Outils pour les organisateurs des foires d information pour les personnes aînées francophones de l'ontario

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1 Outils pour les organisateurs des foires d information pour les personnes aînées francophones de l'ontario Document mis à jour le 5 décembre 2013 et révisé le 29 mai 2015 Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario 1492B, chemin Star Top Ottawa (Ontario) K1B 3W6 Site Web : Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l'ontario 777, rue Bay, 601C Toronto ON M7A 2J4 Site Web : Outils pour les organisateurs des foires d information Dernière révision : mai

2 Table des matières Préambule Formats des foires i. Format 1 : Foire générale (pour toutes les régions SAUF le Grand Nord) ii. Format 2 : Équipe volante pour le Grand Nord Sommaire des échéances Programme pour une foire locale i. Exemple de programme La soumission des demandes i. Processus de soumission des demandes ii. Critères de sélection iii. Responsabilités du Comité organisateur iv. Formulaires de demande de financement pour une foire a. Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord et du Sud-Ouest b. Région du Grand Nord Lettres d invitation i. Lettres d invitation aux dignitaires Documents de promotion pour la foire i. Exemple d une lettre d invitation pour les organismes locaux ii. Exemple d un communiqué de presse iii. Exemple d une affiche pour la foire iv. Exemple d une liste des médias v. Exemple Avis aux médias Plan de travail avec échéances Exposants Inscription Journée de la foire Le rapport final et les documents afférents i. Formulaire de divulgation par des personnes âgées d au moins 18 ans ii. Formulaire d évaluation par les participants iii. Compilation sommaire des formulaires d évaluation de la foire par les participants iv. Rapport final Rapport financier-inclus dans le rapport final Autres i. Trousse pour les participants ii. Lettre d accueil : Le ministre délégué aux Affaires des personnes âgées iii. Remerciements pour les bénévoles et les animateurs iv. Services de secouristes v. Facilités d accès pour personnes ayant des handicaps Documents en annexe i. Exemple de feuille de route pour le maître de cérémonie ii. Éventail des tâches pour la journée de la foire Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 2 -

3 iii. Remerciements pour les bénévoles et les animateurs a. Modèle d une lettre de remerciement b. Modèle d'un certificat de remerciement iv. Coordonnées a. Coordonnées des FAFO régionales : b. Coordonnées des conseillers régionaux en poste désigné : v. Menu des ressources Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 3 -

4 Préambule La Fédération des aînés et retraités francophones de l Ontario (FAFO) est présentement responsable, de la gestion du projet des Foires d information pour les personnes aînées francophones qui était auparavant (entre 2004 et 2009) sous la responsabilité directe du Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l Ontario (SAPAO). Ces foires d information font partie, depuis leur lancement en 2004, d une initiative plus large d éducation de la clientèle des personnes aînées francophones financée dans le cadre de l Entente Canada-Ontario sur les services en français. Comme la très grande majorité des foires se sont jusqu à présent déroulées en milieu urbain, ce projet vise maintenant à favoriser la tenue de ces activités d information en milieu rural dans les 5 régions ontariennes suivantes : l Est, le Grand Nord, le Moyen-Nord, Ottawa et le Sud-Ouest. Les foires sont principalement axées sur la présentation d ateliers et de conférences explorant divers thèmes d intérêt pour le public des personnes aînées francophones abus, fraude, nutrition, questions financières et juridiques, santé physique et mentale, sécurité, services aux personnes aînées, etc. - mais elles peuvent aussi inclure des kiosques à vocation informative. Il est fortement recommandé, lorsqu un atelier de la foire traite des droits et procurations des personnes aînées, de commander à l avance les documents publiés à ce sujet par le Gouvernement de l Ontario pour pouvoir les distribuer à tous les participants à l atelier. Les foires d information constituent des instruments de sensibilisation et d éducation privilégiés à des sujets qui touchent de près la qualité de vie de cette clientèle spécifique. De plus, leur organisation et leur planification s avèrent, pour le regroupement hôte, une excellente occasion de renouveler ou de créer des partenariats avec des organismes voués à la défense et à la promotion des intérêts des personnes aînées francophones de l Ontario. Pour le Grand Nord : Le format diffère de celui des autres régions. Le concept choisi inclut la participation d une équipe volante mise sur pied par la FARFO provinciale et composée de trois experts. Ceux-ci animeront les mêmes ateliers d une foire à l autre. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 4 -

5 1. Formats des foires Dans chacune des communautés où aura lieu une foire, on doit établir un comité organisateur local pour la foire. i. Format 1 : Foire générale (pour toutes les régions SAUF le Grand Nord) DURÉE 1. De 10 h 00 à 15 h 00 (à titre indicatif seulement) : les heures d ouverture et de fermeture de la journée sont laissées à la discrétion du Comité organisateur local de chaque foire. Exemple d un horaire d une journée de foire : Présentation, mot de bienvenue : 10 h 00 à 10 h 15 1 er atelier : 10 h 15 à 11 h 00 Pause : 11 h 00 à 11 h 15 2 ème atelier : 11 h 15 à 12 h 00 Dîner : 12 h 00 à 13 h 00 3 ème atelier : 13 h 00 à 13 h 45 Pause : 13 h 45 à 14 h 00 4 ème atelier : 14 h 00 à 14 h 45 Clôture et évaluation : 14 h 45 à 15 h La durée des ateliers peut varier en fonction des animateurs et des conférenciers invités. CONTENU A) Ateliers et conférences La présentation d ateliers ou de conférences est obligatoire. Il faut prévoir un minimum de trois ateliers d une durée maximale de 45 minutes chacun : 30 minutes pour chaque présentation et 15 minutes pour une période de questions et de discussions. B) Kiosques La présence de kiosque(s) est fortement encouragée mais demeure facultative. Il est souhaitable qu une personne soit responsable pour chaque kiosque. Les responsables des kiosques doivent préférablement assurer une présence pendant les pauses et sur l heure du dîner. La disposition des kiosques dans la salle doit être pensée de façon à ne pas nuire au déroulement des ateliers. Une présentation structurée de l information transmise dans les kiosques par les responsables peut se substituer à la tenue d un atelier. C) Menu des foires Préparé par la chargée de projet de la FARFO pour aider les organisateurs locaux à choisir des ressources disponibles afin de monter leur programme (document genre menu). Divisé selon les ressources nationales, provinciales (disponibles dans toutes les régions) et régionales. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 5 -

