CALENDRIER ANNUEL DE TRAVAIL d ASMB

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1 JUILLET : préparation et planification au démarrage de l année. VACANCES! estivales. VACANCES! Suivi actions estivales ; Planification des ressources humaines pour l année (besoins en RH, affichage). AOÛT : mobilisation et concertation au démarrage Envoi du premier versement financier à l organisme mandataire. VACANCES! estivales; Mobilisation et préparation des milieux pour démarrage de l offre de service automnale. Rédiger et remettre bilan des actions réalisées avec le nondépensé + facture à la coordination (pour ententes de services). VACANCES! Suivi des actions estivales; Planification des ressources humaines pour l année; Élaborer postes de travail des intervenants. Dépôt à QEF du bilan financier final de l année Rencontre individuelle avec les partenaires (révision des actions et objectifs annuels); Vérifications avec organisme mandataire des ententes et procédures (assurance, conditions de travail, logistique, etc.). 1

2 Kiosque Jeux du Canada. SEPTEMBRE : mode de fonctionnement pour la mise en œuvre 1 ère rencontre d ASMB : Présentation des enjeux, des engagements et des rôles de chacun (présentation calendrier de travail annuel) ; Formation et mandat des comités et représentant (cadre de fonctionnement pour l année); Préciser attentes pour les différents projets collectifs (projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle). Réflexion au mode de fonctionnement pour le nondépensé + nouvelles dates (1er octobre, 24 janvier, 1er avril). Rappeler que l évaluation des actions va arriver vite (janvier), donc bien relire les résultats attendus dans la description des actions. Échange sur la proposition d un forum ouvert. automnales; Rédiger et remettre bilan des actions estivales + facture à la coordination (pour ententes de services). Organisme mandataire : Présentation du guide administratif par QEF ; Signature du protocole d entente avec QEF. du CAMB (lecture documents et Formation et mandat des comités. 1 ère rencontre COCO : Précisions du mandat pour l année ; Réflexion quant au mode de fonctionnement d'asmb et à la mise en œuvre du plan d action (mode de travail pour 3 territoires d action, suivi des actions + évaluation et démarche pour dépôt p.a. concerté collé aux stratégies de la p.s.). Réflexion à une proposition pour la tenue d un petit forum ouvert. Suivi et soutien aux partenaires pour actions automnales ; Réception des bilans et factures pour l été ; Élaboration d un outil pour suivi et évaluation de l offre de service; Élaboration calendrier des travaux annuels; Élaboration d une proposition pour mode de gouvernance et de comités; Participer aux rencontres comités/tables de concertation ; Début portrait besoins SHV dans milieux 0-4 ans ; Début organisation «journée d échange sur la pauvreté». Mettre à jour les documents relatifs aux intervenants (guide de l intervenant); Vérification d antécédents judiciaires; Rencontre avec les intervenants pour le démarrage (fonctionnement des paies, présentation du guide de l intervenant, conditions de travail et code d éthique, formations, etc.); 1 ère rencontre des coordinations Estrie (11 sept.) : habiletés motrices et développement global du jeune dès la petite enfance. 2

3 Distribution du plan d action ; partenaires (réseautage). CALENDRIER ANNUEL DE TRAVAIL d ASMB Soutien aux intervenants pour le démarrage de l année ; Mise à jour des salaires ; Partage et diffusion d outils aux intervenants et partenaires. Rencontre individuelle avec les partenaires (révision des actions et objectifs annuels);. Kiosque Voisinage en fête. Rencontre des coordinations Estrie. OCTOBRE : appropriation du plan d action et triennal. automnales. 2 e rencontre COCO : Réflexion quant au mode de fonctionnement d'asmb et à la mise en œuvre du plan d action (mode de gouvernance et de travail pour 3 territoires d action, suivi des actions + évaluation et démarche pour dépôt p.a. concerté collé aux stratégies de la p.s.). Réflexion sur le fonctionnement du forum ouvert. Suivi des actions automnales; Élaboration des ententes de services + signature ; Suivi projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle. Envoi du deuxième versement financier à l organisme mandataire; 2e rencontre des coordinations Estrie (23 octobre) : ruralité et SHV. 3

