GUIDE D ACCUEIL SM2 DES ÉTUDIANTS FFL STUDENTS SM2 HANDBOOK

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1 GUIDE D ACCUEIL SM2 DES ÉTUDIANTS FFL STUDENTS SM2 HANDBOOK Bienvenue au Carré International (Ci) de l université de Caen Basse-Normandie. Votre demande de préinscription à une formation organisée par le Département Formations en Langues (DFL) a été acceptée et vous avez déjà reçu votre attestation de préinscription nécessaire à l obtention de votre visa étudiant. Vous trouverez ci-après des informations pratiques pour votre arrivée à Caen ainsi que pour l organisation des premiers jours. Les informations détaillées sur le déroulement de votre formation et des examens vous seront données à votre arrivée à Caen et l équipe du DFL se tiendra à votre disposition pour vous accompagner tout au long du programme. Nous vous souhaitons un excellent séjour à Caen. Welcome to the Carré International (Ci) of the University of Caen Basse-Normandie. Your pre-registration request to a language training session organized by the languages training department (DFL) has been accepted and you have already received your pre-registration certificate necessary to obtain your student visa. You will find below practical information for your arrival in Caen along with the first days schedule. Detailed information on your program and examinations will be provided on arrival in Caen and the DFL team will guide you throughout the program. We wish you an excellent stay in Caen. 1

2 MES CONTACTS À CAEN MY CONTACTS IN CAEN informations/inscriptions information/registration Laetitia ROUSSEL - bureau Li 122 intl.fle@unicaen.fr hébergement en résidence universitaire university housing Karine MAGRET - bureau Li 138 intl.hebergement@unicaen.fr hébergement en famille d accueil / programmes spécifiques Homestay / specific programs Stéphanie GOUTTRY - bureau Li 253 intl.groupes@unicaen.fr paiements payments Nelly BONNET - bureau Li 107 intl.finances@unicaen.fr adresse postale postal address CARRÉ INTERNATIONAL université de Caen Basse-Normandie bâtiment i Esplanade de la Paix CS F CAEN cedex 5 2

3 mon hébergement Votre chambre universitaire est disponible à compter du 13 janvier 2015 et jusqu au 31 mai Quelle que soit votre date d arrivée, rendezvous directement à votre lieu de résidence dont l adresse est indiquée sur l attestation d hébergement qui vous a été envoyée. Si vous êtes hébergé(e) en famille d accueil, vous aurez convenu d un rendez-vous avec votre famille. Attention! Bien que les résidences universitaires soient en mesure de vous accueillir durant les week-ends, nous vous rappelons que les services administratifs de l université sont fermés les samedis et dimanches. Vous ne pourrez donc obtenir aucune assistance de nos services les samedis, dimanches et jours fériés. hébergement en chambre universitaire Si vous avez fait une demande de chambre universitaire lors de votre préinscription en ligne au Carré International (Ci), vous avez jusqu au 1 er décembre 2014 pour nous retourner le dossier d hébergement dûment complété, accompagné de tous les documents requis et jusqu au 5 décembre 2014 pour effectuer le paiement couvrant l intégralité des loyers dus (à l exception des étudiants qui ont déjà réglé auprès de leur institution). hébergement en famille d accueil Si vous avez fait une demande d hébergement en famille, vous devez contacter Stéphanie Gouttry à stephanie.gouttry@unicaen.fr. 3

4 la semaine d accueil Les résultats du test de français que vous nous avez fournis (DELF/DALF, TCF...) ou que vous avez passé en ligne nous permettent d évaluer votre niveau. Ce dernier sera confirmé par un test obligatoire que vous passerez à votre arrivée à Caen. mercredi 14 janvier 2015 Rendez-vous à 8h30 dans le hall d accueil de la Maison des Langues et de l International (MLi) avec l équipe du DFL pour un petit-déjeuner de bienvenue et un test de placement complémentaire obligatoire. 11h30 : discours de bienvenue à la Maison de l Étudiant (MdE) 12h30 : forum «vie étudiante» à la MdE jeudi 15 janvier 2015 Matin Retrait du dossier d inscription selon rendez-vous : apportez votre passeport et les originaux des diplômes. Après-midi Inscriptions administratives à l université : paiement des droits d inscription (189,10 ) et de la sécurité sociale étudiante (213 si applicable). Obtention de la carte d étudiant. vendredi 16 janvier 2015 Matin Suite des inscriptions administratives à l université Après-midi Affichage et envoi par courriel des emplois du temps. lundi 19 janvier 2015 Début des cours. 4

