L E P A I E M E N T E N T R O I S F O I S : A I D E A L I M P L A N T A T I O N

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1 L E P A I E M E N T E N T R O I S F O I S : A I D E A L I M P L A N T A T I O N

2 Tableau des Versions de Document Version Auteur Date Nature de la modification 1.00 AMUE 03/03/2010 Création du document Modifications depuis la dernière Version Paragraphe Page Nature de la Modification Chapitre 9 15 Rajout d une annexe sur le fonctionnement du paiement en trois fois via le site de paiement externe 2

3 TABLE DES MATIERES 1. Introduction Les pré-requis Le paramétrage Schéma général du fonctionnement du paiement en trois fois par le web (carte bancaire) 7 5. Schéma général du fonctionnement du paiement en trois fois en présentiel (Prélèvement automatique) Sécurité sociale et mutuelles : les questions à se poser Le remboursement Conclusion Annexes

4 1. Introduction L'objectif de ce document est de vous aider dans la mise en place du paiement en trois fois dans votre établissement. Ce nouveau mode de paiement impactant l organisation de chacun des services (scolarité, gestion financière et comptable), nous vous recommandons de transmettre ce document aux agents comptables de votre établissement. Vous avez la possibilité de proposer le paiement en trois fois : - Par Carte Bancaire aux étudiants qui s inscrivent via le web (réinscription ou primoentrant), - Par prélèvement automatique aux étudiants qui payent leur inscription en présentiel. Dans les deux cas vous devez paramétrer Apogée afin de pouvoir proposer le paiement en trois fois aux étudiants. Par ailleurs, un certain nombre d actions doivent être menées en amont pour la mise en œuvre de ce mode de paiement. Nous vous proposons également une procédure d organisation de la mise en place du paiement en trois fois en présentiel et par le web. 4

5 2. Les pré-requis a) Pour le paiement en trois fois par CB via le web L établissement qui souhaite offrir le paiement en trois fois par carte bancaire aux étudiants qui s inscrivent par le web doit se rapprocher de son site de paiement externe afin de définir les modalités de mise en place de la fonctionnalité de paiement en trois fois. Par exemple, pour le site de paiement externe Paybox, la mise en place du paiement en trois fois se fait via l activation de l option gestion des abonnements qui met à disposition des fonctions supplémentaires permettant de spécifier un paiement en trois fois à date fixe avec une gestion des retours et un suivi des paiements. A titre informatif et pour ce site de paiement, le coût de la gestion des abonnements s élève à environ 9 euros par mois à rajouter à votre contrat avec un coût fixe supplémentaire de 0,069 euros par transaction lors du paiement des deuxièmes et troisième échéances. b) Pour le paiement en trois fois par prélèvement automatique en présentiel Avant de pouvoir proposer à vos étudiants le paiement en trois fois, il est indispensable de : - Faire une demande auprès de la banque de France pour qu un Numéro National Emetteur soit attribué à votre établissement (s il n en dispose pas déjà d un). - Etablir un formulaire d autorisation de prélèvement (cf. Annexe). - Mener une campagne de communication auprès des étudiants sur la possibilité de payer en trois fois leurs droits d inscription afin que ceux qui sont intéressés soient munis du formulaire d autorisation de prélèvement lors de l inscription. - Se procurer les adresses uniques de chaque banque (pour envoyer le RIB et l autorisation de prélèvement). - Etablir avec la Trésorerie Générale les périodes de prélèvement pour renseigner l écran Apogée «Dates de prélèvement des deuxième et troisième échéances» et définir les périodes d extraction des étudiants ayant optés pour le paiement en trois fois. - Définir le processus des rejets de prélèvements entre la Trésorerie Générale, les agents comptable et la scolarité pour pouvoir, si vous le désirez, gérer les blocages de prélèvements. - Se renseigner auprès de la Trésorerie Générale sur le coût des prélèvements notamment lors des envois et rejets. - Informer les étudiants que la mise en place du paiement en trois fois peut engendrer selon leurs organismes bancaires, des coûts supplémentaires. 5

