Guide de formation. EasyCruit

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1 Guide de formation EasyCruit

2 Contents INTRODUCTION... 3 PRÉSENTATION ET NAVIGATION... 3 CRÉATION D UN PROJET DE RECRUTEMENT... 5 ETAPE 1 : Nom interne du projet... 5 ETAPE 2 : Associer l offre au bon département... 6 ETAPE 3 : Afficher un contact... 6 ETAPE 4 : Définissez la region... 7 ETAPE 5 : La description de poste... 7 ETAPE 6 : Le formulaire de candidature... 9 ETAPE 7 : Questions spécifiques complémentaires ETAPE 8 : Cliquez directement sur suivant ETAPE 9 : Publication de l offre sur votre site internet ETAPE 10 : Donner les droits d accès aux personnes concernées par le recrutement LISTE DES PROJETS DE RECRUTEMENT TRAITEMENT DES CANDIDATURES Etape 1 : Visualiser le dossier du candidat Etape 2 : Inviter un candidat en entretien Etape 3 : Refuser un candidat Etape 4 : Ajouter un candidat sur un autre projet TRAITEMENT DE PLUSIEURS CANDIDATURES EN MÊME TEMPS RECHERCHE DE CANDIDATS DE LA CVTHÈQUE ANNEXE 1 : SIGNIFICATION DÉTAILLÉE DES RUBRIQUES ET ACTIONS RUBRIQUES LISTE DES ACTIONS Page 2

3 Introduction Bienvenue dans le guide d utilisation de la solution d e-recrutement. Easycruit est un outil performant et facile d utilisation et qui offre de nombreux avantages pour vous accompagner et vous aider dans votre processus de recrutement. Il permet : en fonction de vos besoins, de publier des offres en ligne sur le site internet de votre société de relayer votre recherche sur des sites d emploi et de créer ainsi un flux de candidatures de recevoir des candidatures en temps réel directement de sélectionner les candidats grâce à l utilisation de formulaires en ligne de créer une CVthèque de valoriser votre image de marque en tant que «recruteur» en automatisant les réponses aux candidats Nous vous souhaitons une bonne formation et une bonne utilisation de la solution d e-recrutement. La notion de «projet» correspond à un poste. Présentation et navigation Principe de navigation : La partie bleu foncé reste affichée à l écran quelle que soit la page sur laquelle vous vous trouvez. Les icônes encadrées en vert sont présentes quel que soit l écran sur lequel vous vous trouvez et sont des raccourcis pour accéder depuis n importe quel écran: au menu principal à la liste de vos projets de recrutement (postes à pourvoir) et candidatures à vos paramètres Page 3

4 Collaborateurs: visualiser les candidats embauchés sur les projets Ajouter un candidat: Permet d insérer des candidatures papier Candidatures supprimées: Permet de restaurer une candidature supprimée sur un ou supprimer définitivement des candidatures Rapports statistiques: Permet de produire des statistiques Page 4

5 Création d un projet de recrutement Principe : il vous suffit de cliquer sur «Suivant» à chaque étape afin d avancer dans le processus de création de l offre. ETAPE 1 : Nom interne du projet La première étape vous permet de donner un nom interne au projet. Le nom interne est le nom sous lequel vous allez pouvoir retrouver le projet dans le back office, interface recrutement. Celui-ci ne sera jamais visible par le candidat. Dans le champ Référence, saisissez vos références internes. Cochez la case «Français» Puis cliquez sur Suivant Page 5

6 ETAPE 2 : Associer l offre au bon département Cochez la case correspondant au département pour lequel vous créez l offre puis cliquez sur «Suivant» Si dans votre contexte, il n y a qu 1 seul département, il faut tout de même le sélectionner. ETAPE 3 : Afficher un contact Cliquez directement sur Suivant dans l écran «Contact», sauf si vous désirez associer un contact à votre offre d emploi. Ce contact pourra alors être visible lors de la publication. Page 6

7 ETAPE 4 : Définissez la region Cliquez sur le nom de la région concernée et cliquez sur les flèches >> pour valider la sélection en faisant passer l information dans la case de droite. Cliquez sur «Suivant» ETAPE 5 : La description de poste Sélectionnez le modèle d annonce adéquat dans le menu déroulant et cliquez sur «Sélectionner» en bout de ligne. Vous pouvez également réutiliser une annonce créée précédemment ou construire votre annonce sans utiliser de modèle. Page 7

