WEB EXCALIBUR GUIDE DE L UTILISATEUR ROBIN VEILLEUX ASSURANCES ET RENTES COLLECTIVES INC /

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1 GUIDE DE L UTILISATEUR ROBIN VEILLEUX ASSURANCES ET RENTES COLLECTIVES INC /

2 BIENVENUE! AVANT DE COMMENCER MES CHANGEMENTS VONT OÙ? Tous les changements que vous effectuerez sur le site Web Excalibur, nous seront transmis (Robin Veilleux Assurances et Rentes collectives Inc.). En cas de problème, nous serons en mesure de vous conseiller et de vous aider efficacement. Toutefois, votre assureur ne sera pas avisé. Vous continuerez de transmettre vos demandes à celui-ci. CALCULS (Date de changement) Les calculs que le site transactionnel effectuent sont en «temps réel». La date inscrite, même antérieure ne vient pas influencer les calculs. CONFIGURATION Afin d optimiser le fonctionnement du site internet, il est recommandé d activer une fonction de votre logiciel de navigation. EXPLORER (Windows) - Outils - Options Internet - Paramètres (Fichiers Internet temporaires) - À l option «Vérifier s il existe une version plus récente des pages enregistrées» : activer le choix «Automatiquement». OUVRIR UNE SESSION Cliquer sur le bouton «Extranet» (En haut à droite). La fenêtre d identification s ouvrira. Veuillez inscrire le code d usager et le mot de passe que l on vous a attribués. ** Si vous êtes dans le système et que vous n y faite aucune action pendant 20 minutes, la connexion sera automatiquement fermée. Vous devrez alors revenir au menu principal et réinitialiser votre connexion. **

3 MENU PRINCIPAL Client : Le nom de votre entreprise Liste des employés : Vos changements devront être faits dans cette section. Changements massifs de salaires : Fonction rapide de changements de salaires sans avoir à entrer dans chaque fiche-employé. Déductions par paie : Le calcul des montants à retenir sur les paies de vos employés ainsi que les avantages imposables s y rattachant. Facture mensuelle : Il s agit d une reproduction de la facture que vous recevez mensuellement de l assureur. Ventilation de prime : C est la répartition des primes employeur / employé, par garantie. Résumé des protections : C est un résumé de votre police. Vous pouvez le consulter et/ou l imprimer. Taux en vigueur : Vous pouvez y consulter les taux en vigueur pour votre police et les imprimer. Modifier le mot de passe : C est par cette option que vous pourrez modifier votre mot de passe.

4 MISE À JOUR DE VOTRE DOSSIER Cette fonction doit être activée juste avant de visualiser le calcul de vos déductions. Elle permet d actualiser les nouveaux montants suite aux changements faits. Lorsque vous aurez terminé vos transactions, vous devrez retourner au menu principal et appuyer sur le bouton «mise à jour de votre dossier». Un message sur fond rouge apparaîtra pour vous dire que votre demande a été envoyée. Quelques secondes plus tard, un autre message, cette fois-ci sur fond vert, s affichera pour vous dire que votre demande a été traitée. La date du jour et l heure actuelle s inscriront à «dernière mise à jour de votre dossier». Ainsi, vous connaîtrez le moment de votre dernière mise à jour. Il n est pas nécessaire de faire votre «mise à jour de dossier» pour chaque transaction. Nous vous conseillons de la faire une fois vos transactions complétées. ** En cas d oubli, un message vous indiquera que votre dossier n est pas à jour et que vous devez effectuer cette procédure pour visualiser les nouveaux coûts. Les fonctions «Impression et exportation vers Excel» sont inactives si votre mise à jour n est pas faite. ** RAPPEL Les calculs que le site transactionnel vous donne sont en «temps réel». La date inscrite même antérieure ne vient pas influencer les calculs.

5 LISTE DES EMPLOYÉS Voici la liste des employés. C est ici que vous effectuerez tous vos changements. Il vous est possible de consulter les renseignements d un employé à l aide de la fonction «visualiser» ou de modifier ceuxci à l aide de l option «modifier». En cliquant sur le bouton «supprimer» une boîte de dialogue s ouvrira et vous demandera la date de fin d assurance de l employé. Si vous désirez ajouter un employé, c est avec le bouton «ajouter un employé» que vous pourrez le faire. Vous pouvez travailler une seule division à la fois ou toutes en même temps (si vous en avez plusieurs). Votre choix se fera alors à l aide du menu déroulant «division». Lorsqu un employé s affichera en «vert» c est qu il est invalide et exonéré des primes. Lorsqu un employé s affichera en «bleu» c est qu une modification a été faite et qu il est en attente pour la «mise à jour». IMPRIMER ET EXPORTER Il vous est possible d imprimer votre liste d employés via la fonction «imprimer». Si vous le désirez, vous pouvez également «exporter» votre liste afin qu elle soit convertie en fichier EXCEL. Si vous avez plus d une division, vous pouvez imprimer vos listes par division ou créer une seule liste de tous les employés en choisissant «Toutes», dans le menu déroulant «division», en haut à droite.

