CaRMS en ligne Guide d aide pour les utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales Phase 1 : Gestion du jumelage et des descriptions de

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1 CaRMS en ligne Guide d aide pour les utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales Phase 1 : Gestion du jumelage et des descriptions de programmes Mis à jour le 7 juillet 2015

2 Ce guide a été conçu afin de faciliter votre utilisation de la plateforme CaRMS en ligne. Compatibilité avec les navigateurs CaRMS soutient les navigateurs internet suivants : Pour les ordinateurs PC Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Firefox 14.0 ou ultérieur Internet Explorer 9* Pour les ordinateurs Mac Chrome (recommandé pour une meilleure expérience utilisateur) Safari 5.0 ou ultérieur * Si vous avez mis à niveau à la nouvelle version d Internet Explorer (IE) 10, vous aurez certaines difficultés à accéder à la plateforme CaRMS en ligne. Il est recommandé d activer «l affichage de compatibilité» dans le menu Outils du navigateur. IE8 a également une fonctionnalité limitée. Si vous n utilisez pas un navigateur compatible, des erreurs inattendues se produiront. Nous sommes désolés pour les inconvénients occasionnés, et nous vous conseillons d utiliser un navigateur compatible. Contactez-nous Si vous avez des questions concernant ce guide, veuillez communiquer avec nous à l adresse communication@carms.ca.

3 Table des matières Connexion à la plateforme CaRMS en ligne... 4 Gestion du jumelage... 4 Mise en place des programmes... 4 Demande pour un programme et retrait d un programme du jumelage... 4 Accès pour les facultés : utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales, coordonnateurs de jumelage et directeurs de programmes... 5 Créer et/ou supprimer des comptes d utilisateur pour le bureau des études médicales postdoctorales et les coordonnateurs de jumelage... 6 Modifier les comptes d utilisateur des directeurs de programmes actuels... 6 Gestion de programme... 7 Participation au jumelage... 7 Gérer les quotas... 8 Mise en place... 8 Descriptions de programmes... 8 Modifier les différentes sections de vos descriptions de programmes... 9 Mettre à jour la section des documents dans vos descriptions de programmes Soumettre les descriptions de programmes aux fins d approbation et approuver les descriptions de programmes CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 3

4 Connexion à la plateforme CaRMS en ligne Pour vous connecter à la plateforme CaRMS en ligne, visitez le site Web CaRMS.ca et cliquez sur le bouton Connexion en haut à droite de la page d accueil. Ceci vous amènera directement à la page de connexion de CaRMS en ligne. Sur la page de connexion de CaRMS en ligne, entrez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur OUVRIR UNE SESSION. Remarque : Si vous ne connaissez pas votre nom d utilisateur ou votre mot de passe, cliquez sur «Vous avez oublié votre nom d utilisateur ou votre mot de passe». Entrez votre nom d utilisateur ou adresse électronique pour récupérer votre information. Un courriel sera envoyé à l adresse que vous avez utilisée pour enregistrer votre compte d utilisateur. Gestion du jumelage Mise en place des programmes Demande pour un programme et retrait d un programme du jumelage Dans cette section, vous trouverez une liste de tous les programmes de votre faculté disponibles pour tous les jumelages. Vous devriez consulter cette section uniquement pour ajouter un nouveau programme qui n a jamais été inclus dans un jumelage ou pour supprimer un programme qui ne sera plus jamais offert lors des jumelages. CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 4

5 Pour demander un nouveau programme, sélectionnez «programme». 1. Cliquez sur DEMANDE L AJOUT D UN NOUVEAU PROGRAMME. 2. Remplissez les champs requis et cliquez sur CONTINUER. 3. Révisez attentivement l information entrée. Cliquez sur CONFIRMER pour finaliser la demande. Le nouveau programme apparaîtra maintenant dans votre liste de programmes et ayant le statut de programme «En attente d activation». Pour supprimer un programme à partir de votre liste de façon permanente, sélectionnez «Programmes». 1. Cliquez sur «DEMANDE LE RETRAIT D UN PROGRAMME». 2. Remplissez les champs requis et cliquez sur ENREGISTRER. Une fois terminé, votre programme sera retiré de façon permanente de CaRMS en ligne. Accès pour les facultés : utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales, coordonnateurs de jumelage et directeurs de programmes Dans la section pour les utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales, vous pouvez créer des comptes d utilisateurs pour le personnel du bureau des études médicales postdoctorales de votre faculté. Ces personnes sont appelées coordonnateurs du bureau des études médicales postdoctorales. Dans cette section, vous pouvez également ajouter des comptes pour le doyen des études postdoctorales. Vous pouvez choisir le type d accès pour ces comptes d utilisateurs : accès complet à l information ou en lecture seulement. Dans la section pour les coordonnateurs de jumelage, vous pouvez ajouter des comptes d utilisateurs pour le personnel connu auparavant comme les personnes responsables du jumelage. L accès des coordonnateurs de jumelage est différent de celui des CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 5