8 Si vous utilisez un modèle, l annonce est pré-renseignée. Ajoutez si vous le souhaitez, une accroche, des informations quand à la date limite de dépôt de candidature et le lieu où est basé le poste. Puis, cliquez sur «Suivant» tout en bas de la page Avant de cliquer sur suivant, vous pouvez pré-visualiser votre annonce en cliquant sur «Pré-visualiser» en bas de la page. Un nouvelle fenêtre s ouvre et affiche l annonce telle qu elle sera visible par les candidats. Page 8

9 ETAPE 6 : Le formulaire de candidature Le formulaire de candidature est déjà paramétré, vousn avez qu à descendre en bas de page et cliquer sur «Suivant». Page 9

10 ETAPE 7 : Questions spécifiques complémentaires Vous pouvez ajouter des «Questions de sélection spécifiques au projet» puis cliquez sur «Suivant». Si vous les créez dans le projet, ces questions apparaissent dans le formulaire de candidatures. Elles vous permettent de cerner davantage le profil du candidat. Elles peuvent être scorées et utilisées pour la recherche de candidat dans votre base de données. Page 10

11 ETAPE 8 : Cliquez directement sur suivant Cliquez directement sur Suivant dans l écran « s de réponse» car généralement les courriers de réponse automatique ont été prédéfinis lors de la mise en place de l outil. Page 11

12 ETAPE 9 : Publication de l offre sur votre site internet Cochez la case devant «lenomdevotre société.easycruit.com» puis «Suivant» Vérifiez la période de publication. Sélectionnez si nécessaire des infos dans les rubriques «Type d emploi», «jour de travail» et «Heures de travail». Sélectionnez impérativement les bonnes valeurs dans les rubriques : «Type de poste» «Type de fonction» «Catégorie» (=qui peut vous permettre de préciser, par exemple, le département géographique de l offre) Page 12

13 Cliquez sur «Terminé» ETAPE 10 : Donner les droits d accès aux personnes concernées par le recrutement Cliquez sur l icône «Modifier» en face de «Droits d accès» pour permettre à ces personnes de visualiser l offre Cochez la case en face de la bonne personne puis cliquez sur «Sauvegarder» Page 13

14 Liste des projets de recrutement Ce tableau résume l ensemble des postes à pourvoir au sein de votre secteur. Le tableau récapitulant l ensemble des projets sur lesquels vous avez des droits d accès est décomposé en trois onglets: «Nouveau et actif» : postes en cours de recrutement «Expiré» : postes dont la date de publication a expiré si le recrutement n est pas terminé, il faut que vous le réactiviez «Fermé» : postes fermés, a priori parce que le recrutement a été effectué, mais il se peut également que le poste soit gelé par exemple. Par défaut, l ensemble de vos projets est affiché, mais vous disposez de filtres pour vous positionnez sur un «département» en particulier. POUR ACCEDER AUX CANDIDATURES, cliquez sur le «titre» du projet. Page 14

15 Traitement des candidatures Etape 1 : Visualiser le dossier du candidat Il s agit d un tableau de bord récapitulatif des candidatures sur ce poste. Ce tableau est divisé en 4 parties. Chaque partie vous donne le détail d une vue des candidatures sur le projet. Pour chacune des parties, la colonne de gauche vous donne l état des candidatures et la colonne de droite le nombre de candidat à ce stade. Pour accéder au détail de chaque ligne, il suffit de cliquer sur la ligne en question. Dans notre exemple ici, nous allons cliquer sur la ligne «Candidatures nouvelles / Non traitées» (encadrée en vert). Vous accédez ainsi à la liste de tous les candidats qui correspondent à la ligne que vous avez sélectionnée (ici tous les candidats sont «Nouveau»). Page 15

