ADOC. Aide au Développement et à l Organisation des Clubs MANUEL D UTILISATION

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1 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs MANUEL D UTILISATION Date dernière mise à jour : 04/07/2013

2 MISES A JOUR DU GUIDE ADOC PARTIES DATES COMPLEMENTS D INFORMATIONS NOUVEAUTES 1 - LE PARAMETRAGE 25/02/2013 Site adhérent (publication des noms) Onglet Site Web et du club Personnes en fonction (profils d accès) 2 MES ADHERENTS 25/02/2013 Fiche adhérent (mise à jour des onglets) Millésimes licences 3 - GERER FORMULES ET LICENCES 25/02/2013 Rapprochement de membres Import de personnes physiques 4 ENSEIGNEMENT 25/02/ RESERVATION 25/02/2013 Statistiques et impression de tableaux 6 GESTION FINANCIERE 25/02/2013 Le titre de la partie 6 regroupe les parties «Budget» + «Paiement» 7 - COMMUNICATION ET ESPACE ADHERENT 25/02/2013 Partie COMPETITIONS 04/07/2013 Partie 8 Achat d un produit/service Gestion des stocks Page 2 sur 86

3 SOMMAIRE Partie 1- Le paramétrage page 4 Partie 2- Mes adhérents page 21 Partie 3- Gérer formules et licences page 31 Partie 4- Enseignement page 47 Partie 5- Réservation page 54 Partie 6- Gestion financière page 64 Partie 7- Communication et Espace adhérent page 79 Partie 8- Compétitions page 84 Page 3 sur 86

4 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 1 - LE PARAMETRAGE Page 4 sur 86

5 Bienvenue dans ADOC Qu'est ce qu'adoc? ADOC est une application fédérale : Aide au Développement et à l'organisation des Clubs affiliés à la FFT Vous y accédez en vous connectant sur internet à l adresse suivante : A la prise en main d'adoc, l'outil offre au club une configuration de base à partir de laquelle il pourra réaliser entre autre, les opérations déjà présentes dans l'outil de gestion de licences: enregistrement de licences, validation des paiements... Des fonctionnalités optionnelles sont également proposées dans cette application et pourront suivant les choix faits par le club, être activées ou non. Parmi ces fonctionnalités: - La réservation en ligne - La communication vers les adhérents - L enregistrement de paiements - L enregistrement et suivi de budget - Le suivi de remise de chèques Plusieurs acteurs d'un même club pourront avoir un accès personnalisé à l'application suivant des droits qui leur seront affectés par le Super Administrateur choisi par le club. Chaque acteur pourra ainsi participer via cet outil au développement de son club. Par ailleurs, si le club choisit de mettre en ligne la réservation d un ou de plusieurs courts, chaque adhérent pourra à l'aide d'un login/mot de passe personnalisé ( login et mot de passe de l espace licencié) accéder à l'espace Adhérent de son club et ainsi réserver par internet le court de son choix. Page 5 sur 86

6 Pour bien démarrer avec ADOC: le paramétrage! C'est l'étape essentielle pour un bon fonctionnement à venir de l'application. C'est l'étape au cours de laquelle vous allez paramétrer l'application en fonction de vos choix et des fonctionnalités que vous souhaiterez mettre en place dans votre club. MODULE CONFIGURATION Les fonctionnalités de l'application : à l'initialisation l'application est paramétrée au minimum avec 10 fonctionnalités obligatoires ; 8 fonctionnalités optionnelles sont proposées au club. Libre à lui de les activer ou non. Ci-dessous les fonctionnalités de l'application. Vous activez/désactivez les fonctionnalités optionnelles en cochant/décochant la petite case à droite de la fonctionnalité. Le Relevé d'identité Bancaire (RIB) : votre club va enregistrer ses licences via ADOC. Le paiement de ces licences se fera par prélèvement automatique sur le compte de votre club. Vous n'avez pas de démarche particulière à faire, excepté en cas de Page 6 sur 86

7 modification de vos coordonnées bancaires. Dans ce cas, merci de vous rapprocher de votre ligue qui se chargera de mettre cette information à jour. Année adhésion : ce sont VOS DATES d année d adhésion. Elles peuvent être: identiques aux dates du millésime licence (du 01/10 au 30/09 de l année suivante) ou différentes des dates du millésime licence (ex: du 01/01 au 31/12). ATTENTION: le choix de vos dates conditionnera le fonctionnement à venir de votre application Page 7 sur 86

8 Espace joueur : l'interface de l'espace joueur est différente de celle du gestionnaire. Vous pouvez choisir l'aspect visuel de l'interface joueur : 6 couleurs sont disponibles dans le menu déroulant Bandeau. (cochez la couleur désirée) Publier les noms vous permet de déterminer si les noms des joueurs qui réservent un court apparaissent ou non sur les tableaux de réservation côté Espace joueur. («oui» pour avoir les 2 noms sur le tableau de reservation) Quelle que soit l option choisie, les noms resteront apparents côté gestionnaire. Adresse de correspondance : c'est l'adresse de correspondance de votre club. Vous pouvez la modifier. Page 8 sur 86

9 Les personnes en fonction dans mon club Affectation des droits d'accès à l'application ADOC MODULE CONFIGURATION mode borne Centrale d achats Aide et support Adoc A l'initialisation, le club visualisera toutes les personnes qui ont une fonction enregistrée dans le club (ce sont les personnes que vous avez fait figurer sur la fiche signalétique du club que vous renvoyez chaque début de saison à la Ligue). Le Super Administrateur pourra affecter des droits d'accès à ADOC (en qualité d'acteur de la vie du club) à une ou plusieurs personnes en fonction dans le club en cliquant sur à droite de la ligne. Page 9 sur 86

10 Le Super Administrateur pourra affecter à ces personnes l un des 5 profils d'accès à ADOC: Super Administrateur - Gestionnaire - Utilisateur 1 - Utilisateur 2- Utilisateur 3 Chaque profil a des droits spécifiques : Pour supprimer un profil à une personne, il suffit de sélectionner «aucun droit». Cette personne ne pourra alors plus se connecter. Comment affecter un profil d'accès à un membre qui n'apparait pas dans la liste des personnes en fonction? Il faut au préalable créer une fonction à cette personne à partir de sa fiche d adhérent. Comment créer une fonction? Il faut aller dans «Adhérents» puis «Gestion», entrer le nom de la personne et cliquer sur «Rechercher». Page 10 sur 86

11 Cliquez ensuite sur à gauche du nom de la personne dans le tableau qui apparaît et sa fiche s ouvre comme montré ci-dessous : Cliquez ensuite sur l onglet «Fonction» et attribuez lui une fonction dans votre club. Une fois la fonction enregistrée, le membre apparaitra dans la liste des personnes en fonction dans le club. Un profil lui attribuant des droits pourra alors lui être affecté. En cliquant sur le crayon à droite. Page 11 sur 86

12 Les installations du club La ou les adresses d'installations du club MODULE CONFIGURATION Il s'agit de visualiser l'ensemble des adresses d'installations du club. Le club pourra modifier, corriger les informations renseignées en cliquant ici. Le club pourra également ajouter une ou plusieurs adresses d'installations non encore renseignées en cliquant ici. Sur ces adresses d'installations seront rattachés les courts de votre club. Page 12 sur 86

13 Les courts de votre club MODULE CONFIGURATION Sur le même principe que pour les installations, vous allez visualiser la liste complète de vos courts répertoriés à la FFT. Recherche de courts : des critères vous permettent d'affiner votre recherche suivant le type (surface - couverture - adresse d'installation.) En l'absence de critères renseignés, c'est la liste complète des courts du club qui apparaitra. Vous allez pouvoir également ajouter des courts, murs d'entrainement, plateaux d'évolutions que vous utilisez dans le cadre de l'activité de votre club: réservation en ligne - école de tennis... Page 13 sur 86

