Windows Live Mail. Choisir le bon mode de communication. Rédiger des messages précis et concis

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1 Windows Live Mail Choisir le bon mode de communication La première bonne pratique pour améliorer les communications et réduire la surcharge de courriels, est de communiquer de la bonne façon. On a le choix entre : téléphoner, se rencontrer, organiser une réunion, échanger des courriels, partager l'information (dossiers publics, dossiers partagés, intranet, Cloud, ). Téléphoner : Préférable quand c'est urgent. Mieux vaut joindre la personne sur son téléphone que d'envoyer 2 courriels urgents surtout si la personne n'est pas à son bureau. Quand le sujet nécessite une discussion ou une décision rapide. Quand on ne veut pas forcément laisser de traces écrites. Se rencontrer : Pour aborder un sujet délicat. Pouvoir échanger des points de vue. Exprimer des opinions, des sentiments, des émotions. Pour décoder le non verbal de son interlocuteur. Organiser une réunion : Quand cela impliquer plusieurs personnes. On veut traiter de plusieurs sujets (ordre du jour). Il est important d'échanger des points de vue. Prendre des décisions d'équipe. Échanger des courriels : Idéal pour transmettre un message court et précis. On veut recevoir une confirmation ou une preuve écrite. Pour informer un plus grand nombre de personnes (liste de distribution). Faciliter le suivi des informations échangées en ajoutant un drapeau pour faire le suivi et même rajouter un rappel (tâche). Partager l'information : Partager (et non échanger) des documents permet de réduire le volume d'envoi et de réception de courriels au sein de l'organisation. Communiquer des informations organisationnelles à de nombreuses personnes. Partager des documents qui sont mis à jour régulièrement et s'assurer que les personnes aient la dernière mise à jour. Rédiger des messages précis et concis Choisir le bon statut des destinataires : À, Cc. Cci. La ligne la plus importante est celle de l'objet. Écrire un objet précis; orienté vers l'action; avec des mots clés (ex. client, projet); action attendue (ex. réponse appréciée avant 16 h 00). Un sujet (et non plusieurs) dans le même message. Si on traite de plusieurs sujets, il sera plus long à lire. De plus, si l'interlocuteur lit le courrier rapidement, il pourrait ne pas voir que d'autres sujets sont abordés. Par ailleurs les messages traitant d'un sujet précis sont plus faciles à classer dans les bons dossiers. Corps du message : court, précis. Les 3 premières lignes sont les plus importantes. On lit souvent plus attentivement les premières lignes d'un message que les dernières surtout si le message est long. Donc, mettre en évidence, dès les premières lignes, ce qui est plus important ou préciser quels sont les points à lire plus attentivement. Numéroter les points traités et espacer les paragraphes. Les messages seront plus faciles à lire et on peut répondre point par point et ainsi ne rien oublier. 1

2 Limiter les fichiers attachés et les remplacer par des hyperliens quand c'est possible. Le message sera moins lourd et l'hyperlien pointera vers la bonne version du document. Inclure sa signature en bas de message tant pour les nouveaux messages que ses réponses aux messages reçus. Utiliser le correcteur automatique; relire ses messages avant de les envoyer. Éviter les MAJUSCULES, trop de couleurs, les papiers à lettres bariolés. Décrocher le téléphone plutôt que de persister à échanger par courrier un message qui n'en finit pas de se développer. Se parler de vive voix est beaucoup efficace que les RE: RE: RE: RE :. Gérer sa boite de réception Adopter une fréquence de traitement de ses courriels adaptée à la nature de son travail. Vous n'êtes pas obligé de répondre instantanément aux courriers que vous recevez : Certains nécessitent une réponde rapide D'autres, une action à faire (tâche) plus ou moins rapidement D autres sont de nature informationnelle dont il faut prendre connaissance dans un laps de temps variable. Il y a 2 écoles de pensée pour gérer sa boite de réception : La méthode où tous les messages sont centralisés dans la boite de réception. Donc, il n'est pas nécessaire de créer des répertoires et des sous-répertoires pour classer les courriers. La fonction recherche devient très importante pour retrouver les courriers recherchés. Par contre, il faut les trier régulièrement. L autre méthode pour gérer ses courriers : Ouvrir-Traiter-Classer. Quand on ouvre un courriel, on ne se contente pas d'en prendre connaissance, mais on le Traite et on le Classe (ou on le supprime). Le message est indésirable. On le supprime immédiatement Le message nécessite une réponse immédiate, on y répond. Ou ultérieurement, dans ce cas on ajoute un drapeau de suivi. Le message nécessite l'exécution d'une tâche. On le glisse soit dans les Tâches ou le Calendrier si l'on sait à quel jour et heure on compte la faire. Le courrier est transmis à un collègue ou un autre service qui vont s'en occuper. Il n'est pas nécessaire de classer tous les courriers dans des dossiers. Seulement les plus utiles. Puis archiver ou supprimer périodiquement. Quelle solution utiliser au quotidien pour consulter ses s? Votre navigateur ou un logiciel de messagerie? Aujourd'hui, les Webmails offrent des fonctionnalités aussi évoluées que celles des logiciels de messagerie. A quoi bon, dans ce cas, utiliser un logiciel? Ce dernier a-t-il encore quelques atouts, à l'heure du stockage en ligne et du multiaccès nomade? Longtemps, la consultation du courrier électronique a nécessité l'utilisation d'un logiciel de messagerie. L' (né en 1971) d'un côté et le Web (né en 1990) de l'autre étaient deux composantes bien distinctes de l'internet. En 1994 vinrent les premiers Webmails. Mais ce n'est qu'en 1996 que ce type de service permettant de consulter son courrier depuis un site Web se popularisa, avec le lancement de Hotmail (racheté par Microsoft en 1997). Pendant 10 ans, les Webmails, aux fonctionnalités limitées, furent considérés comme une roue de secours permettant aux internautes nomades de consulter leurs messages en déplacement, ou comme des services ciblant les internautes néophytes. Puis en 2004, Google lança Gmail. Une messagerie adoptant pleinement les standards du courrier électronique (les protocoles POP, IMAP et SMTP), ce qui lui valut les faveurs de tous les accros du courrier électronique, et doté d'un Webmail bourré de fonctionnalités. La concurrence se mit alors elle aussi à proposer des Webmails plus évolués. 2

3 Aujourd'hui, les Webmails n'ont ainsi plus grand-chose à envier à leurs ainés. Ils les dépassent même sur certains points. Pour y voir plus clair, passons en revue les fonctionnalités essentielles d'une messagerie dans l'un et l'autre système. Webmail Le paramétrage C'est la grande force des Webmails : ils sont tout de suite opérationnels. Aucun paramétrage à effectuer. Logiciel Avant d'utiliser un logiciel, il faut paramétrer les comptes de messagerie. Une opération qui peut paraître fastidieuse à ceux qui ne sont pas à l'aise avec l'informatique. L'accès à la messagerie L'interface La mise en forme des messages La publicité Pour consulter ses messages via un Webmail, il faut impérativement être connecté à Internet. Sans connexion, impossible d'accéder même aux archives. Généralement moins touffue que celle d'un logiciel, l'interface du Webmail est mieux adaptée à des internautes non confirmés. Ils ne permettent qu'une mis en forme basique des courriels : gras, italique, couleurs et parfois une couleur de fond. Ça ne va jamais beaucoup plus loin. Tous les Webmails sont financés par la publicité. Des bandeaux ou des annonces viennent donc polluer l'écran. Le logiciel stocke sur le disque dur tous les mails reçus. On peut ainsi les consulter même lorsqu'on ne dispose pas d'une connexion Internet (en déplacement par exemple) L'ensemble des commandes et paramétrages sont accessibles en 1 ou 2 clics : c'est puissant, mais peut impressionner ceux qui ne sont pas aguerris à l'informatique. Les logiciels de messagerie permettent des mises en page aussi élaborées que celles des pages Web. Indispensables pour communiquer efficacement. Toute la surface est dévolue au courrier électronique. Aucune publicité à l'horizon. La sécurité Même si les connexions sécurisées se sont généralisées, les Webmails sont plus facilement piratables. En outre, en cas de défaillance du service, vous pouvez perdre tous vos messages. Vous gardez une copie de vos messages en local : une sécurité au cas où votre fournisseur perdrait votre courrier. Le multicompte Un Webmail, c'est une adresse . Même si les services permettent de collecter les messages de boîtes tierces, ils ne permettent pas de gérer plusieurs comptes. Gérer plusieurs comptes de messagerie dans une même interface est une opération courante. Idéal, si on dispose de plusieurs adresses , personnelles et professionnelles. Pour un usage personnel, ne nécessitant aucune fonctionnalité avancée, le Webmail est aujourd'hui incontournable. Inutile de s'ennuyer à installer et configurer un logiciel de messagerie si c'est pour utiliser 10 % de ses capacités. Pour un usage plus avancé ou professionnel, le logiciel de messagerie reste en revanche indispensable. Plus sûr, plus efficace, plus puissant. 3

