RÉGIE INTERMUNICIPALE D ACTON ET DES MASKOUTAINS

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1 PROVINCE DE QUÉBEC RÉGIE INTERMUNICIPALE D ACTON ET DES MASKOUTAINS PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE TENUE PAR LE CONSEIL D ADMINISTRATION AU SIÈGE SOCIAL DE LA MRC DES MASKOUTAINS, SITUÉ AU 795, AVENUE DU PALAIS, À SAINT- HYACINTHE, LE MERCREDI 22 JANVIER 2014, À 20:00 HEURES. SONT PRÉSENTS MESDAMES ET MESSIEURS : Bruno Lavallée, Ville d Acton Vale Yvon Blanchard, Béthanie Roger Collard, Saint-Nazaire-d Acton Guy Bond, Saint-Théodore-d Acton Gilbert Grenier, Sainte-Christine Guy Lapointe, Upton Claude Roger, La Présentation Alain Jobin, Saint-Barnabé-Sud Guy Robert, Saint-Bernard-de-Michaudville Claude Gaucher, Saint-Damase Robert Houle, Saint-Dominique Simon Valcourt, Saint-Hugues Bernard Barré, Ville de Saint-Hyacinthe Sylvain Savoie, Ville de Saint-Hyacinthe Annick Corbeil, Saint-Jude Claude Vadnais, Saint-Liboire Marguerite Desrosiers, Saint-Marcel-de-Richelieu Geneviève Hébert, Ville de Saint-Pie Noëlle Jodoin, Saint-Valérien-de-Milton Louise Forest, Sainte-Hélène-de-Bagot Lise Lavertu-Côté, Village de Sainte-Madeleine Simon Lacombe, Sainte-Marie-Madeleine SONT ÉGALEMENT PRÉSENTS MONSIEUR ET MADAME : Réjean Pion, directeur général Carole Gaulin, secrétaire-trésorière En l absence des délégués des municipalités de Saint- Louis et Saint-Simon. Formant quorum sous la présidence de Monsieur Guy Bond, délégué de la municipalité de Saint-Théodore-d Acton et président de la Régie. OUVERTURE DE LA SÉANCE Monsieur le Président, Guy Bond, constate que les délégués de toutes les municipalités membres ont été dûment convoqués et que le quorum est atteint. Il invite les membres à se recueillir quelques instants.

2 ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Il est proposé par Monsieur Roger Collard, Appuyé par Monsieur Bruno Lavallée, Et résolu à l'unanimité D accepter l ordre du jour tel que présenté APPROBATION DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 18 DÉCEMBRE 2013 Il est proposé par Monsieur Alain Jobin, Appuyé par Monsieur Simon Lacombe, Et résolu à l'unanimité Que le procès-verbal de la séance ordinaire du 18 décembre 2013 soit approuvé et signé tel que rédigé. PREMIÈRE PÉRIODE DE QUESTIONS RÉSERVÉE AU PUBLIC Une première période de questions est tenue à l intention de l assistance. Aucune question. PÉRIODE D INFORMATION À L INTENTION DES MEMBRES DU CONSEIL D ADMINISTRATION Une période d'information générale est tenue à l'intention des membres du conseil d'administration. TABLEAU DES DÉPENSES AUTORISÉES ET TRANSFERTS BUDGÉTAIRES DÉPÔT Conformément aux dispositions du règlement numéro 68 de la Régie, la secrétaire-trésorière dépose la liste des dépenses autorisées par le directeur général depuis la dernière séance du conseil d administration ainsi que le tableau des transferts budgétaires effectués pendant la même période ACCEPTATION DES COMPTES Il est proposé par Monsieur Claude Vadnais, Appuyé par Monsieur Bruno Lavallée,

3 Que les comptes inscrits sur la liste des comptes, préparée en date du 14 janvier 2014 et déposée en date de ce jour, soient payés et que ceux déjà payés soient ratifiés BACS ROULANTS ACHAT CONJOINT 2014 APPEL D OFFRES AUTORISATION la résolution numéro , fixant au 17 janvier 2014, la date à laquelle les municipalités membres devaient faire parvenir leur commande de bacs à la Régie; que le nombre de bacs commandés par les municipalités fait en sorte que la Régie procédera à une demande de soumissions sur invitation; Il est proposé par Monsieur Guy Lapointe, Appuyé par Monsieur Robert Houle, De conclure, avec les municipalités membres, une entente pour l'achat conjoint de bacs pour les matières organiques, les matières recyclables et les résidus domestiques. D'autoriser le directeur général à procéder, sans autre délai, aux formalités d'appel d'offres pour l'acquisition de ces bacs. D'inviter les firmes suivantes à soumissionner : Distribution Jean Blanchard inc. Groupe environnemental ECOLOXIA inc. IPL inc. NOVA Envirocom inc. SSI Schaefer Limited ÉCOCENTRES DE LA RÉGIE LOCATION, MAINTIEN, LEVÉE ET TRANSPORT DES CONTENEURS APPEL D OFFRES 2014 AUTORISATION que la Régie prévoit procéder à la réouverture de ses deux écocentres en avril 2014; que la Régie prévoit préparer, comme à l'habitude, deux appels d offres distincts, un pour le site d'acton Vale et l'autre pour le site de Saint-Hyacinthe;

