Tour de France Agir Ensemble. Notice de l atelier gestes professionnels. Villes, Universités, Écoles, Étudiants, tous éco-responsables!

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1 Tour de France Agir Ensemble Villes, Universités, Écoles, Étudiants, tous éco-responsables! Notice de l atelier gestes professionnels Olivier Herrmann Directeur Associé olivier.herrmann@cabinet-latitude.fr François Plantard Coordinateur de l opération francois.plantard@cabinet-latitude.fr

2 La genèse du Tour de France Agir Ensemble Depuis 2010, l AVUF et l ADEME en partenariat avec la CDC, la CPU, la MGEN, l association CIRCES et 18 CROUS organisent le «Tour de France universitaire des gestes éco-responsables», opération de sensibilisation d envergure nationale à destination des étudiants. Ces derniers sont invités, au sein des restaurants universitaires, à participer à divers ateliers sur le thème de la consommation, du tri, de l énergie, etc. En 2013, dans la cadre de la 4 ème édition du Tour de France universitaire des gestes éco-responsables, l Université de Rouen et l ADEME Haute-Normandie ont souhaité profiter de la présence de cette opération sur les communes où l université possède des sites, pour l étoffer avec une déclinaison opérationnelle à destination des personnels de l établissement. Désormais, le Tour de France des gestes éco-responsables est composé des ateliers à destination des étudiants et de la Semaine Agir Ensemble visant principalement les personnels. Forte de l édition 2014, l opération prend une nouvelle envergure en 2015 et fusionne les 2 opérations. Désormais, il s agit du Tour de France Agir Ensemble Villes, Universités, Écoles, Étudiants, tous écoresponsables! Afin de sensibiliser l ensemble de la communauté universitaire, l opération se déroule : Au sein des restaurants universitaires pour toucher plus particulièrement les étudiants avec l atelier CO 2 dans l assiette, l atelier tri et l atelier climat ; Au sein des établissements d enseignement supérieur pour cibler principalement les personnels avec l atelier gestes professionnels. 2

3 L atelier gestes professionnels en quelques mots Un atelier de sensibilisation avec un double objectif : Provoquer l appropriation du sujet par les instances de gouvernance : Par les échanges internes, au sein des équipes de direction (DRH, direction du Patrimoine, DSI...) et groupe projet, dans le cadre de l élaboration des contenus sur la thématique «Énergie» (création des questions-réponses du quiz et des données figurant dans le memento : indicateurs, projets, messages éco-responsables...) ; Sensibiliser la communauté universitaire à l éco-responsabilité dans la sphère professionnelle : Par les discussions et échanges provoqués sur le sujet entre personnels, pendant et après la participation à l animation, le jeu «Écono-Misez», qui se présente sous la forme d un quiz dédié à la thématique énergétique. Un espace de travail mutualisé L atelier gestes professionnels nécessitant un travail préparatoire important, les établissements participants disposent d une bibliothèque de partage dédiée. Outil visant à faciliter les échanges avec le Cabinet Latitude et entre responsables «Développement Durable», la bibliothèque de partage offre à chaque établissement un espace personnel auquel il se connecte grâce à un identifiant et un mot de passe qui lui sont transmis. De là, chaque établissement peut accéder à l ensemble des archives (outils, photos, vidéos), savoir ce qui se fait dans d autres établissements en termes de développement durable mais aussi valider les outils de l édition en cours après mise en forme graphique. 3

4 Le format de l atelier gestes professionnels 4

5 Présentation du format de l atelier Durant les dates de réalisation de l opération, deux animateurs recrutés et formés par le Cabinet Latitude tiennent un stand sur les différents sites retenus par l établissement participant. Ils invitent les personnels à participer au jeu «Écono- Misez» et réalisent l animation (une présentation du jeu est disponible en page 6). À la fin du jeu, ils remettent aux participants le memento et les invitent à agir en s engageant via une charte d éco-responsabilité. L animation dure une vingtaine de minutes et se déroule sur les plages horaires prévues en amont par les groupes de travail des établissements en collaboration avec le Cabinet Latitude. Afin de mieux répondre aux attentes des établissements et de s adapter à la configuration des sites, le Cabinet Latitude propose différentes options d animation (précisées en page 7). Celles-ci sont choisies par les établissements via un tableau logistique mis à disposition (exemple de tableau en annexe 1 de ce document). 5

