Marche à suivre Statistiques habitants

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1 Marche à suivre Date Qui Description 06/06/14 Patrick Dussetier Manuel OFISA Informatique - Chemin de la Rueyre 120, CH 1020 Renens - Tél : 021/ Fax : 021/ Page 1 / 13

2 Table des matières 1. Introduction Menu «1. Contrôles - Mises à jour» ) Menu «1. Chef de famille, ménage» ) Menu «2. Majorité» Menu «2. Listes statistiques» ) Menu «Liste habitants ménages»... 6 a) «Habitants par âges»... 6 b) «Ménages avec enfant(s)»... 7 c) «Habitants retraités» ) Menu «Etat civil Mouvements»... 8 a) «Etat Civil»... 8 b) «Mouvements» Menu «3. Situation» Menu «4. Rôle du contribuable» a) Importation des données du canton b) Affichage des anomalies c) Mise à jour du numéro de contribuable Page 2 / 13

3 1. Introduction Le module comporte quatre menus principaux : - 1. «Contrôles Mises à jour» : permet de corriger des anomalies concernant les chefs de famille/ménage, de modifier le statut des jeunes majeurs - 2. «Listes statistiques» : permet d obtenir des listes d habitants en fonction de différents critères - 3. «Situation» : recalcule le nombre d habitants de la commune en tenant compte des arrivées, départs, naissances et décès qui sont survenus entre la date du jour et la date antérieure choisie «Rôle du contribuable» : uniquement pour le canton de Vaud, il permet de contrôler les numéros du registre des contribuables grâce à une importation du fichier transmis par le canton. Page 3 / 13

4 2. Menu «1. Contrôles - Mises à jour» 1) Menu «1. Chef de famille, ménage» Cela permet de contrôler si des chefs de famille/ménage se retrouvent à double ou sont manquants dans un(e) ménage/famille Sélectionner sous «Recherche» : - Genre habitant : habitant : si vous voulez exclure les faux habitants - Genre habitant : tous : si vous voulez inclure les faux habitants 2. Double-clique sur les listes de contrôle par chef de famille/ménage et corriger les erreurs dans BDI-Communes. Page 4 / 13

5 2) Menu «2. Majorité» A partir de 18 ans, les enfants sont considérés comme des personnes majeures ayant leur propre famille. Il faut donc : - leur attribuer un nouveau numéro de famille, - définir leur statut dans la famille comme «Chef famille. P. seule» - mettre le statut «Chef de famille» égal à Oui dans BDI-Communes. Cette interface vous permet de corriger les jeunes majeurs qui ont encore le statut «Enfant» automatiquement! Saisir la date souhaitée dans «Date de référence pour le calcul de l âge» 2. Cocher faux habitant ou secondaires si besoin 3. Choisir le type de tri 4. Corriger les personnes en erreur en changeant uniquement le statut dans la famille par «Chef famille, P. seule» et enregistrer en cliquant sur le petit crayon. Le n de famille, etc décrit cidessus change automatiquement. Page 5 / 13

6 3. Menu «2. Listes statistiques» 1) Menu «Liste habitants ménages» a) «Habitants par âges» Sélectionner dans «Recherche» le type d habitant désiré 2. Définir l adresse de préférence à afficher 3. Inclure ou non les faux habitants ou secondaires 4. Définir un âge minimum et maximum (calculés en fonction de la date de référence) 5. Saisir une date de référence (par défaut date du jour) 6. Choisir le type de tri 7. Imprimer le résultat en choisissant une liste à choix puis double-clique 8. Exporter sous Excel le résultat en cliquant sur le bouton Page 6 / 13

7 b) «Ménages avec enfant(s)» Cet écran permet d afficher notamment une liste de ménages avec enfant(s) et en fonction de l âge minimum et/ou maximum d un enfant du ménage. Quatre listes sont disponibles dans la liste déroulante Recherche : - Ménages avec enfant(s) - Liste des enfants - Chefs de famille avec enfant(s) - Chefs de famille sans enfant Le fonctionnement des critères, options d affichage, Impression et Export sous Excel est identique à celui concernant l écran «Habitants par âges». c) «Habitants retraités» Cet écran permet d afficher l ensemble des personnes retraitées selon différents critères de recherche. Il n existe pas dans BDI de statut «Retraité», la sélection des personnes s effectue en fonction de l âge de retraite et à partir de la date de référence. Le fonctionnement des critères, options d affichage, Impression et Export sous Excel est identique à celui concernant l écran «Habitants par âges». Page 7 / 13