6 La présentation au début de la journée est réservée aux représentants du SAPAO et de la FARFO. La compilation des formulaires d évaluation remplis par les participants doit être remise à la FARFO. BUDGET La gratuité pour tous les participants est une règle de base. L achat de boissons alcoolisées est exclu du budget. Un montant global de 500 $ est accordé pour les dépenses variées (par exemple, les déplacements et rencontres des membres du Comité organisateur local). Un compte-rendu des dépenses effectuées est exigé. Postes budgétaires : 1. Les frais de location d une salle; 2. Le montant total du repas, des collations et du café. Il ne doit pas excéder 15 $/par personne, incluant les taxes et les pourboires; il peut s avérer nécessaire de limiter le nombre de participants pour ne pas dépasser le montant de l enveloppe budgétaire; 3. Les frais de déplacement et les honoraires des personnes ressources (animateurs et conférenciers); les ateliers qui sont offerts gratuitement sont privilégiés; 4. Les frais de transport pour les participants (autobus, frais de kilométrage de bénévoles, etc.); 5. Les frais associés à la coordination : coûts d impression, frais postaux, d appels interurbains et de conférences téléphoniques; 6. Les frais de promotion : affiches, publicité payante dans les journaux locaux, billets confirmant l inscription, récompenses aux présentateurs; 7. Varia (détailler); 8. Budget maximal : $ (incluant le 500 $ pour les dépenses variées). ii. Format 2 : Équipe volante pour le Grand Nord DURÉE 1. La durée d une foire présentée par une équipe volante sera probablement plus courte que celle d une foire générale, telle que décrite dans le Format 1; puisque l équipe volante sera composée de trois experts, le nombre d ateliers sera limité à trois. 2. Voir l exemple d un horaire d une journée de foire générale dans le tableau DURÉE du Format 1. Cette suggestion d horaire est aussi applicable à une foire présentée par une équipe volante. 3. La durée des ateliers peut varier en fonction des animateurs et des conférenciers invités. CONTENU Le contenu sera le même que celui d une foire générale. Voir la description du tableau CONTENU du Format 1. Les ateliers présentés seront identiques pour toutes les foires du Grand Nord puisqu ils seront tous donnés par les experts de l équipe volante. BUDGET 1. Le budget est le même que celui de la foire générale (les regroupements du Grand Nord ne doivent pas être pénalisés) mais les dépenses suivantes s ajoutent : a) Les frais de transport et d hébergement des trois experts de même que leur per diem; Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 6 -

7 Note : Les honoraires des trois experts doivent être, si possible, défrayés par l agence ou l organisme auquel ils sont rattachés. Obligatoires : La présentation du SAPAO au sujet des programmes et services et l introduction par la FARFO. Promotion : En plus de la promotion locale, il est recommandé de faire parvenir les communiqués de presse ainsi qu une copie du programme final à la Direction générale de la FARFO à Ottawa (adresse courriel : dg@farfo.ca). Joindre le tout au rapport final. Note : Le programme de la journée doit mentionner que cette foire est un projet de la Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario (FARFO) et est financée par le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l Ontario (SAPAO). Cette initiative est subventionnée à part égale par le gouvernement fédéral et le gouvernement provincial, via l Entente Canada-Ontario sur les services en français. Partenaires : Faire la liste des organismes partenaires pour les remercier. Programme : Voir l exemple d un programme à la section Sommaire des échéances Dans chacune des communautés où aura lieu une foire, on doit établir un comité organisateur local pour la foire. Ces étapes sont présentées à titre indicatif seulement. Il va de soi que lors du dépôt d une demande de financement, le Comité organisateur local et le regroupement demandeur ont une idée presqu assurée du contenu de la foire. Il s agit donc de mettre le tout en œuvre dès l approbation du financement. De 6 à 12 semaines avant la foire Tenir des rencontres avec le Comité organisateur local responsable de la foire; Préciser les thèmes des kiosques présents à la foire; Mettre sur pied le programme intérimaire; Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d un traiteur, impression des documents pour les trousses d information des participants, etc.) en tenant compte du budget alloué pour la foire. Au moins Selon le budget approuvé, demander une avance de fonds à la FARFO provinciale (si celle-ci n a pas été reçue lors de l approbation de la Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 7 -

