Guide d utilisation. I. Consulter la Base documentaire II. Contribuer à la Base documentaire

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1 I. Consulter la Base documentaire II. Contribuer à la Base documentaire

2 I. Consulter la Base documentaire

3 Accéder à la base documentaire Demander ses identifiants pour accéder à l intégralité des documents : remplir le formulaire et cliquer sur «soumettre» S identifier 1) Cliquer sur l icône en haut à gauche 2) Entrer l identifiant reçu par mail NB: par défaut il n y a pas de mot de passe (voir p. 3 pour en créer un) 3) Cliquer sur ok 1. Accéder à la Base documentaire

4 Vous arrivez sur une page de ce type, avec votre nom en haut à gauche, ou celui de votre association. 1. Accéder à la Base documentaire

5 Pour modifier/compléter les informations relatives à votre profil, et ajouter un mot de passe si vous le souhaitez, cliquez sur «Ma fiche d identité» 2. Gérer mon profil

6 Dans cette colonne, figurent les différents dossiers que ZWF a créé. En cliquant sur «Documents», la liste de tous les types de documents auxquels vous avez accès s affichera. En bas de la page, figurent les derniers articles de presse et les nouveautés. 3. La page d accueil

7 Pour accéder à un document, cliquez sur l icône image Si vous cliquez sur le titre du document, vous accéderez à la notice du document sur la base documentaire, et pas au document lui-même. 3 bis. Accéder à un document

8 2) Affinez votre recherche en cliquant sur le «+» 1) Entrez votre recherche 3) Cliquez sur «recherche avancée» pour une recherche encore plus précise 5. Faire une recherche

9 Cliquez sur le type de recherche dont vous avez besoin Entrez votre recherche et cliquez sur «rechercher» 5. Faire une recherche

10 Le résultat de votre recherche s affiche sous forme de liste par défaut. En cliquant sur la flèche, vous affichez un menu qui vous permet de : 1) Modifier l affichage de la liste 2) Envoyer la liste par mail 3) Imprimer la liste 4) Télécharger la liste 5) Choisir l ordre d affichage des résultats Attention: pour accéder à un article, il faut cliquer sur l image qui l accompagne et non sur le titre 5. Faire une recherche

11 Et SURTOUT: 6) Créer un dossier 6. Créer et gérer vos dossiers Une fenêtre s ouvre, dans laquelle vous pouvez enregistrer le nom de votre dossier, choisir de le faire figurer sur votre page d accueil et d être prévenu(e) par mail quand des nouveautés sont enregistrées par rapport au thème de ce dossier.

12 Pour gérer tous vos dossiers, cliquez sur «mes dossiers» dans l onglet en haut à gauche de votre écran Sur la page qui s affiche, vous pouvez 1) Vous abonner à la revue de presse et aux nouveautés (et aux autres dossiers que ZWF créera) pour recevoir par mail les derniers ajouts 2) Supprimer ou modifier le titre des dossiers que vous avez créés 3) Vous abonner pour recevoir par mail les derniers ajouts dans vos dossiers 6. Créer et gérer vos dossiers

13 Si vous ne souhaitez pas créer de dossier car c est une recherche ponctuelle, mais que vous voulez quand même garder quelque part les résultats d une recherche, vous pouvez créer un «panier». Vous venez d effectuer une recherche sur «dioxine» (par exemple): 1) Sélectionnez les ou les article(s) 2) Cliquez sur «Ajouter au panier» 3) Comme c est la première fois, vous n avez aucun panier: entrez le nom du panier dans le champ «nouveau panier» et appuyez sur «entrer» En haut à droite de votre écran s affiche le fait que vous venez de créer un panier 7. Créer et gérer des paniers

14 Lors d une prochaine recherche, vous pouvez ajouter d autres paniers, ou choisir de mettre le document que vous avez choisi dans un panier que vous avez déjà créé. Vous pouvez également supprimer, créer ou renommer des paniers en cliquant sur «gérer mes paniers» 7. Créer et gérer des paniers

15 II. Contribuer à la Base documentaire

16 La base documentaire est un outil collaboratif. Dès que vous avez des codes d accès, vous pouvez ajouter des documents. Ils seront mis en ligne après validation du modérateur. 1) Cliquez sur «Ajouter» 2) Cliquez sur le type de document que vous souhaitez ajouter Attention: dans la mesure du possible et si vous n êtes pas l auteur du document que vous ajoutez, il faut ajouter l URL du document plutôt que le fichier PDF (respect de la propriété intellectuelle) A. Ajouter un document

17 Pour bien choisir dans quelle catégorie s inscrit le document que vous souhaitez intégrer, voici les différents types de documents de la Base documentaire: 1) Article : sous-entendu «scientifique», c est-à-dire tous les articles émanant de la presse scientifique ou de sites ressources comme «Science direct» 2) Article de presse : tous les articles de presse papier et internet 3) Audio : les enregistrements audio d interview ou de conférence 4) Cédérom 5) Communiqué de presse 6) Dictionnaire 7) Etude/rapport : la majorité des documents que vous allez rentrer seront dans cette catégorie. Elle inclut également les guides. 8) Images : toutes les photos et dessins 9) Infographie : représentation graphique et schématique d une problématique 10) Mémoire universitaire B. Les différents types de documents