4 que la valeur des contrats reliés tant au site de Saint-Hyacinthe qu à celui d Acton Vale justifie que la Régie procède par voie d appel public d offres pour chacun des sites; la recommandation formulée par les membres du comité exécutif en date du 9 janvier 2014; Il est proposé par Madame Annick Corbeil, Appuyé par Monsieur Simon Valcourt, D autoriser le directeur général, sans autre délai, à procéder aux formalités d appel public d offres pour la location, le maintien, la levée et le transport des conteneurs, pour les écocentres de Saint-Hyacinthe et d Acton Vale, pour l année De publier les avis d'appel d'offres dans le système électronique d'appel d'offres SÉ@O et dans les journaux Le Clairon Régional et La Pensée de Bagot. D'autoriser la somme d'environ 700,00 $, avant taxes, pour la publication des avis d'appel d'offres dans les journaux Le Clairon Régional et La Pensée de Bagot ÉCOCENTRES DE LA RÉGIE RÉCUPÉRATION DES MÉTAUX FOURNITURE, MAINTIEN, LEVÉE ET TRANSPORT DES CONTENEURS APPEL D OFFRES 2014 AUTORISATION que la Régie prévoit procéder à la réouverture, en avril 2014, de ses deux écocentres; que la Régie prévoit procéder, comme à l habitude, à la récupération des métaux apportés aux sites d'acton Vale et de Saint-Hyacinthe; la recommandation formulée par les membres du comité exécutif en date du 9 janvier 2014; Il est proposé par Monsieur Alain Jobin, Appuyé par Monsieur Simon Lacombe, D autoriser le directeur général, sans autre délai, à procéder aux formalités d appel d offres, sur invitation, pour la fourniture, le maintien, la levée et le transport des conteneurs, pour la récupération des métaux, provenant des deux écocentres de la Régie, pour l'année 2014.

5 D inviter les entreprises suivantes à soumissionner : Recyclage Picard et fille ( Canada inc.) de Saint-Pie; Geo. Allard inc. de Saint-Hyacinthe; Recyclage de métaux Nobel de Saint-Mathieu-de-Beloeil; Doucet acier et métaux inc. de Granby ÉCOCENTRES DE LA RÉGIE POSTES DE PRÉPOSÉS OFFRE D EMPLOI PUBLICATION l ouverture, en avril prochain, des écocentres de Saint-Hyacinthe et Acton Vale; que des postes de préposés pour chacun des sites pourraient être à combler avant le début des opérations; Il est proposé par Monsieur Simon Lacombe, Appuyé par Madame Noëlle Jodoin, D autoriser le directeur général à procéder à l embauche des employés nécessaires au fonctionnement des écocentres pour l année D'autoriser la somme d'environ 500,00 $, taxes en sus, pour publier, dans les journaux Le Clairon Régional et La Pensée de Bagot, l'offre d emploi visant à combler les postes de préposés pour les deux écocentres RÉSIDUS DOMESTIQUES DANGEREUX (RDD) COLLECTES 2014 APPEL D OFFRES AUTORISATION que le plan d action 2014 prévoit que la Régie réalise, pour une vingt et unième année consécutive, son programme de collectes de résidus domestiques dangereux; que la Régie juge important que la population soit informée, le plus tôt possible, de la tenue des prochaines collectes de résidus domestiques dangereux ainsi que des façons sécuritaires d entreposer ce type de produits; la recommandation des membres du comité exécutif en date du 9 janvier 2014; Il est proposé par Monsieur Guy Robert, Appuyé par Monsieur Alain Jobin,