8 4 semaines avant la foire 4 semaines avant la foire 3 semaines avant la foire 1 mois après la foire demande de financement) N.B. Prévoir 4 semaines pour recevoir le chèque; Reconfirmer avec les animateurs d ateliers. Envoyer les lettres d invitation aux dignitaires; Envoyer les invitations aux clubs locaux. Faire la publicité; Contacter les médias. Compléter un formulaire de compilation des évaluations des participants à la foire; Préparer un rapport final; Préparer un rapport financier : concilier le budget avec les reçus, expliquer les variantes. Ce rapport est inclus dans le rapport final; Regrouper tous les formulaires de divulgation. Envoyer tous ces documents à la FARFO provinciale ET Remercier les bénévoles et les animateurs, soit par lettre ou certificat. 3. Programme pour une foire locale Le contenu du programme pour la journée demeure à la discrétion des organisateurs locaux sauf pour l'inclusion, à l'horaire, d'une présentation par une personne représentante du Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l'ontario (SAPAO) au sujet des programmes et services offerts à cette clientèle ainsi qu'une courte présentation de la FARFO. La durée totale de ces deux présentations peut varier mais est habituellement de 20 minutes. Si des dignitaires (député fédéral ou provincial, maire ou conseiller municipal) acceptent de participer à la foire, il est recommandé de leur donner l'opportunité de s adresser aux participants, préférablement juste avant l'heure du dîner. Le comité organisateur local est encouragé à varier les sujets des présentations qui peuvent traiter de thématiques telles que l abus envers les personnes aînées, l exercice physique, la nutrition, la prévention de la fraude, les questions financières et juridiques, la santé, la sécurité, les services gouvernementaux pour les personnes aînées, etc. Le Menu des ressources, qui comporte deux tableaux, un pour les ressources nationales et provinciales et l autre pour les ressources régionales, est un outil à privilégier pour la planification du programme de la foire. Il a été conçu afin d aider les membres des comités organisateurs locaux à sélectionner les ateliers qui formeront l ossature de la journée et les personnes-ressources qui les animeront. Ce document offre un choix varié de ressources, en fait une brève description et fournit les noms des personnes contacts ainsi que leur numéro de téléphone, leur adresse courriel et le site Internet de l organisme. Il indique aussi la durée de l atelier et les coûts qui y sont reliés (voir Menu des ressources, en annexe). Il serait Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 8 -

9 par ailleurs intéressant de faire participer les gens de manière interactive à l aide de jeux ou de démonstrations. Il est fortement recommandé que le comité organisateur local travaille étroitement avec les organismes qui desservent les personnes aînées dans leur communauté (centres de santé, groupes ethnoculturels, etc.). Il est aussi recommandé que le comité organisateur partage les informations au sujet de la foire locale avec la Direction générale de la FARFO provinciale à Ottawa. Il est conseillé d'inclure des pauses santé entre les ateliers ainsi que des moments de détente (ou d'exercice supervisé) pour les participants. De même, il est important de prévoir du temps pour visiter des kiosques et des moments pour s informer auprès des exposants. Toutefois, le fait d avoir des kiosques ou non est facultatif. Voir, ci-dessous, un exemple de programme d une foire d information. À noter que le programme devrait faire partie des trousses de bienvenue remises aux participants. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page - 9 -

10 i. Exemple de programme 9 h 00 Le Salon des exposants est ouvert jusqu à 13 h 00 Salle (nom) (endroit) 9 h 30 Mot de bienvenue Présentations du SAPAO (nom) et de la FARFO(Nom), Président(e) Régional(e) ou autre (Région), Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario 9 h 45 ATELIER # 1 : (Titre de l atelier) (Nom de l animateur/trice et son titre) Salle (nom) (endroit) Salle (nom) 10 h 30 Pause santé, visite aux exposants Salle (nom) 10 h 45 ATELIER # 2 : (Titre de l atelier) (Nom de l animateur/trice et son titre) Salle (nom) 11 h 30 Dîner Salle (nom) 11 h 50 (Liste des activités sur l heure du dîner, s il y a lieu) 12 h 15 Visite aux exposants Salle (nom) 12 h 45 ATELIER # 3 : (Titre de l atelier) (Nom de l animateur/trice et son titre) Salle (nom) 13 h 30 Pause santé Salle (nom) 13 h 45 ATELIER # 4 : (Titre de l atelier) (Nom de l animateur/trice et son titre) Salle (nom) 14 h 30 Évaluation et cérémonie de clôture Salle (nom) Le programme doit inclure ce libellé : Cette foire est un projet de la Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario (FARFO) et est financée par le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l Ontario (SAPAO). Cette initiative est subventionnée à part égale par le gouvernement fédéral et le gouvernement provincial, via l Entente Canada-Ontario sur les services en français. Partenaires : faire la liste des organismes partenaires afin de les remercier. Nos plus sincères remerciements! Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

11 4. La soumission des demandes Le processus de soumission des demandes inclut les Critères de sélection, les Responsabilités du Comité organisateur local et le formulaire de Demande de financement. Voir, ci-après : i. Processus de soumission des demandes ii. Critères de sélection iii. Responsabilités du Comité organisateur local iv. Formulaire de demande de financement i. Processus de soumission des demandes Rév. 20 mai 2010, 2 e révision le 27 mai 2015 Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord, du Sud-Ouest et du Grand Nord Région du Grand Nord : Le processus de soumission des demandes des foires d information diffère de celui des autres régions. Le concept choisi inclut la participation d une équipe volante mise sur pied par la FARFO provinciale et composée de trois experts. Ceux-ci animeront les mêmes ateliers d une foire à l autre. Ce projet vise la mise en œuvre de foires d information et d éducation du public destinées aux personnes aînées francophones de l Ontario. Ce processus de soumission, de même que les critères de sélection, les responsabilités du Comité organisateur local et la demande de financement découlent des décisions prises par le Comité encadreur du projet Foires d information lors de sa rencontre du 20 mai Les regroupements intéressés à organiser une foire d information pour les personnes aînées francophones doivent suivre toutes les étapes du processus de soumission des demandes telles que décrites ci-dessous : a) Consulter les critères de sélection (ci-après) pour bien comprendre les conditions qui ont mené au choix de votre regroupement comme hôte d une foire d information; b) Lire et comprendre les responsabilités du Comité organisateur local (ci-après) : c) La foire doit avoir lieu entre le 1 er avril 2016 et le 31 mars c) Compléter le formulaire de demande de financement, le signer et l acheminer au bureau de la FARFO par courrier électronique à : dg@farfo.ca. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

