ProXim. informatique. Brique XEROX Nouveautés. Version /02/2011

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1 ProXim informatique 49, rue de la Petite Alouette Saint-Avertin Tél Fax Brique XEROX Nouveautés Version /02/2011 Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 1 / 15

2 SOMMAIRE 1 GESTION DES AFFAIRES PORTEFEUILLE / OPPORTUNITES / OUTLOOK MISE A JOUR DES AFFAIRES SESSIONS SUIVI D ACTIVITE SUIVI DES COMMISSIONS (PRV/PRIMES) SERVICES SUR CONTRATS RECOUVREMENT Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 2 / 15

3 1 GESTION DES AFFAIRES 1.1 Portefeuille / Opportunités / Outlook Statut en portefeuille Le statut est scindé en trois familles : - Outlook / Engagement (Rang 5 et éventuellement 6) - Opportunités (rangs 3 et 4) - Portefeuille (rangs 1 et 2) Cette distinction est utilisée dans la mise à jour des affaires et dans le suivi d activité (cf plus loin). Lien avec la prochaine action On peut désormais, après l enregistrement de l affaire, créer une action liée à celle-ci (bouton «+») La zone grisée affiche automatiquement la date de la prochaine action. NB : En cas de présence d une action du commercial qui n aurait pas été liée à l affaire, la tâche planifiée de nuit affiche quand même la date de cette action. La loupe permet de visualiser toutes les actions liées à cette affaire. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 3 / 15

4 Historique des évolutions La tâche de nuit (normalement planifiée sur le serveur) archive automatiquement les évolutions importantes des affaires : - Changement d état ou de statut - Changement de mois de prise d ordre - Changement de valorisation En particulier, est désormais mémorisée la date de passage par chaque phase du SPANCO. Passage au statut «Outlook» Le changement de statut en «Outlook» provoque les évènements suivants : - Changement du mois de prise d ordre (mis au mois en cours) - Ajout de l affaire au suivi de l Outlook (menu Traitements, onglet Activité) - Affichage de l information en haut de l affaire Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 4 / 15

5 1.2 Mise à jour des affaires Accessible par l écran d accueil, la «Mise à jour des affaires» permet de gérer les affaires en tableau. Barre de boutons : Sélection des affaires à afficher. Après avoir cliqué sur une ligne, on peut ouvrir la fiche affaire ou société correspondante. Les lignes modifiées sont signalées par un X en début de ligne. Il est obligatoire de cliquer sur «Valider les modifications» pour que les modifications soient enregistrées. La «flèche verte» permet de sortir sans enregistrer les modifications (qui sont conservées dans le tableau). Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 5 / 15

6 2 SESSIONS Ce nouveau menu permet de planifier et suivre des sessions (téléphoniques ou terrain), et de saisir les informations sur les contacts et actions à suivre directement dans un tableau. Menu session La présentation du menu est la même que celle de la liste des sociétés : Boutons de filtres selon le niveau de droit et filtre libre, accès à la dernière session ouverte (bouton En cours) Présélection d un type de session et possibilité d afficher les sessions clôturées (masquées par défaut) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 6 / 15

7 Détail d une session Ajout de sociétés et contacts via requête sur société, contacts et parc Modifications directe des informations principales sur le contact, et création directe d un contact Création d une action La session est enregistrée dans l agenda, le nombre de raisons sociales et de rendez-vous est mis automatiquement dans l objet de l action. Possibilité de création de société sous le mode «Carte de visite» (sauf si la fonction est désactivée dans Administration) Permet la création «à la volée» de la société, du contact principal et d une action. Ajout à la session en cours. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 7 / 15

8 3 SUIVI D ACTIVITE Nouvel onglet du menu «Traitements», permettant un suivi simple de l activité et de l Outlook. Détail Rendez-vous / Sessions Détail des rendez-vous avec sélection de la période Synthèse hebdomadaire d activité (rendez-vous, entrées en portefeuille, proposition, outlook) sous forme d édition ou de liste de travail. Une affaire en cours sur le compte est indiquée Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 8 / 15

