Le plan de communication (démarche simplifiée)

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2 Le plan de communication (démarche simplifiée) Définition : Le plan de communication permet de mettre en œuvre des actions de communication à travers différents moyens ou supports de communication. Il répond à un besoin. Dans le cadre d une association, un plan de communication peut-être mis en place pour communiquer sur un évènement ou tout simplement pour faire connaître votre association. Une démarche est à respecter afin de mettre en place un bon plan de communication : 1) Analyse de la situation Il est important de faire une analyse de la situation actuelle. L association doit faire un constat de sa communication existante. Il se peut que vous n ayez pas de communication alors vous pouvez vous pencher sur les besoins de votre association. Pour être le plus efficace possible, n hésitez pas à échanger lors des réunions de bureau sur les éventuels besoins en communication de l association. Vous pouvez également faire participer vos adhérents à travers un sondage par exemple. Cette étape est indispensable, elle vous permettra de déceler les forces et les faiblesses de votre association et d établir un bilan de la situation. Pour vous aidez, posez-vous les bonnes questions : - QUOI : Que veut-on promouvoir? - POURQUOI : quels sont les objectifs? - A QUI : auprès de quelles cibles? - COMBIEN : quel budget? - COMMENT : par quels moyens? - QUAND : selon quel planning? - DE QUI : qui est le porte-parole des messages de l association? On retrouve toutes ces questions tout au long des étapes du plan de communication.

3 Le plan de communication (démarche simplifiée) 2) Définir vos objectifs et vos cibles Après avoir bien pris connaissance de votre situation et de vos besoins, il faut définir les objectifs et les cibles de votre future communication. Concernant les objectifs, en communication on différencie 3 types d objectif : - Objectif cognitif : «FAIRE CONNAITRE» - Objectif affectif : «FAIRE AIMER» - Objectif conatif : «FAIRE AGIR» Pour une association, l objectif principal est de se faire connaître et de développer sa notoriété auprès des différents publics. Mais elle peut aussi faire agir, c est-à-dire qu elle va communiquer pour attirer de nouveaux adhérents et les faire se déplacer aux inscriptions du club par exemple. Concernant les cibles d une association, on peut se baser sur les cibles internes et externes. concernent : vos adhérents et les membres de votre bureau concernent : les acteurs locaux (mairie, OMS ), les médias (presse écrite, radio, TV..), les partenaires (si vous en avez), le grand public. 3) Les messages à diffuser Il s agit de définir le contenu de vos supports de communication. Pour se faire, basez-vous sur 3 questions principalement : - Quoi? (Que veut-on dire?) - Pour qui? (Quelle cible est concernée?) - Pourquoi? (quel est l objectif de notre message?)

4 Le plan de communication (démarche simplifiée) Quoi? «L Association de *** créée en 2002, propose des activités de raquettes, gymniques et collectifs. Elle compte 200 adhérents répartis dans les différentes activités. Chaque année, des compétitions sont programmées.l année se clôture par la fête de Juin.» On présente l association dans sa globalité. On cherche donc à informer. Pour qui? : Le grand public (futurs adhérents), médias Pourquoi? : Faire connaître l Association de *** Quoi? «L Association de *** organise un gala de gymnastique. Samedi 26 Mars 2011 au Complexe sportif de St Herblain de 19h à 22h. Le thème de cette année est «la gym fait son cinéma». Venez nombreux. Entrée 3.» Pour qui? Cible externe et interne Pourquoi? Faire connaître et faire agir. Ici, l association informe sur l évènement mis en place. Ce message permet également de faire agir les cibles c est-à-dire les faire venir au gala. 4) Choix des supports Après avoir définit vos différents messages, vous pouvez décider des supports les plus adaptés pour diffuser au mieux vos messages : - Supports papiers (cf partie supports papiers ) - Supports web (cf partie supports web ) 5) Respect de quelques contraintes Dans les contraintes, on retrouve plusieurs points : - Budget à respecter - Délais à respecter - Règlementations à respecter - Contraintes graphique (couleurs, logo )

5 Le Le plan de de communication (démarche simplifiée) Dans un souci d organisation, vous pouvez créer un retro-planning, c est un calendrier regroupant vos différentes actions de communication sur une année, un mois... Chaque mois : diffusion de la newsletter le 1er du mois Mi mai : Envoi des invitations pour la fête de Juin (le 15 Mai) Mi Juin : diffusion des flyers pour al fête de Juin (le 15 Juin) Fin Août : envoi d un mail de rappel aux adhérents pour les inscriptions de septembre. (le 25 Août) Vous pouvez faire ce calendrier sous forme de tableau. Même chose pour votre budget, établissez un budget prévisionnel regroupant toutes vos actions demandant des dépenses. Cette prévision vous rendra compte de vos besoins et donc de voir votre possibilité à investir dans la réalisation de vos supports de communication.

