Annexe 1 : Cahier des charges

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5 Annexe 1 : Cahier des charges Création de places d accueil de jour en EHPAD sur les territoires de santé de Dieppe et du Havre 1. Identification des besoins 1.1. Eléments de contexte La mise en œuvre des mesures médico-sociales du plan Alzheimer (mesure 1) par décret du 29 septembre 2011 relatif à l accueil de jour a permis de structurer l offre sur les territoires à partir des besoins identifiés et des priorités établies. L enjeu du Schéma Régional d Organisation Médico-sociale (SROMS) consiste notamment à : - améliorer l offre au regard des besoins de la population, - réduire les disparités territoriales en rééquilibrant l offre dans les territoires déficitaires, - favoriser l accès et le maintien en lieu de vie ordinaire des personnes âgées, - privilégier l organisation des parcours de vie et de santé des personnes âgées, - répondre aux besoins d une offre de répit pour les aidants familiaux en proposant des prises en charges ponctuelles. L état des lieux de l offre médico-sociale réalisée dans le cadre de l élaboration du schéma régional d organisation médico-sociale a mis en évidence un déficit d équipement de places en accueil de jour à destination majoritairement de personnes atteintes de la maladie d Alzheimer ou de maladies apparentées sur le département de la Seine-Maritime et plus particulièrement sur les territoires de santé de Dieppe et du Havre avec respectivement un taux d équipement de 2,64 et 2,44 pour 1000 habitants inférieurs à la moyenne régionale de 3,36 pour 1000 habitants et la moyenne départementale avec 2,73 pour 1000 habitants. Le Schéma départemental de l Autonomie pour les personnes âgées et les personnes en situation de handicap a été élaboré par le Département de Seine-Maritime, en concertation avec l Agence Régionale de Santé avec l objectif d assurer l accessibilité à l offre de services de proximité dans une approche territorialisée affirmée. Notamment, avec l ambition de permettre au plus grand nombre de personnes âgées ou de personnes en situation de handicap de bénéficier d un accompagnement quelque soit le lieu de vie choisi, de sécuriser le choix de vie à domicile en optimisant et diversifiant les solutions de répit, le Département souhaite poursuivre la couverture du territoire en autorisant la création de nouvelles places d accueil de jour notamment en faveur des personnes âgées. La majorité des personnes âgées, en bonne santé, fragiles ou en perte d autonomie, vivent à domicile et souhaitent y rester. Ainsi, la volonté commune de l Agence Régionale de Santé de Haute- Normandie et du Département de Seine-Maritime est de développer et de diversifier les formules d accueil visant à soutenir les aidants familiaux et maintenir à domicile des personnes en perte d autonomie.

6 En vue de poursuivre le développement des alternatives à l institutionnalisation, de renforcer l offre existante et apporter une réponse variée aux besoins des personnes, le PRIAC identifie les actions et les financements des créations, extensions et transformations d établissements permettant la mise en œuvre des objectifs du projet régional de santé. Ainsi, le PRIAC prévoit la création de 6 places nouvelles d accueil de jour adossés à un établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) sur le territoire de santé de Dieppe et 10 places adossés à un ou plusieurs établissements d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) sur le territoire de santé du Havre Cadre juridique Les accueils de jour entrent dans la catégorie des services médico-sociaux mentionnés au 6 du I de l article L312-1 du code de l Action Sociale et des Familles (CASF). Les dispositions légales et règlementaires qui s appliquent sont les suivantes : - la loi n du 2 janvier 2002 rénovant l acti on sociale et médico-sociale (articles L311-3 à L311-11), - le décret n du 29 septembre 2011 relati f à l accueil de jour, - la circulaire N DGCS/A3/2012/78 du 25 février relative à la mise en œuvre du volet médico-social du plan Alzheimer et maladies apparentées (mesure 1), - la circulaire N DGCS/SD3A/2011/444 du 29 novembre 2011 relative aux modalités d organisation de l accueil de jour et de l hébergement temporaire, - l arrêté du 9 mars 2012 relatif à l accueil de jour assuré par les établissements et les services sociaux et médico-sociaux relevant du 6 du I de l article L312-1 du CASF. - l arrêté du 7 octobre 2013 fixant les montants plafonds des forfaits journaliers mentionnés à l article R , au 1 de l article D et à l article D du code de l action sociale et des familles Population cible accueillie L accueil de jour est destiné : - prioritairement aux personnes de plus de 60 ans, vivant à domicile, atteintes de la maladie d Alzheimer ou d une maladie apparentée, au stade léger à modéré de la maladie, - aux personnes âgées en perte d autonomie physique, ayant conservées des capacités d attention et de manipulation même partielles et pour lesquelles la relation aux autres va leur permettre de remobiliser leurs capacités relationnelles. 2. Caractéristiques du projet 2.1. Objectifs de l accueil de jour L accueil de jour consiste à accueillir des personnes âgées en perte d autonomie pendant une journée ou demi-journée, une à plusieurs fois par semaine. Il a notamment pour objectif : de favoriser le maintien à domicile, de rompre l isolement et de préserver la socialisation, de préserver l autonomie de la personne âgée à travers des activités spécifiques, d offrir un temps de répit à la famille et aux aidants, Préparer une éventuelle entrée en institution Critère géographique Compte tenu des éléments de contexte précisés ci-dessus, les territoires d implantation des accueils de jour sont le territoire de santé de Dieppe et le territoire de santé du Havre et plus prioritairement sur le territoire de proximité du Havre au regard de la faiblesse de son taux d équipement (2,02).

