ACCESS 2016 ACCESS. Microsoft 17,90

Transcription

1 Mcrosoft Ce lvre de référence sur Mcrosoft Access 2016 vous présente l ensemble des fonctonnaltés de ce système de geston de bases de données relatonnel. Après la descrpton de l envronnement, vous verrez comment créer une base de données et gérer les objets qu la composent. Vous apprendrez à créer les tables (à les mettre en relaton), les formulares et états à l ade ou pas des composants d applcaton pus à nsérer et à gérer les dfférents types de contrôle (dépendants, ndépendants, calculés). Vous verrez ensute comment exploter les enregstrements par l ntermédare d une feulle de données ou d un formulare (sasr, modfer, trer, fltrer), les sélectonner, les supprmer, les mettre à jour à l ade de requêtes. Enfn, vous verrez comment exporter et mporter des données et vous optmserez l explotaton de la base à l ade des macro-commandes. La base de données utlsée en exemple est dsponble en téléchargement Téléchargement sur le ste des.fredtons ENI, sur : b La base de données utlsée en exemple Pour plus d nformatons : ISSN : ISBN : ,90 ACCESS 2016 ACCESS 2016 Mcrosoft ACCESS 2016

2 Table des matères Envronnement Généraltés Lancer Mcrosoft Access Qutter Mcrosoft Access Utlser/gérer le ruban Le volet de navgaton Annuler/rétablr les manpulatons Utlser l Ade ntutve Geston des bases de données Bases de données Réfléchr à l objectf de la base de données Créer une nouvelle base de données Créer une base de données basée sur un modèle Créer un modèle de base de données Ouvrr/fermer une base de données Utlser la lste des bases de données récentes Assocer un mot de passe à l ouverture d une base de données Exploter les fchers des versons antéreures à Access Compacter et réparer une base de données Sauvegarder une base de données Fractonner une base de données Ajouter un composant d'applcaton à une base de données Objets de base de données Les objets d une base de données Access Modfer l affchage/l ordre des objets Rechercher un objet Gérer les objets Gérer les catégores et les groupes personnalsés Utlser les thèmes Créer un raccourc vers un objet Affcher les caractérstques d un objet Affcher des nformatons sur les dépendances entre les objets Enregstrer un objet au format PDF ou XPS Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 1

3 Table des matères Tables Structure d'une table Créer une table de base de données Modfer la structure d une table en mode Feulle de données Modfer la structure d une table en mode Créaton Modfer les proprétés des champs Créer une lste de chox Modfer les valeurs d une lste de chox multples basée sur une lste de données fxes Indexer une table Défnr une clé prmare Relatons entre les tables Établr une relaton entre deux tables Gérer les relatons de la base de données Affcher/modfer des données lées dans une sous-feulle de données Imprmer les relatons de la base de données Geston des données Enregstrements Sasr des enregstrements dans la feulle de données Gérer la feulle de données Sasr des enregstrements à l ade d un formulare Sasr dfférents types de données Exploter la correcton automatque Accéder aux enregstrements Supprmer des enregstrements Trer rapdement les enregstrements Fltrer les enregstrements Ajouter/masquer une lgne de totaux dans une feulle de données

4 Table des matères Données Modfer la valeur d un champ Coper/déplacer des données à l ade du Presse-Papers Offce Insérer un len hypertexte Vérfer l orthographe des textes Rechercher une donnée dans les enregstrements Remplacer une donnée Impresson des données Utlser l aperçu avant mpresson Modfer les marges et l orentaton de l mpresson Imprmer un objet Créaton de formulares et d états Créaton d'un formulare Créer un formulare nstantané Créer un formulare à l ade de l Assstant Créer un formulare de navgaton Affcher un formulare en mode Créaton Ordonner l accès aux champs du formulare Modfer les proprétés d un formulare Accéder à la requête source du formulare Créer un formulare contenant un sous-formulare Gérer les sous-formulares Insérer des champs provenant de pluseurs tables Interdre l accès à un champ et sa modfcaton Défnr un masque de sase Créer un graphque représentant les données d une table Insérer un graphque lé dans un formulare Créaton d'un état Créer un état à l ade de l Assstant Affcher l état en mode Créaton Modfer l ordre de tr assocé à un état Insérer des sous-états ndépendants de l état prncpal Insérer des sous-états lés à l état prncpal Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 3

