EXCEL Découvrir le logiciel et les fonctionnalités de base

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1 EXCEL Découvrir le logiciel et les fonctionnalités de base

2 Découvrir le logiciel et les fonctionnalités de base TABLE DES MATIÈRES I - DÉMARRER AVEC MICROSOFT EXCEL Que peut accomplir un tableur? Sélectionner des cellules Sélectionner des lignes et des colonnes Atteindre une cellule Atteindre le bas d une liste Insérer et supprimer des lignes Insérer et supprimer des colonnes Insérer et supprimer des cellules La saisie des données II CRÉER UN TABLEAU : METTRE EN FORME LE CONTENU Mise en place des bordures La largeur des colonnes La hauteur des lignes Fusionner des cellules Page 1 sur 18

3 I - DÉMARRER AVEC MICROSOFT EXCEL Que peut accomplir un tableur? Le terme tableur désigne une grande feuille de papier divisée en lignes et en colonnes pour présenter les comptes d une entreprise. LES TABLEAUX Excel constitue un environnement idéal pour élaborer toutes sortes de tableaux. Vous pouvez créer un tableau avec les mises en forme de votre tableur pour l intégrer ensuite dans un autre document avec un programme différent (Word, etc.). LES CALCULS La particularité des tableaux consiste à pouvoir associer aux cellules, des formules et des instructions de calcul. De cette façon, vous pouvez réaliser des opérations simples ou complexes, des statistiques, des simulations financières, des équations, etc. LES LISTES Les listes correspondent à des fonctions de base de données. Vous pouvez ainsi organiser vos informations sous forme de listes pour les trier automatiquement ou effectuer des requêtes de recherche, directement à partir de votre feuille de calcul. LES GRAPHIQUES La mise en forme de vos informations et des résultats de vos calculs tient une place importante dans Excel. Vous disposez d un module complet pour générer automatiquement différents graphiques à partir de différentes valeurs contenues dans vos feuilles de calcul. Page 2 sur 18

4 1.2 - Sélectionner des cellules 1) Pour sélectionner des cellules, il suffit de : 1) cliquer sur la cellule 2) Pour sélectionner une plage de cellules, c'est-à-dire plusieurs cellules : 1) cliquer sur la première cellule et, tout en maintenant le bouton enfoncé, déplacez le curseur jusqu à la dernière cellule qui vous intéresse. 3) Pour sélectionner toutes les cellules, un seul clic suffit : 1) cliquer sur le bouton Sélectionner tout situé à l intersection des lignes et des colonnes ; 2) presser simultanément les touches Ctrl+A. 4) Pour sélectionner des cellules ou des plages de cellules non adjacentes : 1) sélectionner d abord la première cellule ou la première plage de cellules ; 2) maintenir enfoncée la touche Ctrl avant de sélectionner les autres cellules ou les autres plages Sélectionner des lignes et des colonnes 1) Pour sélectionner des lignes et des colonnes, un seul clic suffit : 3) sur l en-tête de la ligne ou de la colonne Lorsque vous placez le pointeur de la souris au-dessus d un en-tête de colonne ou de ligne, le pointeur prend la forme d une flèche noire. 2) Pour sélectionner des lignes ou des colonnes non adjacentes : - cliquer sur tous les en-têtes de colonne ou de ligne qui vous intéressent tout en conservant enfoncée la touche du clavier. Page 3 sur 18

5 1.4 - Atteindre une cellule Cette commande s avère très utile lorsque vous devez intégrer, dans une formule, les valeurs de plusieurs cellules disséminées à différents endroits dans votre feuille de calcul. 1) Enfoncez la touche F5 ou Ctrl+T ; 2) Dans la boîte de dialogue Atteindre, sous la zone de texte Référence, inscrivez la référence de la cellule ou de la plage de cellules (par exemple, a4:f14) à sélectionner ; 3) Valider par OK. Pour sélectionner des plages de cellules non adjacentes, il suffit de séparer vos références par des points-virgules. Par exemple : a4:f14;a18:d28 Page 4 sur 18