6 coordonnateurs des bureaux des études médicales postdoctorales puisqu ils ont accès à certaines sections seulement. Les coordonnateurs de jumelage ont la capacité de modifier/approuver les descriptions de programmes, ajouter/supprimer des examinateurs de dossiers, examiner les candidatures pour les programmes de la faculté et modifier les quotas, les listes de classement et soumettre des réversions. Les coordonnateurs de jumelage n ont pas la capacité d approuver les quotas ou les listes de classement. Créer et/ou supprimer des comptes d utilisateur pour le bureau des études médicales postdoctorales et les coordonnateurs de jumelage 1. Dans le menu ACCÈS POUR LES FACULTÉS, sélectionnez «Utilisateurs du bureau des études médicales postdoctorales». 2. Cliquez sur l icône et complétez le formulaire. Cliquez sur ENREGISTRER. Remarque : Vous pouvez fournir deux niveaux d accès Droits de lecture seulement et Lecture/modification. Le niveau lecture/modification permet à l utilisateur d accomplir toutes les fonctions de l utilisateur du bureau des études médicales postdoctorales. 3. Sélectionnez la rangée et cliquez sur l icône pour modifier un compte d utilisateur. 4. Pour supprimer un compte d utilisateur, sélectionnez la rangée et cliquez sur l icône. Modifier les comptes d utilisateur des directeurs de programmes actuels Dans cette section, vous trouverez une liste de tous les directeurs de programmes actuellement enregistrés dans CaRMS en ligne pour tous les jumelages de votre faculté. Vous pouvez modifier les directeurs de programmes de vos programmes individuels à partir de cette section. 1. Dans le menu ACCÈS POUR LES FACULTÉS, sélectionnez «Directeurs de programmes». CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 6

7 2. À partir du menu déroulant, sélectionnez le jumelage. 3. Sélectionnez la rangée et cliquez sur l icône pour modifier un compte d utilisateur. 4. Entrez l information du nouveau directeur de programme et cliquez sur «Enregistrer». Si l utilisateur n est pas actuellement dans notre système, cliquez sur Inviter. Le nouveau directeur de programme recevra un courriel contenant des instructions concernant la façon de se connecter à CaRMS en ligne. 5. Cliquez sur l icône pour envoyer un courriel de rappel au directeur de programme. Une fois que le directeur de programme a été inscrit, leur statut changera de En ATTENTE à ACTIF et l enveloppe ne sera plus visible. Gestion de programme Participation au jumelage Cette section contient une liste de tous les programmes participant à chaque jumelage. Si un programme n offre pas de postes dans un jumelage à venir, veuillez décocher la case et les descriptions de programmes ne seront pas visibles et les candidats ne pourront pas postuler. 1. Sous chaque menu du JUMELAGE, sélectionnez «Participation au jumelage». Votre liste de programmes disponible sera affichée. 2. Cochez les cases appropriées dans chaque volet afin d indiquer les programmes qui seront disponibles pour les candidats. Décochez les programmes qui ne sont plus disponibles. CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 7

8 3. Cliquez sur ENREGISTRER. Cette liste peut être modifiée tout au long de l année de jumelage. Gérer les quotas 1. Sous le menu JUMELAGE, sélectionnez Gestion des quotas. 2. Votre liste de programmes disponible sera affichée. Vous pouvez choisir d inclure le quota dans la description de programme sur CaRMS.ca en plus d inclure un texte de survol dans la vue d ensemble de la description de programme sur CaRMS.ca. 3. Mettez à jour le quota en indiquant un nombre dans la colonne du volet applicable ou Quota inconnu si une décision concernant le nombre de postes disponibles n a pas encore été prise. Cliquez sur ENREGISTRER. 4. Cliquez sur APPROBATION DES QUOTAS pour approuver les quotas. Révisez le contenu et imprimez votre liste en utilisant l option «aperçue avant impression». Mise en place Descriptions de programmes Dans cette section, vous pouvez modifier et approuver toutes les descriptions de programmes qui seront affichées sur CaRMS.ca. Les administrateurs et les directeurs de programmes ont habituellement la responsabilité de réviser les descriptions de programmes pour chaque jumelage, mais les bureaux des études médicales postdoctorales ont également la capacité de modifier les descriptions de programmes. CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 8