5 mes informations pratiques validation du titre de séjour En fonction du type de votre visa, vous devrez ou non faire valider votre titre de séjour auprès de l Office français de l immigration et de l intégration (OFII). Afin d anticiper les démarches, merci de bien vouloir nous envoyer par courriel une copie scannée de votre visa dès son obtention. Si cette procédure s applique à vous, le bureau des titres de séjour du Carré International (Li 104) procèdera, à votre arrivée à Caen, à la vérification, à la collecte et à l envoi de votre dossier à l OFII. Il organisera également une visite médicale et une radio des poumons, obligatoires dans le cadre de cette démarche. Merci donc de ne pas envoyer vous-même votre dossier à l OFII. sécurité sociale étudiante Depuis l automne 2001, la loi française requiert que tous les étudiants étrangers (individuels ou d échange) séjournant en France pour une période supérieure à 3 mois souscrivent à la sécurité sociale étudiante, le système de santé national. La procédure d immatriculation doit se faire en même temps que votre inscription administrative. L affiliation au système de sécurité sociale étudiante (réservé aux étudiants âgés de moins de 28 ans au moment de l inscription à l Université et titulaires d un diplôme ou titre équivalent au baccalauréat français) ouvre les droits du 1 er octobre 2014 au 30 septembre 2015 et coûte 213. La sécurité sociale étudiante couvre : 70% des dépenses médicales, 35 à 65% des médicaments. Les frais dentaires et ophtalmiques sont partiellement couverts, le remboursement dépendant des accords préalables avec les services de la sécurité sociale. Lors de l affiliation à la sécurité sociale étudiante, vous devrez choisir parmi deux compagnies d assurance mutualistes : - la LMDE ( - la SMENO ( 5

6 Attention! Les assurances médicales étrangères ne peuvent en aucun cas remplacer «la sécurité sociale». Les étudiants citoyens d un pays de l Union européenne sont dispensés de la sécurité sociale française s ils sont en mesure de présenter leur carte d assurance européenne. Attention! Cette carte doit être demandée dans votre pays d origine avant votre départ pour la France. Plus d informations sur compte bancaire Il est nécessaire d ouvrir un compte bancaire en France pour obtenir le remboursement de vos éventuels frais médicaux par la sécurité sociale étudiante. Nous pourrons vous aider si nécessaire à obtenir un rendez-vous dans la banque de votre choix. Avant votre départ du territoire français, merci de vous assurer que votre compte bancaire n est pas débiteur et que vous avez fait le nécessaire pour le clôturer une fois vos derniers remboursements crédités (dépôt de garantie de la chambre universitaire par exemple). assurance habitation obligatoire Quelque soit votre type d hébergement, vous devrez souscrire à une assurance habitation avec responsabilité civile couvrant les dommages à un tiers. La plupart des compagnies d assurance présentes à Caen proposent cette prestation pour environ 60 par an. Certaines banques offrent des avantages particuliers en matière d assurance lors de l ouverture d un compte. soins médicaux soins médicaux L université est dotée d un centre médical sur le Campus 1 : le Service Universitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé (SUMPPS). Vous y trouverez une assistance médicale, psychologique et gynécologique. Attention! Si vous avez besoin d une prescription, vous devrez vous rendre chez un médecin en dehors du campus. 6

