Atelier Chercher et trouver dans GEVER
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- Danielle Turgeon
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1 Atelier Chercher et trouver dans GEVER
2 2/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
3 Sommaire 1 Mindbreeze... 5 Fonctions Mindbreeze... 5 Trucs et astuces pour la recherche dans Mindbreeze Portail Recherche Portail Dernières modifications Portail Favoris Classeur de recherche Créer un modèle de recherche Créer un classeur de recherche Afficher les résultats dans le classeur de recherche Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
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5 1 Mindbreeze Fonctions Mindbreeze La fonction de recherche est similaire à celle d un moteur de recherche de type Google sur Internet. Indiquer simplement dans le champ de recherche un ou plusieurs mots-clés, séparés par des espaces (l espace équivaut à l opérateur booléen «ET»). Le système reconnaît automatiquement la langue utilisée. Toutes les classes d objet (rubrique, dossier, sous-dossier, document, fichier) contenant les termes recherchés dans leur titre ou dans leur contenu apparaissent dans la liste des résultats. Ces derniers peuvent être ensuite affinés. Exemple : Cliquer sur le bouton «Mindbreeze» dans le portail principal. Insérer les mots-clés dans le champ de recherche, puis cliquer sur la loupe pour lancer la recherche. Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
6 Résultats : Vous pouvez trier les résultats en fonction de leur pertinence, de la date et de la taille de l objet. Vous pouvez également les afficher dans l ordre ascendant ou descendant. 6/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
7 Réduire le nombre de résultats Vous pouvez affinez la recherche dans la partie droite de la fenêtre, par ex. en précisant la date ou le type d objet voulu. Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
8 Fonctions accessibles dans la liste des résultats Différentes fonctions sont disponibles dans la liste des résultats selon le type d objet : un double-clic sur le titre ouvre directement l objet. Autres fonctions Ouvrir Explorer Imprimer Copier Envoi du fichier Envoyer le pointeur Propriétés Prévisualisation Rassembler Ouvre l objet. Ouvre l objet (le document, le sous-dossier ou le dossier). Les fichiers ou sous-dossiers qu il contient s affichent sous forme de liste. Imprimer l objet. Copie l objet dans le presse-papiers. Crée un courriel dans lequel l objet figure en pièce jointe. Crée un courriel contenant un pointeur (lien) vers l objet. Affiche et permet de modifier les métadonnées de l objet. Affiche une prévisualisation de l objet Permet de collecter les résultats de la recherche 8/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
9 Trucs et astuces pour la recherche dans Mindbreeze Préciser autant que possible la recherche initiale : Recherche Résultat «cherche et trouve» Objets contenant une séquence de mots identique à celle entre guillemets atelier chercher «proposition au Conseil fédéral» AND «communiqué» Objets contenant les mots «atelier» et «chercher» Objets contenant à la fois la séquence de mots «proposition au Conseil fédéral» et le mot «communiqué». («courriel» OR «annexe») «FAQ» Objets contenant le mot «FAQ» et soit le mot «courriel» soit le mot «annexe» FAQ NEAR proposition à la direction atelier NOT GEVER extension:doc chercher trouver processus (extension:ppt OR extension: docx) Objets contenant le mot «FAQ» à proximité de la séquence de mots «proposition à la direction» Objets contenant le mot «Atelier», mais pas le mot «GEVER» Objets contenant un fichier Word et les mots «chercher» et «trouver» Objets contenant le mot processus et un fichier dont l extension est.ppt ou docx. Les opérateurs booléens (AND, OR, NEAR, NOT) doivent toujours être écrits en majuscules. Respectez également la graphie des mots-clés (title:, content:, extension:) et ne mettez pas d espace après les deux-points. Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
10 Vous pouvez affiner la recherche avec d autres filtres dans le champ de recherche : Entrée dans le champ de recherche title: content: extension:docx COO X.XXXXXXX title:lent content:indexation extension:msg Résultat Recherche dans le nom de l objet, mais non dans son contenu Recherche dans le contenu du fichier, mais non dans son titre ou dans ses métadonnées Recherche uniquement au sein des fichiers dont l extension est docx Recherche directement l objet rattaché au numéro de classement indiqué dans GEVER (utile, par ex., quand un message d erreur contient un numéro COO : en envoyant ce numéro à gever@bk.admin.ch, l objet concerné peut être directement retrouvé et la source du problème plus facilement identifiée). Permet de faire une recherche combinant plusieurs mots-clés et une extension donnée (analogue à une recherche contenant l opérateur AND) Utilisez des parenthèses () pour séparer les recherches avec les opérateurs booléens (AND, OR, NEAR, NOT) Les opérateurs booléens (AND, OR, NEAR, NOT) doivent toujours être écrits en majuscules. 10/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
11 2 Portail Recherche Le portail Recherche contient des outils supplémentaires permettant de trouver un objet. Cliquer sur le bouton «Recherche» du portail principal pour ouvrir le portail Recherche. Celuici contient deux onglets : «Trouvé» et «Classeur de recherche». Cliquer sur le bouton «Rechercher des objets» (au bas de la fenêtre) Ce bouton se trouve aussi dans la barre des menus : Un masque s ouvre. Vous pouvez y sélectionner la classe d objets à rechercher dans le menu déroulant «Sélection» ou sous «Proposition». Les modèles de recherche que vous avez sauvegardés (cf. ch. 5.1) apparaissent le cas échéant en bas du masque. Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
