Tout sur l auto inspection

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1 Tout sur l auto inspection

2 Table des matières Introduction... 3 Le point sur la sélection aléatoire... 4 Vos questions et nos réponses... 4 L auto-inspection en un clin d œil... 7 Vos questions et nos réponses... 8 Processus d auto-inspection Compte à rebours, de semaine en semaine Gestion des avis de l auto inspection et de ses étapes ultérieures Vos questions et nos réponses Page 2

3 Introduction Le présent document vise à vous accompagner dans le processus d auto-inspection et à répondre aux questions les plus fréquemment posées depuis le début du programme de surveillance. Le programme de surveillance de l Ordre des pharmaciens du Québec est composé de trois volets : l auto-inspection par les pharmaciens, les inspections individuelles et les rétroactions sur les trois plans de prise en charge des patients (PPCP) soumis par les pharmaciens. Tous les pharmaciens doivent être touchés par l un des mécanismes d inspection, une fois tous les 5 ans. L objectif principal est de veiller à ce que la pratique professionnelle des pharmaciens réponde aux standards de pratique et aux besoins grandissants des patients. Puisque l autogestion obligatoire de la pratique professionnelle est un des mécanismes les plus efficaces pour améliorer la pratique, l OPQ mise sur l auto-inspection. Vous avez une opportunité à saisir : faire progresser votre pratique afin d offrir à vos patients des soins et services pharmaceutiques auxquels ils sont en droit de s attendre. Les outils d auto-inspection ont été conçus pour faciliter cette autogestion de votre pratique. Vous évaluez vous-même où vous vous situez par rapport à l atteinte des standards et vous définissez ce que vous choisissez de mettre en œuvre afin de les atteindre, si ce n est fait. Le contenu et les conclusions de votre auto-inspection vous appartiennent. Vous êtes garants de l évolution que vous donnerez à votre pratique. Bien que l OPQ rende le processus obligatoire une fois tous les 5 ans, les outils d auto-inspection demeurent disponibles sur le site de l inspection, dans la section «Mon développement professionnel». Vous êtes encouragés à retourner périodiquement à votre plan d atteinte des standards afin d y faire un suivi et mesurer l état d avancement de votre pratique. Élaborez régulièrement des plans de prise en charge pour vos patients en privilégiant une approche par problème de santé. Faites-le pour vous et pour vos patients. Page 3

4 Le point sur la sélection aléatoire Une seule sélection détermine toutes les étapes illustrées ci-dessous : Sélection aléatoire Auto inspection Rétroaction PPCP 30 % Inspection individuelle 20 % Fin du processus 50 % Vos questions et nos réponses Pourquoi suis-je sélectionné(e)? Vous êtes sélectionné(e) parce que vous exercez auprès du public. Tous les pharmaciens exerçant auprès du public sont assujettis à l auto-inspection, qu ils œuvrent en établissement de santé ou en pharmacie privée, qu ils soient pharmaciens propriétaires ou encore pharmaciens suppléants, qu ils travaillent à temps plein ou seulement une journée par mois, qu ils travaillent à la distribution ou sur une unité de soins dans un établissement de santé, etc. Par conséquent, tout pharmacien ayant déclaré un lieu d exercice en pharmacie de pratique privée ou en établissement de santé au tableau de l Ordre sera éventuellement sélectionné pour réaliser les activités de l autoinspection. Il est obligatoire que vous mainteniez vos lieux d exercice à jour. Il est toutefois possible qu entre le moment de la sélection et le début de l autoinspection un changement soit survenu dans votre dossier à l Ordre. Dans ce cas, communiquez avec la direction des services professionnels dès la réception de votre avis d inspection. Combien y a-t-il de pharmaciens sélectionnés par année? Comme ce programme se déroule sur cinq ans, 20 % des pharmaciens seront Page 4

