Bienvenue sur Genesys Meeting Center

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1 Guide d Utilisation

2 Bienvenue sur Genesys Meeting Center Genesys Meeting Center est votre nouvel outil de communication à distance. Simple et performant, il intègre les fonctions d'audio et de web conférence sur une même interface, transformant ainsi votre PC en une véritable salle de réunion virtuelle. Vous pouvez désormais présenter des documents PowerPoint, partager une application, soumettre un vote ou un questionnaire en ligne, faire une session de questions-réponses avec un maximum d'interactivité. Vos réunions seront plus fréquentes et plus productives, sans les inconvénients liés aux déplacements. Quand utiliser Genesys Meeting Center? Présentation commerciale Formation à distance Séminaire marketing Lancement de produits Gestion de projets Communication interne, etc. Conseils pratiques pour des réunions réussies! Voici quelques conseils pour garantir l'efficacité de votre réunion Genesys Meeting Center. Préparez - Pour éviter d'éventuelles pertes de temps en cours de réunion, prenez le temps de créer ou de télécharger à l'avance les ressources que vous utiliserez en réunion (PowerPoint, questionnaires, vote ). Programmez votre réunion et envoyez des invitations à vos participants pour qu'ils disposent de toutes les informations nécessaires à la connexion Genesys Meeting Center. Ouvrez votre salle de réunion à l'avance, pour que les participants puissent se connecter à l'heure prévue. Pour garantir une bonne qualité sonore, évitez d'actionner la touche "main-libre" de votre téléphone. Nous vous recommandons d'utiliser un casque téléphonique pour plus de confort. Si votre réunion ne nécessite pas d'interactivité, coupez le micro des participants pour éviter les bruits de fond. Les participants ne disposent pas toujours des mêmes vitesses de connexion. Si c'est le cas, n'hésitez pas à temporiser entre les pages PowerPoint. Pour optimiser le partage d'applications, réduisez les fenêtres ouvertes au minimum. Prenez en compte la résolution d'écran des PC de vos participants. Cochez la résolution appropriée avant de télécharger une présentation et centrez votre écran en cours de partage d'applications. Utilisez les annotations, le vote ou le questionnaire pour accompagner votre discours et favoriser l'interactivité. Pour faciliter la lecture de vos présentations, limitez à 6 le nombre de lignes par page. Les participants doivent effectuer le "Test du navigateur" (inclut dans l'invitation) pour s'assurer que leur configuration est adaptée à Genesys Meeting Center.

3 Web Conference Utilisez ce guide pour vos réunions en audio et web conférence. DEMARRER UNE REUNION Programmer une réunion Avec Genesys Meeting Center: 1-Allez sur et cliquez sur "Animateur - Démarrer" sous la rubrique Genesys Meeting Center. 2-Entrez votre numéro de réunion et votre code d'accès (sans étoile ) puis cliquez sur "Connexion". 3-Cliquez sur "Programmer une réunion" et suivez les 5 étapes. 4- Cliquez sur "Terminer" et vos participants recevront une invitation mentionnant les informations relatives à la réunion. Avec Microsoft Outlook : 1-Dans le calendrier Microsoft Outlook, cliquez sur "Action" et sélectionnez 'New Meeting Center Event'. 2-Sélectionnez vos participants, la date et mentionnez votre numéro de réunion et votre code d'accès. (Celui-ci ne sera pas envoyé aux participants). 3-Cliquez sur "Envoyer". Les participants recevront une invitation via Microsoft Outlook avec les informations relatives à votre réunion audio et web. Note: Pour activer le Contrôle du Calendrier Outlook, utiliser le menu "Outils" dans le menu principal de l'espace réunion. Démarrer et rejoindre une réunion Animateur : 1-Allez sur et cliquez sur "Animateur - Démarrer". 2-Entrez votre numéro de réunion et votre code d'accès (sans étoile ) puis cliquez sur "connexion". 3-Si vous avez programmé votre réunion, elle apparaîtra en page principale. Cliquez directement sur "Démarrer". Sinon, cliquez sur "Ouvrir" sous la fonction "réunion immédiate". 4-Une fois dans votre salle de réunion "web" vous devrez vous connecter en audio conférence. Participants: 1-Si la réunion a été programmée, les participants cliquent sur le lien mentionné sur l'invitation . 2-Dans le cadre d'une réunion immédiate, les participants vont sur et cliquent sur "Participants REJOINDRE". Ils entrent le numéro de réunion de l'animateur puis leur nom. 3-Arrivés en salle Genesys Meeting Center, ils se connectent en audioconférence. Un message affiché à l'écran leur précise le numéro d'audioconférence et d'identification qu'ils doivent composer. Réunion immédiate Vous pouvez démarrer une réunion en un instant. Avec Genesys Meeting Center: 1-Allez sur et cliquez sur "Animateur - Démarrer". 2-Entrez votre numéro de réunion et code d'accès. 3-Dans le menu principal, cliquez sur "Ouvrir" sous la fonction "Réunion immédiate".

