Nouveau régime des heures supplémentaires et complémentaires effectives à compter du 1 er octobre 2007

Transcription

1 ANNEXE 1 à la Circulaire 2007/ Nouveau régime des heures supplémentaires et complémentaires effectives à compter du 1 er octobre 2007 RAPPELS IMPORTANTS Les heures supplémentaires ou complémentaires demeurent soumises à autorisation de l employeur Les heures supplémentaires pour un temps plein et complémentaires pour un temps partiel doivent être accomplies à la demande de l'employeur. Cette demande peut néanmoins être implicite. Elle peut, en effet, être induite par une charge de travail trop importante pour être raisonnablement effectuée dans le temps normalement imparti. Les juges considèrent alors qu il n'est pas nécessaire que le salarié obtienne l'accord préalable de l'employeur. Dans ce cas, l'employeur sera tenu de payer ces heures. Pour éviter toute ambiguïté concernant l accomplissement d heures supplémentaires et complémentaires, nous vous conseillons vivement de diffuser une note de service à l intention de l ensemble des personnels de votre établissement. Nous vous proposons en pièce jointe un modèle, mais nous vous demandons d être attentif à la charge de travail des salariés. Le planning doit être respecté. Nous vous rappelons également qu un grand nombre de nos salariés sont des temps partiels et que vous devez dans la mesure de vos possibilités, privilégier l évolution de ces contrats avant d utiliser les heures supplémentaires. Les Employeurs doivent respecter les dispositions légales et conventionnelles relatives à la durée du travail et ne pas substituer les heures supplémentaires à d autres éléments de rémunération En cas de litige, pour refuser le paiement des heures, l'employeur devra non seulement prouver que le salarié a effectué des heures supplémentaires ou complémentaires contre son avis, mais aussi que sa charge de travail n impliquait pas l accomplissement de ces heures. Les heures complémentaires, contrairement aux heures supplémentaires, doivent être expressément prévues au contrat de travail. En l absence d une telle clause, l accord du salarié est requis. I LE PAIEMENT DES HEURES COMPLEMENTAIRES ou SUPPLEMENTAIRES A compter du 1er octobre 2007, toutes les entreprises quel que soit leur effectif appliquent le régime de droit commun pour les modalités de PAIEMENT : Heures complémentaires 1

2 Ce sont les heures effectuées au-delà de la durée fixée par le contrat de travail mais dans la limite de la durée légale du travail (soit 35 heures par semaine). Elles sont limitées, au cours d'une semaine ou d'un mois, au dixième de la durée du travail prévue au contrat. Par accord de branche étendu les heures complémentaires peuvent être portées au tiers de la durée du travail fixée au contrat. Les heures complémentaires effectuées au-delà du dixième de la durée hebdomadaire ou mensuelle fixée au contrat de travail sont majorées. Chacune de ces heures complémentaires est majorée de 25 %. Heures supplémentaires Pour les temps plein au delà de 35 heures : majoration de 25 % pour les huit premières heures et de 50 % au-delà: Attention, notre accord de branche «Article 3.3.4» privilégie le repos compensateur au paiement de ces heures. Pour les temps partiel : heures réalisées au delà de 35 heures : majoration de 25 % pour les huit premières heures et de 50 % au-delà. En contrepartie de la disparition anticipée des dérogations qui avaient été mises en place, les entreprises d au plus 20 salariés bénéficient d une réduction forfaitaire majorée de charges patronales (Vous trouverez ci-après, les explications et les modalités d application). Jours supplémentaires Majoration de 25 % de la rémunération journalière au delà du forfait annuel de 218 jours. La base est calculée comme suit : Rémunération annuelle forfaitaire Nombre de jours prévu au forfait Application de la loi «TEPA» dans nos établissements scolaires en tenant compte de nos particularités d organisation du travail conformément à notre accord de branche du 15 juin 1999 sur la réduction et l aménagement du temps de travail. Avant tout, vous devez vous posez 3 questions : 1 Devez-vous appliquer des heures supplémentaires ou complémentaires? = Point A 2 Bénéficiez-vous de l exonération de charges salariales et d imposition sur le revenu pour ces heures? = Point B 4 Bénéficiez-vous de l allègement de charges patronales sur ces heures? = Point C 2