5 sélectionnés chaque année (environ 1 500). Nous prévoyons effectuer de cinq à six campagnes par année. Cependant, le nombre de pharmaciens sélectionnés par campagne ou le nombre de campagnes pourraient varier d une année à l autre. Une campagne est constituée de l autoinspection et des mécanismes d inspection qui en découlent soit la rétroaction sur les plans de prise en charge (PPCP) et l inspection individuelle. Sur quoi est basée la sélection aléatoire pour l auto-inspection? Tout d abord, le processus de sélection aléatoire est entièrement programmé dans le système d inspection professionnelle qui soutient tout le programme de surveillance. La répartition des pharmaciens par région sociosanitaire est tout d abord prise en compte. Par la suite, la sélection des pharmaciens est tout à fait une question de hasard. Comment et quand sont déterminées les étapes qui découlent de l autoinspection? Au moment même de la sélection aléatoire pour l auto-inspection, le système détermine quels pharmaciens recevront une rétroaction sur leurs PPCP, lesquels feront l objet d une inspection individuelle et lesquels verront leur dossier fermer. Donc, les réponses des pharmaciens à leurs activités d auto-inspection ne font pas partie des paramètres de sélection. PPCP, il est de votre responsabilité professionnelle de poursuivre vos efforts vers l atteinte des standards de pratique. Votre avenir professionnel et la qualité des services et des soins pharmaceutiques offerts à vos patients vous appartiennent. C est ce qu on appelle l autogestion de votre pratique professionnelle. Par ailleurs, lorsque la Direction des enquêtes informe le comité d inspection professionnelle d une situation ou lorsque le comité exécutif ou une autre instance de l Ordre autorisée demande de procéder à une inspection professionnelle, le ou les pharmaciens visés doivent remplir les outils d auto-inspection et font l objet d une inspection individuelle. L auto-inspection est un processus obligatoire pour lequel les pharmaciens doivent répondre dans les délais exigés et auquel ils ne peuvent se soustraire. Par conséquent, les pharmaciens qui n auront pas complété le processus dans les délais exigés, qui le feront avec un manque évident de sérieux ou de professionnalisme ou qui feront preuve d un manque de courtoisie et de respect envers leur ordre professionnel, devront également être évalués avec un autre mécanisme d inspection. Ces derniers pourront aussi être conviés à une rencontre avec la directrice des services professionnels ou faire l objet d une information au syndic s il est démontré qu ils ont entravé de façon volontaire le programme de surveillance de l Ordre. Par contre, que votre dossier soit fermé ou que vous fassiez l objet d une inspection professionnelle ou d une rétroaction sur vos Page 5

6 Vous voulez en savoir plus long sur le programme de surveillance? Consultez la section réservée aux membres «Inspection professionnelle» du site Web de l Ordre. Vous y trouverez : Une version imprimable des outils utilisés dans le cadre de l auto-inspection et du développement professionnel, avec des exemples de PPCP; Le dépliant de l inspection professionnelle; Un lien vers les Standards de pratique. Consultez la section réservée aux membres «Formation continue» du site Web de l Ordre. Vous y trouverez : Un programme de formation continue portant sur les PPCP à compter de l hiver 2013; Page 6

7 L auto-inspection en un clin d œil Auto inspection : Un exercice de réflexion en deux temps, cinq mouvements Je dresse le bilan de ma pratique. Je prends en charge mes patients. Questionnaire d autoinspection (QAI) Plan d atteinte des standards (PAS) Plan de prise en charge du patient (PPCP) Plan de prise en charge du patient (PPCP) Plan de prise en charge du patient (PPCP) L auto-inspection est composée des cinq activités suivantes : Questionnaire d auto-inspection (QAI) Cette activité vous permet d évaluer les différents aspects de votre exercice professionnel en fonction des standards de pratique. Il constitue un exercice de réflexion vous permettant de faire un bilan afin de déterminer les actions que vous devez poser pour atteindre les standards de pratique. Le QAI répond à la question : où est-ce que je me situe aujourd hui? Le QAI est un questionnaire de réflexion sur votre pratique professionnelle, et non une évaluation de votre milieu de travail. Il devrait donc être complété par une analyse exhaustive de votre pratique actuelle afin d initier une réflexion sur ce que vous devez améliorer en tant que praticien, mais aussi sur ce qui serait nécessaire de changer dans votre milieu d exercice afin de faciliter l atteinte des standards de pratique. Plan d atteinte des standards (PAS) À partir de votre bilan, un plan d atteinte des standards est proposé. Le PAS permet de mettre en place un plan d action en vue d atteindre des standards de pratique. Il appartient au pharmacien de déterminer un nombre réaliste d objectifs qu il désire prioriser et le temps nécessaire pour y arriver. En résumé, le PAS est un plan d action condensé. Le PAS répond à la question : quelles actions vais-je poser pour améliorer ma pratique et atteindre les standards de pratique? Vous devez identifier les moyens que vous allez prendre pour améliorer les différents éléments identifiés dans votre PAS. À noter qu il est important d établir des moyens ainsi qu un échéancier pour tous les éléments pour lesquels vous avez indiqué «Parfois» ou «Jamais», sauf si ce point ne s applique pas dans votre milieu. Vous avez le pouvoir d influencer non Page 7

