ENTRACT Guide d utilisation

Transcription

1 Direction des Ressources Humaines Service des affaires transversales

2 SOMMAIRE I. LES FONCTIONNALITES... p3 II. LE PROCESSUS... p3 A. La fiche de poste... p3 1. Saisie... p3 2. Validation... p3 B. Le compte-rendu d entretien professionnel... p3 1. Saisie de l entretien... p3 2. Saisie de la fiche de proposition de réduction d ancienneté... p3 3. Validation de l entretien... p3 4. Impression papier... p3 III. CONNEXION A ENTRACT... p4 IV. REALISATION DE LA FICHE DE POSTE... p5 Ecran 1 : Branche d activité professionnelle et emploi-type... p6 Ecran 2 : Identification du service... p6 Ecran 3 : Environnement et contexte de travail... p7 Ecran 4 : Contraintes particulières du poste... p8 Ecran 5 : Risques professionnels... p8 Ecran 6 : Formations réglementaires liées à la sécurité... p9 Ecran 7 : Activités liées au poste... p9 Ecran 8 : Compétences... p13 Ecran 9 : Connaissances... p14 Ecran 10 : Signature de l agent... p14 V. REALISATION DE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL... p15 Ecran 1 : Description du poste... p16 Ecran 2 : Evaluation de l année écoulée... p17 Ecran 3 : Valeur professionnelle et manière de servir... p17 Ecran 4 : Acquis de l expérience professionnelle... p19 Ecran 5 : Objectifs de la période à venir... p19 Ecran 6 : Perspectives d évolution professionnelle et aspirations de l agent... p20 Ecran 7 : Bilan des formations et besoins de formation... p20 Ecran 8 : Observations de l agent... p22 Ecran 9 : Proposition de réduction ou majoration d ancienneté... p22 Contacts... p24 Page 2 sur 26

3 I. Les Fonctionnalités Entract est un logiciel simple d utilisation développé par l université de Lille 2. Il permet de réaliser pour les personnels BIATSS: - La fiche de poste - Le compte-rendu d entretien professionnel annuel et le recensement des besoins individuels de formation - Les fiches de proposition de réduction d ancienneté pour les personnels concernés II. Le processus A. La fiche de poste 1. Saisie L agent ou son responsable hiérarchique saisit la fiche de poste dans Entract. 2. Validation Le responsable hiérarchique complète ou modifie la fiche saisie par l agent, puis la valide. Cette étape est indispensable : il n est pas possible d accéder au menu entretien tant que la fiche de poste de l agent n a pas été saisie dans Entract et validée par le responsable hiérarchique. B. Le compte-rendu d entretien professionnel 1. Saisie de l entretien Le responsable hiérarchique conduit l entretien professionnel de l agent. Il lui revient d en assurer le compte-rendu, soit directement pendant l entretien, soit de manière différée. 2. Saisie de la fiche de proposition de réduction d ancienneté Le responsable hiérarchique complète la fiche de proposition de réduction d ancienneté pour les personnels concernés. 3. Validation de l entretien Une fois relu par l agent et son responsable hiérarchique, le compte-rendu d entretien est validé dans le logiciel. Il ne peut plus être modifié. 4. Impression papier La sortie papier est datée, signée par l agent et le chef de service, puis envoyée à la Direction des Ressources Humaines. Page 3 sur 26

4 III. Connexion à Entract La connexion à Entract se fait via l icône affichée dans l Espace Numérique de Travail. Il est recommandé de se connecter avec le navigateur Mozilla Firefox. le bouton «Fiche de poste» pour accéder au menu principal Menu accessible à chaque agent Menu accessible au responsable hiérarchique direct Menu accessible au responsable du responsable hiérarchique direct Page 4 sur 26