9 Modifier les différentes sections de vos descriptions de programmes 1. Sous le menu JUMELAGE, sélectionnez Descriptions de programmes. 2. Votre liste de programmes disponible sera affichée. Pour mettre à jour une description de programme, placez votre curseur au-dessus de l icône colonne «Action» et cliquez sur «modifier». dans la Remarque : le statut des descriptions de programmes sera affiché dans le coin droit supérieur de la description. Seules les descriptions de programmes avec le statut «mises à jour requises» peuvent être modifiées. Si tout autre statut est affiché, vous devrez le resoumettre aux fins de révision avant de pouvoir modifier le contenu sous le même menu. Avant de faire des modifications à votre description de programme, vous pouvez réviser la version actuelle en cliquant sur le nom du programme en haut de la page. Pour commencer la mise à jour, sélectionnez n importe quelle section de la description de programme en cliquant sur un nom de section dans le menu SECTIONS sur le côté gauche de la page. Chaque page contient des directives de mises à jour de base et peut également contenir les icônes suivants : Permet aux programmes de créer une section dans la catégorie choisie. Permet aux programmes de mettre à jour la section choisie. Permet aux programmes d éliminer la section choisie. Permet aux programmes de déplacer une section vers le haut ou vers le bas dans une séquence. Certaines pages peuvent également avoir des dossiers avec une icône. Vous devez cliquer sur cette icône afin de mettre à jour le document. CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 9

10 Vous pouvez copier de l information d une autre description de programme dans votre liste et l insérer dans la description du programme dans lequel vous travaillez actuellement. Pour ce faire : 1. Sélectionnez la section que vous désirez mettre à jour dans le menu de gauche. 2. Cliquez sur Copier d un autre programme dans le coin droit supérieur de la section que vous modifiez. 3. Sélectionnez le programme à partir duquel vous désirez copier le contenu. Le texte sera copié. Cliquez sur ENREGISTRER. Veuillez noter : si vous copiez le contenu d une autre section, cela écrasera et copiera tout le contenu de cette section. Mettre à jour la section des documents dans vos descriptions de programmes Toutes les sections de votre programme concernant la documentation devraient être révisées et mise à jour selon les besoins. Sélectionnez Citoyenneté/langue dans le menu DOCUMENTATION à gauche de la page. 1. Dans cette section, sélectionnez les documents requis et mettez à jour les autres champs si nécessaire. Cliquez sur l icône pour modifier le champ de texte. Remarque : cette information doit refléter les critères d admissibilité et provinciaux de votre province, qui se trouve sur les pages de jumelage sur le site Web carms.ca. 2. Défilez. Sous Compétences linguistiques, assurez-vous que la case Non requis est décochée si vous désirez mettre à jour cette section. 3. Sélectionnez les documents requis et mettez à jour les autres champs si nécessaire. Cliquez sur l icône pour modifier le champ de texte. Sélectionnez «Documents de référence» dans le menu DOCUMENTATION à gauche de la page. CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 10

11 1. Dans cette section, sélectionnez les documents de référence requis et mettez à jour les champs de description, si nécessaire, et cliquez sur «ENREGISTRER». 2. Sélectionnez Soutien dans le menu DOCUMENTATION à gauche de la page. 3. Cette page contient des directives de mises à jour de base et les icônes suivants : ii. Permet à l utilisateur de créer un nouveau document dans cette catégorie. iii. Permet à l utilisateur de mettre à jour le document choisi. iiii. Permet à l utilisateur d éliminer le document choisi. Permet à l utilisateur de déplacer le document vers le haut ou vers le bas à l intérieur de la séquence. Remarque : Si vous cochez la case à côté du texte suivant : «si votre programme examine uniquement les documents inclus ci-dessous», un message apparaîtra dans votre description avisant les candidats de soumettre uniquement les types de documents que vous désirez examiner, puisqu aucun autre type de document ne sera examiné. 4. Mettez à jour les records au besoin et cliquez sur ENREGISTRER. Soumettre les descriptions de programmes aux fins d approbation et approuver les descriptions de programmes Lorsque les programmes modifient leurs descriptions de programmes, ils doivent les soumettre de nouveau aux fins d approbation. Une fois soumises, les programmes ne peuvent pas modifier de nouveau les descriptions à moins qu elles leur soient retournées en utilisant le statut «Révisions requises». En tant que coordonnateur du bureau des études médicales postdoctorales, vous pouvez modifier et approuver les descriptions de programmes à partir de votre compte. 1. Sous le menu JUMELAGE, sélectionnez Descriptions de programmes. CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 11

12 2. Votre liste de programmes disponible sera affichée. Pour approuver une description de programme, placez votre curseur au-dessus de l icône colonne «Action» et cliquez sur «Approuver». dans la CaRMS Guide d aide Bureau des études médicales postdoctorales 12

13 Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) est un organisme sans but lucratif opérant en vertu du principe de la rémunération des services, établi en 1969 à la demande des étudiants en médecine à la recherche d une entité indépendante pour offrir un service de candidature et de jumelage équitable et transparent à des programmes de formation médicale postdoctorale partout au Canada. CaRMS.ca , rue Nepean Street Ottawa, Ontario K2P 0B4, Canada (Toll free / Sans frais) 877.CARMS.42