education@saint-flour.net Les agents des écoles pointent la présence des enfants en ALAE et en TAP (puis à l avenir à la cantine). Cela permet : - L édition des listes des heures facturées pour la CAF en ALAE ainsi que des listes des enfants inscrits et de ceux présents en TAP et ALAE. - L accès aux données concernant la fiche sanitaire des enfants. - L accès aux coordonnées des personnes habilitées à prendre en charge les enfants à la sortie de l école. Tout ceci en évitant de nombreux déplacements et échanges «papier» entre la mairie et les 3 groupes scolaires. 4

5 1. Se rendre sur le Portail Familles Pour aller sur le Portail Familles, vous devez vous rendre sur le site internet de la Ville de Saint-Flour : et cliquez sur le bouton Portail Familles : ou tapez cette adresse dans votre navigateur : et vous serez redirigés sur la page d identification. 5

6 2. S identifier Une fois sur la page de connexion au Portail Familles, vous devez saisir votre identifiant (exemple : 15100XXXXXXX) et le mot de passe qui vous ont été transmis par courrier, et n oubliez pas de cliquer sur pour valider. Ensuite, vous allez être redirigé sur le Portail Familles. 6

7 Si vous vous êtes trompés lors de la saisie de vos identifiants, la page ci-dessous s affiche et cliquez sur «ici» pour vous reconnecter. Une nouvelle fenêtre apparaît et vous pouvez inscrire à nouveau vos identifiant puis validez en cliquant sur. 3. Le Portail Familles - Accueil La page suivante s affiche, vous vous trouvez sur la rubrique Accueil du Portail Familles. 7

8 Lors de votre première connexion, nous vous conseillons de changer votre mot de passe, pour cela cliquez sur le cadenas situé en haut de la colonne de gauche. Sur cette page «Accueil» vous trouvez les informations suivantes : Un message ou une information du adressé à toutes les familles. Nom, prénom et n de famille du responsable ainsi que le nombre de message qui vous est adressé par le de la Mairie. Les opérations en cours, vous indiquent le solde de votre compte. 8

9 Dans la partie «Informations compte» vous pouvez consulter et imprimer votre facture pour en visualiser le détail. Pour cela vous devez avoir installé sur votre ordinateur le logiciel gratuit «Adobe Reader» que vous pouvez télécharger à l adresse suivante : (une fois sur la page web cliquez sur «Installer maintenant» et suivez les instructions). Pour afficher ou télécharger la facture cliquez sur l icône PDF. Ci-contre un modèle de facture. 9

10 Dans «Informations Enfants» vous pouvez accéder à la fiche de renseignements de votre (vos) enfant(s) et procéder aux réservations (plus de renseignements dans la rubrique «Mes enfants» en page 10). 4. Le Portail Familles - Mon compte Dans «Informations famille» vous pouvez consulter les informations que nous avons complétées à l aide du Dossier Unique de Renseignements et d Inscriptions qui vous a été remis en début d année scolaire. Si vous souhaitez apporter des modifications en cas de changement d adresse, de téléphone... Rendez-vous sur l onglet «Infos responsable» se trouvant sur la gauche de la page. 10

11 Vous avez la possibilité de modifier ou renseigner les champs si nécessaire, attention pour que tout changement ou complément d information sur votre fiche soit pris en compte après acceptation du Service des affaires scolaires. À chaque modification, n oubliez pas d enregistrer. Une fois votre demande enregistrée, une ligne apparaît dans «Demandes de modifications en cours», si vous souhaitez annuler cette demande il vous suffit de cliquer sur la corbeille située à côté du nom du responsable. Pour vérifier si elle a été acceptée ou refusée cliquez sur la rubrique «Liste des demandes». Pour les onglets «Informations conjoint», «Informations fiscales», «Informations CAF» et «Coordonnées bancaires» suivez la même procédure que pour l onglet «Infos responsables». Dans «Informations enfants», toujours dans la rubrique «Mon compte», vous pouvez voir les informations concernant votre (vos) enfant(s) et vous avez la possibilité de rajouter un enfant prochainement scolarisé dans une des écoles de Saint-Flour. Pour cela vous devez cliquer sur puis renseigner les champs nécessaire sans oublier d enregistrer. Votre enfant est alors ajouté dans le Portail Familles mais il n est pas inscrit dans une école. Pour cela, il est nécessaire de vous présenter au en Mairie muni du Livret de Famille, d un justificatif de domicile et de votre numéro d allocataire CAF ou MSA. 11