14 Cliquez ici pour ouvrir la fiche du court. [Si ces courts doivent faire l'objet d'une validation de la ligue afin de les répertorier sur le plan national (équipes en National), alors une demande devra être adressée à la ligue] Numéro du court : vous pouvez attribuer le numéro que vous voulez. Date de construction : c est soit la date de construction, soit la date de rénovation complète du court. Ne considérez pas un entretien ou une régénération comme une rénovation : c est la date à laquelle vous avez eu un court entièrement refait. Période d affichage : uniquement en cas de réservation sur internet. Combien de semaines souhaitez-vous afficher ce court sur internet pour la réservation en ligne? Ordre d affichage : c est l ordre d affichage des courts sur l écran. Cet ordre peut être différent du numéro du court. Page 14 sur 86

15 C'est par ce point du menu que vous paramètrerez les courts que vous souhaitez ouvrir à la réservation en ligne. Vous pouvez sélectionner plusieurs jours à la fois. Vous pouvez aussi à partir de là gérer les interruptions de réservation sur les courts mais uniquement en cas d impossibilité d utiliser les courts (la plupart du temps en cas de travaux). Après avoir cliqué sur «Ajouter» une interruption, il vous suffit de remplir la date de début et la date de fin d interruption et d «enregistrer». Dans cet intervalle, le court ne sera plus réservable en ligne. Page 15 sur 86

16 Les Formules d'accès MODULE CONFIGURATION Ce sont les formules d'adhésion définies par le club, qui, une fois paramétrées pourront être affectées aux adhérents du club et leur attribuer ainsi des droits d'accès aux installations. Il existe 2 types de formules: Cotisation (Abonnement Carnet de ticket) Enseignement (Courts - Stages) La formule de type 'cotisation' se définit par: Page 16 sur 86

17 Intitulé : le nom de votre formule. Type : cotisation, c'est-à-dire la formule d adhésion. Sous-type : abonnement ou carnet de tickets. L abonnement correspond à l adhésion à l année. Le carnet de ticket permet de mettre à disposition des adhérents un nombre d invitations (tickets) pour pouvoir jouer avec des non adhérents. Dans ce cas, vous choisissez le nombre de tickets de la formule. Si la réservation se fait par internet, l adhérent choisira d utiliser un ticket (au lieu de donner le nom d un autre adhérent) et ce ticket sera défalqué de son compte. Vous pouvez affecter plusieurs carnets en même temps à un même adhérent. Classement : pour cette formule, y a-t-il un classement minimum ou maximum que doit avoir la personne à qui je vais l attribuer? Age : pour cette formule, y a-t-il un âge minimum ou maximum que doit avoir la personne à qui je vais l attribuer? Sexe : est-ce une formule réservée aux dames ou aux messieurs? Nombre de réservations simultanées par défaut : combien de réservations de court (par internet) la personne à qui cette formule a été attribuée peut-elle faire en même temps? Par exemple : si cette formule autorise les personnes à faire 2 réservations par internet : la personne réserve le mardi et le jeudi ; pour effectuer une nouvelle réservation, il faudra que la personne attende d avoir joué le mardi et que sa réservation du mardi disparaisse. Elle se retrouvera alors avec une seule réservation (le jeudi) et pourra donc réserver une deuxième fois sur la période. Si vous modifiez le nombre de réservations simultanées d une formule, cela sera répercuté automatiquement sur les adhérents. Ordre d affichage : c est l ordre d affichage des formules à l écran que vous visualiserez dans le tableau récapitulatif. Cet ordre peut être différent de l ordre de création des formules. Formule en préinscription : vous avez la possibilité de faire afficher les formules en préinscription sur l Espace Adhérent de vos membres. Ils pourront grâce à cela vous informer qu ils souhaitent se préinscrire pour telle ou telle formule. Vous validerez ensuite cette préinscription lorsqu ils vous auront réglé leur adhésion. Les créneaux de formule : quels sont les créneaux ouverts à la réservation par internet sur lesquels les personnes qui prendront cette formule pourront réserver pour jouer? Cliquez sur «Ajouter» ; vous pouvez rentrer plusieurs courts et plusieurs jours en même temps. Tarifs et dates de validité : cliquez sur «Ajouter» et rentrez l année d adhésion et le montant de votre formule (les dates de validité s inscriront automatiquement puisque vous les avez rentrées en créant votre année d adhésion dans le paramétrage au début). N oubliez pas ensuite de cliquer sur l étoile pour mettre votre formule en vente, sinon vous ne pourrez pas l attribuer (l étoile doit être jaune). Pour reconduire une formule d une saison sur l autre : il suffit (une fois que la nouvelle année d adhésion a été créée dans «Configuration» / «Paramétrage») d ajouter un nouveau tarif attaché à la nouvelle saison. Page 17 sur 86

18 La formule de type 'enseignement' se définit par : Intitulé : le nom de votre formule. Type : enseignement, c'est-à-dire des cours. Sous-type : cours (à l année) ou stage. Classement : pour cette formule, y a-t-il un classement minimum ou maximum que doit avoir la personne à qui je vais l attribuer? Age : pour cette formule, y a-t-il un âge minimum ou maximum que doit avoir la personne à qui je vais l attribuer? Sexe : est-ce une formule d enseignement réservée aux dames ou aux messieurs? Ordre d affichage : c est l ordre d affichage des formules à l écran que vous visualiserez dans le tableau récapitulatif. Cet ordre peut être différent de l ordre de création des formules. Tarifs et dates de validité : cliquez sur «Ajouter» et rentrez l année d adhésion et le montant de votre formule (les dates de validité s inscriront automatiquement puisque vous les avez rentrées en créant votre année d adhésion dans le paramétrage au début). N oubliez pas ensuite de cliquer sur l étoile pour mettre votre formule en vente, sinon vous ne pourrez pas l attribuer. Remarque : une formule de type cotisation vous donne droit à effectuer des réservations de courts par internet pour le jeu libre (en fonction des paramètres enregistrés dans la formule), ce qui n est pas le cas pour une formule d enseignement pour laquelle les courts sont réservés par l enseignant (voir le chapitre sur la réservation des courts). Page 18 sur 86

19 Produits et services Vous pouvez mettre à la vente des produits et/ou services : Cliquez sur «Ajouter» Vous pouvez maintenant saisir le type de produits ou services vous souhaitez proposer ainsi que le tarif. Puis enregistrez. Pour que le produit/service soit en vente, il faut que l étoile soit jaune, pour cela, cliquez dessus. Page 19 sur 86

20 Les outils Les extractions - Les éditions 2 types d'extractions de données vous sont proposés dans ADOC: * L'extraction de données 'brute' sous le format Excel (extractions exploitables par l'utilisateur - mise en page...) Dès qu'une extraction est disponible sous Excel, elle est visible en bas de l'écran sur lequel vous vous situez et accessible via le bouton: * L'extraction de données présentée sous forme d'édition directement imprimable en l'état par l'utilisateur. Ces éditions sont disponibles : Menu configuration - Etat de contrôle (informations générales sur le club. Menu configuration - tableau de bord Menu Adhérent - répartition des adhérents - liste émargement AG Réservation - impression des tableaux Licence - attestation Enseignement - Edition des groupes par journée L'état de contrôle Par le menu - configuration - Etat de contrôle Il s'agit de la 'fiche signalétique' de votre club, fiche qui vous est adressée, sous forme papier, par la ligue. Les corrections que vous y apportez sont enregistrées ensuite par la ligue dans la base de données fédérales. Avec ADOC, toutes les informations générales de votre club, sont reprises dans ce document. Le tableau de bord Par le menu - configuration Tableau de bord Cet outil permet à l'utilisateur, sur une période maximum de 5 années sportives consécutives, d'avoir une vision globale, rapide et synthétique de quelques indicateurs chiffrés. Ces indicateurs sont: Evolution des licenciés Jeunes/Adultes du club Evolution des licenciés Hommes/Femmes du club Répartition par catégorie d'âge et par sexe de la population licenciée au club pour chacune des années sportives Répartition des licenciés par le lieu de résidence (information liée au code postal) Page 20 sur 86

