Pégase 3 Congés payés : Dispositions générales. Dernière révision le 20/11/ pegase3@micromegas.fr

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1 Pégase 3 Congés payés : Dispositions générales Dernière révision le 20/11/ pegase3@micromegas.fr

2 Sommaire Activation de la gestion des congés payés...3 Le décompte des jours...5 Les jours ouvrables... 5 Les jours ouvrés... 5 La notion de travail effectif... 6 Le décompte dans Pégase Les jours de congés supplémentaires...10 Les jours d ancienneté Les jours de fractionnement Les jours supplémentaires selon la situation du salarié La base congés payés...14 La base congés payés du bulletin Abattement éventuel sur la base congés payés Les compteurs de congés payés...17 L absence pour congés payés...19 L indemnité de congés payés...21 La règle du maintien La règle du dixième La comparaison Sélection du mode de calcul Fonctionnement du calcul Le basculement des congés payés...28 Déclenchement du basculement Confirmation du basculement Les effets du basculement Le report des jours acquis non pris, sur la période suivante...32 L indemnité en cas de rupture de contrat...33 Fin de contrat pour un CDI Fin de contrat pour un CDD Particularité des CDD successifs Pégase 3 Les congés payés 2/38

3 Les règles à respecter en matière de calcul de l indemnité de congés payés sont complexes. Il convient de vérifier que le dispositif mis en place dans l entreprise ne lèse pas les salariés et respecte la simple application de la double règle de calcul : règle du dixième / règle du maintien de salaire. Activation de la gestion des congés payés Dans Pégase 3, les congés payés sont gérés si deux conditions sont réunies : Dans la fiche société : la case «Activer la gestion des CP» doit être cochée dans le menu Gestion Sociétés Page Compteurs : Dans la fiche salarié : la liste déroulante «Mode de gestion» doit afficher soit «Gestion normale», soit «Gestion sans affichage sur le bulletin» dans le menu Gestion Salariés Page Compteurs : Pégase 3 Les congés payés 3/38

4 Explications sur les différents choix possibles dans cette liste : Gestion normale : Gestion sans affichage sur le bulletin : Pas de gestion : Les congés payés sont calculés normalement et les droits sont affichés sur le bulletin de paie. Les congés payés sont calculés normalement mais aucun compteur n est imprimé sur le bulletin. Aucune gestion automatique des congés payés dans le logiciel. Remarque : Si le type de travail du salarié (page Emploi) est «Travail intermittent», les congés ne seront jamais gérés pour ce salarié et ce, quel que soit le mode de gestion sélectionné dans la page Compteurs (ni l acquisition des jours, ni la valorisation). Pégase 3 Les congés payés 4/38

5 Le décompte des jours Lorsque le Code du travail fait référence aux jours de congés payés, il le fait toujours selon la méthode des jours ouvrables, tant pour l acquisition que pour la prise de jours de congés. Mais le calcul en jours ouvrés est également possible à condition d assurer aux salariés, des droits égaux. Les jours ouvrables Les jours ouvrables correspondent à chacun des jours de la semaine (y compris le samedi et le lundi lorsqu ils sont non travaillés), sauf le jour de repos hebdomadaire (en général, le dimanche) et les jours fériés. Les avantages C est la méthode adoptée dans le droit du travail, donc connue de tous et plus facile à mettre en application, pour l ensemble des salariés, y compris pour les salariés en contrat temps partiel et ceux travaillant selon des cycles avec un rythme hebdomadaire irrégulier. Les inconvénients Pour les congés pris, il convient de prendre en compte les jours qui ne sont normalement pas travaillés (samedi ou lundi), pas toujours bien perçu par les salariés. Risque d incompréhension également de la part des salariés à temps partiel dont la durée de présence hebdomadaire est réduite. Les droits Les droits à congés payés sont acquis à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif. Ces droits sont les mêmes quelque soit la durée du travail dans la semaine, et notamment en cas de temps partiel. Les jours ouvrés Les jours ouvrés sont les jours habituellement travaillés dans l entreprise, quelle que soit la durée de travail dans la journée : - du lundi au vendredi compris si fermeture le samedi ; - du mardi au samedi compris si fermeture le lundi. Les avantages Cette méthode est mieux perçue par les salariés car elle convient mieux à la réalité du temps travaillé. C est le cas plus particulièrement pour les salariés à temps partiel : ils acquièrent un nombre réduit de jours de congés et les jours habituellement non travaillés n entrent pas dans le décompte des jours de congés pris. Les inconvénients Ne dispositif nécessite un accord d entreprise ou d usage préalable à ce mode de calcul. Pégase 3 Les congés payés 5/38