6 Un jeu au service de l opération Le principe : Jeu individuel ou en équipe dont l objectif est de répondre correctement à 9 questions à choix multiples sur les thèmes suivants : Pourquoi agir? (3 questions) Il s agit ici de partager les constats : l objectif est de sensibiliser Comment agir? (3 questions) Il s agit ici d aborder les gestes professionnels du quotidien, appliqués à l univers de travail : l objectif est de faire prendre conscience de la possibilité d agir Qu est-ce qui est fait par mon établissement? (3 questions) Il s agit ici de mettre en exergue la politique environnementale de l établissement, ses actions, les premiers résultats, et traduire l action : l objectif est de prouver et d illustrer Le but du jeu : Les participants disposent d un capital énergie (sous la forme de «billets énergie») qu ils positionnent sur une ou plusieurs cases suivant la réponse qui leur semble être la bonne. L énergie posée sur la ou les mauvaises cases est définitivement perdue. À l issue de la série de questions, l équipe disposant du plus d énergie («billets énergie») remporte la partie Ce concept d économie d énergie permet de traduire les enjeux et bénéfices d une politique d investissement au service de l environnement Le plateau Jeu Les billets 6

7 Les options d animation Les options d animation sont choisies par les établissements pour chaque site et pour chaque horaire d animation. Un même site, à condition qu il soit couvert sur plusieurs plages horaires, pourra donc composer entre les différentes options. Options sur le mode d animation : Animation à l'aide d'une tablette numérique : l'animateur a une tablette devant lui avec les questions et les réponses. Il lit les questions aux participants et donne ensuite les bonnes réponses accompagnées des explications supplémentaires. Ce mode d animation est particulièrement avantageux en cas d itinérance de l animation et permet aux animateurs d installer rapidement le jeu, option plutôt adaptée pour les animations en petit comité. Animation à l'aide d'un vidéoprojecteur : l'animateur projette les questions à l'écran, les lit et donne les bonnes réponses. Dans ce cas et afin de limiter les coûts liés à la logistique, le Cabinet Latitude demande à l établissement de bien vouloir fournir aux animateurs un vidéoprojecteur et un ordinateur sur lequel ils pourront brancher leur clé USB contenant les sets de questions. Ce mode d animation permet de mieux captiver l auditoire grâce au support visuel et renforce l esprit «jeu» de l opération, option particulièrement adaptée pour les sites à fort potentiel de participation. Option d itinérance de l'animation : Animation en stand fixe : un stand est installé dans un lieu bien précis sur le site et les animateurs invitent les personnels à participer au jeu. Animation en itinérance : les animateurs se déplacent dans les bureaux souhaitant accueillir l'animation et proposent aux participants de jouer. Pour que cette animation itinérante soit réussie, nous pensons qu'il est préférable qu'une communication interne ait lieu en amont pour connaître les bureaux qui souhaitent accueillir l'animation ou les salles prévues à cet effet à chaque étage. Un planning précis doit alors être établi par l établissement. 7

8 Les ressources nécessaires à la réalisation de l animation Afin de mener à bien leur mission, le Cabinet Latitude fournit aux animateurs les éléments suivants : 2 Kakémonos (grandes affiches déroulantes) qu ils disposent à proximité du stand 1 plateau-jeu «Écono-Misez» Une tablette numérique avec les sets de questions-réponses Une clé USB avec les sets de questions-réponses Des «billets énergie» L établissement doit, quant à lui, mettre à disposition des animateurs le matériel suivant : 1 table 4 à 5 chaises Un ordinateur et un vidéoprojecteur (si cette option est choisie par l établissement) Après récupération du matériel auprès des référents des établissements, les animateurs installent le stand et sont autonomes pour animer et générer du trafic sur le stand (sauf avis contraire du référent sur site). Nous préconisons, lorsque cela est possible, la présence de référents aux côtés des animateurs durant la réalisation de l opération. Cela permet, en effet, de mobiliser davantage les personnels, notamment au sein des zones de travail. À l occasion de cette opération, les établissements peuvent faire le choix d organiser des cérémonies d inauguration et/ou de clôture afin de créer des moments forts et mieux impliquer les instances décisionnelles. Le Cabinet Latitude préconise alors de réaliser une animation lors de cette cérémonie mais de ne pas prévoir un créneau horaire supplémentaire sur le même site, les salariés pouvant rarement se rendre disponibles à deux reprises dans une demi-journée. 8

