5 minutes pour Faire du numérique une opportunité - 1 -

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2 Sommaire Thème «Gestion» Gérer ses contacts clients fournisseurs...10 Gérer des agendas...12 Gérer sa comptabilité...14 Réaliser ses devis et factures...16 Vendre en ligne...18 Thème «Web» Présenter son entreprise sur Internet...22 Améliorer sa visibilité sur les moteurs de recherche...24 Développer le trafic de son site Internet...26 Envoyer des s promotionnels...28 Etre présent sur les réseaux sociaux...30 Thème «Matériel et sécurité» S équiper en matériel informatique...34 Accéder aux données de l entreprise à distance...36 Partager ses fichiers...38 Sécuriser ses données

3 Les fiches Atouts Numériques Ce livret propose de réaliser en 14 fiches un premier panorama des réponses que le numérique peut apporter à une TPE. Trois thématiques ont été privilégiées : la communication Internet, la gestion de l entreprise, l équipement de la TPE ainsi que la gestion et la sécurité de ses données. Pour permettre une lecture rapide et opérationnelle, chaque fiche est structurée en 4 grandes parties : Que peut apporter le numérique pour répondre à la problématique de l entreprise? Comment mettre en œuvre ce projet? À quoi faut-il penser avant de se lancer? Quels sont les pièges à éviter? Ce premier ensemble est complété par 20 fiches métiers (Métiers de bouche, BTP, Fabrication, Services&Réparation, Tourisme) téléchargeables pour les entreprises rhônalpines sur le site atouts-artisanat.com. Le programme «Atouts Numériques» Dans le cadre de sa politique Rhône-Alpes Numérique et en lien avec le contrat de progrès Artisanat qu elle a signé avec la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat et l UPA, la Région Rhône-Alpes a mis en place un programme collectif d accompagnement nommé «Atouts Numériques» (conseil, formation, ) visant à améliorer la performance des TPE rhônalpines par un meilleur usage du numérique. Il s agit d amener les TPE sur une période courte à définir et mettre en œuvre un projet «numérique» leur permettant d améliorer leur organisation ou leur communication. Le programme poursuit quatre objectifs : Montrer l intérêt du numérique pour une TPE Améliorer les compétences numériques des TPE participant au programme Accompagner la mise en œuvre d outils numériques sur des fonctions de l entreprise Inciter artisans et TPE à innover grâce au numérique L action, coordonnée régionalement par l Espace Numérique Entreprises, est menée sur les 8 départements de la Région Rhône-Alpes. Son objectif est d accompagner individuellement 256 entreprises par groupes de 8 TPE de 2013 à Sont éligibles les TPE de la Région Rhône-Alpes employant de 1 à 10 salariés et exerçant leur activité dans les secteurs du commerce, des services et de l artisanat. Toutes les formes juridiques d entreprises sont acceptées à l exception des auto-entrepreneurs, des professions libérales et des associations

4 Innover grâce au numérique, une chance pour nos TPE Dans un contexte de croissance atone et de chômage durable, s adapter aux réalités économiques est plus qu une évidence, c est une urgence pour redresser le cap. Or les nouvelles technologies constituent une révolution majeure pour les entreprises. Visibilité sur Internet, e-commerce, gestion des stocks, relation client, mobilité, sécurisation du système d information, travail en mode collaboratif, toutes les fonctions de l entreprise sont concernées. La montée en compétence des dirigeants d entreprises est également vitale pour démultiplier les potentialités du numérique et agir positivement sur leur performance. Nos TPE des secteurs des services, du commerce et de l artisanat, premier vivier d emplois en France et acteurs de proximité incontournables du tissu économique régional, ne doivent pas manquer ce tournant décisif. La Région Rhône-Alpes a donc choisi de mettre en oeuvre ce programme Atouts Numériques pour les accompagner dans l adoption de ces nouveaux usages et leur permettre de faire du numérique un relais de croissance et de compétitivité. Permettre aux entreprises de réussir ce défi sans cesse renouvelé et les inciter à innover, voilà comment j entends positionner l action de la Région. André Friedenberg Conseiller spécial délégué au numérique de la Région Rhône-Alpes Rhône-Alpes, la Région connectée En février 2014, la Région s est dotée d une nouvelle politique en faveur du numérique «Rhône Alpes, la Région connectée» dans le prolongement de la stratégie «Rhône-Alpes Numérique» adoptée en mars Pour soutenir le développement numérique de la Région, plusieurs objectifs ambitieux ont été définis : Desservir en fibre optique d ici 2025 tous les foyers, entreprises et sites publics rhonalpins Inventer les usages numériques que les Rhônalpins utiliseront demain au quotidien Tisser des liens de solidarité numérique Développer les services en ligne partout et pour tous Accompagner les entreprises dans leur mutation numériques - 4 -

5 Mieux cerner les enjeux du numérique Le numérique est incontestablement devenu un levier majeur de compétitivité des entreprises. Il permet d optimiser les coûts, d augmenter la visibilité et donc d agir sur le chiffre d affaires. Il permet aussi d améliorer la qualité des processus et des produits. Si nos entreprises artisanales semblent aujourd hui bien équipées en outils numériques, elles disposent encore d une forte marge de progression dans les usages associés. Ce déficit les empêche de tirer le meilleur parti de leur investissement initial. Spécifiquement conçu pour répondre aux attentes et aux contraintes des petites structures, Atouts Numériques est l occasion pour les entrepreneurs rhônalpins de mieux cerner les enjeux du numérique et d être accompagnés dans la mise en œuvre de leurs projets. Conçu par l Espace Numérique Entreprises, cet ouvrage a pour vocation de répondre aux besoins concrets des artisans : gérer efficacement son fichier client, découvrir les nouveaux outils de mobilité, créer et faire vivre un site web, vendre en ligne ne sont que quelques exemples des fiches pratiques qui, je l espère, amèneront les entrepreneurs à optimiser l utilisation des outils numériques au quotidien. Alain Berlioz-Curlet Président de la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat Rhône-Alpes Présentation du dispositif Atouts L État, la Région Rhône-Alpes, l UPA Rhône-Alpes ainsi que la Chambre Régionale de Métiers et de l Artisanat Rhône-Alpes s engagent avec le programme Atouts à accompagner, partout en Rhône-Alpes, les entreprises artisanales dans plus de 17 domaines tels que : Le développement commercial afin de construire une offre commerciale adaptée à leur entreprise et à leurs clients La transmission d entreprise pour accompagner le chef d entreprise dans la vente de sa structure Le numérique afin de mettre en place les bons outils numériques Atouts, des actions sur mesure qui respectent les spécificités de l artisan : Prestations spécialisées de courte Prix très accessibles durée et à la carte : 1 à 5 jours Prestations effectuées directement Intervention d experts spécialistes de dans l entreprise l entreprise artisanale Formations en groupe - 5 -

6 Prendre le train du numérique aujourd hui, gagner en productivité demain Les entreprises sont passées d une mutation conjoncturelle et cyclique à une mutation permanente grâce au développement du numérique. S ouvrir à notre environnement, mieux le comprendre pour saisir les opportunités, avoir des temps de vie et des temps professionnels plus organisés, gagner en productivité, gagner en réactivité, c est tout l enjeu de ce qui nous attend demain, dans l avenir de l artisanat et du commerce de proximité. Il est nécessaire que les entreprises de l artisanat et du commerce de proximité prennent le train du numérique. Un exemple a été donné à l occasion du SIRHA (salon des Métiers de Bouche) en 2013 avec le magasin du futur, afin de donner des perspectives à travers ce projet aux entreprises du commerce et de l artisanat. Le numérique est une opportunité et pas une contrainte, permettant d alléger la vie des entreprises. Bruno Cabut Président de l Union Professionnelle Artisanale Rhône-Alpes Présentation de l UPA Rhône-Alpes L UPA Rhône-Alpes, seule organisation interprofessionnelle représentative de l artisanat et du commerce de proximité, a pour objectif de «Défendre, Promouvoir et Représenter» les entreprises concernées. Elle défend les 250 métiers des secteurs du Bâtiment, de l Alimentation, des Services et de la Production artisanale ainsi que l Hôtellerie-restauration. Elle promeut l économie de proximité, contribue à l aménagement du territoire et crée du lien social, favorisant ainsi l environnement professionnel et l emploi. Elle représente les artisans et commerçants de proximité auprès des pouvoirs publics et politiques et des institutions interprofessionnelles. En Rhône-Alpes : entreprises de proximité actifs ( salariés) apprentis accueillis chaque année - 6 -

