Il est précisé que ces informations sont données à titre indicatif et n engagent pas la ville de Lyon.

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1 INSTALLATION ET EXPLOITATION D APPAREILS DE DISTRIBUTION AUTOMATIQUE DE BOISSONS CHAUDES, FRAICHES ET DENREE ALIMENTATION TYPE CONFISERIE LA BIBLIOTHEQUE MUNICIPALE DE LYON CAHIER DES CHARGES

2 Préambule La bibliothèque de la Part Dieu (Lyon 3 ème ) compte d une part, environ 400 agents permanents, et d autre part, près de de visiteurs par an, soit approximativement entrées par jour, toutes activités confondues. Par ailleurs, les candidats sont informés que la bibliothèque de la Part Dieu dispose d un espace de restauration légère situé au rez de chaussée dans l aile Est du bâtiment, d une capacité de 40 à 50 places assises. La médiathèque du Bachut (Lyon 8 ème ) compte environ 29 agents permanents. Le nombre d entrées est d environ par an. La médiathèque de Vaise (Lyon 9 ème ) compte environ 39 agents permanents et reçoit en moyenne visiteurs par an. La médiathèque de Lacassagne (84 avenue Lacassagne - Lyon 3 e ) est en cours de construction. Son ouverture est programmée au dernier trimestre Il est précisé que ces informations sont données à titre indicatif et n engagent pas la ville de Lyon. ARTICLE 1 - OBJET 1.1. Objet et forme du contrat La Ville de Lyon souhaite proposer au sein de la bibliothèque de la Part Dieu, de la médiathèque du Bachut et de la médiathèque de Vaise,, un service de mise à disposition et d exploitation d appareils de distribution automatique de boissons chaudes, boissons fraîches et denrées alimentaires type confiserie à destination du public et du personnel sous forme d une autorisation d occupation temporaire du domaine public. La prestation comprend également la mise à disposition et l exploitation de deux fontaines à eau Durée de l occupation L exploitation est établie pour une durée de deux ans à compter de sa date de notification. Elle pourra être reconduite de façon expresse dans la limite de 1 fois pour la même durée par décision du maire. La convention entrera en vigueur à compter de la transmission au contrôle de légalité de la décision du maire faisant suite à la signature de la convention à intervenir. La décision expresse de reconduction pour une nouvelle période d une annéeinterviendra dans les 3 mois précédent la date anniversaire d entrée en vigueur de la convention Définition des prestations La prestation comprend la fourniture, la livraison, la mise en service et l exploitation de 12 distributeurs, le réapprovisionnement régulier des produits proposés sur les trois sites concernés (Part Dieu, Bachut et Vaise), selon la répartition suivante : - Part-Dieu Public : 2 distributeurs de boissons chaudes 1 distributeur de boissons froides 1 distributeur de denrée alimentaire type confiseries et boissons froides. - Part-Dieu Personnel : 1 distributeur de boissons chaudes 1 distributeur de denrée alimentaire type confiseries et boissons froides 2 fontaines à eau à titre gratuit Page 2 sur 8

3 - Bachut Public / Personnel : 1 distributeur de boissons chaudes 1 - Vaise Public / Personnel : 1 distributeur de boissons chaudes 1 distributeur de denrée alimentaire type confiserie et boissons froides - Lacassagne Public / Personnel : 1 distributeur de boissons chaudes 1 distributeur de denrée alimentaire type confiserie et boissons froides 1.4. Produits proposés Les distributeurs de boissons chaudes proposeront obligatoirement les choix suivants : Gamme de boissons chaudes : - Café : uniquement du café soluble, dans une gamme large : court, long, café au lait, cappuccino, décaféiné, - Chocolat : normal ou au lait, - Thé : nature, citron, - Dosage sucre, - Potage. Pour le café, le candidat proposera au moins une référence issue du commerce équitable ou ayant le label bio. L offre des distributeurs de boissons fraiches devra être diversifiée et obligatoirement proposer les choix suivants, comprenant au moins quatre références : Gamme de boissons fraîches (en bouteille exclusivement, en accord avec les règles imposées ensuite en salles) - Sodas divers, - Sodas light, - Jus de fruit, - Eau minérale plate. Pas de boissons alcoolisées Gamme denrée alimentaire - Le candidat proposera des produits salés ainsi que des produits sucrés (barres céréales, barres chocolatées), avec la possibilité d avoir des produits diététiques (pauvres en sucre et en matière grasse). Les produits proposés seront indiqués dans l offre du candidat. Le descriptif détaillé de l ensemble des produits proposés sera précisé dans l offre du candidat Caractéristiques des matériels proposés Les distributeurs devront être d utilisation simple, permettre une sélection claire des produits et devront comporter un affichage des prix. Chaque distributeur devra être équipé de son propre monnayeur et devra rendre la monnaie. Les candidats proposeront les modalités de paiement compétitives en équipant leurs distributeurs d une monétique garantissant la satisfaction du consommateur. Les systèmes tels que cartes ou clé rechargeable ne sont acceptés que pour le personnel de la bibliothèque. Les candidats préciseront dans quelle mesure le système est fiable et permet le suivi régulier des transactions et des éventuels réclamations qui en découleraient Lieux occupés Page 3 sur 8