21 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 2 MES ADHERENTS Page 21 sur 86

22 Mes adhérents La liste de mes adhérents MODULE ADHERENTS C'est ici que vous allez trouver la liste de tous vos adhérents (licenciés dans votre club ou dans un autre club). Il est important de bien appréhender les 2 notions : - notion d'adhérent - notion de licencié RAPPEL : Une personne ne peut être détentrice que d'une seule licence pour une année sportive, mais elle peut être adhérente de plusieurs clubs affiliés pour une même année sportive. A l'ouverture de votre club sur ADOC, cette liste sera composée de tous vos licenciés dont la dernière licence active est enregistrée dans votre club pour l'année en cours mais aussi pour les années n-1 et n-2. Les informations que vous allez pouvoir collecter sur vos membres sont nombreuses : - des informations liées à la licence : présentes dans la base de données fédérales. - des informations plus spécifiques : niveau de jeu - regroupement familial Si les premières sont d'ordre général et liées à la licence de l'individu, les secondes sont plus spécifiques et liées à la vie et à l'organisation de votre club. Page 22 sur 86

23 La recherche d'un adhérent Une fenêtre composée de critères de recherche est proposée à l'utilisateur : ATTENTION : Cet écran est un écran de RECHERCHE d un adhérent déjà rentré dans votre base de données. Si vous voulez AJOUTER un adhérent, cliquez sur «Ajouter» pour accéder à l écran d ajout d un nouvel adhérent (Voir page suivante). La combinaison d'un ou plusieurs critères permet à l'utilisateur d'affiner sa cible. Si vous cliquez sur «Rechercher» sans renseigner de critères, vous obtiendrez la liste complète des adhérents du club des années N, N-1 et N-2. Si vous souhaitez accéder uniquement à la liste de vos licenciés de l année en cours, renseignez le millésime licence. Idem pour l année d adhésion. Millésime licence N adhérents et anciens adhérents licenciés en année N (dans votre club ou un dans autre club) Millésime adhésion N adhérents au club en année N (même non licenciés) et/ou licenciés au club en année N (même non adhérents) Millésime adhésion N et licence N adhérents au club en année N et licenciés au club en année N Page 23 sur 86

24 Les nouveaux adhérents La création d'un nouvel adhérent passe par l'ajout d'une personne définie par CIVILITE - NOM - PRENOM - DATE DE NAISSANCE 2 cas de figures peuvent se produire : La création d'un adhérent déjà licencié : Sur l'année sportive en cours: le club crée l'adhérent - le système 'récupère' les éléments déjà présents dans la base de données fédérale. Il ne délivre pas de licence (car licence déjà existante). La création d'un adhérent qui n'a jamais été licencié à la FFT : Dans ce cas, vous créez la personne et vous délivrez ensuite la licence à l adhérent. Sur une année sportive antérieure: le club crée l'adhérent - le système 'récupère' les éléments déjà présents dans la base de données fédérale. Vous pouvez ensuite attribuer la licence à cet adhérent. Attention, l'adhérent peut souhaiter rester licencié dans un club différent. Dès que vous avez créé un nouvel adhérent, vous obtenez sa fiche. Page 24 sur 86

25 La fiche adhérent La fiche adhérent Elle est composée de 11 onglets dans lesquels seront stockées toutes les informations de l'adhérent, à la fois des informations d'ordre 'général' liées à la licence : Licence - classement - Formations des informations plus orientées club : Accès - Formules - Groupes - Disponibilités - Réservations - Compte Les onglets Identité et Fonctions contiennent des informations 'mixtes': générales et orientées club. La fiche adhérent : Page 25 sur 86

26 Identité : Dans la partie haute de l'écran, les informations : Civilité - Nom - Prénom - Adresse postale - Mail - Téléphone sont des informations générales liées à la personne. Dans la partie basse, ce sont les informations 'spécifiques' club (visibles uniquement au niveau du club). Vous avez la possibilité d envoyer un à un adhérent en cliquant sur l icône droite du champ du mail. Dans ce cas, l envoi se fait directement via le poste de l utilisateur. à Accès : cet onglet vous permet d envoyer par mail leurs codes d accès à l Espace Adhérent du club à vos membres (attention, les personnes qui ont déjà un code par l Espace du licencié ou l AEI l utiliseront également pour cet Espace). Vous pouvez aussi le modifier avant de l envoyer. Page 26 sur 86

27 Licences : historique des licences de l adhérent. Vous pouvez aussi attribuer une licence, imprimer l attestation de licence de l année en cours et envoyer par mail cette attestation de licence. Formules : récapitulatif des formules d accès attribuées à l adhérent. C est par cet onglet que vous pouvez également attribuer une formule unitaire à cet adhérent en cliquant sur «Ajouter». C est sur cette fenêtre que vous voyez le nombre de tickets restants le cas échéant. Groupes : appartenance de l'adhérent à un groupe d'enseignement Disponibilités : disponibilités de l adhérent renseignées soit par le club, soit par l adhérent à travers l Espace Adhérent. Réservations : historique des réservations par internet des courts de cet adhérent. Classement : historique du classement de l adhérent. Page 27 sur 86

28 Compte : récapitulatif des opérations financières effectuées pour cet adhérent : attribution de formules, achat de produits/services, paiements avec le solde de toutes les opérations effectuées. Vous pouvez aussi effectuer un achat de produits/services, un paiement unitaire ou une régularisation de compte à partir de cette fenêtre. Fonctions : il s'agit de toutes les fonctions de la personne. Les fonctions de niveau ligue sont renseignées par la ligue. Les fonctions clubs sont renseignées par le club, exceptées les fonctions de Président - Secrétaire et Trésorier de club qui restent enregistrées par la ligue. Rappel : Pour affecter un profil de type Super Administrateur - Gestionnaire - utilisateur niveau 1 et 2, il est nécessaire au préalable que le membre du club remplisse une fonction au sein du club. Formations : récapitulatif des formations suivies par l adhérent. Cet onglet est renseigné par la Ligue. Répartition des adhérents Vous pouvez éditer une liste de vos adhérents par répartition de formule d enseignement ou de cotisation. Page 28 sur 86

29 Le regroupement familial MODULE ADHERENTS Il s'agit d'une fonctionnalité, permettant au sein d'adoc, d'enregistrer, après avoir déclaré un 'chef de famille' un regroupement de plusieurs adhérents. Ainsi lors de la communication de message par le club, celui-ci pourra choisir de prendre comme cible les regroupements familiaux, permettant alors de n'envoyer qu'un seul message par regroupement familial (au chef de famille que vous définissez). La constitution d'un regroupement familial est libre : vous pouvez regrouper des personnes ne faisant pas partie de la même famille. Commencer par attribuer un nom au regroupement familial. Puis ajouter les membres de la famille à ce regroupement en cliquant sur «Ajouter». L étoile jaune active définit le chef de famille. Pour l activer, cliquez dessus. Page 29 sur 86

30 Liste d émargement MODULE ADHERENTS Vous pouvez sortir la liste d émargement pour votre assemblée générale en renseignant les champs de cet écran. Le fichier que vous sortez vous propose 2 onglets : d une part la liste d émargement et d autre part la liste des personnes avec leurs adresses, ce qui vous permet de faire un publipostage pour la convocation à votre l AG. Vous pouvez désormais avoir accès à la préparation de l AG de l année adhésion précédente même si cette adhésion est échue. Page 30 sur 86

31 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 3 - GERER FORMULES ET LICENCES Page 31 sur 86