6 FICHE D EMPLOYÉ Lorsque vous demandez d ajouter un employé, une fiche s ouvrira. Vous devrez compléter les informations demandées et les enregistrer à l aide du bouton «sauvegarder» au bas de la page. Pour revenir au menu précédent, sans faire d ajout, vous n avez qu à appuyer sur le bouton «retour». Dans chacun des menus, il vous est possible de revenir en arrière à l aide de ce bouton. EXEMPTÉ OU AUCUN Dans la section «plans», il y a un menu déroulant pour chaque garantie. Dans tous les cas, les choix «aucun» et «exempté» sont disponibles. Le plan «exempté» doit être attribué à un employé qui s exempte de la garantie. Le symbole utilisé à cette fin est le «E». Pour le choix «aucun» c est lorsque la garantie n est pas disponible et le symbole utilisé est le «X». Ce choix ne doit donc pas être utilisé pour un employé exempté. Dans les deux cas, les primes ne sont pas facturées. Par contre, il demeure important d attribuer le bon plan à la bonne situation.

7 FICHE D EMPLOYÉ VISUALISER UN EMPLOYÉ Cette action vous permet de visualiser une fiche-employé. Afin de protéger les données de celle-ci, les champs sont bloqués. MODIFIER UN EMPLOYÉ Dans ce tableau, il vous est possible de modifier en tout temps, les informations concernant les employés. Il s agit du même tableau que celui pour visualiser un employé à l exception que les champs sont tous actifs. Toutefois, même si tous les changements peuvent être effectués, vous devrez quand même vous conformer aux différentes règles de votre contrat concernant le changement d un plan et l ajout de certaines garanties. * Les champs marqués d un astérisque exigent une inscription obligatoire.

8 FICHE D EMPLOYÉ Division et classe Nom, prénom Code Certificat Adresse Sexe, date de naissance et occupation Statut et salaire Plan, prime vie facultative, note et date de prise d effet Le menu déroulant vous permet de modifier la division et / ou la classe d un employé ou de la sélectionner dans le cas d un nouvel employé. Nom et prénom de l employé. Champs qui peut être utilisé comme identifiant pour votre gestion (Exemple : Code d employé). Le numéro qui identifie l employé chez l assureur (Saisie facultative). Dans cette section, vous inscrivez les coordonnées de l employé. Vous y inscrivez le sexe, la date de naissance et l occupation de l employé. Il s agit des informations sur son embauche et son départ s il y a lieu et de son salaire. Vous y confirmez également son statut (actif ou invalide), en inscrivant une date d invalidité, d exonération ou de retour au travail. Ces informations sont à titre indicatif seulement et ne sont pas tenu en compte pour les déductions et la facture. C est la classe de l employé qui déterminera le calcul pour les déductions et la facture. Dans cette dernière partie, vous y inscrivez le «plan» de cet employé pour chaque garantie (santé, dentaire, maladies redoutées (si prévu au contrat) et vie des personnes à charge). Si l employé détient une couverture d assurance vie facultative ou additionnelle, c est dans la case «Prime mensuelle vie facultative» que vous viendrez inscrire la prime que l assureur vous confirmera. Finalement, la «note». C est un espace que vous pouvez utiliser à votre guise pour inscrire une information spécifique à cet employé. «Date de prise d effet des changements» : On vous demande d inscrire la date de prise d effet du changement apporté. EMPLOYÉ INVALIDE : Lorsque vous avez un employé invalide, vous devez vous assurer auprès de l assureur qu il est bien exonéré des primes avant d y inscrire une date ou de lui donner la classe «invalide exonéré». Lorsqu un employé est invalide et que vous avez à consulter ou modifier sa fiche, une boîte de dialogue s affichera pour vous rappeler qu il faut lui définir une date de retour. Si l employé n est pas de retour au travail, veuillez ignorer le message.

