Allocation de subsistance

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1 Allocation de subsistance Admissibilité Les députés de l extérieur de Winnipeg ont droit à un remboursement de leurs frais de résidence temporaire et frais de subsistance autorisés dans les cas suivants : a) la résidence principale du député est située à l extérieur d un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif et le député possède une résidence temporaire à Winnipeg; ou b) la résidence principale du député est située à Winnipeg et le député possède une résidence temporaire située dans sa circonscription à l extérieur d un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif; ou c) le député possède et occupe une résidence à Winnipeg ainsi qu une résidence située à l extérieur d un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif et a désigné une de ces résidences comme résidence temporaire au titre de l allocation de subsistance; ou d) la résidence principale du député est située à l extérieur de Winnipeg, mais dans un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif, et le député a un handicap ou une déficience physique qui fait que la Commission de régie de l Assemblée législative (la Commission) estime raisonnable qu il ait une résidence temporaire ou secondaire à Winnipeg. Veuillez consulter l annexe 17 Carte de la région située dans un rayon de 50 kilomètres du Palais législatif (région désignée), dans la liste des annexes du Guide. Si vous êtes admissible à l allocation de subsistance et que vous n avez pas encore de résidence temporaire à Winnipeg ou que vous serez sans résidence temporaire pendant une période intérimaire, vous pouvez demander un remboursement de vos frais de séjour à Winnipeg au titre de l allocation de subsistance de remplacement. Les députés qui demandent un remboursement au titre de l allocation de subsistance ne peuvent demander de remboursement au titre de l allocation de subsistance de remplacement dans le même mois. Veuillez consulter le chapitre 8 Allocation de subsistance de remplacement. Guide sur les allocations des députés 7-1

2 Si vous êtes admissible à l allocation de subsistance mais préférez effectuer des trajets quotidiens plutôt qu établir une résidence temporaire à Winnipeg, vous pouvez choisir de demander le remboursement de vos frais au titre de l allocation de trajets quotidiens avant le 1 er avril de chaque année ou au moment de votre élection initiale en tant que député. Les députés qui demandent un remboursement au titre de l allocation de subsistance ne peuvent demander de remboursement au titre de l allocation de trajets quotidiens dans le même mois. Veuillez consulter le chapitre 6 Allocation de trajets quotidiens. Un député a droit à une allocation de subsistance à partir de son élection jusqu à sa démission ou à la dissolution de l Assemblée. Le député doit être déclaré élu par Élections Manitoba avant de présenter une demande de remboursement des frais autorisés. Pour en savoir plus long sur les incidences de la dissolution sur l allocation de subsistance, veuillez consulter la partie du Guide qui y est consacrée. Allocation L allocation de subsistance englobe les frais de résidence temporaire et les frais de subsistance qui suivent : Frais de résidence temporaire Vous avez le droit de demander le remboursement de vos frais de résidence temporaire jusqu au montant maximal admissible par mois. Ces frais doivent se rapporter à une résidence temporaire ou secondaire à Winnipeg, ou encore dans votre circonscription si votre résidence permanente se trouve à Winnipeg. Frais de subsistance Mois avec session - Vous avez le droit de demander le remboursement de vos frais de subsistance jusqu à concurrence du montant plus élevé établi pour un mois avec session et pour deux mois sans session de votre choix. Un «mois avec session» est tout mois au cours duquel l Assemblée siège pendant au moins une journée. Aux fins d établissement de l allocation de subsistance, il s agit de tout mois au cours duquel un comité spécial ou permanent siège. Il convient de noter que la Commission de régie de l Assemblée législative n est pas considérée comme un comité spécial ou permanent. Le Bureau des allocations des députés vous enverra une formule sur laquelle vous désignerez les deux mois sans session additionnels de votre choix au moment de l ajournement de la première session de l exercice financier ou, en cas d élections, après votre élection comme député. 7-2 Guide sur les allocations des députés