4 Windows Live Mail 2012 Calmons tout de suite les ardeurs de ceux qui sont encore sous Windows XP : ils n'auront pas la possibilité d'utiliser Windows Live Mail, version 2011 ou 2012, et devront se rabattre sur Windows Live Mail Car la dernière version du logiciel de messagerie gratuit de Microsoft ne fonctionne que sous Windows Vista, 7 ou 8.x. Windows Live Mail, version 2011 et 2012, présente une nouvelle interface. Les icônes, que Microsoft avait bannies dans la version précédente, refont leur apparition, et qui plus est au sein d un ruban qui «facilite» l'accès aux commandes. Windows Live Mail adopte ainsi l'ergonomie de la suite Office. Comme dans Outlook 2010 et 2013 également, le logiciel propose par défaut l'affichage des messages par conversation. Déconcertante pour les habitués à la vue chronologique, cet affichage permet néanmoins d'avoir une meilleure vision des échanges sur un même sujet. Windows Live Mail a pris le millésime 2012 lors de la sortie de la suite Windows Essentials 2012 en août Le logiciel n'a fait a priori l'objet d'aucune mise à jour majeure. Le point négatif : Les papiers à lettres et l'édition des messages au format HTML, pourtant présents dans Windows Live Mail 2009, ont disparu! Installer et configurer le logiciel Vous en êtes encore resté à Outlook Express? Ou vous n'avez pas encore installé la toute dernière version de Windows Live Mail, son successeur? Vous êtes sous Windows 7 ou 8! N.B. : Sous Windows XP/Vista, l'opération est simple et propre, vous ne risquez pas de perdre vos données (messages, carnet d'adresses et paramètres). Par sécurité faite une sauvegarde de vos données avant la mise à jour, voir plus loin dans le cours. Rendez-vous sur le site de Microsoft pour télécharger la suite Windows Essentials 2012 qui contient le logiciel Windows Live Mail. Cliquez sur le bouton Télécharger. Enregistrez le fichier d'installation sur votre disque dur ou cliquez sur exécuter. Suivez les indications. Si au cours de l'installation, votre pare-feu demande un accès Internet pour le programme d'installation, accordez votre autorisation. Choisissez l'option Choisir les programmes à installer, pour ne pas avoir à télécharger l'ensemble des programmes de la suite Windows Essentials. Décochez ensuite les programmes qui ne vous intéressent pas et cliquez sur le bouton Installer. Une fois l'installation terminée, cliquez sur le bouton Fermer. Vous pouvez utiliser le logiciel. 4

5 Connaître le numéro de sa version de Windows Live Mail Vous utilisez Windows Live Mail, mais vous ne savez pas de quelle version vous disposez? Il existe un moyen très simple de le savoir. Déroulez le menu «Principal» et sélectionnez la commande «À propos» de Microsoft Windows Live Mail. Une boîte de dialogue s'affiche. Créer un compte de messagerie Votre compte est accessible depuis le menu Comptes. Le compte vous identifie pour pouvoir récupérer vos messages ( s). Vous pouvez donc le modifier, le supprimer, en rajouter. Il est possible de gérer plusieurs comptes. Windows Live Mail, comme tout logiciel de messageries, vous permet de relever plusieurs boîtes aux lettres. Un autre moyen est de passer par le menu principal /Options / Comptes de messagerie. 5

6 Comment entrer les paramètres d'un nouveau compte? Sélectionnez Comptes. Cliquez sur le bouton Adresse de messagerie pour activer l'assistant de création d'un compte. Renseignez les différents champs que vous propose l'assistant, puis cliquez sur Suivant. Dans l'écran suivant, choisissez le protocole de relève du courrier. Par défaut, il s'agit de POP3 (le plus courant), mais Windows Live Mail gère aussi les protocoles IMAP ou HTTP. Tapez ensuite le nom du serveur SMTP. Cliquez sur Suivant et validez en cliquant sur Terminer. Votre compte est créé et apparaît dans le volet de gauche du logiciel. Ultérieurement, vous pouvez ajuster vos préférences pour cette nouvelle boîte en cliquant sur le bouton Propriétés dans la fenêtre Comptes. Désormais lorsque vous cliquerez sur Envoyer et recevoir, Windows Live Mail relèvera votre nouvelle boîte, à la suite de celle(s) qui existe(nt) déjà. Adresses des serveurs POP, IMAP, SMTP : Note : Les logins ne peuvent comprendre des caractères spéciaux du genre $ # %... 6

7 S'identifier pour profiter de toutes les fonctionnalités de Windows Live Mail Certaines fonctionnalités, comme : L'envoi de photos sous forme de diaporama, la synchronisation du carnet d'adresses avec la liste de contacts de Windows Live Messenger ou la synchronisation du calendrier avec l'agenda en ligne, ne sont accessibles que si vous vous identifiez dans Windows Live Mail, au moyen d'un compte Windows Live. Cliquez sur le bouton Se connecter du menu Accueil. Une fenêtre s'ouvre vous permettant de vous identifier. Si vous disposez d'un identifiant Windows Live (ou Windows Live ID), tapez-le dans le champ prévu à cet effet puis renseignez le mot de passe associé. Cliquez ensuite sur le bouton de connexion. Windows Live Mail se connecte à votre compte. Vous pouvez vérifier votre connexion en haut à droite de la fenêtre du logiciel. Notez que si vous avez déjà personnalisé votre compte par une photo dans Windows Live Messenger ou dans votre compte Windows Live, celleci s'affichera automatiquement. Faire de Windows Live Mail le logiciel de messagerie par défaut Plusieurs logiciels de messagerie peuvent être installés sur votre ordinateur. L un d entre eux est votre logiciel "par défaut" : c'est celui qui se lance lorsque vous cliquez dans votre navigateur sur adresse électronique (lien mailto:). Si Live Mail n'est pas votre logiciel de messagerie par défaut et vous aimeriez bien qu'il le soit? Vous avez pour cela plusieurs moyens. 1 ère méthode. Dans l onglet Principal/ Options / Courriers... Dans l'onglet Général, dans la zone Programmes de messagerie par défaut, cliquez sur le bouton Utiliser par défaut. Validez en cliquant sur OK. 2 ème méthode. Déroulez le menu Démarrer de Windows 7, et cliquez sur Programmes par défaut. Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez Choisissez vos programmes par défaut et définissez Windows Live Mail comme programme de messagerie. Validez en cliquant sur OK. 7

8 Fenêtre de lecture du courrier Vous retrouvez plusieurs fenêtres : Dans la fenêtre de gauche, vous avez les dossiers de votre courrier avec les filtres et des raccourcis, dans la fenêtre de droite en haut, vous avez la liste des messages de la boîte sélectionnée, et finalement, la fenêtre de droite en bas est l'espace de lecture des messages. Barre d outils Accès rapide Ruban Messages Boîtes Volet de visualisation Rédaction du message Pour créer un message, cliquez sur le bouton «Nouveau» dans le menu principal. Si vous cliquez sur la flèche (à droite du bouton), le programme vous offre un choix de créer d autres éléments. Expédier le message Une fois votre message rédigé, les destinataires ajoutés, vous pouvez envoyer votre message en cliquant sur Envoyer. Le message est automatiquement transmis si vous êtes en ligne. Si vous travaillez hors ligne, votre message est alors placé dans le dossier Boîte d'envoi et sera transmis dès que vous serez de nouveau en ligne ou que vous retirerez les nouveaux messages. Lorsque vous fermez votre fenêtre de message à l'aide de la croix sans l'envoyer, votre logiciel vous demande si vous voulez enregistrer les modifications. Si vous répondez non, votre message est supprimé définitivement. Si vous répondez oui, le message sera enregistré dans le répertoire Brouillons. 8

9 Si vous avez plusieurs comptes de paramétrés dans Live Mail! Si vous avez plusieurs comptes de messagerie paramétrés sur votre logiciel. Lorsque vous envoyez un nouveau message, le compte par défaut est utilisé. Si vous désirez envoyer un message avec un autre compte de messagerie que celui par défaut : Dans le nouveau message, sélectionnez dans la liste votre compte à partir duquel vous envoyez le message. Vous ne verrez cette liste que si plusieurs comptes sont créés. Si vous êtes plusieurs, avec des adresses différentes, utilisez la gestion des profils de Windows. Pour envoyer un courrier depuis un compte spécifique : Ouvrez une fenêtre de composition de nouveau message. Cliquez sur la petite flèche du champ De: pour sélectionner votre compte. Rédigez et envoyez ensuite comme d'habitude votre courrier. Voici les différents modes d adressage dans l émission d un message Elle se divise en trois parties ayant des fonctions distinctes : l'en-tête du message (boîte du haut), la barre d'édition et le corps du message (la page blanche du bas). En-tête du message Case À = liste des destinataires principaux. L'adresse du destinataire doit être une adresse de courrier électronique valable, du genre Si l'adresse est mal écrite, le message va rebondir à l'expédition ou à la réception selon que l'erreur sera détectée par votre serveur de courrier ou par le serveur du destinataire du message. Si vous avez plus d'un destinataire, vous pouvez entrer plus d'une adresse pour autant qu'elles soient séparées par un «;». Case Cc = Copie Conforme (Carbone Copie), liste des destinataires qui reçoivent une copie du message. Case Cci = Copie conforme invisible (Carbone Copie invisible), liste des destinataires qui reçoivent une copie du message sans que les destinataires principaux en soient avertis. Objet = Un autre champ important est le champ Objet : Il s'agit du titre de votre message (sujet). Il est important de toujours avoir un titre approprié à un message de sorte que le destinataire ait une idée du sujet que vous allez traiter. 9