4 Les emplacements, déterminés en respect avec la réglementation en vigueur notamment celle relative à la sécurité des personnes et des biens, sont les suivants : - Part-Dieu Public : 2 ème étage - Part-Dieu Personnel : rez de chaussée derrière la banque de prêt à titre gratuit - Part-Dieu Personnel : salle de détente au 4 ème étage - Bachut Public / Personnel : hall d accueil - Vaise Public / Personnel : hall d accueil - Lacassagne Public / personnel : Rez de chaussée La Bibliothèque se réserve le droit de modifier à tout moment la liste des emplacements prévus pour les distributeurs. Les candidats peuvent contacter les personnes suivantes s ils souhaitent visiter les emplacements prévus: * Part Dieu : Stéphanie Dugué-Pesce ( ) ou Béatrice Pallud Burbaud ( ) * Bachut : Anne-Marie Rouge ( ) * Vaise : Arnaud Travade ( ) Lors de la première installation, le titulaire disposera d un délai de 8 jours à compter de l entrée de vigueur de la convention à intervenir pour la mise en route des distributeurs. ARTICLE 2 CONDITIONS ET MODALITES D OCCUPATION 2.1. Activité exploitée Les appareils de distribution et le mobilier proposé devront satisfaire à une exigence de qualité et d insertion harmonieuse dans les espaces réservés à cet effet, notamment en ce qui concerne : - Les dimensions, - L habillage des machines, - La décoration, - La couleur, - L éclairage, - La signalétique. Une présentation de l appareil devra figurer à l appui de l offre des candidats, permettant d apprécier ses capacités techniques (nombres de gobelets et de sélection de produits possibles etc.) et esthétique (habillage). En dehors de la signalétique proposée dans l offre et admise par la Bibliothèque, le titulaire ne pourra procéder à aucune communication information et/ou publicité sur tout ou partie des éléments se rapportant à l exploitation de l activité sans l accord préalable et écrit de la Bibliothèque. Toute modification d ordre esthétique ou fonctionnel est soumise à l accord préalable et écrit de la Bibliothèque. Par ailleurs, le prestataire s engage à maintenir la qualité et l esthétisme des distributeurs proposés, y compris si cela implique leur renouvellement. En aucun cas la Ville de Lyon n interviendra sur les distributeurs. C est le prestataire seul qui sera en charge de leur gestion. Il offrira donc une prestation globale Aménagement et installations de matériels Page 4 sur 8

