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1 Tous vos documents, où vous voulez, quand vous voulez...

2 Dynamisez votre image de marque! Une solution de gestion et d archivage électronique avec accès instantané! GroupDoc est une solution de gestion et d archivage électronique de documents qui permet un accès instantané à tous les documents qui sont gérés dans votre organisation. Cet accès est possible depuis n importe quel environnement applicatif et pour n importe quel utilisateur autorisé. De puissantes fonctions de GED vous permettent d élaborer, de distribuer, de valider et de publier vos documents avant que ceux-ci ne soient automatiquement archivés. Ces fonctions sont à l image de la consultation des archives : intuitives, sûres et conviviales. n GroupDoc un outil stratégique! Al heure où la maîtrise de l information est devenue un outil stratégique et un facteur de différenciation concurrentiel, GroupDoc vient à point nommé pour répondre à des questions de pérennité de l information, de partage et de sécurité. Son retour sur investissement se déclinant en mois, on comprend mieux pourquoi GroupDoc est un outil précieux dans la lutte contre l inflation des coûts administratifs. n Des documents standardisés et conviviaux Une forte intégration de GroupDoc avec le monde de la bureautique et du Groupware permet à vos utilisateurs, même novices, de créer rapidement des documents conformes à l image de marque de votre organisation. Une fois créés, les documents sont injectés dans un moteur de workflow pour recevoir d éventuels visa et corrections. Ce processus terminé, ils sont convertis en image et indexés automatiquement dans la structure d archivage de GroupDoc. Vous avez ainsi en tout temps, une copie conforme de ce que vos correspondants ont reçu et une traçabilité parfaite des événements et acteurs intervenus lors de l élaboration des documents. n

3 Eliminez le papier superflu! Économisez des mètres-carrés d archivage Que ce soit pour numériser vos archives actuelles ou simplement le courrier et les documents entrants dans votre organisation, GroupDoc vous offre de multiples possibilités de scannage à la fois sûres et rapides (code-barre, OCR, etc...). n Retrouvez vos documents de manière intuitive! Recherche des documents multi-critères GroupDoc s appuie sur une structure de classement à la fois riche et simple à utiliser. L intérêt majeur étant que l on peut accéder à celle-ci à n importe quel niveau directement depuis les applications de gestion. Le classement des documents peut être enrichi, entre autres, par des mots-clefs et des types de documents. Ces deux critères vous permettent d affiner vos recherches. Supprimez vos microfiches! Diminution drastique des coûts GroupDoc comprend une puissante fonction d archivage de fichiers spoules : elle vous permet de les archiver de manière entièrement automatique en fonction des critères d indexation se trouvant sur le fichier lui-même. Une gestion conviviale des fonds de pages vous permet d être en mesure de pouvoir visualiser et imprimer fidèlement et en tout temps ce qu un client a reçu. n L intégration totale de GroupDoc à votre environnement applicatif vous permet pour la première fois de matérialiser le lien logique qu il y a entre les données de vos systèmes d information et celles contenues dans vos documents. n

4 Publiez vos documents! Partage de l information pour mieux décider L intégration de GroupDoc avec des produits de Groupware tels que Lotus Notes vous permet de distribuer, de valider, de partager et de publier tous les documents archivés ou en cours d élaboration. Il va de soi que n importe quel document Lotus Notes peut devenir un document archivé dans GroupDoc par simple clic sur un bou- Valorisez votre service à la clientèle! Une efficacité administrative jamais vue GroupDoc gère tous les types de documents qui sont susceptibles d entrer et de sortir de votre organisation vous permettant enfin d avoir une vue consolidée de dossiers clients par exemple. Il va sans dire que cette exploitation se fait à partir d un seul et même poste de travail ce qui est synonyme de productivité accrue et de meilleur service à la clientèle. n Distribuez et classez vos fax sans courir! Réactivité accrue face aux demandes des clients GroupDoc vous permet de recevoir vos fax de manière centralisée, de les distribuer puis de les classer sans jamais devoir les imprimer. Le classement peut se faire à la réception ou par le collaborateur concerné qui reçoit le fax.

5 Une gestion de tous les documents entrants et sortants de l entreprise! n Une interface de travail conviviale et intuitive, n Une gestion performante des fax, n Une meilleure efficacité et un service à la clientèle optimal grâce à l accès partagé à l information, n Une image de marque cohérente grâce à des documents standards créés automatiquement. Intégration fax Fichiers PC bureautique, son, vidéo,... Lotus Domino Intégration , Lotus Notes, OutLook Accès sécurisé PC portable Unités optique Fichiers spoules Documents scannés Fichiers de données Une ouverture et une intégration sans précédent! n Un nombre impressionnant d interfaces de programmation et de points de sortie, n Un accès immédiat aux archives depuis n importe quel contexte applicatif, n Une intégration complète avec des outils de bureautique et de travail de groupe, tels que MS/Office et Lotus Notes.

6 GroupDoc c est aussi... n Structure d archivage adaptable aux besoins à l aide d un simple paramétrage n Gestion et archivage des fichiers spoules, des documents scannés, des documents PC (tous éditeurs), des fax, des mails, des documents Lotus Notes, Son, Vidéo, etc... n Pour tous les documents archivés : affichage, impression, envoi, modification de l indexation, etc... n Possibilité de mettre en place des sécurités de manière très fine (par groupe d utilisateurs, type de document, etc...) n Appel de GroupDoc depuis les applications en mode caractères d un système hôte, ou les applications client-serveur des environnements AS/400, NT, Unix, MVS, etc... n Gestion des unités de stockage optique n Création et archivage automatique de documents de bureautique à partir de modèles et de données importées n Conversion des documents PC en format Image n Réception centralisée des fax et distribution via la messagerie n Importation de spoules SCS et AFP avec indexation entièrement automatique sur la base des informations contenues dans le fichier spoule n Possibilité de scinder les spoules lors de l importation en documents indépendamment de leur nombre de pages n Gestion des fonds de pages n Scannage avec indexation manuelle n Scannage en batch avec reconnaissance optique de caractères ou de codes à barres et indexation automatique n Importation de mails n Importation de documents Lotus Notes n Distribution des documents via la messagerie n Circulation des documents avec attribution automatique de visa électroniques n Archivage de documents directement depuis les éditeurs PC n Système de sécurité centralisé n Viewer universel pour tous les documents n Etc... Fiche technique Matériel(s)/Système(s) d exploitation : Serveur : Windows NT, IBM AS/400 (OS/400) Client : Windows 95, NT Développement orienté objet Outil de développement : Obsydian Architecture : Client/Serveur Votre distributeur Toutes les marques citées dans ce document appartiennent à leurs propriétai- TECHNOLOGIES INFORMATIQUES CODI SA Techno-pôle CH-3960 Sierre Tél : ++41 (0) 27/ Fax : ++41 (0) 27/ info@ti-informatique.com

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