OI40: TP bases de données

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1 OI40: TP bases de données Frédéric Lassabe October 4, 2010 Ce TP se présente comme une découverte guidée et progressive du logiciel Microsoft Access Lisez bien les explications qui accompagnent le déroulement du travail demandé. Les TP suivants feront appel à ces connaissances pour réaliser des bases de données du même type. 1 Sujet Ce TP vise à mettre en place une base de données pour la gestion des emprunts de livres d une bibliothèque par des étudiants. 2 Structure de la base de données Les tables auxquelles vous devez parvenir correspondent aux relations de la figure 1. Figure 1: Relations de la base. 3 Découverte du logiciel Dans votre répertoire personnel, commencez par créer un répertoire OI40, dans lequel vous créez un second répertoire TP. Lancer MS Access Dans le menu Fichier, cliquez sur Nouvelle base. Nom de fichier votrelogintp1.mdb et chemin de sauvegarde, le répertoire créé à l étape précédente. Conseil: Ne soyez pas trop rapide en créant les tables afin d éviter les erreurs de formats de données. 3.1 Création de la table Livre Cliquez sur l onglet Tables. Puis Créer une table en mode Création. Insérez la liste des attributs de la table Livre, un par ligne. Pour chacun d eux, vous devez préciser son nom, son type de 1

2 données et un commentaire. Pour préciser le type de données, il suffit de cliquer sur la colonne correspondante, un menu déroulant apparaîtra. Le choix pour NoLivre devra être NuméroAuto. Cela signifie qu un numéro, distinct de tous les précédents et donc unique, sera automatiquement choisi à chaque insertion d un nouveau livre. Pour préciser que NoLivre est la clé de cette table, sélectionnez sa ligne et cliquez sur la petite clé jaune apparaissant dans la barre d outils. Rappelons que, de façon générale, une clé peut impliquer plusieurs champs. Dans ce cas, on sélectionne les champs concernés en gardant la touche [Ctrl] appuyée. Puis on clique sur la clé jaune. 3.2 Création de la table Utilisateur Procédez comme précédemment. 3.3 Création de la table Emprunt Idem à ceci près que les champs NoUtilisateur et NoLivre ne devront pas être des numéros automatiques mais de simples entiers longs. Devinez-vous pourquoi? Si vous n avez pas la réponse, demandez à l enseignant. 3.4 Création des liens entre les tables Nous allons créer les liens entre les tables. Lancez le menu Outils/relations. Agrandissez si nécessaire les fenêtres des tables. Tirer les clés primaires vers les clés importées (attention au sens). Clic droit sur la relation pour appliquer l intégrité référentielle (regarder l aide à ce propos). Doit-on cocher les autres critères? Réfléchissez pourquoi. Demandez à l enseignant confirmation. Au final, vos relations devraient correspondre à la figure Création des formulaires de saisie des données Chacune des tables doit être associée à un formulaire de saisie. Le rôle de la table est de stocker des informations et le rôle du formulaire est de présenter une interface graphique, la plus ergonomique possible, entre l utilisateur et la table. Cliquez sur l onglet Formulaires. À l aide de l assistant, créez les formulaires Livre et Utilisateur. N insérez pas les NoLivre et NoUtilisateur car ce sont des numéros internes et l utilisateur n a pas besoin de les voir. A l étape Quelle disposition souhaitez-vous pour votre formulaire?, préférez Colonne simple. L autre possibilité classique est Tabulaire. Faites un essai supplémentaire avec Tabulaire pour voir la différence entre les deux. Cette différence se voit essentiellement lorsqu il y a plusieurs lignes dans la table correspondante. Pour comprendre le travail qu a fait l assistant, nous allons, à présent, créer le dernier formulaire Emprunt manuellement. Mode création. Affichage entête et pied de formulaire. Dans l entête et à l aide de la boite à outil, cliquez sur l icone Aa, et placez un titre Emprunt. Attention, ne confondez pas l icône Aa et l icône ab. La première permet d insérer une simple étiquette, sans lien avec la table sous-jacente. La seconde est une zone de texte et permet de visualiser une information calculée ou, de façon plus générale, un champ de la table sous-jacente (on peut alors modifier la donnée de ce champ). Liez ce formulaire à la table Emprunt en cliquant droit en haut et à gauche du formulaire (petit carré noir dans un carré blanc) pour afficher les propriétés du formulaire. Dans l onglet Données, modifiez le champ Source. Il ne sera pas nécessaire de visualiser le NoEmprunt. Pour visualiser, ou modifier, le champ DateEmprunt, ajoutez une zone de texte (icône ab ) dans la section Détail du formulaire. Dans les propriétés de cette zone, onglet Données, faites en sorte que la Source contrôle vaille DateEmprunt. Adaptez en conséquence l étiquette de cette zone de texte. Il existe une façon plus rapide pour ajouter des zones de texte. La voici pour DateRetour. Selectionnez dans le menu : Affichage/Liste des champs. Les champs de la table 2