12 NOTE : Une copie doit également être envoyée à la présidence de la FARFO régionale. DATES LIMITES POUR LA RÉCEPTION DES DEMANDES DE FINANCEMENT : - 16 novembre 2015 pour toutes les régionales NOTE : Aucune demande ne sera considérée après cette date. L imposition d une date limite est justifiée à la fois par le besoin d une gestion accrue du processus de sélection des foires et par la volonté de favoriser l équité entre les régions. Une résolution du CA du regroupement est exigée pour le dépôt de cette demande de financement et pour la confirmation que la personne signataire a été autorisée pour ce faire. Exemple : Proposé par : Appuyé par : Que Monsieur ou Madame X soit la personne signataire autorisée du regroupement (nom du regroupement DEMANDEUR) pour le dépôt d une demande de financement et la signature d une entente éventuelle avec la FARFO à l égard de la tenue de la foire d information qui aura lieu le (date) POUR : combien CONTRE : combien Adopté ou non Date de la résolution et personnes présentes (noms). Deux signatures des membres du CA du regroupement DEMANDEUR sont nécessaires en dessous de la résolution. d) Accepter que sa demande soit soumise à un comité d analyse composé de trois personnes déterminées par la FARFO provinciale. Le Comité procédera à l évaluation des demandes et déterminera le financement à accorder. Date limite : 15 janvier 2016 e) Attendre une communication verbale d approbation ou de refus (18 au 23 janvier 2016) suivie d une confirmation écrite, laquelle sera acheminée au demandeur. En cas de refus : les motifs seront expliqués. En cas d approbation : une entente contractuelle détaillant les responsabilités des deux parties (FARFO et bénéficiaire) seront acheminés ainsi qu un gabarit de rapport final à compléter après la tenue de la foire. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

13 ii. Critères de sélection Rév. 20 mai 2010, 2e révision le 27 mai 2015 Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord, du Sud-Ouest et du Grand Nord Pour être éligible, le regroupement demandeur doit se conformer aux critères de sélection suivants : a) Être un regroupement francophone desservant majoritairement une clientèle aînée francophone provenant d un milieu rural; b) Disposer d un Comité organisateur local apte à assurer l organisation et la tenue de la foire (ce comité doit être composé d un minimum de trois personnes dont une personne responsable et deux collaborateurs); c) Viser un nombre minimal de participants potentiels à la foire, soit 30 personnes et un nombre maximal de 200 personnes; d) Disposer d assurances responsabilité civile et biens commerciaux pour toute la durée de la foire (une preuve des assurances doit être soumise à la FARFO si la demande est approuvée); e) S engager à ce que le budget de la foire, toutes dépenses réclamées incluses, ne dépasse pas $ et à ce que l entrée soit gratuite pour les participants; f) Accepter que la foire d information ait lieu entre le 1 er avril 2016 et le 31 mars 2017; s assurer que la salle louée pour cette activité soit accessible aux personnes à mobilité réduite. g) Comprendre que la programmation de la foire inclut, pour les régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord et du Grand Nord un minimum de trois ateliers d un maximum de 45 minutes chacun présentés dans la même journée, alors que pour le Grand Nord, la programmation de la foire inclut trois ateliers d un maximum de 45 minutes chacun, présentés dans la même journée par une équipe volante mise sur pied par la FARFO provinciale et composée de trois experts. NOTE : Les regroupements n ayant JAMAIS été hôtes d une foire antérieure seront privilégiés dans le choix des regroupements hôtes iii. Responsabilités du Comité organisateur Rév. 20 mai 2010, 2 e révision le 27 mai 2015 Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord, du Sud-Ouest et du Grand Nord En posant sa candidature à l organisation et à la tenue d une foire d information pour les personnes aînées francophones de l Ontario, le regroupement demandeur accepte toutes les modalités inhérentes au processus d organisation et d évaluation de la foire, telles que décrites ci-dessous : Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

14 1. Les responsabilités du Comité organisateur local AVANT la foire : a) Établir le comité organisateur local si possible, avec une présidence régionale de la FARFO; si la présence d un représentant de la FARFO sur le Comité s avère impossible, s assurer que la FARFO régionale soit tenue au courant de l évolution du dossier de l organisation de la foire et en informer aussi, préférablement, les représentants des services régionaux du ministère du Tourisme et de la Culture (voir les coordonnées à la fin du document); b) Choisir, s il y a lieu, les thèmes des kiosques présents à la foire; c) Mettre sur pied un programme (le choix des trois ateliers d une durée maximale de 45 minutes. Pour le Grand Nord, le choix sera déterminé par la FARFO provinciale) et un horaire de la foire conçus autour des ateliers; d) Organiser la logistique (location de la salle et du matériel audio-visuel, réservation d un traiteur, impression des documents pour les trousses d information des participants, etc.) en tenant compte du budget alloué pour la foire; e) Faire, au fur et à mesure, un compte-rendu détaillé des dépenses (les inclure dans les postes budgétaires) et conserver toutes les pièces justificatives; f) Envoyer les lettres d invitation aux dignitaires et les invitations aux clubs locaux; g) Faire la promotion de la foire : contacter les médias, poser des affiches, etc. 2. Les responsabilités du Comité organisateur local APRÈS la foire : les obligations du bénéficiaire à l égard de la FARFO Dans un délai maximal d un mois après la tenue de la foire, les documents suivants doivent être acheminés à la FARFO (1492B, chemin Star Top, Ottawa (Ontario) K1B 3W6) : a) Le rapport final; b) La compilation des formulaires d évaluation remplis par les participants à la foire; c) Le rapport financier (inclus dans le rapport final) accompagné de tous les reçus (pièces justificatives). Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

15 iv. Formulaires de demande de financement pour une foire Rév. 20 mai 2010, deuxième révision le 27 mai 2015 a. Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord et du Sud-Ouest NOTE : le Grand Nord doit compléter un formulaire de demande de financement différent. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

