Climat Scolaire - Manuel utilisateur - Chapitre 4 : «Gestions des utilisateurs»

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1 Climat Scolaire - Manuel utilisateur - Chapitre 4 : «Gestions des utilisateurs» Espace collaboratif Co-Ment Date : 01/12/2013 Référence du Projet : Chef de Projet : Caroline Veltcheff / Bernard Kenklé Emplacement réseau : P:\Site national Climat scolaire et prévention des violences\manuel-espace Collaborati.docx Version : 1 Suivi de modification : -

2 Sommaire Projet... 3 Objet... 3 Gestion des utilisateurs... 3 Consulter la liste des utilisateurs... 3 Ajouter un nouvel utilisateur à l'espace de travail... 4 Ajouter des utilisateurs en masse... 6 Autoriser les utilisateurs à s'enregistrer sur l'espace de travail... 7 Envoyer une invitation à un nouvel utilisateur... 8 Editer le profil d'un utilisateur... 8 Activer/Désactiver l'accès d'un utilisateur à l'espace de travail... 9 Gestion des rôles des utilisateurs Rôle gestionnaire Rôle Editeur Rôle Commentateur Aucun rôle (-----) Assigner un rôle à un utilisateur sur l'espace de travail Assigner un rôle à un utilisateur sur un texte Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 2 01/12/201313

3 Projet Objet Manuel Utilisateur Chapitre 4 : «Gestion des utilisateurs» : Inscription, invitation, affectation des rôles aux utilisateurs sur les textes destiné aux gestionnaires de l espace collaboratif pour le réseau académique. Gestion des utilisateurs Afin de constituer facilement un groupe de travail autour d un ensemble de textes, le gestionnaire devra inviter ses collaborateurs dont le principe est le suivant : Un envoi par mail dans lequel le nouvel utilisateur validera son inscription en cliquant sur le lien. Il accèdera à un formulaire pré rempli et dans lequel il devra saisir son login et mot de passe ; Le compte sera créé et le gestionnaire pourra éditer son profil et lui assigner leur un rôle ; Le gestionnaire peut à tout moment gérer leur accès aux textes et à l'espace de travail. Consulter la liste des utilisateurs La liste des utilisateurs enregistrés sur l'espace de travail est accessible en cliquant sur l'onglet «Utilisateurs». Le chiffre affiché entre parenthèses dans l'onglet indique le nombre de ces utilisateurs. Les utilisateurs sont classés par ordre alphabétique. Vous pouvez également les afficher par , Partenaire, Rôle ou date d'entrée sur l'espace de travail en cliquant sur les titres de colonne. Pour chaque utilisateur, sont mentionnés : les mots-clés renseignés lors de l'édition du profil, une adresse , la date d'entrée dans l'espace de travail, le rôle assigné par le(s) gestionnaire(s) de l'espace de travail, l'activité de la dernière semaine (graphique). Vous pouvez filtrer les utilisateurs de l'espace de travail par mots-clés. Pour cela, choisissez un mot-clédans la liste déroulante située au-dessus de la liste des utilisateurs. Vous pouvez égalementcliquer directement sur les mots-clés affichés sous le nom des utilisateurs pour afficher tous lesutilisateurs associés à ces mots-clés. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 3 01/12/201313

4 Ajouter un nouvel utilisateur à l'espace de travail Au niveau de l ongflet «Tableau de bord», afin d enregistrer un nouvel utilisateur, cliquez sur le lien «Inviter un utilisateur» dans la rubrique. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 4 01/12/201313

5 Vous pouvez également vous rendre sur l'onglet«utilisateurs» et cliquer sur le lien «Ajouter un utilisateur». Remplissez ensuite le formulaire en précisant : l'adresse mail de l'utilisateur que vous souhaitez inviter (obligatoire) ; ses nom et prénom ; le rôle de ce nouvel utilisateur sur l'espace de travail (voir section B.I.c.i) ; les tags (ou mots-clés) à associer à cet utilisateur. Vous pouvez également rédiger un message. Il sera repris dans l' d'invitation envoyéautomatiquement au nouvel utilisateur après validation de l'enregistrement. N'oubliez pas determiner votre message par un retour à la ligne Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 5 01/12/201313