3 Emprunt apparaissent. Il suffit alors de faire glisser dans le formulaire ceux qui vous interessent. Faites le pour le champ DateRetour. En plus des dates d emprunt et de retour, un emprunt doit préciser l utilisateur effectuant l emprunt ainsi que le livre emprunté. Des zones de textes classique (icône ab ) pourraient être utilisées. Mais dans ce cas, pour entrer un numéro d utilisateur, il faudrait les connaître tous! ou visualiser en même temps la table ou le formulaire Utilisateur. Une autre solution est d utiliser des listes déroulantes comme indiqué dans l Illustration 2. Figure 2: Liste déroulante. Le principe est le suivant pour celle correspondant au choix de l utilisateur. On précise que le contenu de la liste vient de la table Utilisateur. On choisit l utilisateur en fonction de son nom. Et c est le numéro d utilisateur correspondant au nom choisi qui est alors inséré dans la table Emprunt. Utilisez l icône suivante : et cliquez où vous voulez que la liste apparaisse. Un assistant se lance, il suffit de répondre aux questions qu il pose. Attention, vous devez sélectionner au moins les champs NoUtilisateur et Nom et à l avant dernière étape, vous devrez sélectionner l option Stocker la valeur dans ce champ : en précisant le champ NoUtilisateur. Faites de même pour la liste des livres. Une méthode plus rapide pour réaliser les premières étapes de construction de ce formulaire aurait été de le commencer avec l assistant, toujours à partir de la table Emprunt ; puis d ajouter, dans un second temps, les deux listes déroulantes. 3.6 Insertion de données Insérez des données dans les diverses tables en utilisant les formulaires. Essayez de faire de même en insérant les données directement dans les tables. 3.7 Création d un formulaire de menu Nous disposons à présent de trois formulaires permettant de saisir les données utiles dans nos tables. Créez maintenant un formulaire avec des boutons. Le but est que lorsqu on appuiera sur le bouton correspondant à un formulaire, le formulaire en question s ouvrira. Essayer de trouver comment faire. Partez d un formulaire créé en mode création (sans utilisation de l assistant). Utilisez alors l assistant pour créer les boutons correspondants. 3.8 Plus À tous vos formulaires, rajoutez un bouton permettant de le fermer. Rajoutez aussi au menu, un bouton permettant de fermer la base elle même, donc Access dans notre cas. 3

4 4 Requêtes Pour créer une requête, procédez de la façon suivante : 1. Cliquez sur l icône Requêtes de la base de données, 2. Cliquez sur : Nouveau, Mode création, 3. double-cliquez sur toutes les tables nécessaires à l exécution de la requête. En principe, Access établit alors les liens entre les différentes tables. Pour ce faire, il utilise les liens définis dans la fenêtre de l outil Relations. S il faut rajouter un (ou plusieurs) lien, vous pouvez le faire en faisant glisser la clé d une table vers une autre table. 4. Faites glisser les attributs pertinents des tables (ceux dont vous souhaitez afficher le contenu ou ceux sur lesquels vous voulez porter une contrainte) vers les colonnes Champs, 5. Si vous voulez porter une contrainte sur une colonne, remplissez la ligne Critère correspondante (par ex.: Dupont dans la colonne Nom de la table Utilisateur ). Vous pouvez aussi préciser une contrainte par un nom de variable entre crochets (par ex.: [Nom de l utilisateur] dans la colonne Nom de la table Utilisateur ). Dans ce cas, Access demande la valeur de cette variable lors de l exécution de la requête. Vous pouvez éviter l affichage d une colonne sur laquelle vous posez une contrainte en décochant la case correspondante de la ligne Afficher :. 6. Pour visualiser le résultat d une requête, faites apparaître le menu contextuel en cliquant sur le bouton droit. Cliquez alors sur Mode feuille de données. Vous pouvez aussi cliquer sur l icône correspondante à gauche de la barre d outil, sous la barre de menu d Access. 7. Pour revenir au mode création, cliquez sur l icône :. Réalisez les requêtes suivantes : 1. Noms des auteurs et des titres des livres qu ils ont écrit. Cette requête n a donc que deux colonnes. 2. Noms et prénoms des utilisateurs de la promo Titres des livres ayant été emprunté au moins une fois. Le résultat ne doit faire apparaître qu une seule colonne. 4. Titre des livres dont la date de retour est ultérieure à la date actuelle (tapez >Maintenant() comme critère de la colonne DateRetour ). 5. Titres des livres que l utilisateur Lassabe a emprunté au moins une fois. 6. Idem, mais faites en sorte que le nom de l utilisateur soit demandé à l exécution de la requête. 5 Sous formulaire Supposons maintenant que nous voulions parcourir l ensemble des utilisateurs et que pour chacun d eux, nous ayons la liste de ses emprunts. Pour cela, il faut utiliser deux formulaires imbriqués. Le premier, le père ou formulaire principal, parcoura l ensemble des utilisateurs, tandis que le second, le fils ou sous-formulaire, imbriqué dans le premier, donnera la liste des emprunts de l utilisateur courant. Vous avez un exemple du résultat à l illustration 3. Pour réaliser cela, commencez par créer le formulaire principal à l aide de l assistant. Basez le sur la table Utilisateur et insérez les champs Nom, Prenom, Adresse et Promo. Nommez-le EmpruntsParUtilisateur. 4

