LA CAISSE GESTION INFORMATIQUE DE COMMERCE. Version pour les librairies. Date de mise à jour : 20 septembre 2009 Version du logiciel : 4 et plus

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1 LA CAISSE Date de mise à jour : 20 septembre 2009 Version du logiciel : 4 et plus LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 1/26

2 Avertissement Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT, sans aucune garantie de performance. Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis. LIVRALOG ne pourra être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects, de quelque nature que ce soit, résultant d'une imperfection dans les programmes et le manuel, même s'il a été avisé de la possibilité de tels préjudices. Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur. Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG. SIREN APE : 722A Tel LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 2/26

3 Table des matières 1 LE MENU DE GESTION DE L ECRAN DESCRIPTIF LE PAIEMENT VALIDER LE PAIEMENT OU LE REMBOURSEMENT LES AVOIRS LES ACOMPTES LES TYPES DE PAIEMENT SPECIFIQUES A LA LIBRAIRIE LES BONS CADEAUX INTERNES ECRAN CAISSE DESCRIPTIF ECRAN REPONSES A DES QUESTIONS COURANTES LES ARTICLES EN MULTITVA LA CARTE DE FIDELITE EMETTRE UNE FACTURE FACTURE EMISE AUTOMATIQUEMENT FAIRE UNE FACTURE MANUELLE AJOUTER DES REFERENCES CLIENTS SUR LA FACTURE FACTURER HORS TVA : FACTURATION SOCIETE ETRANGERE MODELES DE FACTURE CHOISIR UNE ADRESSE DE FACTURATION OU LIVRAISON DIFFERENTE ENCAISSER UNE RESERVATION RECHERCHER LA RESERVATION A PARTIR DE L ECRAN DES COMMANDES CLIENTS RECHERCHER LA RESERVATION PAR SON N A PARTIR DE LA CAISSE RECHERCHER LA RESERVATION A PARTIR DE L ONGLET CLIENT GESTION DES IMPRIMANTES ASSOCIATIONS OU MICRO ENTREPRISES EXONEREES DE LA TVA LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 3/26

4 1 LE MENU DE GESTION DE L ECRAN Cet écran permet de gérer la caisse. 1.1 DESCRIPTIF Afficher les statistiques de vente, réservations, commandes d un article. 2. Encaisser une réservation recherchée par son numéro / nom de client. Toutes les commandes avec au moins un article réservé en stock sont affichées. 3. Rechercher un client parmi les clients professionnels. 4. Rechercher un client parmi les clients particuliers. 5. Sous menu client pour faire différentes recherches. 6. Rechercher les tickets de caisses de la journée où suivant différents critères. 7. Accès aux raccourcis de caisse. 8. Afficher l aide. 9. Quitter l écran. Sous menu client pour faire différentes recherches : FICHIER CLIENT COMPLET comprend tous les clients : avec ou sans cartes de fidélité. CARTE DE FIDELITE comprend uniquement les clients avec une carte de fidélité. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 4/26

5 2 LE PAIEMENT Après la saisie des articles, il faut appuyer sur un des boutons correspondant au type de paiement du client pour faire l encaissement. 1. Paiement par échéance à 30 jours. A utiliser pour les collectivités. 2. Paiement par carte bancaire. 3. Paiement par chèque. 4. Paiement en espèce. 5. Paiement par bon cadeau. 6. Autres types de paiement créés par la librairie (voir documentation paramétrage de la caisse). 7. Paiement sous plusieurs formes dont un type de paiement spécifique à la librairie et un paiement proposé par le logiciel. Par exemple un client peut payer un achat de 100 EUR avec une carte de paiement émise par le conseil régional pour un montant de 60 EUR et 40 EUR en carte bancaire. 2.1 VALIDER LE PAIEMENT OU LE REMBOURSEMENT En appuyant sur le bouton de paiement, l écran ci-dessous est affiché. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 5/26