16 a. Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord et du Sud-Ouest Formulaire de demande de financement Projet : Foires d information pour les personnes aînées francophones Régions de l Est, d Ottawa, du Moyen-Nord et du Sud-Ouest Compléter et acheminer à la FARFO avant le 16 novembre 2015 par courrier électronique, à : dg@farfo.ca. Joindre les documents nécessaires. 1. Le demandeur - Identification Nom du regroupement : Adresse : Numéro de téléphone : Adresse courriel : S agit-il d un regroupement desservant majoritairement une clientèle aînée francophone en milieu rural? Oui Non 2. Identification des membres du Comité organisateur *Minimum de trois personnes. Veuillez identifier le responsable. Nom Adresse Numéro de téléphone Adresse courriel 1. Responsable Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

17 Le format de la foire A) Date prévue : NOTE : La foire doit se dérouler entre le 1 er avril 2016 et le 31 mars B) Le nombre de participants prévus : NOTE : Viser un minimum de 30 personnes et un maximum de 200 personnes. C) Le lieu : NOTE : La foire doit être accessible aux personnes à mobilité réduite. ADRESSE REQUISE. D) Le contenu : 1. Ateliers et conférences : *Voir Menu des ressources Veuillez inscrire le code correspondant au Menu : 1er atelier : 2 ème atelier : 3 ème atelier : 4 ème atelier (s il y a lieu) : Autres ateliers (non répertoriés dans le Menu) Veuillez préciser : 2. Kiosque(s) : facultatif Oui Non Si oui, combien : Identifiez les kiosques présents à la foire dans le rapport final. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

18 NOTES : La priorité est accordée aux regroupements n ayant JAMAIS été hôtes de foires d information antérieurement; La présentation d ateliers ou de conférences est obligatoire; Un minimum de trois ateliers, d une durée maximale de 45 minutes chacun, est requis : 30 minutes pour chaque présentation et 15 minutes pour une période de questions et de discussions; La présence de kiosque(s) est fortement encouragée mais demeure facultative. Il est souhaitable qu une personne soit responsable pour chaque kiosque; Les responsables des kiosques doivent préférablement assurer une présence pendant les pauses et sur l heure du dîner pour ne pas nuire aux ateliers. Pour la même raison, la disposition des kiosques dans la salle doit être planifiée de façon à ne pas nuire au déroulement des ateliers. 4. Les frais admissibles Le budget maximal est de $ par foire. Les fonds ne doivent pas être utilisés pour acheter des boissons alcoolisées, que ce soit pour les participants ou les conférenciers. Aucun coût excédentaire ne sera remboursé. Poste budgétaire 1. LOCATION DE LA SALLE Montant demandé 2. REPAS (incluant collations et breuvages) Maximum admissible : (maximum 15 $ par personne, taxes et pourboires inclus. Nombre de personnes X le coût par personne) 3. PERSONNES-RESSOURCES - Frais de déplacement - Honoraires (s il y a lieu) *Détailler 4. DÉPLACEMENTS - Frais de transport (frais de location d un autobus pour les participants, etc.) - Frais de transport du Comité organisateur *Détailler 5. COORDINATION : - Coûts d impression pour les trousses d information, frais postaux, d appels interurbains, de conférences téléphoniques, etc. *Détailler Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

19 Poste budgétaire 6. PROMOTION : - Affiches, billets confirmant l inscription, publicité payante dans les journaux locaux, récompenses aux présentateurs, etc. *Détailler Montant demandé 7. MONTANT COMPENSATOIRE AU REGROUPEMENT Maximum admissible : 500 $ (compte-rendu des dépenses exigé : communiquez avec la FARFO) 8. Varia (détailler) - Audiovisuel, système de son, etc. TOTAL (MAXIMUM $) En soumettant cette demande, j accepte toutes les modalités inhérentes au processus d organisation, de financement et d évaluation de la foire. Signature : Date : Nom en lettres moulées : Poste au sein du regroupement demandeur : J affirme avoir lu et compris le contenu des documents suivants et j accepte de m y conformer : - Processus de soumission des demandes; - Responsabilités du Comité organisateur de la foire. J affirme que notre regroupement convient aux critères de sélection des demandes. Signature : Date : Nom en lettres moulées : Poste au sein du regroupement demandeur : Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

20 Une résolution du CA du regroupement est exigée pour le dépôt de cette demande de financement et pour la confirmation que la personne signataire a été autorisée pour ce faire. Exemple : Proposé par : Appuyé par : Que Monsieur ou Madame X soit la personne signataire autorisée du regroupement (nom du regroupement DEMANDEUR) pour le dépôt d une demande de financement et la signature d une entente éventuelle avec la FARFO à l égard de la tenue de la foire d information qui aura lieu le (date) POUR : combien CONTRE : combien Adopté ou non Date de la résolution et personnes présentes (noms). Deux signatures des membres du CA du regroupement DEMANDEUR sont nécessaires en dessous de la résolution. NOTE : Une copie des assurances responsabilité civile du regroupement doit être soumise au moment de la signature de l entente. Celles-ci doivent être effectives pendant toute la durée de la foire. Les coûts supplémentaires liés à cette exigence doivent être prévus au budget. *RÉSERVÉ À L ADMINISTRATION Date de réception de la demande Demandeur rencontre les critères de sélection Demande complète Décision du Comité d analyse Montant approuvé Dates et sommes des versements Oui OU non Approuvé OU refusé Date d envoi de la réponse au demandeur Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