3 Veuillez consulter l annexe 18 - Désignation de mois additionnels, dans la liste des annexes du Guide. Mois sans session - Pour chaque mois sans session ou l un des deux mois désignés, vous avez le droit de demander le remboursement de vos frais de subsistance jusqu à concurrence du montant maximal moins élevé établi pour chaque mois où l Assemblée législative ne siège pas. Cela ne s applique toutefois pas au président de l Assemblée, aux chefs des partis d opposition et aux membres du Conseil exécutif, qui peuvent demander le remboursement de leurs frais de subsistance jusqu à concurrence du montant maximal établi pour chaque mois ou l Assemblée législative siège, même pendant les mois sans session. Les députés doivent remplir une déclaration d admissibilité à l allocation de subsistance avant de demander le remboursement des frais de résidence temporaire et des frais de subsistance. Les déclarations dûment remplies doivent être transmises au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Veuillez consulter l annexe 19 - Déclaration d admissibilité à une allocation de subsistance (résidence principale à l extérieur de la région désignée) et l annexe 20 Déclaration d admissibilité à une allocation de subsistance (résidence principale à Winnipeg) dans la liste des annexes du Guide. Un tableau intitulé «Allocations admissibles pour l exercice financier» se trouve au début du Guide et indique les montants maximaux annuels se rapportant aux frais de résidence temporaire et aux frais de subsistance. Nota Pour tout mois où vous avez décidé de ne pas demander de remboursement de vos frais de résidence temporaire et frais de subsistance au titre de l allocation de subsistance, vous pouvez demander un remboursement de vos frais de séjour au titre de l allocation de subsistance de remplacement. Veuillez consulter le chapitre 8 Allocation de subsistance de remplacement, pour connaître quels sont les critères d admissibilité et les frais de subsistance de remplacement. Calcul des montants Montants calculés le 1 er avril Le montant de l allocation de déplacement de chaque député est établi le 1 er avril de chaque exercice financier. Ce montant ne fait pas l objet d un nouveau calcul pendant un exercice financier, même si la ligne directrice d augmentation de loyer établie en vertu de la Loi sur la location à usage d habitation change. Rajustement en fonction du coût de la vie Guide sur les allocations des députés 7-3

4 Frais de résidence temporaire Un rajustement en fonction du coût de la vie s applique au montant maximal mensuel le 1 er avril de chaque exercice financier. Le montant maximal mensuel est rajusté en fonction du pourcentage d augmentation de loyer établi dans la ligne directrice d augmentation de loyer établie en vertu de la Loi sur la location à usage d habitation et est arrondi au dollar près. Frais de subsistance Un rajustement en fonction du coût de la vie s applique aux montants maximaux mensuels avec ou sans session le 1 er avril de chaque exercice financier. Le rajustement se fait en fonction de l augmentation ou de la diminution en pourcentage de l indice des prix à la consommation au Manitoba au cours de l année civile précédente. Le montant rajusté est arrondi au dollar près. Calcul au prorata Dans le mois au cours duquel les nouveaux députés sont élus à une élection partielle ou générale, ils ont droit aux montants maximaux mensuels s appliquant aux frais de résidence temporaire et de subsistance. Les députés réélus sont considérés comme des députés tout au long d une période électorale et n ont droit qu au montant de leurs frais de résidence temporaire et frais de subsistance qu il leur reste pour le mois de leur réélection. Frais de résidence temporaire et frais de subsistance autorisés (A) ou (B) Les frais de résidence temporaire et les frais de subsistance autorisés de la catégorie A concernent les députés ayant une résidence permanente et une résidence temporaire (logement locatif). Les frais réclamés doivent se limiter à la résidence temporaire, qui peut être située à Winnipeg ou encore dans votre circonscription si votre résidence permanente se trouve à Winnipeg. Les frais de résidence temporaire et les frais de subsistance autorisés de la catégorie B concernent les députés possédant deux résidences (une résidence principale et une autre propriété). Les frais réclamés doivent se limiter à l autre propriété désignée comme résidence temporaire dans votre déclaration. Vous ne pouvez changer votre désignation pendant la période d allocation visée (exercice financier), sauf si vous cessez de posséder et d occuper la résidence désignée. (A) Frais de résidence temporaire Logement locatif 7-4 Guide sur les allocations des députés