6 Ajouter des utilisateurs en masse Vous pouvez également envoyer une invitation groupée à plusieurs utilisateurs. Pour cela, rendez-voussur l'onglet «Utilisateurs» puis cliquez sur le lien «Ajouter des utilisateurs en masse». Remplissez ensuite le formulaire en indiquant : l'adresse mail des utilisateurs que vous souhaitez inviter (obligatoire). Séparez les adressesavec une virgule ou un point-virgule.vous pouvez aussi revenir à la ligne pour chaquenouvelle adresse. les tags (ou mots-clés) à associer au groupe d'utilisateurs invités ; le rôle attribué à l'ensemble de ces nouveaux utilisateurs (voir le chapitre«choisir le rôle d'un utilisateur»). Vous pouvez rédiger un message. Il sera repris dans l' d'invitation envoyé automatiquementaux nouveaux utilisateurs après validation de l'enregistrement. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 6 01/12/201313

7 Autoriser les utilisateurs à s'enregistrer sur l'espace de travail Le gestionnaire peut autoriser les utilisateurs à s'enregistrer eux-mêmes sur l'espace de travail. Il leur suffit d'accéder à l'interface de connexion grâce à l'adresse internet de l'espace de travail, et de cliquer sur le lien «s'enregistrer». Le futur utilisateur doit ensuite renseigner : son adresse mail (obligatoire), nom, prénom et le partenaire (organisme de rattachement) puis valider ces informations. Un mail lui est automatiquement envoyé. 1. Au niveau du corps de ce mail, un lien, cliquer dessus afin d accéder à une nouvelle fenêtre dans laquelle il doit indiquer son nom d'utilisateur et son mot de passe. 2. Son compte est alors activé : il peut ensuite accéder à l'espace de travail.a noter que l'utilisateur s'enregistrant sur l'espace de travail ne dispose d'aucun rôle sur cet espace et les textes qu'il contient. 3. Un rôle devra lui être assigné par un gestionnaire afin qu'il puisse observer ou participer aux travaux d'annotation. 4. L'option «modération de l'espace de travail» peut être sélectionnée dans l'onglet «Paramètres». Elle permet aux gestionnaires d'être informés par mail de l'enregistrement de tout nouvel utilisateur. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 7 01/12/201313

8 Envoyer une invitation à un nouvel utilisateur Vous pouvez à tout moment envoyer à un utilisateur déjà enregistré une nouvelle invitation à rejoindre votre espace de travail (une première invitation est automatiquement envoyée à l'enregistrement d'un nouvel utilisateur). Pour cela, rendez-vous sur la liste des utilisateurs consultable dans l'onglet «Utilisateurs» et cliquez sur le lien «(Ré-)envoyer l'invitation» qui apparaît en survolant le nom de l'utilisateur avec votre souris. Editer le profil d'un utilisateur Pour éditer le profil d'un utilisateur, se rendre- sur la liste des utilisateurs dans l'onglet «Utilisateurs». Cliquez directement sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez éditer le profil ou survoler avec la souris son nom puis cliquez sur le lien «éditer» qui apparaît en dessous. La démarche est identique à celle décrite dans le chapitre «Paramètres d'apparence - Editer le profil d'un utilisateur». La case «accès désactivé» vous permet dans le cas présent de couper l'accès de l'utilisateur à l'espace de travail (voir section suivante). A noter que chaque utilisateur, même celui ne disposant d'aucun rôle, peut éditer son propre profil. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 8 01/12/201313

9 Activer/Désactiver l'accès d'un utilisateur à l'espace de travail Pour désactiver l'accès d'un utilisateur à l'espace de travail, se rendre sur la liste des utilisateurs dans l'onglet «Utilisateurs». Survolez avec la souris le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez désactiver l'accès puis cliquez sur le lien «désactiver l'accès» qui apparaît en-dessous. Vous pouvez également désactiver l'accès d'un utilisateur en éditant son profil, en cochant la case prévue à cet effet. Cliquez sur le lien «afficher les utilisateurs désactivés» en haut de la liste des utilisateurs pour que les utilisateurs que vous avez désactivés apparaissent dans la liste. Vous pouvez à tout moment rétablir l'accès à l'espace de travail d'un utilisateur désactivé en cliquant sur le lien «activer l'accès» qui apparaît lorsque vous survolez son nom avec votre souris. La liste déroulante «Actions multiples» vous permet d'activer ou de désactiver l'accès de plusieurs utilisateurs à la fois. Pour cela, sélectionnez les utilisateurs en cochant la case située devant leur nom et sélectionnez l'action «activer l'accès» ou «désactiver l'accès» de la liste déroulante. Cliquez ensuite sur le bouton «Appliquer» pour valider les modifications. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 9 01/12/201313