4 NOVEMBRE : forum ouvert. Réflexion d une proposition pour un mode de fonctionnement avec le nondépensé. Tâches administratives (paie, gestion des conditions de travail, Rencontre des coordinations Estrie. 2 e rencontre d ASMB : FORUM OUVERT. Suivi actions ; Préparation pour bilan mi-année pour réflexion à la reconduction. Proposition pour un mode de fonctionnement avec le nondépensé. automnales. Suivi des actions automnales + bilan miannée; Élaboration des ententes de services + signature. Suivi projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle. Accompagnement partenaires évaluation mi-année. Présentation conditions favorables. 4

5 Kiosque au SOUK DÉCEMBRE : mode gouvernance et de travail / 3 territoires; bilan mi-année. 3 e rencontre d ASMB : Application mode de gouvernance et de travail / 3 territoires ; Bilan des actions à la mi-année; Réflexion sur les priorités d'action; Travail sur le processus collectif pour dépôt d'actions pour le plan d action (réflexion d'actions / territoire); Présentation projets à réaliser avec le non-dépensé (24 janvier). automnales; 3 e rencontre COCO : Finaliser mode de gouvernance de travail / 3 territoires ; Planifier un processus collectif d élaboration du plan d action ; Planifier/proposer un mode de fonctionnement pour prioriser les actions. Proposition projets à réaliser avec non-dépensé (24 janvier). Réfléchir aux priorités et aux pistes d action de selon les orientations triennales. Suivi des actions automnales + bilan miannée; Analyse de l état de la situation (planifié vs réel) évaluation; Suivi de la rencontre d'asmb précédente. Suivi projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle. 3 e rencontre coordinations Estrie (3 décembre) : adolescents (école secondaire et image corporelle). Présentation conditions favorables. Rappel ½ journée échange sur la pauvreté : 22 janvier. 5

6 Suivi des différents projets collectifs (projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle) ; CALENDRIER ANNUEL DE TRAVAIL d ASMB Rencontre des coordinations Estrie. JANVIER : processus d élaboration d un plan d action collectif : priorités d actions pour e rencontre d ASMB : Travail sur le processus collectif pour dépôt des actions pour le plan d action : proposition et adoption d un mode de fonctionnement pour prioriser actions ; Suivi des différents projets collectifs (projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle) ; hivernales; Rédiger et remettre bilan des actions automnales + la facture à la coordination (pour les ententes de services). 4 e rencontre COCO : Planifier un processus collectif d élaboration du plan d action ; Réfléchir aux priorités et aux pistes d action de selon les orientations triennales ; Planifier/proposer un mode de fonctionnement pour prioriser les actions. Suivi des actions hivernales (démarrage) + réception des bilans et factures; Suivi projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle. factures, etc.) ; Déposer le rapport financier de la miannée. Déposer à QEF le rapport financier de la mi-année ; Envoi du troisième versement financier à l organisme mandataire; 4 e rencontre coordinations Estrie (22 janvier) : ½ JOURNÉE ÉCHANGE SUR LA PAUVRETÉ 6

7 FÉVRIER : moyen et processus pour présentation des projets. 5 e rencontre d ASMB : Réflexion de groupe sur les actions à déposer pour en fonction des priorités d'actions ; Dépôt des premières intentions de projets ; Ajustements au plan triennal si nécessaire ; Réflexion des projets à réaliser avec non-dépensé (1er avril); Suivi des différents projets collectifs (projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle) ; hivernales. du plan d action ; Début de l évaluation finale des actions (pour démarrer la rédaction du bilan final annuel et orienter les nouveaux projets) ; MARS : élaboration du plan d action et du bilan. 5 e rencontre COCO : Planifier un processus collectif d élaboration du plan d action (prévoir un mécanisme de priorisation des actions) ; Réfléchir aux priorités de selon les orientations triennales ; Évaluation : suivi des objectifs du plan triennal ; Suivi des actions hivernales. Suivi projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle. Soutien au regroupement dans démarche du plan 6 e rencontre d ASMB: hivernales-printanières. 6 e rencontre du COCO : Évaluation et suivi des actions de l année (début de la rédaction du bilan final) ; Suivi des actions hivernalesprintanières. Soutien au regroupement dans démarche du plan 7