6 1.5 - Atteindre le bas d une liste Pour parvenir facilement à la dernière ligne d un long tableau Excel, sélectionnez une cellule, maintenez la touche et appuyez sur la touche flèche du bas Insérer et supprimer des lignes a) Ajouter une nouvelle ligne Ou bien : 1. sélectionner la ligne qui sera placée juste en dessous de celle que vous souhaitez ajouter ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur le numéro de la ligne qui a été sélectionnée ; 3. un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande Insertion. 1. sélectionner la ligne (clic droit sur l en-tête) qui sera placée juste en dessous de celle que vous souhaitez ajouter ; 2. dans le menu contextuel, choisissez la commande "Insertion" ; Page 5 sur 18

7 Une nouvelle ligne apparaît immédiatement au-dessus de celle que vous venez de sélectionner dans votre feuille de calcul. L ensemble du tableau se retrouve décalé d une ligne vers le bas. Pour insérer plusieurs lignes en une seule fois : 1. sélectionner le nombre de lignes à ajouter dans votre feuille de calcul ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur le numéro d une des lignes sélectionnées ; 3. un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande "Insertion". Les nouvelles lignes apparaissent au-dessus de celles que vous venez de sélectionner. b) Supprimer des lignes 1. sélectionner la ligne que vous souhaitez supprimer ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur le numéro de la ligne qui a été sélectionnée ; 3. un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande "Supprimer". Page 6 sur 18

8 1.7 - Insérer et supprimer des colonnes a) Ajouter une nouvelle colonne Pour insérer une nouvelle colonne : 1. sélectionner la colonne qui sera placée juste à droite de celle que vous souhaitez ajouter, cliquer sur le titre de cette colonne pour sélectionner immédiatement toutes les cellules correspondantes ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne qui a été sélectionnée. Un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande Insertion. Ou bien : 1. sélectionner la colonne qui sera placée juste à droite de celle que vous souhaitez ajouter ; 2. cliquez dans le Menu Insertion et choisissez la commande Colonnes. Une nouvelle colonne apparaît immédiatement à gauche de celle que vous venez de sélectionner dans votre feuille de calcul. L ensemble du tableau se retrouve décalé d une colonne vers la droite. Pour insérer plusieurs colonnes en une seule fois : 1. sélectionner le nombre de colonnes à ajouter dans votre feuille de calcul ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête d une des colonnes sélectionnées ; 3. un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande Insertion. Les nouvelles colonnes apparaissent à gauche de celles que vous venez de sélectionner. b) Supprimer une colonne 1. sélectionner la colonne que vous souhaitez supprimer ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur l en-tête de la colonne qui a été sélectionnée ; 3. un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande Supprimer. Ou bien : 1. sélectionner la colonne que vous souhaitez supprimer ; 2. cliquer dans le Menu Edition et choisissez la commande Supprimer. Page 7 sur 18

9 1.8 - Insérer et supprimer des cellules a) Ajouter une ou plusieurs cellules Pour insérer des cellules : 1. sélectionner plusieurs cellules dans la feuille de calcul ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection qui a été effectuée. Un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande Cellules ; 3. Cochez une des propositions : Décaler les cellules vers la droite Décaler les cellules vers le bas Ligne entière Colonne entière Ou bien : 1. sélectionner plusieurs cellules dans la feuille de calcul ; 2. cliquez dans le Menu Insertion et choisissez la commande Cellules ; 3. Cochez une des propositions : Décaler les cellules vers la droite Décaler les cellules vers le bas Ligne entière Colonne entière Page 8 sur 18

10 b) Supprimer des cellules 1. sélectionner les cellules que vous souhaitez supprimer ; 2. cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection. Un menu contextuel s affiche, sélectionner la commande Supprimer. 3. Cochez dans une des propositions : Décaler les cellules vers la gauche Décaler les cellules vers le haut Ligne entière Colonne entière Ou bien : 1. sélectionner les cellules que vous souhaitez supprimer ; 2. cliquer dans le Menu Edition et choisissez la commande Supprimer. 3. Cochez dans une des propositions : Décaler les cellules vers la gauche Décaler les cellules vers le haut Ligne entière Colonne entière Page 9 sur 18