6 Montant Net à payer Pour le paiement avec un avoir émis par le commerce, saisir la référence figurant sur l avoir. Montant à payer selon le type de paiement. Pour les paiements en carte bancaire ou chèque ou échéance à 30 jours du montant exact, les zones sont remplies automatiquement. Il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer ou appuyer sur la touche entrée pour valider le paiement. Pour les autres types de paiement, il faut saisir les champs selon le type de paiement. La somme à rendre au client est calculée en espèce à rendre. Il est possible de rendre ou rembourser sous une autre forme : chèque, virement, carte bancaire (nouveauté qui n apparaît pas dans le reste de la documentation). Pour changer de mode de remboursement, sélectionner le mode dans le menu déroulant. La somme à rendre peut être transformée en avoir en appuyant sur le bouton AVOIR. Annuler permet de revenir sur la caisse pour faire une modification. Enregistrer valide définitivement le paiement et lance l impression du ticket de caisse ou de la facture. L enregistrement n est possible que si la différence est à 0. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 6/26

7 2.2 LES AVOIRS La librairie peut émettre des avoirs en appuyant sur le bouton Rendre en avoir. Pour encaisser avec un avoir, choisir le paiement Multi-Paiement. Le numéro de l avoir est à saisir dans la zone Référence indiquée sur l avoir. Le montant de l avoir est indiqué dans la zone avoir et déduit du montant total. Dans cet exemple l avoir est supérieur au montant à payer. Le rendu peut être fait en espèce ou en avoir de 2.31 en appuyant sur le bouton «RENDRE EN AVOIR» 2.3 LES ACOMPTES Les acomptes font l objet d une documentation spécifique complète au niveau de la fiche d un client et de l onglet «Acomptes». LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 7/26

8 2.4 LES TYPES DE PAIEMENT SPECIFIQUES A LA LIBRAIRIE La librairie peut créer des types de paiement Ces types de paiement sont accessibles en appuyant sur le bouton d encaissement AUTRES TYPES pour un paiement intégral dans un des types créés ou MULTI PAIEMENT. En multi paiement, il est possible de compléter le mode de paiement spécifique avec les autres modes de paiements existants. Par exemple un client peut payer un achat de 100 EUR avec des chèques LIRE pour un montant de 60 EUR et 40 EUR en carte bancaire. Voir la documentation «paramétrage de la caisse» pour la création d un type de paiement (à partir de l écran paramétrage) LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 8/26

9 2.5 LES BONS CADEAUX INTERNES L utilisation de ce module est facultative. Le logiciel propose un système d émission et de gestion de bons cadeaux selon le montant des achats avec des règles de calcul et une période de validité paramétrables par la librairie. Le bon cadeau est affiché en haut à droite de l écran caisse. Le client est averti sur le ticket de caisse de la délivrance d un bon cadeau. Pour l utiliser, il faut cliquer sur le bon cadeau. Le bon cadeau est affiché avec les articles et le montant est déduit du montant total à régler. L enregistrement du paiement valide définitivement l utilisation du bon cadeau. Une représentation du même bon cadeau sera refusée par la caisse. C est une sécurité en cas de fraude. Il est possible de cumuler des bons cadeaux internes. Cliquer sur le bon cadeau pour l utiliser. Il est affiché dans le ticket. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 9/26

10 3 ECRAN CAISSE Cet écran est accessible par le menu principal sous le nom Caisse. L utilisation d une carte de fidélité interne au commerce est facultative. 3.1 DESCRIPTIF ECRAN Enregistrer en premier le code à barres de la carte de fidélité avec la douchette pour détecter des remises éventuelles. Enregistrer ensuite les articles. Toutes les réservations d articles en stock de tous les clients Information sur un client si une recherche client a été faite Prix total TTC à payer Les réservations d articles en stock uniquement du client affiché. Le bouton est actif seulement si des articles en stock en été mis de côté. Gestion des remises Détail des articles avec une ligne par article. Les remises sont calculées automatiquement avec la carte de fidélité en fonction du paramétrage existant. Le panier indique que l article est issu d une réservation. La quantité est donc déjà décomptée du stock LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 10/26