7 Votre sécurité sociale étudiante remboursera vos frais médicaux et pharmaceutiques si vous avez ouvert un compte bancaire en France (voir plus haut). En cas d urgence, il vous suffit de composer le 15 sur n importe quel téléphone (public, mobile ) ou décrocher l un des téléphones d urgence situés un peu partout sur le campus pour être mis en relation avec les services d urgences. assiduité et présence aux examens assiduité et présence aux examens L assiduité aux cours est obligatoire. Une partie de la note globale est établie à partir des contrôles continus qui ont lieu tout au long du semestre. Si vous manquez un cours pour raison médicale ou retard de voyage, vous devez en aviser le bureau scolarité dans les meilleurs délais par courriel à intl.scolarite@unicaen.fr Les dates d examens sont fixes et leur calendrier est disponible une semaine avant le début des examens. Le DFL n organisera aucune session de rattrapage pour des départs anticipés. Ne réservez aucun billet d avion avant le dimanche 17 mai Attention! L absence aux examens constitue un motif de non-réinscription à un semestre supplémentaire. vacances scolaires vacances d hiver : du 14/02 au 22/02/2015 inclus. vacances de printemps : du 18/04 au 26/04/2015 inclus. climat Températures moyennes à Caen > janvier : 0 C/7 C- 32 F/45 F mars : 3 C/ 10 C - 37 F/50 F > mai : 8 C/16 C - 46 F/61 F juillet : 12 C/21 C - 53 F/70 F > sept. : 11 C/19 C - 52 F/66 F nov. : 5 C/11 C - 41 F/52 F 7

8 sport inscription et paiement sur (36 pour deux activités) internet Que vous soyez sur un campus (wi-fi) ou dans les résidences universitaires (filaire, prévoir un câble), l accès internet est sécurisé par un Etup@ss. Il vous est fourni avec la carte d étudiant lors de l inscription administrative à l université ; vous n aurez donc pas accès à internet sur le campus avant son obtention. restauration Vous pourrez déjeuner aux Restaurants Universitaires A et B du lundi au samedi midi et dîner au Restaurant B. Le tarif est de 3,20 par repas, comprenant une entrée, un plat et un dessert. Vous pourrez soit payer à la caisse du restaurant en espèces ou avec votre Léo Carte (carte d étudiant) que vous pouvez recharger en ligne à tout moment. Attention! Les restaurants universitaires ne sont pas ouverts le samedi soir et le dimanche toute la journée. Ils ne servent pas non plus les petits-déjeuners. dépenses à prévoir dès l arrivée Un certain nombre de dépenses sont à prévoir à votre arrivée en France et à Caen, dont certaines uniquement en espèces. > Transport aéroport / gare Saint-Lazare : environ 10 en RER ou navette bus (espèces ou carte bancaire) environ 50 en taxi (espèces essentiellement ; quelques taxis acceptent les cartes bancaires mais pensez à le demander avant de monter) > Billet de train Paris-Caen : environ 30 (espèces ou carte bancaire) > Navette aéroport/caen (sur demande) : minimum 90 (espèces uniquement) >Ticket de tram Caen gare/campus : 1,40 (espèces ou carte bancaire) à acheter avant de monter à bord > Ticket repas au restaurant universitaire : 3,20 (espèces ou Léo Carte) 8

9 en savoir plus à propos... du programme : de Caen : de la météo locale : path=previsionsdept%2fdept14%2f t de la Normandie : des horaires de train : du métro parisien : des aéroports parisiens : des bus et trams caennais : des bus verts : des navettes aéroport-caen : et 9

10 my accommodation Your university room is available starting January 13 th, 2015, and until May 31 st, Whenever you arrive, please go directly to your residence at the address indicated on the accommodation certificate you have received. If you have chosen homestay accommodation, you will have made prior arrangements to meet with your host family. Beware! Even though you can check-in the university residences during week-ends, we remind you that university administration is closed on Saturdays and Sundays. You will not get any assistance from us on Saturdays, Sundays and national holidays. accommodation in a university residence If you requested a room in a University residence when registering on-line at Carré International (Ci), you have until December 1 st, 2014 to return the housing form fully completed, along with all the required documents, and until December 5 th, 2014 to make the payment for the integrality of the due rents (except for students who have already paid at their home institution). accommodation with a host family If you requested to stay with a host family, you must contact Stéphanie Gouttry at stephanie.gouttry@unicaen.fr. 10