6 Les droits Le décompte des jours de congés en jours ouvrés ne doit pas désavantager les salariés ; cette méthode doit leur garantir des droits au moins égaux à ceux résultant du calcul en jours ouvrables. Pour un salarié travaillant 5 jours par semaine, le nombre de jours de congé calculé en jours ouvrés est de 2,08333 jours (arrondi à 2.08) par mois de travail effectif. Calcul : 2,5 jours ouvrables x 5 jours ouvrés / 6 jours ouvrables. La notion de travail effectif Pour le calcul des droits, qu il soit effectué en jours ouvrables ou en jours ouvrés, les jours acquis (2,5 ou 2,08) le sont pour un mois complet de travail effectif. Certaines absences sont assimilées à du travail effectif, d autres non : Absences assimilées à du travail effectif pour le calcul des droits : - les congés payés ; - les jours fériés ; - les repos compensateur - les évènements familiaux ; - les congés maternité et d adoption ; - les congés d accident du travail lorsqu ils sont inférieurs à 1 an ; - le chômage partiel si fermeture pour une semaine calendaire complète ; - les congés de formation ; - le préavis non exécuté sur demande de l employeur Absences non assimilées à du travail effectif pour le calcul des droits : - les congés de paternité ; - les congés pour enfant malade ; - les congés de maladie non professionnelle ; - les cures thermales ; - le chômage partiel total ; - les grèves ; - le préavis non exécuté sur demande du salarié ; - les congés sabbatiques ; - les congés pour création d entreprise Le décompte dans Pégase 3 Choix des jours ouvrables ou ouvrés Le choix entre les méthodes de jours ouvrables ou de jours ouvrés doit être précisé au niveau de la fiche société. Ce choix est utile pour la gestion des droits (acquisition des jours) mais aussi pour le nombre de jours servant au calcul de l absence. Accès dans le menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs : Pégase 3 Les congés payés 6/38

7 En sélectionnant le type de décompte, après validation, le logiciel fait apparaître automatiquement : - 2,5 jours acquis par mois et 26 jours pour le calcul des absences si sélection des jours ouvrables ; - 2,08 jours acquis par mois et 21,67 jours pour le calcul des absences si sélection des jours ouvrés. Lorsque l employeur opte pour une méthode différente de celle des jours ouvrables ou de celle des jours ouvrés classiques, il précise «Autre» dans la méthode de décompte et saisi librement les droits acquis et les jours pour le calcul de l absence. Remarque : ce choix effectué au niveau de la fiche société, permet de déterminer l acquisition des jours pour l ensemble des salariés de la société. Toutefois, il est possible, pour certains salariés, de personnaliser le décompte des jours de congés individuellement lorsque celui-ci est différent de celui de la majorité des salariés de la société. Ce paramétrage doit alors être précisé dans le menu Gestion Salariés Page Compteurs : Pégase 3 Les congés payés 7/38