11 Appliquer une remise à l article surligné en bleu ou une remise globale au ticket Poids estimé des articles du ticket. Appuyer sur le bouton pour modifier la quantité. Il n est pas possible de modifier la quantité des articles d une réservation (ligne article avec un panier). La quantité peut être négative pour régulariser une quantité. Changer le prix de l article surligné en bleu Appuyer sur le bouton disquette pour sauvegarder le ticket de caisse et les informations pour encaisser un autre client. Appuyer sur le bouton loupe pour réafficher le ticket de caisse à tout moment. Appuyer sur le bouton Annuler le ticket pour effacer le ticket et toutes les informations du client. Bouton pour les articles d une réservation (ligne article avec un panier) A la différence du bouton «Supprimer», l article réservé est supprimé de la réservation du client et remis en stock en magasin. L article est à remettre en rayon. Cette opération est utile par exemple quand un client décide finalement de ne plus acheter l article réservé. Appuyer sur le bouton pour supprimer l article surligné en bleu. La ligne article est supprimée en appuyant sur le bouton supprimer. Attention pour les articles d une réservation (ligne article avec un panier) : l article reste réservé pour le client et donc reste décompté du stock en magasin. Cette opération est utile par exemple quand un client décide de prendre une partie des articles réservés et une autre partie plus tard. Il est donc possible d encaisser une partie d une réservation. Pour en savoir plus voir le chapitre sur les réservations et la notice de l écran spécifique à la gestion des réservations. 3.2 REPONSES A DES QUESTIONS COURANTES Un seul ticket de caisse peut être sauvegardé. Attention la sauvegarde d un nouveau ticket de caisse efface le ticket de caisse précédant. Il n est pas possible de réafficher un ticket de caisse si des articles sont affichés à l écran. Pour enregistrer un article rendu par un client, saisir l article et mettre la quantité à -1 en appuyant sur le bouton quantité. Appuyer sur le bouton multi paiement pour rembourser en espèce ou sous forme d avoir. Pour échanger un article par un autre article identique, il faut d abord réaliser l opération du point précédent pour la reprise de l article puis faire un nouveau ticket de caisse pour l achat du même article. En effet il n est pas possible sur un même ticket de faire apparaître un article rendu (-1) et le même article acheté (+1). LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 11/26

12 3.3 LES ARTICLES EN MULTITVA Les articles multi-tva sont pris en charge par le logiciel (3 TVA au maximum). A noter Le dernier prix HT est toujours recalculé, la décomposition du prix donné par les éditeurs étant parfois fausse. Un changement du prix initial (remise, promotion, changement de prix) est réparti proportionnellement sur chaque TVA. Exemple Le prix de vente de l article est TTC EUR et décomposé ainsi : EUR TTC avec une TVA à 5.5 et 2.52 EUR TTC avec une TVA à Exemple : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 12/26

13 3.4 LA CARTE DE FIDELITE Ce paragraphe concerne les commerces qui utilisent la carte de fidélité gérée par le logiciel. La référence de la carte doit être scannée avant tout enregistrement d articles pour appliquer automatiquement une remise carte fidélité (paramétrage facultatif). La loi Lang autorise pour la vente de livres une remise maximale de 5% pour les particuliers et 9% pour les collectivités. La carte fidélité permet de référencer les achats d un client et d appliquer automatiquement une remise selon le code rayon de l article en fonction du paramétrage de la librairie. La carte de fidélité fait l objet d une documentation spécifique. Exemple : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 13/26

14 4 EMETTRE UNE FACTURE Les factures sont éditées au format PDF et peuvent donc être imprimées, envoyées par fax, mail 4.1 FACTURE EMISE AUTOMATIQUEMENT Une facture est émise automatiquement pour le paiement par échéance à 30 jours pour les collectivités ou si le client est enregistré en statut professionnel (zone société remplie dans la fiche client). 4.2 FAIRE UNE FACTURE MANUELLE La demande doit être faite avant la validation du paiement. Appuyer sur le bouton pour faire une facture manuelle. La demande est affichée en rouge. Si le client n a pas été recherché au préalable à partir du menu caisse, l écran fiche client est affiché pour sélectionner ou créer un client. La facture est imprimée avec un modèle par défaut choisi par la librairie. Lors de la demande de facturation ou pour les clients professionnels pour lesquels une facture est émise automatiquement, il est possible choisir pour le ticket en cours un modèle différent de facture. Des modèles pour la livraison de colis sont proposés. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 14/26