5 Le coût réel des frais de résidence temporaire ci-dessous peut être réclamé jusqu à concurrence du montant maximal mensuel : Le loyer d un logement locatif. Assurez-vous d avoir une clause de résiliation avec préavis d au plus deux mois. Si vous cessez d être député, vous (ou votre succession) devenez responsable du paiement du loyer au bout des deux mois suivant celui au cours duquel vous avez cessé d être député. Les dépôts de garantie ne sont pas admissibles à un remboursement. Le stationnement s il n est pas compris dans le loyer. Les frais de location d un téléphone ou les frais liés à une ligne téléphonique, à un téléphone cellulaire ou à un BlackBerry, s ils ne sont pas réclamés au titre de l allocation de circonscription, à un service de réponse téléphonique et à l accès à Internet. Nota Les frais de téléphone peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais de services publics, y compris l électricité, l eau, le gaz et la câblodistribution. Les services d entretien ménager. Nota Les frais relatifs aux services d entretien ménager peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais de location des meubles. Les frais ayant trait à la location de meubles, notamment les frais d assurance et de nettoyage, s ils ne sont pas inclus dans les frais de location des meubles. Nota Les frais ayant trait à la location de meubles, notamment le frais d assurance et de nettoyage, peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais d assurance mobilière. Nota Les frais d assurance mobilière peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais de déménagement des effets ménagers au logement locatif ou du logement locatif. Nota Les frais de déménagement peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. (A) Frais de subsistance Logement locatif et Guide sur les allocations des députés 7-5

6 Les frais de subsistance peuvent être réclamés seulement s il s agit de frais personnels liés à l utilisation et à l occupation du logement locatif. Le coût réel des frais de subsistance ci-dessous peut être réclamé jusqu à concurrence du montant maximal mensuel : Les frais de nettoyage à sec. Les frais de services de blanchisserie et de laverie automatique. Les frais de repas au prix indiqué sur les reçus ou aux taux en vigueur dans la fonction publique. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître les taux des indemnités de repas en vigueur dans la fonction publique pour le Sud. Les dépenses d épicerie liées à la préparation d un repas, dont celles effectuées pour l achat d aliments et d accessoires servant à la préparation de repas, comme des contenants en plastique et du papier d aluminium. Le coût des accessoires de nettoyage comme les détergents, les brosses de récurage et les essuie-tout. Le coût des articles de maison comme la literie, le linge de maison, les serviettes et les petits électroménagers. Le coût des articles de maison achetés à l unité ou dans leur ensemble ne peut dépasser le seuil établi pour les biens en immobilisation en vertu de l allocation de circonscription. Veuillez consulter le tableau intitulé «Allocations admissibles pour l exercice financier» se trouvant au début du Guide pour connaître le seuil actuel. Le remboursement du coût d un article de maison peut se prolonger sur deux mois ou plus, mais si vous cessez d être député, le remboursement du solde doit être réclamé au cours du mois suivant. Les frais de location d un téléphone ou les frais liés à une ligne téléphonique, à un téléphone cellulaire ou à un BlackBerry, s ils ne sont pas réclamés au titre de l allocation de circonscription, à un service de réponse téléphonique et à l accès à Internet. Nota Les frais de téléphone peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les services d entretien ménager. Nota Les frais relatifs aux services d entretien ménager peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. 7-6 Guide sur les allocations des députés

7 Les frais d assurance mobilière. Nota Les frais d assurance mobilière peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais de déménagement des effets ménagers au logement locatif ou du logement locatif. Nota Les frais de déménagement peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. OU (B) Frais de résidence temporaire Résidence désignée comme seconde propriété Le coût réel des frais de résidence temporaire ci-dessous peut être réclamé jusqu à concurrence du montant maximal mensuel : Les taxes foncières. Les intérêts hypothécaires (pas le capital). Les frais de parties communes. Les frais de location d un téléphone ou les frais liés à une ligne téléphonique, à un téléphone cellulaire ou à un BlackBerry, s ils ne sont pas réclamés au titre de l allocation de circonscription, à un service de réponse téléphonique et à l accès à Internet. Nota Les frais de téléphone peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais de services publics, y compris l électricité, l eau, le gaz et la câblodistribution. Les frais d assurance liés à la résidence désignée. Nota Les frais d assurance peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les frais des réparations essentielles nécessaires afin que la résidence désignée conserve son intégrité structurale. Les frais liés à l usure normale de la résidence, comme l achat d un chauffe-eau, ne peuvent être réclamés. Les frais de rénovation ne peuvent être réclamés. (B) Frais de subsistance Résidence désignée comme seconde propriété et Guide sur les allocations des députés 7-7