16 Pour accéder au détail de leur dossier, cliquez sur leur nom (encadré rouge). Pour revenir à l écran précédent cliquez sur «Vers l aperçu des candidatures» (encadré vert). Vous pouvez passer en revue tous les candidats grâce aux flèches en haut à droite, encadrées en rouge sur cet écran. Une fois que vous avez cliqué sur le nom du candidat, son dossier s affiche. Pour ouvrir son CV, cliquez sur le nom du document qu il a téléchargé. Pour visualiser toute l information renseignée par le candidat, utilisez l ascenseur à droite de l écran. Pour effectuer un premier tri des candidats sans pour autant les refuser ou les inviter en entretien, vous pouvez regrouper les candidats sous 3 catégories grâce au menu «Classement». Cela vous permet de définir les catégories suivantes : Classement 1 = Candidats à ne pas manquer Classement 2 = Bon candidats Classement 3 = Candidats à refuser Page 16

17 Pour cela, choisissez la valeur appropriée dans le menu déroulant «Classement» puis cliquez sur le bouton «Exécuter». ATTENTION! Donner un classement au candidat n est pas «traiter» le candidat. RDV dans les parties «Traitement de la candidature Etape 2 : Inviter un candidat en entretien» et «Traitement des candidatures Etape 3 : Refuser un candidat» pour savoir comment traiter un candidat. IMPORTANT : donner un classement au candidat vous sera extrêmement utile pour traiter les candidats en masse, tel que cela vous est expliqué dans la partie «Traitement des candidatures en masse» Etape 2 : Inviter un candidat en entretien Pour arriver à cet écran, voir le chapitre «Traitement des candidatures étape 1 : visualiser le dossier du candidat». Vous disposez des coordonnées du candidat. Si son dossier vous intéresse, vous pouvez le contacter pour effectuer un pré entretien téléphonique. Une fois ce pré entretien réalisé, vous allez le tracer dans l outil en allant dans le menu déroulant «Liste des Actions». Choisissez l action «Inviter en entretien» puis «Exécuter» Sélectionnez dans le type d entretien : 1er entretien, 2ème entretien ou 3ème entretien. Page 17

18 Choisissez la personne qui recevra le candidat en entretien, la date et l heure. Puis cliquez sur «Suivant». Avant d envoyer l de confirmation, Saisissez l adresse du rendez-vous et les indications d accès dans les deux parties prévues à cet effet, respectivement : «Adresse» et «Plan d accès» IMPORTANT : Il faut systématiquement décocher la case «Voulez-vous inclure un lien afin que le candidat confirme ou non sa venue?» Enfin, cliquez sur Envoyer Page 18

19 Etape 3 : Refuser un candidat Pour arriver à cet écran, voir le chapitre «Traitement des candidatures étape 1 : visualiser le dossier du candidat» Dans le menu déroulant «Liste des Actions». Choisissez l action «Refus» puis «Exécuter» Le type de refus se positionne de manière automatique en fonction du precedent statut du candidat. Si vous refusez le candidat suite au pré entretien téléphonique, choisissez «Refus suite à la séance d information». Si le refus fait suite à un autre entretien, choisissez le refus correspondant. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner un motif. Puis cliquez sur «Suivant». Vous pouvez si vous le souhaitez envoyer un pour accompagner le refus. Si vous ne souhaitez pas envoyer l de refus, modifiez le menu déroulant «Action» en «Aucun ». Puis «Envoyer». Page 19

20 Même si vous n envoyez pas le mail, cela permettra d avoir le suivi de la candidature et de savoir que le candidat a été refusé. Page 20

21 Etape 4 : Ajouter un candidat sur un autre projet Dans le menu déroulant «Liste des Actions». Choisissez l action «Transférer vers un autre projet» puis «Exécuter» Dans le menu déroulant «Projet» choisissez le projet sur lequel vous souhaitez transférer le candidat puis cliquez sur «Transférer» Il n apparaît plus sur le projet de recrutement initial. Page 21

22 Traitement de plusieurs candidatures en même temps A partir de la page «Traitement des candidatures», cliquez sur la catégorie de candidats qui vous intéressent. Prenons l exemple de candidats que vous avez classé en «classement 3» et que vous souhaitez refuser (encadré vert) Cliquez sur l intitulé de la catégorie qui vous intéresse Rappel : Vous pouvez donner un classement aux candidats, tel qu expliqué dans la partie «Traitement des candidatures Etape 1 : Visualiser le dossier du candidat». Vous pouvez accéder à tous ces candidats en cliquant directement sur cette catégorie (encadrée en vert sur l image). Page 22