9 Suivi de l Outlook Génération de l Outlook du mois Permet d indiquer le mois à prendre en compte pour l Outlook (passage au mois suivant éventuellement quelques jours avant la fin du mois actuel) et de prendre le «cliché» de l Outlook (dont l évolution pourra être suivie). Si une affaire est passée en Outlook au cours du mois, elle est automatiquement ajoutée au suivi. Suivi de l évolution au cours du mois des affaires en Outlook (état initial/actuel) Edition et export Excel de l Outlook et des Opportunités Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 9 / 15

10 Créations hebdomadaires et mensuelles Ajout au menu «Statistiques société» (accessible via Traitements / Onglet Statistiques / Bouton «Menu statistiques société») d un suivi hebdomadaire et mensuel des créations dans le CRM Ces statistiques sont générées par la «Tâche de nuit» planifiée sur le serveur Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 10 / 15

11 4 SUIVI DES COMMISSIONS (PRV/PRIMES) Prolongation du module Dossier Commercial Accès via le Menu Gestion, réservé aux utilisateurs ayant le droit «Validation comptable». Génération du tableau La date limite correspond au «Mois de PRV» du dossier commercial. Tous les dossiers non payés jusqu au mois sélectionné sont affichés dans le tableau. Un bouton permet de consulter le dossier de la ligne de tableau active. Chaque ligne présente le récapitulatif d un dossier commercial (avec PRV, prime, nombre de boîtes). Au chargement, chaque ligne est cochée à «Payer». Décocher la ligne pour ne pas traiter un dossier dans cette période. Il sera proposé à nouveau au prochain chargement. On peut manuellement débloquer un dossier qui n est pas dans la période en allant sur le dossier commercial et en cochant la case «Déblocage» Il faut recharger le tableau pour que le déblocage soit pris en compte. Le dossier apparaît alors avec la case «Débloquée» cochée. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 11 / 15

12 Validation des commissions Le bouton d impression permet de visualiser un bordereau de contrôle. Le bouton de validation édite les bordereaux de commission pour l ensemble des lignes à payer. La validation des commissions d un commercial particulier peut être demandée (filtrage). Un bordereau de commission est imprimé. Après cette validation, les dossiers sont notés «Payés» (ce qui peut être modifié par dossier en cas d erreur). Les bordereaux peuvent être réédités à partir du menu Gestion. Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 12 / 15

13 5 SERVICES SUR CONTRATS L ajout de la facturation d un service (type XPS) est intégré dans l ensemble de la chaîne : Parc Contrats Le service n est pas comptabilisé dans le forfait et est géré via la zone «Article supplémentaire choisi», qui est ajouté dans la facture SASP Dossier commercial Le service est intégré au forfait Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 13 / 15

14 6 RECOUVREMENT Ce module est lié à la comptabilité Sage, et nécessite une phase de mise en place. Les écritures comptables non lettrées sont récupérées chaque nuit, mettant à jour les fiches clients (données d en-cours dans l onglet «Infos») et les dossiers de recouvrement. Un feu (vert/orange/rouge) peut être affiché sur les fiches clients en fonction d une règle à définir par rapport au retard de règlement (aucun retard, retard de + de n jours) Le paramétrage (Administration/Onglet offres-affaires) permet de définir des délais : Accès au module Recouvrement Ce module permet - De suivre dans le module Recouvrement les clients en retard de règlement - De déclencher et de suivre des tâches de relance - D imprimer des courriers (fusion Word) de relance Les boutons permettent de filtrer des dossiers de recouvrement en fonction de leur état (tous, nouveaux, suivi par moi, courriers faits) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 14 / 15

15 Détail de la fiche Recouvrement Informations générales : Détail comptable Dates de relances théoriques calculées Bouton de relances par téléphone / Bouton de relances par courrier (fusion avec des modèles Word à fournir) Il ne peut être reproduit ou diffusé sans autorisation Page 15 / 15