10 Retirer les nouveaux messages Pour retirer les nouveaux messages du serveur, il suffit de cliquer sur l'icône Envoyer/Recevoir du Ruban ou la touche «F5». Il peut arriver que le programme vous demande votre mot de passe. Il s'agit d'entrer votre mot de passe dans la fenêtre qui s'ouvre et de cliquer ensuite sur le bouton OK. Lire le courrier Les nouveaux messages seront placés dans la «Boîte de réception» (sauf si vous avez créé des filtres). Lorsque vous sélectionnez un message dans la liste de droite, il est affiché dans la fenêtre de lecture en bas à droite (Volet de visualisation). Les dossiers contenant des messages non lus apparaissent en gras dans la liste de gauche. De même, les messages non lus sont en gras dans la liste de droite. Si vous cliquez deux fois sur un message de la liste, Live Mail l'affiche dans une nouvelle fenêtre. Cette option peut être pratique pour lire les messages avec des lignes particulièrement longues ou contenant des images plus larges que la plage de visualisation (en bas à droite). Vous pouvez utiliser la barre de défilement à droite pour lire la suite d'un message ayant des lignes qui dépassent la longueur de la fenêtre et de même pour revenir en arrière. Vous remarquerez que, lors de la lecture d'un message, les icônes de la barre d'outils changent : Répondre à un message Pour répondre à un message, vous avez deux options : «Répondre» à l expéditeur ou «Répondre à tous». Dans le cas d'une réponse à l'expéditeur, seule l'adresse de l'auteur sera recopiée. Dans le cas d'une réponse à tous, l'adresse de l'expéditeur et les adresses (sauf la votre) de tous les destinataires ayant reçu une copie seront recopiées comme destinataires. C'est pratique pour retourner une réponse à tout un groupe plutôt qu'a seulement l'expéditeur. Cela permet de maintenir tout le groupe au courant des dernières informations. Une fois que vous avez choisi le mode de réponse, la boîte d'édition du message s'ouvre. Vous remarquerez que les adresses sont déjà entrées, l'objet du message est aussi recopié, précédé de «Re:» (pour réponse ou référence). Vous pouvez maintenant éditer le texte du message. Vous remarquerez que le texte du message original a été retranscrit. Celui-ci se retrouve à la suite de votre réponse. Vous pouvez aussi attacher un fichier à une réponse comme à un message normal. Transférer le message Le bouton «Transférer» vous permet de transmettre le message à une autre personne ou groupe qui n'était pas dans le groupe de destinataires original. Vous aurez alors à entrer les adresses des nouveaux destinataires comme pour un nouveau message. Le texte du message original de même que l'en-tête sont automatiquement transcrits comme pour une réponse. Vous pouvez aussi ajouter votre propre texte au début ou à la fin. Vous pouvez éditer les lignes pour éliminer les lignes inutiles. Vous pouvez aussi attacher un fichier à une réponse comme à un message normal. 10

11 Changer le look d un compte Le bleu turquoise de l'interface de Windows Live Mail vous lasse? Changez la couleur! D un ou plusieurs comptes Pour cela, sélectionnez le compte et cliquez sur l'icône représentant un pinceau dans affichage. Vous pouvez alors choisir une nouvelle couleur pour l'interface. Le changement de couleur s'effectue instantanément. Notifications sonores Pour activer les notifications sonores qui vous préviendront de l'arrivée d'un message : Sélectionnez Courrier dans le menu principal /Options. Cochez l'option Émettre un son lors de la réception de nouveaux messages. Notez au passage que la plupart des options de réception sont rassemblées sur ce même panneau. Si vous disposez d'une connexion haut-débit et que vous ne l'avez pas encore fait, profitez de l'occasion pour cocher les options "envoyer et recevoir les messages au démarrage" et "vérifier l'arrivée des nouveaux messages toutes les xxx minutes". Libre à vous de définir l'intervalle de temps entre deux levées du courrier, le minimum étant de 1 minute. Revenons-en aux notifications sonores. Il est possible de choisir l'indicatif de votre choix, par exemple pour remplacer la sonorité par défaut par le fameux "you've got mail" des films hollywoodiens. Une fois n'est pas coutume, cette manipulation ne s'effectue pas dans les préférences de Live Mail, mais via les préférences de Windows. Dans le menu Démarrer, sélectionnez le Panneaux de configuration. Ouvrez le panneau intitulé son et périphériques audio et basculez sous l'onglet Sons. Dans la liste d événements proposés, sélectionnez avis de nouveau message. Sélectionnez la sonorité de remplacement à l'aide du menu déroulant situé juste en dessous, ou cliquez sur le bouton Parcourir pour retrouver sur le disque dur l'un de vos propres fichiers sonores (au format WAV, et bref de préférence). 11

12 Changer les informations affichées Par défaut, la liste des s d'un répertoire comporte l'auteur du mail, la date, l'objet, et les indicateurs de pièce jointe et de priorité. Rappelons qu'il suffit de cliquer sur l'un de ces intitulés pour classer les mails suivant ce critère. Selon ce qui est important ou non pour vous, et surtout selon la taille de votre écran, il peut être utile de masquer, ou au contraire d'ajouter des critères de tri, par exemple l'adresse de réception, la taille des messages, etc. Dans l onglet Affichage, bouton Affichage, Sélectionner les colonnes. Il suffit de cocher les infos qui doivent figurer à l'écran, et de décocher celles qui ne vous intéressent pas. Pour modifier l'ordre d'affichage des colonnes, sélectionnez le nom d'une colonne et cliquez sur Monter ou Descendre. Vous pouvez enfin fixer la largeur de chaque colonne en sélectionnant son nom dans la liste et en précisant la largeur en pixels en bas de la fenêtre. La barre de mise en forme du message Windows Live Mail vous permet de composer aisément des s au format HTML, qui comporteront donc, comme dans une page Web, du texte mis en forme et en couleurs et des liens. Composez votre e- mail naturellement, comme vous le feriez dans un traitement de texte. Attacher un fichier Attacher un fichier peut servir à communiquer des informations qui ne peuvent être transmises par un texte (un logiciel par exemple), ou seraient trop longues à retaper (un fichier de traitement de textes). Pour attacher un fichier, vous cliquez sur l onglet Insérer et le bouton joindre un fichier ou dans la fenêtre de rédaction du message vous cliquez sur le bouton «joindre un fichier». Une fenêtre apparaît, celle-ci différera selon le contenu et la structure de votre disque et le dernier dossier utilisé. Vous devez naviguer dans les dossiers de votre disque pour retrouver le ou les fichiers que vous voulez transmettre. Il est donc important de savoir dans quel dossier vous avez sauvegardé ou copié ce ou ces fichiers. Une fois que vous avez trouvé le fichier que vous désirez, sélectionnez et cliquez sur Ouvrir. 12

13 Texte brut ou HTML? A l'origine, les s se présentaient sous la forme d'un texte noir sur fond blanc, sans aucun attribut typographique, sans image ni couleur possible pour agrémenter le message. Aujourd'hui, un se présente bien souvent comme une page Web, liens hypertextes, images et tableaux compris, voire même des animations en flash. La raison en est simple, désormais, les s sont aussi codés en HTML, comme une page Web. Live Mail est bien sûr capable de lire les deux formats, de même il permet d'envoyer ses s en mode texte brut, ou en mode texte enrichi, c'est à dire en html. Certains recourent encore à des clients s 100% texte, d'autres relèvent leur courrier sur leur téléphone mobile. Il s'agit donc au cas par cas de s'adapter au destinataire. La meilleure solution est de toujours répondre à vos correspondants en utilisant le format qu'eux-mêmes ont employé pour vous écrire. Ainsi dans le doute, vous ne risquez jamais de vous tromper. Pour ce faire, procédez comme suit : Dans l onglet Principal/ Options / Courriers... Basculez sous l'onglet Envoi. Cochez la case "Répondre aux messages en utilisant leur format d'origine". Bien sûr, lorsque l'on écrit à quelqu'un pour la première fois, Il serait bien en peine pour déterminer le format adéquat. Toujours sous l'onglet "envois" des "options", vous devrez donc définir le mode par défaut. Le format "Texte Brut" est passe-partout, le format HTML est autrement plus sympathique (et impératif pour mettre en pratique toutes les astuces qui suivent). A vous de voir. Notez qu'au-delà de ce choix par défaut, il reste possible de changer le format d'envoi d'un mail en particulier, d'un simple clic sur le bouton Texte brut ou enrichi dans la fenêtre de rédaction du message. 13