6 3. Le paramétrage Les différents choix de paramétrage doivent être définis chaque année par l établissement en amont des périodes d inscription. Voici un résumé des différents paramétrages à effectuer. a) Paramétrage du paiement en trois fois par Carte Bancaire via le web : - Définir le montant minimum des droits du paiement en trois fois en dessous duquel le paiement en trois fois ne peut être proposé. - Définir le montant maximum des droits de la première échéance au-delà duquel le paiement en trois fois ne peut être proposé. - Définir la date limite de dernière échéance paiement en trois fois au-delà de laquelle le paiement en trois fois ne peut être proposé. - Définir les centres de gestion et les versions d étape autorisant le paiement en trois fois. Les autres paramétrages mis en place pour le paiement immédiat par CB via le web restent valables. b) Paramétrage du paiement en trois fois par prélèvement automatique en présentiel : - Définir un ou plusieurs mode de paiement de type prélèvement et les rattacher au centre de gestion souhaité. - Définir le montant minimum des droits du paiement en trois fois en dessous duquel le paiement en trois fois ne peut être proposé. - Définir le délai en jours entre la première et la deuxième échéance. - Définir les dates de prélèvements des deuxième et troisième échéances en fonction des périodes d inscription - Définir le type de blocage prélèvement dans le cas où l établissement souhaite gérer les incidents de prélèvements 6

7 4. Schéma général du fonctionnement du paiement en trois fois par le web (carte bancaire) Le fonctionnement avec le site de paiement externe Paybox est pris en exemple. ETUDIANT 1 Paybox 2 3 Agence Comptable BANQUE N Actions 1 L étudiant s inscrit via le web et est en règle dès le premier paiement. Lors de l enregistrement du paiement, l étudiant et le ou les gestionnaire(s) Paybox au sein de l établissement reçoivent un mail ticket de paiement sur lequel sont indiqués la date et le montant de la prochaine échéance, la date et le montant du premier paiement, la référence de la commande et le numéro d autorisation. 2 Les deux autres échéances sont gérées par l organisme de paiement externe un et deux mois après la première échéance. En retour de chacune des échéances, le gestionnaire Paybox et l étudiant reçoivent un mail ticket de paiement si le prélèvement a été effectué correctement 3 Le suivi est réalisé via les outils de back office mis à disposition par le site de paiement en ligne. Ce suivi devra être effectué en fonction des dates d inscription des étudiants. Une liste pourra être constituée à partir de l extraction des étudiants ayant optés pour le paiement en trois fois. En cas d incident de paiement, l agent comptable effectuera manuellement les relances et les recouvrements comme traités aujourd hui. (Une synthèse du fonctionnement du paiement en trois fois via le site de paiement externe est fournie en annexe) 7

8 5. Schéma général du fonctionnement du paiement en trois fois en présentiel (Prélèvement automatique) Ce schéma est un exemple de fonctionnement pour la mise en place du paiement en trois fois en présentiel (les étudiants concernés sont ceux venant faire leur inscription administrative en présentiel et ceux qui se sont inscrit par le web mais qui n ont pas payé via le web). Vous retrouverez dans la colonne «Alertes / Informations» du tableau les éventuels problèmes qui pourront se poser lors de la mise en place de ce nouveau mode de paiement. 1 1 ETUDIANT 1 1b Autorisation de prélèvement RIB APOGEE 1ter IA présentielle RIB Blocage de prélèvement 6 0 Gestionnaire de scolarité Extraction des étudiants ayant opté pour le paiement 3 fois.txt 3 4 3b 40.BDF 4 0 Agence Comptable b 00 Trésorerie Générale Prélèvement KO 2 0 RIB Autorisation de prélèvement