8 Dépôt de fiches d action (dans le but d avoir un plan d action général) ; Dépôt du bilan général des actions ; Ajustements au plan triennal si nécessaire ; Identification des projets à réaliser avec non-dépensé (1er avril); Suivi des différents projets collectifs (projet sur l eau, pauvreté, AVSEC et approche populationnelle) ; CALENDRIER ANNUEL DE TRAVAIL d ASMB Bilan des actions (rédaction du bilan final annuel et orienter les nouveaux projets) ; Remplir les fiches de projets pour dépôt au plan Évaluation : suivi des objectifs du plan triennal ; Réflexion sur les ajustements à apporter au plan triennal si nécessaire ; Élaboration du moyen et fonctionnement retenus en groupe pour dépôt des fiches actions ; AVRIL : approbation & dépôt du plan d action et du bilan. *QUORUM* ressources ; Soutien pour bilan et rédaction fiche action. Envoi du quatrième versement financier à l organisme mandataire ; 5 e rencontre coordinations Estrie (12 mars) : agroalimentation (suites). 7e rencontre d ASMB : Présentation, proposition et adoption d un plan d action et d un budget pour (modifications, ajustements, ajouts MINEURS) ; Présentation, proposition et hivernales-printannières. Bilan des actions (rédaction du bilan final annuel et orienter les 7 e rencontre du COCO : Évaluation et suivi des actions de l année (rédaction du bilan final) ; Évaluation : suivi des objectifs du plan triennal ; Réflexion sur les ajustements à apporter au plan triennal si nécessaire ; Suivi des actions hivernalesprintanières. Soutien au regroupement dans démarche du plan Dépôt du bilan et plan 8

9 adoption du bilan annuel (modifications, ajustements, ajouts MINEURS) ; Voir aux membres du COCO pour ; Modifications au plan stratégique si nécessaire. CALENDRIER ANNUEL DE TRAVAIL d ASMB nouveaux projets) ; Remplir les fiches de projets pour dépôt au plan Suivi des fiches actions reçues (bonification, suivi avec partenaires, etc.) ; ressources ; Soutien pour bilan et rédaction fiche action. Déposer à QEF le bilan et le plan MAI : suivi et bilan des actions et ressources de l année. hivernales-printannières. Rédiger et remettre bilan des actions hivernales-printannières + la facture à la coordination (pour les ententes de services). 8 e rencontre du COCO AU BESOIN Évaluation du COCO et suivi des actions de l année; Bilan de l année. Suivi des actions hivernalesprintanières. 9

10 ressources ; Soutien pour bilan et rédaction fiche action. JUIN : évaluation de l année. 8e rencontre d ASMB : Bilan de l année et recommandations, enjeux pour l an prochain ; Projection des travaux estivaux de la coordination ; printanières-estivales; Rédiger et remettre bilan des actions hivernales-printanières + la facture à la coordination (pour les ententes de services). Suivi des actions printanières-estivales (démarrage) + réception des bilans et factures; Envoi de la lettre de recommandations de QEF suite au dépôt du plan 6 e rencontre coordinations Estrie (10 juin) : politiques et mesures pour changements durables. 10

11 Suivi des recommandations reçues dans la lettre de QEF suite au dépôt du plan Autres actions collectives à inclure dans le travail de la COORDINATION (de façon continue, en suivi au COCO et au CAMB) : participations à des comités/tables de concertation, dépannage alimentaire (liens avec producteurs locaux), actualisation des besoins 0-4 ans, brigade culinaire (Du Phare), suivi besoins développement moteur, plan de formation, prise en charge cour d école et plan de communication. 11