3 POINT A Vous devez dans tous les cas prendre comme point de référence, le volume annuel prévu au contrat de travail de vos salariés, puis selon le cas appliquer les calculs qui s imposent. Pour le paiement de ces heures (voir en début de note : I). 1 - Salariés à TEMPS MODULE : Ce sont les salariés ayant une durée hebdomadaire moyenne de travail comprise entre 28 et 35 heures. 1- Salariés ayant une durée hebdomadaire moyenne de travail comprise entre 28 heures 35 heures (payés à temps complet) (art.3.3 de l accord du 15 juin 1999). Les heures supplémentaires sont celles réalisées : - dans le mois : au delà de la limite haute fixée par accord de branche à 40 heures hebdomadaires - en fin de période de modulation : au-delà de la durée annuelle de travail effectif lorsque celle-ci dépasse 1607 heures (cas des heures supplémentaires réalisées dans le cadre du contingent annuel de 90 heures incluant pour certains personnels un dépassement de 1607 heures). Nous vous recommandons ce principe car nous planifions le travail à l année. En ce qui concerne les heures supplémentaires réalisées en fin de période de modulation, nous vous précisons que seules les heures effectuées au-delà de heures par an (C. trav. art. L , al. 4) sont considérées comme des heures supplémentaires auxquelles s applique le nouveau régime d exonération de la loi du 21 août La loi indique qu une convention ou un accord collectif étendu ou une convention ou un accord d'entreprise (ou d'établissement) peut prévoir que la durée hebdomadaire de travail peut varier sur toute ou partie de l'année à condition que, sur un an, cette durée n'excède pas un plafond de heures. La convention ou l'accord peut fixer un plafond inférieur. Néanmoins les heures en dessous de 1607 heures ne sont pas considérées comme des heures exonérées par la loi Tepa. Des plafonds inférieurs à 1607 heures par an ont été fixés par la CC PSAEE à l annexe 7. Ainsi la durée annuelle de travail des différentes catégories de personnel relevant de la convention collective est inférieure au plafond légal de 1607 heures. Néanmoins, les PSAE et les personnels d éducation de catégorie 5 réalisant plus de 1607 heures par an dans le cadre du contingent annuel d heures dans la limite de 1655 heures (limite après application du contingent) bénéficient de l exonération des heures supplémentaires sur les heures comprises entre 1607 heures et 1655 heures. En ce qui concerne les personnels d éducation catégorie 4, les heures comprises entre 1607 heures et 1643 heures (après application du contingent) sont traitées comme des heures supplémentaires exonérées. NB : Les heures réalisées dans le mois ou dans l année s imputent sur le contingent annuel d heures supplémentaires fixé à 90 heures par l accord de branche. L accord stipule qu elles ouvrent droit à majoration et repos compensateur dans les conditions légales. Tout dépassement du contingent doit donner lieu à autorisation de l inspection du travail. En cas de dépassement autorisé du contingent annuel d heures supplémentaires entraînant un dépassement de la durée annuelle de 1607 heures, les heures supplémentaires réalisées au-delà de 1607 heures sont des heures supplémentaires exonérées. 3

4 Exemple 1 : Un surveillant à temps plein modulé effectuant habituellement 38 heures hebdomadaires (contrepartie des semaines à 0 heures) remplace exceptionnellement un collègue n ayant pas pu se rendre à son travail le 18 octobre pour cause de grève dans les transports. Il effectue donc cette semaine là 42 heures de travail, soit 4 heures de plus que les autres semaines. L accord du 15 juin 1999 prévoit : - la limite haute de la modulation est fixée à 40 heures hebdomadaires - les heures entre 35 et 40 heures ne sont pas des heures supplémentaires car le contrat est modulé - la possibilité de demander à un salarié d effectuer des heures au-delà de 40 heures ; ces heures sont des heures supplémentaires La loi Tepa prévoit que, dans le cadre de la modulation, les heures effectuées au-delà de la limite haute prévue par un accord de branche sont des heures supplémentaires bénéficiant de l exonération. Conclusion : Paiement au mois : Le salarié bénéficiera donc de 4 heures supplémentaires, 2 heures n entrant pas dans le