Créer une réunion électronique et y inviter des gens

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1 Créer une réunion électronique et y inviter des gens Une réunion électronique offre une façon pratique de collaborer avec un groupe de personnes. Une utilisatrice ou un utilisateur quelconque peut créer une réunion électronique et l'ajouter à l'horaire en suivant ces instructions. L'assistance technique n'est pas prévue pour les réunions électroniques. 1. Ouvrez une session dans votre réunion des classes électroniques en cliquant sur le lien Sélectionnez la langue voulue et ouvrez une session à l'aide de votre nom de connexion et de votre mot de passe pour les classes électroniques. Après avoir ouvert une session, cliquez sur Planifier une réunion dans le menu de gauche. 1

2 A. La page permettant de Créer une réunion s'affiche. Elle comporte les sections suivantes : Nom Entrez un nom pour la réunion. Jour Choisissez la date de la réunion dans le calendrier déroulant. Heure Choisissez l'heure de début de la réunion. Durée Choisissez la durée de la réunion (disponible à des intervalles de 15 minutes) dans la liste déroulante. Ne cliquez PAS sur le bouton radio Permanent. CONSEIL : Cliquez sur le bouton Commencer maintenant pour débuter la réunion sans avoir à remplir d autres informations. Centre de coûts Choisissez l'établissement ou l'organisme auquel vous êtes associé ou laissez le choix à AUCUN (NONE) si le nom de votre établissement ou organisme ne figure pas sur la liste. Description Entrez une description détaillée de la réunion dans cette section. Postes disponibles : Postes réservés Choisissez le nombre total de personnes qui vont participer à la réunion, y compris l'hôte de la réunion. Ce nombre est réglé à 5 personnes par défaut. 2

3 Options de la réunion : Enregistrer la réunion Cochez cette case si vous voulez enregistrer la réunion afin de pouvoir l'écouter plus tard. Vidéo en direct Cette case est cochée par défaut, pour permettre d inclure la vidéo en direct dans la réunion. Décochez cette case si vous ne voulez pas inclure la vidéo en direct. Inclure la vidéo en direct dans l'enregistrement Cochez cette case si vous enregistrez la réunion et que vous voulez inclure la vidéo dans l'enregistrement. Autoriser les utilisateurs à participer sans invitation Ne cochez pas cette case. Si cette case est cochée, toute personne connaissant l'identificateur de la réunion peut y assister. Mot de passe de la réunion Utilisez cette option si vous voulez assigner un mot de passe pour votre réunion (facultatif). Options audio : Codec audio Laissez cette option telle quelle pour optimiser l'expérience audio Débit élevé (ISAC) Le codec audio Débit moyen (ILBC) peuvent être utilisés si les personnes participant à la réunion utilisent un accès commuté plutôt que l'internet haute vitesse. Le codec audio de Débit très élevé (IPCMWB, large band passante) devrait uniquement être utilisé si toutes les personnes participant à la réunion utilisent un accès haute vitesse supérieur à 100 Mo. 3

4 Invitation par courrier électronique : Sujet C'est le sujet de l'invitation par courriel que le système enverra aux personnes que vous invitez à la réunion (facultatif). Message Vous pouvez entrer un message personnalisé pour les personnes que vous invitez à la réunion (facultatif). Prévisualiser Prévisualisez le message qui sera envoyé aux personnes que vous invitez à la réunion (facultatif). Participants : Entrez l'adresse électronique Le nombre d'adresses à remplir est égal au nombre total de postes réservés moins un poste pour l'hôte. Remarque : À titre d'hôte, vous recevrez également un courriel avec le lien à la réunion. Cliquez sur Terminé après avoir entré tous les renseignements. B. La rencontre électronique apparaît maintenant sur votre page Mon planning sous l'onglet À venir. Pour débuter la réunion, cliquez sur Diriger. Vous pouvez aussi modifier, copier ou supprimer la réunion. 4

5 Outils de réunion électronique Pour plus de détails, des ressources supplémentaires peuvent être consultés sur la page Option ordinateur client Option navigateur Enregistrer / Pause Pour contrôler manuellement la fonction d'enregistrement, utilisez les boutons Enregistrer et Pause. Avant de pouvoir quitter la réunion, une fenêtre contextuelle s'affiche vous demandant si vous voulez Publier maintenant ou Ne pas publier les enregistrements de la réunion. Importer / Ajouter Ajouter du contenu à votre e-réunion par l'importation de diapositives, des images, des fichiers audio / vidéo, et plus encore à l'agenda. Partage d'application Utilisez la fonction PartageApp pour montrer au groupe une application qui se trouve sur votre ordinateur. Les participantes et participants verront les applications sélectionnées dans la zone multimédia. Sondage Utilisez un sondage pour demander aux participantes et participants de répondre à une seule question. Vous pouvez montrer les résultats du sondage au groupe. Le Tableau blanc est une zone qui vous permet de dessiner, d écrire, d annoter et de documenter l information. Vidéo - utiliser l'icône de la Vidéo à diffuser à partir de votre webcam ou Donnez la caméra vidéo aux participants afin de les voir. Web Safari Utilisez Web Safari pour accéder aux pages Web à partir de l'agenda. (seulement dans l option ordinateur, dans l option navigateur utiliser Partager). 5

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