Version 1.7 Octobre Fleet Management Portal Guide de l utilisateur

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1 Version 1.7 Octobre 2012

2 2011 Xerox Corporation. Tous droits réservés. XEROX et XEROX and Design et TM sont des marques de commerce de Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft, Microsoft Office, Windows, Windows Vista, Excel et SQL Server sont des marques de commerce ou des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et (ou) dans d autres pays. Internet Explorer est une marque déposée de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Version du document : 1.7 (Octobre 2012).

3 Table des matières 1 Exigences du système 2 Initiation Introduction Stratégie de marque du portail des partenaires Autres outils de Fleet Management Navigation Commandes de pagination Préférences au niveau des grilles Changer de centre d exploitation ou de compte Imprimantes Onglet Imprimantes Détails concernant l imprimante État Consommables Information Compteurs d utilisation Fonctionnalités Diagnostics à distance Incidents Actions Définir le champ d application (Sous contrat/hors contrat) Obtenir l état de l imprimante Réinitialiser l imprimante Imprimer une page test Mettre à jour l emplacement Commander des consommables Afficher des compteurs Soumission des compteurs et Affichage à partir du portail vers les pages XSM visibles par le client Demande d intervention Afficher les commandes de consommables Onglet Afficher les commandes de consommables Détails des commandes de consommables Mettre à jour des commandes et des demandes de service Afficher les demandes d intervention Onglet Afficher les demandes d intervention Détails des demandes d intervention Mettre à jour les commandes et les demandes d intervention iii

4 6 Référentiel Mes documents 7 Administration iv

5 1 Exigences du système Avant d utiliser l application, veiller à ce que les conditions suivantes soient remplies. Connexion Internet : Requise Navigateur : Internet Explorer v7.0, v8.0 et v9.0 ou Mozilla Firefox v11.0 Résolution minimale : 1024 x

6 Exigences du système 1-2

7 2 Initiation Introduction L application donne les informations de base pour la gestion d un parc de périphériques. Elle permet d accéder aux informations détaillées concernant les imprimantes gérées et les questions de résolution à distance des problèmes d imprimantes. Utiliser les liens de l en-tête pour effectuer ce qui suit. Compte : Visible pour les utilisateurs qui gèrent plusieurs comptes. Ce champ identifie le compte auquel on tente d accéder par le biais de son portail. Pour sélectionner un autre compte, cliquer sur. La fenêtre contextuelle Changer de compte s ouvre, permettant de chercher et ou de sélectionner un autre compte à utiliser en tentant d y accéder par le biais de son portail. Page d accueil : Cliquer ici pour revenir à la page d accueil de l application. 2-1

8 Initiation Paramètres : Il s agit d une option configurable qui peut ne pas être disponible. Si elle est visible, cliquer sur Paramètres pour sélectionner les notifications auxquelles s abonner. Les notifications concernent les mises à jour de demandes d intervention et de commandes de consommables. Si cette fonctionnalité est configurée, des liens externes vers d autres applications peuvent apparaître ici pour un accès pratique. Selon la configuration du compte, des liens vers les applications de gestion de périphériques peuvent être disponibles et être téléchargés. Déconnexion : Cliquer ici pour se déconnecter de l application. Sur la page d accueil, utiliser les onglets de la partie supérieure pour naviguer dans l application. Ces onglets sont toujours disponibles dans l application pour faciliter la navigation : Imprimantes Afficher les commandes de consommables Afficher les demandes d intervention Outre les onglets, il existe des liens dans le corps de la page qui permettent d aller aux mêmes endroits de l application. Les liens Commandes de consommables et Demandes d intervention sur la page d accueil permettent également de lancer de nouveaux incidents. Il existe également des liens vers les zones de gestion de parcs suivants : Relevés Liens clients Administration des contrats Liens externes Mes documents Lectures du compteur Stratégie de marque des portails de partenaires Lorsqu un partenaire a une stratégie de marque (logo et/ou coordonnées) pour le gestionnaire de périphériques de son compte, cette information est disponible sur la page (FMP). Le logo s affiche dans l en-tête lorsque l on navigue vers la page. Suivre le lien Contact sur le côté droit de l en-tête pour obtenir les coordonnées du partenaire. Remarque Un partenaire doit fournir manuellement l information relative à la marque pour son compte à Xerox Web Packager ou en utilisant l outil de vente des services d impression. Autres outils Fleet Management FMP offre une page de démarrage centralisée vers un nombre de sites Internet de Xerox et de tierces partie qui vous permettent de gérer votre parc d imprimantes. 2-2

9 Initiation Consulter Mes relevés Suivre ce lien vers la page Mes relevés. À partir de cet endroit, il est possible d afficher des relevés, de les exporter dans une variété de formats et, quand cela s applique, de changer leurs paramètres. Il existe également un bouton Afficher mes relevés en haut à droite de la page. Il renvoie à XRM et permet d afficher des relevés. Liens clients Cette section offre des liens vers les commandes consommables, permet de faire des demandes d intervention ou d entrer des lectures de compteurs. Administration des contrats Suivre ce lien pour gérer les contrats existants et en créer de nouveaux. Une nouvelle fenêtre s ouvre et permet d entrer les références de connexion pour l outil Service Contract Ordering Tool (SCOT). Cette option n est pas disponible pour tous les comptes. Pour obtenir de l aide avec SCOT, contacter le représentant d équipe FMP. Liens externes Si elle a été activée par un administrateur, une section personnalisée supplémentaire comportant des liens externes peut apparaître. Référentiel Mes documents Un autre panneau de contenu pour Mes documents a été ajouté au portail. Il permet aux partenaires et aux clients finaux de partager des documents, tels que des rapports, documents, factures, présentations, etc. Pour activer le partage de documents : Dans FMP, naviguer vers Administration>Gestion du contenu > Panneaux de contenu sélectionnés> Mes documents 1. Cliquer sur le lien Mes documents dans FMP pour lancer le gadget Mes documents XSM qui permet aux partenaires et aux clients finaux de partager des documents. 2. Dans le gadget Mes documents, les utilisateurs peuvent télécharger (en amont et en aval), éditer et supprimer des documents. Fonctionnalités mises à jour Les fonctionnalités suivantes ne sont plus utilisées dans FMP : Demande de configuration et de filtrage du menu Action Configuration auto des plans d attribution XSM Configuration du téléchargement des applications de gestion de périphériques 2-3