9 N Acteurs & actions 1 1b L étudiant s inscrit administrativement L étudiant fourni un RIB et l autorisation de prélèvement remplie. Ecrans correspondants dans Apogée Domaine IA Écran «saisie des paiements» Actions hors Apogée L Agence Comptable gère la correspondance RIB/Prélèvement -Etudiant. Alertes / Informations Dans Apogée, la totalité (la 1 ère échéance et les deux prélèvements) du montant est enregistré. L étudiant est en règle administrativement. L étudiant règle la 1 ère échéance avec un mode de paiement classique (autre que prélèvement) et l Agence Comptable gère le suivi des deux prochains prélèvements. L Agence Comptable doit mettre en place une organisation pour faire correspondre chaque étudiant avec son RIB dans le cas de non saisie du RIB (1ter). Exemples : - Cas où le nom de l étudiant ne correspond pas à celui du RIB (cas où le nom du parent est différent) - Homonymie Il est peut être possible d ajouter le numéro d étudiant sur l autorisation de prélèvement (cf. Annexe/paragraphe 9). 1 ter 2 3 Le gestionnaire a la possibilité de saisir le RIB dans APOGEE. Le RIB et l autorisation de prélèvements envoyés aux banques des débiteurs. Le gestionnaire ou l agence comptable demande Domaine IA Écran «modale de saisie des paiements» Domaine IA Écran «Lancement des L établissement a à sa charge la répartition des tâches entre le gestionnaire de scolarité et l Agence Comptable. L établissement doit se rapprocher de la Trésorerie Générale afin de définir les Nous attirons votre attention sur l avantage de cette saisie : dans le fichier d extraction (3) l étudiant est associé à son RIB. Les adresses uniques de chacune des banques vous seront communiquées par votre teneur de compte. 9

10 3b 4 l extraction sous forme d un fichier texte de TOUS étudiants ayant opté pour le paiement en 3 fois (web+prélèvement) L Agence Comptable récupère le fichier texte. L Agence Comptable transforme le fichier au format Banque de France (BDF). extractions comptables» modalités de gestion de ces prélèvements (fréquence de transfert, ). Vous avez la possibilité de créer vos fichiers d ordre avec vos propres logiciels. Votre teneur de compte vous remettra alors, un guide décrivant les normes à respecter. Si vous ne possédez pas de logiciel approprié, vous pouvez utiliser le logiciel DVP du Trésor public qui vous sera remis gratuitement par votre teneur de compte ainsi qu un guide d utilisation. Aucune intégration automatique ne sera faite vers la gestion financière et comptable. L Agence Comptable doit identifier et supprimer du fichier les étudiants qui ne doivent pas être prélevés : Ceux avec blocage de prélèvement (7) sans date de fin de blocage (interdits actif) Ceux ayant payé par web - 4b 5 L Agence Comptable transmet le fichier au format BDF à la Trésorerie Générale. La Trésorerie Générale informe l Agence Comptable que le prélèvement a été rejeté. Quel que soit le logiciel choisi, les fichiers de prélèvement confectionnés par vos soins devront être remis à votre teneur de compte selon l une des modalités suivantes : - Support physique : CD ROM, disquette, - Par télétransmission, c'està-dire par l envoi à distance depuis votre poste de travail grâce à une ligne sécurisée. Communication entre la Trésorerie Générale et l Agence Comptable Les actions 3, 3b, 4, 4b sont à renouveler à chaque date de prélèvements de 2 ème et 3 ème échéances saisies dans l écran «Paramétrage des prélèvements en IA classique». Vous devez vous rapprocher de votre Trésorerie Générale pour connaitre les modalités de retour des prélèvements (étudiant OK ou KO). 10

11 6 En cas de besoin, le gestionnaire a la possibilité de poser un blocage de prélèvement sur les étudiants Domaine IA Ecran «Gestion des interdits» En cas d incident de paiement, l agent comptable effectuera manuellement les relances et les recouvrements comme traités aujourd hui. La pose d un blocage pour un étudiant n est pas obligatoire, cependant, nous vous recommandons VIVEMENT de mettre en place cette procédure. En effet, il s agit ici du seul moyen de faire ressortir sur votre fichier d extraction (3) les étudiants qui ne doivent pas ou plus être prélevés 11

12 6. Sécurité sociale et mutuelles : les questions à se poser Nous nous permettons d attirer votre attention sur les questions à se poser à propos de l URSSAF et des mutuelles : Etant donné que l URSSAF attend la totalité de la somme, ce dernier exigera peut-être que le versement se fasse une fois les trois paiements effectués. Des questions se posent alors dans les cas où l étudiant arrête son prélèvement : - Quel argent sera versé à l URSSAF? - Est-ce que l absence de l un des paiements entraîne une déchéance des droits de sécurité sociale? D autre part, se pose aussi la question du paiement de la mutuelle : doit-il être séparé du paiement de l inscription? 7. Le remboursement Si le remboursement a lieu avant que tous les prélèvements soient effectués un message averti le gestionnaire. Ce dernier choisit via un paramétrage de rendre ou non le message bloquant : «Certains paiements n ont pas encore été effectués. La dernière échéance est positionnée le JJ/MM/AAAA. Continuer? OUI/NON». Lorsque le message n est pas bloquant il est possible d enregistrer un remboursement alors que tous les prélèvements peuvent ne pas avoir été effectués (avec ou sans incident). Le remboursement étant une action tout à fait fréquente, notamment pour les étudiants boursiers, nous nous permettons donc de vous alerter sur les conséquences que peuvent avoir un remboursement alors que la somme totale n a pas encore été prélevée. 12