5 2.2.1 Aménagement L installation des distributeurs est prise en charge techniquement et financièrement par le titulaire. Les appareils demeureront la propriété de ce dernier. Le titulaire prend à sa charge l ensemble des frais, taxes et charges fiscales découlant de l installation et du fonctionnement des appareils de distributions automatiques. En aucun cas, il ne sera accepté d extension ou d installation à l initiative du titulaire en dehors des emplacements réservés, sans l accord préalable et écrit de la Bibliothèque Surveillance Le titulaire s assurera de la mise en sécurité des produits et des distributeurs implantés sur les sites de la Part Dieu, Bachut et Vaise. La Bibliothèque entend être dégagée de toute responsabilité d une part concernant les dommages quel que soit leur nature que pourraient causer aux tiers et aux bien les distributeurs, et d autre part, concernant d éventuels vols ou dégradations qui pourraient survenir sur les appareils. A cet effet, il contractera les assurances nécessaires Entretien Le titulaire assure à ses frais l entretien, les réparations et travaux nécessaires pour maintenir les appareils installés en bon état d entretien et d usage, l ensemble de la période. Il devra prévoir à proximité des distributeurs l installation de bacs poubelles. L entretien réalisé par le titulaire sera fait dans le strict respect : o de la réglementation en vigueur sur l hygiène et de sécurité relative à l activité de distribution automatique de denrées alimentaires, o du descriptif de la démarche qualité engageant l exploitant sur la procédure suivie en termes d hygiène et sécurité, transmise par l exploitant et annexée à la Convention à intervenir. Le titulaire mettra à disposition de la Ville de Lyon des documents de traçabilité des opérations d entretien faites sur les distributeurs Maintenance Les réparations, y compris la fourniture et le remplacement des pièces détachées défectueuses, font partie des obligations du titulaire. La maintenance comprend les interventions de maintenance corrective ou de dépannage nécessaire au bon fonctionnement du matériel. Le titulaire devra prévoir la mise en place d un appareil de remplacement offrant les mêmes services en cas de panne grave nécessitant une intervention en atelier. Par ailleurs, le titulaire proposera des procédures destinées au signalement des pannes et au recueil des réclamations. L Exploitant assurera la responsabilité des litiges dus à d éventuels dysfonctionnements de l appareil. En cas de mauvais fonctionnement, un système devra être mis à disposition aux agents de la bibliothèque, des usagers et avant l intervention du titulaire lui-même Hygiène et sécurité L ensemble des prestations seront conformes à la réglementation en vigueur en matière d hygiène et de sécurité notamment sanitaire et aux prescriptions éventuelles de la Ville de Lyon (Service hygiène et santé). Page 5 sur 8

6 L Exploitant se conformera à l ensemble des règles de sécurité, d hygiène, et de santé publique propre à son activité, et à celles prescrites par la Ville de Lyon. L Exploitant assurera lui-même à chaque passage le maintien en bon état d hygiène et de fonctionnement des distributeurs et de son emplacement. A ce titre, les emplacements où les aliments sont exposés dans l appareil devront être nettoyés, désinfectés et rincés régulièrement, notamment lors du renouvellement d aliments mis en vente. L entretien des sols au dessous des machines devra être assuré au moins une fois par mois Condition d utilisation des matériels Approvisionnement L approvisionnement des produits devra être régulier et continu, de façon à éviter les ruptures de stock. Les produits proposés doivent suivre la saisonnalité et la fréquentation des établissements concernés. Les jours et les horaires tiendront compte des contraintes de fonctionnement de l établissement. Les candidats préciseront dans leur offre les règles d approvisionnement des produits Livraison L entrée du personnel de l Exploitant dans les locaux de la Bibliothèque se fera conformément aux règles de sécurité des différents lieux. Les jours et horaires de livraison s effectueront en tenant compte des contraintes de fonctionnement des différents établissements. Le titulaire prend à sa charge l ensemble des frais, taxes et charges fiscales découlant de la livraison des produits. ARTICLE 3 OBLIGATIONS DES PARTIES 3.1. Obligation du titulaire Conditions techniques L exploitant s oblige à respecter les points suivants : - la livraison en dépôt et l installation gratuite des appareils, ainsi que le raccordement aux arrivées d eau et d électricité qui seront mises en place à cet effet par la Ville de Lyon, - le maintien des appareils en bon état de fonctionnement, - l approvisionnement régulier et fréquent des appareils pendant les heures de travail normales, - des boissons de bonne qualité : le respect des cahiers des charges des produits proposés dans le distributeur de boissons chaudes, transmis par le titulaire et annexé à la Convention à intervenir, - le maintien sur les appareils d une plaque identifiant le numéro de téléphone du Centre d Appel Client, - la mise en œuvre de la maintenance, - l entretien de l appareil, dans le strict respect des dispositions du présent cahier des charges, et des règles de sécurité et la mise à disposition de la Ville de Lyon des documents de traçabilité des opérations d entretien faites sur le distributeur. - le maintien en bon état d hygiène des emplacements réservés à l exploitation de l appareil, - le paiement de tout frais, impôts résultant de la présence ou de l utilisation de l appareil, à l exception des frais de consommation d eau et d électricité, - le traitement et la gestion de la monnaie, - la souscription d une police d assurance couvrant les dommages de toute nature susceptibles d être causés à autrui ou aux biens, conformément à l article 5 du présent cahier des charges, Page 6 sur 8