10 Initiation Les fonctionnalités suivantes ont été supprimées : Administration de la configuration > Demande d action Administration de la configuration > Compte > Paramètres utilisateur : Notifications et plans d attribution auto Administration de la configuration > Compte > Paramètres utilisateur : Applications de gestion de périphériques Changements faits à la grille d imprimantes La grille d imprimantes ne permet pas de filtrer par Demande d actions et ne possède plus de colonne Demande d action. Autres changements L affichage de la grille Demandes d intervention ne permet pas de filtrer par Demande d action L affichage de la grille Demandes d intervention n a pas de colonne intitulée Demande d action L affichage de la grille Commande de consommables ne permet pas de filtrer par Demande d action L affichage de la grille Commande de consommables n a pas de colonne intitulée Demande d action 2-4

11 Initiation Navigation Commandes de pagination Paramètres d affichage Les pages qui contiennent des listes de relevés ou d autres éléments comprennent les commandes pour la pagination dans la liste ainsi que les paramètres de réglage de l affichage. Sélection Fonction Cliquer ici pour passer au début ou à la fin de la liste. Passer à une page suivante ou revenir à une page précédente dans la liste. Entrer un numéro de page pour passer à une tâche spécifique. Cliquer ici pour rafraîchir le contenu du tableau. Entre le nombre de rangées à afficher sur chaque page. Cliquer ici pour développer et faire disparaître des groupes dans le tableau. Autres commandes Selon l action effectuée, les commandes de pagination suivantes peuvent également s afficher : Suivant> Permet de passer à la page suivante dans l ordre des pages. < Précédent Permet de revenir à la page précédente dans l ordre des pages. Appliquer Permet d accepter les changements sur la page ou la séquence de pages en cours. Fermer Permet de quitter l actuelle fenêtre et de revenir à la page de lancement. Réinitialiser ou annuler Permet de réinitialiser les changements sur la page en cours et de revenir à la page précédente. OK Permet de confirmer que les informations de la page ou de la séquence de pages en cours ont été soumises à l application. 2-5

12 Initiation Préférences de grille Le contenu et l apparence de la grille peuvent utiliser les valeurs par défaut du système ou être personnalisés. Pour modifier la grille, passer sur les en-têtes de colonnes pour voir les options disponibles pour la grille, en général, pour cette colonne en particulier. Selon l endroit où l on se trouve dans l application, il peut y avoir les options suivantes. Tri Colonnes Groupage Recherche Tri Les colonnes peuvent être triées par ordre ascendant ou descendant. Pour trier une colonne : 1. Passer la souris sur la colonne servant de référence au tri. 2. Cliquer sur la flèche vers le bas pour développer les options de grilles et de colonnes. 3. Cliquer sur Tri ascendant ou Tri descendant. Colonnes Il est également possible de choisir d utiliser les valeurs par défaut définies par le Centre d exploitation ou de choisir ses propres valeurs. Pour modifier les colonnes qui apparaissent sur la grille : 1. Dans les en-têtes de colonnes, cliquer sur la flèche vers le bas pour développer les options de grilles et de colonnes. 2. Passer sur la flèche près de Colonnes. 3. À partir du menu déroulant, sélectionner les colonnes affichées dans la grille et effacer celles-ci qui doivent être masquées. 2-6

13 Initiation Groupage La fonctionnalité de groupage permet d arranger la grille d après le contenu des colonnes. Il est possible de définir le groupage de plusieurs façons. 1. Dans l en-tête de colonne, cliquer sur la flèche vers le bas pour développer les options de grilles et de colonnes. 2. Cliquer sur l une des options suivantes : Grouper d après ce champ : Permet de changer la colonne d après laquelle le contenu de la grille est groupé. Afficher en groupes : La grille groupe le contenu d après la colonne dans laquelle le groupage a été défini. 3. Pour supprimer le groupage d une grille, cliquer sur tout en-tête de colonne et désélectionner Afficher en groupes. Recherche La recherche dans une grille peut être faite dans le tableau, en utilisant le champ Rechercher ainsi que dans certaines colonnes. 2-7

14 Initiation Pour effectuer une recherche par du champ Rechercher : 1. Entrer une chaîne de texte dans le champ Rechercher. 2. Il est possible de sélectionner dans quelle colonne effectuer la recherche en choisissant une colonne du menu déroulant. 3. Cliquer sur Aller. Pour effacer les résultats de recherche, cliquer sur Effacer le filtre. Filtres Les filtres permettent d affiner les informations qui s affichent dans une grille. Les critères du filtre varient d après l écran. Les paramètres peuvent être retenus d une session à l autre. Filtres d imprimante Sous/hors contrat Périphériques nouvellement découverts, si cette fonctionnalité a été activée Remarque Les périphériques nouvellement découverts au niveau du compte seront listés ici en itallique. État de l imprimante Responsabilité pour l action, si cette fonctionnalité a été activée Client Incident, si cette fonctionnalité a été activée Filtres Afficher les commandes de consommables et Afficher les demandes d intervention État Responsabilité pour l action, si cette fonctionnalité a été activée Par client 2-8