7 Atouts Numériques : l opportunité de faire du numérique un avantage concurrentiel Visibilité sur Internet, vente en ligne, gestion de l entreprise, sauvegarde des informations, mobilité le numérique est désormais incontournable pour développer une TPE. En tant que dirigeant d une toute petite entreprise et président de l Espace Numérique Entreprises, je ne peux que me réjouir de la publication des fiches Atouts Numériques. Spécifiquement conçues pour répondre aux questions opérationnelles et aux contraintes des petites structures, elles aident, en effet, à mieux cerner les enjeux du numérique. En quelques minutes, elles permettent de réunir des informations neutres et pragmatiques pour mettre en œuvre son projet. L occasion d actualiser ses connaissances et de mesurer les opportunités qu offrent ces outils pour gagner en productivité, mieux communiquer, conquérir d autres marchés ou développer de nouveaux services! Gilles Vivancos Président de l Espace Numérique Entreprises L Espace Numérique Entreprises Créé en 2003 à l initiative du Grand Lyon par la Chambre de Commerce et d Industrie de Lyon, la Chambre de Métiers et de l Artisanat du Rhône, le MEDEF Lyon Rhône, la CGPME du Rhône et soutenu par la Région Rhône-Alpes, la DIRRECTE et l UPA, l Espace Numérique Entreprises a pour objectif d améliorer la performance des entreprises par l usage des nouvelles technologies numériques. Son offre de service est segmentée en quatre niveaux : Informer les PME et TPE sur les usages numériques en entreprise. Accompagner les entreprises en fournissant un avis externe et neutre sur les projets TIC. Permettre aux industriels rhônalpins d expérimenter et de tester les outils de l usine numérique et du travail collaboratif avec leurs clients. Identifier et diffuser les futurs usages du numérique pour permettre aux dirigeants d anticiper les nouvelles technologies et d élaborer leur stratégie

8 Nous sommes plus performants auprès de nos clients Nous avons décidé récemment de faire évoluer nos outils informatiques (ordinateurs et imprimantes plus performants) pour répondre à de nouveaux usages en interne (dématérialisation de la réponse aux appels d offres par exemple) et de nouveaux services pour nos clients (simulation 3D de projets, conception de plans numériques ). La gestion quotidienne de l entreprise se trouve facilitée par ces nouveaux outils notamment lorsqu il s agit de faire concorder 3 avis qui peuvent diverger sur certains sujets Nous espérons surtout que l utilisation des outils de conception assistée par ordinateur va nous permettre d être encore plus performant auprès de nos clients, de leur proposer encore plus de services et de les satisfaire pleinement. L offre de solutions numériques est large tant en matière de logiciels que d équipements, il s agit de faire le bon choix et d anticiper les besoins futurs de l entreprise Etre accompagné dans la démarche par un conseiller Atouts Numériques nous parait être primordial dans la réussite du projet M. Rix Co-gérant de Vert services Cellieu (42) Créée en 2008, VERT SERVICES est une entreprise de 11 personnes spécialisée dans l aménagement d espaces extérieurs : création de chemins d accès et enrochements, aménagement des abords de piscines, construction de clôtures, murs décoratifs, bassins, installation d éclairages fonctionnels et décoratifs, plantations

9 Gérer ses contacts clients fournisseurs Gérer des agendas Gérer sa comptabilité Réaliser ses devis et factures Vendre en ligne G E S T I O N - 9 -

10 Gérer ses contacts clients et fournisseurs La constitution d un fichier clients ou d un fichier fournisseurs commence par la compilation de leurs coordonnées. Cette base peut ensuite être enrichie par le suivi des échanges : types et montants des commandes, chiffre d affaires généré, coûts des approvisionnements Informatiser son fichier commercial facilite son utilisation et son exploitation. A quoi ça sert? Améliorer l accès à l information La dématérialisation d un fichier permet d accéder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papiers. Il sera facile de retrouver l historique des échanges avec un partenaire en effectuant une recherche par entreprise, par date, par type de contact (mail, téléphone, RDV...). Sécuriser les données Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde. Exploiter l information L agrégation des informations sur les clients et les fournisseurs permettra d avoir des statistiques susceptibles d améliorer sa gestion commerciale (en déterminant par exemple le profil de ses meilleurs clients)

11 Comment gérer ses contacts clients et fournisseurs? La messagerie électronique Les messageries électroniques ( s) permettent de stocker les coordonnées de ses partenaires : adresses postales, numéros de téléphone, notes. Ces informations sont accessibles via tout ordinateur ou téléphone connecté à Internet. Elles peuvent par ailleurs être partagées avec d autres personnes. Le tableur Les logiciels permettant de créer des tableaux, aussi appelés «tableurs», facilitent le tri des informations car chaque colonne correspond à un critère. Vous pouvez donc créer et personnaliser ces critères de description à l infini. Les données peuvent également être traduites en statistiques de suivi grâce à de nombreuses formules de calcul. Les progiciels Un progiciel est un logiciel comportant de très nombreuses fonctionnalités et gérant souvent plusieurs fonctions de l entreprise. Les CRM (gestion de la relation client) et les ERP (progiciel de gestion intégré) sont deux types de progiciels qui permettent de gérer ses contacts mais aussi de nombreuses autres fonctions de l entreprise. Une CRM permet par exemple de faciliter la gestion d une équipe commerciale, le suivi des actions marketing et la gestion du service après-vente. Ces «super logiciels», notamment les ERP, sont assez coûteux et longs à installer. Ils sont rarement adaptés aux besoins des TPE. Le logiciel de gestion commerciale Il existe de très nombreux logiciels de gestion commerciale, gratuits ou payants, généralistes ou spécialisés dans un métier. Au-delà des contacts, ces logiciels gèrent également les devis, les ventes, les achats ou encore les stocks. Ils proposent une meilleure lisibilité des informations qu un tableur. Avant de se lancer Définir ce que l on veut faire Souhaitez-vous simplement informatiser votre fichier de contacts ou en faire un support pour lancer des actions commerciales et optimiser vos achats? Quel budget pouvez-vous dédier à ce projet? Il faut définir précisément vos attentes et les hiérarchiser. Se former Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d un outil par le biais d une formation. Un des travers classique de l informatique consiste à n utiliser que 20% des capacités d un outil. Préparer son entreprise Dans une petite structure, c est souvent l outil qui impose l organisation et non l inverse. Il est donc important de préparer le personnel de l entreprise afin d anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne est nécessaire afin d avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle. Pièges à éviter Penser que l outil fera tout Par manque de préparation en amont et suite à une mauvaise définition de vos besoins, le choix d une solution peut s avérer décevant. Il peut exister un décalage important entre vos attentes et les fonctions proposées par la solution. Pour pouvoir exploiter les données, il faut les saisir (et ceci régulièrement) pour que le logiciel ne perde pas tout son intérêt. Ne sous-estimez pas le temps consacré à la saisie de données. Trouver la solution miracle gratuitement Dans la mesure du possible, il est recommandé de prendre une solution reconnue afin de sécuriser son investissement. D autant que les solutions bon marché sont souvent limitées. Faire comme le voisin Interrogez-vous d abord sur vos propres besoins et comparez les différentes offres du marché. Ne vous fiez pas à un seul avis

12 Gérer des agendas En version papier, la gestion des agendas est souvent un casse-tête dans les entreprises. Ils sont sans cesse modifiés et non centralisés, ce qui entraîne des réservations provisoires ou des doubles affectations d horaires. Plusieurs solutions existent pour gérer informatiquement des agendas : du simple calendrier numérique à des logiciels plus sophistiqués intégrant une base de données clients. A quoi ça sert? Consulter son agenda sur plusieurs supports Un agenda numérique peut être lu sur tout ordinateur, téléphone ou tablette. Grâce à une connexion Internet, votre agenda sera toujours à jour quel que soit le support utilisé grâce à un système de synchronisation. Prendre des RDV pour quelqu un d autre Vous pouvez consulter l agenda d un collaborateur et lui planifier un RDV. Il sera immédiatement averti et ne prendra pas de RDV à l horaire que vous avez choisi. Détailler le RDV Vous n êtes pas limité dans les informations que vous souhaitez rattacher à un RDV : numéro de téléphone, adresse, notes, fiches clients

13 Comment gérer des agendas? Le calendrier de votre messagerie Les outils de messagerie comme Outlook, Gmail ou Thunderbird disposent d une fonction «calendrier». Vous pouvez programmer des RDV ponctuels ou récurrents ou les déplacer d un simple clic. Il est aisé de synchroniser le calendrier d une messagerie sur un téléphone ou une tablette. Vous aurez ainsi toujours votre agenda à portée de main. L agenda partagé Des logiciels dédiés et certains outils de messagerie permettent de consulter et d ajouter des RDV sur le calendrier de ses collaborateurs. L agenda partagé est aussi un moyen de planifier le partage de matériel ou de salles. Ces outils se sont démocratisés grâce à de nombreuses solutions (gratuites ou non) disponibles sur Internet. Le logiciel des gestions des rendez-vous Si votre prestation dépend de la prise de RDV, orientez plutôt votre choix vers un logiciel de prise de RDV ou une solution de gestion commerciale dédiée à votre activité. Ces outils permettent de créer ou de rechercher une fiche contact au moment où le RDV est planifié. La durée du RDV peut être automatiquement intégrée dans l agenda selon le type de prestation choisi. Certaines solutions vous permettront de proposer à vos clients de prendre rendez-vous sur Internet (consultation des créneaux horaires disponibles, choix de la prestation), vous soulageant ainsi de nombreux appels téléphoniques. Avant de se lancer Définir vos besoins A quelle fréquence prenez-vous des RDV? Avez-vous besoin de partager votre agenda avec quelqu un d autre? Votre messagerie actuelle permet-elle de gérer un calendrier? Se former Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d un outil par le biais d une formation. Un des travers classiques de l informatique consiste à n utiliser que 20% des capacités d un logiciel. Préparer son entreprise Dans une petite structure, c est souvent l outil qui impose l organisation et non l inverse. Il est donc important de préparer le personnel de l entreprise afin d anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne est nécessaire afin d avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle. Pièges à éviter L usine à gaz L outil doit permettre de gagner du temps et non d en perdre. Il doit être donc efficace et simple. Il est impératif de pouvoir l essayer avant de le mettre en place (même s il est gratuit). Vous devez vérifier que l ergonomie est adaptée au niveau des utilisateurs. Montrer le mauvais exemple Le dirigeant doit être exemplaire vis-à-vis des utilisateurs réfractaires pour pouvoir mettre en place des actions. Le plus efficace est de supprimer les agendas «papier» à partir du jour de lancement ou après un temps d adaptation. Les agendas non mis à jour Dans le cas de l agenda partagé, la mise à jour de son propre agenda doit être rigoureuse. Toute prise de RDV doit être immédiatement planifiée dans le calendrier numérique. Si un client ou un prospect vous sollicite pour une date donnée et que le rendez-vous est en attente de validation, réservez quand même la plage horaire dans votre agenda