14 Insérer une image dans le corps du mail Il est toujours possible d'envoyer une image avec un mail sous la forme d'une pièce jointe, mais pour l'insérer dans le corps du message, il est indispensable de composer le mail au format html comme indiqué plus haut. Vous pouvez à présent créer un nouveau message. Positionnez le curseur dans le corps du mail, et dans l onglet Insérer sélectionnez Une seule photo En pressant le bouton Parcourir, indiquez l'emplacement de la photo à intégrer et validez. Insérer et personnaliser un lien Live Mail reconnaît automatiquement les adresses que l'on saisit dans le corps du mail, ainsi il suffit de taper «www.coften.be» pour créer un lien actif vers notre page d'accueil. Autrement dit, d'un simple clic sur le mot, le destinataire du mail pourra ouvrir la page en question dans son navigateur Web. De même une adresse est automatiquement cliquable, sous réserve bien sûr que le logiciel de messagerie du destinataire soit compatible. Cependant, pour éviter d'encombrer son texte d'une adresse, barbare, il est possible d'attacher un lien hypertexte à n'importe quel mot ou expression (exemple : Centre de formation). Bien sûr, cela implique là encore que l'on ait opté pour le format html. Saisissez votre message librement, puis sélectionnez le ou les mots sur lesquels portera le lien. Utilisez le bouton Lien hypertexte de l onglet Insérer. Autre possibilité : pressez le bouton de création de lien qui se trouve dans la palette de mise en forme (où l'on définit la police de caractère, les styles de paragraphe, etc.) Dans les deux cas, vous devriez vous trouver face à une fenêtre intitulée Modifier le lien hypertexte. Il suffit de saisir l'url. 14

15 Insérer une signature Vous avez l'option, lorsque vous envoyez un message, d'insérer une signature automatique. Bien que le programme vous suggère de vous en maintenir aux limites de la boîte, vous pouvez avoir plus de 5 lignes et 40 colonnes dans votre signature. Vous pouvez aussi utiliser un fichier texte déjà enregistré sur votre disque. Par signature, il faut comprendre nom, prénom, société, téléphone, fax, formules de politesse... Bref tout ce que vous voulez. Pour accéder à cette fenêtre : Onglet Principal/ Options / Signatures. Une fois cette option activée, toutes vos nouvelles signatures seront accessibles dans le menu Insérer / Signature à la condition que votre curseur soit positionné dans le corps du texte de votre message. Vous avez aussi la possibilité de ne pas ajouter votre signature à vos réponses et messages transférés. Si c'est une réponse, ils ont déjà votre adresse. Enfin, vous pouvez également choisir un titre pour la signature (Renommer), définir une signature par défaut, l'appliquer sur tous les messages... Dans ce dernier cas, elle apparaîtra automatiquement dans le corps du texte à chaque création de message. Il est bien sûr possible de multiplier les signatures par exemple avec une pour les collègues et une autre pour les copains. En ce cas, vous pourrez spécifier la signature à insérer par défaut (en la sélectionnant et en pressant le bouton par défaut) ou passer au coup par coup par le bouton Signature de l onglet Insérer. Vous pouvez également associer une signature à un compte particulier, si vous gérez plusieurs comptes avec Live Mail. Sélectionnez votre signature et cliquez sur le bouton Avancé. Sélectionnez ensuite le (ou les) comptes concernés par la signature. Validez en cliquant sur OK. 15

16 Que mettre dans votre signature? Joindre automatiquement une carte de visite avec Windows Live Mail Pour transmettre automatiquement vos coordonnées professionnelles et privées à vos correspondants, demandez à Windows Live Mail de glisser votre carte de visite personnelle dans chaque courrier! Déroulez l onglet Principal/ Options / Courriers / Message. Dans le cadre Cartes de visite, cochez la case Courrier. Complétez ensuite votre carte de visite en cliquant sur le bouton Modifier... Renseignez les différents champs, en n'oubliant pas de passer en revue les différentes sections (accessibles via le menu de gauche) : Contact, Personnel, Professionnel, Messagerie instantanée,... Validez en cliquant sur Enregistrer. Désormais, le logiciel joindra votre carte à tous les nouveaux messages (et uniquement à ceux-là, pas aux mails de réponses). Si jamais vous ne voulez pas transmettre ponctuellement votre carte de visite à un correspondant en particulier, décochez l'option Carte de visite électronique dans l onglet Insérer de la fenêtre de composition du courrier. Ou cliquez sur le bouton représentant une carte de visite à droite de la fenêtre de rédaction et sélectionnez Supprimer. Récupérer une carte de visite Pour afficher la carte de visite attachée à vos s, les destinataires n'auront qu'à double-cliquer sur son icône. Ils pourront ensuite, s'ils le veulent, l'ajouter à leur carnet d'adresses. 16

17 Envoyer facilement un fichier de Windows en pièce jointe avec Windows Live Mail Vous voulez envoyer par un document stocké sur votre disque dur, sans pour autant réaliser une manipulation compliquée? Cliquez simplement sur son icône avec le bouton droit de la souris, sélectionnez Envoyer vers. Validez en cliquant sur Destinataire. Live Mail est démarré et crée un nouveau message avec le fichier que vous avez sélectionné en pièce attachée. Vous n'avez plus qu'à préciser le destinataire, à rédiger un petit texte d'accompagnement et à envoyer le message. Notez que si un autre logiciel de messagerie se lance à la place de Live Mail, c'est que vous avez oublié de définir Windows Live Mail comme logiciel de messagerie par défaut. Envoyer une page Web par Si Windows Live Mail a été défini comme logiciel de messagerie par défaut, vous pouvez facilement par son intermédiaire envoyer une page Web par . Si vous utilisez Internet Explorer pour naviguer. Rendez-vous sur la page que vous désirez envoyer, déroulez le menu Fichier d'internet Explorer, sélectionnez Envoyer puis Page par courrier électronique... Si vous décidez d envoyer une page multifenêtres (avec des cadres ou frames), cette dernière sera envoyée en pièce attachée. Si vous voulez simplement envoyer l adresse URL de la page, sélectionnez Envoyer puis Lien par courrier électronique... dans le menu Fichier. 17

18 Vérifier l'orthographe des messages avec Windows Live Mail Windows Live Mail dispose d'un correcteur orthographique intégré. Vous avez plusieurs façons de l'utiliser : 1 er méthode : en cours de frappe Au cours de la rédaction d'un courrier, le correcteur vous signale les mots à l'orthographe douteuse. Pour entreprendre des corrections, cliquez du bouton droit de la souris sur le mot souligné et choisissez l'orthographe adéquate, parmi les propositions que vous fait le correcteur. La correction s'effectue alors automatiquement. Si le mot que vous tapez existe, mais n'est pas reconnu par le correcteur (c'est souvent le cas pour des termes techniques compliqués ou des noms propres), sélectionnez l'option Ajouter au dictionnaire. Le logiciel ne considérera plus à l'avenir ce mot comme douteux. 2 ème méthode : avant l'envoi Plutôt que d'effectuer les modifications au fur et à mesure, vous pouvez aussi balayer le texte lorsque vous avez fini de le rédiger. Cliquez à cet effet sur le bouton Orthographe. Le logiciel balaye tout le texte et vous suggère des corrections dans une fenêtre indépendante. Il vous suffit pour chaque cas de cliquer sur Ignorer si vous ne voulez pas de modification, ou sinon de sélectionner une proposition du correcteur et de cliquer sur le bouton Modifier. Les options du correcteur orthographique Pour personnaliser le fonctionnement du vérificateur d'orthographe, déroulez l onglet Principal / Options / Courriers et sélectionnez l'onglet Orthographe. Si vous cochez l'option Toujours vérifier l'orthographe avant l'envoi, le correcteur orthographique se déclenchera à chaque fois que vous cliquerez sur le bouton Envoyer. Il ne partira véritablement qu'à la fin de la correction. Vous avez également tout intérêt à vérifier que l'option Texte d'origine lors d'une réponse ou d'un transfert est bien cochée : cela vous évitera de perdre du temps à corriger l'orthographe des correspondants. 18