8 Les frais de subsistance peuvent être réclamés seulement s il s agit de frais personnels liés à l utilisation et à l occupation de la résidence désignée. Le coût réel des frais de subsistance ci-dessous peut être réclamé jusqu à concurrence du montant maximal mensuel : Les frais de nettoyage à sec. Les frais de services de blanchisserie et de laverie automatique. Les frais de repas au prix indiqué sur les reçus ou aux taux en vigueur dans la fonction publique. Veuillez consulter l annexe 1 dans la liste des annexes du Guide pour connaître les taux des indemnités de repas en vigueur dans la fonction publique pour le Sud. Les dépenses d épicerie liées à la préparation d un repas, dont celles effectuées pour l achat d aliments et d accessoires servant à la préparation de repas, comme des contenants en plastique et du papier d aluminium. Le coût des accessoires de nettoyage comme les détergents, les brosses de récurage et les essuie-tout. Le coût des articles de maison comme la literie, le linge de maison, les serviettes et les petits électroménagers. Le coût des articles de maison achetés à l unité ou dans leur ensemble ne peut dépasser le seuil établi pour les biens en immobilisation en vertu de l allocation de circonscription. Veuillez consulter le tableau intitulé «Allocations admissibles pour l exercice financier» se trouvant au début du Guide pour connaître le seuil actuel. Le remboursement du coût d un article de maison peut se prolonger sur deux mois ou plus, mais si vous cessez d être député, le remboursement du solde doit être réclamé au cours du mois suivant. Les frais de location d un téléphone ou les frais liés à une ligne téléphonique, à un téléphone cellulaire ou à un BlackBerry, s ils ne sont pas réclamés au titre de l allocation de circonscription, à un service de réponse téléphonique et à l accès à Internet. Nota Les frais de téléphone peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. Les services d entretien ménager. Les frais d assurance du propriétaire. Les frais d assurance du propriétaire peuvent être réclamés à titre de frais de résidence temporaire ou de frais de subsistance. 7-8 Guide sur les allocations des députés

9 Les frais de déménagement des effets ménagers à la résidence désignée ou de la résidence désignée. Demande de remboursement Date limite de fin d exercice Les demandes de remboursement de tous les frais engagés au cours d un exercice financier doivent être déposées au plus tard le 30 juin suivant l exercice qui a pris fin. Types de paiement des frais 1. Taux en vigueur dans la fonction publique Les frais de repas sont remboursés aux taux en vigueur dans la fonction publique (les repas pris au restaurant peuvent aussi être remboursés au prix réel s ils sont accompagnés d un reçu). 2. Remboursement des frais Vous devrez fournir une preuve de paiement et toutes les pièces justificatives. Vous pouvez inclure des frais multiples dans une même demande de remboursement. Comme vous payez ces frais au fur et à mesure, vous devrez présenter ces demandes sur une base régulière. Vous pouvez payer ces frais avec vos fonds personnels, une carte de crédit ou une marge de crédit, puis renflouer ces sources de fonds par la suite. 3. Paiement direct à un tiers Si des frais de résidence temporaire dépassent 100 $, vous pouvez demander à ce qu ils soient payés directement à la personne ou au fournisseur à qui ils sont dus. Vous devrez fournir une facture, un contrat ou un autre document original démontrant que les frais sont dus et toutes les pièces justificatives. Chaque demande de paiement direct doit être présentée sur une demande de remboursement distincte. Vous pouvez demander que votre loyer mensuel soit payé directement à votre propriétaire. Afin d assurer le paiement direct du loyer au propriétaire, douze demandes de remboursement visant l allocation de subsistance sont envoyées chaque année aux députés, pour qu ils les signent et les renvoient au Bureau des allocations des députés. Une copie du bail de la résidence temporaire doit être déposée au Bureau des allocations des députés. Guide sur les allocations des députés 7-9

10 4. Paiement anticipé des frais Les frais normalement payés à l avance, comme le montant du dernier loyer mensuel, peuvent faire l objet d une demande de remboursement lorsque le paiement est dû. Si, pour quelque raison que ce soit, des frais payés à l avance deviennent inadmissibles (p. ex., parce que vous cessez d être député), tout solde des frais payés d avance devient une créance envers la Province. 5. Frais remboursés par d autres sources Les frais remboursés par d autres sources, dont une autre allocation, ne sont pas remboursables au titre de l allocation de subsistance. Il est recommandé de tenir un carnet des frais précisant s ils étaient engagés relativement à la conduite des affaires dans votre circonscription ou à l Assemblée législative, ou encore dans l exercice de vos fonctions à titre de ministre, chef de l opposition, adjoint législatif, etc. Ce carnet vous aidera à déterminer quelle partie des frais est remboursable ou payable par d autres sources, dont une autre allocation. 6. Taxes fédérales et provinciales Les députés ne sont pas exonérés des taxes fédérales et provinciales. Demande de remboursement visant l allocation de subsistance et pièces justificatives Demande de remboursement visant l allocation de subsistance Pour faire une demande de remboursement des frais de résidence temporaire et des frais de subsistance, vous devez remplir la demande de remboursement visant l allocation de subsistance. La demande doit inclure une déclaration faisant état de l objet des frais. Elle doit être aussi accompagnée d une preuve de paiement avec toutes les pièces justificatives nécessaires. Vous devez signer la demande de remboursement et conserver une copie pour vos dossiers. Veuillez remettre la demande originale dûment signée avec les renseignements précisés ci-dessous au Bureau des allocations des députés, Palais législatif, bureau 9B. Si vous désirez obtenir copie de la demande de remboursement électronique, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés Guide sur les allocations des députés