6 Les supports papiers Communiquer via vos propres supports Flyer, affiche, dépliant Ces trois supports de communication demeurent être des outils indispensables et totalement pertinents à l échelle d une association. Au niveau de l association, ces supports peuvent annoncer une information temporaire ou ils peuvent être utilisés de façon permanente. Le Flyer Toujours en se basant sur les besoins de l association, le flyer peut-être réalisé à l annonce d un évènement particulier (annonce des inscriptions, d une compétition, d un évènement organisé par l association comme un gala, une démonstration, un débat ). En bref, le flyer n explique rien, il invite à agir. Le contenu doit être court. Le lecteur doit retrouver les informations indispensables, par exemple : Pour fêter le printemps, L Amicale Laïque de *** organise sa fête du printemps! Samedi 26 Mars 2011 Salle polyvalente de **** De 14h à 18h Lors de cette fête, l amicale organise un vide grenier mais aussi des démonstrations de nos plus jeunes sportifs. Nous profitons également de cette journée pour annoncer les résultats de la tombola (de nombreux lots sont à gagner!). Nous comptons sur votre présence, venez nombreux! N hésitez pas à nous contacter

7 Les supports papiers Au niveau du format vous pouvez utiliser des formats A6 (10.5x14.8cm) ou A5 (14.8x21cm) qui sont les formats les plus répandus pour les flyers. N hésitez pas à utiliser le flyer en recto-verso si vous avez beaucoup d information, cela permettra d aérer au maximum votre flyer et donc de faciliter sa lecture. Vous pouvez diffuser vos flyers auprès de vos adhérents et si vous souhaitez attirer un public plus large n hésitez pas à déposer vos flyers dans les boutiques de votre ville (boulangerie, coiffeurs, supermarchés ) L affiche Pour l association, l affiche permet d annoncer un évènement. Une affiche efficace porte un seul message avec des mots clés, des mots qui ressortent de l affiche afin d attirer le regard. En gros caractère, mettez en valeur l essentiel (titre de l évènement, dates, lieux, horaires ). En plus petit caractère, ajoutez les informations complémentaires (détails du programme de l évènement par exemple). Puis, précisez le nom de votre association, l adresse, le numéro de téléphone (et/ou adresse mail). Enfin, si votre association à un logo vous pouvez l ajouter avec les logos de vos partenaires (si vous en avez). Si vous en avez la possibilité vous pouvez imprimer votre affiche au format A3.

8 Les supports papiers Dans le meilleur des cas, diffusez l affiche dans un délai de 1 à 2 semaines selon l importance de votre évènement. (exemple : évènement le samedi 26 mars, diffuser à partir du samedi 12 ou 19 mars). Au niveau des lieux d affichage, profitez des panneaux municipaux, des vitrines des commerçants, des locaux de mairie, des maisons des jeunes Contenu : Pour l association, le dépliant ou la brochure permettent de présenter l association dans sa globalité. Sur ce support, on retrouve (exemple) : - Présentation de (ou des) activités, - Catégories d âge ou Niveaux, - Calendrier des compétitions, - Modalités d inscription, - Présentation des salles ou équipements sportifs, - Présentation des éventuels évènements proposés par l association, - Contact de l association Pour rendre plus vivant votre brochure, les photos ou images sont évidemment les bienvenues. Sur chaque page de votre dépliant ou brochure, ajouter le logo de votre club ou un titre (ex : «Amicale Laïque de ***») rappelant la raison de cette plaquette. Format : A4 standard ou plié en 2 ou à 3 volets. Un dépliant ou une brochure peuvent être diffusés pour diverses occasions. Lors des inscriptions de début d année, lors d un évènement (carrefour des associations par exemple), lors des rencontres avec les acteurs locaux (presse locale, mairie, partenaires privés ). Les supports papiers restent accessibles pour n importe quelle association. Facile à réaliser, peu coûteux, juste un peu de temps à consacrer pour le contenu de ces derniers.