15 Initiation Définir des filtres Décider des critères à utiliser pour filtrer une liste. Choisir ces options dans le volet gauche et cliquer sur Appliquer. Pour effacer des filtres, cliquer sur Réinitialiser. Changer de centre d exploitation ou de compte Cette fonctionnalité permet à ceux ayant des permissions de passer du centre d exploitation actuel au compte et réciproquement. Cette fonctionnalité n est disponible que pour les utilisateurs qui gèrent plusieurs comptes. 1. Dans l en-tête, cliquer sur l icône Changer de compte. 2. Pour changer de centre d exploitation, sélectionner le centre d exploitation souhaité dans la liste déroulante. 2-9

16 Initiation 3. Pour changer de compte, cliquer sur le bouton radio du compte souhaité. 4. Cliquer sur Sauvegarder pour mémoriser les changements et revenir à l application.. Dans le Centre d exploitation NARS, l utilisateur FMP (partenaire) aura la possibilité de demander un devis rapide par le biais du programme FMP. Ce lien est disponible dans l en-tête de l application pour le centre d exploitation NARS, pour ceux ayant des permissions d utilisateur FMP. Pour demander un devis rapide QuickQuote : 1. À partir de l en-tête, sélectionner l icône Demande QuickQuote. 2. Remplir le formulaire. 3. Cliquer sur Soumettre. 2-10

17 3 Imprimantes Onglet Imprimantes Cette page affiche une liste d imprimantes. Il est possible de personnaliser quelles imprimantes sont affichées dans la liste et comment elles apparaissent en utilisant le filtre, les options de recherche, de groupage et de tri. Cette liste fournit de l information concernant l identification des imprimantes, leur état et le compte d impressions. Choisir un périphérique pour examiner en détail les données présentées dans le formulaire de liste, à cet endroit. À partir du menu Actions, il est possible de : Définir Sous/Hors contrat Obtenir l état de l imprimante Réinitialiser l imprimante Page Test d impression Mettre à jour l emplacement Commander des consommables Afficher les compteurs Demander une intervention Ces actions sont décrites plus en détail dans les sections suivantes. Remarque Les actions disponibles et les données affichées dépendent de la façon dont l imprimante et le compte sont configurés. 3-1

18 Imprimantes Détails sur l imprimante Les onglets Détails sur l imprimante incluent toute l information disponible dans l affichage de liste et bien davantage. Dans la vue Détails, les informations sur le périphérique sont organisées en sousrubriques mises sous onglets et sont divisées en sections de renseignements qui sont liés. D autres données supplémentaires pour chaque sous-rubrique sont aussi affichées. Elles ne sont pas saisies dans l affichage de liste. Actions et liens Les mêmes actions et liens d onglets sont disponibles sur l écran Détails sur l imprimante tout comme à partir du menu Action de l onglet Imprimante. Remarque Les actions disponibles et les données affichées dépendent de la façon dont l imprimante et le compte sont configurés, ainsi que du rôle de l utilisateur. Remarque Les actions sous les onglets Commandes à distance et Diagnostics à distance ne sont disponibles que si le gestionnaire de périphériques permet la gestion à distance. Définir Sous/Hors contrat Obtenir l état de l imprimante Réinitialiser l imprimante Page Test d impression Mettre à jour l emplacement Commander des consommables Afficher les compteurs pour cette imprimante Demander un service pour cette imprimante 3-2

19 Imprimantes Séparateurs La fenêtre Détails sur l imprimante contient les onglets suivants : État Consommables Information Compteur d utilisation Fonctionnalités Diagnostics à distance Incidents État L onglet État donne de l information concernant l état fonctionnel du périphérique. Il contient les sections suivantes : Identité Contrôle des consommables d après un seuil État de l imprimante Panneau avant / Message de console Présentation de l utilisation Détails des alertes 3-3

20 Imprimantes 3-4

21 Imprimantes Identité Fonction Description Modèle Numéro de série Emplacement de l imprimante Nom du système Adresse IP Sous contrat Programme Nom de l imprimante. Identité unique attribuée par le fabricant de l imprimante. Emplacement physique de l imprimante. Utilisé en général pour présenter un nom convivial pour l imprimante. Adresse réseau IPv4 ou IPv6, selon celle qui est utilisée par l imprimante. Oui, l imprimante possède un compteur qui a été facturé. Sinon, le compteur de l imprimante est hors contrat. Identifie tout plan de prix applicable pour les services et consommables (e.g., PagePack NX ou PagePack FM). Contrôle des consommables d après un seuil Fonction Consommables en suspens Raison de mise en suspens État de lecture des compteurs Notifications activées Description Affiche l état des consommables XSM pour le périphérique si celui-ci a atteint son seuil, pour la fonctionnalité de contrôle des consommables. Affiche la raison pour laquelle le périphérique est en état de Mise en suspens des consommables dans XSM. Affiche l état de lecture des compteurs de XSM. Si cette fonctionnalité est activée, au moins une notification de compteur manquant est configurée dans le plan de prix XSM. 3-5