5 Table des matères Créer un état pour l mpresson d étquettes Modfer la mse en page des étquettes Impresson d'un état Introducton Imprmer un état pour certans enregstrements Défnr le regroupement des enregstrements Imprmer chaque groupe sur une page Évter d mprmer l en-tête et/ou le ped de page Évter d mprmer les doublons Mode Créaton Contrôles dépendants Insérer une zone de texte Insérer un champ sous forme de case à cocher, de case d opton ou de bouton bascule Créer une lste de données fxes Créer une lste contenant des données ssues d une autre table Insérer un groupe d optons dans un formulare Modfer le type de contrôle d un champ Insérer un objet Contrôles ndépendants Créer une étquette de texte Tracer un rectangle ou une lgne Les pages à onglet Insérer un saut de page Insérer une mage Insérer une mage d'arrère-plan Contrôles calculés Créer un contrôle calculé Effectuer un calcul selon une condton Utlser le Générateur d expresson Insérer un calcul statstque dans un état/formulare

6 Table des matères Geston des contrôles Applquer/supprmer une dsposton tabulare ou emplée Sélectonner les contrôles Coper/déplacer des contrôles Supprmer des contrôles Modfer les dmensons d un contrôle Adapter la hauteur d un contrôle à l mpresson Modfer l ancrage d un contrôle Dmensonner les contrôles les uns par rapport aux autres Algner les contrôles les uns par rapport aux autres Unformser l espace entre chaque contrôle Affcher un contrôle à l avant/à l arrère-plan Grouper/dssocer des contrôles Modfer la présentaton du texte d un contrôle Modfer les marges d un contrôle Modfer la présentaton des contrôles Coper la présentaton d un contrôle sur un autre Modfer le format des valeurs d un contrôle Modfer la présentaton des pages d un contrôle Onglet Créer un format personnalsé Évter d affcher un contrôle à l écran/l mpresson Modfer les caractérstques par défaut des contrôles Créer des formats condtonnels Vérfer les erreurs dans un formulare ou un état Sectons Affcher/cacher les sectons Modfer la hauteur d une secton Requêtes Requêtes Sélecton Créer une requête monotable Créer une requête multtable Défnr les proprétés d une requête Gérer la grlle des requêtes Exécuter une requête Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 5

7 Table des matères Défnr les crtères de la requête Créer une requête sélecton paramétrée Modfer la jonture dans une requête multtable Créer une requête d analyse crosée Créer une requête de non-correspondance Créer une requête permettant de trouver les doublons Calculs dans les requêtes Insérer un champ calculé dans une requête Effectuer un calcul statstque sans regroupement Effectuer un calcul statstque avec regroupement Requêtes Acton Supprmer des enregstrements à l ade d une requête Créer une table à l ade d une requête Ajouter des enregstrements à une table à l ade d une requête Mettre à jour certans enregstrements à l ade d une requête Fonctons avancées Cope/mportaton/exportaton Coper une table ou une requête Access dans Excel ou Word en établssant une lason Exporter un objet vers une base de données Access Exporter un objet vers Word, Excel ou un document HTML Exporter un objet vers un fcher texte Attacher des données à un document de publpostage Word Importer ou attacher des données ssues d un document texte, Excel ou HTML Importer ou attacher des données ssues des contacts Outlook Importer ou attacher les données ssues d une autre base de données Access Exporter des nformatons de sources de données lées vers Excel Exécuter une opératon d exportaton ou d mportaton

8 Table des matères Macro-commandes Créer une macro Créer un groupe d'actons Exécuter une macro autonome Exécuter une macro à l ouverture d une base de données Créer des sous-macros Assocer une macro à un formulare/un état/un contrôle Modfer une macro Exécuter des actons en foncton de condtons Fare référence à un champ/une proprété Acton d exécuter une autre macro Assocer un raccourc-claver à une macro Défnr la valeur des proprétés dans une macro Personnalser l'nterface Access Personnalser la barre d outls Accès rapde Personnalser le ruban Index Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 7