4 PILOTAGE DE L'AUDIO CONFERENCE VIA INTERNET Appeler des participants 1-Cliquez sur l'icône "Appel", sélectionnez "Appel participants" puis entrez le nom et le numéro de la personne à contacter. 2-Cliquez sur "Ajouter participant", sélectionnez le nom du nouveau participant (dans la fenêtre droite) puis cliquez sur "Appel". Contrôler l'accès à la réunion L'animateur peut filtrer l'arrivée des participants grâce à la "Salle d'attente" et autoriser ou refuser l'accès en salle de réunion. Depuis la barre d'outils, cliquez sur "Fermer l'accès" pour ouvrir ou fermer la salle de réunion. Note: L'accès à la réunion est toujours ouvert par défaut. Vous pouvez choisir de fermer systématiquement l'accès à votre salle de réunion. Depuis le menu principal de l'espace réunion, cliquez sur "Préférences" et cochez la case "Toujours commencer les réunions porte verrouillée". Icône d'audio conférence L'animateur peut gérer la prise de parole des participants via l'interface web. Icônes : Icône Audio : représente la connexion en audio conférence. Prise de parole : le participant a pris la parole (ou émet un bruit de fond). Mode secret : Le participant écoute mais ne peut intervenir. Salon d'aparté. Le participant, ou l'animateur, est situé dans la salon d'aparté. Déconnexion. Le participant a quitté la salle de réunion

5 Activer / Désactiver la prise de parole 1-Cliquez sur l'icône audio du participant auquel vous souhaitez retirer la prise de parole. 2-Vous pouvez désactiver la prise de parole pour tous les participants à la fois. Cliquez sur "couper la parole" dans la barre d'outils. Questions & Réponses L'animateur peut lancer une session de Q&R à tout moment. Les participants appuient sur la touche "étoile" de leur téléphone pour demander la parole. 1-Cliquez sur l'icône Q&R dans la barre d'outils. Les participants seront informés que la prise de parole est désactivée. 2-Demandez à vos participants d'appuyer sur la touche "étoile" pour poser leur question. 3-Cliquez sur la main "levée" pour donner la parole au participant. PRESENTATION, PARTAGE & AUTRES FONCTIONS Présentation PowerPoint Avant la réunion 1-Dans les Menus de l'espace Réunion, sélectionnez "Ressources", puis "Présentation". 2- Cliquez sur "charger une présentation". 3-Donnez un nom au document puis sélectionnez la présentation que vous souhaitez télécharger. 4-Choisissez une résolution d'écran puis cliquez sur "charger une présentation". Note: Vous pouvez accéder au menu "Présentation" en cours de réunion en cliquant sur l'icône PowerPoint. Cliquer ensuite sur l'icône "Actualiser". Note: Le premier participant à avoir posé une question aura une "main levée" surlignée. Terminer la réunion 1- Cliquez sur la croix ("Fermer ) en haut du Menu ou sur "Fichier - déconnexion et fermeture". Les participants sont alors déconnectés de la réunion audio et/ou web. 2- Confirmez que vous souhaitez terminer la réunion. Assistance Clients 1- Cliquez sur "appel" puis sélectionnez "Service Clients"(pour l'animateur). 2- Cliquez sur "Appel Service Clients". En cours de réunion Depuis votre salle de réunion Genesys Meeting Center, sélectionnez votre présentation dans le menu déroulant "Présentations". Elle s'affichera automatiquement. 1-Cliquez sur les boutons de navigation pour faire défiler votre présentation. 2-Cliquez deux fois sur le titre d'une diapo pour y accéder directement.

6 Partager une application Cliquez sur l'onglet "Partage". 1- Cochez les applications que vous souhaitez partager. Vous devez avoir ouvert, au préalable, le ou les documents concernés. 2-Vous pouvez cliquer sur "partager l'ordinateur" et ensuite aller chercher directement le document à partager. Note: En cours de partage d'application, la barre de contrôle est dissimulée par votre document. Enquête / Questionnaire / Vote 1-Pour créer une enquête (idem Questionnaire / Vote), ouvrez la rubrique Ressources dans l'espace réunion. 2- Cliquez sur "Créer une enquête". 3-Durant la réunion, allez dans "Fichier" puis "Enquête" pour envoyer votre enquête. 4-Après la réunion, allez consulter les résultats de l'enquête dans la rubrique "Rapports d'activité" de l'espace réunion. Afficher une image ou un logo 1- Dans le menu "Ressources", cliquez sur "Images". 2- Cliquez sur "Télécharger une image". 3-Durant la réunion, cliquez sur "fichier" puis sur "image" pour afficher l'image de votre choix. Connectez votre webcam pour plus de convivialité. Cochez l'option "Vidéo" sous la fonction "Réunion immédiate", ou choisissez l'option "Vidéo" dans le menu "Programmer une réunion". Note: consultez le Service Clients pour activer l'option Vidéo conférence sur votre compte. Enregistrement (Archive) Depuis votre salle de réunion en ligne, cliquez sur "Fichier" puis sur "Enregistrement". 1-Nommez l'archive et cliquez sur "Démarrer". L'enregistrement démarre dans un délai maximum de 30 secondes. 2-Vous pouvez réduire la fenêtre d'enregistrement pendant la réunion. 3-Pour terminer l'enregistrement, cliquez sur le champ "enregistrement" apparaissant en rouge en bas de la barre d'outils. 4- Cliquez sur "Arrêt". 5-Dans un délai maximum de 4h après votre réunion, l'enregistrement sera accessible, sous la rubrique "Archive". Rapports d'activité Genesys Meeting Center met à votre disposition un rapport des réunions effectuées, avec de nombreuses informations telles que : date et durée des réunions, liste des participants présents, résultats des enquêtes, etc Le menu "Rapport d'activité" est situé dans la barre de menu de l'espace réunion.

7 Service Client et Assistance Service Clients France : Service Clients Suisse : Assistance en cours de réunion : 10 Démonstration Inscrivez-vous à une présentation de Genesys Meeting Center à distance : Cliquez sur "Démo en direct" Visionnez une démo "Flash" : Cliquez sur "Voir une démo en ligne" Genesys Conferencing France 1 Boulevard Hippolyte Marques IVRY sur Seine Tél. : Fax :