dispositif d exonération et 2 heures bénéficiant de l exonération TEPA en octobre (les 41 ème et 42 ème heures). Paiement à l année (recommandé) : Le salarié bénéficiera donc de 4 heures supplémentaires, mais ces dernières étant en dessous du volume annuel de 1607 heures, elles n entrent pas dans le dispositif d exonération TEPA. Exemple 2 : Un personnel administratif (catégorie 4) à temps plein modulé travaillant 1565 heures par an (plafond annuel d heures conventionnel) a réalisé au cours de l année scolaire 2007/ heures supplémentaires au titre du dépassement de la limite haute de 40 heures. Ces heures lui ont été rémunérées dans le mois et ont bénéficié des exonérations de la loi Tepa comme vu dans l exemple précédent. En fin d année scolaire, qui correspond à la fin de la période de modulation, après décompte de ses heures réalisées dans l année, il est constaté que ce salarié a effectué dans l année 1642 heures au lieu des 1565 prévues par la convention collective pour sa catégorie. L accord du 15 juin 1999 prévoit : - la possibilité de réaliser, au-delà du plafond conventionnel annuel, des heures supplémentaires dans le cadre du contingent annuel d heures supplémentaires de 90 heures - Dans le cadre de la modulation, les heures réalisées chaque mois au-delà de la limite haute de 40 heures hebdomadaires doivent être décomptées en fin de période de modulation du contingent annuel de 90 heures La loi Tepa prévoit que seules les heures effectuées au-delà de 1607 heures dans l année (plafond légal annuel) font l objet de l exonération. Conclusion : Dans notre exemple, les 20 heures supplémentaires réalisées dans l année au-delà de la limite haute doivent être décomptées, pour leur paiement, des 1642 heures réalisées en fin d année car elles ont déjà été traitées comme des heures supplémentaires dans le courant de l année (l intérêt est de ne pas les compter deux fois pour ne pas les payer deux fois). Le salarié a alors réalisé en fin d année 1622 heures. Des heures supplémentaires doivent lui être rémunérées au-delà de 1565 heures (plafond annuel conventionnel), mais seules les heures effectuées au-delà de 1607 heures, soit 15 heures (+ les 20 heures déjà rémunérées et exonérées), pourront faire l objet de l exonération loi Tepa. Les autres, soit 42 heures entre 1565 et 1607 heures, sont traitées comme des heures supplémentaires non exonérées. 4

5 2) Salariés dont la durée est inférieure à 35 heures hebdomadaires (Payés à temps partiel) : application d heures complémentaires en sus des heures supplémentaires ci-dessus Les salariés modulés, dont la durée hebdomadaire de travail est inférieure à 35 heures, doivent se voir appliquer des heures complémentaires conformément aux dispositions du code du travail. En effet, la loi Aubry II a permis la sécurisation des accords conclus antérieurement, à l exception des dispositions relatives au temps partiel. En conséquence, les salariés entre 28 et 35 heures hebdomadaires qui n étaient pas considérés comme des salariés à temps partiel avant la loi Aubry II, soit le 1 er février 2000 (avant cette date, la définition légale du temps partiel était une durée inférieure ou égale à 80% d un temps plein), sont depuis des salariés à temps partiel au sens de la loi avec les conséquences qui en découlent en ce qui concerne l application des heures complémentaires. C est donc la raison pour laquelle ces salariés bénéficient d heures complémentaires en plus des heures supplémentaires auxquelles ils peuvent éventuellement prétendre (dans les conditions ci-dessus exposées) et ce alors même que l accord ne prévoit pas le paiement d heures complémentaires. La commission de suivi de l accord de branche du 15 juin 1999 a, là encore, confirmé dans son interprétation rendue le 12 octobre 1999 (art. 3-2) la nouvelle définition du temps partiel issue de la loi Aubry II, précisant que la référence à 80% du temps plein prévue par l art de l accord de branche devenait caduque. Elle a ajouté : «depuis le 1 er février 2000, sont considérés comme salariés à temps partiel les salariés dont l horaire contractuel est inférieur au temps plein». Les heures complémentaires sont donc celles accomplies dans la limite de 35h sans atteindre 35h, conformément aux dispositions du code du travail et cela même si l application du tiers a pour conséquence le