5 IV. Réalisation de la fiche de poste La fiche de poste peut-être saisie : par l agent : cliquer sur «menu de vos fiches de poste» par le responsable hiérarchique direct : cliquer sur «menu de vos agents» «Détail Agent» Les fiches de postes et les comptes-rendus d entretiens professionnels des années antérieures sont accessibles en consultation par l agent et son responsable hiérarchique. Créer une fiche de poste pour l année en cours. Cette étape est indispensable. Consulter les fiches de poste et les comptes-rendus des années précédentes Page 5 sur 26

6 «dernière fiche» pour générer une copie de la fiche de l année précédente. Cette fiche est modifiable. «Créer F. Poste» pour générer une fiche vierge Remarque : les responsables hiérarchiques ont accès en consultation aux fiches de postes et aux comptes-rendus d entretiens professionnels réalisés par leurs prédécesseurs. «Créer F. Poste» pour générer une fiche vierge «dernière fiche» pour générer une copie de la fiche de l année précédente. Cette fiche est modifiable. Ecran 1 : Renseigner l année de référence Page 6 sur 26

7 Ecran 1 : Renseigner la Branche d Activité professionnelle (BAP) et l emploi-type Renseigner ces 3 champs au moyen des menus déroulants puis valider Le REFérentiel des Emplois-types de la Recherche et de l'enseignement Supérieur (REFERENS) est consultable à l adresse suivante : Bibliofil', le référentiel de la filière bibliothèque est consultable à l adresse suivante : Pour accéder à l écran suivant, cliquer sur «continuer». Attention à ne pas cliquer sur le bouton «aller en page de validation» car il permet d accéder directement au dernier écran du processus de réalisation de la fiche de poste. Il n est pas obligatoire de saisir la fiche de poste en une seule fois. Le bouton «quitter» permet d enregistrer le travail, pour pouvoir y revenir par la suite. Page 7 sur 26

8 Ecran 2 : Identification du service Renseigner éventuellement ces 2 champs Le service duquel relève l agent est renseigné directement dans Entract à partir de la base Harpège. Il est toutefois possible d apporter des précisions supplémentaires via les champs de saisie. Ecran 3 : Environnement et contexte de travail La mission principale du poste définit la raison d être ou la finalité du poste et sa contribution à la finalité du service. Elle est exprimée généralement en une seule phrase. Les autres missions et activités du poste seront déclinées par la suite dans un autre écran. Il n est pas nécessaire de renseigner certains champs s ils ne présentent pas d intérêt au regard des fonctions exercées. Page 8 sur 26

9 Ecran 4 : Les contraintes particulières du poste Exemples de contraintes (ne pas oublier de quantifier les contraintes saisies) Renseigner dans cet écran les contraintes liées au poste (horaires décalés, astreintes, déplacements ) et le flux de l activité. Ecran 5 : Les risques professionnels Cette partie de la fiche de poste est transmise au service de médecine de prévention, au conseiller prévention et au responsable de la formation continue. Remarque : Il n y a pas de zone de saisie libre pour ajouter des risques non prévus dans la liste. Page 9 sur 26

10 Ecran 6 : Les formations réglementaires liées à la sécurité On renseigne dans cette partie les formations réglementaires obligatoires liées au métier exercé. C est indépendant du volet «formation» prévu dans le cadre de l entretien professionnel qui recense les formations suivies les années antérieures et les formations souhaitées. On indique ici les formations exigées par le poste et non celles suivies par l agent. Remarque : Il n y a pas de zone de saisie libre pour ajouter des risques non prévus dans la liste. si le poste ne requiert aucune de ces formations. Ecran 7 : Les activités liées au poste «Ajouter / Supprimer» Les activités du poste sont directement importées depuis le référentiel des métiers en fonction de l emploi-type qui a été renseigné dans le 1 er écran. Page 10 sur 26