8 seulement votre pratique, mais aussi celle de votre lieu d exercice et c est à vous de réfléchir aux mécanismes à mettre en place pour y arriver. Plan de prise en charge des patients (PPCP) Trois PPCP doivent être réalisés dans le cadre de l auto-inspection. Le PPCP permet de démontrer la prise en charge d un patient. L approche se fait par problème de santé et non par problème relié à la pharmacothérapie. Il répond à la question : comment est-ce que j effectue la surveillance de la thérapie médicamenteuse de mes patients et ma démarche est-elle structurée et bien intégrée à ma pratique quotidienne? Une période de huit semaines est allouée pour réaliser toutes vos activités d auto-inspection. Vos questions et nos réponses Comment puis-je répartir le temps alloué à la réalisation de mes cinq activités? Quelques pharmaciens ayant déjà réalisé les activités d auto-inspection nous ont fait part du temps qu ils ont pris pour accomplir chacune des activités : QAI : entre 1 h 30 à 2 h PAS : environ 1 h PPCP : le temps est variable puisqu il dépend de plusieurs facteurs, dont la complexité des cas sélectionnés. Certains nous ont mentionné une heure par cas, et d autres, jusqu à 5. Le temps moyen ne vous est communiqué qu à titre indicatif pour vous permettre de répartir les moments propices à la réalisation de ces activités pendant la période de huit semaines allouée. À qui puis-je m adresser si j ai des questions? Un service d accompagnement a été mis sur pied par la direction des services professionnels. Ainsi, en tout temps, les secrétaires de la DSP vous offrent un soutien technique : problèmes de mot de passe, de soumission de documents. Entre 8 h 30 et 16 h 30, une personne est au bout du fil pour répondre à vos questions. Par ailleurs, les inspecteurs et la chef de groupe accompagnement répondent tout au long du processus à vos questions sur les standards de pratique, la surveillance de la thérapie médicamenteuse et plus encore, et ce, habituellement dans les 24 h suivant votre appel. Par où dois-je commencer? Voici les étapes que vous devrez franchir : 1. Créer votre mot de passe sur le site de l inspection professionnelle; 2. Vous pouvez soit : commencer par le QAI ou un PPCP. 3. Si vous commencez par le QAI, il vous sera sûrement utile d avoir le document «Standards de pratique» en mains. 4. Le PAS ne peut être commencé qu une fois le QAI complété. 5. À la fin de chaque étape, vous aurez un bouton «Soumettre à l inspection». Une fois cette action faite, votre activité est terminée. Page 8

9 Pour en savoir plus long, n hésitez pas à référer au Guide de l utilisateur pour naviguer dans la plate-forme de l inspection, disponible sur le site de l Ordre. Pour vous guider tout au long de vos activités, gardez les Standards de pratique sous la main. Pour communiquer avec la direction des services professionnels : Par téléphone : ou Par courriel : Page 9