22 Imprimantes État de l imprimante Fonction Description État général État actuel de l imprimante. Les options comprennent : Prêt à fonctionner Fonctionne, mais avec avertissements Erreur ou aucune réponse du périphérique État non disponible État des consommables Date de découverte Ancienneté de l état Date d état Dernière tentative d état Temps machine utilisable État de télécopie analogique État du scanner Autre Pourcentage de consommables disponibles Affiche quand le gestionnaire de périphériques a initialement trouvé le périphérique. Temps écoulé depuis la dernière récupération d état de l imprimante. Date et heure (le format peut changer selon l emplacement géographique de l imprimante) et quand l imprimante a enregistré le dernier état. Date et heure auxquelles l application a tenté de récupérer l état de l imprimante Date et heure de démarrage de l imprimante. État actuel du télécopieur analogique État actuel du scanner Cet état inclut les périphériques ayant un état Non conforme, Inconnu, Aucune réponse, etc. (états Aucune erreur, Avertissement ou OK). Panneau avant / Message de console Fonction Affichage Console verrouillée Langue de la console Description Texte présenté sur la console locale de l imprimante. L imprimante ne peut être configurée en utilisant les écrans de la console locale, sans privilèges d administrateur ou l équivalent. Langue d affichage du message de la console. 3-6

23 Imprimantes Présentation de l utilisation Fonction Compte de pages Impressions monochromes Impressions couleur Description Nombre total de pages imprimées par ce périphérique. Nombre total de pages imprimées en monochrome par ce périphérique. Nombre total de pages imprimées en couleur par ce périphérique. Détails des alertes Fonction Icône d état Niveau de compétence Heure (durée) Description Description Représente la gravité de chaque condition d alerte (par ex. Avertissement, Critique, OK, etc.) Niveau de connaissances requis pour résoudre la condition d alerte actuelle. Indique quand la condition d alerte s est réellement produite dans l imprimante, ainsi que la durée de cette condition d alerte (valeur temporelle entre parenthèses). Détails concernant la condition d alerte actuelle de l imprimante et, pour la plupart des imprimantes Xerox, ces détails peuvent inclure un code d état, une description de la condition d alerte ou une condition de réparation requise afin d éliminer cette condition d alerte et l état de l impression ainsi que les autres services disponibles dans la machine. Consommables L onglet Consommables fournit des détails sur le niveau actuel et le type des consommables utilisés par imprimante. Il contient les sections suivantes : Consommables relatifs à l imagerie Consommables relatifs au module de finition Magasins Bacs de réception 3-7

24 Imprimantes Consommables relatifs à l imagerie Fonction Unité remplaçable Capacité maximum Niveau Description Nom du consommable relatif à l imageriee qui peut être remplacé dans l imprimante. Montant maximum d impressions pouvant être générées avec le consommable disponible. Indique la quantité actuelle du consommable restant dans la machine. 3-8

25 Imprimantes Consommables relatifs au module de finition Fonction Unité remplaçable Capacité maximum Niveau Description Nom du consommable relatif à l imageriee qui peut être remplacé dans l imprimante. Montant maximum de consommables disponibles. Niveau actuel du consommable. Magasins Fonction Magasin Taille Support Capacité maximum Niveau Description Nom du magasin qui contient le papier. Format du support présent dans le magasin. Type de support actuellement placé dans le magasin. Montant maximum de support que le magasin peut contenir. Niveau actuel de support présent dans le magasin. Bacs de réception Fonction Description Bac Capacité maximum Niveau Nom du bac de réception. Montant maximum de support que le magasin peut contenir. Niveau actuel de support présent dans le bac de sortie. Information L onglet Information offre davantage de détails concernant l imprimante et les renseignements liés au réseau. Il contient les sections suivantes : Informations sur l imprimante Informations sur le réseau Multinational IPv4 IPv6 3-9

26 Imprimantes 3-10

27 Imprimantes Informations sur l imprimante Fonction Description Type Fabricant Modèle d imprimante Niveau de la microprogrammation Numéro de série Numéro de bien matériel client Numéro de bien matériel Xerox Nom du système Adresse MAC Site Emplacement du périphérique Contact du système Date de découverte Version du protocole Classification pour l imprimante en réseau. Fournisseur qui a fabriqué l imprimante. Nom de l imprimante. Version des modules de logiciel et parfois des modules de matériel que renferme la machine. Identité unique attribuée par le fabricant de l imprimante. Il est possible de copier et de coller le numéro à partir de ce champ. Numéro unique utilisé pour suivre l imprimante en tant que bien matériel. Numéro unique utilisé par Xerox pour suivre la machine en tant que bien matériel. Utilisé en général pour présenter un nom convivial pour l imprimante. Adresse physique de l imprimante au niveau du matériel. Nom de l emplacement ou de tout autre identificateur de l imprimante. Emplacement physique de l imprimante. Indique généralement la personne responsable de l imprimante. Indique la date et l heure de la première détection de l imprimante par l application. Indique le protocole utilisés pour découvrir l imprimante ainsi que sa version. Informations sur le réseau Nom DNS Adresse IP Fonction Description Identité de l imprimante lorsque l on utilise une partie des Services de nom de domaine de la suite du protocole TCP/IP. Affiche l adresse réseau IPv4 ou IPv6, selon celle qui est utilisée par l imprimante. 3-11

28 Imprimantes Multinational Fonction Langue MIB d imprimante Langue de la console Description Langage texte pour la mise en œuvre de RFC 3805 pour l imprimante. Imprimante MIB v2. Langage texte présenté sur la console locale de l imprimante. IPv4 Fonction Adresse de sous-réseau Masque de sousréseau Passerelle par défaut IP Dernière adresse connue Description Partie du sous-réseau de l adresse IP de l imprimante. Partie de l adresse IP de l imprimante qui doit être prise en compte comme identificateur de l imprimante. Indique quelle partie doit être prise en compte comme adresse de sous-réseau. Adresse de réseau du routeur par défaut connecté au sous-réseau local auquel la machine est elle-même connectée. Dernière adresse IP utilisée par l imprimante. IPv6 Fonction Description Adresse Adresse du réseau Longueur du préfixe Dernière adresse connue Adresse IP de l imprimante. Partie de l adresse IP de l imprimante qui doit être prise en compte comme identificateur de l imprimante. Indique quelle partie doit être prise en compte comme adresse de sous-réseau. Préfixe de routage pour l adresse. Dernière adresse IP utilisée par l imprimante. Compteurs d utilisation L onglet Compteurs d utilisation contient les compteurs d utilisation du périphérique. Il contient les sections suivantes : Statistiques d utilisation Récapitulatif de l utilisation Détails d utilisation 3-12