14 Gérer sa comptabilité Si vous n externalisez pas l ensemble de votre comptabilité à un expert comptable, vous devrez utiliser un logiciel pour enregistrer les écritures comptables, réaliser le compte de résultat ou éditer le bilan. Avant de faire un choix parmi les offres du marché, il est essentiel de déterminer ses besoins. A quoi ça sert? Suivre sa comptabilité Les logiciels de comptabilité permettent d établir une gestion comptable complète : écritures comptables (achats, ventes, banque), suivi des tiers (échéancier clients, fournisseurs), éditions (grands livres, journaux, bilan, compte de résultats ), gestion des règlements, communication bancaire, voire gestion des immobilisations (plans d amortissement) et comptabilité analytique pour les plus complets. La gestion de l entreprise Le logiciel de comptabilité est le cœur du système de gestion de l entreprise. Des logiciels complémentaires peuvent leur être raccordés suivant vos besoins : gestion commerciale, paye, G.R.C. (Gestion Relation Client),

15 Comment gérer sa comptabilité? Les logiciels de comptabilité traditionnels Des éditeurs ont développé des solutions adaptées aux petites entreprises. Leur prix varie selon les fonctionnalités du logiciel. Une formation et une assistance téléphonique sont parfois proposées pour accompagner le chef d entreprise. Les mises à jour consécutives à des changements dans les dispositions fiscales sont payantes. Les logiciels de comptabilité sur Internet Dans ce cas, vous n achetez pas mais louez le logiciel (par mensualités). Le prix dépend des fonctions choisies et du nombre d utilisateurs. Vous accédez à l application via un navigateur Internet en saisissant un identifiant et un mot de passe sur le site de l éditeur. Vous pouvez ainsi faire votre comptabilité aussi bien dans votre entreprise qu à votre domicile, du moment que votre ordinateur est connecté à Internet. Cette solution permet aussi de partager facilement vos saisies avec votre expert comptable. Définir ses besoins Vos besoins peuvent varier en fonction de vos connaissances comptables, du temps que vous pouvez y accorder, du recours à un expert-comptable ou à un centre de gestion agréé. De façon schématique, il est possible de définir 3 situations qui sont présentées ci-dessous : Délégation de toute la comptabilité à un comptable Pas d outil nécessaire Saisie journalière effectuée par l entreprise, vérification et clôture réalisée par l expert-comptable Comptabilité entièrement réalisée au sein de l entreprise Un logiciel de comptabilité simple suffit Logiciel complet donnant accès à toutes les fonctionnalités Avant de se lancer Acheter un logiciel adapté à ses besoins N achetez pas un logiciel multi-fonctions si votre expert-comptable gère presque toute votre comptabilité ainsi que les payes. Se former Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d un outil par le biais d une formation. Un des travers classique de l informatique consiste à n utiliser que 20% des capacités d un logiciel. Par ailleurs, renseignez-vous sur la nature et le prix de l assistance téléphonique proposée par l éditeur de logiciels. Pièges à éviter Choisir un logiciel fermé Veillez à ce que logiciel permette d importer et surtout d exporter des données. Vous pourrez ainsi transférer plus facilement des informations à votre expert comptable. Ne pas sauvegarder les données Veillez à réaliser des copies de sauvegarde régulièrement. Les supports (DVD, disque dur externe) doivent être stockés en dehors de l entreprise (en cas d incendie), dans un endroit sûr. Certains logiciels de comptabilité proposent également de sauvegarder ses données en ligne. Ce système est payant mais s avère beaucoup plus sûr car la sauvegarde est automatique. Sous-estimer le travail que cela représente et les compétences nécessaires Le logiciel ne fait pas tout, tout seul

16 Réaliser ses devis et factures Un devis ou une facture, c est aussi la carte de visite d une entreprise. Ces documents doivent paraître professionnels et rigoureux : un logo, une présentation lisible des éléments facturés, les mentions réglementaires habituelles Leur réalisation doit néanmoins s adapter à des contraintes de temps. Plusieurs types de logiciels peuvent vous aider dans cette tâche. A quoi ça sert? Créer plus rapidement un devis ou une facture Les outils informatiques permettent de ne pas recommencer entièrement la mise en page d un devis ou d une facture. Les informations relatives aux clients et à la commande sont reprises automatiquement. Le logiciel se charge de créer un document fini conforme à vos attentes. Les plus complets proposent également de gérer des stocks ou des plannings, de suivre les chantiers pour le bâtiment Améliorer l accès à l information La dématérialisation d un fichier permet d accéder aux informations en quelques clics et de stocker moins de papier. Il sera facile de retrouver l historique des échanges avec un partenaire. Sécuriser les données Un fichier informatisé est plus facile à protéger que des papiers car on peut le dupliquer en créant une sauvegarde

17 Comment réaliser ses devis et factures? Les logiciels de bureautique Les logiciels de traitement de texte et de tableur permettent de réaliser des mises en page type. Il suffit de créer un fichier «maquette» qui servira de base à la création de tout nouveau document. On peut trouver des modèles gratuits disponibles sur Internet. Les logiciels gratuits On trouve sur Internet de très nombreux logiciels de création de devis et facture à télécharger. Il s agit le plus souvent de logiciels payants utilisables pendant quelques jours ou de version d essai plus pauvre en fonctionnalités que la version payante. Il existe néanmoins des logiciels totalement gratuits dont les fonctions répondent amplement aux besoins d une petite entreprise. Les logiciels payants Là encore, l offre est pléthorique. Certains logiciels sont spécialisés dans un secteur d activité. D autres proposent également une gestion des contacts clients. N hésitez pas à tester les versions d essai. Certains logiciels s achètent et s installent sur un ordinateur et d autres se louent au mois. On y accède en se connectant à Internet et c est au prestataire que revient le soin de stocker et sauvegarder vos données. Pour ces derniers, les versions métiers existent rarement. Logiciels de bureautique Logiciels gratuits Logiciels payants Nécessitent peu d investissement si on dispose déjà d une suite bureautique Logiciels maîtrisés par la majorité des assistantes C est gratuit Versions d essai Modèles de mise en page Les fonctionnalités sont riches et peuvent être spécialisées dans un métier Evolution des logiciels (réglementation...) Formation voire d une assistance téléphonique Risque d effacer le fichier maquette C est à vous de créer un dossier sur votre ordinateur pour chaque client et d y enregistrer les devis et factures Recherches plus compliquées Pas d assistance téléphonique Sans mise à jour de leur créateur, ces logiciels peuvent devenir inutilisables en cas de remplacement de votre matériel informatique Pas toujours possible de réaliser des fichiers de sauvegarde Le coût du logiciel et des mises à jour (la location évite d investir au départ et permet d adapter son budget aux fonctions nécessaires) Avant de se lancer Définir ce que l on veut faire Souhaitez-vous simplifier la réalisation de vos devis et factures ou avez-vous aussi besoin de gérer vos contacts ou votre gestion? Quel budget êtes-vous prêt à consacrer à ce projet? Il faut définir précisément vos attentes et contraintes et les hiérarchiser. Se former Il ne faut pas hésiter à se faire expliquer le fonctionnement d un outil par le biais d une formation. Un des travers classiques de l informatique consiste à n utiliser que 20% des capacités d un logiciel. Préparer son entreprise Préparer le personnel de l entreprise afin d anticiper les freins qui pourraient mettre en péril le projet. Une communication en interne sur la solution qui va être intégrée permet d avoir une adhésion des utilisateurs dans la phase opérationnelle. Pièges à éviter Sur-estimer ses besoins Evitez d acheter un logiciel multi-fonctions si vous souhaitez uniquement réaliser des devis et factures présentables. Aller au moins cher Attention aux produits gratuits. Leurs éditeurs n ont aucune obligation de continuer à mettre à jour leurs logiciels. Si vous ne pouvez pas transférer les données sur du matériel neuf, les conséquences pourraient vous coûter plus cher qu un logiciel payant. Penser que l outil fera tout Attention aux décalages entre vos attentes et les fonctionnalités de la solution choisie. Listez vos besoins avant de faire un choix et vérifiez comment l outil peut y répondre