15 4.3 AJOUTER DES REFERENCES CLIENTS SUR LA FACTURE Pour ajouter une ou plusieurs références sur une facture, saisir les références dans l onglet «Ecrire information» : Exemple : A noter Pour rappel, une facture encaissée n est plus modifiable. Elle peut être supprimée uniquement dans la journée. La suppression ne doit pas être faite si la facture a été remise au client (dans ce cas faire une facture identique négative et un nouvel encaissement). Il appartient au client de vérifier ce qu il est possible de faire selon la loi en vigueur. Pour les factures en HT à l étranger, utiliser cette zone pour saisir le numéro de TVA Intracommunautaire du client par exemple LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 15/26

16 4.4 FACTURER HORS TVA : FACTURATION SOCIETE ETRANGERE Ce paramétrage ne concerne pas les associations ou micro entreprises qui peuvent par défaut facturer en TTC hors TVA en apposant la mention «TVA non applicable - article 293B du CGI». (Voir chapitre spécifique) Les librairies qui vendent à l étranger peuvent, pour l achat en cours, encaisser hors TVA. La TVA des articles sera forcée à 0 lors de l encaissement (TTC = HT). A noter Il appartient à la librairie de vérifier au préalable si la vente hors TVA est possible pour ce client. Si le client est un professionnel appartenant à la CEE, le numéro de TVA Intracommunautaire du client doit être saisi en référence sur la facture. Pour rappel, une facture encaissée n est plus modifiable. Elle peut être supprimée uniquement dans la journée. La suppression ne doit pas être faite si la facture a été remise au client (dans ce cas faire une facture identique négative et un nouvel encaissement). Il appartient au client de vérifier ce qu il est possible de faire selon la loi en vigueur. Cocher la case pour un faire une vente hors TVA. Des contrôles sont réalisés au préalable : - Un client doit être sélectionné au préalable. - Le pays du client doit être précisé dans la fiche. Exemple : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 16/26

17 Rapport de caisse : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 17/26

18 4.5 MODELES DE FACTURE Modèle standard Modèle standard + affichage de l'éditeur et l auteur. Ce modèle peut être demandé par des collectivités. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 18/26

19 Il est possible en caisse avant l encaissement (avant ou pendant la saisie des articles) de changer de modèle par d autres modèles : Modèle standard + page adresse de livraison 1/3 A4 Ajout d une page d avant-garde à plier en 1/3 ou 1/2 à glisser dans une enveloppe transparente autocollante pour l expédition du colis LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 19/26

20 4.6 CHOISIR UNE ADRESSE DE FACTURATION OU LIVRAISON DIFFERENTE Après avoir choisi le client à partir du menu caisse : Se positionner sur l onglet les adresses : Si l adresse de facturation est l adresse par défaut, il n est pas nécessaire d afficher l adresse de facturation. Si l adresse de facturation doit être une autre adresse, appuyer sur le bouton «Afficher adresse facturation» et sélectionner l adresse souhaitée. Rappel : l ajout d une nouvelle adresse est à réaliser à partir de la fiche client. Si une adresse de livraison doit être spécifiée même si elle est identique à l adresse de facturation, il faut afficher l adresse de livraison en appuyant sur le bouton correspondant: Exemples : LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 20/26

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22 5 ENCAISSER UNE RESERVATION Des articles réservés pour un client et ayant fait l objet d une commande dans le logiciel ne doivent jamais être scannés en caisse car ils seraient décomptés à nouveau du stock et le stock deviendrait faux. 3 possibilités existent pour encaisser une réservation : - Rechercher la réservation dans l écran de gestion des commandes et envoyer la commande vers la caisse. La recherche est à faire avant l enregistrement en caisse d autres articles en plus de la réservation. - Rechercher la réservation par son numéro à partir du menu de la caisse (commandes de tous les clients). - Rechercher le client et consulter la liste de ses commandes avec articles en stock réservés dans l onglet client. La gestion des commandes / réservations des clients fait l objet d une documentation séparée. 5.1 RECHERCHER LA RESERVATION A PARTIR DE L ECRAN DES COMMANDES CLIENTS Avant encaissement d articles, dans le menu Commandes, devis des clients, rechercher la commande du client : Commande N 5 du client Dominique Vasseur qui contient un livre en stock réservé mis de côté et un article en commande. L image «livre» indique que l article est en stock et a été mis de côté. La ligne sans cette image indique que l article n est pas en stock. Il est en commande. Appuyer sur le bouton caisse du menu pour passer en caisse les articles réservés en stock. Les informations du client sont reportées en caisse LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 22/26