29 Imprimantes Statistiques d utilisation Fonction Pourcentage recto verso Couverture Noire moyenne Couverture Cyan moyenne Couverture Magenta moyenne Couverture Jaune moyenne Description Pourcentage des pages générées par l imprimante qui sont imagées des deux côtés de la feuille. Pourcentage de pages générées par l imprimante qui ont utilisé de l encre noire. Pourcentage de pages générées par l imprimante qui ont utilisé de l encre cyan. Pourcentage de pages générées par l imprimante qui ont utilisé de l encre magenta. Pourcentage de pages générées par l imprimante qui ont utilisé de l encre jaune. 3-13

30 Imprimantes Récapitulatif de l utilisation Fonction Compte de pages Compte de pages depuis la mise sous tension Total impressions Description Nombre de pages qui ont été produites par l imprimante. Nombre de pages qui ont été produites par l imprimante depuis sa dernière mise sous tension. Volume total généré par l imprimante d après la couleur et le service. Détails d utilisation Cette section contient des informations secondaires concernant les compteurs. Les données saisies varient selon le type d imprimante et peuvent inclure des données concernant les impressions imprimées, copiées et télécopiées. Fonctionnalités L onglet Fonctionnalités offre une liste des possibilités offertes par le périphérique. Il contient les sections suivantes : Possibilités du périphérique Services 3-14

31 Imprimantes Possibilités du périphérique Fonction Technologie Doté(e) de fonctions couleur Capacité recto verso PPM nominal noir et blanc PPM nominales en couleur Finition avancée supportée Options de finition Modem de télécopie analogique installé Capacité de télécopie analogique Description de télécopie analogique État de télécopie analogique Numéro de téléphone de télécopie analogique Scanner installé Description du scanner État du scanner Capacité de numérisation au fichier Capacité de numérisation vers télécopieur du serveur Capacité de numérisation vers courrier électronique Description Type de technologie renfermée par l imprimante pour générer des marquages sur le papier (par ex. : laser, encre solide, etc.). Si Oui, l imprimante prend en charge l impression couleur. Indique quand l imprimante est configurée pour générer des impressions recto verso sur le support. Pages par minute qu une imprimante peut produire avec de l encre noire. Pages par minute qu une imprimante peut produire avec de l encre couleur. Si Oui, l imprimante offre des possibilités de finition. Possibilités de finition prises en charge par l imprimante comme agrafage, reliure, pli, perforation, mise en piles, insertion, etc. Un modèle de télécopie analogique est installé sur l imprimante. Un modèle de télécopie analogique est activé sur l imprimante. Autres détails liés au matériel concernant le modem de télécopie analogique. État du service de télécopie analogique et du matériel rattaché. Numéro de téléphone utilisé par le modem de télécopie analogique. Un module scanner est installé dans l imprimante. Autres détails liés au matériel concernant le module scanner installé dans l imprimante. État du module scanner. Le service Numériser au fichier est activé pour pouvoir être utilisé dans l imprimante. Le service de télécopie Numériser au serveur est activé pour pouvoir être utilisé dans l imprimante. Le service de télécopie Numériser vers le courrier électronique est activé pour pouvoir être utilisé dans l imprimante. 3-15

32 Imprimantes Capacité de numérisation vers télécopieur Internet Mémoire physique totale Disque dur présenté Taille du disque dur Serveur Web du périphérique activé Le service de télécopie Numériser vers Internet est activé pour pouvoir être utilisé dans l imprimante. Montant de mémoire physique installé sur l imprimante du contrôleur en réseau. Un disque dur a été installé dans l imprimante. Taille du disque dur installé dans l imprimante. La fonction du serveur Web intégré de l imprimante est activée. Services Si des services pris en charge existent, ils sont détaillés dans cette section de l onglet Détails. Ils peuvent inclure les informations suivantes : Fonction Description Nom Configuré État Nom d un service pris en charge sur l imprimante. Le service est configuré, ou non, pour être utilisé sur l imprimante. État actuel d un service sur l imprimante. Indique également l impact des conditions d alerte sur un service. Diagnostics à distance L onglet Diagnostics à distance affiche une liste de toutes les actions d imprimantes à distance, telles qu une page de test d impression, et il donne des détails concernant la demande faite ainsi que son état actuel. Pour annuler une action de diagnostic à distance, cochez la case Demande à annuler et sélectionner Annuler à partir du menu Action. 3-16

33 Imprimantes Incidents Selon les paramètres configurés, l onglet Incidents affiche soit tous les incidents ouverts soit tous les incidents de ces 90 derniers jours, quel que soit leur état. Si plus d un service est configuré, les incidents seront groupés d après le service. Pour rafraîchir l état des incidents, sélectionner les imprimantes à rafraîchir et cliquer sur Mettre à jour dans le menu déroulant Action. 3-17