8 Acquisition des jours de congés Les jours acquis par le salarié sont stockés dans le compteur «Jours acquis année en cours» visible dans la fiche salarié : L acquisition des jours et le cumul de ces jours dans le compteur approprié, s effectuent lors de la création d un nouveau bulletin. Cette acquisition est réalisée selon les règles et l ordre suivants : 1 - le nombre de jours acquis par défaut est égal à la valeur définie dans la fiche du salarié, ou à défaut, dans la fiche de la société (voir ci-dessus). Pégase 3 Les congés payés 8/38

9 2 - ce nombre est proratisé en trentièmes si la période travaillée est incomplète. 3 - le nombre de jours acquis ainsi calculé est affiché sur la page «Saisie rapide» en gestion du bulletin. Ce nombre peut être, au besoin, rectifié manuellement à cet emplacement. 4 - si le numéro d une rubrique a été précisé dans la définition des rubriques pour l acquisition de jours complémentaires de congés, la base de cette rubrique sera rajoutée à la valeur calculée ou saisie précédemment. Exemple : Accès dans le menu Fichier Tables diverses Paramétrage des rubriques Divers Divers. Dans notre exemple, lorsque la rubrique 1850 sera présente sur le bulletin, la valeur présente dans la base de cette rubrique sera rajoutée aux jours acquis du bulletin, et ainsi, cumulée dans les droits acquis de l année en cours par le salarié. Remarque : Le fait de relancer le calcul du bulletin permet de prendre en considération une rectification manuelle du nombre de jours acquis sur la page «Saisie rapide» (point No 3) et / ou l ajout de jours complémentaires saisis en base d une rubrique (point No 4). Mais en aucun cas, le fait de relancer le calcul du bulletin ne modifie la valeur initiale déterminée lors de la création du bulletin (points 1 et 2) et ce, même si entre temps, la période du bulletin en cours a été modifiée. Pégase 3 Les congés payés 9/38

10 Les jours de congés supplémentaires Aux droits acquis régulièrement en fonction du travail effectif, il existe des possibilités d acquérir des jours de congés supplémentaires en fonction de l ancienneté, en fonction du fractionnement de la prise des congés, ou même lorsque le salarié se retrouve dans une situation particulière. Les jours d ancienneté Des jours supplémentaires peuvent être accordés par certaines conventions collectives ou accord ou usage d entreprise, en fonction de l ancienneté acquise, comme par exemple : - 1 jour supplémentaire à partir de 5 ans d ancienneté ; - 2 jours supplémentaires après 10 ans d ancienneté ; - puis 3 jours à partir de la quinzième année. Pour gérer les jours d ancienneté supplémentaires, un paramétrage est accessible au niveau de la fiche société et de la fiche salarié (les éléments renseignés au niveau de la fiche salarié, sont prioritaires par rapport à ceux renseignés au niveau de la fiche société : si aucune gestion des jours d ancienneté n est précisée dans la fiche salarié, Pégase 3 utilisera le paramétrage mis en place dans la fiche société). Accès dans le menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs. Dans la zone de saisie, il est possible de préciser soit un nombre de jours, soit une constante qui calculera elle-même les jours supplémentaires des salariés. La valeur ainsi calculée sera rajoutée automatiquement dans le compteur des jours acquis de l année N 1 lors de l opération de basculement des congés payés. Pégase 3 Les congés payés 10/38

11 Pour gérer les jours de congés supplémentaires au niveau individuel (fiche salarié), il convient d accéder au menu Gestion Salariés Page Compteurs : Les jours de fractionnement Des jours de congés supplémentaires peuvent être accordés si le salarié fractionne ses différentes prises de congés sous certaines conditions : - Ce fractionnement concerne les 4 premières semaines de congés sur les 5 semaines acquises ; - Il ne concerne que les salariés ayant acquis plus de 12 jours de congés ouvrables ; - Pour bénéficier de jours supplémentaires, il convient de prendre une fraction de congés hors de la période du 1 er mai au 31 octobre. Le décompte légal du droit du travail est le suivant (hors conditions conventionnelles plus favorables) : - Aucun jour supplémentaire pour 1 à 2 jours pris hors période du au ; - 1 jour supplémentaire pour 3 à 5 jours pris hors période du au ; - 2 jours supplémentaires pour 6 à 12 jours pris hors période du au Remarque : Le salarié doit, en tout état de cause, prendre au moins 2 semaines de congés payés sur la période du 1 er mai au 31 octobre. Le droit aux fractionnements est applicable également : - aux congés pris par anticipation (Cassation sociale du 7 mars 1990). - aux salariés qui bénéficient d un congé d été inférieur aux 24 jours ouvrables légaux (Exemple : embauche en cours de période d acquisition), dès lors qu une fraction de leurs congés payés se déroule en dehors de la période 1 er mai au 31 octobre. Pégase 3 Les congés payés 11/38