19 Marquer un message comme lu / non lu De façon totalement automatique, un message non lu apparaît en caractères gras dans la liste des mails en attente, tandis que le nombre de messages non lus que contient un répertoire est indiqué entre parenthèses dans la liste des dossiers. Cependant, il est possible de marquer manuellement un message comme lu ou non lu. A quoi bon nous direz-vous? Dans un sens, en marquant un message comme "non lu", cela permet de démarquer le mail du lot si on souhaite y revenir ultérieurement. Il suffit de cliquer sur un message du bouton droit, et de sélectionnez "Marquer comme lu/non lu" dans le menu contextuel. Il est aussi possible de changer d'un clic le statut de tous les mails contenus dans un dossier. Pour ce faire, sélectionner le dossier d'un clic droit et dans le menu contextuel, utiliser la commande Marquer tous les messages comme lus. Notez qu'il est possible d'utiliser ce marquage comme critère de tri, et surtout d'affichage. Ainsi n'apparaîtront à l'écran que les mails fraîchement arrivés, ou au contraire les anciens. Cette option se dissimule dans l onglet Affichage. Envoyer des photos avec Windows Live Mail Envoyer des photos par mail est une chose facile : il suffit de joindre en pièce attachée dans le message les images en question. En revanche, la présentation est toujours hasardeuse. Les équipes de Microsoft ont eu la bonne idée de réfléchir à la question et de proposer un outil permettant aux destinataires de visualiser vos clichés très facilement. Attention : Pour que votre destinataire puisse visualiser les images en grand format sous forme de diaporama, vous devez être identifié sous un compte Windows Live avant d'envoyer le courrier. Dans le cas contraire, votre correspondant ne recevra que les vignettes de vos photos. Pour envoyer des photos avec Live Mail, cliquez sur le bouton Message photo du Ruban. Une fenêtre d'exploration vous permet directement de sélectionner sur votre ordinateur les photos que vous voulez envoyer. Vos photos sont alors automatiquement jointes à votre nouveau message, dans une mise en page que vous pouvez affiner. 19

20 Désactiver le volet de visualisation (lecture) des messages Vous pouvez désactiver le volet de visualisation des messages, pour éviter l'affichage (et donc l'ouverture) d' dès sa simple sélection dans la boîte de réception. Une fonction bien utile pour éviter une infection virale par simple affichage d'un mail vérolé ou une validation de votre adresse par les mouchards contenus dans les Spams. Ou tout simplement pour afficher plus largement votre liste de messages. Déroulez l onglet Affichage et sélectionnez Volet de lecture. Cocher l option Désactivé. Désormais seule la liste des messages s'affiche dans le volet principal du logiciel. Pour afficher un message, double-cliquez simplement sur son nom dans la liste. Ajouter des correspondants au volet des favoris ou dans le bureau Les Favoris et les Liens (volet des favoris) d'internet Explorer accueillent des liens vers vos sites préférés, mais il est aussi possible d'y intégrer des raccourcis pour envoyer directement des messages à vos correspondants habituels. Contrairement aux signets, qui s'ajoutent automatiquement, vous devez dans ce cas créer manuellement un raccourci vers le correspondant. Clic droit et choisissez Nouveau puis Raccourci. Dans la fenêtre Création d'un raccourci, indiquez dans la zone Ligne de commande la référence à votre correspondant précédée de mailto: Ex : Cliquez sur le bouton Suivant et attribuez un nom explicite au raccourci, Monsieur X par exemple. Validez en cliquant sur le bouton Terminer. Remarque : il peut être utile de placer le sujet du message dans le raccourci. Créez votre raccourci et ajoutez?subject= plus le sujet par défaut de la lettre à envoyer. Ex : vous envoi le Bilan du mois de 20

21 Affecter une priorité à un Parfois, vous avez intérêt à indiquer clairement que le message que vous envoyez est important, pour que le destinataire puisse le traiter de façon urgente. À cette fin, vous pouvez accorder à votre courrier une priorité élevée. De même, si vous jugez que votre message est d'importance très relative, vous pouvez lui affecter une priorité faible. Quelles sont les différentes priorités disponibles? Un peut se voir attribuer 5 niveaux de priorité (priority en anglais) : Maximale ou Urgent (highest) Haute (high) Normale (normal) Basse ou faible (low) Minimale (lowest) Dans certains logiciels de messagerie (comme Windows Live Mail et Outlook) ou certains Webmails, seuls 3 niveaux sont proposés : Haute (high) Normale (normal) Basse ou faible (low) Par défaut, lors de la rédaction des nouveaux messages, la priorité est fixée à Normale. La priorité est une information à l'intention du destinataire, qui indique l'urgence du message. Elle n'a aucune influence sur la vitesse d'acheminement du courrier. Affecter une priorité à un message dans Windows Live Mail Dans Live Mail, un courrier de priorité haute est signalé dans la liste des messages par un point d'exclamation ( ). Un courrier de priorité basse est identifié par une flèche vers le bas ( ). Pour assigner une priorité différente dans Live Mail, cliquez sur le bouton Priorité haute ou Priorité basse dans le Ruban de la fenêtre de rédaction du message. 21

22 Classer un message Comme précisé précédemment, les messages à la réception sont placés dans la «Boîte de réception». À la lecture de certains, il peut être utile de les reclasser dans un dossier particulier pour les conserver. Vous devez pour cela créer d'abord un dossier pour les classer. Un clic droit sur la Boîte de réception vous trouverez l'option Nouveau dossier. Lorsque vous cliquez sur cette option, une nouvelle fenêtre s'ouvre. Vous devez préciser le nom du nouveau dossier. Si vous cliquez sur un dossier déjà existant il crée un sous-dossier. Une fois que vous cliquez sur le bouton OK, le nouveau dossier apparaît dans la liste de vos dossiers (à gauche). Vous pouvez maintenant classer des messages dans ce dossier en sélectionnant le message et en glissant ou en utilisant l'option Déplacer vers un dossier ou Copier dans le dossier avec un clic droit sur le message à déplacer. On peut aussi créer un filtre pour classer automatiquement certains messages dès leur arrivée. Les dossiers ayant des messages nouveaux ou non lus apparaissent en gras dans la liste des dossiers à droite. Gestion des éléments supprimés Par défaut, les messages supprimés sont stockés indéfiniment dans le répertoire Eléments supprimés. Ils y restent jusqu'à ce que vous pensiez à le purger d'un clic droit vengeur (clic droit sur la corbeille en question, et "Vider le dossier Eléments supprimés" du menu contextuel). Vous pouvez aussi utiliser la petite croix qui se trouve à gauche du dossier en question. Cependant, pour réduire l'encombrement sur votre disque dur, il est possible d'automatiser ce processus. Bien sûr, une fois la vidange effectuée, plus moyen de faire machine arrière. Déroulez l onglet Principal/ Options / Courriers / et basculez sous l'onglet Avancé, bouton Maintenance. Cochez la case Vider les messages du dossier Eléments supprimés en quittant et validez d'une pression sur Fermer. 22

23 Créer une règle de message dans Windows Live Mail Classer automatiquement les mails dans des dossiers, expédier directement à la corbeille les publicités, mettre en valeur les messages importants : Les règles de message (ou de tri) vous permettent de mieux vous organiser dans la gestion quotidienne de votre courrier électronique. Déroulez l onglet Dossiers, puis sélectionnez Règles de message et Règles du Courrier... S'il ne s'agit pas de la première règle créée, cliquez sur le bouton Nouveau... dans la fenêtre qui s ouvre. S'il s'agit de la première règle que vous créez, l'assistant démarre automatiquement. Dans le premier cadre (Sélectionnez une ou plusieurs conditions), vous allez préciser la méthode de sélection des s auxquels s appliquera le filtre. Vous pouvez ainsi identifier un courrier d'après son expéditeur, d'après des mots contenus dans l'objet ou dans le corps du message, etc. (déroulez la liste pour visualiser toutes les méthodes de sélection). Vous pouvez sélectionner plusieurs conditions. Vous choisirez plus tard si les critères de sélection doivent être observés simultanément ou non. Dans le second cadre (Sélectionnez une ou plusieurs actions), vous choisissez le type d'action appliquée aux s sélectionnés par le filtre. Vous pouvez déplacer le message dans un dossier particulier, supprimer le message, le transférer, etc (déroulez la liste pour visualiser toutes les actions autorisées). Vous pouvez appliquer simultanément plusieurs actions. Le troisième cadre (Description de la règle) vous permet de préciser les critères de sélection et les actions associées. Cliquez sur un lien souligné en bleu pour préciser les règles. Un clic sur contient des mots spécifiques vous permet ainsi d'entrer la liste de mots qui servira à identifier le message. Si vous avez plusieurs conditions, un clic sur le lien "et" vous permet de choisir entre "et" (tous les critères doivent être observés) ou "ou" (au moins un des critères doit être observé). Au fur et à mesure que vous précisez les critères, la description de la règle s'affine : Le dernier cadre vous permet de donner un nom à la règle définie. Pour valider, cliquez sur le bouton OK. Vous pouvez créer une nouvelle règle à partir d'une règle existante avec la fonction «copier». Cette option est très utile lorsque vous souhaitez créer une règle proche d'une règle existante. 23

