E*SA MANUEL UTILISATEUR

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1 Etat de Vaud, Département des Infrastructures Direction des Systèmes d'information (DSI) Pôle Formation et Culture E*SA MANUEL UTILISATEUR Gestion du module enseignant V3.5 SP4 Document Version Date Auteur(s) Etat E*SA-Manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc 3.5 SP KBD /YGD Validé esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 1 sur 18

2 TABLE DES MATIERES 1 ACTIVATION DU MODULE ENSEIGNANT RECEPTION DU MAIL D ACTIVATION CONTENU DU MESSAGE D ACTIVATION TRAITEMENT DU MAIL D ACTIVATION ACCES AU MODULE ENSEIGNANT CONNEXION A E*SA DEPUIS INTERNET INTRODUIRE LE NOM DU COMPTE UTILISATEUR ET LE MOT DE PASSE INTRODUIRE LE CONTENU DE LA CELLULE DE LA CARTE MATRICIELLE CHOISIR L'APPLICATION E*SA DANS LA LISTE DES APPLICATIONS EN CAS DE PROBLEME Que faire si j ai perdu mon mot de passe? Que faire si j ai perdu mes réponses à mes questions secrètes? Que faire si j ai perdu ma carte Matrics? Que faire si je n arrive pas à me connecter? Je n ai pas trouvé la réponse à ma question, à qui dois-je m adresser? Renseignements à fournir pour l ouverture d un cas par l utilisateur-clé FONCTIONNALITES DU MODULE ENSEIGNANT FENETRE PRINCIPALE DONNEES PERSONNELLES HORAIRE DE L ENSEIGNANT LISTE DES ELEVES D UNE CLASSE OU D UN GROUPE EVALUATIONS Choix de la période d enseignement Introduction de l'évaluation Enregistrement de l'évaluation Cas des élèves dispensés Validation de l évaluation APERÇU DES EVALUATIONS ABSENCES Choisir la date et la période enseignée Sélectionner les absences puis enregistrer Cas des élèves dispensés QUITTER L'APPLICATION Depuis le module enseignant Depuis le portail d'accès Depuis le menu profil utilisateur esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 2 sur 18

3 1 ACTIVATION DU MODULE ENSEIGNANT 1.1 Réception du mail d activation L adresse qui est saisie dans votre profil e*sa est utilisée pour vous expédier un courriel comme ci-dessous : Dans le cas où vous n avez pas reçu de mail d activation, veuillez prendre contact avec l administrateur ou l utilisateur clé de votre école ou établissement. Note : Une fois le message reçu, vous avez 30 jours pour le traiter avant la désactivation automatique du compte! 1.2 Contenu du message d activation Le message contient 4 éléments importants : Votre login (XVD.) Le lien pour l activation du compte Le code d activation du compte Le lien d aide IAM 1.3 Traitement du mail d activation Cliquez sur le lien d activation du mail Entrez le code d activation fourni dans le message ainsi que votre date de naissance Définissez votre mot de passe (notez-le dans un endroit sûr!) esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 3 sur 18

4 Répondez à au moins 3 questions sur les 5 proposées et cliquez sur valider (notez les réponses à vos questions secrètes dans un autre endroit sûr car elles vous sauront utile si vous perdez votre mot de passe.) Les réponses secrètes sont enregistrées La procédure d activation est terminée et a pour effet de générer une carte matrics, qui vous sera envoyée par poste à votre adresse privée. Vous ne pourrez vous connecter à E*SA que lorsque vous aurez reçu la carte matrics soit (en moyenne) dans les 2 jours ouvrables. esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 4 sur 18

5 2 ACCES AU MODULE ENSEIGNANT 2.1 Connexion à e*sa depuis internet Rendez-vous sur le site Cliquez sur «Portail sécurisé IAM» en bas à droite Cliquez sur «Portail IAM avec carte MATRICS» esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 5 sur 18

6 2.2 Introduire le nom du compte utilisateur et le mot de passe Le nom de l utilisateur (commençant par xvd) a été communiqué dans le premier message reçu (voir 1.2) Le mot de passe est celui que l utilisateur a choisi (voir 1.3) Se munir de la carte matricielle pour l opération suivante. esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 6 sur 18

7 2.3 Introduire le contenu de la cellule de la carte matricielle 2.4 Choisir l'application E*SA dans la liste des applications Sélectionner SIEF dans la liste des applications de l Etat de Vaud auxquelles un accès vous a été attribué esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 7 sur 18

8 2.5 En cas de problème Que faire si j ai perdu mon mot de passe? Ce rendre sur la page de connexion à IAM et cliquer sur «Mot de passe oublié» Entrez le login (XVD ) et cliquez sur «envoyer» Vous recevrez sous 48 heures un message avec la procédure de changement de mot de passe. Si vous ne la recevez pas, vérifiez votre dossier spam. Au bout de 48 heures sans nouvel du portail IAM, adressez-vous au secrétariat pour qu il ouvre un cas au helpdesk esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 8 sur 18

9 Une fois le message de changement de mot de passe reçu, vous devrez répondre aux questions auxquelles vous aviez précédemment répondu lors de l activation du compte ( 1.3) Que faire si j ai perdu mes réponses à mes questions secrètes? Contacter votre secrétariat pour qu il ouvre un cas au helpdesk (voir 2.5.1) Que faire si j ai perdu ma carte Matrics? Vous avez possibilité de commander une nouvelle carte matrics directement depuis IAM. Faites comme pour vous connecter à e*sa jusqu à l écran suivant, où vous devez cliquer sur l icône du profil utilisateur. Cliquez sur «remplacement d une carte MATRICS» esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 9 sur 18