5 Figure 3: Emprunts par utilisateur. Ensuite, réalisez un formulaire, de nom sf emprunts, à l aide de l assistant, en le basant sur la table emprunt. Choisissez l option Tabulaire (colonnes verticales) comme disposition. Ne considérez pour l instant que les champs DateEmprunt et DateRetour. Puis revenez en mode création sur ce formulaire et intégrez une liste déroulante des titres basée sur la table livre dont la valeur du champ sera stockée dans le numéro de livre. En fait, ce formulaire devrait ressembler à peu près au sous-formulaire intégré dans l illustration 3. Maintenant, revenez au formulaire principal en mode création. Dans la boite, cliquez sur l outil Sous formulaire. L assistant se lance. Choisissez avec l option Utilisez un formulaire existant le formulaire sf emprunts comme sous-formulaire. Vous devriez alors obtenir un résultat similaire à celui de l Illustration 3. Faites des essais de navigation pour vérifier que la liste des emprunts s adapte bien à l utilisateur visualisé dans le formulaire principal. Vous pouvez aussi vérifier qu il est possible de rajouter de nouveaux emprunts à un utilisateur. Pour comprendre comment ça marche, considérez les relations de notre base (Illustration 1 de ce document ou menu Outils/Relations ). Il y a un lien entre les tables Utilisateur et Emprunt. Ce lien passe par le champ NoUtilisateur. Le formulaire principal est basé sur la table Utilisateur. Nous pouvons donc y faire défiler l ensemble des utilisateurs. Le sous-formulaire est lui basé sur la table Emprunt nous pouvons donc y faire défiler l ensemble des emprunts. Sauf que l assistant a, par défaut, contraint à ne pouvoir faire défiler que les emprunts de l utilisateur visualisé dans le formulaire principal. (Ce lien est d ailleurs indiqué par l assistant lors de l intégration du sous-formulaire. Cela est spécifié dans les propriétés de l objet sous-formulaire, comme vous pouvez le voir en suivant les instructions suivantes : Passez en mode Création, cliquez droit sur le bord du sousformulaire et regardez les propriétés des données. Vous devriez obtenir un affichage similaire à celui de l illustration 4. Elle indique que le sous-formulaire est lié au formulaire principal par le champ NoUtilisateur. Ceci signifie que n apparaitra dans le sous-formulaire que les lignes dont le champ NoUtilisateur aura la même valeur que le champ de même nom du formulaire principal. 5

6 Figure 4: Propriétés des données. 6 Sous-formulaire basé sur une requête Considérons de nouveau le formulaire précédent et son sous-formulaire. Le seul détail que nous ayons sur un livre emprunté est son titre. Est-il possible de voir aussi son auteur? Oui c est possible, mais regardez de nouveau les relations entre les tables... Un formulaire ou un sous-formulaire ne peut faire apparaître que les champs contenus dans la table, ou la requête, sur laquelle il est basé. Or le sous formulaire est basé sur la table Emprunt et dans cette table, il n y a pas l auteur d un livre. L une des solutions est de baser le sous formulaire non pas sur la table Emprunt mais sur une requête contenant tous les champs que l on souhaite afficher, sans oublier le champ NoEmprunt de la table Emprunt car c est lui qui permet le lien avec le formulaire principal. Essayez. 6

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