dépassement de la moyenne de 35h ; la limite restera toujours à moins de 35h. Ces heures donnent lieu à exonération. La circulaire de la Direction de la Sécurité Sociale du 1 er octobre 2007 relative à la mise en œuvre de la loi Tepa (dont nous vous avons parlé dans notre note précédente) précise qu entrent dans le champ de l exonération les heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel. Par ailleurs, «les heures complémentaires ne peuvent avoir pour effet de porter la durée du travail effectuée par un salarié au niveau de la durée légale du travail ou à la durée fixée conventionnellement» (Circulaire DSS IV B 1 ). Cette définition n est autre que la définition légale du code du travail correspondant aux articles L et L NB : Ne sont pas concernées par les exonérations les heures complémentaires accomplies de manière régulière conformément à l article L du code du travail, et ce même lorsqu elles ne sont pas intégrées à l horaire contractuel de travail pendant une durée minimale de 6 mois. Exemple 1 : Un salarié ayant une durée hebdomadaire contractuelle de travail de 30 heures et une durée habituelle de travail de 33 heures (contrepartie des semaines à 0 heures) est amené à réaliser la première et la troisième semaine d octobre respectivement 34 heures et 38 heures. Au mois d octobre, ce salarié aura effectué 3 heures complémentaires exonérées, 1 heure la première semaine de 33 à 34 heures et 2 heures la troisième semaine de 33 à 35 heures. Les heures réalisées en troisième semaine de 35 à 38 heures ne sont pas des heures supplémentaires (conformément à l accord de branche art ). La loi Tepa stipule que, dans le cadre de la modulation, seules les heures réalisées dans le mois au-delà de la limite haute de modulation sont des heures supplémentaires et bénéficient donc des exonérations prévues. 5

6 En revanche, ces heures viendront alimenter le contingent annuel d heures supplémentaires de 90 heures qui donnera lieu, en fin d année scolaire, au versement d heures supplémentaires s il y a dépassement de la durée annuelle de travail. Ces heures seront non exonérées si la durée de travail réalisée dans l année est inférieur à 1607 heures et exonérées si elle est supérieur à 1607 (voir exemple ci-dessus). 3 - Salariés à TEMPS PARTIEL ANNUALISE : Ce sont les salariés à temps partiel qui effectuent moins de 28 heures en moyenne par semaine sur l année. Le temps partiel annualisé s applique aux salariés ayant une durée de travail inférieure à 80% d un temps plein (pas de définition de limites basse et haute) conformément à l accord de branche du 15 juin Pour rappel, le temps partiel annualisé a été abrogé par la loi Aubry II du 19 janvier 2000 (auquel s est substitué le temps partiel modulé) mais reste applicable dans l enseignement catholique dans le cadre de l accord de branche du 15 juin 1999 pour les contrats ayant court depuis cette date ainsi que pour tout contrat conclu postérieurement à la loi Aubry II. Sa particularité est de permettre aux salariés à temps partiel annualisé d effectuer des heures complémentaires, comme les salariés à temps partiel non annualisé, mais également des heures supplémentaires. Cette possibilité a été supprimée dans le cadre du dispositif temps partiel modulé (loi Aubry II). L ensemble de ces heures alimentent un même contingent, le contingent annuel d heures complémentaires institué par l accord de branche. Heures supplémentaires : heures réalisées au-delà de 35heures dans le cadre du temps partiel. Elles peuvent être prévues ou non au contrat. Elles se calculent par semaine civile et sont majorées selon les dispositions du code du travail. Elles sont rémunérées dans le mois et s imputent sur le contingent annuel d heures complémentaires (un tiers du volume horaire annuel contractuel). Heures complémentaires : heures de travail effectuées au-delà de la durée du travail prévue au contrat de travail, sans pouvoir atteindre la durée légale, c'est-à-dire ne pouvant atteindre 35 heures. Les dispositions vues précédemment relatives à la définition légale des heures complémentaires et ses conséquences s appliquent au temps partiel annualisé. Les heures complémentaires exonérées sont donc les mêmes que celles traitées dans le point précédent. La circulaire de la Direction de la Sécurité Sociale du 1 er octobre 2007 a indiqué