7 2.3. Capacité d accueil - Le premier projet devra être adapté à 6 places d accueil de jour, adossées à un établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) sur le territoire de santé de Dieppe ; - Le second projet devra être adapté à 10 places d accueil de jour, adossées à un ou plusieurs établissements d hébergement pour personnes âgées dépendantes (EHPAD) sur le territoire de santé du Havre Les locaux Les locaux de l accueil de jour devront permettre d assurer les différentes missions dans une recherche de qualité environnementale. Leur implantation devra permettre : - l insertion de la structure dans la vie du quartier, - une réponse au projet de fonctionnement de l accueil de jour par la mise en place de locaux d un accès aisé et non stigmatisant, - l aménagement d un espace extérieur (jardin ou terrasse) sécurisé, intégrant un espace de déambulation. La conception générale doit concilier le besoin de sécurité des personnes accueillies et la nécessité d offrir aux personnes âgées un cadre de vie dont l ambiance s apparente à celui d un cadre de vie ordinaire. L aménagement intérieur devra privilégier des couleurs douces et les pièces devront disposer de lumière naturelle. Les locaux devront être situés de préférence en rez de chaussée et être accessibles aux personnes handicapées. L accueil de jour devra disposer d une salle d activités dans laquelle différents espaces pourront être individualisés, d un espace salle de séjour d au moins 35 m2, d un espace repos, d une cuisine thérapeutique aménagée, d une salle de bain (douche) adaptée pour les soins d hygiène, de sanitaires adaptés, d un bureau pour le personnel, d un sas d accueil avec vestiaire, d un espace de rangement pour le stockage des produits d hygiène, d entretien des locaux, pour les médicaments uniquement accessible au personnel et d une organisation permettant l accueil des familles. Dans le cadre de sa réponse, le promoteur devra fournir les plans des locaux envisagés ainsi que leur description et apporter des précisions sur l implantation géographique du service Les modalités d admission et de sortie Les modalités d admission doivent être préalablement établies et cohérentes avec l organisation partenariale du territoire (voir 2.9) Le porteur de projet devra préciser les critères de diagnostic mis en œuvre dans le cadre de la prise en charge (neuro psychologue, consultations mémoire, ). Préalablement à l admission, il est recommandé que le médecin traitant établisse un certificat médical motivant la demande et attestant que la personne peut séjourner opportunément dans une structure d accueil de jour médico-sociale. De même, il sera nécessaire de rencontrer la personne accueillie en présence de l aidant et d une infirmière coordonnatrice ou de la psychologue afin de : Recueillir les besoins et les attentes de la personne ainsi que de la famille, Présenter le fonctionnement de la structure et remettre un livret d accueil, Constituer un dossier initial centralisant les premières informations. Les modalités de sortie devront être également préalablement définis et prévues dans le règlement intérieur et le contrat de séjour 2.6. Organisation et fonctionnement de l accueil de jour Modalités d accueil : L accueil de jour sera ouvert du lundi au vendredi et éventuellement le week-end, jour où les familles peuvent exprimer le souhait de sortir.