9 Structure d'une table Structure d'une table Access 2016 Créer une table de base de données Étape préalable à la créaton Une table est un ensemble de données structurées. Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ. Chaque champ de la table caractérse un rensegnement spécfque (le champ Nom, par exemple, correspond au nom du clent, le champ CP au Code Postal de son leu de résdence...). L ensemble des champs rensegnés consttue un enregstrement (dans une table Clents, par exemple, chaque enregstrement content les rensegnements de chaque clent) ; tous les enregstrements de la table comportent les mêmes rensegnements (même s certans champs peuvent rester verges par manque d nformatons). Cet ensemble de données est représenté sous la forme d une table consttuée de colonnes (les champs) et de lgnes (les enregstrements) : La structure de la table permet de précser les noms des champs qu la composent ans que dverses proprétés comme, par exemple, le type de données autorsées pour ce champ (s agt-l de caractères, de nombres, de date?...) et le nombre maxmal de caractères autorsés (longueur du champ). Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 77

10 Access 2016 Tables Un des champs de la base de données dot permettre d dentfer chaque enregstrement de façon unque : l s agt de la clé prmare (s ce n est pas le cas, Access peut créer lu-même le champ et gérer les données qu l content de façon automatque). Créer une table en mode Feulle de données Il s agt c de créer une table vde à laquelle vous allez ajouter des champs en mode Feulle de données. Dans l onglet Créer, clquez sur le bouton Table vsble dans le groupe Tables. Une nouvelle table contenant unquement le champ N s ouvre en mode Feulle de données. La colonne Clquer pour ajouter est sélectonnée. Ajoutez les champs à la table en spécfant le type de données pour chaque champ (cf. Modfer la structure d une table en mode Feulle de données de ce chaptre) ; les dfférents types de données (Texte, Mémo, Numérque...) sont explqués dans le sousttre suvant Créer une table en mode Créaton. Enregstrez la table : clquez sur l'onglet Fcher pus sur l opton Enregstrer ou clquez sur l outl Enregstrer de la barre d outls Accès rapde, ou encore utlsez le raccourc-claver C S. Sasssez ensute le nom de la table dans la zone Nom de la table de la fenêtre qu s affche pus clquez sur le bouton OK. Sasssez éventuellement les enregstrements de cette table pus fermez-la en clquant sur le bouton. m S les données à ajouter à la table exstent dans un classeur Excel, vous pouvez réalser une cope des données du classeur Excel vers la table Access affchée en mode Feulle de données : après avor copé les données du classeur Excel, revenez dans Access pus clquez sur le bouton Table de l'onglet Créer (groupe Tables). Gardez la colonne Clquer pour ajouter sélectonnée pus utlsez le raccourc-claver C V pour coller les données dans la feulle de données. Confrmez l'ajout des données en clquant sur le bouton Ou du message qu s'affche. 78

11 Structure d'une table Créer une table en mode Créaton Il s agt c de créer une table vde à laquelle vous allez ajouter des champs en mode Créaton. Dans l onglet Créer, clquez sur le bouton Créaton de table vsble dans le groupe Tables. La fenêtre de créaton d une table s affche à l écran. Vous pouvez remarquer l apparton de l onglet contextuel Créaton qu est sélectonné. Pour chaque champ à nsérer dans la table : - Clquez dans la premère cellule vde de la colonne Nom du champ et tapez le nom du champ : de 1 à 64 caractères maxmum à l excepton du pont (.), du pont d exclamaton (!), de l apostrophe nverse (`) et des crochets ([ ]). - Sélectonnez le Type de données que vous souhatez affecter à ce champ : clquez dans la cellule correspondante de la colonne Type de données, ouvrez la lste déroulante pus clquez sur le type souhaté : Texte court Texte long Numérque Date/Heure Caractères alphanumérques (lettres et/ou chffres) ; la longueur d un champ texte est lmtée à 255 caractères. Caractères alphanumérques avec possblté d une mse en forme de texte enrch ; la longueur d un champ Texte long est lmtée à caractères. Nombres avec ou sans décmales. Dates ou heures (Access contrôle la valdté des dates ou des heures sases). Monétare Valeurs présentées au format monétare (ex. : ). NuméroAuto Valeur numérque ncrémentée automatquement lors de la sase de chaque nouvel enregstrement. Ou/Non Seules deux données sont autorsées pour ce type de champ : Ou ou Non. Exemple : un champ appelé Réglé permet de sasr s ou ou non une facture a été réglée. Objet OLE Ce type de champ est utlsé pour nsérer dans une table des objets ssus d autres applcatons de Wndows. Len hypertexte Ce type de champ content du texte utlsé comme adresse de len hypertexte. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 79