21 b. Région du Grand Nord Formulaire de demande de financement Projet : Foires d information pour les personnes aînées francophones Région du Grand Nord Compléter et acheminer à la FARFO avant le 16 novembre 2015 par courrier électronique, à : dg@farfo.ca. Joindre les documents nécessaires. 1. Le demandeur - Identification Nom du regroupement : Adresse : Numéro de téléphone : Adresse courriel : S agit-il d un regroupement desservant majoritairement une clientèle aînée francophone en milieu rural? Oui Non 2. Identification des membres du Comité organisateur local *Minimum de 3 personnes. Veuillez identifier le responsable. Nom Adresse Numéro de téléphone Adresse courriel 1. Responsable Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

22 Le format de la foire A) Date prévue : NOTE : La foire devrait avoir lieu entre le 1 er avril 2016 et le 31 mars B) Le nombre de participants prévus : NOTE : Viser un minimum de 30 personnes et un maximum de 200 personnes. C) Le lieu : NOTE : La foire doit se dérouler dans une salle située en milieu rural et accessible aux personnes à mobilité réduite. ADRESSE REQUISE. D) Le contenu : 1. Ateliers et conférences : les ateliers et les personnes-ressources sont choisis par la FARFO qui met sur pied l équipe volante. 2. Kiosque(s) : facultatif Oui Non NOTES : Si oui, combien : Identifiez les kiosques présents à la foire dans le rapport final. La priorité est accordée aux regroupements n ayant JAMAIS été hôtes de foires d information antérieurement; La présentation d ateliers ou de conférences est obligatoire et leur choix est établi par la FARFO; Trois ateliers, d une durée maximale de 45 minutes chacun, seront présentés : 30 minutes pour chaque présentation et 15 minutes pour une période de questions et de discussions; La présence de kiosque(s) est fortement encouragée mais demeure facultative. Il est souhaitable qu une personne soit responsable pour chaque kiosque; Les responsables des kiosques doivent préférablement assurer une présence pendant les pauses et sur l heure du dîner pour ne pas nuire aux ateliers. Pour la même raison, la disposition des kiosques dans la salle doit être planifiée de façon à ne pas nuire au déroulement des ateliers. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

23 4. Les frais admissibles Le budget maximal est de $ par foire. Les fonds ne doivent pas être utilisés pour l achat de boissons alcoolisées, que ce soit pour les participants ou les conférenciers. Aucun coût excédentaire ne sera remboursé. Poste budgétaire 1. LOCATION DE LA SALLE Montant demandé 2. REPAS (incluant collations et breuvages) Maximum admissible : (maximum de 15 $ par personne, taxes et pourboires inclus. Nombre de personnes X le coût par personne) 3. DÉPLACEMENTS - Frais de transport (frais de location d un autobus pour les participants, etc.) - Frais de transport du Comité organisateur local *Détailler 4. COORDINATION : - Secrétariat, coûts d impression pour les trousses d information, frais postaux et d appels interurbains, etc. *Détailler 5. PROMOTION : - Affiches, billets confirmant l inscription, publicité payante dans les journaux locaux, récompenses aux présentateurs, etc. *Détailler 6. MONTANT COMPENSATOIRE AU REGROUPEMENT Maximum admissible : 500 $ (compte-rendu des dépenses exigé : communiquez avec la FARFO) 7. Varia (détailler) - Audiovisuel, etc. TOTAL (MAXIMUM $) Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

24 En soumettant cette demande, j accepte toutes les modalités inhérentes au processus d organisation, de financement et d évaluation de la foire. Signature : Date : Nom en lettres moulées : Poste au sein du regroupement demandeur : Une résolution du CA du regroupement est exigée pour le dépôt de cette demande de financement et pour la confirmation que la personne signataire a été autorisée pour ce faire. Exemple : Proposé par : Appuyé par : Que Monsieur ou Madame X soit la personne signataire autorisée du regroupement (nom du regroupement DEMANDEUR) pour le dépôt d une demande de financement et la signature d une entente éventuelle avec la FAFO à l égard de la tenue de la foire d information qui aura lieu le (date) POUR : combien CONTRE : combien Adopté ou non Date de la résolution et personnes présentes (noms). Deux signatures des membres du CA du regroupement DEMANDEUR sont nécessaires en dessous de la résolution. NOTE : Une copie des assurances responsabilité civile et biens commerciaux du regroupement doit être soumise au moment de la signature de l entente. Celles-ci doivent être effectives pendant toute la durée de la foire. Les coûts supplémentaires liés à cette exigence doivent être prévus au budget. *RÉSERVÉ À L ADMINISTRATION Date de réception de la demande Demandeur rencontre les critères de sélection Demande complète Décision du Comité d analyse Montant approuvé Dates et sommes des versements Date d envoi de la réponse au demandeur Oui OU non Approuvé OU refusé Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

25 5. Lettres d invitation Il est suggéré d inviter des dignitaires fédéraux, provinciaux et locaux à la foire et de leur offrir l occasion de s adresser brièvement aux participants et aux personnes-ressources responsables des ateliers et des kiosques. On recommande de personnaliser la lettre afin que les dignitaires comprennent l importance de cet événement pour la collectivité. Les invitations aux dignitaires devraient inclure les personnes suivantes : Le ministre délégué aux personnes âgées (provincial); La ministre déléguée aux Affaires francophones (provincial); Le/la député(e) provincial(e) local(e); Le/la député(e) fédéral(e) local(e); Le/la maire de la municipalité ou un(e) délégué(e). Voir, ci-après, un exemple de lettre d invitation aux dignitaires. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