23 Cochez les cases des candidats à traiter ou cliquez directement sur le bouton «Sélectionner tout». Dans le menu déroulant «liste des actions», choisissez directement l action que vous souhaitez effectuer : dans notre exemple, refuser. Puis cliquez sur «Exécuter». Pour le détail des actions, voir la partie «Signification détaillée des rubriques et actions». Recherche de candidats de la CVthèque A partir du menu principal, cliquez sur l icône «Recherche» Page 23

24 CANDIDATS DE LA CVTHEQUE: Cliquez sur le bouton «Accéder à la recherche avancée» Page 24

25 Vous pouvez ouvrir chacune des rubriques et sélectionner le ou les critères vous intéressant pour le profil recherché, parmi : «Données personnelles» : , code postal, personne ayant chargé un CV, «Fichiers joints» : mots clés au sein du CV Enfin, cliquez sur «Visualiser le résultat» A partir d un résultat de recherche vous pouvez transférer les candidats intéressant vers votre projet. Pour cela, procéder comme détaillé dans Traitement des candidatures Etape 4 : Ajouter un candidat sur un autre projet. Page 25

26 ANNEXE 1 : Signification détaillée des rubriques et actions RUBRIQUES Aperçu Toutes les candidatures : l ensemble des candidatures qui ont été déposées via le site web Histoire d Or sur ce poste, ou transférées depuis la CVthèque ou un autre poste. Candidatures nouvelles / non traitées : l ensemble des candidatures n ayant été vues par personne, donc pas du tout dans le process de recrutement Candidatures traitées : candidatures en cours de process de recrutement ou sorties du process. Candidatures transférées : candidatures qui ont été transférées par à un collaborateur (DS notamment) Candidatures en attente Invité à la séance d information : non utilisé vous ne devriez pas avoir de candidat dans cette rubrique Invité au premier entretien : l ensemble des candidatures devant passer le premier entretien Invité au deuxième entretien : l ensemble des candidatures devant passer le deuxième entretien Invité au troisième entretien : l ensemble des candidatures devant passer le troisième entretien Page 26

27 Classement Classement 1 : l ensemble des candidatures que vous avez identifiées sur ce poste comme étant du «classement 1» Respectivement le même accès pour classement 2 et 3 Voir la partie «Traitement des candidatures Etape 1 : Visualiser le dossier du candidat» pour en savoir plus sur le Classement. Candidatures traitées Refus automatique d'une candidature : non utilise Refus manuel d'une candidature : l ensemble des candidatures que vous avez refusées suite à la lecture du CV Refus à la suite de la séance d'information : l ensemble des candidatures que vous avez refusées à la suite du pré entretien téléphonique Refus à la suite du premier entretien : l ensemble des candidatures que vous avez refusées à la suite du premier entretien Refus à la suite du deuxième entretien : l ensemble des candidatures que vous avez refusées à la suite du deuxième entretien Refus à la suite du troisième entretien : l ensemble des candidatures que vous avez refusées à la suite du troisième entretien Candidats ajoutés au vivier : non utilise Page 27

28 LISTE DES ACTIONS Abandon : pour tracer qu un candidat vous a contacté pour vous informer qu il ne se positionnait plus sur le poste (a trouvé un autre emploi par exemple) Supprimer : pour supprimer totalement le dossier de candidature d un candidat Envoyer un pour envoyer un au candidat, sans aucun modèle pré-rempli. Inviter à un entretien : pour envoyer un de confirmation d entretien et tracer dans le système que le candidat doit être reçu en entretien. Vous aurez alors à choisir s il s agit d un premier, deuxième ou troisième entretien Refus : pour envoyer un de refus et tracer dans le système que le candidat est refusé. En choisissant cette action vous pourrez préciser à quel stade du processus de recrutement le candidat est refusé ainsi que le motif Ajouter au vivier : non utilise Ajouter au vivier et envoyer le nom d utilisateur / mot de passe : non utilise Transférer le dossier par permet d envoyer par le dossier du candidat à un collaborateur Transférer vers un autre projet : permet d envoyer le dossier d un candidat sur un autre projet de recrutement, dans la CVthèque de votre secteur ou dans la bannette des candidatures non traitées Envoyer un courrier : non utilisé Page 28

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