que la mesure d exonération s appliquait également aux heures complémentaires effectuées par les salariés à temps partiel dont la durée de travail est fixée sur l année, temps partiel annualisé a-t-elle précisé, et qui demeurent régies (là encore) par les dispositions de l art. L du code du travail relatives au temps partiel (Circulaire DSS IV B 2 ). Pour mémoire, le guide FNOGEC d application de l accord de branche intitulé «Durée du travail dans les établissements d enseignements catholiques à dater du 1 er septembre 1999» rappelait que «les heures effectuées au-delà de l horaire prévu pendant une semaine où le salarié travaille moins de 35 heures sont des heures complémentaires. Les heures complémentaires ne peuvent porter la durée du travail au-delà de 35 heures pour une semaine». Il faut entendre ici, ne peuvent atteindre 35 heures. L accord de branche prévoit que ces heures complémentaires ne peuvent dépasser un tiers de la durée annuelle (c'est-à-dire le contingent annuel d heures complémentaires prévu par l accord). Le paiement de ces heures s effectue dans le mois. Seules les heures complémentaires effectuées au-delà de 1/10 ème de la durée annuelle et dans la limite d un tiers par an, fixées au contrat de travail, donnent lieu à une majoration de salaire de 25 %. En dessous, la rémunération est versée sur la base du taux horaire. 6

7 Les heures complémentaires effectuées de manière régulière ne bénéficient pas de l exonération (cf. indications susvisées). Attention : Toutes les heures complémentaires majorées ou non (inférieure à 10%) bénéficient de la réduction de cotisations salariales. Exemple 1 : Un salarié ayant une durée contractuelle de travail de 26 heures par semaine réalise 30 heures durant 3 semaines en novembre. 12 heures lui seront donc rémunérées fin novembre au titre des heures complémentaires. Ces heures répondant à la définition légale des heures complémentaires, elles bénéficieront donc de l exonération salariale loi Tepa. Elles alimenteront, par ailleurs, le compteur annuel d heures complémentaires qui doit être tenu dans le cadre du contingent évoqué ci-dessus. Les heures complémentaires réalisées en cours d année ne peuvent, en principe, dépasser le contingent annuel prévu par l accord de branche. En cas de dépassement prévisible (exceptionnel), il est conseillé d obtenir l accord écrit du salarié et revoir à la hausse pour l année scolaire suivante sa durée annuelle de travail. Exemple 2 : Une ASEM ayant une durée contractuelle de 28 heures par semaine réalise de façon régulière 30 heures hebdomadaires sur l année (hors congés payés et semaines à 0 heures). La deuxième semaine de janvier elle effectue 34 heures. La troisième semaine elle réalise 37 heures. Cette salariée aura donc réalisé fin janvier : - 4 heures complémentaires exonérées au titre de la deuxième semaine entre son horaire habituel de 30 heures et 34 heures. - 4 heures complémentaires exonérées au titre de la de la troisième semaine entre son horaire habituel de 30 heures et 34 heures et 3 heures supplémentaires exonérées au titre de la troisième semaine de la 35 ème à la 37ème heures. Explication : Son horaire habituel de 30 heures supérieur à sa durée contractuelle étant compensé par les semaines à 0 heures calculées sur cette base, les heures réalisées de façon régulière entre 28 et 30 heures ne devraient donc pas être considérées comme des heures complémentaires puisque sa durée de travail s inscrit sur l année. Seules les heures réalisées au-delà de l horaire habituel de 30 heures, non comptabilisées au moment de la remise des planning, en début d année, pour le calcul des semaines à 0 heures, sont considérées comme des heures complémentaires donnant lieu à exonération dans le cadre du temps partiel annualisé (cf. circulaire DSS). Notre accord de branche ayant été sécurisé dans ses dispositions par la loi Aubry II et les heures supplémentaires pouvant être réalisées dans le cadre du temps partiel annualisé répondant à la définition légale des heures supplémentaires, les heures réalisées à partir de 35 heures devraient donc bénéficier de l exonération Tepa. 4 - Salariés au FORFAIT JOURS : Sont concernés les jours de repos auxquels le salarié a renoncé au-delà de 218 jours par an. 7