9 Les contenus diffusés lors de l atelier 9

10 Présentation des contenus L opération nécessite l élaboration de 3 types de contenus : Les questions/réponses pour le quiz La charte individuelle d engagement Le memento 10

11 L élaboration des contenus (1/3) Le quiz : Il constitue le cœur de l animation déployée et doit permettre d informer et de sensibiliser les salariés à travers le jeu «Écono-Misez». Ces questions s adressant au plus grand nombre, elles doivent être ludiques tout en apportant des informations pertinentes aux personnels. Pour rappel, le jeu comporte 3 types de questions : Les questions «Pourquoi agir?» élaborées par le Cabinet Latitude en partenariat avec l ADEME (16 questions au total) ; Les questions «Comment agir?» élaborées par le Cabinet Latitude en partenariat avec l ADEME (9 questions au total) ; Les questions «Qu est-ce qui est fait par mon établissement?» élaborées par chaque groupe de travail au sein des établissements accueillant l opération (10 à 12 questions par établissement au total). Chaque question doit être associée à une ou plusieurs réponses possibles. Les bonnes réponses doivent être accompagnées de 2 à 3 lignes d explications (voire un schéma si cela s avère pertinent) permettant aux animateurs d illustrer et de contextualiser les données. La rédaction de ces compléments d informations est réalisée par les créateurs des questions et peuvent figurer soit directement sur les diapositives (si l établissement en fait la demande), soit être données à l oral par les animateurs (via un «livret jeu»). Après élaboration des questions-réponses, des sets (ou jeux) de questions sont constitués par le cabinet Latitude, déposés sur la bibliothèque de partage et soumis à validation des établissements participants. Au final, chaque établissement dispose de 4 sets (ou jeux) de 9 questions permettant aux animateurs d alterner les quiz. NB : Des exemples de sets de questions seront mis à disposition sur la bibliothèque de partage 11

12 L élaboration des contenus (2/3) Le memento : Ce document constitue la «clé de voûte» de l opération puisqu il vise à synthétiser les principaux éléments abordés lors de l animation. Distribué aux salariés à la suite de leur participation, ce support a vocation à être affiché sur les murs des bureaux, au sein des services ou dans les salles de pause en logique «d aide-mémoire». Le memento comporte les éléments suivants : Des chiffres clés concernant les consommations énergétiques propres à l établissement et visant à susciter une réaction du salarié ; Des gestes simples à mettre en œuvre dans son environnement professionnel pour économiser de l énergie ; Les actions phares engagées par l établissement au service de sa politique de développement durable. Il s agit notamment de mettre en lumière les initiatives, actions et projets de l établissement pour limiter ses dépenses énergétiques (rénovation énergétique des bâtiments, économie de flux, etc.) L ensemble de ces éléments est rédigé par les groupes de travail internes aux établissements. Ils sont ensuite transmis au Cabinet Latitude qui assure la réalisation graphique des documents. À chaque mise à jour demandée par le groupe de travail, les nouveaux documents sont disponibles sur la bibliothèque de partage pour validation. 12

13 L élaboration des contenus (3/3) La charte individuelle d engagement : Ce document est remis aux salariés suite à leur participation pour apporter, au-delà de la semaineévénement, une continuité à l opération. Via cette charte, le salarié peut ainsi s engager individuellement autour d une dizaine de gestes professionnels éco-responsables. Il peut choisir de s engager sur l ensemble des gestes ou seulement quelques-uns. À titre d illustration, voici quelques exemples de gestes éco-responsables pouvant figurer dans la charte : Je m engage à ne plus utiliser de gobelets en plastique au travail et d opter pour un mug Je m engage à éteindre mon ordinateur tous les soirs Je m engage à n imprimer les documents que si cela est nécessaire L élaboration de la charte individuelle sera réalisée par le Cabinet Latitude. Une fois signée, la charte sera saisie dans un logiciel (Sphinx) pour être exploitée. Cela permettra notamment d évaluer le nombre de salariés souhaitant s engager, les gestes les plus choisis, ceux déjà effectués ou encore ceux ne suscitant que peu d intérêt. Il sera également proposé aux salariés de prolonger leur engagement en participant à des défis via la plateforme Koom.org. Cette plateforme vise à valoriser les actions liées au développement durable en proposant aux inscrits de lancer des défis aux entreprises, collectivités ou établissements administratifs. Exemple de défi : Si 500 salariés s engagent à ne plus utiliser de gobelets en plastique au travail, l établissement offre un mug à l ensemble du personnel 13