32 Attribuer une formule d'adhésion MODULE ADHERENTS Attribution en masse Une fois les formules d'adhésion créées dans le menu «configuration - Formules d'accès au club», vous avez la possibilité d'affecter 'en masse' à plusieurs adhérents, la même formule. La liste des adhérents à qui la formule choisie pourra être affectée sera filtrée selon les critères définis dans cette formule (vous n aurez en retour que les adhérents qui remplissent les critères que vous avez attribué pour cette formule). Comment affecter une formule en masse? Choisissez la formule que vous souhaitez affecter en masse. Cliquez sur «Attribuer» Page 32 sur 86

33 En fonction de la formule choisie, s affichera la liste de l ensemble des adhérents correspondant aux critères définis dans la formule (âge, sexe, classement ). La sélection des adhérents se fait en cochant la case à droite puis en cliquant sur «Attribuer» Cette fonctionnalité est intéressante en début d'année sportive lors de l'attribution de formules à un grand nombre d'adhérents. Remarque : L'affectation d'une formule à un adhérent viendra mouvementer son compte (par exemple : du prix de la formule). Page 33 sur 86

34 Attribuer une formule d'adhésion Attribution unitaire MODULE ADHERENTS Cette modalité d'attribution passe directement par la fiche de l'adhérent Onglet : Formules d'accès. C'est dans cet onglet qu'apparaitront toutes les formules auxquelles l'adhérent a souscrit. C'est dans cet onglet également qu'une attribution unitaire de formule se fera par le bouton 'Ajouter'. Les critères pré définis dans la formule apparaitront à l'affichage. L''utilisateur pourra modifier 'unitairement' un ou plusieurs de ces critères (modification de date d'application - modification du tarif...). Les modifications apportées ne s'appliqueront qu'à l'adhérent sélectionné. Elles ne seront pas reportées de façon générale à la formule. Pour modifier une formule, il faut passer par le menu Configuration - Formule d'adhésion au club. Page 34 sur 86

35 Comment affecter une formule de façon unitaire? Cliquez sur enregistrer pour attribuer la formule à l adhérent. Remarque : sur le même principe que l'attribution en masse, l'enregistrement d'une formule d'accès au club par ce point du menu viendra mettre à jour l'onglet 'compte' de l'adhérent. Pour supprimer une formule il suffit de cocher la case de droite et de cliquer sur «Supprimer». Par contre si le règlement a déjà été effectué et enregistré, il ne sera pas possible de supprimer la formule attribuée. Page 35 sur 86

36 Enregistrer une réduction de tarif Enregistrer une réduction de tarif L'enregistrement d'une réduction de tarif appliquée à un adhérent passe par la fiche de l'adhérent - Onglet - Formule d'accès - bouton 'Ajouter'. Les critères pré définis dans la formule apparaitront à l'affichage. L''utilisateur pourra alors modifier 'unitairement' un ou plusieurs de ces critères. Sera alors affiché dans le compte de l'adhérent, le montant de la réduction. Les modifications apportées ne s'appliqueront qu'à l'adhérent sélectionné. Elles ne seront pas reportées dans la formule (menu configuration - formule d'accès au club). Page 36 sur 86

37 Validation des pré-inscriptions Lors de la création d'une formule d'accès au club (cotisation ou enseignement) le Super Administrateur peut choisir de la proposer en pré-inscription aux adhérents du club. Cette formule sera alors visible dans l'espace adhérent. L'adhérent ne pourra visualiser que les formules dont les critères définis et enregistrés dans le paramétrage de la formule peuvent s appliquer à lui. Pour être valable et prise en compte, une formule à laquelle un adhérent s'est pré inscrit doit être validée par le Gestionnaire ou le Super Administrateur du club Comment déclarer une formule visible en pré inscription côté gestionnaire du club? Il suffit de cocher la case Formule en pré inscription. Page 37 sur 86

38 Que voit-on côté Espace joueur? Comment le Gestionnaire valide les pré-inscriptions? MODULE ADHERENTS Que se passe-t-il une fois la validation faite côté gestionnaire? Comme lors de l'enregistrement (en masse ou unitaire) de formules d'accès, le compte de l'adhérent est mouvementé de la même manière (la formule s affiche comme ayant été attribuée). Que se passe-t-il côté Espace joueur? La formule validée disparait du point du menu 'Pré inscription' - la confirmation de la prise en compte de la formule apparait dans ma fiche Adhésion. Page 38 sur 86

39 La délivrance de licence en masse MODULE LICENCE Par le point du menu - Licence - Attribution, la délivrance de licence pourra se faire de façon unitaire ou en masse. Une fenêtre de critères permettra à l'utilisateur de cibler une personne (nom, prénom, n licence), une famille (nom), ou l'ensemble des adhérents non encore licenciés (sans critère de recherche renseigné, c'est la liste complète des adhérents non encore licenciés pour l'année en cours qui s'affichera). Fenêtre de recherche en vue de l attribution de la licence : possibilité de recherche sur une personne, une famille ou l ensemble des membres du club (sans critère renseigné). Le résultat fera apparaître les personnes non encore licenciées pour le millésime. Le Gestionnaire attribuera alors aux personnes de son choix la licence de l'année en cours en cochant la case à droite de la personne. Et en cliquant sur «Attribution». ATTENTION: la prise en compte de la licence sur le serveur fédéral ne sera effective qu'après sa validation en paiement. (Cf Validation en paiement des licences). Remarque : Cette fonctionnalité est intéressante en début d'année sportive lors de l'attribution de licence à un grand nombre de licenciés. Page 39 sur 86

40 La délivrance des licences 'unitaire' MODULE LICENCE L'attribution 'unitaire' de la licence peut se faire par le point du menu Licence - Attribution Le fait de renseigner les critères de recherche Nom et Prénom permettra de ne remonter à l'affichage que l'adhérent souhaité. Elle peut se faire également directement à partir de la fiche de l'adhérent - onglet licence par le bouton «Attribuer une licence». Vous pouvez aussi à partir de cette page éditer l attestation de licence de l adhérent ou lui envoyer son attestation par mail. ATTENTION: la prise en compte de la licence sur le serveur fédéral ne sera effective qu'après sa validation en paiement. (Cf Validation en paiement des licences). Remarque : Cette fonctionnalité est intéressante au fil de l'année sportive lors de l'inscription d'un nouvel adhérent. Page 40 sur 86

41 MODULE LICENCE Attestation : permet d éditer à partir des nom, prénom et n de licence d une personne son attestation de licence. Changement de club : donne sous format excel la liste des personnes ayant changé de club sur une saison sportive. Elle liste les joueurs changeant de clubs et saisis en ligue (2nde série et plus) et est complétée par les arrivées et départs des clubs suite aux enregistrements des licences pour les joueurs NC, 4ème et 3ème séries. Répartition des licenciés : donne sous format excel le détail des effectifs du club par catégorie d âge et pour une saison sportive. Statistiques : Fidélisation : cette édition donne par catégorie sportive et par sexe, la part des licenciés du club de l'année licence sélectionnée qui sont fidèles au club depuis le nombre d'années défini. Abandon : Cette édition donne pour l'année sportive de référence, par catégorie sportive et par sexe, la proportion des personnes licenciées dans le club qui ont abandonné le tennis dès la première année, au bout de deux ans... et combien sont encore licenciées FFT au jour de l'édition. Ces chiffres sont donnés pour les nouveaux licenciés, pour les renouvellements et pour la totalité des licenciés de l'année de référence. Page 41 sur 86