8 POINT - B Réduction de cotisations salariales La réduction de cotisations et contributions salariales pour les salariés au titre des heures supplémentaires ou complémentaires réalisées dans le mois est plafonné à 21,5% de la rémunération. Le montant des cotisations et contributions salariales pris en compte correspond à la CSG, CRDS, aux cotisations d assurances sociales(maladie, vieillesse), aux cotisations de retraite complémentaires (Arrco, Agirc, AGFF, Apec et CET) et aux cotisations chômage. Sont également visées la cotisation maladie supplémentaire en Alsace-Moselle, les cotisations dues à l Ircantec. La réduction s impute sur les cotisations salariales maladie et vieillesse (7,50%) au titre de l ensemble de la rémunération versée au moment du paiement de la durée supplémentaire travaillée. Ce montant ne peut dépasser le montant de ces cotisations. Le taux effectif de cette réduction ne pourra en aucun cas dépasser le taux résultant du rapport entre : - le montant des cotisations et contributions soumises à charges du salarié au cours du mois de paiement des heures supplémentaires réalisées - et la rémunération du même mois En cas d application de taux réduits de cotisations, la réduction est calculée en cumulant les taux minorés applicables au salarié dans la limite de 21,5%. Lorsque les heures complémentaires effectuées de manière régulière ne sont pas intégrées à l'horaire contractuel de travail pendant une durée minimale fixée à six mois (ou moins si la durée du contrat de travail restant à courir est inférieure), le reversement à l Urssaf des montants de la réduction de cotisations salariales précédemment calculés sur la période de douze ou de quinze semaines doit être effectué au cours du mois civil suivant cette période. Attention, cette réduction n est pas cumulable avec d autres types d exonérations. En revanche, le cumul avec l application de taux réduits de cotisations reste possible. Exemple : salarié non cadre rémunéré, sur la base hebdomadaire de 35 heures, par mois (14,51 /heure), effectuant huit heures supplémentaires majorées de 25 %. Rémunération heures supplémentaires : 14,51 x 125 % x 8 h = 145,10 Brut soumis à cotisations : ,10 =2345,10 Cotisations salariales dues sur le brut : 503,26 (dont 61,89 de CSG-RDS non déductible) Rapport «cotisations/ salaire brut» : 503,26 / 2345,10 = 0,2146 X 100 = 21,46 % Ce taux est bien inférieur à 21,50 %. Réduction de cotisations salariales : 145,10 x 21,46 % = 31,14 Limite des cotisations salariales de sécurité sociale due : 2345,10 x 7,50% = 175,88 (les 31,14 de réduction peuvent donc être intégralement déduits). NET A PAYER = 2345,10 Brut total -503,26 Cotisations salariales + 31,14 réduction de cotisations sur heures supplémentaires = 1 872,98 8

9 EXONERATION ET IMPOT SUR LE REVENU Les heures supplémentaires et complémentaires sont exonérées d impôt sur le revenu. Le montant à déclarer correspond au total des rémunérations brutes (c'est-à-dire les heures normales, heures ou jours supplémentaires ou complémentaires), diminué des cotisations et contributions sociales concernées par la déduction (calculées sur l ensemble de la rémunération), diminué encore de la réduction proportionnelle de cotisations salariales sur les heures ou jours supplémentaires et sur les heures complémentaires mais majorées de la CSG non déductible (2,4 %) et de la CRDS (0,5 %) afférentes à ces heures ou jours supplémentaires ou complémentaires. Exemple : Notre salarié non cadre rémunéré : 2200 salaire Brut de Base + 145,10 Heures supplémentaires 25% = 2345,10 Son net imposable est calculé comme suit : 2345,10 (Brut total) - 145,10 (brut heures supplémentaires) 410,23 (1) cotisations salariales déductibles(1)= (503,26 cotisations salariales total 31,14 réduction de cotisations salariales heures supplémentaires 61,89 CSG/CRDS non déductible) = 1 789,77 Net IMPOSABLE A noter que les heures supplémentaires non fiscalisées rentreront dans le quota d heures permettant de délimiter l obtention de la prime pour l emploi. Le risque est donc pour le salarié rémunéré au SMIC et non imposable de perdre non seulement le bénéfice de la prime pour l emploi mais également de devenir imposable sur les heures travaillées non défiscalisées. POINT - C Déduction forfaitaire de cotisations patronales Les heures complémentaires bénéficient uniquement d une réduction de cotisations salariales de 21,5% également mais pas de déduction patronale. Le montant de la déduction forfaitaire patronale a été fixée pour chaque heure supplémentaire à : - 1,50 pour les entreprises de 1 à 19 salariés - 0,50 pour les entreprises de 20 salariés et plus Elle est cumulable avec d autres mesures d exonération de cotisations patronales de sécurité sociale, elle s appliquera après application de ces dernières. 9