13 8. Conclusion La mise en place du paiement en 3 fois nécessite : - Une organisation interne permettant de définir le rôle de chacun des services (scolarité, gestion financière et comptable). - Une communication claire et large auprès des étudiants. - Un paramétrage de l application APOGEE. 13

14 9. Annexes a) Exemple d autorisation de prélèvement à fournir aux étudiants. Numéro Etudiant? 14

15 b) Fonctionnement du paiement en trois fois via le site de paiement externe (exemple : Paybox) La mise en place du paiement en trois fois via le site de paiement externe Paybox nécessite la définition de l option de gestion des abonnements. Cette fonction consiste à envoyer à Paybox un scénario avec les dates et les montants des échéances. Dés la validation du premier paiement l abonnement est mis en place. Automatiquement, à la date et montant définis de l échéance, Paybox présente ce paiement à la banque de l étudiant sans aucune intervention de l établissement. En cas d incident de paiement, le scénario est annulé dans sa totalité et l incident est enregistré dans le back office dans l onglet abonnement finis. Reste à la charge de l établissement de contacter l étudiant pour le paiement des échéances restantes. Le suivi des paiements en trois fois se fait au travers du back office par l onglet Abonnements. Dans cet onglet il est possible d effectuer le suivi des paiements : ayant abouti ou à venir via l onglet Abonnements en cours, terminés, échoués ou des abonnements résiliés via l onglet Abonnement finis. Dans le cas d un incident de paiement, la ligne apparaîtra avec un motif de paiement refusé (ex : carte refusée, ). Pour consulter le détail de l incident, il faudra aller dans l onglet Statistiques. Détail du suivi via le back office : 15

16 Liste des abonnements en cours : C'est une page dans laquelle est affichée la liste des abonnements encore actifs sur les serveurs de Paybox. Il est également possible de résilier des abonnements en les cochant puis en validant en bas du tableau. Le tableau de ces abonnements est affiché sous la forme suivante : N Transaction : c'est le numéro à rappeler en cas de litige. Résilié : case à cocher pour résiliation. Un numéro de séquence. La date de création de l'abonnement. Référence de commande (votre référence du paiement). Date d'expiration de la carte. du porteur. Montant du prélèvement. Devise dans laquelle les prélèvements sont faits. Nombre de prélèvements restant à faire. Les prélèvements ont lieu tous les x mois. Les prélèvements se font tous les x du mois (si jamais il y a 30 et que le mois comporte 28 jours, le prélèvement se fera le dernier jour du mois). Date du prochain prélèvement. Information : Les lignes en rouges sont celles dont l'abonnement ne pourra pas être reconduit car la carte porteur aura expirée. Comme nous utilisons le contrôle de la date de validité de la carte en amont, il n y aura pas de lignes rouges. Liste des abonnements finis Cette liste contient : Les abonnements résiliés manuellement par le commerçant directement par le backoffice, Les paiements rejetés car les cartes ont été refusées par le centre d autorisation bancaire, Les abonnements terminés car tous les paiements ont été correctement effectués (toutes les échéances ont été prélevées) Les cartes expirées n apparaîtront pas ici car comme indiqué précédemment le contrôle de la validité de la carte est effectué en amont. Le tableau des abonnements finis est affiché sous la forme suivante : N Transaction : c'est le numéro à rappeler en cas de litige. Un numéro de séquence. La date de création de l'abonnement Référence de commande (votre référence du paiement). du porteur Le motif de fin de l'abonnement. 16

17 Date de fin de l'abonnement Le back office n étant qu en mode consultation, vous pouvez sélectionner le tableau des abonnements terminés pour les copier coller sous un tableau de type excel. 17