24 Bloquer les expéditeurs indésirables avec Windows Live Mail Vous recevez quantité de publicité, courriers non sollicités et autres spams? Vous êtes harcelé par un interlocuteur? La fonction de blocage des expéditeurs indésirables de Live Mail vous soulagera en partie de ce fléau. Vous pouvez utiliser et d entretenir une liste d expéditeurs bloqués : tout message provenant d'une adresse figurant dans cette liste sera directement expédié à le répertoire courrier indésirable. Si vous voulez proscrire l'émetteur d'un message indésirable, affichez un de ses messages puis déroulez le menu contextuel et cliquez sur Courrier indésirable puis Ajouter l'expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués. Vous pouvez aussi, si vous sélectionnez le message dans une liste, cliquer du bouton Courrier indésirable de l onglet Accueil. Notez que si vous voulez bloquer tout message issu du nom de domaine de l'expéditeur (tout ce qu'il y a après vous pouvez choisir Ajouter le domaine de l'expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués. Modifier la liste des expéditeurs indésirables Si vous voulez modifier la liste des expéditeurs bloqués, Déroulez l onglet Principal / Options / Options de sécurité... et affichez l'onglet Expéditeurs bloqués... Vous pourrez à cet endroit ajouter, modifier ou supprimer des adresses. Vous pouvez à cet endroit décider de renvoyer les messages bloqués à leur expéditeur et de tenter de vous désinscrire automatiquement de la liste des abonnés si le message est une lettre d'information. Cochez pour cela les options correspondantes. 24

25 Utiliser le filtre antispam de Windows Live Mail Windows Live Mail est muni d'un outil antispam pour trier automatiquement vos courriers des messages non sollicités. Apprenez à vous en servir! Lorsque vous recevez un pourriel, vous devez le signaler au logiciel pour qu'il le place en quarantaine et qu'il améliore ses critères de filtrage. Sélectionnez donc le message non sollicité dans la liste puis cliquez sur le bouton Courrier légitime dans le ruban et choisissez l action désirée. Vous pouvez également réaliser cette opération dans le menu contextuel avec un clic droit de votre souris sur le message en question. Une fois que vous avez cliqué, le message est déplacé dans le dossier Courrier indésirable (Junk ) associé à votre compte. Vous pouvez y retrouver tous les courriers identifiés comme spam par le logiciel. Pour voir si le logiciel n'a pas commis d'erreur et identifié comme indésirable un courrier électronique normal, vous devez vous rendre de temps en temps dans le dossier Courrier indésirable (Junk ). Cliquez donc sur l'icône du dossier dans le volet de gauche et parcourez rapidement la liste des messages. Si l'un des courriers n'a rien à faire là, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton Courrier légitime / Ajouter l expéditeur autorisés. Le courrier en question est automatiquement déplacé dans la boîte de réception de votre compte. Une fois que vous avez vérifié tous les messages, il est conseillé de vider ce dossier. Cliquez pour cela sur la petite croix qui apparaît au niveau du dossier dans le panneau de gauche. Modifier les options de l'antispam Pour modifier les options de l'antispam, cliquez sur le bouton Courrier légitime sélectionnez Options de sécurité. Dans l'onglet Options, vous pouvez déterminer le niveau de filtrage. Si vous voulez transmettre pour analyse les spams détectés par le logiciel aux équipes de Microsoft, cochez l'option Signaler le courrier indésirable à Microsoft et ses partenaires. Dans l'onglet International, vous pouvez bannir automatiquement les adresses provenant d'un domaine de premier niveau (tous les messages émis par des adresses en.ru par exemple). Vous pouvez aussi bloquer des messages selon leur type de codage (chinois, cyrillique, hébreu, etc.). Prenez garde à bien paramétrer le logiciel si vous utilisez ses options assez radicales. 25

26 Enfin dans l'onglet Expéditeurs autorisés, il est bon de cocher l'option Ajouter automatiquement les personnes auxquelles j'envoie un message électronique à la liste des expéditeurs autorisés. Cela vous permettra de créer une liste blanche qui vous évitera d'éventuelles erreurs de filtrage. Accusé de réception Vous voulez vous assurer que votre correspondant recevra un courrier particulièrement important que vous lui envoyez? Demandez-lui un accusé de réception, ou, dans le langage Microsoft, une "confirmation de lecture". 1. Au cas par cas Vous pouvez d abord demander un accusé de réception au cas par cas. Dans la fenêtre de composition du message, cochez la case confirmation de lecture. 2. Pour tous les messages Pour demander un accusé de réception systématique pour tous les messages que vous émettez, cliquez sur l onglet Principal / Options / Courriers. Dans l onglet Confirmations de lecture, cochez la case Demander une confirmation de lecture pour tous les messages envoyés. Au même endroit, vous pouvez choisir la façon dont vous réagirez face aux correspondants qui vous demanderont un accusé de réception. Pour ne pas vous embêter, vous pouvez opter pour les options Ne jamais envoyer de confirmation de lecture ou Toujours envoyer une confirmation de lecture. Si vous préférez décider au cas par cas, gardez Me demander avant d'envoyer une confirmation de lecture. 26

27 Visualiser les en-têtes et le code des messages avec Windows Live Mail Vous avez reçu un message, et vous aimeriez bien voir ce qu il contient pour l analyser : Le détail des entêtes, le codage utilisé, le code HTML, etc. Accédez tout d abord aux propriétés du message en question. Vous pouvez le sélectionner dans la liste des messages, cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Propriétés. Dans l onglet Détails de la fenêtre des propriétés, vous pouvez tout d abord visualiser les en-têtes du message. Pour afficher la source, cliquez sur le bouton Source du message... Afficher des flux RSS dans Windows Live Mail Bonne nouvelle pour tous les amateurs d'actualité : Live Mail leur permet de s'abonner aux flux RSS de leur site Web et blogs préférés et de le consulter. Affichez tout d'abord la section RSS en cliquant sur l'icône Flux RSS en bas du panneau de gauche. Pour ajouter un nouveau flux, cliquez sur le bouton Flux RSS dans le ruban Dans la fenêtre de dialogue qui s'ouvre, tapez (ou collez) l'adresse URL du flux désiré dans le champ prévu à cet effet. Validez en cliquant sur le bouton OK. Les informations sont alors chargées par Live Mail et s'affichent sous forme de liste. Vous pouvez cliquer sur un titre pour voir la description, puis sur le lien Consulter en ligne pour aller voir sur le Web la page correspondante. 27

28 Le Carnet d adresses (Contacts) Grâce à votre carnet d'adresses, vous pouvez stocker les adresses , les adresses personnelles et professionnelles, les numéros de téléphone et de fax, sur les membres de votre famille, ami(e)s, professionnelles, et y accéder directement par le biais de votre carnet d'adresses. L'utilisation de Live Mail n'implique pas l'abandon de votre ancien carnet d'adresses. Vous pouvez importer votre carnet d'adresses personnel depuis plusieurs programmes de messagerie courants tels que : Exchange, Eudora, Outlook Express, Outlook, Thunderbird et tout autre programme capable d'exporter des fichiers CSV (valeurs séparées par des virgules) et/ou en Carte de visite (.VCF). Pour accéder à cette fenêtre : Affichez les contacts en cliquant sur l'icône Contacts en bas dans le panneau de gauche. Insérer un nouveau contact Pour insérer un nouveau contact dans votre carnet d adresses, cliquez sur le bouton Contact. Introduisez les informations relatives à la personne dans les différents champs. Seuls deux champs ne peuvent être vides : Un identifiant (ex : prénom) et l adresse . Pour créer un nouveau groupe (Catégorie), cliquez sur le bouton Catégorie. Donnez un nom à votre groupe puis sélectionnez les membres. L'intérêt d'un groupe de destinataires est multiple : Plus rapide de choisir un groupe contenant 10 personnes que de choisir 10 destinataires différents. Plus sûr de sélectionner un groupe (1 seule ligne) que 10 lignes différentes de destinataires Plus à jour : Le groupe évolue, en fonction des personnes est supprimées et/ou ajoutées. Qui dit saisir un nouveau contact dans le carnet d'adresses, dit possibilité de «fôtttes» de frappe ou «d'hortograffe». Lorsque vous recevez un message d'un destinataire que vous voulez ajouter à votre carnet d'adresses, il existe une méthode simple, rapide et fiable de l'ajouter au carnet d'adresses. Pour cela, utilisez le bouton droit de la souris. Ouvrez le message dont vous voulez ajouter le(s) destinataire(s) à votre carnet d'adresses. Clic droit sur le nom puis choisissez Ajouter l expéditeur aux contacts. Avec cette méthode l'adresse est celle du destinataire, sans erreur possible. Alimenter automatiquement le carnet d'adresses de Windows Live Mail Vous avez la flemme d'entrer les adresses électroniques de vos correspondants dans le carnet d'adresses? Faites donc appel à une fonction extrêmement pratique qui vous permet d'ajouter automatiquement dans votre carnet les adresses des correspondants auxquels vous avez répondu plusieurs fois. Bouton Principal / Options / Courriers. Onglet Envoi. Cochez l'option «Placer les personnes auxquelles j'ai répondu trois fois dans mon carnet d'adresses». Validez en cliquant sur le bouton OK. Dès que vous aurez répondu 3 fois à un correspondant, son nom et son adresse iront ainsi remplir le carnet d'adresses. 28