12 5. Le Portail Familles - Mes enfants v C est ici que vous devez indiquer la présence ou l absence de vos enfants aux prestations proposées, pour cela cliquez sur son nom, et une nouvelle page s ouvre : La signification des différents symboles vous est expliquée juste au-dessus de l agenda. Ce symbole indique que votre enfant était présent à l activité où vous l aviez inscrit. Ce symbole indique que votre enfant était présent à l activité où vous ne l aviez pas inscrit. Ce symbole indique que votre réservation a bien été prise en compte. 12

13 Pour une demande de réservation, vous devez vous placer, sur le jour de l agenda et sur la prestation pour lesquels vous souhaitez faire une demande. Effectuez un clic droit de la souris et sélectionnez «Demande de réservation», le symbole apparaît dans la case correspondant, vous indiquant ainsi que la demande est en cours de traitement. Vous pouvez faire plusieurs réservations et ce, sur plusieurs mois. Pour passer au mois suivant il vous suffit de cliquer sur la flèche blanche. Pour une déclaration d absence, vous devez vous placer, sur le jour de l agenda et sur la prestation pour lesquels vous souhaitez faire une demande. Effectuez un clic droit de la souris et sélectionnez «Déclarer une absence». Le motif de l absence doit être sélectionné dans la liste de choix suivante et confirmé : Le symbole traitement. apparaît dans la case correspondante, vous indiquant ainsi que la demande est en cours de Vous indique les prestations auxquelles votre enfant est inscrit. Si vous souhaitez réserver un service qui n apparaît pas dans la liste, veuillez nous en informer en cliquant sur la rubrique «Boite de réception» puis l onglet «Nous contacter» dans l arborescence de la colonne de gauche. Les onglets ci-contre vous permettent de compléter la fiche de votre (vos) enfants si nécessaire. 13

14 6. Le Portail Familles - Relevé de compte Cette rubrique vous permet de visualiser vos relevés d opérations. L arborescence de la colonne de gauche vous permet de voir vos factures et vos règlements. 7. Le Portail Familles - Boite de réception Cette rubrique vous permet d échanger avec le de la Ville. L arborescence de la colonne de gauche vous permet de contacter le pour toutes questions, de visualiser les messages que vous avez envoyés et de pouvoir les supprimer. 8. Le Portail Familles - Liste des demandes Dans cet onglet vous pouvez consulter l état des demandes effectuées. Les demandes acceptées ou refusées depuis moins d un mois sont regroupées dans cette rubrique. 14

15 En cliquant sur «Mon compte» ou «Mon enfant», vous pouvez consulter les différentes demandes en se déplaçant soit avec ou soit avec sur les liens affichés. 9. Le Portail Familles - Planning des TAP Pour consulter et télécharger le planning des TAP, vous devez vous rendre sur la page d accueil du Portail Familles et cliquer sur l onglet «Infos / Documents». La page ci-dessous s affiche, cliquez sur l onglet «Formulaire». Une nouvelle page s affiche où vous pouvez consulter les plannings des TAP pour chaque groupe scolaire de Saint-Flour. 15

16 Pour afficher ou télécharger la facture cliquez sur l une des icône PDF. 16

17 Annexes - Planning des TAP Annexe 1 : Planning des TAP pour l école de Besserette Annexe 2 : Planning des TAP pour l école Hugo/Vialatte Annexe 3 : Planning des TAP pour l école de Thioleron 17

18 TAP - École de Besserette 18

19 TAP - École Hugo/Vialatte 19

20 TAP - École de Thioleron 20

21 Avant de quitter le Portail Familles, pensez bien à vous déconnecter. Merci 21

22 Notes 22

23 Notes 23