11 orientation week The results of the French test that you have provided (DELF/DALF, TCF...) or that you have completed on-line enabled us to evaluate your level. It will be confirmed by a mandatory test that you will take on arrival in Caen. Wednesday January 14 th, 2015 Meeting at 8.30 am with the DFL staff in the lobby of the Maison des Langues et de l International (MLi) for a welcome breakfast and a mandatory placement test am: welcome speech at Maison de l Étudiant (MdE) am: «students life» forum at MdE Thursday January 15 th, 2015 Morning Withdrawal of the registration form according to appointment: bring your passport and originals of your diplomas. Afternoon University administrative registration: payment of the registration fees ( 189,10) and student social security ( 211 if applicable). Student card is issued. Friday January 16 th, 2015 Morning University administrative registration Afternoon Classes lists and schedules will be posted and sent by . Monday January 19 th, 2015 Beginning of the courses 11

12 practical information validation of your residence permit According to your visa type, you will or not need to have your visa validated by the Office français de l immigration et de l intégration (OFII). In order to anticipate the procedure, we would appreciate that you us a scanned copy of your visa as soon as you get it. If the procedure applies to you, the «bureau des titres de séjour» of the Carré Iinternational (Li 104) will collect and verify your documents and send them to the OFII. It will organize for you the mandatory chest X-ray and medical exam. Please do not send the documents yourself to the OFII. student social security (insurance) As of fall 2001, French law requires that all international students (individual or exchange) staying in France for more than 3 months enroll in the «Sécurité Sociale étudiante», the national health system. The procedure MUST be carried out on university registration. The affiliation to the student social security system (reserved to students under 28 at the time of University registration holding a diploma or a title equivalent to the French baccalauréat) gives access to services from the 1 st of October, 2014, to the 30 th of September, 2015, of the next year and costs 213. The student social security covers: 70% of the medical expenses, 35 à 65% of prescriptions. Dental and eye cares are partially covered, reimbursement depending on prior agreement with social security services. On enrolling in the social security system, students will have to choose their reimbursement center between two student mutual insurance companies: - the LMDE ( - the SMENO ( Beware! Foreign medical insurances cannot replace the French student social security if it applies to you (see below). 12

13 student social security (insurance) The French social security is waived for students who are citizen of a European country and holding a European insurance card. Beware! This card must be done in your country before your departure for France. More information at bank account It is necessary to open a bank account in France to get reimbursed of your eventual medical expenses by the student social security. We will guide you through this process if necessary and help you get an appointment at the bank of your choice. Before leaving French territory, make sure that your account is not debtor and that you made the necessary arrangement to close it once your last reimbursements credited (room deposit for instance). mandatory housing and liability insurance Whatever your housing type, you are required to subscribe to a housing insurance policy with personal and third party liability coverage. Most insurance companies in Caen offer this type of insurance for approximately 60 per year. Some banks also offer housing insurance for 1 when opening a bank account. health care The university has a medical center on campus 1: the Service Universitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé (SUMPPS). They provide medical, psychological and gynecological assistance. Beware! If you need prescriptions, you will need to see a doctor off-campus. Your student social security will cover your medical and prescription expenses if you have a French bank account (see below). 13

14 In case of an emergency, you can simply dial 15 on any public phone or cellphone or use the emergency phones located almost everywhere on campus. classes and exams attendance Class attendance is mandatory. Part of the global grade is based on continuous assessment throughout the semester. If you skip classes for medical reason or travel delay, please advise us immediately by at Exams dates are fixed and schedules are available one week before exams start. The DFL will not organize any follow-up session for early departures. Do not book any plane ticket before Sunday May 17 th, Beware! Missing the exams constitute a motive of non-registration for an additional semester. vacation - Winterbreak: 14/02-22/02/2015 included - Springbreak: 18/04-26/04/2015 included weather Average temperatures in Caen: > January, 0 C / 7 C - 32 F / 45 F March, 3 C / 10 C - 37 F / 50 F > May, 8 C / 16 C - 46 F / 61 F July, 12 C / 21 C - 53 F / 70 F > September, 11 C / 19 C - 52 F / 66 F November, 5 C / 11 C - 41 F / 52 F sport registration and payment at ( 36 for 2 activities) 14