12 Les classes d objet les plus courantes sont énumérées ci-après : Document (toutes classes de documents confondues : Interne, Entrée, Sortie) Fichier (tous types confondus, quelle que soit l extension : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) Dossier Sous-dossier Excel PowerPoint Project Visio Word Courriel (Microsoft Outlook) 12/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
13 Les critères de recherche varient selon la classe d objets sélectionnée. La recherche peut au surplus être affinée en définissant certaines propriétés ou en triant les résultats. Propriétés du terme Propriétés temporelles Tri des résultats Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
14 Exemples de recherche par classe d objets : Recherche d un document (toutes classes confondues : Interne, Entrée, Sortie) Recherche d un fichier (tous types confondus, quelle que soit l extension : Word, Excel, PowerPoint, etc.) Recherche d un sous-dossier (sous-dossier mandat y compris) 14/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
15 Remarque : si les résultats de la recherche ne vous satisfont pas, vous pouvez retourner au masque de recherche en cliquant sur le bouton «Modifier la recherche». Dans le cas contraire, sélectionner un ou plusieurs objets parmi les résultats, puis cliquer sur «Continuer» pour les transférer dans le portail Recherche. Astuce : la fonction «Regrouper» vous permet de lancer plusieurs recherches avec des métadonnées différentes pour la même classe d objets (fichier, sous-dossier, dossier, etc.). Sélectionnez à cet effet les résultats souhaités de la première recherche, puis cliquez sur le bouton «Regrouper». Cliquez ensuite sur «Modifier la recherche» et lancez une recherche avec d autres métadonnées. Sélectionnez les nouveaux résultats souhaités, puis cliquez à nouveau sur «Regrouper». Sélectionnez enfin dans le nouvel onglet «Résultats regroupés» les résultats souhaités des deux recherches et cliquez sur «Continuer» pour les transférer dans le portail Recherche. Attention : le bouton «Tout prendre» transfère l ensemble des résultats dans le portail Recherche. Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
16 3 Portail Dernières modifications Le portail Dernières modifications est un outil de recherche mis en place par la ChF. Il montre les documents créés ou modifiés par un utilisateur donné durant les 7, 14 ou 30 derniers jours. Les colonnes standard du portail sont les suivantes : document (= fichier) se réfère à (applies to), sur trois niveaux Bloqué par Bloqué le/à Dernière modification apportée par Dernière modification le/à Créé par Pour ouvrir les objets se trouvant dans ces colonnes (fichier, document, sous-dossier ou dossier), un double-clic suffit. Vous pouvez aussi passer par le menu contextuel (clic droit). Astuce : vous pouvez filtrer chacune des colonnes (afficher le menu déroulant dans le titre de chaque colonne) ou chercher un objet sur l ensemble de la page en cliquant sur F3. 16/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
17 4 Portail Favoris Le portail Favoris contient un onglet qui affiche les derniers objets modifiés. Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
18 5 Classeur de recherche Comme indiqué au ch. 2, vous pouvez enregistrez une recherche comme «modèle de recherche». En liant le modèle à un classeur de recherche, tous les objets répondant aux critères définis dans le modèle de recherche s afficheront dans le classeur. Créer un modèle de recherche Lancez la recherche souhaitée, par ex. document Word qui contient «FAQ» dans son titre et qui a été créé par «buc». Si les résultats sont satisfaisants, retournez dans le masque de recherche en cliquant sur «Modifier la recherche». Cliquez ensuite sur «Sauvegarder la requête». Donnez un nom au modèle de recherche que vous venez de créer, puis confirmez en cliquant sur «Continuer». 18/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
19 Le masque de recherche s affiche à nouveau. Vous pouvez alors interrompre la recherche ou lancer la recherche. Sélectionnez le cas échéant les résultats souhaités pour les transférer dans le portail Recherche. Créer un classeur de recherche Les classeurs de recherche se créent dans le portail Recherche, sous l onglet «Classeur de recherche». Cliquez sur le bouton «+» ou sélectionnez «Nouveau» dans le menu «Fichier». Un masque s ouvre. Donnez un nom au classeur de recherche. Reliez le modèle de recherche souhaité au classeur de recherche en cours de création (si le modèle n apparaît pas dans la liste déroulante, cherchez-le en cliquant sur la loupe), puis confirmez en cliquant sur «Continuer». Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
20 Afficher les résultats dans le classeur de recherche Pour afficher les résultats enregistrés dans le classeur de recherche, faites un doubleclic sur le classeur de recherche souhaité, sous l onglet «Classeur de recherche» Pour afficher les derniers résultats, cliquez sur «Actualiser». Attention : les résultats de la recherche peuvent s étendre sur plusieurs pages. 20/24 Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V. 2014
21 Notes Atelier Chercher et trouver dans GEVER Fabasoft V /24
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