42 Le rapprochement de membres MODULE ADHERENTS a) Il peut arriver que vous saisissiez 2 licences pour la même personne (erreur dans l orthographe d un nom ou d un prénom ou erreur dans une date de naissance ou dans la civilité). Dans ce cas, il faut que vous fassiez un rapprochement de membre. Entrez le nom du membre à conserver (lors de la saisie du début du nom, le système vous proposera les noms enregistrés dans le listing des licenciés) puis le nom du membre à supprimer et cliquez sur rapprocher. Envoyez ensuite un mail à la Ligue pour supprimer la mauvaise licence. b) Le rapprochement de membre doit se faire lorsque vous avez créé un adhèrent (sans licence) en attente d un «pass tennis» validé par la Ligue. Le membre à conserver est celui de la licence FFT. Les données seront automatiquement transférées. Import de personnes physiques Les personnes physiques que vous pouvez importer avec ce module sont : Soit des licenciés sur l année n-1 ou n-2 qui n ont pas encore été rentrées comme adhérent dans votre club. Dans ce cas-là, vous pouvez soit les rentrer comme adhérent de votre club, soit les laisser à la porte du club. Soit des licenciés saisis en dehors du club : les licenciés à partir de 3 série qui rentrent dans les critères de saisie à la Ligue. Il suffit dans ce cas de les rentrer comme adhérent de votre club. La saison suivante, les licenciés de l année n-2 qui n auront pas été rentrés comme adhérents de votre club disparaitront automatiquement de cette liste d import. Page 42 sur 86

43 La validation des licences en paiement C'est l'étape essentielle pour la prise en compte sur le serveur fédéral des licences attribuées dans ADOC. Une licence n'est prise en compte sur le serveur fédéral que lorsqu'elle est validée en paiement. Les étapes d'enregistrement d'une licence : Etape 1 : attribution de licence Après avoir sélectionné le ou les adhérents non licenciés sur l année en cours, l utilisateur sélectionne les personnes à qui il souhaite délivrer la licence et l attribue. Etape 2 : validation en paiement des licences attribuées Page 43 sur 86

44 MODULE GESTION FINANCIERE Le club visualise lors de cette étape l ensemble des licences qu il a attribuées. Pour être prises en compte sur le serveur fédéral, ces licences doivent être «validées en paiement». C'est lors de cette étape, avant la validation en paiement, que peut être supprimée une licence attribuée à tort en passant par l onglet «Licences». Il suffit de cocher la case située à droite de la licence à supprimer puis de cliquer sur «Supprimer». Si tout est correct, vous pouvez valider les licences en cliquant sur le bouton «Valider». Prélèvement des licences : le fonctionnement Le paiement des licences se fait par prélèvement. C'est la ligue dont dépend le club qui va effectuer ces prélèvements. Le paiement est effectué à un mois fin de quinzaine, ainsi, toute licence saisie entre le 1er et le 15 du mois sera prélevée le 15 du mois suivant, de même, toute licence saisie entre le 15 et le 30 du mois sera prélevée le 30 du mois suivant. A noter que depuis le 20 mai 2011, vous avez la possibilité d ouvrir la fiche d un adhérent directement à partir de la liste des licences en attente de validation de paiement. Page 44 sur 86

45 Le suivi des prélèvements licences MODULE GESTION FINANCIERE Cette option permet au club de suivre à tout moment les prélèvements relatifs à ses licences. La liste fait apparaître par Année Sportive l ensemble des prélèvements avec l état de chacun d eux : Effectué : l échéance du prélèvement est dépassée. A venir : le club ne peut plus saisir de licences venant modifier le montant de ce prélèvement, mais le prélèvement n est pas encore effectué. Provisoire : quinzaine de travail en cours, le montant peut évoluer si le club valide de nouvelles licences avant la fin de la quinzaine. La liste fait apparaître, sur le millésime sélectionné, l ensemble des prélèvements par date ainsi que le montant et l état du prélèvement. L ouverture d une date de prélèvement vous donne accès au détail des licences par nature ainsi qu à la liste nominative des licences concernées. Il est ainsi possible au club de visualiser le détail d un prélèvement. Deux onglets apparaissent : * le premier reprend le détail du prélèvement par type de licence, * le second récapitule la liste des licences concernées par ce prélèvement. Page 45 sur 86

46 Détail des licences par nature liste nominative des licences concernées. Il est par ailleurs possible d'éditer par date de prélèvement le détail ainsi que la liste nominative des licences concernées. Cette édition est disponible sous le tableau de résultat en cliquant sur : Page 46 sur 86

47 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 4 ENSEIGNEMENT Page 47 sur 86

48 La création des groupes MODULE ENSEIGNEMENT Cette option du module 'enseignement' permettra au club qui le désire d'organiser : son école de tennis, les stages qu'il pourrait mettre en place, et dans un sens plus large toute l'architecture de son enseignement. Les fonctionnalités de cette option vont de l'aide à la composition d'un groupe, à l'affectation de ce groupe à un enseignant en passant par la réservation du ou des créneaux horaires et le suivi dans le temps de ce groupe. Cliquez tout d abord sur Groupes puis dans la fenêtre sur «Ajouter». Création d un groupe Deux étapes dans la création d'un Groupe 1/ La définition du groupe. Un groupe se définit par : * un libellé * une année d adhésion * une formule enseignement (enregistrée au préalable dans vos formules d'accès) ou plusieurs formules (voir ci-dessous) * des dates de validité qui se renseignent automatiquement en fonction de la formule choisie. * un enseignant qu'on lui affecte (Attention : un enseignant est une personne qui exerce une FONCTION d'enseignant au sein du club. Si besoin, au préalable il faut enregistrer une fonction à la personne). Page 48 sur 86

49 Par ailleurs, un groupe peut se définir avec des notions complémentaires: * un niveau de jeu et un test école. Ces notions peuvent être renseignées sur la fiche de l'adhérent - Elles seront utiles lors de la composition du groupe * Un nombre maximal d'élèves souhaité 2/ Précisions autour de notions complémentaires: * Formules Il s agit du type de formule (sous-entendu cours ou stage). En renseignant cette information, le gestionnaire pourra, pour constituer son groupe, s appuyer sur une ou plusieurs formules rattachées au type choisi. Exemple : le club enregistre 2 formules de type cours : Ecole de Tennis initiation et Ecole de Tennis perfectionnement. Les membres du club inscrits à ces formules peuvent être différents. Si, lors de la création d un groupe école de tennis, le gestionnaire s appuie sur ces 2 formules, il pourra inscrire dans son groupe, à la fois un membre ayant souscrit une formule école de tennis initiation, et un autre membre ayant souscrit une formule école de tennis perfectionnement. Pour ajouter une formule, sélectionner dans la liste. Il est également possible à présent d ajouter unitairement à un groupe, un membre du club ne disposant pas de la ou des formules d accès renseignées dans les paramètres du groupe. Cela autorise donc l utilisateur à affecter à un groupe tout adhérent du club. * Disponibilités - sera utilisé lors de la composition du groupe - permet d'affiner la recherche de personnes sur un ou des créneaux de disponibilité souhaités (les disponibilités sont à renseigner dans la fiche adhérent). * Réservations - enregistrement des créneaux de réservations 'permanentes' nécessaires au bon fonctionnement du groupe - cela viendra alimenter le tableau de réservation (voir dernière page du fascicule). * Interruptions - enregistrement d'interruptions ponctuelles sur une période (ex : vacances scolaires). A partir de la liste résultante des groupes (Enseignement groupes rechercher), il est maintenant possible d ajouter simultanément sur plusieurs groupes une même période d interruption. * Remplacements: permet de gérer le remplacement de l'enseignant 'titulaire' sur une période donnée. La notion d'élèves est développée ci-dessous. Page 49 sur 86