11 Par défaut, les activités sont cotées «non concerné» par Entract. «Valider la saisie» une fois les activités quantifiées Il est nécessaire de quantifier l importance de chaque activité : une activité non quantifiée («non concerné») n apparaîtra pas sur la fiche de poste. L échelle comporte 4 degrés (non concerné / faible / moyenne / forte). Par défaut, les activités sont cotées «non concerné». Il est possible d ajouter les activités d un autre emploi-type. Sélectionner puis valider la BAP et l emploi-type. Après sélection et validation de la BAP et de l emploi-type, procéder comme précédemment à la quantification des activités. Page 11 sur 26

12 «Valider la saisie» une fois les activités quantifiées, puis cliquer sur «Revenir à la fiche» Page 12 sur 26

13 Les activités liées au nouveau métier s affichent alors dans l écran. Les activités non quantifiées n apparaissent pas. Une deuxième méthode d ajout d activités est possible en zone de saisie libre pour les activités non référencées. Zone de saisie dans laquelle il est possible de saisir directement des activités. L action «copier-coller» est également possible. Page 13 sur 26

14 Ecran 8 : Les compétences L écran compétences se renseigne et se complète de la même façon que l écran activités (voir pages précédentes écran 7). ajouter/supprimer pour ajouter les compétences. L échelle de graduation comprend 5 niveaux : - non concerné : compétence non nécessaire à l activité - de base (sensibilisation) : Compréhension des principaux enjeux, connaissance des grandes notions et du vocabulaire utilisé, mise en œuvre de savoir-faire élémentaire. - praticien (application) : Mise en œuvre de méthodes, technique, outils ou procédures simples. - praticien confirmé (maîtrise) : Mise en œuvre de méthodes, technique, outils ou procédures complexes. - expert : Conception de nouvelles méthodes, techniques, procédures ou outils, ou y apporter des innovations substantielles. Remarque : on quantifie les compétences attendues sur le poste, non les compétences de l agent qui l occupe. Ces dernières sont à apprécier lors de l entretien professionnel. Valider la saisie après la quantification des compétences Page 14 sur 26

15 Il est possible d ajouter des compétences de la même façon que pour les activités : 1 Sélectionner des compétences relevant d un autre métier en cliquant sur le bouton Ajouter/Supprimer Attention : Si vous avez utilisé 2 fiches métiers pour les activités, veillez à bien renseigner les compétences relevant de chacune 2 Utiliser les zones de saisie libre en bas de l écran. Ecran 9 : Les connaissances Ici la saisie est libre Ecran 10 : Signature de l agent Il s agit du dernier écran de la fiche de poste. Cet écran présente une logique particulière : si l agent accepte de signer sa fiche de poste, il faut cliquer sur non. Page 15 sur 26 Attention : quand vous cliquez sur valider, il n est plus possible de modifier la fiche de poste.

16 pour conserver votre travail. Vous pourrez y revenir par la suite. Important : Il faut cliquer sur pour accéder au Menu entretien. La fiche de poste est validée définitivement. Une fois votre fiche de poste validée, vous ne pourrez plus la modifier (en cas d erreur, contacter la DRH). Page 16 sur 26

17 V. Réalisation de l entretien professionnel Il est nécessaire que la fiche de poste ait été validée par le responsable pour accéder au menu entretien. Ici la fiche de poste n est pas encore validée. Il n est pas possible d accéder au menu entretien Rappel : Le dernier écran, du processus de réalisation de la fiche de poste permet de valider la fiche de poste en cliquant sur le bouton (voir page précédente). A partir de ce moment, on ne peut plus modifier la fiche de poste et il devient possible d accéder au menu entretien. Ici la fiche de poste est validée. Il est possible d accéder à l entretien en cliquant sur créer La fiche de poste est disponible au format.pdf pour consultation ou impression Page 17 sur 26

18 Ecran 1 : Description du poste «dernière fiche» pour générer une copie de la fiche de l année précédente. Cette fiche est modifiable. «Créer F. Poste» pour générer une fiche vierge Saisir ici la date du précédent entretien si non renseigné et de l entretien en cours Cet écran reprend certains éléments renseignés dans la fiche poste. En dehors de la date du précédent entretien, il n y a rien à saisir. pour accéder à l écran suivant. Page 18 sur 26