29 Destinataires multiples d'un mail Petit rappel pour envoyer un même message à plusieurs personnes, vous n'êtes pas obligé de composer autant de fois le mail qu'il y a de destinataires... La première solution consiste à saisir dans le champ "À :" les adresses mails de vos destinataires, les unes à la suite des autres séparées par des points-virgules. Vous pouvez affiner la manipulation en établissant une hiérarchie dans cet envoi groupé. Il s'agit d'envoyer le message à un correspondant principal (donc via le champ "À :") et d'en adresser une copie conforme à d'autres destinataires. Pour ce faire on saisira leur adresse dans le champ "Cc :", pour "Copie carbone". Un mail présente rigoureusement le même aspect qu'il ait été posté via la commande À : ou Cc : mais cela indique au destinataire si l'on attend expressément une réponse, ou si on lui adresse le message à titre d'information. Pour x raisons, on peut souhaiter que les multiples destinataires d'un mail ne sachent pas qu'il s'agisse d'un courrier groupé. Exemple typique : les s de vœux. Pour que chacun ait l'impression que vous lui avez adressé un unique et personnalisé, alors même que vous envoyez le message aux 300 personnes de votre carnet d'adresses, il vous faudra saisir les adresses dans la troisième zone de saisie : Cci, pour copie carbone invisible. Ne pas inclure les messages d'origine Par défaut, lorsque l'on répond à un via la commande "Répondre", Votre logiciel reprend l'intégralité du message d'origine. L'intérêt de mettre une réponse dans son contexte est évident, cependant si pour une raison ou pour un autre, vous souhaitiez toujours partir d'un vierge, il vous suffirait de procéder comme suit : Bouton Principal / Options / Courriers. Onglet Envoi. Décochez la case "Inclure le message d'origine dans la réponse". 29

30 Interroger sa messagerie de n'importe où Vous avez 2 (ou plus) de comptes un à la maison, un autre au travail par exemple. Vous désirez interroger votre compte professionnel chez vous. A savoir : par défaut les messages que vous récupérez seront retirés du serveur de messagerie (là où sont stockés vos messages). Vous récupérez un message de votre boîte aux lettres professionnelle chez vous. Le message est donc sur votre poste personnel et non récupérable de votre travail. Pour éviter ceci, il suffit de préciser de laisser les messages sur le serveur. Pour ce faire : Ouvrez, l onglet Principal /Options / Comptes de messagerie. Cliquez sur les Propriétés du compte. Vous arrivez sur les propriétés de votre compte . Cliquez sur Avancé. Cochez Conservez une copie des messages sur le serveur. Cochez également Supprimer du serveur après X jour(s) pour ne pas surcharger le serveur. Vous recevrez donc deux fois les messages. Une fois chez vous et une fois au travail. Sauvegardez votre carnet d adresses Ouvrez les Contacts de Live Mail, sélectionnez le bouton Exporter. Vous avez le choix entre 2 formats : Carte de visite (.VCF) ou Valeurs séparées par des virgules (.CSV). Au format Carte de visite, chaque contact est enregistré dans un fichier différent. Importer un carnet d adresses avec Windows Live Mail Si vous avez besoin de retrouver votre liste de correspondants habituels (contacts). Live Mail vous permet de récupérer votre ancien carnet d'adresses. Ouvrez les Contacts de Live Mail, sélectionnez le bouton Importer. Précisez le format du carnet d'adresses que vous voulez importer. Il vous sera demandé de sélectionner un ou plusieurs fichiers sur votre disque dur. 30

31 Effectuer une sauvegarde des paramètres de vos comptes. Vous changez d ordinateur? Vous désirez garder en lieu sûr une copie de vos messages et de votre carnet d adresses? Faites une sauvegarde de vos données! Ouvrez, l onglet Principal /Options / Comptes de messagerie. Sélectionnez le compte que vous désirez sauvegarder puis cliquez sur Exporter. Le logiciel vous propose alors d enregistrer un fichier d extension.iaf sur votre disque dur. Stockez-le dans votre dossier de sauvegarde. Recommencez l opération pour tous vos comptes. Vous pourrez plus tard importer les paramètres en cliquant depuis la même fenêtre Comptes sur Importer (attention le mot de passe n est pas exporté). Sauvegardez vos messages Déroulez l onglet Principal / Exporter des messages. Sélectionnez un format d'exportation (au choix Microsoft Exchange ou Microsoft Windows Live Mail), cliquez sur le bouton Suivant, sélectionnez un répertoire sur votre disque dur (créez-en un si besoin). Windows Live Mail vous propose ensuite de sélectionner les dossiers à sauvegarder. Choisissez donc Tous les dossiers ou, si vous ne désirez que sauvegarder qu'une partie de vos messages, Dossiers sélectionnés. Dans ce dernier cas, à la souris, sélectionnez les dossiers choisis en maintenant la touche CTRL de votre clavier enfoncée. Cliquez sur Suivant. Pour réimporter les messages dans le logiciel, vous déroulerez l onglet Principal / Importer des messages. 31

32 Importer les messages d'un autre logiciel de messagerie dans Live Mail C'est décidé : vous adoptez définitivement Windows Live Mail pour gérer votre messagerie. Seulement, il vous faut récupérer vos messages de votre ancien logiciel de messagerie. Déroulerez l onglet Principal / Importer des messages. Live Mail vous liste tous les logiciels de messagerie dont il sait importer les messages : Outlook Express 6 (XP), Windows Mail (Vista) et Windows Live Mail bien entendu. Sélectionnez le logiciel duquel vous voulez importer les messages, puis cliquez sur le bouton Suivant. L'écran qui suit vous permet de confirmer ou de préciser le lieu de stockage des messages dudit logiciel. Une fois vérifié que le chemin d'accès est le correct, cliquez sur Suivant. Live Mail vous liste ensuite les dossiers et sous dossiers contenus dans le logiciel de messagerie source. Vous pouvez décider de tous les importer ou de n'en sélectionner que quelques-uns (laissez enfoncer la touche Ctrl pour sélectionner plusieurs dossiers). Cliquez sur Suivant. Live Mail réalise l'import et vous confirme le résultat dans un dernier écran. Cliquez sur Terminé. Les dossiers importés s'ajoutent aux dossiers locaux existants. 32

33 Mieux que«moïse» voici les 11 commandements pour vaincre le spam! Votre boîte mail déborde de messages sans intérêt envoyés par des inconnus? Ne vous laissez pas envahir! Les publicitaires, les petits malins n'éprouvent aucun scrupule à vous inonder de courriers non sollicités. On appelle ça le spam! Règle n 1 : Faire le mort Ne pas répondre à un message non sollicité même si en apparence, la possibilité de se désabonner vous est offerte. Un spammeur qui a le sentiment d'avoir ferré un gogol, ne lâche jamais sa prise. Qu'on vous propose d'investir, de souscrire un prêt à taux zéro, de découvrir un annuaire de sites x gratuits, adoptez toujours la même ligne de conduite : faites la sourde oreille, c'est le meilleur moyen de vous faire oublier, ou du moins de ne pas recevoir encore plus de spam. Autre précaution indispensable, soyez le plus discret possible lorsque vous vous exprimez en ligne. Sachant que c'est essentiellement sur le Web (Forum, Blog, Facedebouc ) que les spammeurs récoltent les adresses de leurs victimes, abstenez-vous d'indiquer votre partout. Règle n 2 : se méfier des cases à (dé)cocher La plupart des sites Web professionnels exigent quelques renseignements de votre part avant de vous laisser accéder au contenu. Qu'il s'agisse de mieux vous connaître ou de vous offrir une prestation personnalisée, cette pratique n'a en général d'autre visée que de mieux vous servir. En général seulement. C'est pourquoi il convient d'être prudent. De même qu'on ne devrait jamais signer un contrat sans prendre connaissance de son contenu, il est vivement recommandé de lire attentivement les mentions (parfois microscopiques) qui accompagnent les formulaires d'inscription. Sur le web, il existe deux grandes écoles en matière de récolte des données personnelles. Certains sites pratiquent l'opt-in, en d'autres termes, l'engagement volontaire. D'autres l'inverse ou opt-out. La première technique consiste à vous demander de cocher une case pour recevoir régulièrement des informations provenant du site visité. En clair, on vous propose, mais on ne vous force pas la main. A priori, les sites qui pratiquent l'opt-in se montrent respectueux du consommateur. Gardez-vous cependant de cocher l'autre case, celle qui fait mention des sites partenaires... Beaucoup moins visible, la technique de l'opt-out consiste à pré-cocher les cases. A vous de décocher si vous ne souhaitez rien recevoir. Bien sûr, vous avez toujours le choix et votre inscription reste volontaire puisque en dernier ressort, c'est vous qui pressez le bouton de validation. Cependant, les concepteurs de ces formulaires comptent bien sur votre distraction et pourront par exemple brouiller les pistes avec des intitulés encore plus tordu, par exemple :"cocher pour ne rien recevoir"... Au final, opt-in ou opt-out, le seul mot d'ordre qui tienne la route reste de bien lire avant de renseigner quelque formulaire que ce soit. Règle n 3 : avoir au moins deux adresses mail Quel que soit votre fournisseur d'accès, il est probable que ce dernier vous propose au moins une adresse mail sous la forme, adresse dont vous avez fait votre boîte aux lettres principale. Ne jamais communiquer cette adresse sur le Web ou sur des forums. Une fois cette boîte aux lettres infestée par le spam, c'est la croix et la bannière pour en ouvrir une nouvelle auprès de votre fournisseur d'accès. La meilleure des solutions consiste à disposer d une autre adresse, celle que vous utiliserez pour vous identifier sur le Web, ou dans les groupes de discussion. Outlook, Inbox,... de nombreux services gratuits autorisent la création de boîtes aux lettres multiples. La nuisance est alors minime, il vous suffira de relever votre courrier de temps à autre, pour vous assurer qu'aucune communication d'importance n'y figure. Si d'aventure cette adresse venait à crouler sous le spam au point d'être inutilisable, il vous suffirait d'en créer une nouvelle, en prenant la peine de supprimer l'ancienne, par égard pour le fournisseur. 33