50 La composition des groupes C est une aide à la constitution des groupes. (École de tennis - stages). Cet outil permet à la personne en charge de l'enseignement de pré-sélectionner les élèves susceptibles de répondre aux critères définis lors de la création du groupe. Ces critères sont: La formule enseignement (c'est la formule d'accès au club de type enseignement à laquelle s'est inscrit l'adhérent) Les disponibilités (le système va comparer les disponibilités souhaitées et celle renseignées dans la fiche de l'adhérent - onglet disponibilités.) Le niveau de jeu (idem que pour les disponibilités: le système compare le ou les niveaux de jeu souhaité(s) et ceux renseignés dans la fiche adhérent) Le test école (idem) Lors de l'ajout d'élèves dans un groupe, ADOC va proposer à l'utilisateur une liste d'élèves potentiels. A partir de cette pré-sélection, l'utilisateur fera son choix. Affichage des paramètres enregistrés lors de la création du groupe. Les informations de disponibilités enregistrées dans la fiche de l adhérent ALAUX Robin correspondent aux critères de disponibilités enregistrés lors de la création du groupe. L absence de témoin visuel est liée soit à l absence de critère Test école renseigné à la création du groupe soit à l absence d information renseignée dans la fiche de l adhérent. Le niveau de jeu enregistré dans la fiche de l adhérent CENES Chloé ne correspond pas au niveau de jeu souhaité dans le groupe Mini tennis 1 C est le nombre de groupes auxquels appartient déjà l adhérent. Il peut être défini, lors de la création d'un groupe, un nombre maximum d'élèves par groupe. Ce critère ne sera pas bloquant lors de la constitution du groupe, il alertera l'utilisateur du dépassement du nombre d'élèves. Une fois les élèves sélectionnés en cochant la case à droite du nom, cliquez sur «Ajouter au groupe» pour créer le groupe. Vous pouvez supprimer les élèves du groupe en cochant la case à droite et en cliquant sur «supprimer». NB : il faut d abord supprimer tout ce qui est rattaché au groupe (élèves, réservations ) avant de pouvoir supprimer un groupe. Page 50 sur 86

51 Le suivi des groupes MODULE ENSEIGNEMENT Lorsque vos groupes 'enseignement' sont constitués, vous avez à disposition 2 outils qui vous permettent de suivre leur activité. Edition des groupes par journée : Permet d'éditer de façon pratique et rapide par journée, un document reprenant la composition de chacun des groupes Dans un but de suivre par enseignant le nombre d'heures effectuées, il est proposé d'éditer, sur une période choisie, un Etat prévisionnel des heures d'enseignement. Cet état tient compte des paramètres enregistrés lors de la création d'un groupe, l'enseignant responsable, les éventuels remplacements, ainsi que les créneaux horaires réservés sur la période. Page 51 sur 86

52 ATTENTION : il s agit d un état «théorique» des heures des enseignants. Cela ne tient aucunement compte des jours de pluie ou d absence de l enseignant. Vous pouvez utiliser les fonctions d Excel pour modifier le fichier et le mettre à jour en fonction de la présence de l enseignant. OFFICIELS DE LA COMPETITION Le dernier onglet concernant les officiels de la compétition donne une liste de tous les officiels de la compétition (arbitres, juges-arbitres) qui sont licenciés dans le club et qui sont en activité. Page 52 sur 86

53 La réservation 'enseignement' La réservation 'enseignement' permet de rattacher à un groupe une ou plusieurs réservations 'permanentes'. L'information affichée sur le tableau de réservation fera apparaitre le nom du groupe renseigné dans la zone 'libellé'. L'ajout d'une réservation permanente groupe se fait par le menu 'Groupes'. MODULE ENSEIGNEMENT Cliquez sur «Ajouter une réservation permanente». Rentrer le jour, le court et les dates de début et de fin. Cette réservation s incrémentera automatiquement sur les courts tout au long de la période renseignée. Page 53 sur 86

54 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 5 RESERVATION Page 54 sur 86

55 Mettre en place la réservation en ligne MODULE CONFIGURATION 1ère étape : choisir les courts à ouvrir à la réservation en ligne Aller dans le module «Configuration». Commencer par rechercher tous les courts du club dans l onglet «courts». 2ème étape : définir les créneaux ouverts court par court et jour par jour Sélectionner pour chaque court (en ouvrant le court concerné grâce à à gauche du court) un jour, une heure de début et une heure de fin d'ouverture à la réservation et une durée (incrément) du créneau de réservation. C'est en quelque sorte le tableau (vierge) de mise à disposition à la réservation que vous déterminerez. Page 55 sur 86

56 Vous pourrez gérer également à travers ce menu 'courts' la notion d'interruption : période durant laquelle aucune réservation n'est possible (période de nettoyage ou de réfection de court par exemple). Lorsque cette fonctionnalité sera en ligne, des réservations pourront être effectuées : * par le club : réservation club - réservation 'enseignement' * par les adhérents : réservation adhérent Vous pourrez ensuite visualiser les tableaux par court ou par jour : la période de navigation dans le temps est plus importante pour le gestionnaire que dans l Espace joueur. MODULE RESERVATION Page 56 sur 86

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58 MODULE RESERVATION La réservation club Une réservation permanente est une réservation récurrente dans le temps. Ce type de réservation est de type «club». Elle sera gérée (ajoutée - supprimée) par un acteur du club (Super Administrateur, Administrateur ou Gestionnaire.) Une réservation permanente sera définie par : * Un libellé, * Une année adhésion sur laquelle s'applique cette réservation, * Une date de début et de fin de validité, * Un jour et un court sur lesquels s'applique cette réservation, * Une heure de début et une heure de fin. Une réservation permanente permettra de gérer les réservations de courts liées à l'organisation d'un tournoi, aux rencontres par équipes, aux occupations par des scolaires... ATTENTION : La réservation des entrainements passera davantage par des réservations faites dans le cadre de l'organisation des groupes. Cf réservation «enseignement». Page 58 sur 86

59 La réservation «enseignement» MODULE ENSEIGNEMENT L'ajout d'une réservation permanente groupe se fait par le menu «Groupes» du module «Enseignement». L onglet «Réservation Enseignement» du module réservation n est qu une fenêtre de recherche des réservations existantes. La réservation «enseignement» permet de rattacher à un groupe une ou plusieurs réservations «permanentes». Ouvrir le groupe concerné par la réservation permanente. Aller sur l onglet «Réservations». Cliquer sur «Ajouter une réservation permanente». Remplir le jour, le court et l horaire de la réservation permanente. L'information affichée sur le tableau de réservation fera apparaitre le nom renseigné dans la zone «libellé» lors de la création du groupe. Page 59 sur 86

60 La réservation adhérent ESPACE JOUEUR Suivant le paramétrage de l'outil ADOC, vos formules d'accès au club et la ou les formules auxquelles adhère votre membre, ce dernier aura accès ou non à la réservation en ligne. S'il a l'accès à la réservation en ligne, cela se traduira visuellement, dans son Espace adhérent, par l'affichage des tableaux de réservation (au choix par court ou par jour). L'adhérent clique simplement sur le créneau horaire qu'il souhaite réserver. Tableaux par court Page 60 sur 86

61 Tableaux par jour Si le paramétrage de votre réservation en ligne nécessite la présence de 2 noms d'adhérents pour réserver, l adhérent sélectionne son partenaire. Ce dernier recevra par mail, une confirmation l'informant de la réservation à venir. L adhérent peut aussi réserver avec un ticket à la place d un nom de partenaire si le club a mis en place des formules de carnets de ticket. (sur la formule ticket il faut cocher 1 personne) le menu ne permet pas de mentionnber «invité» ou «ticket» ATTENTION : les noms n apparaîtront sur le tableau de réservation de l Espace joueur que si vous avez coché la case «Publier les noms» dans le module Configuration Paramétrage Espace joueur Une réservation peut être supprimée par l'adhérent qui l'a faite, avant son échéance. Toute réservation commencée ne peut être annulée Page 61 sur 86