18 11) Ouvrage : tous les livres 12) Réglementation : tous les textes de loi, français et européens, circulaires, règlements, etc. 13) Revue : les articles que contiennent les revues que vous rentrez pourront être également intégrés dans «article» ou «article de presse» selon le type de revue 14) Site internet 15) Synthèse de document 16) Texte officiel : tous les documents officiels qui ne relèvent pas de la réglementation/législation. Ex.: feuille de route du gouvernement, plan national déchets, discours officiel, etc. 17) Thèse universitaire 18) Vidéo : liens vers des fichiers vidéos ou fichiers vidéo 19) Outils pédagogiques B. Les différents types de documents

19 Remplir les champs à proposition automatique Cas 1 : la valeur existe déjà Plusieurs références, auteurs et mots clés sont déjà intégrés dans la base. Lorsque vous allez commencer à rentrer une référence, un auteur, une langue ou un mot clé qui est déjà dans la base, une fenêtre va s ouvrir à droite pour le proposer. Vous n aurez plus qu à cliquer dessus, ou cliquer sur le bon s il y a plusieurs propositions. NB Cette fonctionnalité permet d éviter les doublons dans la base lorsqu il y a une faute d orthographe. Concernant les mots-clés, des synonymes ont parfois été rentrés. Si le mot-clé que vous rentrez et le synonyme d un mot-clé qui existe déjà dans la base, il va vous proposer le mot-clé principal et vous devrez le choisir. C. Remplir une notice

20 Remplir les champs à proposition automatique Cas 2 : la valeur n existe pas Lorsque vous allez commencer à rentrer une référence, un auteur ou un mot clé qui n existe pas dans la base, une fenêtre va s ouvrir à droite pour vous proposer de le créer. * Pour les références, vous devrez cliquer sur éditeur, revue ou société en fonction de la nature de la référence que vous créez * Pour les auteurs, vous n aurez plus qu à cliquer sur auteur. * Pour les mots-clés, vous devrez cliquer sur créer, puis sur candidat Important: Pour savoir si la création a fonctionné, vérifiez que la phrase «Cet enregistrement sera créé lors de la validation de cette fiche» apparaît bien dans la case. Sinon, recommencez l opération. C. Remplir une notice

21 Détails des champs spéciaux Référence: désigne l éditeur, le nom de la revue ou de la société Intervention: vous n utiliserez ce champ que dans le cas où vous voudriez renseigner le nom du traducteur du document s il y en a un. Date de parution: pour un article de presse ou scientifique, indiquez la date au format JJ/MM/AAAA. Pour un rapport, utilisez le format Mois 20XX. Pour une vidéo, ne mettez que l année. Nbr/N de page: pour un rapport, indiquez le nombre total de pages. Pour un article scientifique, utilisez ce champ pour indiquer de quelle page à quelle page figure l article dans la revue scientifique C. Remplir une notice Important: si vous devez saisir plusieurs auteurs ou mots-clés, après avoir rentré le premier auteur ou mot-clé, une nouvelle case pour rentrer un nouveau auteur ou mot-clé apparaitra automatiquement.

22 Champ «Résumé» Dans ce champ, vous devez renseigner le contenu résumé du document. Il peut s agir du chapeau d un article de presse, d un résumé en début d article scientifique ou de rapport. Un simple copier/coller suffira. Si aucun résumé n est associé à votre document, il faudra en écrire un afin de permettre aux utilisateurs une recherche optimale. C. Remplir une notice

23 Ajouter une image ou un document en pièce-jointe Pour ajouter une imagette à un document, si ce document est en ligne et contient déjà une image, vous pouvez faire un clic droit sur l image et cliquer sur «copier l adresse de l image» et coller le lien dans la case URL image. Pour joindre un document en pdf à la notice vous devez 1) choisir si le document est confidentiel ou public en cliquant sur classeur 2) choisir le document dans votre ordinateur en cliquant sur parcourir ou en collant le lien de téléchargement du document et 3) enregistrer. C. Remplir une notice

24 Enregistrer votre notice Lorsque vous avez terminé de remplir votre notice, vous devez l enregistrer. Seuls les administrateurs peuvent publier l article. Votre article est donc par défaut En attente et ne sera mis en ligne qu après vérification des administrateurs. Ne vous inquiétez donc pas si vous avez fait une erreur de saisie, elle sera corrigée ;-) D. Enregistrer la notice

25 Ajouter une vidéo Cliquer sur «ajouter» puis sur «vidéo» Remplir la notice puis cliquer sur «contenu» E. Ajouter une vidéo

26 1) En cliquant sur «contenu», cette page apparait. Cliquer sur «source» 2) Aller sur le site de la vidéo, puis cliquer sur «partager» et enfin sur «intégrer» NB: n oubliez pas d enregistrer! 3) Copier le texte qui apparait et le coller dans la fenêtre source de la base documentaire E. Ajouter une vidéo

27 La saisie est terminée, merci de votre contribution!!! Et si vous avez des propositions d amélioration de ce tutoriel, envoyez-nous un mail à

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