7 Des contrôles inopinés seront effectués par les services compétents de la Ville de Lyon pour vérifier le respect des dispositions du présent cahier des charges. En cas de non respect par l exploitant de ses obligations, la Ville se réserve le droit de résilier la Convention à intervenir Réunions Des réunions seront organisées entre le titulaire et la Bibliothèque pour effectuer un bilan de l année écoulée : adaptation éventuelle du contenu des prestations aux besoins (choix des produits, fonctionnement des distributeurs), remplacement de machines défectueuses, etc. La périodicité de ces rencontres sera fixée conjointement entre les deux parties. Des réunions extraordinaires pourront être aussi organisées en fonction de problèmes graves rencontrés par les deux parties Obligations de la Ville de Lyon La Ville s oblige à respecter les points suivants : fournir l eau et l électricité, prendre à sa charge les frais d eau et d électricité, maintenir sur l appareil la plaque indiquant qu il n en est que le dépositaire n acquérir ou recevoir en dépôt ou location dans l enceinte desdits établissements, aucun autre appareil distributeur automatique de boissons payantes, sans l accord préalable de l exploitant, sauf si ce dernier ne voulait ou ne pouvait réaliser cette opération. ARTICLE 4 CONDITIONS FINANCIERES 4.1. Conditions tarifaires de fonctionnement des distributeurs Il sera proposé au personnel de la Bibliothèque municipale un tarif préférentiel. A la médiathèque du Bachut et à la médiathèque de Vaise, le distributeur étant commun au personnel et au public, le distributeur devra proposer des solutions de paiements différentes pour les deux catégories tarifaires mises en place. Les prix de vente des produits seront fixés conjointement par la Ville de Lyon et l exploitant. Les prix devront être clairement affichés sur les lieux de vente. L offre tarifaire devra distinguer les boissons chaudes et les boissons froides. Sur acceptation de la Bibliothèque, les tarifs pourront être révisés chaque année. Les tarifs des boissons et produits seront ceux du bordereau de prix, annexé à la Convention à intervenir Conditions tarifaires de l autorisation d occupation temporaire du domaine Public L autorisation d occupation temporaire des espaces sera consentie moyennant le paiement par le titulaire d une redevance proportionnelle sur le chiffre d affaire produit par la vente au public. La redevance sera fixée conjointement par les deux parties. La redevance sera acquittée de façon trimestrielle à une date fixée conjointement. Elle fera l objet de l émission d un titre de recette par la Bibliothèque municipale. Page 7 sur 8

8 Le titulaire sera tenu de communiquer à la Bibliothèque municipale son chiffre d affaires trimestriel toutes taxes comprises détaillé par appareils et par produits à une date fixée conjointement. De plus, la Bibliothèque municipale pourra exercer tout contrôle pour s assurer de la réalité des éléments constitutifs de l assiette de la redevance et notamment elle aura un accès aux compteurs. ARTICLE 5 - ASSURANCES L exploitant sera seul responsable des accidents et dommages pouvant être causés aux personnes ou aux choses du fait de son occupation et de son exploitation. La responsabilité de la Ville de Lyon / Bibliothèque municipale de Lyon ne pourra être recherchée pour les accidents ou dommages susceptibles de survenir aux personnes et aux choses du fait de l occupation et de l exploitation par l exploitant des locaux, ou de sa négligence. L exploitant doit contracter une assurance pour tous les dommages causés aux biens et aux personnes dans le cadre de son intervention pour la durée du contrat (reconduction comprise). Dans le délai de 15 jours suivant la signature de la convention à intervenir et avant tout commencement d exploitation des locaux, il doit justifier, au moyen d une attestation établissant l étendue de la responsabilité garantie, qu il est titulaire de ces contrats d assurance. Page 8 sur 8