18 Vendre en ligne La vente en ligne aussi appelée «e-commerce» s est largement démocratisée ces dernières années. Les internautes sont moins réticents à payer en ligne et les possibilités de vendre sur Internet se sont étendues. Ainsi, il n est plus nécessaire d avoir un site pour être un «e-commerçant». A quoi ça sert? Vendre par un autre biais Internet est un nouveau canal de vente et peut être un moyen d augmenter votre chiffre d affaires. Votre zone de chalandise s étend ainsi bien au-delà de quelques dizaines de kilomètres. Ecouler des produits La vente en ligne peut permettre d écouler des invendus ou des produits rares car le nombre d acheteurs potentiels est beaucoup plus important que vos clients habituels. Vendre 24h/24 Même si votre entreprise est fermée, les internautes pourront passer commande

19 Comment vendre en ligne? Les plateformes d achat-vente grand public Ebay, Le Bon coin, Priceminister, vous connaissez peutêtre ces sites de mise en relation d acheteurs et de vendeurs qui utilisent le principe des petites annonces. Ces plateformes ne sont pas réservées aux particuliers. Certaines proposent d ailleurs des services spécifiques pour les entreprises (boutique personnalisée, gestion d un catalogue). Les sites d achats groupés Commerçants et artisans vendent sur ces sites des produits ou des services à prix cassés. Ce système permet de se faire connaître et/ou d écouler des invendus. Il est particulièrement adapté aux entreprises vendant des prestations : coiffure, hôtellerie, entretien automobile Les places de marchés L internaute paye et suit sa commande sur ces places de marché mais il est livré par des vendeurs partenaires. Ceux-ci bénéficient de la notoriété de la place de marché (comme Amazon, lafnac.com, laredoute.fr) et n ont pas besoin d investir dans un site. En contrepartie, une commission est prélevée sur les ventes. Il existe des places de marché généralistes (Pixmania, Rue du Commerce) et professionnelles (Hellopro, Cdiscountpro). Les sites de e-commerce clés en main De nombreux prestataires proposent d avoir son propre site e-commerce pour 30 à 100 par mois. Ces sites bénéficient de toutes les fonctions de bases pour vendre en ligne (gestion des commandes, du stock, du catalogue, paiement sécurisé ). Le graphisme est très souvent standardisé (place du menu, organisation du contenu) mais vous pouvez choisir les couleurs et les images. Les sites de e-commerce sur mesure Il s agit de sites réalisés selon vos attentes. Avant de consulter une agence de communication, il convient de rédiger un cahier des charges pour exprimer vos besoins de manière précise. Avant de se lancer Définir ce que l on veut vendre Il faut bien définir en amont son catalogue produit afin d anticiper la mise en place d une solution et le réapprovisonnement. Analyser sa concurrence Il est nécessaire de bien analyser la concurrence en ligne avant de se lancer car l offre est parfois pléthorique dans certains secteurs d activité. Réfléchir à son organisation La vente en ligne nécessite une organisation spécifique en particulier pour le suivi des ventes et pour la partie logistique (gestion du stock, réalisation des colis, suivi des livraisons ). Pièges à éviter C est le nouvel eldorado La vente en ligne est un domaine très concurrentiel. Dans certains secteurs d activité, il faut vraiment trouver des éléments de différentiation pour que le projet soit rentable. La réussite passe par un volume important de ventes. C est facile La vente en ligne demande des compétences particulières et le domaine est en constante évolution ce qui implique des remises en question constantes. Penser que vous allez multiplier les contacts Etre «présent» sur Internet ne crée pas de miracle. Si les internautes tapent le nom de votre entreprise, ils vous trouveront. Si en revanche ils cherchent une entreprise dans votre domaine, vous serez en concurrence avec de nombreuses autres entreprises. Pour vous démarquer, vous devrez mettre en place des actions pour être «visible sur Internet». Une autre fiche solution explique comment procéder

20 Notre communication est plus claire et plus stucturée Notre communication était morcelée car nous avions rajouté des «briques» au fur et à mesure de la construction de notre activité. La principale difficulté a donc été de définir au départ la façon de communiquer : faut-il faire évoluer le site existant? Est-il préférable de chercher à condenser toutes nos activités sur une seule page? Doit-on au contraire cloisonner nos différentes prestations? Finalement nous avons choisi de dissocier nos activités mais en conservant une charte graphique et une ergonomie commune. Nous arrivons aujourd hui à présenter nos différentes prestations de façon claire et structurée. Ce qui, à la base, pouvait sembler compliqué dans la mesure où elles sont assez différentes. Le dispositif Atouts Numériques nous a permis d y voir plus clair dans la façon de «réorchestrer» notre communication, en particulier dans l utilisation des outils de sites web. Par ailleurs, en posant un regard objectif sur nos différentes préoccupations, Atouts Numériques nous a aidé à redéfinir notre stratégie de communication et à travailler de façon pertinente avec notre prestataire. Nous avons pu de ce fait clairement énoncer nos besoins. Le conseil que je pourrais donner est de prendre du recul par rapport à son projet. Ensuite, il faut veiller à bien chiffrer son projet, par une demande de devis et en consultant plusieurs prestataires. Françoise Batifol Par Monts et Par Vaux Saint Martin de Valamas (07) Créée en 2011, PAR MONTS ET PAR VAUX est une entreprise ayant développé plusieurs activités autour du vélo : une agence de voyage proposant des circuits cyclistes, une petite base de loisirs spécialisée dans les sports de pleine nature intégrant un camping et un magasin de vélos

21 Présenter son entreprise sur Internet Améliorer sa visibilité sur les moteurs de recherche Développer le trafic de son site Internet Envoyer des s promotionnels W E B Etre présent sur les réseaux sociaux

22 Présenter son entreprise sur Internet Internet est devenu la première source d information pour la majorité des gens. C est pourquoi «exister» sur Internet devient incontournable. En fonction de vos moyens et vos objectifs, plusieurs solutions s offrent à vous pour présenter votre activité et votre entreprise. A quoi ça sert? Etre visible La diffusion de vos coordonnées (adresse, numéro de téléphone) voire de vos horaires d ouverture va permettre à de futurs clients de vous trouver. Créer une vitrine virtuelle Votre entreprise n est pas ouverte 24/24h et 7/7 jours. Internet permet de présenter quelques produits, services ou exemples de votre savoir-faire à n importe qui et n importe quand. Générer des contacts Même si votre entreprise est fermée, les internautes pourront prendre contact avec vous en remplissant un formulaire en ligne ou en vous envoyant un

23 Comment présenter son entreprise sur Internet? La géolocalisation Il s agit de vous référencer gratuitement sur l outil de géolocalisation de Google. En cherchant votre entreprise sur ce moteur de recherche, l internaute pourra situer l emplacement de votre entreprise et connaître vos coordonnées. Le portfolio Le portfolio virtuel consiste à diffuser sur Internet des photos de vos produits ou de vos réalisations en utilisant des services de catalogues en ligne, de partage de photos, de vidéos ou de diaporamas. Les annuaires Il en existe des centaines sur Internet. Généralistes ou spécialisés par métier, la majorité des annuaires sont gratuits. Certains permettent aux internautes de prendre directement contact avec l entreprise ou de donner leur avis. Les réseaux sociaux Facebook, Google +, Twitter, Créer un compte sur les réseaux sociaux permet d informer une communauté de personnes sur son activité et ses actualités : nouveau produit ou service, événement, promotions Vous pouvez aussi échanger avec ces personnes. Le blog Le blog permet de diffuser des informations sur son activité ou ses produits de manière plus détaillée que sur un réseau social. Les internautes peuvent réagir aux articles en écrivant des commentaires. Le contenu doit être régulièrement renouvelé. Les textes doivent être davantage éditoriaux que commerciaux. Le site vitrine Un site Internet permet une plus grande liberté dans l organisation de l information et le graphisme des pages. Il offre la possibilité de prendre contact avec l entreprise via un formulaire. Avant de se lancer Définir son objectif Dans un premier temps, il est nécessaire de bien définir les objectifs de sa présence sur Internet : présentation de produits, position sur le marché (référence)... Définir sa cible Il est nécessaire de bien définir la (ou les) cible(s) du site afin de présenter un contenu adapté à votre clientèle et ses besoins. Analyser la concurrence Votre entreprise sera sans doute comparée avec vos concurrents. Il est donc important de regarder ce qui se fait dans votre secteur d activité pour identifier et mieux définir ce que vous aimeriez faire. Pièges à éviter Ne pas affecter du temps Vous devrez prendre le temps de publier des actualités sous peine de perdre en crédibilité. Créer un site même s il ne comporte qu une seule page demande du temps : c est votre image qui est en jeu. Penser que vous allez multiplier les contacts Etre «présent» sur Internet n est pas miraculeux. Si les internautes tapent le nom de votre entreprise, ils vous trouveront. Si, en revanche, ils cherchent une entreprise dans votre domaine, vous serez en concurrence avec de nombreuses autres entreprises. Détourner une solution de son objectif Un blog ne sert pas à publier son catalogue de produits et un portfolio n a pas vocation à diffuser vos conditions générales de vente. La (ou les) solution(s) choisie(s) doivent rester cohérentes par rapport à votre cible et vos objectifs. Misez plutôt sur la complémentarités des solutions