10 Rappel : le taux de majoration légale applicable varie en fonction de la taille de l entreprise pour les quatre premières heures, selon que son effectif est inférieur ou supérieur à 20 salariés. Le montant de la déduction forfaitaire applicable aux entreprises de 1 à 20 salariés est majoré de 1, passant à 2,50. Pour mémoire, ce régime dérogatoire des heures supplémentaires, prolongé de 3 ans par la loi du 31 mars 2005 (jusqu au 31 décembre 2008), institue au profit de ces entreprises une majoration des quatre premières heures supplémentaires de 10% au lieu de 25%. La déduction forfaitaire de 2,50 sera applicable jusqu au 31 décembre Elle passera ensuite à 1,50. La loi précise que la déduction n'est accordée que lorsque l'heure supplémentaire effectuée fait l'objet d'une rémunération au moins égale à celle d'une heure normale (référence à la situation du repos compensateur de remplacement complété par une majoration de salaire de 25% ou 50%). Dans le cas où le nombre d heures supplémentaires n est pas un nombre entier, le montant de la déduction forfaitaire peut être proratisé. Cette déduction s applique en cas de renonciation, par un salarié sous convention de forfait annuel en jours, à tout ou partie de ses jours de congés en contrepartie d une majoration de salaire. Dans ce cas, le montant est, par jour, de sept fois le montant de la déduction applicable pour une heure supplémentaire. NB : l effectif de l établissement s apprécie au 31 décembre en fonction de la moyenne, au cours de l'année civile, des effectifs déterminés chaque mois conformément aux dispositions des articles L et L du code du travail. Formalités afférentes à ces dispositifs d exonération Aucune formalité préalable n est à accomplir. L employeur calcule lui-même chaque mois le montant de l exonération à appliquer. Un document de contrôle doit cependant être tenu à la disposition de l Urssaf (cette obligation concerne également les employeurs utilisant des dispositifs de simplification des formalités). Il doit comporter les mentions suivantes : - le nombre de salariés ouvrant droit à réduction ou déduction - le montant total des exonérations appliquées au titre de chacun de ces dispositifs - l identité de chaque salarié, le montant de sa rémunération brute mensuelle versée, le montant de la réduction et déduction appliquée, et le nombre d heures de travail complémentaires ou supplémentaires effectuées ainsi que la rémunération y afférente - le taux de la majoration salariale correspondant aux heures supplémentaires ou complémentaires effectuées L employeur doit par ailleurs tenir à disposition toute information permettant le contrôle de la durée du travail. Lorsque ces données ne sont pas immédiatement accessibles, l employeur établit au moins une fois par an pour chaque salarié, un récapitulatif hebdomadaire des temps de travail supplémentaires effectués, indiquant le mois au cours duquel ils sont rémunérés. L employeur doit également tenir à disposition de l administration les informations relatives à la durée collective de travail lorsque celle-ci est supérieure à la durée légale et que les heures supplémentaires afférentes font l objet d une rémunération mensualisée. 10

11 MODALITES DE L ALLEGEMENT «FILLON» Le mode de calcul de l allégement «Fillon», consistant en une réduction dégressive de cotisations sociales patronales, est réaménagé pour les rémunérations versées à compter du 1 er octobre, dans le but de neutraliser l effet des heures supplémentaires et complémentaires sur le niveau de la réduction des charges. La rémunération de ces heures est exclue de la rémunération devant être comparée au SMIC. La rémunération prise en compte pour le calcul du coefficient est la rémunération mensuelle brute soumise à cotisations de sécurité sociale, déduction faite de la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires normalement majorée de 25% ou 50%. La notion de «SMIC horaire» et d heures rémunérées