15 internet Whether you are on campus (wifi) or in the university residences (wired, wire not provided), internet access is secured by an It is provided to you with your student card on registration; you will not have internet access on campus until then. meals You can take your meals at the university restaurants A and B ; lunch from Monday to Saturday noon at A and B and week nights at B. Rate is 3,20 per meal, including a starter, main course and dessert. You can either pay in cash or use your Léo Card (student ID) as a meal plan card that can be refilled on-line at anytime. Beware! University restaurants are closed Saturday nights and Sundays all day. They do not serve breakfast. expenses to expect on arrival Several expenses, mostly related to transportation, are to be anticipated for your arrival in France and in Caen, some strictly in cash and in euro. > Airport / Saint-Lazare train station: about 10 by subway or airport shuttle (cash or credit card) about 50 by cab (mostly in cash ; some cabs accept credit cards but make sure they do before getting on board) > Paris-Caen train ticket: about 30 (cash or credit card) > Airport/Caen shuttle (on request): minimum 90 (cash only) > Caen train station/campus Tramway ticket: 1,40 (cash or credit card) to be bought at the station before getting on board > Meal at the university restaurant: 3,20 (cash or Moneo card) 15

16 learn more about... the program: Caen: local weather: path=previsionsdept%2fdept14%2f t Normandy: train schedules: Paris subway: Paris airports: Caen city buses and trams: regional buses: airport shuttle: et 16

17 mon inscription étape par étape my registration step by step Inscription en ligne avant le 21 octobre On-line registration before October 21 st, 2014 Envoi des documents avant le 1 er décembre Documents shipping before December 1 st, 2014 Test de placement en ligne avant le 1 er décembre On-line placement test before December 1 st, 2014 Paiement des frais de scolarité et d hébergement avant le 5 décembre Payment of the tuition and housing fees before December 5 th, 2014 Arrivée à Caen mardi 13 janvier Arrival in Caen Tuesday January 13 th, 2015 Journée d accueil et test de placement mercredi 14 janvier Welcoming day and placement test Wednesday January 14 th, 2015 Inscriptions administratives jeudi 15 janvier University registration Thursday January 15 thh, 2015 Début des 12 semaines de formation lundi 19 janvier Beginning of the 12 week program Monday January 19 th,

18 université de Caen Basse-Normandie - campus 1 Maison des langues et de l international (bâtiment i) carré international UFR de langues vivantes étrangères centre de ressources en langues salles de cours LI... bâtiment E loge central CROUS Maison de l Étudiant (bâtiment H) cafétéria jobs étudiants service de logement en ville centre culturel distributeur d argent (ATM) cité universitaire CAMPUS 1 bâtiment A Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE) (registrar office) bâtiment P présidence service financier (financial office) bâtiment C bibliothèque universitaire cafétéria «la parenthèse» bâtiment B salles de cours LE... bâtiment L, M et N salles de cours ES... salles de cours SD... salles de cours SE... SUAPS inscriptions activités sportives SUMPPS médecine préventive universitaire visites médicales et radios OFII cité universitaire CAMPUS 1 loge centrale : bâtiment E restaurant universitaire B bar «l Oxygène» carré international (bâtiment i - porte I1) > dpt. mobilité internationale - Li 138 > hébergement - Li 122 > dpt. formations en langues FLE - Li 119 > centre de ressources en langues - Li 242 en voiture, l accés au bâtiment i se fait par l Avenue de Lausanne cité universitaire CAMPUS 1 tramway caennais Ligne A Caen campus 2 (cité U Côte de Nacre) Maison des Langues et de l International Claude Bloch (IAE) Ligne B Hérouville Saint-Clair cité U Lébisey château d eau (cités U J. Grémillon & F. Tristan) Copernic (IUFM) CROUS-SUAPS (cités U les Tilleuls & les Peupliers - carré international) université (Phénix) gare SNCF 18