24 Améliorer la visibilité de son site sur les moteurs de recherche De nombreuses entreprises disposent d un site internet mais peu d entre elles estiment qu il génère suffisamment de chiffre d affaires. Souvent le même diagnostic s impose : le site n a pas été identifié par les moteurs de recherche. Le référencement naturel consiste à optimiser votre position dans les pages de résultats de moteurs de recherche tels que Yahoo ou Google lorsqu un internaute tape des mots clés en lien avec votre activité. A quoi ça sert? Générer des contacts En augmentant le nombre de visiteurs sur votre site, vous avez plus de chances de transformer certains internautes en clients. Attirer des clients potentiels Inutile d attirer de nouveaux visiteurs s ils n ont aucune chance de devenir un jour des clients. Optimiser votre référencement naturel permet de générer un trafic qualifié sur votre site. Améliorer votre image Etre en première page de résultat d un moteur de recherche inspire souvent la confiance des internautes. Ils associent souvent ce positionnement à une certaine notoriété dans votre secteur d activité

25 Comment améliorer la visibilité de son site sur les moteurs de recherche? Le contenu du site Pour optimiser votre «référencement naturel», les moteurs de recherche doivent bien comprendre ce que vous proposez. Veillez donc à décrire en détail votre métier, vos produits et vos prestations sur votre site en utilisant des mots susceptibles d être saisis par des clients potentiels dans les moteurs de recherche. Les balises «title» Vous devez également demander à votre prestataire de faire figurer ces mêmes «mots-clés» dans les «balises title» de votre site. Ces balises permettent de mieux décrire votre site au moteur de recherche. Les échanges de liens Balise titre Vous pouvez conclure un accord avec des sites dont l activité est complémentaire à la vôtre (exemple un fleuriste et un vendeur de vase ou un paysagiste). En faisant chacun un lien vers le site de l autre, vous améliorerez mutuellement votre référencement naturel. Demandez à des blogueurs influents de faire un article sur votre entreprise en échange d une petite récompense : envoi d un produit en cadeau, invitation privilège à découvrir votre savoir-faire N oubliez pas de faire un lien vers ces blogs en retour. Réaliser des liens internes Faites des liens hypertextes entre les différentes pages de votre site sur des mots-clés significatifs. Le moteur de recherche comprendra ainsi que ces mots ont plus de valeur pour décrire le contenu de votre site. Balise description Avant de se lancer Faire un audit Faites réaliser un audit de visibilité de votre site Internet. Vous saurez ainsi s il existe des freins techniques à l indexation de votre site par les moteurs de recherche. Trouver le bon prestataire Fuyez les prestataires qui vous garantissent d être en première position sur les moteurs de recherche. Vous pouvez prendre conseil auprès de la société ayant réalisé votre site ou d une agence spécialisée dans le référencement naturel. Définir un objectif réalisable Commencez par mesurer votre positionnement sur certains mots clés grâce au site gratuit com. Puis essayez de déterminer sur quels mots il est plus pertinent de concentrer vos efforts en utilisant le générateur de mots-clés de Google. Ce dernier permet de connaître le nombre de requête et la concurrence des mots-clés (attention, c est une tendance). Pièges à éviter Se référencer uniquement sur des annuaires Les annuaires en ligne ne vous aideront pas à améliorer votre référencement naturel car le lien qu ils font vers votre site n est pas considéré par les moteurs de recherche comme un vrai lien hypertexte. Négliger les freins techniques au référencement d un site Attention aux sites constitués uniquement d images, mélangeant plusieurs langues, répétant 1000 fois le même mot-clé dans la même page ou copiant plusieurs paragraphes de texte déjà présents sur d autres sites. Les moteurs de recherche risquent de trouver votre site peu pertinent voire de vous exclure de leur indexation. Ecrire du contenu uniquement destiné aux moteurs de recherche N oubliez pas que les moteurs de recherche ne sont pas les seuls visiteurs de votre site. Vos textes doivent à la fois convaincre vos clients potentiels et séduire les moteurs de recherche. Une articulation pas toujours facile à mettre en œuvre

26 Développer le trafic de son site Internet Il ne suffit pas d avoir un site Internet pour voir affluer les clients. Dans la jungle du web, la concurrence est omniprésente. En dehors du référencement naturel, pour attirer des visiteurs sur son site, il faut investir du temps et un peu d argent. A quoi ça sert? Générer des contacts En augmentant le nombre de visiteurs sur votre site, vous avez plus de chance de transformer certains internautes en clients. Cibler ses clients Les moyens mis en œuvre pour développer le trafic d un site Internet permettent de cibler les internautes pouvant potentiellement devenir des clients. Développer des complémentarités avec un magasin physique Il est possible de mutualiser les actions marketing ayant vocation à augmenter simultanément le nombre de visiteurs d un site et la clientèle d un magasin

27 Comment développer le trafic de son site Internet? Les échanges de liens Pour multiplier vos chances d attirer de nouveaux visiteurs, vous pouvez conclure un accord avec des sites dont l activité est complémentaire à la vôtre (exemple un fleuriste et un vendeur de vase ou un paysagiste) : faites chacun un lien vers le site de l autre. Vous pouvez également demander à des blogueurs de faire un article sur vous en échange d une petite récompense : envoi d un produit en cadeau, invitation privilège à découvrir votre savoir-faire Les réseaux sociaux Etre présent sur Facebook, Twitter ou Pinterest peut être un moyen de vous faire connaitre auprès des amis de vos clients. Vous pouvez également vous en servir pour fidéliser une clientèle en les incitant à se rendre sur le site pour découvrir un nouveau produit, une réduction ou d autres actualités. Les ings On appelle ing un envoi en nombre d s. Ce procédé permet de faire de la publicité de manière beaucoup moins onéreuse qu un publipostage de catalogues ou de plaquettes commerciales. Vous pouvez envoyer du texte et des images avec des liens renvoyant vers certaines pages de votre site. Les destinataires peuvent être vos clients ou des personnes dans votre cible dont vous vous serez procuré l adresse auprès d un service de location de bases s. Les liens sponsorisés Les liens sponsorisés permettent de faire de la publicité sur Internet, notamment sur les moteurs de recherche. A chaque requête d un internaute, le moteur de recherche affiche en haut et à droite des résultats, des petites annonces publicitaires (encadrés ici en rouge) appelés «liens sponsorisés» ou «liens commerciaux». En cliquant sur votre annonce, l internaute arrive sur votre site. Chaque clic est facturé. Votre annonce ici Avant de se lancer Définir sa cible Il faut avant tout définir quel type de client vous souhaitez attirer et ce qui peut les intéresser dans votre offre. Ce travail préliminaire vous guidera dans les mots-clés et messages que vous utiliserez dans les actions mises en oeuvre. Définir des objectifs Vous n aurez peut-être ni le budget ni le temps de lancer plusieurs actions en même temps. Listez et priorisez vos objectifs : sur quelle période de l année faut-il privilégier la communication? Quel produit ou service faut-il mettre en avant? Définir un budget Le temps et l argent que vous pouvez consacrer au développement du trafic de votre site vous permettra de déterminer, parmi les leviers cités plus haut, ceux qui semblent réalisables. Pièges à éviter Faire comme le voisin Il peut être intéressant de prendre des informations autour de soi mais une bonne solution pour une entreprise ne l est pas forcement pour la vôtre. Croire qu un seul levier suffira En investissant uniquement dans le référencement naturel ou dans les ings, vous vous rendrez vite compte des limites de chaque levier de développement de trafic. Pour attirer de nouveaux visiteurs, vous devez multiplier les actions et les faire évoluer dans le temps. Ne pas consacrer du temps Chaque action doit être réfléchie et bien réalisée si vous souhaitez obtenir des résultats. N hésitez pas à demander des conseils avant de vous lancer

28 Envoyer des s promotionnels On appelle « ing» l envoi d un même message à plusieurs destinataires. Généralement plus court qu un courrier papier, l ing peut néanmoins contenir du texte, des images et des liens vers une ou plusieurs pages web. Selon ses objectifs, il existe plusieurs solutions pour envoyer ses propres ings. A quoi ça sert? Faire de la publicité à moindre coût Le coût de l affranchissement, l impression de flyers ou de catalogues et la mise sous plis rendent les mailings «papier» très onéreux. On estime qu un envoi par coûte 100 fois moins cher qu un courrier. Fidéliser ses clients L ing permet de proposer des offres privilèges à ses meilleurs clients ou de leur faire part d un nouveau produit/service. Faire venir des visiteurs sur votre site Vous pouvez créer des liens hypertextes renvoyant sur votre site Internet pour y générer du trafic. Vous pourrez en outre être plus concis dans votre ing et développer votre propos sur le site