23 Le panier indique que l article est issu d une réservation. La quantité est donc déjà décomptée du stock N de la commande Seul l article en stock a été passé en caisse. L article n est pas décompté du stock car il a déjà été décompté lors de la réservation. A noter : Le numéro de la commande est affiché sur le ticket de réservation glissé dans le livre lors de la réservation ou réception de l article. (Voir notice sur les réservations) Il est possible de passer en caisse plusieurs réservations. Il est possible de supprimer du ticket de caisse un article réservé qui sera pris ultérieurement en appuyant sur le bouton supprimer. L article est seulement supprimé du ticket mais reste réservé et mis de côté. L article est donc toujours décompté du stock. Le client pourra le retirer ultérieurement. Cet exemple montre qu un client peut retirer en plusieurs fois des articles réservés dans une même commande sans manipulation complexe pour la librairie. Il est possible de supprimer définitivement dans le ticket de caisse et dans la commande un article réservé qui sera remis en rayon. Le stock est remis à jour automatiquement. Ce cas peut arriver si le client change d avis. Si un acompte a été versé pour cette commande, il est utilisé automatiquement en caisse et vient en déduction du montant à payer. La librairie peut supprimer la ligne acompte pour une utilisation ultérieure comme par exemple lors de la réception des prochains articles de la commande LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 23/26

24 5.2 RECHERCHER LA RESERVATION PAR SON N A PARTIR DE LA CAISSE La recherche par le numéro de réservation est faite à partir du bouton : Sélectionner la commande parmi toutes les commandes proposées de tous les clients. Rappel Lors de la création d une commande, il est possible de glisser, dans les articles en stock ou reçus et mis de côté, un ticket de caisse de réservation qui indique le numéro de la commande. Ca permet de classer les articles mis de côté par numéro de commande et donc par client et retrouver ainsi plus facilement les articles lors du passage du client. 5.3 RECHERCHER LA RESERVATION A PARTIR DE L ONGLET CLIENT Le principe est le même que le point précédent sauf que la recherche peut être faite uniquement parmi les commandes avec au moins un article en stock réservé du client affiché plutôt que les commandes de tous les clients. Bouton actif seulement si le client a au moins un article en stock réservé. Cliquer sur le bouton pour afficher la liste des commandes LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 24/26

25 6 GESTION DES IMPRIMANTES Le paramétrage est local au poste L imprimante utilisée est l imprimante cochée. L utilisation de l imprimante caisse nécessite un paramétrage au préalable dans le point de menu «Paramétrage / Imprimantes». Une documentation spécifique est proposée pour les imprimantes dans le point de menu «Paramétrage / onglet Imprimantes» En cas de panne de l imprimante caisse, décocher cette imprimante et cocher la ligne Imprimer au format PDF. L impression sera à faire sur une imprimante traditionnelle (jet d encre ou laser). Il est possible de cocher les 2 lignes ou aucune. Tous les tickets de caisse peuvent être réédités le même jour ou un autre jour à partir de l écran Tickets de caisse. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 25/26

26 7 ASSOCIATIONS OU MICRO ENTREPRISES EXONEREES DE LA TVA Le paramétrage du logiciel permet de ne pas faire figurer la TVA et les prix hors taxes pour les associations ou micro entreprises exonérées de la TVA. Une mention obligatoire peut être saisie. La mention est affichée sous le prix total TTC. Le paramétrage est réalisé à partir de l écran de paramétrage du logiciel dans l onglet CAISSE. Une documentation spécifique est proposée pour la caisse dans le point de menu «Paramétrage / onglet Caisse» Exemple de facture : A noter : - Le rapport de caisse calcule et affiche le total HT et les TVA dans tous les cas. Seul le TTC sera prix en compte. LIVRALOG - Dominique Vasseur. Tous droits réservés. 26/26

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