11 1.9 - La saisie des données a) La première saisie Dans la feuille de calcul : 1) Cliquer à l intérieur d une cellule ; 2) Saisir un texte ou des chiffres directement au clavier ; 3) Valider votre saisie avec la touche Entrée. Lorsque vous saisissez du texte dans des cellules adjacentes, la saisie précédente se retrouve masquée par le texte entré dans la seconde cellule. De fait, lorsque votre texte est trop grand par rapport aux dimensions des cellules, celuici déborde sur les cellules voisines. Pour modifier l affichage des données saisies dans vos cellules, il suffit d élargir la taille de la colonne avec votre souris : 4) Placer d abord le pointeur de la souris au-dessus de l entrée de la colonne, sur une bordure. Le pointeur de la souris change de forme ; 5) Cliquer alors sur la bordure ; 6) Déplacer votre souris, en conservant enfoncé le bouton, pour élargir la largeur de votre colonne ; 7) Lorsque vous avez atteint la dimension souhaitée, relâchez le bouton de la souris. Page 10 sur 18

12 b) Formater du texte dans une cellule Quand on crée un tableau, on écrit souvent les en-têtes de lignes et de colonnes dans la cellule en haut à gauche, en les séparant par un trait oblique : Périodes Janvier Février Mars Fruits Pommes Oranges Bananes Evolution des ventes de fruits de janvier à mars Mais comment obtenir ce résultat? 1) Activez cette cellule, puis saisissez le mot du haut (ici Périodes) en le faisant précéder par autant d espaces que possible. Ne validez pas encore. 2) Puis tapez Alt + Entrée pour insérer un saut de ligne dans la même cellule et tapez le second mot en début de seconde ligne. Validez. 3) Faites alors un clic droit sur la cellule, choisissez Format de cellule, activez l onglet Bordures, choisissez une épaisseur de trait, cliquez sur le bouton en bas à droite (diagonale descendante) et validez. Au besoin, élargissez ou rétrécissez la colonne A pour empêcher le trait de couper les mots. C est la seule méthode qu offre Excel pour formater le texte à l intérieur d une cellule! Exercice 1 Reproduire le tableau intitulé "Evolution des ventes de fruits de janvier à mars» Page 11 sur 18

13 Supprimer des données La commande Annuler disponible dans la barre d outils "Accès rapide" est plus rapide et intuitive. Pour supprimer un texte ou des chiffres saisis dans votre feuille de calcul, deux méthodes s offrent à vous : 1) Faites un clic droit dans la cellule dont vous souhaitez effacer le contenu ; 2) Dans le menu contextuel cliquez sur Effacer le contenu ; ou : 1) Cliquez dans la cellule dont vous souhaitez effacer le contenu ; 2) Enfoncez ensuite la touche "Suppr". Le contenu de la cellule sélectionnée sera immédiatement supprimé sans aucun message d avertissement à l écran. Exercice 2 1) Lancez Excel. 2) Déplacez-vous dans la feuille de calcul. Saisissez les données suivantes : a) le mot «Début» dans la cellule F8 ; b) le mot «Droite» dans la cellule B12 ; c) le mot «Bas» dans la cellule K22. Page 12 sur 18