et donc abandonnée au profit du «SMIC mensuel» base 151,67 heures. Les heures ne correspondant pas à un temps de travail effectif sont ainsi exclues de la base de calcul. La formule que nous vous avons indiquée dans notre circulaire UDOGEC du mois de septembre, 2007/2008 N 1 est confirmée et se calcule comme suit : - pour les employeurs de 1 à 19 salariés: Coefficient = (0,281/0,6) x [1,6 x (SMIC mensuel (base 151,67 heures) / rémunération mensuelle brute hors heures supplémentaires et complémentaires) - 1] - pour les employeurs de 20 salariés et plus, le coefficient maximal de réduction est ramené de 0,281 à 0,26. Ce nouveau mode de calcul a donc pour conséquence de modifier le montant de la réduction lorsqu une heure ne correspondant pas à du travail effectif est rémunérée ou qu une compensation financière est accordée en contrepartie d un temps de repos non pris. Pour les salariés dont la rémunération n est pas fixée en fonction d un nombre d heures de travail, le montant mensuel du SMIC est corrigé à proportion de la durée du travail inscrite à leur contrat et rapportée à la durée légale. Pour les salariés à temps partiel ou assimilés, le montant mensuel du SMIC est réduit à proportion du rapport entre la durée de la semaine travaillée et la durée légale lorsque le décompte des heures est hebdomadaire, entre la durée mensuelle prévue au contrat et 151,67 heures lorsque ce décompte est mensuel. Sont concernés également par cette modalité de calcul, même s il ne s agit pas stricto sensu de temps partiel en droit du travail, les salariés dont la durée collective de travail est inférieure à 35 heures, ceux dont le forfait jours comporte moins de 218 jours, et ceux dont la durée annuelle de travail est inférieure à heures. Pour les salariés n effectuant pas un mois de travail complet en raison d une embauche ou d un départ en cours de mois ou d une absence non rémunérée (congé sans solde, congé de formation, exercice de fonctions publiques sociales ou professionnelles, etc.), les dispositions applicables en matière d établissement de la paie sont reprises (méthode de calcul de l horaire réel ou méthode forfaitaire, calcul en base horaire ou journalière, etc.). Le montant mensuel du SMIC est corrigé selon le rapport entre la durée de travail du salarié, hors heures supplémentaires ou complémentaires, sur la période du mois où le salarié était présent et la durée légale du travail. Pour les salariés dont le contrat de travail est suspendu avec maintien partiel de la rémunération, le montant mensuel du SMIC à prendre en compte est réduit selon le pourcentage de la rémunération demeurée à la charge de l employeur et soumise à cotisations. 11

12 Bordereaux URSSAF - Codes à utiliser Réduction de cotisations salariales Rubrique : 003 Heures supplémentaires et complémentaires Déduction charges patronales Heures supplémentaires 20 salariés au plus Rubrique : 004 Déduction charges patronales Heures supplémentaires + 20 salariés Rubrique : 005 Réduction générale dite «Réduction Fillon» Rubrique :

13 PIECE JOINTE à la Circulaire 2007/ IMPORTANT NOTE DE SERVICE à l intention de l Ensemble du Personnel HEURES COMPLEMENTAIRES et HEURES SUPPLEMENTAIRES Madame, Monsieur, Pour faire suite aux différentes informations que vous avez pu avoir sur la nouvelle loi «TEPA, Travail, Emploi et Pouvoir d Achat» sur les heures complémentaires et supplémentaires, nous tenons à vous rappeler les éléments suivants qui nous semblent importants : * Les heures supplémentaires pour un temps plein et complémentaires pour un temps partiel doivent être accomplies à la demande de l'employeur. Cette demande peut néanmoins être implicite. * Les salariés sont soumis à un horaire de travail, de ce fait le recours aux heures supplémentaires ne se fera qu à la demande expresse du chef d établissement et que seules les heures supplémentaires effectuées à sa demande donneront lieu à paiement. * Si un salarié effectue des heures supplémentaires ou complémentaires de sa propre initiative, il ne pourra prétendre à leur rémunération. A noter : l art. 2.8 de l accord de branche du 15 juin 1999 relatif à la réduction et l aménagement du temps de travail stipule «sauf urgence, aucune heure supplémentaire ne peut être effectuée sans l accord écrit du chef d établissement». Fait à, Le Le Chef d Etablissement,