9 Les supports papiers Cependant, rien est imposé. Avant de se lancer dans la réalisation d affiche, flyer ou dépliant, réfléchissez bien à l intérêt du support (Quel but? de quoi s agit-il? Pour qui?). Le choix du support doit être adapté à la situation. Communiquer via les supports de l UFOLEP 44 Affiche, flyer et dépliant L UFOLEP 44 met à votre disposition 3 supports de communication : - Affiche - Flyer - Dépliant Ces supports présentent l UFOLEP 44 dans sa globalité. Elle vous permet de présenter aux différents publics la fédération à laquelle vous êtes affiliées. Quantité : Affiches : 750 Flyers : Dépliants : 2000 Affiches diffusées dans les salles de sport de vos associations Flyers Distribués aux adhérents et futurs adhérents Dépliants Distribués aux acteurs locaux, partenaires, médias Vous pouvez avoir accès aux fichiers sur le site internet de l UFOLEP : dans «infos pratiques / gérer son association / Communiquer».

10 La communication interne est toute aussi importante que la communication externe et pourtant nous avons tendance à plus facilement la négliger ou, tout du moins, à utiliser uniquement des automatismes (envoi de mail, de notes,ou encore bouche à oreille...) alors qu elle aussi mérite une réelle réflexion. Mes supports de communications internes sont ils bien appropriés au fonctionnement de ma structure? à mes adhérents? au message que je souhaite passer? Améliore le fonctionnement de la structure

11 Les relations presse Le fichier presse C est un outil clé qui rassemble les contacts médias utiles pour mener une campagne de communication. - Je choisis les contacts médias à mettre dans ce fichier en fonction de mon public cible et de l information que je souhaite diffuser. - IMPORTANT : Penser à l actualiser régulièrement! Lien utile : (liste des médias Nantais : presse, radio et TV) Communiqué de presse Un communiqué de presse est un document court, envoyé aux journalistes dans le but de les informer d un événement/une nouveauté. Trame :! "#$#!!!!! %&'()*+(,! -#../012/3!43!563773!! 4CD(*<99(E(:'!%,!E(FF&G()!&%&9'C!&,!EC%+&! H,+!*(!%+>>,F(;&I!!"#$%&'('&)"*"!"##$"%&'#"(%)"*$"%"#%+,"*%"-%./,&"-0"" -<:'&='!J!! "1&'#"%&2"!3'$45%6577,3+"%!',7%8'0*+#'#,89%

12 Les relations presse Conseils : - Pour plusieurs messages, faites plusieurs communiqués de presse (pour éviter la confusion). Cependant, si vous avez plusieurs petites actualités dans le même domaine, alors faites un communiqué qui regroupe toutes ces actions sous un même chapeau. - Si vous annoncez un partenariat, c est toujours le partenaire le plus important qui doit publier et diffuser le communiqué de presse afin d avoir le plus de chance d être publié. - Attention au ton du communiqué : si vos accroches sont faites de jeux de mots, votre communiqué ne sera pas forcément pris au sérieux Dossier de presse Outil de travail destiné au journaliste lui apportant tous les éléments nécessaires à la rédaction de son article ou à la préparation de son interview. Ce document écrit permet de faire une présentation globale de votre association ou bien de présenter un thème précis. Caractéristiques techniques : - en feuillets (10 pages maxi) - paginer (avec a chaque fois nom de l association, le thème du feuillet et les coordonnées de la personne à contacter). - comportant un sommaire - possibilité d y mettre photos et/ou schémas - Y insérer obligatoirement le communiqué de presse

13 Notions clés Aujourd hui nous sommes dans l air du WEB 2.0 c est-à-dire dans un web interactif. Les internautes sont de plus en plus acteurs du web Plus de 200 millions de sites internet dans le monde Plus de 100 millions de blogs dans la blogosphère Communiquer via ses propres supports Principe : publication d articles sur lesquels les visiteurs peuvent réagir à travers des commentaires. Avantages d un blog -Un blog est mieux référencé qu un site internet (les moteurs de recherche repèrent plus facilement les mots clés d un blog) -Un blog est interactif (échange avec les internautes via les commentaires) -La publication d un article est instantanée et simple -Un blog ne nécessite pas de compétences particulières en informatique -Intégration de différents formats de contenus : texte, images fixes, audio, vidéo -Un blog fidélise les internautes (s il est mis à jour régulièrement) -L hébergement d un blog est gratuit Conseils Pour que l utilisation d un blog soit pertinente, le mieux est de désigner une personne dans votre association en charge de la publication des articles. Dès qu il y a une actualité (par exemple : compétitions, bilan de réunion, dates d inscriptions etc) il faut publier rapidement l information. Ne pas attendre d être débordé par les informations, le risque est que la personne soit découragée et donc que le blog soit abandonné.