34 Imprimantes Actions Définir Sous/Hors contrat La disponibilité de l action Définir Sous/Hors contrat dépend du programme auquel l imprimante appartient. L action Définir Sous/Hors contrat peut être effectuée sur un bien matériel, quel que soit son état. De plus, est possible de changer le champ d application pour plusieurs imprimantes à la fois. Les imprimantes sous contrat sont gérées et les compteurs facturés qu elles possèdent dictent la communication des résultats. Les utilisateurs peuvent ne pas pouvoir accéder aux détails de l imprimante ni envoyer des commandes à distance pour toute imprimante hors contrat. Si Définir Sous/Hors contrat est sélectionné, faire en sorte également de choisir un plan dans la liste déroulante Programme. Sélectionner Définir Sous/Hors contrat pour une imprimante peut entraîner des frais de surveillance. Obtenir l état de l imprimante Cette action peut être effectuée simultanément sur plusieurs périphériques. Rafraîchir l état met uniquement à jour les données de l application. Cette action ne met pas à jour les informations de l imprimante. Si l état de l imprimante est mis à jour dans la base de données mais que les informations datent de moins de cinq minutes, l application suppose que la base de données est correcte et ne récupère pas les informations les plus récentes de l imprimante. S assurer de voir les toutes dernières informations de l imprimante sur la page Propriétés imprimante, laisser cinq minutes s écouler après avoir récupéré l état, rouvrir la page Détails sur l imprimante et vérifier le champ Âge de l état sur l onglet État. 3-18

35 Imprimantes Réinitialiser l imprimante Cette action peut ne pouvoir être effectuée que sur une imprimante à la fois. Après avoir sélectionné Réinitialiser l imprimante, la fenêtre contextuelle Réinitialiser l imprimante apparaît. Confirmer la réinitialisation de l imprimante pour poursuivre. Remarque Si l imprimante est réinitialisée, tous les travaux en attente seront supprimés. Imprimer une page de test Lors du dépannage ou de installation d un périphérique, il peut s avérer bénéfique d imprimer une page de test. Il n est possible d imprimer une page de test que pour un seul périphérique à la fois. Cette action est disponible pour toutes les imprimantes, quel que soit leur état. Sur la fenêtre contextuelle Imprimer une page de test, cliquer sur OK pour confirmer l impression de cette page. Mettre à jour l emplacement Cette action permet d ajouter ou d éditer des détails concernant l emplacement physique et l identification de l imprimante. Cette action ne peut être effectuée que sur une imprimante à la fois. Cliquer sur OK pour sauvegarder les changements. Commander des consommables L action Commander des consommables peut être effectuée pour tout bien matériel sous contrat, quel que soit son état, si cette action est configurée pour le périphérique. 3-19

36 Imprimantes Il n est possible de commander des consommables que pour une imprimante à la fois. Cliquer sur Commander des consommables à partir du menu déroulant ou du volet gauche pour être envoyé à la page de commande. Afficher les compteurs L action Afficher les compteurs peut être effectuée pour tout bien matériel sous contrat, quel que soit son état. Il n est possible d afficher les compteurs que pour une imprimante à la fois. Suivre les étapes cidessous pour afficher l information d un compteur pour un périphérique. 1. Cliquer sur Afficher les compteurs à partir du menu déroulant ou du volet gauche. Remarque Dans une grille d imprimantes, sélectionner tout d abord un périphérique et cliquer ensuite sur Afficher les compteurs à partir du menu Actions. 2. La fenêtre suivante affiche la lecture du compteur et la date de lecture par compte de pages et type d impression. 3. Cliquer sur Fermer pour revenir à la grille ou cliquer sur Trouver un autre périphérique pour revoir un autre compteur. 3-20

37 Imprimantes Soumission des compteurs et Affichage à partir du portail vers les pages XSM visibles par le client Pour soumettre des compteurs : cliquer sur le lien Soumettre des lectures de compteurs. Dans la fenêtre contextuelle, choisir un périphérique et cliquer sur Entrer des compteurs. Entrer les lectures de compteurs et les descriptions pertinentes, puis cliquer sur Soumettre. Pour afficher des compteurs : cliquer sur le lien Afficher des compteurs. Dans la fenêtre contextuelle, choisir un périphérique et cliquer sur Vue Compteurs. Des lectures antérieures pour chaque compteur s affichent avec la date de saisie. Identifier des compteurs manquants Les options pour soumettre des lectures de compteurs ont été développées. Avec l introduction de nouvelles icônes pour afficher l état des compteurs, il est présentement plus facile d identifier si des compteurs sont absents. La configuration des compteurs manquants se fait dans XSM et n a pas besoin d être faite dans FMP. Ce qui suit peut être effectué pour afficher la fenêtre contextuelle permettant de soumettre un compteur manquant : 1. À partir du menu Action sur la grille d imprimantes, cliquer sur l option Soumettre des lectures de compteurs. La page Soumettre des compteurs pour l imprimante sélectionnée s affiche. Remarque Sur la grille d imprimantes, sous la colonne État du compteur, une icône affiche l état du compteur. Lorsque l état est Compteur nécessaire ou Interruption imminente, l utilisateur peut cliquer sur l état pour lancer la page Soumettre un compteur pour l imprimante sélectionnée. L option Soumettre des lectures de compteurs est également disponible sur la page Détails sur l imprimante dans la section Actions de l imprimante. Demander une intervention L action Demande d intervention peut être effectuée pour tout bien matériel sous contrat, quel que soit son état, s il est configuré. Il n est possible que de demander une intervention que pour une imprimante à la fois. Cliquer sur Demander une intervention à partir du menu déroulant ou du volet gauche pour être renvoyé à la page des services. 3-21

