Version 12.4 TELESERVICES. Notification des codes activation élève (CAE) et création des comptes pour l accès à OBII

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1 Version 12.4 TELESERVICES Notification des codes activation élève (CAE) et création des comptes pour l accès à OBII

2 Notification des codes d activation élève I Préalables à la génération des comptes élèves télé-services pour OBII : Le chef d établissement : déclare qu il souhaite utiliser les télé-services (dans Administration Téléservices) s il ne l a pas déjà fait, active le télé-service OBII, Voir les documentations «Fils conducteurs administration et exploitation» et «Téléservices : Configuration des postes» à l adresse : la rubrique «téléservices». dans II Génération des CAE. La génération des CAE est disponible dans le menu «Accès des élèves» de l application Administration Téléservices. Ce menu a pour objet de permettre aux chefs d établissement de gérer les accès des élèves aux téléservices. Deux sous menus ont pour objectif d effectuer soit les opérations de notifications en masse des accès, soit la gestion individuelle des CAE des élèves. Détail du menu : Le chef d établissement peut notifier en masse des Codes d Activation Elèves (CAE) pour les élèves concernés. Ce choix permet au chef d établissement d envoyer, par courriel et/ou courrier (distribution en classe possible), aux élèves leur code d accès (CAE). Permet d'afficher une synthèse globale des CAE de l'établissement et par structures. Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 2 sur 12

3 Notification des codes d activation élève II- 1 Notifier les accès des élèves en masse. Ce choix permet au chef d établissement d informer chaque élève de la mise en place des Téléservices ainsi que son code d accès (CAE). En se connectant à l adresse des téléservices et en disposant de son CAE, l élève pourra se créer son propre compte téléservices. Ces courriers ont vocation à être distribués aux élèves directement dans l établissement. La notification se fait par papier, il n y a pas de notification par pour les élèves. Pour des facilités de gestion des comptes, il peut être très intéressant de notifier par MEF (ou par division) afin de pouvoir disposer et archiver un fichier de notifications d élève classées par structure (et à l intérieur de chaque fichier par ordre alphabétique des élèves). Le bouton Rechercher permet d afficher la liste des notifications La sélection des élèves se fait selon des critères de population: - Pour tous les élèves - Par MEF - Par division Le bouton «Notifier» génère le fichier pour les élèves concernés En cliquant dessus, le message ci-contre apparait : Attention, pensez donc à sauvegarder ce fichier Règles importantes : La notification d un CAE entraîne le stockage de la date de notification dans la base SIECLE. Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 3 sur 12

4 Notification des codes d activation élève Lorsque l option «Non notifiés uniquement» est choisie, la colonne «Date de notification» n est pas affichée. L écriture rouge, indique les élèves qui ont ou vont bénéficier de la continuité d accès (le courrier de notification diffère quelque peu pour ces élèves). Exemple : II- 2 Gérer le code pour un élève. Ce choix permet au chef d établissement de gérer le code d accès d un élève. Cet écran de gestion individuel des CAE permet d effectuer toutes les actions sur les CAE (création, gestion, notification, visualisation de l historique). Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 4 sur 12

5 Notification des codes d activation élève Recherche des élèves correspondant aux critères - Zone de saisie du nom (à partir de la première lettre) - Par MEF - Par Division La liste des élèves s affiche et un bouton «Gérer les codes» apparait à coté de chaque occurrence pour permettre la gestion individuelle d un CAE. Après avoir cliqué sur le bouton L historique des codes attribués à l élève est affiché. Cet écran indique : - La visualisation du CAE. - Une colonne «Valide» où est indiqué le seul code valide et utilisable en cas de création de compte. - Une colonne «Utilisé» qui indique si l élève a déjà utilisé ce CAE (c'est-à-dire qu il possède un compte et s est déjà connecté). - La date de la dernière modification du CAE. - La date de notification du CAE à l élève. Si l élève a accès aux téléservices, le refus de l un de ces responsables s effectue en cliquant sur le bouton «Enlever l accès» : cependant le CAE n est pas invalider pour autoriser l accès aux applications académiques, OBII et aux ENT mais l élève n aura plus le droit d accéder aux téléservices nationaux (liens supprimés du portail des téléservices). Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 5 sur 12