8 2) Menu «Etat civil Mouvements» a) «Etat Civil» Cet écran permet de retrouver tous les changements d état civil sur une période donnée selon le type d état civil désiré ou l entier en cochant le bouton «Tous» à droit de la zone Sélectionner dans «Type», l état civil désiré ou cocher «Tous» pour avoir l ensemble 2. Définir le critère par rapport à la date valeur. (Pour choisir une période entre deux dates, sélectionner «Est entre») 3. Saisir dans «Valeur» la ou les date(s) désirée(s) (Du plus ancien au plus récent. Ex : ) 4. Cocher ou non selon résultat désiré 5. Choisir le type de tri 6. Imprimer le résultat en choisissant une liste à choix puis double-clique 7. Exporter sous Excel le résultat en cliquant sur le bouton b) «Mouvements» Cet écran permet de retrouver tous les mouvements d habitants sur une période donnée. On peut sélectionner tous les types de mouvement ou un seul. Le fonctionnement des critères, tri, etc est identique à celui concernant l écran «Etat civil». Page 8 / 13

9 4. Menu «3. Situation» Cet écran permet de calculer le nombre d habitants en saisissant une «Date de référence», en fonction des arrivées, départs, naissances et décès survenues durant cette période. Page 9 / 13

10 5. Menu «4. Rôle du contribuable» Uniquement pour le canton de Vaud, cet écran permet d importer les données du fichier du rôle du contribuable envoyé par le canton et ainsi de comparer les numéros de contribuable transmis par le canton avec ceux renseignés dans BDI. Dans l application BDI-Communes, le numéro de contribuable est situé dans la fiche habitant sous l onglet «Activités». On peut ainsi identifier les contribuables en doublons, les erreurs de saisies ainsi que de trouver des habitants enregistrés comme contribuables dans BDI mais pas auprès du canton. a) Importation des données du canton Il faut au préalable importer le fichier.csv (Excel) transmis par le canton 1. Cliquer sur le bouton «Données du canton» et importer le fichier Une fenêtre Windows s ouvre, cliquer sur «Parcourir» et rechercher l emplacement du fichier, le sélectionner puis faire «Ouvrir». Les données s affichent à l écran : L affichage se décompose en deux parties : - A gauche : affichage des données du canton contenues dans le fichier - A droite : affichage des données issues de la base BDI Page 10 / 13

11 b) Affichage des anomalies La correspondance entre ces 2 parties étant effectuée par le n AVS (n sécurité social), plusieurs options d affichage sont proposées afin de rechercher les anomalies : - Tous : affichage de tous les contribuables présents dans le fichier du canton. - N contribuable différent : affichage des contribuables présents dans le fichier du canton et dans la base BDI avec un numéro AVS identique mais avec un numéro de contribuable différent - N AVS vide dans BDI : cela liste les contribuables présents dans le fichier du canton et qui n ont pas de numéro AVS de renseigné dans la base de données BDI. - Noms différents : cela liste les contribuables présents dans le fichier du canton et la base BDI avec le même numéro AVS mais avec un nom différent. - Doublons : cela liste les contribuables qui sont présents plusieurs fois dans le fichier du canton. Ils ont comme valeurs distinctives principalement, soit le numéro AVS, soit le n de contribuable. - Contribuables non présents dans le fichier du canton : cela affiche les contribuables présents dans la base BDI et qui correspondent aux critères suivants : habitants qui ont eu 19 ans durant l année précédente, avoir les statuts chef de famille, vrai habitant et résident principal. Ils ne sont pas encore répertoriés comme contribuables auprès du canton. Les différents résultats peuvent être imprimés en double-cliquant sur la liste à disposition «Liste des contribuables». Page 11 / 13

12 c) Mise à jour du numéro de contribuable Deux méthodes sont possibles : - Mise à jour automatique : Tous : cela va renseigner dans la base BDI tous les contribuables présents dans le fichier du canton et dans BDI avec le même numéro d AVS, et qui soit, n avait pas leur numéro de contribuable de renseigné dans leur fiche habitant, soit il est différent de celui présent dans le canton. N contribuable différent : cela va renseigner dans la base BDI tous les contribuables présents dans le fichier du canton et dans BDI avec le même numéro d AVS, et qui ont un numéro de contribuable différent (remplacement par la valeur présente dans le fichier du canton). N contribuable vide : cela va renseigner dans la base BDI tous les contribuables présents dans le fichier du canton et dans BDI avec le même numéro d AVS, et qui n avait pas leur numéro de contribuable de renseigné dans leur fiche habitant. Puis cliquer sur la disquette pour enregistrer Page 12 / 13

13 - Mise à jour manuelle : A partir de l affichage des données du type «Tous», «N de contribuable différent» ou «Noms différents», il faut : 1. cocher la cellule «Maj» dans la ligne de la personne concernée 2. confirmer puis confirmer dans la boite de dialogue qui apparaît à l écran 3. cliquer sur le crayon à gauche de l écran Cela va recopier dans la base de données BDI la valeur présente dans le fichier du canton Page 13 / 13

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