8 Les heures d ouverture doivent correspondre au plus près des besoins des personnes accueillies et aux familles. Néanmoins une ouverture entre 9h et 17h est conseillée, à moduler en fonction des demandes et des possibilités du service. La fréquence de l accueil de chaque personne repose sur une ou plusieurs journées voire demijournées par semaine. Le service devra veiller à constituer une file active permettant un taux d activité supérieur à 80% et gérer l équilibre des groupes de personnes accueillies, en fonction des pathologies. Mise en œuvre des droits des usagers : La loi n du 2 janvier 2002 rappelle les dro its fondamentaux des usagers dans les établissements et services sociaux et médico-sociaux et prévoit la mise en place de documents obligatoires dont les premiers éléments d orientation devront être fournis. 1. Livret d accueil (art L du CASF) 2. La charte des droits et libertés 3. Le document Individuel de Prise en Charge ou le contrat de séjour (art L du CASF) qui devra notamment prendre en compte les éléments suivants : Périodicité de l accueil, Conditions financières, Limites de prise en charge et conditions de sortie, Acceptation du règlement de fonctionnement, Les modalités de transport prévues, 4. Le règlement de fonctionnement (art L du CASF) 5. Un avant projet du projet de service de l accueil de jour mentionnant notamment la description du fonctionnement de la structure (admission, nature des prestations et activités proposées, amplitude d ouverture annuelle, jours de fermeture, amplitude horaire, modalités d organisation du transport, place des familles). Un conseil de la vie sociale ou toute autre forme d expression ou de participation devra également être mis en place. Modalités de transport : Les modalités de fonctionnement des accueils de jour fixent l obligation de mise en œuvre d un dispositif de transport adapté. L établissement devra proposer les différentes modalités d organisation des transports prévues par la réglementation et l inscrire dans les documents remis aux familles. Le projet devra préciser l aire de recrutement prévue dans l organisation des transports. Différentes solutions doivent être envisagées : transport par les familles dans la mesure du possible. A défaut d une organisation de transport organisé par l EHPAD, le gestionnaire de l accueil de jour rembourse aux personnes accueillies ou à leurs familles les frais de transport qu elles supportent, dans la limite du forfait journalier de transport autorisé. transport organisé par l accueil de jour avec chauffeur et accompagnateur, dans la mesure du possible, sur la base d un dispositif de transport adapté soit directement soit par l entremise d un prestataire, lorsque les familles ne peuvent pas assurer elle-même ce transport. L organisation retenue par le porteur de projet devra faire l objet d une présentation dans le dossier Projets de vie et de soins Chaque personne doit bénéficier d un projet individualisé d accompagnement constitué de deux volets : projet de vie et projet de soins personnalisé, élaboré avec la personne accueillie, le cas échéant par son référent. L élaboration de ce projet individuel se fait avec les parties prenantes, fixant les objectifs en fonction des potentialités et des attentes réciproques. Il sera revu périodiquement au cours de la prise en charge en fonction de l évolution, en tout état de cause au minimum une fois par an. Le projet de vie doit s inscrire dans le cadre de journées rythmées par des ateliers et des activités adaptées permettant d évaluer la qualité et la continuité de la prise en charge.

