Gestionnaire administratif ASSISTANT CELLULE DIALOGUE SOCIAL

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1 Direction des Ressources humaines Gestionnaire administratif G ASSISTANT CELLULE DIALOGUE SOCIAL POSITIONNEMENT DU POSTE DANS LA STRUCTURE Direction : Direction des Ressources Humaines Cellule : Dialogue social Poste de rattachement hiérarchique : Chargée du Dialogue Social Localisation : Hôtel du Département, Valence MISSIONS Mission de la Direction des Ressources Humaines : Proposer au Président du Conseil Général une politique globale de ressources humaines pour les services départementaux en assurant la gestion administrative, économique, sociale, de formation et de management des personnels. Mission de la Cellule Dialogue Social : Assistance de la DRH dans l élaboration et la mise en œuvre du dialogue social avec les organisations syndicales et ce notamment au travers des instances paritaires (CAP : Commission Administrative Paritaire, CHS : Comité d Hygiène et de Sécurité, CHSCT : Comité d Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail, CTP : Comité Technique Paritaire, CTE : Comité Technique d Établissement). RAISON D ETRE DU POSTE Assister la chargée du dialogue social dans ses missions : relations avec les organisations syndicales, secrétariat des instances paritaires (CHS, CTP, CAP, CHSCT, CTE), gestion des droits et temps pour les OS, gestion des grèves LE DÉPARTEMENT DE LA DROME HÔTEL DU DÉPARTEMENT, 26 AVENUE DU PRÉSIDENT-HERRIOT, VALENCE CEDEX 9 TEL :

2 Relations internes à la DRH : RELATIONS DE TRAVAIL avec la Directrice des Ressources Humaines,le DRH Adjoint et l assistant(e) de Direction avec la chargée du Dialogue social qui assure son encadrement et à qui elle rend compte de son travail, avec le DRH Adjoint pour la préparation du CHS et des visites de CHS, la Directrice des Ressources Humaines et la chef de service Emploi et Compétence pour la préparation du CTP, avec la chef de service Carrière et Politique Salariale pour la préparation de la CAP, avec le DGA Solidarités, la Directrice des Territoires, la Directrice EFS pour la préparation des CTE et CHSCT, avec l ensemble des cadres et des agents de la Direction des Ressources Humaines pour échanges d informations. Relations internes au Conseil Général : avec les secrétariats des Élus, des Directeurs Généraux Adjoints, des Directeurs et des Chefs de service, pour échanges d informations, pour la gestion de l ordre du jour des instances, le suivi de dossiers, l organisation de réunions, la diffusion d informations, etc, avec les organisations syndicales dans le cadre de la préparation et de l organisation des instances paritaires, avec l ensemble des Directeurs et Chefs de service, pour dans le cadre des dossiers à l ordre du jour des instances, le suivi de dossiers, l organisation de réunions, la diffusion d informations, etc, avec les agents pour information diverses liées aux instances paritaires. Relations externes : avec le public qui sollicite des renseignements, avec les partenaires des services. 2/6

3 Activités principales : ACTIVITES CONSTITUTIVES DU POSTE Assistance au Secrétariat des instances CHS, CHSCT, CTP, CAP, CTE - Réservation de salles, du matériel nécessaire, de véhicules, - Commande de repas et de prestations externes au besoin, - Centralisation des documents préparatoires, - Réalisation des convocations (mise en forme, mise à la signature, envoi, classement), - Organisation des visites CHS et CHSCT : contact des responsables de sites visités, organisation de la visite, réservation des repas, édition des documents préparatoires, réalisation de la convocation, suivi du parapheur et des délais réglementaires, - Organisation des rendez-vous d établissement des ordres du jour des instances, - Recensement des mentions portées aux registres hygiène et sécurité et suivi des interventions SOS BATI, - Mise en ligne sur intranet des documents préparatoires aux instances et des compterendus, - Classement et archivage, - Saisie des délibération et rapports dans GEDELIB, - Gestion du courrier de la cellule sur le logiciel spécifique Kolok, - Vérification du quorum au début des instances, - Participation aux instances paritaires : gestion des comptes rendus (prise de notes en réunion, rédaction, soumission à la hiérarchie, aux représentants du personnel, aux secrétaires de séance, mise à la signature, envoi, classement, mise en ligne), Dialogue social - Saisie et suivi des absences syndicales dans l outil de suivi, - Suivi des frais de déplacements des organisations syndicales, - Participation au processus organisationnel lié aux élections professionnelles, - Commande des fournitures et paiement des factures afférentes - Classement des courriers et informations transmises par les organisations syndicales. Activités secondaires : - Contribution au secrétariat de direction, - Participation au tri du courrier, - Polyvalence pour l accueil physique et téléphonique, prises de messages et de rendezvous pour les agents du service. 3/6

4 COMPETENCES NECESSAIRES POUR OCCUPER LE POSTE Maîtriser les techniques de secrétariat. Maîtriser l outil bureautique. Respecter la confidentialité des informations et des dossiers. Maîtriser l orthographe et la grammaire. Prendre des notes lors de réunions, parfois longue des instances paritaires. Savoir mettre en forme et restituer, sous forme de comptes-rendus, des notes prises en réunions auxquelles de nombreuses personnes assistent et dans lesquelles les débats sont denses. Mobiliser ses capacités d attention sur un temps long (entre 2 et 4 heures). Rédiger en la forme administrative. Mettre en forme et éditer des documents. Hiérarchiser l urgence des demandes. Organiser et gérer un classement. Répondre à des sollicitations multiples. Accueillir et orienter les agents et le public. Communiquer avec divers interlocuteurs. Recevoir, filtrer, orienter et transmettre des communications téléphoniques. Prendre et restituer un message. Connaître l organisation et le fonctionnement des services départementaux. Connaître les circuits de prise de décision et les principales procédures mises en place. QUALITES REQUISES Rigueur. Sens de l organisation. Qualités relationnelles. Discrétion. Sens du travail en équipe. Sens du service. Vigilance et attention lors des réunions 4/6

5 FORMATION ET EXPERIENCE Formation initiale préconisée BTS Secrétariat Formation à prévoir pour occuper le poste Connaissances de base Statut FPT et FPH et dialogue social Formation à l utilisation du logiciel GEDELIB. Parcours professionnel et expérience souhaitables CONDITIONS DE TRAVAIL ASSOCIEES AU POSTE Descriptif : Poste à temps plein. Difficultés et contraintes : Obligation d assister aux instances paritaires Nécessité de discrétion absolue. Obligation de s adapter à des sollicitations diverses et nombreuses. Travail prolongé sur écran d ordinateur. Disponibilités jours précis. 5/6

6 CONDITIONS D ACCES AU POSTE Par voie de recrutement : Le cas échéant. Par voie de mobilité interne : Oui. Grades préférentiels de la F.P.T. (cadre d emplois, grade pertinent pour obtenir le poste) : Catégorie C cadre d emploi des Adjoints administratifs 6/6

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