14 Les outils de communication 14

15 Présentation des outils de communication 5 types de supports de communication sont dédiés à l opération : Les 2 Kakémonos (grandes affiches déroulantes) : ils sont déployés par les animateurs durant les journées d animation. Ces panneaux sont disposés près du stand de façon à acquérir de la visibilité. Les affiches : elles sont apposées au sein de l établissement, sur les espaces dédiés à l affichage voire sur les portes des bâtiments si cela est possible. L affichage peut être effectué soit par les animateurs les jours d opération, soit, idéalement, par les personnes en charge de l accueil de l opération au sein des sites quelques jours avant. Ces affiches visent à informer les salariés de la venue de l opération. Les flyers : ces documents sont au format marque-page et sont distribués par les animateurs les jours d opération. Ces supports qui rappellent les dates et horaires de présence de l opération sur l établissement, permettent aux animateurs d aller à la rencontre des salariés et de les inviter à venir participer à l animation. Les mementos : ces documents sont au format A4, en recto-verso et sont remis aux salariés après participation à l animation. Ils ont pour objectif d informer les salariés sur les actions engagées par leur établissement en termes de politique environnementale et énergétique. Un rappel des gestes simples à mettre en œuvre au quotidien figure également dans le mémento. Le prêt à er : cette newsletter «clé en main» est envoyée directement aux responsables développement durable des établissements accueillant l opération pour diffusion auprès de l ensemble des salariés. Nous préconisons 3 envois : à J-3, à J-1 et le jour J. Pour gagner en impact, ce document peut être transmis directement par chaque direction au sein des services dont ils ont la charge. 15

16 Visuels des outils de communication À titre d illustration, voici les visuels des supports de communication déployés pour l Université de Nantes en 2014 : Prêt à er Affiche Flyer Kakemonos Memento 16

17 Réalisation des outils de communication En tant que maître d œuvre de l opération, le Cabinet Latitude assure la réalisation graphique de l ensemble des outils de communication. Plus précisément, la prestation du cabinet inclut : Conception numérique de l ensemble des supports avec validation des établissements ; Personnalisation des supports par établissement (dates, horaires, noms et logos) ; Mise à disposition des 2 Kakémonos prêts à l emploi ; Mise à disposition des affiches, flyers et memento au format numérique ; Impression et livraison des mementos* ; Transmission du prêt à er. L impression et la livraison au format papier des affiches et flyers ne sont pas incluses dans la prestation initiale du cabinet. *Dans le cas où plusieurs établissements d une même agglomération ou d un même campus participent à l opération, l impression et la livraison des mementos sont à leur charge. 3 possibilités s offrent alors à l établissement : Impression des documents en interne ; Commande des impressions au Cabinet Latitude (se référer au catalogue avec prix figurant en annexe 2 de ce document) ; Commande des impressions auprès d un prestataire extérieur. L édition 2014 a démontré l utilité de «récompenser» la participation des salariés par des goodies «écoresponsables» comme par exemple un mug. Là aussi, nous laissons la possibilité à l établissement du choix de la réalisation. À noter que le Cabinet Latitude est en mesure de proposer plusieurs goodies éco-responsables personnalisables (cf : catalogue en annexe 2). 17