62 La réservation ponctuelle Cette fonctionnalité répond à un besoin d'ajouter de façon unitaire une réservation. La réservation «ponctuelle» se fait directement à partir des tableaux de réservation dans l Espace Gestionnaire : par jour ou par court en cliquant sur le créneau horaire que l utilisateur veut réserver. Une fois le créneau horaire retenu, l'utilisateur choisit le compte pour lequel il souhaite réserver: S'affichera alors sur le tableau de réservation : * Pour le club : le libellé enregistré par l'utilisateur. * Pour l'enseignement : le nom du groupe pour lequel la réservation est enregistrée. * Pour le joueur : le ou les noms des joueurs qui ont demandé la réservation. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour les clubs qui bénéficient d'un accueil avec un personnel susceptible d'enregistrer des réservations adhérents. Cette fonctionnalité s'ajoute à celle proposée à l'adhérent de réserver directement sur internet via son Espace adhérent. Page 62 sur 86

63 Statistiques et impression des tableaux MODULE RESERVATION L onglet statistiques vous donne accès à des statistiques d occupation des courts, de nombre de réservations par joueur et de type de réservations effectuées. L onglet impression des tableaux vous permet d imprimer vos tableaux par court ou par jour sous un format Excel. Page 63 sur 86

64 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 6 GESTION FINANCIERE Page 64 sur 86

65 MODULE PRODUITS/CHARGES Préambule Les charges d un club sont constituées par l'ensemble des charges supportées par le club. Les Produits d'un club sont constitués : * des formules d'accès payantes au club : type cotisation ou enseignement. * d'autres produits et services spécifiques au club enregistrés dans le menu «Produits Services» du module Configuration Un produit service autre qu'une formule d'accès au club se définit par : * Un libellé (ex: T-shirt du club, balles, cordage...) * Un besoin de gérer ou non un stock lié au produit (ex: gestion du stock de balles) * Un tarif (représenté par une étoile jaune quand il est activé). La saisie d'un nouveau tarif remplace, dès son enregistrement, le tarif existant. MAIS les produits qui ont déjà été achetés par des adhérents ne seront pas modifiés dans les comptes de ces mêmes adhérents. Dès sa création, un produit pourra être acheté par un adhérent. Cela aura pour effet de mettre à jour son compte. L'adhérent sera alors redevable du prix du produit/service. Cette dette sera régularisée après enregistrement d'un paiement correspondant. Page 65 sur 86

66 Enregistrer une recette / une dépense MODULE PRODUITS/CHARGES Avant d'enregistrer une recette/dépense, vous arrivez sur une fenêtre de recherche dans laquelle (au moins) le critère exercice devra être renseigné. En bas de la liste que vous obtenez, cliquez sur «Ajouter» pour enregistrer un nouveau produit ou une nouvelle charge. Zones obligatoires à renseigner Page 66 sur 86

67 Une fois que vous avez sélectionné s il s agit d une charge ou d un produit, le système vous donne accès à la liste des comptes de classe 6 (charges) ou de classe 7 (produits). Il ne vous reste plus qu à valider. La suppression d'une recette dépense : Après avoir lancé la recherche par année exercice et/ou bornes de dates, sélectionnez la ligne souhaitée et Page 67 sur 86

68 MODULE PRODUITS/CHARGES La remise de chèques Le menu Remise de chèque vous fera apparaitre 2 onglets: * La liste des chèques non encore remis à l'encaissement * La liste des bordereaux de chèques remis à l'encaissement. Dans la liste des chèques non encore remis à l'encaissement figurera la date à laquelle le porteur du chèque souhaite que celui-ci soit remis en banque. La sélection des chèques à remettre en banque se fera par simple coche à droite du chèque concerné. confirmée par le bouton «Remise en banque». Sélection du bordereau constitué lors de l étape ci-dessus Edition du bordereau Page 68 sur 86

69 Rattachement produits services Afin de faciliter le suivi de l'évolution de vos charges/produits, vous avez la possibilité, via ADOC, de rattacher vos charges et produits aux comptes de charges et produits proposés dans le plan comptable. MODULE PRODUITS/CHARGES Le Plan Comptable proposé est très complet. Vous avez la possibilité d ajouter (cliquer sur la case «Ajouter» en bas de page) ou de supprimer des comptes de charges ou de produits en cochant la case à droite du compte et en cliquant sur «Supprimer» en bas de la page. Il est laissé à l'utilisateur la possibilité de créer ses propres comptes et de modifier ceux proposés dans le plan comptable. Par contre, une fois les changements effectués, il ne sera pas possible de revenir au plan de base. Il est donc vivement conseillé de sauvegarder cette liste sous excel (en bas de page) si vous souhaitez supprimer des comptes afin de pouvoir retrouver l intitulé et le code du compte si vous en avez besoin ultérieurement. Page 69 sur 86

70 La fonctionnalité «Rattachement produits/services» fera état de l'ensemble des produits services existants dans le club, avec possibilité pour chacun d'eux de les associer à un compte du plan comptable (ventilation). Le libellé du compte auquel vous avez rattaché le produit apparaîtra ensuite dans cette colonne Procédure : Liste des produits/services enregistrés dans le club : formules d accès et produits/services Vous ouvrez le produit ou la charge que vous souhaitez rattacher en cliquant sur à gauche du produit ou de la charge. Vous sélectionnez «Charge» ou «Produit». Vous sélectionnez le compte auquel il faut rattacher le produit ou la charge et vous validez. Page 70 sur 86

71 La saisie d'un budget prévisionnel MODULE PRODUITS/CHARGES Après avoir sélectionné l'exercice sur lequel vous souhaitez enregistrer le budget, il vous suffit de rentrer le montant souhaité et de l'affecter au compte de votre choix et d enregistrer. Exercice sur lequel sera enregistré le prévisionnel Montant de la ligne budgétaire Choix du n de compte souhaité : Classe 6 : charge Classe 7 : produits L'enregistrement d'un budget prévisionnel par exercice, le rattachement de vos produits services aux comptes de produits du plan comptable vous permettront ensuite d'assurer un suivi budgétaire simple et rapide. Page 71 sur 86

72 MODULE PRODUITS/CHARGES Le suivi budgétaire Une fois le budget enregistré, le suivi budgétaire vous permet d'avoir rapidement un état de vos charges et produits réellement payés et encaissés comparés à votre budget prévisionnel. 2 options sont possibles: Le résultat global d'exploitation Le détail des opérations par type de compte de charges et/ou de produits 1/ Le résultat d exploitation Il vous faut au préalable choisir l'exercice sur lequel vous souhaitez lancer la recherche. Si besoin, vous pouvez préciser, à l'intérieur même de l'exercice, une borne de dates plus précises. Page 72 sur 86

73 2/ Le détail des opérations Il est désormais possible de faire apparaître les écritures rattachées à une année adhésion, même dans le cas où leur date d enregistrement dans l outil est positionnée en dehors de cette année adhésion. Vous pouvez aussi accéder de nouveau aux infos de l année adhésion précédente. Page 73 sur 86

74 Enregistrement et suppression d'un paiement MODULE ADHERENTS L'enregistrement d'un paiement venant d'un adhérent peut être fait : * directement à partir de sa fiche adhérent (onglet compte) * à partir du module «Gestion financière», module «paiements». 1/ A partir de la fiche adhérent : Cliquer sur paiement. (Attention : enregistrer un paiement à partir de l'onglet 'compte' de la fiche adhérent, ne pourra concerner que le compte de l'adhérent en question). Page 74 sur 86

75 Remplir tous les champs obligatoires (en gras) puis cliquer sur «suivant». Le règlement enregistré peut ensuite être ventilé sur l ensemble des achats non soldés. 2/ Par le module «Gestion financière» menu «paiements» Il sera possible, avec un seul règlement, de ventiler celui ci sur plusieurs comptes adhérents. Si une case n a pas de somme, il faut mettre le chiffre zéro :0 Cliquer sur «Ajouter». Remplir les informations demandées. Page 75 sur 86