9 L équipe devra constituer des groupes homogènes de malades et proposer un projet de service développé autour des axes suivants : Maintien des acquis en incitant les personnes à participer, par petits groupes ou individuellement à des activités de la vie quotidienne et à des activités de stimulation, Préservation de la vie sociale, Renforcement de l identité et de l estime de soi, en individualisant les ateliers en fonction des capacités, de la personnalité, des intérêts et des goûts de chacun, Le porteur de projet devra décliner notamment les modalités d élaboration et de mise en œuvre des projets individualisés de soins Le personnel La structure doit disposer d un personnel qualifié et formé notamment à la prise en charge des personnes atteintes de la maladie d Alzheimer ou de maladies apparentées. Des fiches de poste devront être élaborées ainsi qu un planning type de la semaine. Une équipe pluridisciplinaire pourra être composée de différents professionnels intervenant dans le cadre de la mise en place des activités notamment : - Infirmier, - Aide soignant/aide médico-psychologique, - auxiliaire de vie sociale, - psychomotricien/ergothérapeute, - psychologue, - médecin. La présence de deux agents pendant la journée est requise dont un au moins qualifié d aide soignant/aide médico-psychologique Coopérations et partenariats L accueil de jour doit être un acteur co-responsable dans le parcours de santé de la personne âgée fragilisée, afin d en assurer le suivi, en concertation avec l ensemble des partenaires et des professionnels. La structure doit travailler avec le pilote MAIA, responsable de l organisation du parcours de vie et de santé de la personne âgée fragile et en lien avec les dispositifs existants (Mission gérontologique du Département, services d aide ou de soins à domicile, plateforme de répit des aidants de personnes atteintes de la maladie d Alzheimer ou d une maladie apparentée, CLIC, gestion de cas ) pour fluidifier le parcours des personnes âgées en s assurant: - que ses missions, critères d inclusion, modalités de prise en charge, territoires desservis soient connus de tous. - que ces critères soient définis en concertation avec les partenaires en cohérence avec les besoins identifiés sur le territoire et complémentaires aux dispositifs similaires déjà existants. Cette prise en charge devra être articulée avec les professionnels de santé du territoire et notamment avec une consultation mémoire et les médecins spécialistes de la maladie d Alzheimer (gériatre, neurologue, psychiatre), mais également dans le cadre d une cohérence territoriale, avec les autres structures assurant la gestion de service d accueil de jour. Dans le cadre du déploiement du service, le porteur devra expliquer les modalités de communication qu il souhaite mettre en place Participation des familles et lien social L équipe de l accueil de jour veillera à : accompagner et soutenir les familles, les informer sur les aides existantes, les guider et les orienter, expliquer les critères de non maintien dans la structure à la famille dès l admission, rompre l isolement des aidants et leur offrir un temps de répit, les tenir au courant du déroulement de la journée, associer les familles à l activité du service (portes ouvertes, participation aux animations ).

10 Dans ce cadre, le porteur du projet devra proposer des outils et méthodes de communication à destination des familles (réunions, cahiers de liaisons,...) et préciser la nature des activités sociales d animation et de sortie. L intervention des bénévoles devra également être cadrée, notamment sous forme de convention L évaluation Une évaluation annuelle de l activité des services d accueil de jour sera effectuée et permettra de produire un rapport annuel (activité générale du service, profil des usagers, organisation du service et des transports, réseau partenarial,.). L accueil de jour devra faire l objet d évaluations internes et externes réglementaires de son activité et de la qualité des prestations délivrées notamment au regard des procédures, références et de recommandations de bonnes pratiques professionnelles. Il est demandé de préciser les méthodes d évaluation envisagées. 3 Financement du projet Lors du dépôt du projet, le porteur devra transmettre un budget prévisionnel d investissement et d exploitation par section tarifaire, accompagné d un tableau des effectifs du personnel, d un classement des personnes accueillies par groupes iso ressources, ainsi que d une proposition tarifaire. Lorsque que la structure sera opérationnelle, l établissement se conformera à la réglementation en vigueur notamment en transmettant son budget prévisionnel annuel et son compte de résultat aux autorités de tarification. Le budget des accueils de jour relève des dispositions des articles D à D du code de l action et des familles (CASF), sous forme de budget annexe de l EHPAD (voir article R du CASF). Concernant la prise en charge des frais relatifs au transport entre le domicile des personnes accueillies et l établissement, l attribution d un forfait journalier est prévu à l article R pour les accueils de jour adossés à un établissement sous réserve du respect du IV et V de l article D du code de l action sociale et des familles. Concernant la dotation soins, le budget de chaque projet devra respecter les financements de référence des accueils de jour, soit un coût annuel à la place de euros. Les tarifs proposés sur les sections hébergement et dépendance devront être proches des tarifs moyens départementaux, soit approximativement en 2013 : - tarif hébergement moyen : 22 pour les personnes âgées de plus de 60 ans ; - tarifs dépendance moyens : * GIR 1-2 : 20 * GIR 3-4 : 13 * GIR 5.6 : 5 4-Calendrier de mise en œuvre L ouverture des places d accueil de jour est fixée au 1 er juillet 2014.

11 ANNEXE 2 : Critères de sélection et modalités de notation Thèmes Critères Coefficient pondérateur Cotation (1 à 5) Total Connaissance du territoire et du public 3 /5 Capacité de mise en œuvre du projet Analyse des besoins 2 /5 Faisabilité et délai de mise en œuvre 4 /5 Plan de communication prévu en amont de l ouverture 4 /5 Qualité du projet Inscription dans le parcours de vie et de santé de la personne âgée fragile Elaboration et mise en œuvre des projets individualisés de vie et de soins en pluridisciplinarité avec les autres intervenants du domicile Organisation, gestion interne des professionnels de l équipe pluri disciplinaire Compétences et qualifications des personnels 5 /5 4 /5 3 /5 3 /5 Implantation Aire de recrutement prévue dans l organisation des transports 3 /5 Modalités d organisation des transports 3 /5 Qualité des locaux Conception architecturale adaptée à la population accueillie 3 /5 Qualité environnementale 2 /5 Partenariats avec les acteurs Coopérations avec la consultation mémoire 3 /5 Coopérations avec les professionnels médicaux et médico-sociaux à domicile 5 /5 Solidité financière du projet Cohérence du budget prévisionnel, respect des moyens alloués (10906 /place pour la dotation soin et tarifs moyens départementaux) Situation budgétaire de l EHPAD porteur du projet 4 /5