14 Alors avant de se lancer, bien réfléchir à l apport du blog pour l association. Posez-vous les bonnes questions : - Pourquoi faire un blog? - Quelles informations diffuser? - Pour qui? (les adhérents, les partenaires, la presse?) - Qui s en occupera? (le président, un adhérent volontaire, un membre du bureau?) Sites gratuits pour la création de blog (liste non exhaustive): (site spécialement dédié pour la création de blog association loi 1901) Blogger (service google) Le site internet (le votre ou celui de l UFOLEP 44) Pourquoi un site? Informer Besoin de visibilité Améliorer la notoriété Collecter des données Vendre Dans le cadre de l association, il s agit plus particulièrement d informer le public interne (les adhérents, le bureau ) et le public externe (médias, partenaires, acteurs locaux...) mais aussi se rendre visible sur internet pour attirer de nouveaux adhérents par exemple.

15 Démarche pour créer son site internet Si vous souhaitez créer votre propre site internet, il y a quelques étapes incontournables à ne pas manquer. 1) L arborescence du site L arborescence du site est la base de la création d un site internet. Elle traite donc théoriquement la manière dont les pages sont organisées. Votre arborescence peut-être réalisée sur power point ou dessinée à la main! Prenons l exemple du site de l UFOLEP 44 :

16 2) Le nom de domaine - Pour les noms de domaine en.fr,.asso.fr,.nom.fr ou.re, vous pouvez vous adresser à l un des prestataires agréés par l AFNIC : afnic.fr/prestataires/ - pour les noms de domaine en.com,.net,.org,.biz,.info ou.name, vous pouvez vous adresser à l un des prestataires agréés par l ICANN : 3) trouver un hôte pour héberger votre site Site d hébergement (payant) : - Host Papa - 1 & 1 - Amen - Strato Liste hébergeur gratuit sur 4) Construction et test du site Vous pouvez louer les services d un professionnel de la conception de sites Web ou le créer vous-même avec Office Live Small Business : 5) Publication et suivi du site La publication peut-être faite par votre hébergeur lorsque toutes les pages de votre sites sont finalisées. Décidez à l avance de la personne en charge de la gestion du site au quotidien. Ce peut-être le président lui-même ou bien désigner un membre du bureau lors d une réunion, ou faire un appel auprès des adhérents. Avant de se lancer dans la création d un site, se poser les mêmes questions que pour le lancement d un blog: - Pourquoi créer un site? - Quelles informations diffuser? - Pour qui? (les adhérents, les partenaires, la presse?) - Qui s en occupera?

17 Déclaration d un site internet? Contrairement au blog, la mise en ligne d un blog est soumise à des règles juridiques. Dans certaines conditions, un site internet doit être déclaré à la CNIL : Pour savoir si vous êtes soumis à cette obligation rendezvous sur le site internet de la CNIL : Cliquez sur net / Toutes les dispenses»

18 Communiquer via des supports collaboratifs - Gratuit (nécessite seulement la création d un compte) - Interactif (échange avec les internautes via les commentaires, échange sur les «murs») - - Intégration de différents formats de contenus : textes, images, vidéo, audio - Possibilité de créer des pages pour annoncer un «évènement» exemple : une compétition, les inscriptions, un gala, des démonstrations, une assemblée générale Attention : pour les personnes voulant ajouter le profil facebook de l association et donc suivre son actualité, il faut également avoir un compte facebook (inscription gratuite). Lors de l ouverture d un compte sur un réseau social faites attention aux paramètres de confidentialité et de sécurité de votre compte. Un compte facebook a été ouvert pour L UFOLEP Loire Atlantique, n hésitez pas vous rendre régulièrement sur la page pour vous tenir au courant de l actualité de votre fédération.

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20 Contacts UFOLEP 44 9 rue des Olivettes Nantes Tél : Mail :

21 ... Vos notes

22 Vos notes...

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