29 Comment envoyer des s promotionnels? Utiliser sa messagerie électronique Vous pouvez utiliser votre messagerie professionnelle pour faire vos envois d ing en prenant néanmoins la précaution de mettre les destinataires en copie cachée invisible (Cci). Vous risquez néanmoins d être considéré comme un «spammeur» par les messageries des destinataires. Au mieux, votre message arrivera dans le dossier «courrier indésirable». Au pire, il sera supprimé et vous ne pourrez plus jamais envoyer de message (même en envoi unique) à ces personnes. C est gratuit Envois limités à un certain nombre de destinataires Risque d être considéré comme «spammeurs» Peu de mise en page possible Faire appel à un service de location de fichiers d adresses Des sociétés disposent de très nombreuses adresses s segmentées par profils. Elles vous aident à concevoir votre message (mise en page) et envoient l ing pour votre compte. Le coût varie selon le nombre de destinataires. Mise en page soignée Utile si vous n avez pas les adresses s de votre cible Statistiques fournies (taux d ouverture de votre message) Vous devez chaque fois repayer l utilisation des adresses s Les adresses fournies ne sont pas toujours à jour (supprimées, plus utilisées) Utiliser un outil d ing Vous pouvez soit installer un logiciel (gratuit ou payant) sur votre ordinateur, soit louer une application accessible via un navigateur Internet. Ces outils permettent de réaliser une mise en page soignée, de classer son carnet d adresses s par listes (clients fidèles, personnes avec enfants ) et d avoir des statistiques sur les taux d ouverture et les liens cliqués. Même si vous optez pour une solution gratuite, vous devrez vous acquitter d un coût de routage proportionnel au nombre d s envoyés. Mise en page soignée Segmentation des contacts Statistiques Prix du routage (environ 20 pour s, 300 pour s) Avant de se lancer Déterminer ses besoins Le choix d une solution dépend avant tout de la fréquence d envoi de vos ing et du nombre de destinataires. Déterminez en premier lieu l objectif de vos envois (publicité, fidélisation) et le volume approximatif d s que vous souhaitez envoyer par an. Collecter des adresses s Si vous ne souhaitez pas utiliser un service de location de fichiers d adresses, vous devez vous-même collecter des adresses s en demandant celles de vos clients, en organisant un concours en magasin ou en mettant un formulaire d inscription sur votre site internet. Tester des solutions avant de s engager N hésitez pas à télécharger des versions d essai ou à demander des démonstrations des outils d ing. Vérifiez que vous pouvez réaliser la mise en page que vous souhaitez, que les statistiques disponibles vous conviennent (exemple : savoir qui a ouvert votre message), ou encore que la base de contacts est flexible (possibilité d importer votre base client). Pièges à éviter Négliger le routage Si vous choisissez d envoyer vos ings depuis votre messagerie professionnelle, n oubliez pas que vous risquez d être radié par certains opérateurs. Cette solution convient aux envois vers peu de destinataires. «Spammer» ses destinataires Il est interdit d envoyer des s promotionnels à une personne ne l ayant pas demandé. Vous devez obtenir une validation explicite de sa part et lui permettre de se désinscrire de votre base. Envoyer trop d ing N envoyez pas plus d un par mois au même destinataire, il pourrait vite se lasser. S il le demande, vous êtes dans l obligation de le retirer de votre liste de diffusion

30 Etre présent sur les réseaux sociaux Facebook, Twitter, Pinterest, Google + Les réseaux sociaux ne sont pas réservés au grand public. Les petites entreprises peuvent tirer parti de ce média pour diffuser de l information, gagner en notoriété, trouver ou fidéliser des clients. Voici quelques pistes pour tirer profit des réseaux sociaux. A quoi ça sert? Etre présent sur Internet Si vous n avez pas de site Internet, vous pouvez utiliser les réseaux sociaux comme une vitrine de votre activité : coordonnées, photos de votre entreprise et de quelques réalisations, actualités Fidéliser ses clients Les réseaux sociaux vous permettent d informer directement vos clients «amis» sans leur envoyer d . Faire venir des visiteurs sur votre site Le réseau social et le site Internet sont complémentaires. Le premier permet plus d interagir plus facilement avec les internautes, le second, d organiser vos textes et images à votre convenance

31 Comment être présent sur les réseaux sociaux? Créer une vitrine Votre «page» ou votre «profil» doit donner toutes les informations susceptibles d intéresser vos clients : coordonnées, horaires d ouvertures, produits et services Vous pouvez partager des photos ou des vidéos pour rendre plus concrète votre activité. Générer des interactions Essayez de susciter des retours de la part des visiteurs de votre page ou profil : commentaires, transferts vers un ami, «j aime» Pour cela, communiquez de manière plus «personnelle» : montrez la vie de l entreprise, demandez l avis des internautes sur un sujet Et répondez aux commentaires. Développer le nombre d «amis» Si vous avez un magasin, affichez que vous êtes présent sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également envoyer un à vos clients pour les inviter à devenir vos «amis». N oubliez pas de montrer l intérêt de devenir votre «ami» sur les réseaux sociaux (être averti des promotions, avoir des informations sur la vie de l entreprise ). 65% des internautes entrent dans la communauté d une entreprise pour bénéficier de bons plans et de réductions. Un réseau social peut aussi être présenté comme un club offrant des privilèges. Pourquoi suivez-vous des marques ou entreprises sur les réseaux sociaux? Bénéficier de bons plans et réductions Connaître les nouveautés Suivre son actualité Etre invité à des événements Affirmer votre proximité Faire partie d une communauté autour de l entreprise Autre but 1% 21% 19% 28% 58% 56% 65% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Source : Journal du net - Proposer des services Le réseau social permet de proposer un service à valeur ajoutée au client complémentaire au site Internet. Exemple : diffuser de l actualité sur un secteur d activité, assurer le service après-vente. Avant de se lancer Définir ce que l on veut faire Définissez les objectifs de votre démarche et essayez de déterminer à quelle fréquence vous publierez de l information. Se dégager du temps Si vous n avez pas le temps de mettre à jour votre page et de diffuser de l information, ne créez pas de profil. Le site Internet sera sans doute mieux adapté. Comprendre la philosophie de chaque réseau social Allez voir les profils d autres utilisateurs du réseau social pour en connaître les codes : comment rédiger, quel ton adopter, quels types d information publier Pièges à éviter Etre sur tous les réseaux sociaux Vous pouvez créer un profil sur tous les réseaux sociaux à condition d avoir le temps de tous les mettre à jour. Si vous restez inactif, votre entreprise pourrait être perçue comme peu dynamique. Mal réagir aux commentaires négatifs Vous devez rester diplomate même si un client critique votre entreprise sur votre profil. Ne supprimez pas son commentaire, proposez-lui plutôt une conciliation. Faites une réponse mesurée. Faire uniquement de la publicité Les internautes attendent des entreprises présentes sur les réseaux une certaine proximité. Les informations publiées ne doivent pas avoir un intérêt purement commercial. Penser que les réseaux sociaux font des miracles Il ne suffit pas de créer un profil sur un réseau social pour multiplier les contacts

32 Nous nous transmettions les informations via des clés USB A l origine, nous avions un petit réseau, mais avec l installation de nouveaux logiciels, puis de nouveaux ordinateurs, il a disparu. De ce fait, nous nous transmettions les informations via des clés USB. Nous avons donc souhaité connecter différents ordinateurs et partager une imprimante afin de gagner du temps et d améliorer le travail collaboratif. Nous avons également voulu sécuriser nos données car il n y avait pas de réelle sauvegarde. La démarche d Atouts Numériques est bien adaptée. En groupe, nous avons visualisé les outils de sauvegarde qui existent grâce au témoignage d une entreprise participant à la formation. Le fait d espacer les interventions au bureau a permis de mettre en place le réseau et la sauvegarde et d en améliorer l utilisation entre chaque rendez-vous. Toute seule, cela aurait été difficile d installer et de faire fonctionner correctement ce système. Aujourd hui je me sens rassurée car nous pouvons travailler dans de meilleures conditions. Corinne Cartillier Co-gérante de C.G. Cartillier Genouilleux (01) Créée en 2006, la SARL C.G. CARTILLIER est spécialisée dans la sous-traitance de câblage d armoire électrique dans le tertiaire, l industrie et les machines spéciales

33 S équiper en matériel informatique Accéder aux données de l entreprise à distance Partager ses fichiers Sécuriser ses données M A T É R I E L & S É C U R I T É