14 Exercice 3 1) Lancez Excel. Ouvrez le TABLEAU1. 2) Apportez les modifications suivantes : a) Modifiez le titre : supprimez «de la classe» ; b) Modifiez le nom contenu dans la cellule A8 : il s agit de l élève DUPONS et non DUTOIS ; c) Effacez le titre de la colonne D, saisissez à la place «AGE» ; d) Modifiez le contenu de la colonne D : rajoutez sur chaque ligne après le titre indiqué «ans». 3) Enregistrez le tableau modifié sous le nom de TABLEAU2. 4) Fermez le tableau. 5) Quittez Excel. Exercice La gestion des feuilles 1) Lancez Excel et ouvrez un nouveau classeur 2) Sélectionnez la feuille 3 et nommez-la «Excel». 3) Supprimez la feuille 1. 4) Insérez avant «Excel» une nouvelle feuille puis déplacez «Excel» en première position 5) Copiez «Excel» (à renommer «Excel1» avant de copier) après feuille 2 puis fermez le classeur. 6) Quittez Excel Page 13 sur 18

15 II CRÉER UN TABLEAU : METTRE EN FORME LE CONTENU Mise en place des bordures Dans la feuille de calcul qui s affiche, 1) Sélectionnez la plage de cellules qui correspond au tableau que vous souhaitez créer ; 2) Cliquez avec le bouton droit de la souris, sur une des cellules sélectionnées ; 3) Choisissez, dans le menu contextuel qui s affiche, la commande "Format de cellule". La boite de dialogue "Format de cellule" s affiche à l écran : 4) cliquez sur l onglet "Bordure" pour accéder aux options qui vont vous permettre de créer votre tableau ; 5) choisissez le style de votre bordure en le sélectionnant dans la liste intitulée "Style" : trait en pointillé, trait fin, trait épais, double trait, etc ; 6) attribuez ensuite une couleur à votre bordure en la sélectionnant à partir de la liste déroulante "Couleur". Page 14 sur 18

16 Accès direct aux bordures Si vous n avez pas besoin de toutes les options de la boite de dialogue "Format de cellule", utilisez plutôt le bouton "Bordures". Il est disponible dans la section "Police" de l onglet "Accueil". Un simple clic permet d afficher une liste de toutes les bordures. Page 15 sur 18

17 2.2 - La largeur des colonnes 2 méthodes : La souris : 1) Placez la souris sur la ligne verticale à droite de la référence de la colonne à modifier. Le pointeur prend la forme d une double flèche ; 2) Cliquez et faites glisser la souris vers la droite ou la gauche ; 3) Relâchez ensuite le bouton lorsque la largeur obtenue vous convient. Le clavier : 1) Cliquez avec le bouton droit de la souris, dans la colonne qui vous intéresse ; 2) Dans le menu contextuel qui s affiche, sélectionner la commande intitulée Largeur de colonne ; 3) Saisissez votre valeur et validez par OK. Page 16 sur 18

18 2.3 - La hauteur des lignes 2 méthodes : La souris : 1) Placez la souris sur la ligne horizontale à droite de la référence de la ligne à modifier. Le pointeur prend la forme d une double flèche ; 2) Cliquez et faites glisser la souris vers le haut ou le bas ; 3) Relâchez ensuite le bouton lorsque la hauteur obtenue vous convient. Le clavier : 1) Cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la ligne qui vous intéresse ; 2) Dans le menu contextuel qui s affiche, sélectionner la commande intitulée Hauteur de ligne ; 3) Saisissez votre valeur et validez par OK. Page 17 sur 18

19 2.4 - Fusionner des cellules Le titre du tableau a été saisi dans la cellule A1. Si vous voulez que celui-ci encadre les colonnes du tableau, vous devez : 1) Sélectionner l étendue de cellules, à savoir dans ce cas-ci de A1 à D1 ; 2) Cliquer sur Fusionner et centrer. Le titre de votre tableau est fusionné et centré. 2 1 Liste des élèves de la classe de 2eSC1 Nom Prénom Sexe AGE ( en années) ALFONSI Christine F 15 BERTAUD Philippine F 16 CARTIER Liliane F 16 DUTOiS Cédric M 15 FOULON Loïc M 15 GOMEZ Louisa F 16 Exercice 5 1) Lancez Excel. Ouvrez le TABLEAU1. 2) Fusionnez et centrez le titre du tableau 3) Aperçu avant impression 4) Fermez le tableau 5) Quittez Excel Et maintenant, tous à vos ordis! Page 18 sur 18

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