34 Règle n 4: utiliser la fonction "indésirable" Live Mail, comme d'ailleurs la plupart des logiciels de messagerie et même certains services de Webmails, offrent la possibilité de bloquer l'accès de sa messagerie aux expéditeurs que l'on juge indésirable. Avec Live Mail, la mesure est assez radicale, les s de la personne en question étant systématiquement supprimés, mais elle a le mérite d'être simple à mettre en œuvre. Cette fonction ne peut bien entendu pas vous prémunir des spammeurs non identifiés, mais sitôt un expéditeur dans votre collimateur, vous n'aurez plus vent de son existence, du moins pas tant que ce dernier utilisera la même adresse. Règle n 5 : ne télécharger que les en-têtes des mails Pour limiter ce coût, et surtout pour réduire considérablement le temps perdu à télécharger du spam, il existe heureusement une petite parade : Au lieu de télécharger systématiquement l'intégralité des mails, vous n'allez plus en prélever qu'un échantillon. Explication : un mail comporte deux parties. D'un côté le message proprement dit, ce qu'on appelle le corps du mail, de l'autre, l'en-tête qui contient l'adresse de l'émetteur, du destinataire, l'objet du message, et toutes sortes d'informations techniques relatives à l'acheminement du courrier électronique. L'idée est de ne télécharger que ces en-têtes, car bien souvent, l'objet d'un message, ou l'adresse de son émetteur suffit à l identifier. La plupart des logiciels de messagerie récents, Outlook, Outlook Express, (à partir de la version 6) ou Eudora, Live Mail par exemple, permettent de ne récupérer que les en-têtes des mails reçus. Ils apparaissent dans la boîte de réception, exactement sous la même forme qu'un quelconque mail, à la différence que vous ne disposez que du nom de l'émetteur et de l'objet du message. Il suffit alors de spécifier, au cas par cas (ou bien sûr en sélectionnant plusieurs mails à la fois), si vous souhaitez télécharger le reste du message, le laisser sur le serveur de messagerie pour un traitement ultérieur, ou le supprimer définitivement. Règle n 6 : bien choisir mots clés et critères de tri Choisir les mots clés à insérer dans ses règles de tri n'est pas une mince affaire. Il s'agit de ratisser suffisamment large pour écarter le plus de spam possible, mais pas trop, faute de quoi, même les messages "sérieux" et attendus, pourraient bien finir à la corbeille. Ainsi, la vraie question n'est pas tant d'identifier les termes caractéristiques des messages importuns, que de déterminer jusqu'où vous pouvez aller pour ne pas jeter les bons messages. Règle n 7 : alerter les autorités compétentes Ne vous faites pas trop d'illusions, il n'est pas toujours facile de bloquer les spammeurs qui changent sans cesse d'adresse, et encore, quand ils en indiquent une authentique. Cependant, on aurait tort de ne pas essayer. Vous pouvez contacter par mail l ISP de votre correspondant indésirable en lui envoyant une copie du message pour que celui-ci "fasse la police", les fournisseurs d'accès respectant en général les règles de la Netiquette ("code de bonne conduite" sur Internet). Exemple pour Belgacom Skynet : Règle n 8 : travestir son adresse Voici sans doute l'astuce la plus simple de mise en œuvre, mais peut-être aussi la plus contraignante pour vos correspondants. Elle n'a de sens que pour les internautes qui participent activement dans les groupes de discussion, ou sur les forums du Web. Au lieu de signer de son adresse comme c'est la norme, il s'agit tout bêtement de lui accoler une mention annexe facile à identifier, par exemple "nospam-" "mentionaretirer-". Ce qui reviendra à libeller votre adresse électronique ainsi N'hésitez pas le cas échéant à glisser une brève notice explicative dans votre signature. Ainsi, vos correspondants comprendront que pour vous écrire il leur faudra supprimer manuellement le préfixe superflu, chose dont les logiciels utilisés par les spammeurs sont bien entendu incapables. Ces derniers prenant en compte l'intégralité de la chaîne de caractères et donc dans le cas présent une adresse invalide, vous gagnerez, outre la tranquillité, le plaisir de polluer la base de données des pollueurs. 34

35 Règle n 9 : Installez un logiciel Antivirus, un Firewall, un AntiSpam Il est possible que des spams soient envoyés à votre insu par un spammer qui usurpe votre connexion, via un troyen. Il n en reste pas moins que c est vous qui êtes considéré comme responsable aux yeux de la loi. Règle n 10 : Rejeter systématiquement les demandes de confirmation de lecture Dans un message, il est possible de joindre une demande de confirmation de lecture. Cela équivaut à un accusé de réception. On comprend bien l'intérêt de cette option, cependant, certains en abusent et la façon dont la demande d'accusé se manifeste (une boîte de dialogue jaillit au premier plan) est pour le moins irritante. Heureusement, il est possible de gérer automatiquement ces demandes, soit pour les rejeter systématiquement, soit pour envoyer les confirmations de façon transparente. Règle n 11 : Éviter la pollution du carnet d'adresses Par défaut, la plupart des logiciels de messagerie ajoutent tout nouveau destinataire au carnet d'adresses après trois réponses. Associé à la fonction de saisie semi-automatique qui complète les adresses en cours de frappe, cette option s'avère plutôt productive, cependant, il est possible de la désactiver, par exemple si l'on est maniaque quant à la "propreté" de son carnet, ou encore que l'on ne souhaite pas y voir figurer certains noms. 35

36 Signer numériquement un message avec Windows Live Mail Vous voulez que votre destinataire soit assuré que vous êtes bien l'expéditeur du message qu'il vient de recevoir? Signez numériquement votre message! Ouvrez une fenêtre de rédaction de message, pour signer numériquement le message, déroulez l onglet Options, puis cliquez sur Signer numériquement. Un label vient s'afficher à droite dans la partie supérieure de la fenêtre. Votre message sera signé numériquement à l'envoi. Obtenir un ID S'il s agit de votre premier envoi signé numériquement, Live Mail vous proposera à l'envoi du message d'obtenir un identificateur numérique (ID). Cliquez sur le bouton Obtenir un ID dans la fenêtre qui s'affiche. Le logiciel vous renvoie sur une page du site Microsoft.com proposant une explication de l ID numérique. Je vous conseille de vous rendre cependant des sites qui proposent des certificats d'identification numérique gratuits. Pour trouver ceux-ci tapez : free certificates dans Google. Une fois le certificat créé et installé, Ouvrez, l onglet Principal / Options / Comptes de messagerie. Affichez les paramètres de votre compte et rendez-vous dans l'onglet Sécurité. Dans la section Certificat de signature, sélectionnez votre certificat en cliquant sur le bouton Sélectionner... puis validez en cliquant sur OK. N.B. : Pour pouvoir utiliser une identification numérique, il faut que l'adresse de messagerie de votre identification numérique corresponde à l'adresse de votre compte de messagerie. Si vous utilisez plusieurs comptes de messagerie, vous devrez disposer d'une identification numérique différente pour chacun des comptes. Quand votre correspondant recevra votre mail signé, son logiciel l'identifiera par une icône spécifique. Windows Live Mail le signale par exemple par l icône. 36

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