Outil d Aide au Développement et à l Organisation des Clubs

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1 Outil d Aide au Développement et à l Organisation des Clubs

2 Programme de la formation Rappel général Le Paramétrage Gestion des adhérents: différence entre adhérent et licencié Les licences Réforme des moins de 12 ans Compétitions Exercices Questions types

3 Les attentes des dirigeants Gain de temps et simplification administrative Outil intégré : adhérents - licence - enseignement - communication Connaissance des membres Qui sont-ils? Quand, où et comment jouent-ils? Meilleure utilisation des installations Communication avec les adhérents Argumentation vers les institutionnels Conquête de nouveaux licenciés

4 Les attentes des licenciés Accès aux installations Partenaires de jeu Pratique encadrée Communication (club et Espace licencié) Jouer et avoir accès à des services

5 Les objectifs

6 Les objectifs Faciliter l Organisation pour le club (simplifier l administratif) Pour mieux Développer et Apporter de nouveaux services aux adhérents

7 La solution fédérale L outil d aide au développement et à l organisation des clubs

8 Présentation générale de l outil Outil intégré et modulaire

9 Présentation Générale

10 Présentation Générale

11 L espace Adhérent

12 Présentation Générale: configuration

13 Présentation Générale: adhérents

14 Présentation Générale: réservation

15 Présentation Générale: communication

16 Présentation Générale: licence

17 Présentation Générale: enseignement

18 Présentation Générale: gestion financière

19 Présentation Générale: Produits/Charges

20 Présentation Générale: Compétitions

21 Avant cela, quelques éléments de paramétrage

22 Le paramétrage - 2 possibilités d accès à ADOC: - Gestionnaire (membre du bureau, salarié ) - Licenciés ou adhérents

23 Gestionnaire (membre du bureau, salarié ): Compte ADOC déjà ouvert avec 1 super administrateur - Avoir une fonction dans le club: 1- Aller dans la fiche Adhérent 2- Cliquer sur l onglet «Fonction» 3- Ajouter une fonction - Attribuer des droits (par le super administrateur): 1- Aller dans configuration puis paramétrage «personne en fonction»

24 Etape n 2 Etape n 1

25 Super Administrateur Gestionnaire Utilisateur niveau 1 Utilisateur niveau 2 Utilisateur niveau 3 consult Utilisateur niveau 4 Enseignant Utilisateur niveau 5 Equipes Droits affectés aux profils utilisateurs Configuration/Paramétrage X Joueur X X X X X X Saisie des niveaux (M12) X X X X X Réservation X X X X X X Communication X X X Licence X X Enseignement X X X X X X Gestion Financière X X Recettes Dépenses X X Compétition - Equipes X X X X X Compétition - homologations X X

26 Licenciés ou adhérents (2 possibilités): - Créer son «espace du licencié»: A PRIVILEGIER - Entrer sur ADOC avec les identifiants de l espace du licencié - Envoyer les codes d accès (par un gestionnaire): 1- Aller dans la fiche de l adhérent 2- Aller dans l onglet Accès, lui ouvrir l accès et lui envoyer ses codes

27 Gestion des adhérents

28 Possibité de recherche par critères

29 Club où la personne est licenciée Pour ouvrir la fiche de l adhérent cliquez sur cet onglet Picto: licence valide ou à renouveler Classement ou niveau

30 Fiche adhérent: identité Onglet identité Informations classiques: adresse Informations différentes: certificat médical

31 Onglet accès Fiche adhérent: accès

32 Onglet licences Fiche adhérent: licences

33 Onglet formules et groupes Fiche adhérent: formules / groupes

34 Onglet disponibilité Fiche adhérent: disponibilité

35 Onglets réservation Fiche adhérent: réservation

36 Onglets niv/classement Fiche adhérent: NIV/CLASSEMENT

37 Onglet compte Fiche adhérent: Compte

38 Fiche adhérent: fonction Onglet: fonction Cliquez sur ajouter Laissez guider

39 Onglet formation Fiche adhérent: Formations

40 La Prise de Licence

41 Deux possibilités: - En masse (renouvellement) - Individuelle (nouveau licencié ou changement de club)

42 Prise de licence en masse Attribution

43 Prise de licence en masse Cliquez sur rechercher

44 Cochez toutes les personnes à qui vous souhaitez attribuer une licence Cliquez ensuite sur Attribuer

45 Un message apparait pour vous informer du nombre de licences prises et qu elles sont en attente de paiement (comme dans la gestion des licences)

46 Valider le paiement des licences Cliquez sur «Gestion financière» puis «Validation paiement des licences»

47 Valider le paiement des licences Cliquez sur «valider» pour faire le paiement

48 Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Cliquez sur Adhérent puis Gestion Cliquez sur Ajouter

49 Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Remplissez ces 4 champs: attention aucune erreur n est permise 2 possibilités à cette étape: - La personne a déjà été licenciée à la FFT auparavant (plusieurs années) - La personne est une nouvelle licenciée

50 Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Personne déjà licenciée auparavant 1 2 3

51 Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Personne jamais licenciée 1 2 3!

