Pour effectuer un premier envoi!!!

Transcription

1 SIEL : Envoi des données Inscriptions et recherches d élèves IMPORTANT : Vous ne pouvez envoyer une inscription vers SIEL qu à partir du moment où l élève est présent physiquement à l école sous peine de devoir annuler cette inscription postérieurement si l élève ne se présente pas! Avant de développer et de décrire les différents écrans (page 2), quelques consignes à respecter Pour effectuer un premier envoi!!! 1. Vérifier les données «SIEL» 2. Faire une copie de sécurité. 3. Commencer par sélectionner un seul élève pour vérifier que la communication entre SIEL et WinPage fonctionne bien. Une fois sélectionné cliquer sur «Envoi». a. Msg reçus : 1 Communication : OK Traitement terminé Vérifier le message reçu avant d effectuer l envoi de tous vos élèves (Voir 2 ème et 3 ème cas ci-dessous). b. En cas de souci, deux cas possibles (le 1 er et le 3 ème ) : 1 er cas : cliquer sur le bouton «Réception» jusqu à obtenir une réponse (max. 5 minutes). Si vous avez toujours le même message nous contacter. 2 ème cas : - Elèves inscrits : doit correspondre au nombre d élèves envoyés (la première fois, ce sera 1). Si c est le cas, vous pouvez envoyer tous vos élèves. 3 ème cas : - Elèves refusés : o Erreur : erreur de profil => nous contacter!!! o Autre erreur, sélectionner un autre élève, encore et encore jusqu à ce que ça fonctionne si après 5 essais ça ne va toujours pas => nous contacter o Bouton «Erreurs système» écriture rouge : nous contacter. SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 1/8

2 Inscriptions d élèves : Deux nouveaux boutons font leur apparition dans la liste de vos élèves : et. Ils vont vous permettre d inscrire un élève dans Siel mais aussi de lancer une recherche d élève dans les données SIEL suivant différents critères. Remarque : si ces boutons n apparaissent pas, c est qu une des phases d installation est incomplète. Veuillez contacter le service WinPage. 1. Inscriptions SIEL Cliquez sur pour découvrir ce nouvel écran : SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 2/8

3 Quatre parties se détachent de cet écran :!!! Avant chaque envoi, vérifier que votre carte soit bien insérée dans son lecteur Votre code PIN vous sera demandé pendant l opération A. La partie «dialogue», au haut de l écran Vide au départ, c est là que les différentes étapes d avancement vont apparaître Exemples : B. La partie «Liste des élèves» Tous les élèves de votre école vont être repris dans cette liste (sauf ceux en classe d attente). SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 3/8

4 Vous avez la possibilité d en rechercher un en particulier dans cette liste. Les colonnes : (1) : case à cocher afin d envoyer le ou les enfants cochés vers SIEL (pour y être inscrit(s) ou désinscrit(s)). N FWB : numéro d identification unique qui sera attribué par la FWB à l élève. (2) : dernière action réussie I = Inscription ajoutée C = Inscription Clôturée A = Inscription Annulée Envoi sans RN : à cocher uniquement dans certains cas (Voir partie Retours Élèves refusés) Les colonnes «Capital-périodes» (uniquement en période de comptage). WP correspond au capital-périodes encodé par l école dans WinPage. 30/09 et 15/01 : capital-périodes calculé par SIEL et validation du transfert à SIEL par le PO à la date de comptage concernée. C. La partie «Envois» Ce bouton va vous permettre de vérifier les données WinPage de tous les élèves que vous avez sélectionnés (le nombre d élèves sélectionnés apparait au bas de la liste des élèves). Ce bouton va vous permettre d envoyer tous les élèves que vous avez sélectionnés (le nombre d élèves sélectionnés apparait au bas de la liste des élèves). En résumé, la «Réception» consiste à recevoir une réponse de la part de SIEL suite à votre envoi. Généralement, cette réponse vous est envoyée automatiquement ; néanmoins, dans certains cas, vous devrez redemander cette réponse en cliquant sur le bouton «Réception». SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 4/8

5 Dans la partie «dialogue», vous devez recevoir au moins autant de réponses que vous avez envoyé de demandes (inscription, clôture, annulation, ). Si ce n est pas le cas, cliquez à nouveau sur le bouton «Réception». Vous ne risquez rien en cliquant plus que nécessaire sur le bouton «Réception». D. La partie «Retours» La liste des élèves apparait suivant le filtre coché (par défaut vous verrez les élèves non-inscrits) - Elèves non-inscrits : o Élèves que vous n avez pas encore envoyés vers SIEL. - Tous les élèves : o Liste de tous vos élèves (sauf classe d attente) - Elèves inscrits : doit correspondre au nombre d élèves envoyés (la première fois, ce sera 1). - Inscrits clôturés ou annulés : o Liste des élèves dont l inscription est clôturée ou annulée. - Elèves refusés : o Erreur : erreur de profil => nous contacter!!! o Autre erreur, sélectionner un autre élève, encore et encore jusqu à ce que ça fonctionne si après 5 essais ça ne va toujours pas => nous contacter o Bouton «Erreurs système» écriture rouge : nous contacter o vous permet d éventuellement imprimer la liste des élèves avec l erreur correspondant au refus de l inscription (parfois l action à réaliser est indiquée également). Erreur : utiliser le bouton de recherche. Erreurs et : Envoyer à nouveau l élève sans RN. SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 5/8

6 Recherches d élèves : IMPORTANT : Ne pas utiliser cette fonction pour rechercher TOUS les élèves de votre école : c est très long et inutile. Après correction d une fiche Elève dans WinPage suite à une recherche, ne pas oublier de renvoyer cette fiche vers SIEL. : Plusieurs raisons peuvent être signalées lors des ERREURS RETOURNÉES PAR SIEL L orthographe du nom et /ou prénom n est pas correct Un nom composé sans trait d union Trois types de recherche sont possibles sur base : du registre national de la combinaison Nom, prénom, date de naissance et sexe du n FWB SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 6/8

7 Comment faire? 1. Sélectionner le type de recherche 2. Sélectionner le ou les élève(s) à rechercher 3. Cliquer sur «Envoi» et attendre la réponse (en haut de l écran) 4. Cliquer sur «Afficher les résultats» Un écran partagé en trois colonnes apparait. La colonne centrale reprend les données que vous avez encodées dans WinPage. La colonne de gauche reprend les données issues du registre national si elles existent. La colonne de droite peut être vide ou reprendre des données déjà envoyées par une école dans SIEL. Si une discordance existe entre les colonnes, elle apparait en ROUGE. Vous pouvez choisir de corriger ou pas. Pour corriger, utiliser les flèches qui vont transférer les données vers la colonne centrale afin de modifier les données de WinPage. Autre exemple de correction : ci-dessus, scinder le n de la maison (65/ pour le n de la maison et 011 pour le n de boite) : SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 7/8

8 Vous avez la possibilité d annuler toutes les modifications apportées ou de les enregistrer dans la fiche signalétique de l élève dans WinPage. En bas, à droite, vous avez la possibilité de décocher la fiche active (après l avoir corrigée et enregistrée, par exemple). Ceci vous permet de garder uniquement les fiches à vérifier «Visualiser toutes les fiches» permet de visualiser les fiches cachées également. En cas de message!!! Des messages peuvent apparaitre au bas de l écran, à gauche Si aucune solution ne vous est suggérée, veuillez essayer un autre type de recherche ou envoyer cet élève (pour inscription) vers SIEL sans RN. Et si le message est «trop technique» comme ci-dessous, contactez-nous SIEL Inscriptions et recherches d élèves Fiche 8/8