10 Processus d auto-inspection Compte à rebours, de semaine en semaine Semaine Semaine 0 Semaine 1 Semaine 2 Semaine 4 Semaine 7 Semaine 8 Action Envoi des avis d auto-inspection par la poste et par courriel Suivi téléphonique / Courriels retournés Suivi téléphonique / Aucune connexion sur le site de l inspection Envoi du rappel de mi-parcours Envoi du dernier avis Fin des activités Semaine 0 : Envoi des avis d auto-inspection par la poste et par courriel Deux avis d auto-inspection sont envoyés aux pharmaciens sélectionnés, soit : 1. par courrier régulier identifié avec la mention «Inspection», dans la semaine précédant le début de l auto-inspection. Comme l auto-inspection ne concerne que le pharmacien, l avis écrit est envoyé à l adresse de sa résidence. Si vous n avez pas reçu votre avis écrit, communiquez avec la direction des services professionnels. 2. par courriel, quelques jours avant le début de l auto-inspection. Attention : le courriel inscrit au tableau d inscription est celui qui est utilisé. Si vous n avez pas reçu votre avis par courriel, communiquez avec la direction des services professionnels. Semaine 1 : Suivi téléphonique / Courriels retournés Les secrétaires de la DSP communiquent avec les pharmaciens dont les courriels ont été retournés. Elles les invitent à mettre leur courriel à jour auprès de l équipe de l inscription et, par la même occasion, les guident pour se connecter sur le site de l inspection professionnelle. Semaine 2 : Suivi téléphonique / Aucune connexion sur le site de l inspection À partir de la deuxième semaine, les secrétaires de la DSP communiqueront avec les pharmaciens qui ne se sont pas encore connectés sur le site de l inspection. Elles les inviteront à créer leur mot de passe distinct de celui du site de l OPQ. Semaine 4 : Envoi du rappel de mi-parcours À la fin de la quatrième semaine, un avis courriel (communément appelé, «avis de miparcours») est envoyé à tous les pharmaciens ayant été sélectionnés pour cette campagne en guise de rappel de date de fin prévue des activités. Semaine 7 : Envoi du dernier avis À la fin de la septième semaine, un dernier avis est également envoyé par courriel aux pharmaciens n ayant pas terminé leurs activités. Page 10

11 Gestion des avis de l auto-inspection et de ses étapes ultérieures Auto-inspection Envoi d un avis écrit par la poste et par courriel dans la semaine précédant le début du processus Rétroaction PPCP Inspection individuelle Fermeture des dossiers Envoi d un avis de sélection par courriel à la fin de la 1re semaine après la date de début de l auto-inspection Envoi d un avis de sélection par courriel à la fin de la 1re semaine après la date de début de l auto-inspection Fin du processus Publication dans votre session du site de l inspection du rapport de rétroaction PPCP dans les trois mois suivant la date de fin prévue Processus d inspection individuelle Fin du processus Page 11

12 Vos questions et nos réponses Que faire si je suis dans l impossibilité de réaliser mes activités? Dans ce cas, communiquez immédiatement avec la direction des services professionnels. Que se passe-t-il si je n ai pas terminé mes activités à la date de fin prévue? L auto-inspection est une activité obligatoire dans le cadre du programme de surveillance. Par conséquent, tous les pharmaciens n ayant pas complété leurs activités à la date prévue seront dûment convoqués à une rencontre avec la directrice des services professionnels et secrétaire du comité d inspection professionnelle, au siège social de l Ordre à Montréal, et selon ses disponibilités. Cette rencontre sera déterminante quant aux décisions ultérieures qui seront prises par le comité d inspection professionnelle dans votre dossier d inspection : inspection individuelle, information au syndic, inspection particulière sur la compétence. Pourquoi cela prend-il huit semaines pour fermer mon dossier d autoinspection? Un contrôle de qualité est effectué pour tous les documents des cinq activités, et ce, pour tous les pharmaciens sélectionnés. Un bilan du contrôle de qualité est remis à la directrice des services professionnels dans les huit semaines suivant la fin de l autoinspection. Ce contrôle de qualité a pour but de s assurer que les pharmaciens ont rempli leurs outils d auto-inspection avec sérieux et professionnalisme. On ne s attend pas à ce que tout soit parfait, les pharmaciens ont une période de 5 ans pour atteindre les standards de pratique, mais on s attend à ce que les pharmaciens les remplissent au meilleur de leurs connaissances. Pourquoi 50 % des pharmaciens ne reçoivent-ils aucune rétroaction? Bien que pour 50 % des pharmaciens, l exercice s arrête à l auto-inspection, le seul fait de réfléchir à sa pratique et de remplir les outils d auto-inspection constitue un catalyseur pour l amélioration de la pratique. En plus, les données recueillies permettront à la direction des services professionnels de dresser un portrait global de la pratique et d identifier les points forts et ceux à améliorer pour l ensemble des pharmaciens. À partir de cette analyse, des formations ciblées ou des outils pourront être offerts aux pharmaciens. Un bilan des campagnes réalisées sera communiqué périodiquement à tous les pharmaciens. Pour en savoir plus long sur l inspection individuelle, référez-vous au guide «Se préparer à l inspection individuelle». Page 12

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