12 Exemple No 1 : Les 5 semaines de congé d un salarié, sont réparties ainsi : - année 2006 : 1 semaine en mai et 2 semaines en août ; - année 2007 : 1 semaine en janvier et 1 semaine en avril. Ce salarié aura acquis 2 jours de fractionnement au titre des 6 jours ouvrables du congé principal pris en janvier A noter que les jours pris en avril 2007 constituent la 5 ème semaine et n ouvrent aucun droit à congés supplémentaires. Exemple No 2 : Les 5 semaines de congé d un salarié, sont réparties ainsi : - 19 jours ouvrables pris sur juillet 2006 ; - 11 jours ouvrables en décembre Sur ces 11 jours, 5 jours correspondent au reliquat de la 4 ème semaine de congés payés et 6 jours correspondent à la 5 ème semaine. Ce salarié aura acquis 1 seul jour de fractionnement au titre des seuls 5 jours ouvrables de la 4 ème semaine pris en décembre. Dans Pégase 3, les jours de fractionnement doivent être reportés directement dans les compteurs de la fiche du salarié (page Compteurs). Avant basculement des congés, saisir le nombre de jours acquis par fractionnement, dans le compteur Autres de l année en cours, comme dans l exemple ci-dessous : Lors du basculement des congés, ces 2 jours acquis par fractionnement seront cumulés aux jours acquis normalement au cours de l année, ceci afin de ne conserver qu un compteur global des jours acquis sur les années précédentes. Pégase 3 Les congés payés 12/38

13 Les jours supplémentaires selon la situation du salarié Des jours supplémentaires sont accordés à certains salariés lorsqu ils sont dans des situations particulières telles que, par exemple, les jeunes mère de famille sous les conditions suivantes : - avoir moins de 21 ans au 30 avril de l année précédente ; - avoir au moins un enfant de moins de 15 ans au 30 avril de l année en cours. Dans ce cas, ces jeunes mères ont droit à deux jours supplémentaires par an et par enfant à charge. Actuellement cette gestion des jours supplémentaires fonctionne dans Pégase 3 selon le même principe que les jours de fractionnement, à partir du compteur des jours «Autres» de la fiche salarié. Pégase 3 Les congés payés 13/38

14 La base congés payés La base congés payés du bulletin Pour le calcul du montant de l indemnité de congés payés, lorsque la règle du dixième est plus favorable, il est nécessaire de calculer ce dixième, sur la base congés payés annuelle se rapportant aux jours de congés acquis. Pégase 3 calcule automatiquement la base de congés payés de chaque bulletin, en prévision de cette indemnité. Cette base congés payés résulte de l addition des montants salariaux des rubriques de brut présentes sur le bulletin de paie et dont la case «Montant pris en compte dans le calcul de la base congés payés» est cochée (Accès dans le menu Gestion Rubriques page Cumuls) : Abattement éventuel sur la base congés payés Certaines professions bénéficient d un abattement forfaitaire sur l assiette des cotisations sociales, en compensation de frais professionnels devant être acquittés par le salarié. Le taux est variable selon les professions exercées (30 % pour les VRP, 25 % pour les journalistes et les artistes, 10 % pour les ouvriers du BTP, ). Ce même abattement peut être pratiqué sur la base congés payés du bulletin de paie, mais cela ne constitue pas une obligation. Plusieurs interprétations des textes légaux sont possibles à ce sujet. En principe, les éléments de salaires rentrent dans la base congés payés du bulletin, après application de l abattement, ce qui n est pas forcément le cas Pégase 3 Les congés payés 14/38