38 Imprimantes 3-22

39 4 Afficher les commandes de consommables Onglet Afficher les commandes de consommables L onglet Afficher les commandes de consommables présente les détails concernant une commande, y compris qui a passé la commande, quand cette commande a été passée, son état et la machine associée à la commande. Sur l onglet Afficher les commandes de consommables, il est possible de filtrer les commandes d après les critères suivants : État Client À partir du menu Actions, il est possible d effectuer les actions suivantes sur une commande : Vue : Cliquer sur une commande ouvre également l onglet Détails. Mise à jour : Il est également possible de mettre à jour l état de la commande à partir de l onglet Détails. Détails des commandes de consommables Le fait de cliquer deux fois sur une commande de consommables ou d en sélectionner une et de cliquer sur Vue ouvre la fenêtre Détails des commandes de consommables. 4-1

40 Afficher les commandes de consommables La fenêtre est divisée en deux volets. Dans le volet gauche, il est possible de mettre à jour l état, de revoir les détails concernant la commande de consommables et de consulter la description de l activité d origine et de la toute dernière activité pour l incident. Le volet droit possède deux onglets : Détails Activités Onglet Détails L onglet Détails est divisé en deux sous-sections d informations pertinentes pour la commande. Éléments de consommables : Affiche l information relative à la pièce et à la quantité pour la commande. Client : Affiche les coordonnées et le site du client qui a commandé les consommables. Adresse d expédition : Affiche l adresse d envoi et les coordonnées. Imprimante : Affiche les informations d identification et d emplacement pour l imprimante pour laquelle les consommables ont été commandés. Il est également possible de faire ici le lien avec l onglet Détails de l imprimante. Général : Affiche qui est la dernière personne à avoir mis à jour la commande et quand cela a été fait. Fournit également une description de l activité et indique qui est responsable de quelque action que ce soit. 4-2

41 Afficher les commandes de consommables Afficher/Masquer la section Adresse d expédition Sur la page Afficher les détails des commandes de consommables pour le Niveau de compte, il est également possible de choisir des fichiers ou de masquer la section Adresse d expédition. Pour ce faire, cliquer sur Administration>Compte>Paramètres utilisateurs. Onglet Activités Aller à l onglet Activités pour voir un journal des changements d état, quand ils se sont produits et toute description existant pour la commande. Mettre à jour les commandes et les demandes d intervention Si cette fonctionnalité est activée, il est possible de changer l état d une commande de consommables ou d une demande d intervention à partir des onglets Vue pour demandes d intervention ou Commandes de consommables, ou de lancer l onglet Détails pour mettre à jour l état d un article individuel. Onglet Vues Cette option est utile pour modifier l état de plusieurs articles. Toutefois, seuls des articles ayant le même état peuvent être mis à jour simultanément. 1. Sur l onglet Afficher les demandes d intervention ou Afficher les commandes de consommables, sélectionner les articles à mettre à jour. 2. Sélectionner Mettre à jour à partir du menu Actions. La fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité s ouvre. Onglet Détails 1. Ouvrir l onglet Détails pour un article. 2. Cliquer sur l état Mettre à jour dans le volet gauche. La fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité s ouvre. 4-3

42 Afficher les commandes de consommables Fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité La fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité indique combien de commandes ou de demandes sont mises à jour. Sélectionner l état approprié à partir du menu État. Les options d état varient par incident. Il faut également entrer une description ici. Cliquer sur OK pour sauvegarder les changements. 4-4

43 Afficher les commandes de consommables 4-5

44 Afficher les commandes de consommables 4-6

45 5 Afficher les demandes d intervention Onglet Afficher les demandes d intervention L onglet Demandes d intervention affiche des détails concernant une demande d intervention, y compris qui a fait cette demande, quand cette demande a été faite, son état et la machine qui doit être réparée. Sur l onglet Demandes d intervention, vous pouvez filtrer vos demandes d intervention d après les critères suivants : État Client À partir du menu Actions, vous pouvez effectuer les actions suivantes sur une intervention : Vue : Cliquer sur une demande ouvre également l onglet Détails. Mise à jour : Il est également possible de mettre à jour l état de service à partir de l onglet Détails. Détails des demandes d intervention Le fait de cliquer deux fois sur une demande d intervention ou d en sélectionner une et de cliquer sur Vue ouvre la fenêtre Détails des demandes d intervention. 5-1

46 Afficher les demandes d intervention La fenêtre est divisée en deux volets. Dans le volet gauche, il est possible de cliquer pour mettre à jour l état de l incident, de voir les détails concernant la demande d intervention d origine et de consulter la description de l activité d origine et de la toute dernière activité pour l incident. Le volet droit possède deux onglets : Détails Activités Onglet Détails L onglet Détails est divisé en deux sous-sections d informations pertinentes pour la demande d intervention. Description : Affiche le texte décrivant le problème d origine. Cette information est également disponible dans le volet gauche. Client : Affiche les coordonnées et le site du client qui a fait la demande d intervention. 5-2

47 Afficher les demandes d intervention Imprimante : Affiche les informations d identification et d emplacement pour l imprimante pour laquelle l intervention a été demandée. Il est également possible de faire ici le lien avec l onglet Détails de l imprimante. Général : Affiche qui est la dernière personne à avoir mis à jour la demande. Fournit également une description de l activité et indique qui est responsable de quelque action que ce soit. Onglet Activités Aller à l onglet Activités pour voir un journal des changements d état, quand ils se sont produits et toute description qui existe de la demande. Mettre à jour les commandes et les demandes d intervention Si cette fonctionnalité est activée, il peut falloir changer l état d une commande de consommables ou d une demande d intervention à partir des onglets Vue pour Commandes de consommable et Demandes d intervention, ou il est possible de lancer l onglet Détails pour un article individuel afin d en mettre à jour l état. Onglet Vues Cette option est utile pour modifier l état de plusieurs articles. Toutefois, seuls des articles ayant le même état peuvent être mis à jour simultanément. 1. Sur l onglet Afficher les commandes de consommables ou Afficher les demandes d intervention, sélectionner les articles à mettre à jour. 2. Sélectionner Mettre à jour à partir du menu Actions. La fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité s ouvre. Onglet Détails 1. Ouvrir l onglet Détails pour un article. 2. Cliquer sur Mettre à jour dans le volet gauche. La fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité s ouvre. 5-3