18 Le planning 18

19 Calendrier prévisionnel de réalisation de l opération Afin de réaliser cette opération dans les meilleures conditions, nous vous proposons le calendrier suivant : Réunions de lancement de l opération Fin avril début mai 2015 Réalisation des contenus, conception des outils de communication Mi-mai fin juin 2015 Validation des contenus et des outils de communication (sans dates et horaires précises) Choix des sites et des horaires, des options d animation et envoi du tableau logistique complété Fin-juin 2015 Mi-septembre mi-octobre 2015 Validation des outils de communication avec dates et horaires Fin octobre 2015 Recrutement et formation des animateurs (Cabinet Latitude), impression des outils de communication (par l établissement en interne ou sur commande) 1 ère quinzaine de novembre 2015 Envoi du matériel nécessaire à l opération 3 ème semaine de novembre 2015 Réalisation de l opération édition 2015 Fin novembre début décembre 2015 Envoi du rapport d activité global et des bilans détaillés par établissements Fin décembre 2015 Réunions de débriefing de l opération avec les référents développement durable des établissements Début janvier

20 Annexes : 1 Exemple de tableau logistique 2 Bon de commande 3 Mémo Technique 20

21 Annexe 1 Exemple de tableau logistique Chaque établissement disposera sur la bibliothèque de partage, au sein de son espace personnel, d un tableau logistique à compléter et à transmettre par mail au Cabinet Latitude. Ce document permet notamment à l établissement de choisir entre les différents formats d animation proposés. À titre d illustration, voici un extrait d un tableau logistique utilisé lors de l édition 2014 : Dates Sites Adresse des sites Horaires Lundi 24 novembre Lundi 24 novembre Inauguration Bâtiment de la Présidence de l Université de Rouen Campus Mont-Saint-Aignan Bâtiment de la Présidence de l Université de Rouen 1 rue Thomas Becket, Mont-Saint-Aignan Cedex 1 rue Thomas Becket, Mont-Saint-Aignan Cedex Option du support de l'animation Itinérance de l'animation 9h-10h Vidéoprojecteur Non 10h-12h Tablette Oui Nom du contact sur site Benjamin Legrand Fabien THOUMIRE Fonction du contact sur site Chargé de projets et de développement CESAR Chef de projet Plan Vert Coordonnées du contact sur site Commentaires Inauguration prévue Si inauguration prévue, merci de préciser l'horaire É vènement de clôture Oui - Université de Rouen 9h - 10 h Présidence Non Si évènement de clôture prévu, merci de préciser l'horaire et le lieu Adresse précise pour l'envoi du matériel Université de Rouen Fabien Thoumire - 1 rue Thomas Becket, Mont-Saint-Aignan Cedex 21

22 Annexe 2 Catalogue Outils de communication : Outil Nombre d'exemplaires Tarif (HT) Memento 500 ex. 280,00 Affiche 50 ex. 175, ex. 185, ex. 205,00 Flyer 1000 ex. 235, ex. 285,00 Goodies «éco-responsables»: 22

23 OUTILS CONTENUS MATÉRIEL FORMAT DE L OPÉRATION Annexe 3 Mémo Technique Cabinet Latitude Groupes de travail et établissement Assistance pour l implantation du stand et le choix des horaires d animation Recrutement et formations des animateurs Mise à disposition du tableau logistique et prise en compte des demandes pour établir les feuilles de route par établissement Choix des sites couverts et des horaires d animation Choix des options d animation et transmission du tableau logistique complété Mise à disposition de l ensemble du matériel nécessaire à l animation (kakémonos, plateau-jeu, questions-réponses, billets-énergie) Mise à disposition d une table et de 4 à 5 chaises Prêt d un ordinateur et d un rétroprojecteur aux animateurs (si option choisie) Rédaction des questions «Pourquoi agir» et «Comment agir» en partenariat avec l ADEME Assistance aux groupes de travail dans la rédaction des contenus Conception graphique des contenus Rédaction des questions «Comment mon établissement agit?» et des 2/3 lignes d explication des réponses Rédaction des contenus des mementos propres aux établissements Impression des flyers, des mementos et des Conception graphique et personnalisation des affiches (en interne ou par commande) outils par établissement Envoi de l ing à l ensemble des salariés Mise à disposition de l ensemble des outils au format numérique sur la bibliothèque de partage Facultatif : Pose d affiches dans les locaux des sites Tour de France Agir Ensemble Notice de l atelier gestes professionnels visités

24 Contacts : Ingénierie & conception Olivier Herrmann Directeur associé olivier.herrmann@cabinet-latitude.fr Coordination de l opération François Plantard Chargé de projet francois.plantard@cabinet-latitude.fr