12 Garantie des droits des usagers Mise en œuvre des outils de la loi n /5 Méthode d évaluation 2 /5 TOTAL 275

13 ANNEXE 3 : LISTE DES DOCUMENTS DEVANT ETRE TRANSMIS PAR LE CANDIDAT (Article R du code de l action sociale et des familles) 1) Concernant la candidature a) Les documents permettant l identification du candidat, notamment un exemplaire de ses statuts s il s agit d une personne morale de droit privé, b) La déclaration sur l honneur du candidat certifiant qu il n est pas l objet de l une des condamnations devenues définitives mentionnées au livre III du code de l action sociale et des familles, c) La déclaration sur l honneur certifiant qu il n est l objet d aucune des procédures mentionnées aux articles L313-16, L331-5, L471-3, L472-10, L474-2 ou L474-5, d) La copie de la dernière certification aux comptes s il y est tenu en vertu du code du commerce, e) Les éléments descriptifs de son activité dans le domaine médico-social et de la situation financière de cette activité ou de son but médico-social tel que résultant de ses statuts lorsqu il ne dispose pas encore d une telle activité ; 2) Concernant la réponse au projet a) tout document permettant de décrire de manière complète le projet en réponse aux besoins décrits par le cahier des charges, b) un état descriptif des principales caractéristiques auxquelles le projet doit satisfaire : Un dossier relatif aux démarches et procédures propres à garantir la qualité de la prise en charge comprenant : - Le projet service spécifique prévu à l article L précisant notamment les activités qu il compte mettre en œuvre pour répondre aux besoins des personnes (journée type proposée) ; - l énoncé des dispositions propre à garantir les droits des usagers en application des articles L à L ; - la méthode d évaluation prévue pour l application du premier alinéa de l article L , ou le résultat d évaluations faites en application du même article dans le cas d une extension ou d une transformation ; - le cas échéant, les modalités de coopération envisagées en application de l article L Un dossier relatif aux personnels comprenant : - une répartition prévisionnelle des effectifs par type de qualification et par section tarifaire; - un plan de formation, - un planning type. Selon la nature de la prise en charge ou en tant que de besoin, un dossier relatif aux exigences architecturales comportant : - une note sur le projet architectural décrivant avec précision l implantation, la surface et la nature des locaux en fonction de leur finalité et du public accueilli ou accompagné ; - en cas de construction nouvelle, des plans prévisionnels qui peuvent, conformément à la réglementation qui leur est applicable, ne pas être au moment de l appel à projet obligatoirement réalisés par un architecte ;

14 Un dossier financier comportant outre le bilan financier du projet et le plan de financement de l opération, mentionnés au 2 de l a rticle R du même code : - les comptes annuels consolidés de l organisme gestionnaire lorsqu ils sont obligatoires ; - le programme d investissement prévisionnel précisant la nature des opérations, leurs coûts, leurs modes de financement et un planning de réalisation ; - en cas d extension, ou de transformation d un établissement ou d un service existant, le bilan comptable de cet établissement ou service ; - les incidences sur le budget d exploitation de l établissement ou du service du plan de financement mentionné ci-dessus ; - le cas échéant, les incidences sur les dépenses restant à la charge des personnes accueillies ou accompagnées ; - le budget prévisionnel en année pleine de l établissement ou du service pour sa première année de fonctionnement. Les modèles des documents relatifs au bilan financier, au plan de financement et au budget prévisionnel sont fixés par arrêté du ministre chargé de l action sociale. Le cas échéant, l exposé précis des variantes proposées et les conditions de respect des exigences minimales que ces dernières doivent respecter, Dans le cas où plusieurs personnes physiques ou morales gestionnaires s associent pour proposer un projet, un état descriptif des modalités de coopération envisagées.