10 Sélectionnez la raison de votre commande et cliquez sur suivant : Confirmez Confirmation de commande : Dès que ce message, apparaît, considérez votre ancienne carte matrics comme invalide, et attendez la nouvelle carte que vous recevrez sous environ deux jours ouvrables par poste à votre adresse privée Que faire si je n arrive pas à me connecter? 1. Vérifiez que votre lien est correct, pour ce faire passez par le site de l Etat de Vaud pour être sûr d avoir la bonne adresse. 2. Vérifiez que la touche «Caps Lock» n est pas activée. 3. Vérifiez le mot de passe que vous aviz écrit de côté lors de l activation. Conseil : Tapez votre mot de passe dans le champ du «Login» pour vous assurez visuellement que vous tapez le bon mot de passe. Si après ces vérifications vous ne pouvez toujours pas vous connecter, suivez le 2.5.1si vous avez perdu le mot de passe mais que vous avez encore les réponses secrètes ou le si vous avez perdu les réponses secrètes. esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 10 sur 18

11 2.5.5 Je n ai pas trouvé la réponse à ma question, à qui dois-je m adresser? Pour toute information complémentaire concernant l'accès sécurisé via le Portail IAM, veuillez consulter la page: ou votre Secrétariat Renseignements à fournir pour l ouverture d un cas par l utilisateur-clé 1. Le lien utilisé (Par ex : rtail.vd.ch%3a443%2fiam%2faccueil%2fmatrics.htm 2. Le login (Par ex : XVDBZHF1) 3. Le problème rencontré Par ex : l utilisateur a perdu son mot de passe et ne retrouve plus ses réponses secrètes 4. Mentionner si la personne s est déjà connecté au moins une fois dans e*sa esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 11 sur 18

12 3 FONCTIONNALITES DU MODULE ENSEIGNANT 3.1 Fenêtre principale Données personnelles Après s être identifié, l enseignant arrive sur la fenêtre principale qui lui donne accès aux différentes options par le biais d un menu. L option sélectionnée par défaut correspond aux données personnelles de l enseignant. Elle permet de visualiser les données personnelles de l'enseignant. Ces dernières ne sont pas modifiables pour l'instant par ce biais, l enseignant doit demander au secrétariat de faire des modifications éventuelles par le biais du module administratif. 3.2 Horaire de l enseignant esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 12 sur 18

13 3.3 Liste des élèves d une classe ou d un groupe La liste des élèves d une classe ou d un groupe n est pas modifiable par le module enseignant. 3.4 Evaluations Choix de la période d enseignement Ce dernier s effectue en saisissant la date dans le calendrier puis la période, issue de l horaire esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 13 sur 18

14 3.4.2 Introduction de l'évaluation Sélectionner le type d évaluation Cocher la case pour une note chiffrée (sinon il s agira d une appréciation) Il est possible de pondérer les notes les unes par rapport aux autres au travers d un coefficient (par défaut toujours = 1) La case Certificat indique que les commentaires figureront sur le certificat Des commentaires peuvent être saisis pour chaque note Enregistrement de l'évaluation Les notes enregistrées qui ne sont pas encore validées ne sont pas visibles par les autres personnes autorisées (élève, parents si élève mineur, ultérieurement maître de classe, maître d'apprentissage) mais uniquement de l enseignant qui les a saisies et du personnel administratif. Elles peuvent être modifiées par la suite par l'enseignant esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 14 sur 18

15 3.4.4 Cas des élèves dispensés Si un élève est dispensé de la discipline concernée il ne sera pas possible de saisir d évaluations : La mention «dispense» apparaîtra également dans l aperçu des évaluations en face du nom de l élève pour la discipline concernée Validation de l évaluation Une fois l'évaluation enregistrée, un nouveau bouton Valider apparaît en bas à droite de l'écran Une fois validées, les notes deviennent visibles aux personnes autorisées (élève, parents si élève mineur, ultérieurement maître de classe, maître d'apprentissage) Elles ne sont plus modifiables par l'enseignant Elles participent immédiatement au calcul des moyennes La modification des évaluations validées ne peut se faire qu à partir du module administratif par une personne autorisée Note : Si lors de la validation des évaluations de la classe par l enseignant, certains élèves n ont pas reçu encore d évaluation (pour cause d absence lors du travail écrit par exemple) il est possible de saisir et de valider des évaluations pour ces élèves après coup (mais les évaluations des autres élèves ne peuvent plus être modifiées par l enseignant) esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 15 sur 18

16 3.5 Aperçu des évaluations Sélectionner la classe Sélectionner la discipline Sélectionner le type d évaluation (contrairement à la saisie beaucoup plus de types apparaissent ici car il est possible de visualiser les moyennes) Préciser si l on souhaite visualiser les notes non validées Cliquer sur le bouton Rechercher Note : Si un élève est dispensé de la discipline la mention «dispensé» apparaît à côté de son nom, justifiant ainsi l absence d évaluations 3.6 Absences Choisir la date et la période enseignée esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 16 sur 18

17 3.6.2 Sélectionner les absences puis enregistrer Cas des élèves dispensés Si un élève est dispensé de la discipline concernée il ne sera pas possible de saisir d absences pour cet élève: 3.7 Quitter l'application Depuis le module enseignant Utiliser le bouton " Quitter " esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 17 sur 18

18 Attention : La fermeture de la fenêtre Windows ne provoque pas la sortie de l'application Depuis le portail d'accès Utiliser le bouton " Quitter Portail " Attention : La fermeture de la fenêtre Windows ne provoque pas la sortie de l'application Depuis le menu profil utilisateur Utiliser le bouton " Fermer la session" Attention : La fermeture de la fenêtre Windows ne provoque pas la sortie de l'application esa-manuel utilisateur-gestion du module enseignant.doc Page 18 sur 18