9 CHANGEMENTS MASSIFS DE SALAIRES Par cette fonction, il vous est possible de modifier le salaire de plusieurs employés à la fois, sans avoir à entrer dans chaque fiche. Vous pouvez le faire par division seulement. Vous n avez qu à entrer le nouveau salaire à l endroit indiqué et «sauvegarder». Le salaire est automatiquement changé à l écran et dans la fiche de l employé. Afin de voir les calculs tenant compte des changements de salaire, vous devez activer le bouton «mise à jour de votre dossier» au menu principal. ** RAPPEL** ** Si vous êtes dans le système et que vous n y faite aucune action pendant 20 minutes, la connexion sera automatiquement fermée. Vous devrez alors revenir au menu principal et réinitialiser votre connexion.

10 VENTILATION DE PRIME Cette section du site Web, vous permet de visualiser le rapport des coûts employeur / employé, par garantie. Vous avez la possibilité d avoir le calcul selon votre période de paie ou mensuellement. Vous devez nous aviser afin que nous puissions configurer votre choix. La répartition peut être mensuelle pour une division et être par période de paie pour une autre division. Votre rapport sera identifié dans l entête du tableau. La taxe de 9 % est incluse dans les coûts présentés. Le rapport peut être exporté vers Excel.

11 DÉDUCTIONS PAR PAIE Dans cette section, vous pouvez consulter le calcul de la part employeur et employé ainsi que les avantages imposables s y rattachant. Tout comme la liste des employés, vous pouvez l imprimer et/ou l exporter dans un fichier EXCEL. En haut à droite, vous voyez le nom de l assureur et les taux en vigueur ayant servis à faire les calculs. Dans l exemple présenté, vous ne voyez pas tous les renseignements. Par contre, il vous est possible de continuer la visualisation à l aide de la barre de défilement horizontale et ainsi voir les volumes pour les garanties vie, court terme, long terme, maladies redoutées (si prévu au contrat) ainsi que les informations sur la division et la classe de l employé. Tout comme pour la liste des employés, vous pouvez gérer l impression et l exportation des déductions par division ou pour toutes les divisions, sur une même liste. ** IMPORTANT ** - VIE FACULTATIVE La prime indiquée dans la colonne «vie facultative» n est pas incluse dans la colonne de coût pour l employé ou l employeur. Il faut ajouter la prime manuellement pour chaque employé.

12 FACTURE MENSUELLE Ce document devrait refléter l état de la facture que votre assureur vous envoie chaque mois. Sur la première ligne, vous trouverez la prime pour chaque garantie et sur la deuxième, le volume de chacune d elle. La facture mensuelle peut également être imprimée et exportée dans un fichier EXCEL. Tout comme pour les déductions, vous voyez le nom de l assureur et les taux en vigueur ayant servis à faire les calculs. Dans l exemple présenté, vous ne voyez pas toutes les informations. Par contre, il est possible de continuer la visualisation de toutes les autres garanties toujours à l aide de la barre de défilement horizontale.

13 RÉSUMÉ DES PROTECTIONS Vous y trouverez un résumé des protections en vigueur. Toutefois, votre contrat a toujours préséance à ce résumé. Veuillez donc vous y référer en cas de doute ou pour en savoir plus sur un bénéfice. Sur l exemple présenté, vous n y voyez qu une partie seulement. À l aide de la barre de défilement verticale, vous pouvez consulter toutes les garanties. L option «imprimer» est disponible en bas de la page.

14 TAUX EN VIGUEUR Il s agit des taux en vigueur de votre police pour chaque garantie. Vous pouvez les consulter par division. En haut à droite, vous voyez le nom de l assureur et la date des taux correspondant au dernier renouvellement. Vous pouvez les imprimer si vous le désirez.

15 MODIFIER LE MOT DE PASSE C est par cette fonction qu il vous sera possible de modifier votre mot de passe. Lorsque vous cliquerez sur le bouton «modifier le mot de passe» du menu principal, la fenêtre suivante apparaîtra. «Mot de passe actuel» : Vous devez écrire le mot de passe actuel. «Nouveau mot de passe» : Vous y inscrivez le nouveau mot de passe. «Confirmer le nouveau mot de passe» : Vous inscrivez à nouveau le mot de passe pour fins de confirmation. Une fois cette étape complétée, vous n avez qu à sauvegarder et quitter. Lors de l ouverture d une nouvelle session, vous devrez y inscrire votre nouveau mot de passe. NOTE : Votre mot de passe peut comporter des majuscules, des minuscules et des chiffres. Le nombre total de caractères pour votre mot de passe est de 10 caractères.

16 FERMER UNE SESSION Pour fermer votre session, vous devrez retourner au menu principal. Avant d appuyer sur le bouton «Déconnexion», assurez-vous d avoir fait la «mise à jour de votre dossier» en appuyant sur le bouton portant le même nom. Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec la personne responsable de votre dossier chez Robin Veilleux assurances et rentes collectives inc. Téléphone : (418) Sans frais :