15 de toutes les indemnités versées, comme par exemple les indemnités de congés payés. Celles-ci ne sont donc logiquement pas abattues. Dans Pégase 3, le choix de pratiquer l abattement pour frais professionnel lors du calcul de la base congés payés, s effectue en deux étapes : - grâce à une case à cocher située au niveau de la fiche société : si la case est cochée, le logiciel pratique l abattement sur les éléments rentrant dans la base congés payés du bulletin. Lorsque la case n est pas cochée, les éléments de salaires rentrent dans la base congés payés du bulletin, sans déduction de l abattement (accès dans le menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs). - puis au niveau de chaque rubrique correspondant à un élément de la rémunération brute (accès dans le menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs). Cocher la case «Montant pris en compte dans le calcul de la base de l abattement» lorsque le montant salarial de cette rubrique doit être abattu lorsqu il rentre dans la base congés payés du bulletin. Remarque : la case «Montant pris en compte dans le calcul de la base congés payés» doit être cochée également. Pégase 3 Les congés payés 15/38

16 Pour plus d informations concernant le calcul de l abattement sur les éléments de salaire rentrant dans la base congés payés, nous vous invitons à vous reporter à la notice «Pégase 3 Congés payés - Abattement de la base». Pégase 3 Les congés payés 16/38

17 Les compteurs de congés payés Les compteurs de congés payés imprimés au bas des bulletins de paie, sont accessibles au niveau de la fiche de chaque salarié. Ils sont en principe alimentés automatiquement lors du calcul des bulletins de paie. Mais il est possible également d intervenir manuellement dans ces compteurs pour les ajuster ou les rectifier. Accès au menu Gestion Salariés Page Compteurs Il existe 3 catégories de compteurs : - les compteurs de jours : Il s agit des jours acquis (période en cours N, période précédente N 1, voire période antérieure N 2), des jours pris (jours de congés déjà pris par le salarié, sur les jours acquis de la période précédente) et des jours restant (le solde entre les jours acquis des périodes précédentes et les jours déjà pris). - Les compteurs de base congés payés : ces compteurs mémorisent la base de l année en cours, celle de l année précédente (N 1) et celles des années antérieures (N 2). Ces compteurs permettent le calcul de l indemnité selon la règle du dixième. - Les compteurs de cumuls : ces compteurs permettent de solder les congés payés et d effectuer la comparaison annuelle entre les règles de maintien et de dixième : o L indemnité de congés payés versée : montant réellement versé par l employeur comme indemnité de congés payés, suite à la prise de jours de congés par le salarié. o Le cumul du maintien de salaire : peut importe le montant des indemnités réellement retenues selon la règle du plus favorable, ce compteur affiche la valeur des indemnités que le salarié Pégase 3 Les congés payés 17/38

18 o aurait perçues si ses indemnités étaient calculées systématiquement selon la règle du maintien. Le cumul du dixième : peut importe le montant des indemnités réellement retenues selon la règle du plus favorable, ce compteur affiche la valeur des indemnités que le salarié aurait perçues si ses indemnités étaient calculées systématiquement selon la règle du dixième. Remarque : en cas d intervention manuelle dans ces compteurs, la correction apparaît immédiatement dans la fiche des salariés. Mais elle ne figure pas pour autant en impression du bulletin de paie. Pour que ces rectifications manuelles apparaissent sur les bulletins, il est nécessaire avant impression, de relancer le calcul du bulletin. Ce principe est valable pour tous les traitements liés aux congés payés. Pégase 3 Les congés payés 18/38