19 Ecran 2 : Evaluation de l année écoulée Cet écran est renseigné de manière automatique à partir de l entretien de l année précédente. Cet écran permet de rappeler les objectifs fixés pour l année écoulée et les événements ayant pu avoir une incidence sur la réalisation de ces objectifs ou de l activité de manière générale. Les objectifs fixés pour l année à venir seront saisis en écran 5. pour accéder à l écran suivant. Ecran 3 : Valeur professionnelle et manière de servir L appréciation portée sur la valeur professionnelle comprend 2 écrans : - Appréciation littérale sur les critères suivants : o compétences professionnelles et technicité o contribution à l activité du service o capacités professionnelles et relationnelles o aptitudes à l encadrement et/ou à la conduite de projets (lorsque les fonctions de l agent le nécessitent) - Appréciation générale L appréciation prend en compte la nature des fonctions, la spécificité du métier de l agent et les exigences du poste occupé. Les critères non pertinents à cet égard ne sont pas retenus. Page 19 sur 26

20 Zones de saisie libre pour accéder à l écran suivant. Quantifier chaque critère selon l échelle proposée. Page 20 sur 26

21 Ecran 4 : Acquis de l expérience professionnelle Deux zones de saisie libre permettent de renseigner éventuellement la participation de l agent à des instances, groupes de travail ou à des projets collectifs. pour accéder à l écran suivant. Ecran 5 : Objectifs de la période à venir Saisir dans cet écran les objectifs pour l année à venir et les moyens mis à disposition de l agent pour y parvenir. pour accéder à l écran suivant. Page 21 sur 26

22 Ecran 6 : Perspectives d évolution professionnelle et aspirations de l agent Préciser ici les souhaits d évolution des agents (missions, mobilité, métier, carrière ). pour accéder à l écran suivant. Ecran 7 : Bilan des formations et besoins de formation Renseigner les formations suivies au cours de l année écoulée. Préciser si leur contenu a pu être mis en œuvre dans le poste. ajouter pour créer de nouvelles lignes de saisie. pour accéder à l écran suivant. Page 22 sur 26

23 Les besoins de formations se déclinent en 3 écrans : - Les compétences à acquérir ou à développer pour occuper le poste : il s agit de l adaptation immédiate au poste de travail (prise de fonction, évolution réglementaire, outils de gestion, nouvelles missions ) - Les compétences à acquérir ou à développer dans la perspective d un projet d évolution professionnelle (préparation concours, validation des acquis, bilan de compétences ) - Les autres perspectives de formation ajouter pour créer de nouvelles lignes de saisie. pour accéder à l écran suivant. pour accéder à l écran suivant. Page 23 sur 26

24 pour accéder à l écran suivant. Ecran 8 : Observations de l agent L agent a ici la possibilité de formuler des observations sur le déroulement de l entretien professionnel. pour accéder à l écran suivant. Ecran 9 : Proposition de réduction ou majoration d ancienneté Cet écran permet de saisir une éventuelle proposition de réduction d ancienneté (pour les personnels concernés) ainsi que de valider l entretien. Le bouton permet d enregistrer son travail pour y revenir plus tard. Le bouton valide définitivement l entretien. Une fois validé, celui-ci ne peut plus être modifié (en cas d erreur prévenir la DRH pour qu elle annule cette validation). Page 24 sur 26

25 Une fois l entretien validé, vous pouvez l imprimer à partir de l écran d accueil, le signer et le transmettre à la DRH. A partir de l écran d accueil, imprimer les fichiers pdf, les signer avant transmission à la DRH Page 25 sur 26

26 Contacts : Direction des Ressources Humaines Audrey DEPARCY audrey.deparcy@univ-lille3.fr Support technique : Direction des Systèmes d Information Frédéric FONTAINE frederic.fontaine@univ-lille3.fr Page 26 sur 26