10 Gestion des rôles des utilisateurs Il existe plusieurs types d utilisateurs : Gestionnaire, Editeur, Commentateur. D autres profils existent au sein de cet instance mais n a aucune vocation, dans un premier temps à être utilisé dans le cadre de ce projet. Il s agit : Observateur, Modérateur, Pour chaque texte, le gestionnaire peut modifier le rôle attribué à un utilisateur pour élargir ou restreindre ses droits. Pour ce qui est du choix de l utilisateur : A chaque utilisateur enregistré est associé un rôle qui définit ses droits et ses possibilités d'action dans l'espace de travail et sur les textes. Ce rôle est défini par le gestionnaire et peut être modifié à tout moment. Par défaut, le nouvel utilisateur ne dispose d'aucun rôle sur la plateforme et sur les textes. Rôle gestionnaire Pour «Climat Scolaire», il correspond à l administrateur ou le référent pédagogique. Il dispose des droits les plus étendus sur l'espace de travail et ses textes. Il peut : paramétrer l'espace de travail ; suivre l'activité de l'espace de travail, des textes et des utilisateurs sur le tableau de bord; gérer l'ensemble des utilisateurs de l'espace de travail (ajout, désactivation, édition de profil, choix des rôles) ; gérer l'ensemble des textes de l'espace de travail (créer, éditer, commenter, modérer les commentaires, supprimer). Rôle Editeur L'éditeur est un utilisateur disposant de droits étendus sur les textes. Il peut : accéder à tous les textes de l'espace de travail ; créer, commenter, éditer et supprimer les textes ; éditer, supprimer et modérer les commentaires ; supprimer les textes. Rôle Commentateur Le commentateur a des droits qui lui permettent d'annoter les textes de l'espace de travail. Il peut : accéder à tous les textes de l'espace de travail ; commenter les textes ; éditer et supprimer ses propres commentaires ; consulter les commentaires des autres utilisateurs. Aucun rôle (-----) L'utilisateur ne dispose d'aucun rôle tant que le gestionnaire ne lui en a pas attribué un. Sans rôle, l'utilisateur enregistré peut uniquement accéder aux textes publics avec un statut d'observateur et contacter le gestionnaire principal via le lien «contact» situé en pied de page. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 10 01/12/201313

11 Assigner un rôle à un utilisateur sur l'espace de travail Au niveau de l onglet «Utilisateur», vous pouvez assigner un rôle à un nouvel utilisateur via son profil ou la colonne rôle de la liste des utilisateurs. Dans les deux cas, sélectionnez dans la liste déroulante le rôle souhaité et validez votre choix en cliquant sur le bouton «Enregistrer». Pour assigner un même rôle à plusieurs utilisateurs à la fois, cochez la case située devant le nom des utilisateurs et choisissez dans la liste déroulante «Actions multiples» le rôle que vous souhaitez leur attribuer. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer les modifications. Vous pouvez modifier le rôle assigné aux utilisateurs à tout moment en reproduisant cette même démarche. Assigner un rôle à un utilisateur sur un texte Le gestionnaire peut assigner aux utilisateurs des rôles spécifiques sur un texte. Vous pouvez, ainsi, pour un texte donné, restreindre ou étendre les droits dont dispose l'utilisateur sur l'espace de travail. Pour tous les autres textes, les droits de l'utilisateur resteront ceux associés au rôle assigné sur l'espace de travail. Pour définir les droits d'un utilisateur sur un texte, se rendre sur le texte concerné en cliquant sur son titre dans l'onglet «Textes». Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 11 01/12/201313

12 Une fois le texte chargé, cliquez sur l'onglet «Utilisateurs». Vous pouvez également accéder directement à la liste des utilisateurs d'un texte en cliquant sur le lien «Utilisateurs» qui apparaît lorsque vous survolez le titre d'un texte avec la souris. Dans la colonne «rôle sur le texte», choisissez ensuite le rôle voulu dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton «Enregistrer». Pour assigner un même rôle à plusieurs utilisateurs à la fois, cocher la case située devant le nom des utilisateurs et choisissez dans la liste déroulante «Actions multiples» le rôle que vous souhaitez leur attribuer. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer les modifications. Climat Scolaire Manuel de l espace collaboratif Page 12 01/12/201313