26 i. Lettres d invitation aux dignitaires Date Monsieur Gerry Phillips Ministre délégué aux personnes âgées Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l Ontario 777, rue Bay, 601C Toronto ON M7A 2J4 Monsieur le Ministre, Il me fait plaisir de vous inviter à prendre la parole à la Foire d information francophone qui aura lieu le date, à endroit situé au adresse. Cet événement rassemblera nombre personnes aînées de la communauté francophone du région (détailler). La Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario (FARFO) est le maître d œuvre de cette initiative financée par le Secrétariat aux Affaires des personnes âgées de l Ontario via l Entente Canada-Ontario sur les services en français. Le but de cette foire d information est de renseigner les personnes de 50 ans et plus sur différents sujets qui rejoignent leurs préoccupations et sur des programmes et services auxquels elles ont droit pour améliorer leur qualité de vie. Nous voulons les encourager à créer des liens entre elles ou avec toute personne désireuse de mieux comprendre un proche aîné et de l aider à profiter au maximum de la vie. La foire se déroulera sous le thème «nom du thème pour la journée» et comprendra des ateliers, des kiosques d information de diverses organisations et un repas du midi qui permettra des échanges détendus et conviviaux entre les participants. Le programme de la journée vous sera envoyé sous peu. Nous serons heureux de vous accueillir pour le repas du midi et soyez assuré que nous adapterons notre programme pour faciliter votre présence à cette rencontre afin que vous puissiez vous adresser aux participants. Au nom des membres du Comité organisateur local, je vous remercie à l avance de votre collaboration. Je vous prie d agréer, Monsieur le Ministre, mes sentiments distingués. Nom Organisation Adresse Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

27 6. Documents de promotion pour la foire Le Comité organisateur local doit faire des envois (lettre et affiche) à des organismes communautaires les invitant à promouvoir et à participer à la foire (voir la liste des exposants possibles à la section 8). On suggère de ne pas se limiter aux organismes qui desservent les personnes aînées, mais d inclure des organismes communautaires de plusieurs secteurs, par exemple : les centres de santé communautaires, les regroupements de minorités ethnoculturelles, les associations et les fondations de bénévoles qui fournissent des services aux citoyens atteints d une maladie spécifique, etc. Les organisateurs sont encouragés à acheminer des communiqués de presse aux différents médias dans leur communauté (journaux locaux, postes de radio et de télévision) non seulement pour leur demander de faire la promotion de l'événement, mais aussi pour les inviter à participer et à faire un reportage sur la journée. Il est conseillé d envoyer les communiqués de presse au moins trois semaines avant la foire et de faire parvenir un avis aux médias la semaine précédent la foire (invitation à faire un reportage). Par ailleurs, il est recommandé, dans l éventualité que les médias ne couvrent pas cette journée, qu un membre du Comité organisateur écrive un court article, accompagné de photographies, qui résume la foire et l envoie aux journaux locaux. Cette stratégie assure presqu à tout coup une publicité a posteriori à la foire d information et lui donne de la visibilité auprès de la population en général. En plus de la promotion locale, il est recommandé d acheminer les communiqués de presse ainsi qu une copie du programme final à la Direction générale de la FARFO à Ottawa (à joindre au rapport final). Coordonnées : Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario (FAFO) 1492B, chemin Star Top Ottawa (Ontario) K1B 3W poste 2025 michelle.nadeau@farfo.ca Voir, ci-après : i. Exemple d'une lettre d'invitation pour les organismes locaux ii. Exemple d'un communiqué de presse iii. Exemple d'une affiche pour la foire iv. Exemple d une liste des médias v. Exemple d'un avis aux médias Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

28 i. Exemple d une lettre d invitation pour les organismes locaux Date Madame, Monsieur, La Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario, sa Régionale du région, et le nom du regroupement organisent une foire d information francophone qui aura lieu le date au endroit situé au adresse à ville. Cette initiative rassemblera nombre personnes de la communauté francophone du région. Le but de cette foire d information est de renseigner les francophones de 50 ans et plus sur des sujets qui rejoignent leurs préoccupations et sur des programmes et services auxquels ils ont droit pour améliorer leur qualité de vie. Nous voulons les encourager à créer des liens entre eux ou avec toute personne désireuse de mieux comprendre un proche aîné et de l aider à profiter au maximum de la vie. Foire d information pour les personnes aînées Date Heure Endroit Adresse Cette journée offrira l occasion aux participants d obtenir des renseignements sur les programmes et les services offerts en français aux personnes aînées, en Ontario et dans notre région. Vous trouverez, ci-jointe, l information sur la foire. Nous vous demandons de bien vouloir l afficher ou de distribuer ces renseignements aux personnes aînées de votre organisme, et ainsi de les encourager à participer. Foire d information pour les personnes aînées - Date Nom Téléphone Nom Téléphone Cordialement, Nom Organisation Pièce jointe communiqué de presse Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

29 ii. Exemple d un communiqué de presse FOIRE FRANCOPHONE «La vie active c'est pour la vie» Date et Heure Location, Adresse Vous êtes cordialement invité à participer à la Foire d information francophone organisée pour les personnes de 50 ans et plus de la région du nom de la région. Cet événement aura lieu au endroit situé au adresse à ville. Cette foire d information est un projet de la Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario et est financée par le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l Ontario. Cet événement est subventionné à part égale par le gouvernement fédéral et le gouvernement provincial, via l Entente Canada-Ontario sur les services en français. La Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario, sa Régionale de région et le nom du regroupement hôte désirent vous sensibiliser aux programmes et services auxquels vous avez droit pour améliorer votre qualité de vie et vieillir en santé. La foire francophone offrira des activités telles que des séminaires touchant des sujets d intérêt pour les personnes de 50 ans et plus ainsi que des informations sur les services disponibles dans la région. Les participants auront l occasion de créer des liens avec des personnes de leur milieu qui désirent mieux comprendre un proche aîné et l aider à profiter au maximum de la vie. La journée permettra d apprécier les différents services offerts dans la région. Un repas sera offert gratuitement dans un climat de détente et de festivité. De plus, un service gratuit de transport par autobus sera disponible de lieu de départ des autobus selon les besoins. Pour toute participation, les places doivent être réservées avant le date limite pour les demandes en communiquant avec : nom numéro de téléphone ou par courriel à : adresse courriel ou en retournant le formulaire d inscription à Nom, adresse, ville ON code postal Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