6 Notification des codes d activation élève Le chef d'établissement peut décider d'enlever l'accès aux Téléservices National pour l élève. Le bouton redeviendra alors la différence du bouton. à Génère un nouveau CAE valide. Notifie le CAE à l élève par l'envoi d'un courrier Retourne à la liste des élèves précédente. Après avoir actionné le bouton Un nouveau CAE Valide sera généré et une nouvelle occurrence apparaitra : Attention, si un CAE est en cours de validité, il sera invalidé avant la création du nouveau CAE valide. Après avoir actionné le bouton Une notification du CAE est faite à l élève par courrier. Le courrier spécifique aux personnes ayant bénéficié de la continuité d accès est adressé à l élève si le dernier CAE a une date de continuité d accès et qu elle est supérieure à la date de rentrée scolaire, ou s il va bénéficier de la continuité d accès. Ce bouton est accessible si le CAE est valide. La notification peut être faite plusieurs fois depuis cet écran. Un message d avertissement vous signale d enregistrer le fichier PDF généré avant de l éditer. Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 6 sur 12

7 Notification des codes d activation élève Lorsque l élève a ou a eu un code associé à un compte, le dernier compte connu est alors affiché dans un pavé supplémentaire. (La référence se fait sur le dernier des CAE ayant été associé à un compte. En effet un compte peut avoir été créé bien que le code d accès ait été invalidé ou régénéré ensuite. Le dernier compte existant créé par l élève est affiché). Le chef d établissement peut ainsi prendre connaissance de : L «Identifiant» qui est le login saisi par l élève lors de sa création de compte. L « du compte» qui est le mail associé au compte. L État du compte : «Validé» par défaut. Depuis cet écran il pourra également réinitialiser le mot de passe de l élève : cela consiste en un affichage d une fenêtre d information délivrant le nouveau mot de passe. Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 7 sur 12

8 Création des comptes élèves III Création des comptes élèves pour OBII. En classe, l enseignant distribue les CAE aux élèves. A l aide d un navigateur (Internet Explorer ou Mozilla Firefox), l élève se connecte à l adresse internet (URL) : La première connexion est importante, elle permet à l élève de créer son compte avec un login / mot de passe qui serviront pour ses connexions futures. L élève, lors de la première connexion clique sur «créez votre compte». L écran suivant apparaît :

9 Création des comptes élèves III 1 Création du compte L élève doit saisir son prénom, sa date de naissance au format jj/mm/aaaa et le code d activation (CAE), fourni par son enseignant,. Tous les champs marqués d une étoile sont obligatoires. L élève choisit son identifiant et son mot de passe

10 Création des comptes élèves Attention : - La valeur du champ "votre mot de passe" doit comporter entre 8 et 14 caractères (au moins un chiffre et une lettre). - L adresse peut être utilisée par un autre utilisateur des téléservices (parents, frère, sœur ) mais l élève doit pouvoir y accéder pour confirmer la création de son compte. III 2 Confirmation de compte : Une fois la saisie du formulaire terminée et validée, l utilisateur doit confirmer son compte, via un lien transmis par mail, dans un délai d une semaine. Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 10 sur 12

11 Création des comptes élèves IV - Connexion à l application OBII. A l aide d un navigateur (Internet Explorer ou Mozilla Firefox), l élève se connecte à l adresse internet (URL) : Possibilité de récupérer l identifiant par courriel (quand il a déjà été créé) Dès la 2 ème connexion, l élève pourra saisir l'identifiant qu il a créé lors de la première visite. Il devra saisir le mot de passe qu il a choisi lors de la création du compte.. Possibilité de récupérer un mot de passe temporaire en cas d oubli du mot de passe initial. Après avoir saisi l identifiant et le mot de passe, l élève clique sur le bouton pour accéder à l application OBII. Les manuels utilisateurs OBII sont disponibles sur le site de Scol-Téléservices : en passant par l accès pédagogique. Important : L accès à l application OBII pour les élèves n est disponible qu à J+1 après l ouverture des Téléservices OBII par l établissement et la création du compte Téléservices par l élève. IV 1 Mot de passe oublié? En cas de perte de mot de passe l élève saisi son identifiant et clique sur le bouton reçoit un mot de passe temporaire à modifier à la première connexion.. Il Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 11 sur 12

12 Création des comptes élèves IV 2 Identifiant oublié? En cas de perte d identifiant, l élève saisi l adresse qu il a donné lors de la création du compte et clique sur le bouton.il pourra récupérer son login perdu par mail. Rectorat de Bordeaux -DSI Scol-Téléservices v3 Page 12 sur 12

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