76 Par cette option, vous pouvez enregistrer un paiement unique ventilé ensuite sur les comptes des adhérents concernés. Lors de la saisie d un paiement, le mode de paiement est mis par défaut sur «Chèque». Attention : la modification d un paiement est bloquée si celui-ci est rattaché à un bordereau de remise de chèque en attente. Page 76 sur 86

77 Achat d un produit/service 1/ A partir de la fiche adhérent : Cliquer sur Achat Produits/Services. Et remplir les champs. 2/ Par le module «Gestion financière» menu «Achat Produits Services» MODULE GESTION FINANCIERE Cliquer sur «Ajouter» en bas de la fenêtre de recherche qui apparaît, puis remplir les champs comme indiqué ci-dessus. Page 77 sur 86

78 Gestion des stocks Si vous avez choisi de gérer des stocks de produits/services lors de la configuration d ADOC (Module «Configuration» - Menu «Produits/Services), vous pouvez enregistrer des entrées et des sorties de stocks. Page 78 sur 86

79 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 7 - COMMUNICATION ET ESPACE ADHERENT Page 79 sur 86

80 Communication MODULE COMMUNICATION Vous avez la possibilité d envoyer des messages à vos adhérents. Cliquez sur «Ajouter» dans la fenêtre de recherche qui s affiche. Dans la cible du message, il vous suffit de sélectionner la personne ou la liste des personnes à qui vous souhaitez envoyer ce mail. Si vous ne remplissez aucun champ, tous vos adhérents seront sélectionnés. Une fois les champs de sélection renseignés, cliquez sur «Valider». La liste des destinataires apparait. Si elle vous convient, cliquez sur «Valider» en bas de page. Puis, dans la nouvelle fenêtre, saisissez l objet du message ainsi que le corps du message. Vous pouvez utiliser tous les outils classiques de mise en forme du texte situés entre l objet et le contenu du message. Page 80 sur 86

81 Les messages contiennent au maximum 1600 caractères. Vous avez un compteur qui vous informe du nombre de caractères restants. Cliquez ensuite sur «Pré-visualiser». Vous avez accès à la liste des destinataires sélectionnés sous format Excel. Cliquez ensuite sur «Envoyer». Pour l instant, le mail part sous le nom et l adresse mail de la personne connectée à ADOC. Une évolution future sera de choisir la boite qui envoie le mail parmi plusieurs propositions et notamment la boite mail du club. Vous ne pouvez pas insérer de pièce jointe dans votre message pour une question de poids. La FFT travaille sur une solution mais en attendant, vous pouvez tout de même mettre un lien vers le site internet du club dans lequel vous aurez inséré ce document. Le destinataire ne peut répondre au message, il est obligé de noter l adresse du destinataire. Page 81 sur 86

82 Documents administratifs MODULE COMMUNICATION Vous pouvez insérer un certain nombre de documents du clubs et les stocker sur le serveur d ADOC : les statuts du club, le règlement intérieur, la convention avec la municipalité, le publication au Journal Officiel et le logo du club. Pour cela, il suffit de cliquer sur à gauche du document que vous souhaitez télécharger. Puis cliquez sur «Parcourir» et allez chercher le document dans votre ordinateur. Puis terminez en cliquant sur «Modifier». Formats acceptés :.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.jpg,.png Tailles acceptées : doc et.docx : 1 Mo xls et.xlsx : 500 Ko Jpg : 100 x 80 pixels Page 82 sur 86

83 Espace Adhérent Vos adhérents ont accès à un espace réservé qui leur permet de réserver des courts, de consulter leurs données, de se préinscrire Ils accèdent à cet espace en allant sur l adresse internet d ADOC et en se connectant grâce à leur nom utilisateur et mot de passe de leur Espace du licencié. Dans le cas où ils n ont pas de compte sur l Espace du licencié, vous pouvez leur attribuer un mot de passe à partir de leur fiche adhérent en cliquant sur «Accès» et en leur envoyant le nom utilisateur et le mot de passe attribué automatiquement par ADOC. Ils pourront ensuite modifier ces données à partir de leur compte de l espace adhérent du club. A la connexion, l adhérent arrive directement sur la rubrique «Mes données», ce qui lui permet de vérifier que toutes les données le concernant sont correctes. A partir de l onglet «Ma fiche», il a accès et peut modifier les informations concernant son identité (sauf nom, prénom et date de naissance), son mot de passe de connexion, les adhésions qu il a prises dans le club, ses disponibilités (qu il peut renseigner) et enfin il peut consulter son compte qui représente l état de ses paiements par rapport aux achats de formules, produits ou services effectués. Dans «Pré-inscription», il peut consulter les formules mises en vente par le club et qui lui correspondent (âge, niveau ) et se préinscrire à celles qui l intéressent. Dans «Mes groupes», il peut visualiser les groupes d enseignement auxquels il a été inscrit, avec les informations de dates, de l enseignant (coordonnées), la liste des élèves (ayant accepté d être visibles pour les autres adhérents) et les dates des cours avec les interruptions. Dans la rubrique «Réservation», l adhérent peut consulter les réservations de courts en ligne et réserver un court. Dans la rubrique «Adhérents du club», il pourra consulter les joueurs du club ayant accepté d être visibles pour les autres adhérents, et notamment ceux qui sont en recherche de partenaire. Pour terminer, dans la rubrique «Liens utiles» figurent le mail du club, le site du club et l Espace du licencié. Page 83 sur 86

84 ADOC Aide au Développement et à l Organisation des Clubs PARTIE 8 - COMPETITIONS Page 84 sur 86

85 I. EFFECTUER UNE DEMANDE D HOMOLOGATION 1) Connectez-vous à votre compte ADOC. 2) Cliquez sur l onglet «Compétition», puis sur «Nouvelle demande d homologation». 3) Choisissez la période de saisie qui correspond à la date de début de votre tournoi en cliquant sur le Si le n est pas disponible, cela signifie que la période de saisie d une demande d homologation pour la date de début de votre tournoi est soit terminée, soit à venir. Si elle est à venir, il vous faut attendre les dates indiquées pour effectuer votre demande. Si elle est terminée, c est qu il est trop tard pour effectuer votre demande d homologation pour la date de début de tournoi que vous désirez. Dans ce cas, vous devez contacter votre ligue ou choisir d autres dates pour votre tournoi. Pour un tournoi interne, cliquez sur le bouton situé sous le tableau des périodes de saisie. 4) Renseignez tous les champs obligatoires (en gras) du formulaire d homologation ainsi que les champs non obligatoire que vous souhaitez. Pour renseigner le juge arbitre cliquez sur. TARIFS SAISON 2014 MONTANT TOTAL DES PRIX DESIGNATION DROITS (Espèces + Lots) Tournoi de Jeunes Gratuité Tournoi interne ou moins Troisième Catégorie 64 De 1200 à 2300 Deuxième Catégorie 128 De 2301 à 4600 Première Catégorie 250 Plus de 4600 Hors Catégorie 500 5) Cochez la case «Je m engage à respecter les consignes contenues dans le document rappels importants» et lisez attentivement ce document. 6) Cliquez sur. 7) Les messages suivants apparaissent : «Homologation crée» et «Le comité tournoi doit être composé de 3 adultes minimum. Le tournoi doit contenir au moins une épreuve. Attention, si ces données ne sont pas saisies, la ligue ne pourra pas valider cette demande d homologation.» 8) Cliquez sur l onglet «Comité Tournoi» Ajoutez au moins trois membres qui constitueront le comité de tournoi 9) Cliquez sur l onglet «Epreuves» Ajoutez la ou les épreuves que vous souhaitez organiser 10) Cliquez sur l onglet «Court» Sélectionnez le ou les courts qui seront utilisés pour le tournoi (cochez les cases souhaitées puis cliquez sur le bouton ) Page 85 sur 86