11 Déclaration de l objet La demande de remboursement visant l allocation de subsistance comprend une case que le député doit cocher pour indiquer que les frais réclamés sont liés à l utilisation ou à l occupation de la résidence temporaire. Preuve de paiement À moins d absence de reçu, la preuve de paiement est toujours : - le reçu original faisant état du paiement des frais. Si aucun reçu ne peut être produit, la preuve de paiement peut être : - une copie d un relevé bancaire ou d un extrait de relevé bancaire qui indique que les frais ont été payés et à qui; - une image du chèque oblitéré ayant servi à payer les frais; - une facture faisant état des frais sur laquelle le fournisseur a inscrit le mot «payé». Si le paiement doit être fait directement à un tiers plutôt qu être remboursé à un député : - au lieu d une preuve de paiement, le député doit produire une facture originale, un contrat ou un autre document qui prouve que les frais sont dus. Une preuve de paiement n est pas requise pour les frais de repas aux taux en vigueur dans la fonction publique. Autres pièces justificatives Les demandes de remboursement de certains frais admissibles au titre de l allocation de subsistance doivent être accompagnées d autres pièces justificatives : Frais de repas aux taux en vigueur dans la fonction publique La date où le repas a été pris doit être indiquée au recto de la demande de remboursement. Frais de repas au prix réel La date et l endroit où le repas a été pris (cité, ville ou village) et le nom du restaurant doivent être indiqués au recto de la demande de remboursement. Appel Guide sur les allocations des députés 7-11

12 Les députés ont droit d interjeter appel de toute décision rendue en vertu du Règlement sur les allocations des députés auprès d une personne nommée par la Commission de régie de l Assemblée législative, dont la décision est définitive. L appel doit être déposé par écrit et présenter les arguments du député. Pour en savoir plus sur la procédure d appel, veuillez communiquer avec le Bureau des allocations des députés. Situation de conflit d intérêts Les frais de résidence temporaire et les frais de subsistance ne sont pas considérés comme des frais admissibles à un remboursement si vous, votre conjoint ou conjoint de fait, ou un de vos parents ou parents de votre conjoint ou conjoint de fait, un autre député, conjoint ou conjoint de fait d un autre député, ou tout autre parent des personnes susmentionnées a un intérêt financier direct ou un lien d appartenance avec l entreprise qui fournit un service, et que vous connaissez ou devriez connaître l existence de cet intérêt financier ou de ce lien d appartenance. Vous trouverez dans la partie du Guide consacrée aux définitions une description détaillée des situations de conflit d intérêts et les définitions de conjoint de fait et de parent. Veuillez consulter l annexe 4 Diagramme des liens de parenté définis par le terme «parent», dans la liste des annexes du Guide, qui illustre les liens précités. Déclaration et communication La partie du Guide consacrée à la déclaration et à la communication fournit des renseignements au sujet des rapports afférents aux allocations des députés, comme les rapports mensuels et les rapports annuels que les députés doivent déposer, ainsi que des exigences relatives à la communication des renseignements au public, dont celles se rapportant aux publications sur le site Web de l Assemblée législative. Incidences de la dissolution sur l allocation de subsistance Définitions La partie du Guide consacrée aux incidences de la dissolution fournit des renseignements au sujet des incidences de la dissolution sur l allocation de subsistance Guide sur les allocations des députés

13 Les termes ci-dessous sont définis dans la partie du Guide consacrée aux définitions : «biens en immobilisation» «Commission» «conjoint de fait» «députés de Winnipeg» «frais autorisés» «intérêt financier direct» «mois avec session» «mois sans session» «parent» Liste des annexes Veuillez consulter la liste des annexes du Guide qui énumère et reproduit toutes les annexes mentionnées dans le chapitre portant sur l allocation de subsistance. Guide sur les allocations des députés 7-13