12 Access 2016 Tables Pèce jonte Calculé Assstant Lste de chox Ce type de champ permet de stocker des mages, des graphsmes, des fchers Offce ou n mporte quel type de fcher provenant d une toute autre applcaton. Ce type de champ permet de créer une expresson qu affche le résultat d'un calcul fasant référence à d'autres champs de la même table. Lance un Assstant afn de créer un champ qu permet de sélectonner la valeur à applquer au champ à partr des données d un champ d une autre table ou de données sases par vous. Tapez éventuellement un texte décrvant le contenu de ce champ dans la colonne Descrpton ; ce texte s affchera sur la barre d état lorsque vous ajouterez ou modferez des données dans le champ. Pour défnr les proprétés de chaque champ, clquez sur la lgne correspondant au champ pus remplssez la parte nféreure de la fenêtre. Nous verrons plus en détal, un peu plus lon dans ce chaptre, comment modfer les proprétés des champs (cf. Modfer les proprétés des champs). 80

13 Structure d'une table Précsez, s beson est, quel champ dot être utlsé comme clé prmare : clquez sur la lgne correspondante pus sur le bouton Clé prmare du groupe Outls (onglet Créaton). Enregstrez la table : clquez sur l'onglet Fcher pus sur l opton Enregstrer ou clquez sur l outl Enregstrer de la barre d outls Accès rapde, ou encore utlsez le raccourc-claver C S. Sasssez ensute le nom de la table dans la zone Nom de la table de la fenêtre qu s affche pus clquez sur le bouton OK. Fermez la table en clquant sur le bouton. m S vous ne modfez pas le type de données assocé au champ, celu-c est de type Texte court par défaut. Pour chosr un autre type de champ par défaut, utlsez la lste Type de champ par défaut de la catégore Concepteurs d objets de la boîte de dalogue Optons Access (onglet Fcher - bouton Optons). Modfer la structure d une table en mode Feulle de données Dans le volet de navgaton, fates un double clc sur la table pour laquelle vous souhatez modfer la structure afn de l ouvrr en mode Feulle de données. Clquez sur l onglet Champs. Ajouter un nouveau champ Le prncpe consste c à nsérer une nouvelle colonne à laquelle vous allez attrbuer le nom correspondant au champ souhaté. Pour ajouter un champ en entrant des données, clquez dans la cellule vsble sous le lbellé Clquer pour ajouter (dernère colonne de la table), sasssez les données du champ pus valdez par E : le Type de données et le Format du champ sont attrbués automatquement en foncton de la sase effectuée (par exemple, s vous sasssez 22:45, Access détermne le type de données Date/Heure et le format Heure, abrégé). Access attrbue le nom Champn au nouveau champ, n étant le numéro du champ qu change en foncton du nombre de champ nséré au préalable. Modfez éventuellement le nom du champ : fates un double clc sur le lbellé de la colonne (champ), sasssez le nouveau nom pus valdez en appuyant sur la touche E. Pour ajouter un champ en chosssant son type de données, clquez sur l'en-tête du champ après lequel le nouveau champ dot être nséré. Edtons ENI - Toute reproducton nterdte 81

14 Access 2016 Tables Dans l'onglet Champs, clquez sur le bouton correspondant au type de champ à ajouter vsble dans le groupe Ajouter et supprmer ou, s aucun des types de champs proposés ne vous convent, clquez sur le bouton Plus de champs pour affcher la galere des champs. Les champs sont classés par catégore selon leur type. Certans types de la catégore Démarrage rapde regroupent pluseurs champs comme le type Nom qu permet d'ajouter les champs Nom et Prénom. D'autres champs, comme le champ Type de paement, sont des lstes de chox prédéfnes ; par exemple, le champ Type de paement propose les chox Carte de crédt, Espèces, Chèque et En nature. Clquez ensute sur le type de champ à ajouter, sasssez son nom dans la lgne d'entête pus valdez par la touche E ; le nombre de caractères du champ dot être comprs entre 1 et 64 à l'excepton du pont (.), du pont d'exclamaton (!), de l'apostrophe nversé (`) et des crochets ([]). S vous avez ajouté un champ en chosssant son type dans la catégore Démarrage rapde, celu-c s'nsère à gauche du champ ntalement sélectonné. Lorsque vous avez termné d ajouter les champs souhatés à votre table, fermez éventuellement la table en clquant sur le bouton. 82