6 D autoriser le directeur général, sans autre délai, à procéder aux formalités d appel d offres, sur invitation, pour la collecte itinérante, le transport, le recyclage ou l élimination sécuritaire des résidus domestiques dangereux pour l année D inviter les firmes suivantes à soumissionner : CRI Environnement inc.; Newalta; Clean Harbors inc. De prévoir que ces collectes auront lieu selon le calendrier ci-dessous : le samedi 24 mai à Saint-Hyacinthe devant le stade L.- P.-Gaucher, de 8h30 à 16h30; le samedi 6 septembre à Saint-Hyacinthe devant le stade L.-P.-Gaucher, de 8h30 à 16h30; le samedi 13 septembre à Saint-Jude, au centre communautaire, de 7h30 à 11h30; le samedi 13 septembre à Acton Vale, au centre sportif d Acton Vale, de 13h30 à 17h30. De prévoir, en vue des collectes 2014, l impression du carton d information à être distribué à chaque ménage du territoire BULLETIN D INFORMATION ÉDITIONS DE MARS ET DE SEPTEMBRE 2014 AUTORISATION que pour diffuser l ensemble des services qu elle offre, la Régie produit un bulletin d information en mars et en septembre de chaque année; que des prix pour l infographie, l impression et la distribution ont été demandés à trois entreprises de la région; que, depuis 2009, dans une optique de développement durable, la Régie produit les bulletins d information sur du papier recyclé à 100 %; la recommandation des membres du comité exécutif en date du 9 janvier 2014; Il est proposé par Monsieur Roger Collard, Appuyé par Madame Noëlle Jodoin, D'autoriser la somme de ,30 $, avant taxes, pour la production du bulletin d information de mars et septembre 2014 sur papier 100 % recyclé, ce montant se détaillant comme suit :

7 6 450,30 $, pour l impression, par l'entreprise Imprimerie CIC inc.; 832,00 $, pour l infographie, par l'entreprise A3 communications, soit 401,00 $ pour chaque édition. Des frais d ouverture de dossier de 30,00 $ sont également à prévoir; 4 200,00 $, pour la distribution via le Publi-Sac, par l entreprise Distribution DBC RÉSEAU ENVIRONNEMENT ADHÉSION 2014 AUTORISATION que l adhésion du directeur général de la Régie à l organisme Réseau Environnement est échue depuis le 31 décembre 2013; la demande de renouvellement reçue de l organisme en date du 9 décembre 2013; que le directeur général de la Régie participe à plusieurs comités relatifs à la gestion des matières résiduelles au Québec et, que dans ce contexte, il est avantageux que la Régie renouvelle son adhésion à l organisme Réseau Environnement; que le fait d être membre de Réseau Environnement permet également une économie supplémentaire annuelle lors de l inscription aux diverses activités de l organisme dont le Colloque annuel sur la gestion des matières résiduelles au Québec, auquel la Régie participe à chaque année; Il est proposé par Monsieur Guy Lapointe, Appuyé par Monsieur Simon Lacombe, D autoriser la somme de 270,00 $, plus taxes, pour acquitter les frais d adhésion de Monsieur Réjean Pion à Réseau Environnement pour l année CORPORATION DES OFFICIERS MUNICIPAUX AGRÉÉS DU QUÉBEC (COMAQ) COTISATION 2014 qu à titre de corporation professionnelle, la COMAQ offre à ses membres, la possibilité de bénéficier d une formation spécifique à la gestion municipale et de profiter d un réseau d experts reconnus dans ce domaine;

8 dans ce contexte il est pertinent de renouveler la cotisation annuelle du directeur général, pour l année 2014, à la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec; Il est proposé par Monsieur Simon Valcourt, Appuyé par Monsieur Claude Vadnais, D autoriser la somme de 445,00 $, plus taxes, pour acquitter la cotisation annuelle de Monsieur Réjean Pion à la Corporation des officiers municipaux agréés du Québec pour l année CORPORATION DES OFFICIERS MUNICIPAUX AGRÉÉS DU QUÉBEC (COMAQ) FORMATION INTITULÉE ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE MUNICIPALE INSCRIPTION DU DIRECTEUR GÉNÉRAL que la COMAQ offre une journée de formation intitulée Éthique et déontologie municipale : outils de développement professionnel pour les gestionnaires municipaux, le 6 février 2014, à Drummondville; qu il est pertinent que le directeur général de la Régie assiste à cette journée de perfectionnement; Il est proposé par Monsieur Bruno Lavallée, Appuyé par Monsieur Alain Jobin, D autoriser une somme de 415,00 $, plus taxes, pour l inscription du directeur général à la formation Éthique et déontologie municipale : outils de développement professionnel pour les gestionnaires municipaux, organisée par la COMAQ le 6 février De rembourser au directeur général les frais de déplacements reliés à cette activité de formation ASSOCIATION DES DIRECTEURS MUNICIPAUX DU QUÉBEC (ADMQ) COTISATION 2014 qu à titre d association professionnelle, l ADMQ offre à ses membres la possibilité de bénéficier d une formation spécifique à la gestion municipale et de profiter d un réseau d experts reconnus dans ce domaine;