34 S équiper en matériel informatique Même si vous les achetez parfois au même endroit, un ordinateur personnel et un ordinateur professionnel se choisissent différemment. Les usages mais surtout l exigence de fonctionnement ne sont pas identiques. Voici quelques critères à respecter lors de tout achat informatique (ordinateur, imprimante, tablette ). A quoi ça sert? Gagner en performance Au fil des années, vous constatez des ralentissements répétés ou des plantages. Le matériel informatique vieillit assez vite (3 à 5 ans) et fait perdre beaucoup de temps aux utilisateurs qui doivent attendre lors des traitements de données. Eviter les pannes et les pertes de temps Les garanties excèdent rarement 3 ans. Au-delà, vous ne pourrez pas bénéficier de matériel de remplacement ou d une maintenance rapide de votre matériel car les pièces n existent plus. La panne informatique peut entrainer également des pertes de données importantes pour l entreprise. Vous êtes limité par votre équipement Les logiciels se perfectionnent avec le temps mais deviennent également plus gourmands en espace disque. Si vous utilisez un matériel trop ancien, vous constaterez qu il est difficile d utiliser les dernières versions de logiciel car le fonctionnement est trop lent pour être réellement utilisable

35 Comment s équiper en matériel informatique? Se remettre à jour sur les caractéristiques techniques Les technologies évoluant très vite, vous aurez besoin de vous faire expliquer les grandes différences techniques entre les différents modèles. En 2 ans, les standards changent complètement. Prendre plusieurs avis N hésitez pas à consulter plusieurs vendeurs professionnels et à rechercher des avis d utilisateur sur Internet. Grouper vos achats Si votre entreprise a besoin de plusieurs modèles de matériels identiques (des ordinateurs par exemple), achetez-les en même temps. Vous pourrez ainsi négocier des prix et ne vous soucier du renouvellement du matériel que tous les 3-4 ans. Garantie et maintenance Si vous avez besoin quotidiennement de votre ordinateur, choisissez un contrat de maintenance professionnel sur site. Un technicien pourra ainsi intervenir dans votre entreprise et la prise en charge de la panne se fera dans un délai limité. Cette solution évite la perte de temps et l absence du matériel pendant une période qui peut être importante. Uniformiser votre parc matériel Choisissez soit du matériel Apple, soit du matériel d autres constructeurs. Vous éviterez d acheter la connectique et les logiciels compatibles avec chaque type de produit et de connaître différents environnements de travail. Avant de se lancer Recenser vos besoins Listez des usages et des besoins concrets : utilisation d un logiciel en particulier, impression de 500 pages/ semaine, besoin d un ordinateur portable ayant une autonomie d une journée, pas trop lourd Vous pourrez ainsi prioriser vos besoins et vous concentrer sur un (ou deux) critère(s) déterminant(s). Comparer les prix La différence de prix entre les modèles s explique d abord par les performances. Mais à critères égaux, il est parfois difficile de faire la différence entre deux modèles. Privilégiez donc le service et en particulier la durée de la garantie. La mémoire : un point clé L ordinateur sera plus efficace si vous l équipez avec beaucoup de mémoire RAM. N hésitez pas à augmenter cette dernière si cela est possible. Pièges à éviter Les coûts cachés Soyez vigilant sur les coûts cachés qui sont souvent propres à chaque type de matériel. Concernant les imprimantes et les photocopieuses, renseignez-vous sur le prix des consommables. Les tablettes disposent souvent d une connectique particulière qui contraint à acheter des câbles ou des adaptateurs en sus. Enfin, intéressez-vous aux logiciels (bureautique, anti-virus ) fournis avec les ordinateurs. Maintenance Si vous êtes dépendant de votre matériel informatique, ne négligez pas la maintenance : délai d intervention et/ou de réparation, matériel de remplacement L assurance N oubliez pas d assurer votre matériel informatique contre le vol

36 Accéder aux données de l entreprise à distance Que vous soyez en déplacement ou chez vous, vous pouvez avoir besoin d un document stocké sur l ordinateur de l entreprise. Les outils d accès à distance permettent de récupérer un fichier voire de le modifier directement sur l ordinateur hors de votre lieu habituel de travail. A quoi ça sert? Travailler de chez soi Le soir ou le week-end ou par suite d intempéries, vous pouvez avoir besoin de travailler chez vous sans avoir pris soin d enregistrer un fichier sur une clé USB avant de quitter votre entreprise. Récupérer un document quand on est en clientèle Lorsque vous êtes chez un client, vous pouvez avoir besoin d une plaquette, d images de démonstration ou d un modèle de devis. Eviter de stocker des fichiers sur un support amovible Transporter des données sur une clé USB vous expose au risque de perte ou de vol. Vous êtes par ailleurs limité par le volume de stockage de ces supports

37 Comment accéder aux données de l entreprise à distance? Les services de partage de fichiers Ces sites Internet proposent d héberger vos données et ainsi de vous permettre d y accéder depuis tout ordinateur connecté à Internet. Les services de partage de fichiers gratuits offrent généralement un espace de stockage limité et ne garantissent pas une continuité de service. Les offres plus complètes sont en général payantes. Ces sites vous permettent d organiser vos données en dossiers et sous-dossiers et d attribuer des droits d accès. Pour vous permettre de travailler réellement à distance, toutes les données de l entreprise doivent y être stockées sinon vous ne pourrez pas accéder à la dernière version d un fichier (modifié dans la journée par exemple). Les logiciels de prise de contrôle à distance A l origine conçus pour faire du dépannage informatique, ces outils permettent de récupérer un fichier ou d ouvrir un logiciel à distance. Le logiciel doit être installé sur l ordinateur piloté à distance et l ordinateur pilote. Le «pilote» voit dans une fenêtre l écran du «piloté» et peut cliquer sur les icônes. Ce type de logiciel existe en version gratuite et en version payante plus riche en fonctionnalités. Il peut présenter des risques en matière de sécurité pour l ordinateur «piloté». Les plateformes de gestion électronique de documents (GED) Il s agit de services payants permettant d archiver et de classer de très nombreux documents. Une GED vous permettra de stocker toutes les factures reçues et scannées par exemple. Chaque accès étant nominatif, vous pouvez attribuer des droits de rédacteur (ajout et modification de document) ou de simple lecteur à vos collaborateurs. Le VPN réseau privé internet Un VPN (Virtual Private Network) permet d accéder à la totalité des fichiers d une entreprise en toute sécurité. Les données qui transitent sont chiffrées grâce à une technique de «tunnel» et sont donc inaccessibles aux autres internautes. Ce cryptage est rendu possible grâce à un certificat électronique. Faites mettre en place un VPN par un informaticien si les fichiers de l entreprise sont en réseau (sur un serveur) et que vous avez besoin d y accéder fréquemment. Avant de se lancer Déterminer la fréquence du besoin Avant de choisir une solution, demandez-vous à quelle fréquence vous aurez besoin d accéder aux données de l entreprise à distance : tous les jours? Une fois par semaine? Evaluer l usage Vous devrez également vous interroger sur la nature de cet accès distant : souhaitez-vous simplement consulter des données ou pouvoir aussi les modifier? Connaître le degré de confidentialité des données Les solutions d accès distant ne présentent pas toutes le même degré de sécurisation. Vous devez donc déterminer la confidentialité des données auxquelles vous souhaitez accéder avant de faire votre choix. Qualité de votre connexion Internet Prenez en compte la qualité de votre accès à Internet car il limitera de fait le choix de la solution finale. Pièges à éviter Négliger la sécurité Si vous pensez que votre petite entreprise n intéresse pas les pirates informatiques, vous vous trompez. Ils sont toujours à l affut d une faille de sécurité pour prendre le contrôle d un ordinateur et s en servir pour lancer une attaque sur une cible plus lucrative. Vouloir tout faire seul Si vous souhaitez mettre en place un VPN, adressez vous à un informaticien. N essayez pas de le faire seul sous prétexte que c est trop cher. Si vous utilisez un VPN sans certificat électronique, vous risquez de rendre votre système perméable aux attaques informatiques. Négliger les sauvegardes Les données accessibles à distance sont potentiellement modifiées à des horaires différents des heures de bureau (week-end, soir, ). Intégrez cette notion dans votre stratégie de sauvegarde. De même, si les données sont hébergées par un tiers (GED), vérifiez si les sauvegardes sont réalisées et dans quelles conditions

38 Partager ses fichiers Comme la plupart des entreprises, vous avez sans doute déjà eu besoin de partager des fichiers : avec un collaborateur sans lui donner accès à votre ordinateur, avec un client pour essayer de contourner la limite de poids de fichier de sa messagerie, pour travailler à distance sur des dossiers laissés sur l ordinateur de l entreprise. A quoi ça sert? Travailler à plusieurs sur un même fichier Dès lors que vous disposez d au moins deux ordinateurs dans l entreprise, vous pouvez avoir besoin de partager des fichiers. Ce système permet à plusieurs personnes d accéder à certains fichiers en fonction des droits attribués à chacun. Envoyer un fichier volumineux Les messageries empêchent souvent l envoi de fichier supérieur à 10 Mo (voire 2 Mo). Grâce au partage de fichier, vous n êtes plus limité par le poids de vos documents, images, vidéos, pièces CAO... Accéder à distance à des fichiers Certaines solutions de partage de fichiers permettent d accéder à un ensemble de fichiers de n importe quel ordinateur connecté à Internet de manière sécurisée