48 Afficher les demandes d intervention Fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité La fenêtre Actualiser l état / Ajouter une activité indique combien de commandes ou de demandes sont mises à jour. Sélectionner l état approprié à partir du menu État. Les options d état varient par incident. Il faut également entrer une description ici. Cliquer sur OK pour sauvegarder les changements. 5-4

49 6 Référentiel Mes documents Un autre panneau de contenu pour Mes documents a été ajouté au portail. Il permet aux partenaires et aux clients finaux de partager des documents, tels que des rapports, documents, factures, présentations, etc. Pour activer le partage de documents : 1. Dans FMP, naviguer vers Administration > Gestion du contenu > Panneaux de contenu sélectionnés > Mes documents. 2. Cliquer sur le lien Mes documents dans FMP pour lancer le gadget Mes documents XSM, qui permet aux partenaires et aux clients finaux de partager des documents. 3. Dans le gadget Mes documents, les utilisateurs peuvent télécharger (en amont et en aval), éditer et supprimer des documents. 6-1

50 Référentiel Mes documents 6-2

51 7 Administration Les partenaires et les administrateurs ont la permission de personnaliser une page d accueil client afin d afficher uniquement certains panneaux compte tenu de leur services. Les services affichés sont déterminés par le code de rétrofacturation. Si aucune configuration de rétrofacturation n a été faite, les utilisateurs voient automatiquement la configuration par défaut faite au niveau du compte. Remarque Toutes les fonctionnalités n ont pas nécessairement été activées à ce stade. Elles seront ajoutées dans les versions ultérieures. Pour configurer des panneaux de contenu spécifiques à des codes de rétrofacturation : 1. Ouvrir l onglet Administration. 2. Dans le panneau de navigation de gauche, ouvrir Codes de rétrofacturation>gestion du contenu. 3. Sélectionner un code de rétrofacturation et choisir Éditer à partir du menu Action. 4. Dans le dialogue Gestion du contenu : [Nom du code de rétrofacturation], utiliser les flèches pour personnaliser les panneaux qui sont visibles et l ordre dans lequel ils apparaissent pour ce code de rétrofacturation. 5. Cliquer sur Sauvegarder. Outre le fait de pouvoir modifier la configuration au niveau du centre d exploitation, l état du service peut également être défini au niveau du compte en sélectionnant Administration>Compte>États. Remarque Pour configurer l état du service au niveau du compte, le paramètre Centre d exploitation pour le compte doit être réécrit. États masqués des services Pour masquer les états de service et empêcher le client final de les voir, ces états doivent être masqués de façon cohérente dans toute l application FMP. Le fait de simplement masquer certains affichages et de les rendre visibles dans d autres vues ne fonctionne pas. À l heure actuelle, les états masqués sont visibles dans certaines vues. Présentement, si l état des services est configuré pour être masqué, les pages Afficher les demandes d intervention et Afficher les commandes de services n affichent aucun de ces filtres d état ni les incidents correspondants ayant le même état. Maintenant, si l état des services est configuré pour être masqué, les incidents correspondants ayant le même état ne seront pas affichés sur l onglet Détails de l imprimante>incidents. 7-1

52 Administration Il est aussi possible d effectuer ce qui suit pour masquer l état des services afin d empêcher l utilisateur final de le voir : 1. Dans l application FMP, selon le rôle de l utilisateur, naviguer vers : a. Administration>Compte>États b. Administration>Centre d exploitation>états 2. Il est possible de définir l État des services comme étant masqué ou visible. S il est masqué, en accédant à l application FMP, il sera impossible de voir les filtres d état et les incidents correspondants. Si FMP est configuré pour masquer l état au niveau du compte : Les pages Afficher les commandes de consommables ou Afficher les demandes d intervention n afficheront pas le filtre d état. Les pages Afficher les commandes de consommables ou Afficher les demandes d intervention n afficheront pas les incidents ayant un état masqué. Remarque L onglet Détails de l imprimante>incident n affichera pas les incidents ayant un état masqué. 7-2

53 Administration 7-3

54 Administration 7-4

55 Index A Actions, 3-1, 3-18, 3-19, 3-21 C Annuler des commandes à distance, 3-16 Changer de compte, 2-9 Changer de centre d exploitation, 2-9 Contact, 2-2 Gestion du contenu, 6-1 Administration des contrats, 2-2 Liens pour les clients, 2-2, 3-19, 3-21 R Relevés, 2-2 Réinitialiser l imprimante, 3-18 S Champ d application (Sous contrat/hors contrat), 3-17 Demandes de services, 3-21, 4-3, 5-1, 5-3 Exigences de configuration, 1-1 État, 3-18 Consommables/Commander, 3-19 Commandes de consommables, 4-1, 4-3, 5-3 T Page test, 3-18 F Filtre, 2-8 G Grille, 2-6 I Incidents, 3-17 L Emplacement, 3-19 Logo, 2-2 M Lectures de compteurs, 3-19 Référentiel Mes documents, 6-1, 7-1 P Stratégie de marque du portail des partenaires, 2-2 Consommables d imprimantes, 3-7 Fonctionnalités de l imprimante, 3-14 Information sur l imprimante, 3-9 État de l imprimante, 3-3 Compteur d utilisation de l imprimante, 3-12 I-1