52 Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Licencier cette personne Valider le paiement comme pour l attribution en masse

53 Prise de licence «Individuelle» d un nouveau licencié Valider le paiement comme pour l attribution en masse Cliquez sur «valider» pour faire le paiement

54 Le module de communication avec les membres: - Envoyer un mail - Mettre un message sur l espace adhérent

55 Envoyer un mail groupé

56 Envoyer un mail groupé Ciblez comme bon vous semble vos destinataires

57 Envoyer un mail groupé Validez votre cible

58 Envoyer un mail groupé Cliquez ici caractères maximum - Impossibilité d ajouter des pièces jointes

59 Envoyer un mail groupé Cliquez sur envoyer ou sur retour pour modifier le message

60 Insérer un message sur l espace adhérent

61 Insérer un message sur l espace adhérent Voici le résultat

62 Réforme des moins de 12 ans

63 Accès Enseignant L enseignant doit avoir accès à ADOC «gestionnaire» dans le club. Le président ou le super administrateur sont les seuls à pouvoir leur donner un droit d accès Minimum UTILSATEUR 2

64 L enseignant doit renseigner le niveau de jeu des enfants dans ADOC

65 Fiche adhérent: identité Dans le cadre de la réforme des moins de 12 ans, vous devez indiquer pour chaque élève, le niveau de jeu (blanc, vert ) Mise en production septembre 2014

66 Onglets niv/classement Fiche adhérent: NIV/CLASSEMENT

67 Compétitions - Equipes - Homologation de Tournois

68 Les équipes du club: une visibilité complète En cliquant sur cet icone, vous obtenez les informations concernant cette équipe: tarif En cliquant sur cet icone, vous ouvrez la page d information

69 Les équipes du club: une visibilité complète Sur cette page vous pouvez consulter les détails que vous aurez au préalablement entrés lors de l inscription

70 Les équipes du club: inscription Dès réception du mail vous informant de l ouverture des inscriptions des équipes, vous pouvez via ADOC inscrire toutes vos équipes (les équipes jeunes 2014 seront à inscrire via ADOC)

71 Les équipes du club: inscription GUIDE D INSCRIPTION DES EQUIPES

72 Les homologations de tournoi: une visibilité complète En cliquant sur cet icone, vous ouvrez la page d information du tournoi En cliquant sur cet icone, vous obtenez les informations concernant ce tournoi: tarif

73 Les homologations de tournoi: une visibilité complète Informations concernant le détail de l homologation de votre tournoi. Seul la fiche tournoi est modifiable à ce stade

74 Les homologations de tournoi: homologation

75 Les homologations de tournoi: homologation

76 Les homologations de tournoi: homologation Dernière étape: enregistrer

77 Les homologations de tournoi: homologation Cochez, décochez pour affecter des courts

78 Les homologations de tournoi: homologation Entrez les 3 premières lettres des noms Un comité de tournoi doit être composé de 3 licenciés adultes (hors JA)

79 Les homologations de tournoi: homologation Il reste à ajouter les épreuves de votre tournoi en cliquant sur «ajouter»

80 Les homologations de tournoi: homologation En fonction de la nature de l épreuve, les formats de matchs possibles s afficheront automatiquement. Il faut ajouter autant d épreuves qu il en existe.

81 Les questions «types»

82 Question 1 «Je n arrive pas à prendre mes licences ou à attribuer mes formules 2015»

83 Réponse 1 Vérifier que le club s est bien positionné dans l année 2015: - Configuration -> Paramétrage -> Année d adhésion

84 Question 2 «Je n arrive pas à paramétrer mes formules d accès 2015»

85 Réponse 2 Vérifier que le club s est bien positionné dans l année 2015: - Configuration -> Paramétrage -> Année d adhésion

86 Question 3 «Comment je fais pour licencier en masse comme dans la gestion des licences»

87 Réponse 3 - Soit vous leur expliquez - Soit donnez leur l outil d aide en ligne (tutoriel vidéo):

88 Question 4 «J ai licencié une personne par erreur, puis-je être remboursé et comment enlever le doublon?»

89 Réponse 4 1/ Pas de remboursement 2/ Allez dans Adhérent -> Rapprochement de membre et indiquez le membre à supprimer et celui à conserver 3/ Informer la Ligue ou le comité par mail

90 Question 5 «Je ne trouve pas mon Pass Tennis dans ma liste de mes licenciés»

91 Réponse 5 1/ Vérifier que le club a bien importé la personne en page d accueil:

92 Question 6 «Quand j ouvre l accès ADOC à une personne j ai un message d erreur: login failed ou invalide»

93 Réponse 6 1/ Il suffit de changer le login ou d y ajouter un chiffre à la fin (1, 2 )

94 Question 7 «Comment je fais pour donner un droit d accès à quelqu un?»

95 Réponse 7 - La réponse a été donnée en début de formation

96 Question 8 «Je suis super administrateur et j ai perdu mes codes d accès à ADOC»

97 Réponse 8 1/ Demandez lui d utiliser ses identifiants «espace du licencié» pour entrer sur ADOC

98 Question 9 «Le président est parti et c était le seul super administrateur, comment faire?»

99 Réponse 9 1/ Demandez lui de vous envoyer le PV de bureau ou d AG afin que vous puissiez mettre à jour l admin 2/ Envoyez moi un mail pour attribution des nouveaux droits et codes

100 Question 10 «J ai une personne qui veut avoir accès ADOC dans mon club mais qui est licencié dans un autre club, comment faire?»

101 Réponse 10 1/ Cette personne utilise ses identifiants «espace du licencié» pour entrer dans ADOC puis en haut à gauche elle peut choisir quel club utiliser

102 Identifiant: ADOC_TEST_NORMANDIE Mot de passe: NicolasL18

103 Exercice n 1 1/ Recherchez un adhérent licencié / Entrez dans sa fiche adhérent 3/ Modifiez son niveau de jeu

104 Exercice n 2 Faites une demande d homologation de tournoi interne jeunes (réforme)

105 NICOLAS MAIGNAN

106 Outil d Aide au Développement et à l Organisation des Clubs Merci pour votre attention

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