39 Comment partager ses fichiers? Partager des fichiers en interne Le réseau informatique Il s agit de relier informatiquement les ordinateurs de l entreprise à un «serveur». Celui-ci stocke tous les fichiers de l entreprise. On peut créer un espace commun pour le partage de fichiers et des espaces privés pour chaque collaborateur. Le réseau informatique permet également de partager des périphériques comme des imprimantes. Les services de partage en ligne De nombreux services proposent de stocker des fichiers sur Internet et de donner un accès à certaines personnes. La plupart des sites gratuits restreignent leur service en limitant le volume de fichiers stockés ou le nombre d utilisateurs. La continuité de services n est, par ailleurs, pas toujours garantie. Les offres professionnelles sont en général facturées au mois. Elles permettent de stocker plusieurs giga-octets de fichiers et de créer des espaces privatifs pour les utilisateurs, y compris extérieurs à l entreprise (fournisseurs, clients). Ceux-ci accèdent au service de partage de fichiers grâce à des identifiants personnels (login et mot de passe). Partager des fichiers avec des clients ou des fournisseurs Les sites d envoi de fichier L accès à ces services ne demande pas nécessairement de s identifier sur le site. Il suffit de fournir le fichier à partager et les adresses mail du (ou des) destinataire(s) à qui le fichier doit être adressé. Le site se charge de leur envoyer un lien hypertexte permettant de télécharger le fichier. Si la taille du fichier déposé et la durée de stockage sont souvent limitées, ces sites offrent néanmoins des volumes de stockage importants (jusqu à 10 Go). Le serveur FTP Il s agit de créer un espace sur le serveur de l entreprise qui sera accessible par Internet. Cet accès est généralement protégé par un identifiant et un mot de passe. Si l entreprise possède un site web, elle peut demander à son hébergeur de lui créer un espace pour échanger des fichiers en FTP. Il est possible de donner accès à tout ou partie du FTP à un tiers (client, fournisseur, expert comptable ) Avant de se lancer Définir ses besoins Avant de choisir une solution, évaluez le volume de fichiers que vous souhaiteriez partager ainsi que le nombre et le type d utilisateurs (interne / tiers) auxquels vous souhaitez donner un accès. Faire le tri dans les fichiers Profitez de ce nouveau projet pour faire le tri dans vos dossiers informatiques. Archivez sur un support de sauvegarde les fichiers dont vous n avez plus besoin. Etablir des règles de partage des fichiers Etablissez des règles à propos de l arborescence, de la charte de nommage, de la gestion des droits d accès, du type de fichiers stockés sur les différents supports. Si vous choisissez une solution en ligne (FTP ou partage de fichiers), vérifiez l accès réseau des différents utilisateurs. Pièges à éviter Négliger la sécurité Si votre partage de fichiers est mal défini ou utilise des sites douteux, vous risquez de mettre en danger toutes vos informations. Si votre système est ouvert, un pirate informatique pourrait s en servir pour vous attaquer ou attaquer une autre entreprise. Par ailleurs, contrôlez les accès, même pour les salariés de l entreprise, et vérifiez que chaque utilisateur n a accès qu aux données qui le concernent. Vouloir tout faire seul Si vous souhaitez mettre en place un réseau informatique ou un FTP, demandez conse il à un professionnel de l informatique. Vous éviterez ainsi de provoquer des dysfonctionnements ou de rendre votre système perméable aux attaques informatiques. Pensez également à impliquer l ensemble des salariés dans l organisation des dossiers

40 Sécuriser ses données Toutes les entreprises sont quotidiennement exposées aux risques d attaques informatiques. Il est donc primordial de mettre en œuvre de façon préventive des moyens de protection. Chaque poste informatique ainsi que le serveur de fichiers doivent être sécurisés. A quoi ça sert? Eviter de perdre des données Une mauvaise manipulation, un vol, une attaque informatique ou un virus peuvent vous conduire à perdre des données. C est pourquoi il est essentiel de mettre en place des moyens préventifs pour sécuriser vos données. Assurer la continuité de son activité en cas de sinistre La perte de tout ou partie de vos données peut entrainer un ralentissement voire un arrêt de votre activité. Même si vous utilisez peu l informatique, vous constaterez que vous êtes néanmoins dépendant de vos données. Respecter la loi En cas de perte ou de vol de données personnelles appartenant à des particuliers (noms, adresses, numéros de téléphone ), vous pouvez être tenu responsable (article 34 de la loi Informatique et Libertés) si vous n avez pas mis en œuvre des moyens de protection suffisants

41 Comment sécuriser ses données? Utiliser un anti-virus Ce logiciel surveille et analyse régulièrement l ensemble des fichiers puis filtre les contenus suspects. Une fois l anomalie détectée, il vous en informe et vous propose de la détruire. La plupart des logiciels antivirus intègrent également une protection antispam qui permet d analyser l ensemble des messages entrants avant qu ils ne soient délivrés au destinataire. Utiliser un pare-feu Un pare-feu ou firewall (en anglais) désigne un dispositif capable de bloquer les virus et d éviter la fuite d informations vers l extérieur. Il joue un rôle de douanier vis-à-vis des flux de données entrants et sortants de l ordinateur, notamment ceux provenant d Internet. Sauvegarder ses données Vous pouvez enregistrer vos données sur des DVD, des disques durs externes ou des bandes magnétiques. La fréquence de sauvegarde est en général proportionnelle au volume de données créées. Gardez vos supports de sauvegarde en dehors de l entreprise et testez-les de temps en temps pour voir si tout a bien été enregistré. Si vous ne parvenez pas à sauvegarder régulièrement vos données, optez pour un service de sauvegarde en ligne. Vos données seront récupérées automatiquement via Internet et stockées dans un lieu sûr par ce service. Mettre son serveur en sécurité Si les ordinateurs de votre entreprise partagent des fichiers, vous possédez probablement un serveur. Ce dernier stockant toutes les données de l entreprise, vous devez judicieusement choisir son emplacement. Evitez les lieux de passages (entrée, salle d attente), les petites pièces (la chaleur augmente plus vite), les zones où les risques d humidité sont importants (gaines incendies, conduites d eau, sous-sol). Mettre à jour ses logiciels Les logiciels ont tous des malfaçons et des bugs. Ces trous de sécurité représentent un danger potentiel pour vos données car ils pourraient être exploités par des pirates informatiques. La mise à jour des logiciels et des systèmes d exploitation permet de corriger les failles de sécurité. Avant de se lancer Faire un état des lieux tous les matériels et logiciels Recenser tous les matériels de l entreprise stockant des données informatiques : ordinateur fixe et portable, téléphone, tablette. Faites également la liste des logiciels (comptabilité, gestion commerciale, caisse) contenant des données. Vous aurez ainsi une meilleure vision de ce que vous devez protéger. Recenser les données les plus sensibles Essayez de déterminer quelles sont les données dont vous ne pourriez pas vous passer pour travailler. Ce sont elles qu il faut protéger en premier. Prévenir les erreurs humaines La majorité des pertes de données sont dues à des erreurs commises par le personnel de l entreprise : mauvaise manipulation, connexion d une clé USB personnelle contenant un virus, mot de passe écrit sur un post-it, café renversé sur du matériel... N hésitez pas à faire de la prévention régulière auprès de votre équipe. Pièges à éviter Ne pas faire de mise à jour Un pare-feu et un anti-virus doivent constamment être à jour pour tenir compte des toutes dernières attaques informatiques repérées par les éditeurs de ces outils. Croire que vous serez protégé à 100% Aucun dispositif de sécurité informatique n est entièrement fiable. C est pourquoi vous devez mettre à l abri vos données confidentielles et ne pas négliger vos sauvegardes. Croire que vous n êtes pas concerné Une simple panne ou un vol de matériel peut avoir des conséquences désastreuses pour l activité de votre entreprise : perte de vos commandes, de vos devis ou des études en cours

42 Découvrez également les fiches métiers Un catalogue de 20 fiches 20 fiches ont été créées spécifiquement pour répondre aux besoins des entreprises des métiers de bouche, du BTP, de la fabrication, des services/réparation et du tourisme. Métiers de bouche Choisir un logiciel de caisse Choisir un logiciel de gestion de la production Métiers du BTP Planifier ses chantiers Assurer le suivi de ses chantiers Utiliser une bibliothèque d articles et d ouvrages Suivre ses devis, factures et acomptes Consulter et modifier des plans électriques Concevoir un jardin sur ordinateur Fabrication Choisir un logiciel de CAO Suivre et gérer sa production Vendre ses créations sur Internet

43 Services & Réparation Gérer le planning du personnel Gérer ses rendez-vous Gérer ses contacts clients Gérer un atelier mécanique ou une carrosserie Présenter et protéger une base d images Tourisme Gérer ses réservations touristiques Promouvoir son établissement touristique sur Internet Gérer la e-réputation de son établissement touristique Mettre en place un accès Internet pour ses clients Téléchargez toutes les fiches sur atouts-artisanat.com/atouts-numeriques Allez sur : atouts-artisanat.com/atouts-numeriques Inscrivez-vous gratuitement à l espace documentaire Téléchargez les fiches

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