30 iii. Exemple d une affiche pour la foire Voir page suivante Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

31 Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

32 iv. Exemple d une liste des médias Liste de médias locaux Médias Responsables des contacts 1) Journaux : - quotidien - hebdomadaire 2) Radio-Canada - radio et télévision 3) Câble - La boîte 4) Radio francophone 5) Bulletins paroissiaux 6) Listes par courriel ('list serve') 7) Sites Internet communautaires 8) Poste de télévision local 9) Autres Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

33 v. Exemple Avis aux médias Avis aux médias Journée Foire d information à ville le date de la foire Ville, date d'aujourd'hui Une journée d information destinée principalement aux personnes francophones de 50 ans et plus de région présentera nombre conférences portant sur les sujets suivants (inscrire selon le contenu) : les services gouvernementaux pour les personnes aînées, le choix d un logement, l usage des médicaments, la prévention et la sécurité et les services communautaires. Une vingtaine de kiosques (ajuster selon le cas) de renseignements seront également à la disposition des visiteurs. Cette foire d information est un projet de la Fédération des aînés et des retraités francophones de l Ontario et est financée par le Secrétariat aux affaires des personnes âgées de l Ontario. Cet événement est subventionné à part égale par le gouvernement fédéral et le gouvernement provincial, via l Entente Canada-Ontario sur les services en français. Veuillez vous joindre (selon le cas) à nom, député de circonscription qui représentera l Honorable Gerry Phillips, ministre délégué aux affaires des personnes âgées, nom, député de circonscription, nom, maire de ville, nom, président de la Fédération des aînés et retraités francophones de l Ontario, Régionale de (région) et aux représentants de nombreux organismes communautaires. Date Durée : de heure à heure Lieu : endroit de la foire Renseignements : Nom du regroupement hôte, FAFO régionale de région, numéro de téléphone Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

34 7. Plan de travail avec échéances Il est suggéré que les organisateurs locaux élaborent un plan de travail qui comprend les tâches à accomplir, une description de la tâche, la personne responsable et l'échéance pour accomplir la tâche (voir les documents en annexe pour des exemples). 8. Exposants Les participants aux foires apprécient avoir accès à des kiosques d'information par des représentants de services communautaires. Il est facultatif mais fortement encouragé d'inclure une bonne variété d'exposants locaux ainsi que des agences gouvernementales fédérales et provinciales. Prévoir du temps pour que les participants puissent visiter les kiosques, poser des questions à leurs responsables et échanger sur les sujets qui les intéressent. Les kiosques doivent être à vocation informative seulement et il n est donc pas permis d y vendre des services ou des articles. Exemples: Centres de santé communautaire; Services de soins de longue durée; Organismes communautaires servant les personnes aînées : Société Alzheimer, etc.; Unités sanitaires; Polices locale, régionale et/ou provinciale; PhoneBusters; Échec au crime; Clubs d'âge d'or; Centres d'abus contre les femmes; Services d'appui pour les personnes aînées : santé, bien-être, services à domicile, popotte roulante, etc.; Réseau ontarien de prévention des mauvais traitements à l'égard des personnes âgées; Croix-Rouge canadienne; Municipalité; Ministères et secrétariat provinciaux : SAPAO, ministère de la Promotion de la santé, ministère des Services sociaux et communautaires, ministère des Affaires civiques et de l Immigration; Départements et ministères fédéraux : Santé Canada, Justice Canada, Régime de pensions du Canada, Société du logement, etc. Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page

35 9. Inscription Journée de la foire a. Accueil : La table d'accueil devrait être prête au moins 30 minutes avant l'arrivée des participants. En tout temps, on doit avoir au moins deux personnes à cette table. b. Inscription des participants : Chaque participant doit inscrire son nom sur une liste et, si on a des prix de présence, sur un billet pour les tirages. c. Formulaire de divulgation : Afin de pouvoir utiliser les photos de la foire, chaque participant doit signer un formulaire de divulgation. Si le participant refuse de signer un formulaire, on doit s'assurer de réserver un endroit dans la salle qui ne sera pas photographié et assigner cette personne à cet endroit. Les formulaires de divulgation signés DOIVENT accompagner le rapport final envoyé à la FARFO provinciale. (Voir section 10 pour le formulaire de divulgation) Au début de la séance, l animateur devrait aviser les participants des exigences pour les photos, c està-dire du besoin de signer un formulaire de divulgation. On demande à ceux et celles qui s objectent à la publication de leur nom et de leur photo prise pendant la journée de se déplacer à l endroit dans la salle qui ne sera pas photographié. d. Trousse pour les participants (voir section 11) : On remet une trousse à chaque participant à l accueil (une fois les formulaires de divulgation signés, s il y a lieu) et on les invite, selon le format de la foire, à choisir une place dans la salle, à prendre un café ou à visiter les kiosques d information (voir section 11 pour la préparation de la trousse pour les participants). e. Évaluation : L'évaluation par les participants est une composante TRÈS importante de la foire. Ce document fournit des données qui justifient la nécessité pour les paliers gouvernementaux de poursuivre ce type d initiative. On DEVRAIT remettre le formulaire d'évaluation au moment de l'inscription et s assurer qu il est complété par les participants au fur et à mesure du déroulement de la journée. Avant de clore la journée, on doit rappeler aux participants de compléter l'évaluation AVANT de quitter et de la déposer à l endroit prévu à cet effet (voir section 10 pour le formulaire d'évaluation). Outil pour les organisateurs de foires d information REV 6 août 2010, 27 mai 2015 Page