9 dans ce contexte il est pertinent de renouveler la cotisation annuelle de la secrétaire-trésorière, pour l année 2014, à l Association des directeurs municipaux du Québec; Il est proposé par Madame Marguerite Desrosiers, Appuyé par Monsieur Robert Houle, D autoriser la somme de 407,00 $, plus taxes, pour acquitter la cotisation annuelle de Madame Carole Gaulin à l Association des directeurs municipaux du Québec pour l année ASSOCIATION DES ORGANISMES MUNICIPAUX DE GESTION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES (AOMGMR) ADHÉSION 2014 RENOUVELLEMENT que l AOMGMR regroupe les principaux organismes municipaux de gestion des matières résiduelles du Québec; que, depuis décembre 2010, le directeur général de la Régie préside le conseil d administration de cet organisme; Il est proposé par Madame Louise Forest, Appuyé par Monsieur Claude Vadnais, De renouveler l adhésion de la Régie à l AOMGMR pour l année 2014 et d acquitter les frais annuels d adhésion au montant total de 432,25 $ PROJET DE RÉVISION DU PLAN CONJOINT DE GESTION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES POUR LES MRC D ACTON ET DES MASKOUTAINS (PCGMR) MODIFICATIONS DU PROTOCOLE D ENTENTE que la Régie intermunicipale d Acton et des Maskoutains, pour donner suite à la résolution numéro , a soumis un projet de protocole d entente à être signé par les parties concernées; qu à la suggestion des MRC d Acton et des Maskoutains, quelques articles ont été modifiés;

10 Il est proposé par Monsieur Guy Lapointe, Appuyé par Madame Annick Corbeil, D approuver les modifications apportées au protocole d entente relatif à la révision du Plan conjoint de gestion des matières résiduelles des MRC d Acton et des Maskoutains PROJET DE RÉVISION DU PLAN CONJOINT DE GESTION DES MATIÈRES RÉSIDUELLES POUR LES MRC D ACTON ET DES MASKOUTAINS (PCGMR) MATÉRIEL DE BUREAU ACQUISITION que l embauche d un chargé de projet pour effectuer la révision du Plan conjoint de gestion des matières résiduelles des MRC d Acton et des Maskoutains rend nécessaire l aménagement d un espace de travail supplémentaire, incluant l achat d un appareil téléphonique, d un ordinateur et d un fauteuil; que dans le cadre de ses fonctions, le chargé de projet pourra être appelé à se déplacer sur l ensemble du territoire de la Régie; que, dans ce contexte, un ordinateur portable s avère l équipement le mieux approprié aux besoins de la Régie; que dans le cadre des prévisions budgétaires faisant partie de l offre de service que la Régie a fait parvenir aux MRC d Acton et des Maskoutains au terme de la résolution numéro , une somme de 3 800,00 $ est imputée à l acquisition des équipements nécessaires; Il est proposé par Madame Noëlle Jodoin, Appuyé par Monsieur Sylvain Savoie, D autoriser une somme de 2 800,00 $ pour l acquisition d un ordinateur portable, d un téléphone et d un fauteuil afin de compléter l aménagement de l espace de travail du chargé de projet dans le cadre du mandat de révision du Plan conjoint de gestion des matières résiduelles confié à la Régie par les MRC d Acton et des Maskoutains.

11 QUESTIONS DIVERSES Aucune. DOCUMENTS DÉPOSÉS A) Procès-verbal de la séance ordinaire du comité exécutif du 9 janvier 2014 B) Mutuelle des municipalités du Québec Lettre du 13 décembre 2013 : Votre part de la ristourne de $ C) MRC des Maskoutains Résolution numéro : MRC de Roussillon Gestion des matières résiduelles Problématique du recyclage du verre Appui D) Régie intermunicipale d Acton et des Maskoutains Projet de conseil sans papier Plan de travail DEUXIÈME PÉRIODE DE QUESTIONS RÉSERVÉE AU PUBLIC Une deuxième période de questions est tenue à l intention de l assistance. Aucune question LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Il est proposé par Monsieur Bernard Barré, Appuyé par Monsieur Claude Gaucher, Et unanimement résolu De lever la séance à 20:58 heures. Guy Bond, président Carole Gaulin, secrétaire-trésorière