19 L absence pour congés payés La prise de congés se matérialise sur le bulletin par une rubrique d absence négative, suivi d une rubrique d indemnité positive venant en compensation de cette absence. L indemnité peut être égale ou supérieure, en valeur absolue, au montant de l absence, selon que la règle du maintien ou du dixième aura été retenue pour le calcul. Lors de la prise de congés, il convient donc, d insérer sur le bulletin de paie, une rubrique d absence ayant la formule ABSCP. Par défaut, dans la maquette livrée avec le logiciel, cette rubrique porte le code La base de cette rubrique affichera sur le bulletin, le nombre de jours de congés payés pris par le salarié, ce nombre étant précisé par l employeur ou l utilisateur du logiciel, en gestion des bulletins. Décomposition du calcul effectué par cette rubrique d absence : 1 Récupération des montants salariaux des rubriques de brut présentes sur le bulletin et rentrant dans le calcul de l absence congés payés. Ces rubriques sont identifiées grâce à la case à cocher «Montant pris en compte dans le calcul des absences de congés payés» située sur la page Cumul : Exemple : Pégase 3 Les congés payés 19/38

20 2 Récupération du nombre de jours d absence pour congés payés, saisi au moment de la préparation du bulletin, dans la base de la rubrique. 3 Récupération du nombre de jours mensuel défini pour le calcul de l absence. Ce nombre, déterminé en fonction de la gestion des absences en jours ouvrables ou jours ouvrés, est précisé dans la fiche salarié (page Compteurs Zone «Nombre de jours pour proratisation) ou, à défaut, dans la fiche société (page Compteurs zone «Nombre de jours pour calcul de l absence»). 4 Proratisation du montant en fonction de ces différentes valeurs : Valeur de l absence = Montant brut des rubriques x Nombre de jours d absence Nombre de jours mensuels pour l absence Quelques précisions complémentaires sur le calcul de l absence : - le taux salarial de la rubrique d absence est déterminé en divisant le montant de l absence ainsi obtenu, par le nombre de jours d absence saisi en base. - La formule ABSCP ne calcule aucun montant si il a été spécifié au niveau de la fiche salarié (page Compteurs), ou à défaut, au niveau de la fiche établissement (page Paramétrage), ou encore à défaut, au niveau de la fiche société (page Compteurs), dans la zone «Mode de calcul des congés payés», une méthode de gestion des congés payés sans valorisation. - Cette même formule ABSCP alimente également certains compteurs tels le compteur du nombre de jours d absence congés payés (pour le calcul du dixième), le compteur de l absence congés payés (dans le but de calculer l indemnité de congés payés au cas où la règle du maintien serait la plus favorable) et enfin le compteur de nombre de jours de congés payés pris, compteur visible dans la fiche du salarié et figurant sur le bulletin de paie. Pégase 3 Les congés payés 20/38

21 L indemnité de congés payés Les méthodes de calcul Il existe deux règles pour l indemnisation des jours de congés payés. L employeur a le choix entre appliquer la règle du maintien de salaire ou celle du dixième. Il retiendra la plus favorable des deux pour le salarié. La règle du maintien Le salarié doit percevoir une rémunération comme s il avait travaillé pendant sa période de congés. Sont inclus dans le calcul du maintien : - les heures supplémentaires ; - les éventuelles augmentations ; - les avantages en nature, même s ils ne sont pas maintenus pendant la période de congés ; - les primes ayant le caractère de salaire (ancienneté, rendement, ). Dans Pégase 3, aucun paramétrage particulier ne doit être mis en place pour le calcul du maintien : l indemnité se calcule en récupérant le montant de l absence congés payés (la rubrique mentionnant cette absence sur le bulletin devra impérativement posséder la formule ABSCP) qu elle valorise en positif. Il est possible de faire figurer sur un même bulletin plusieurs rubriques de formule ABSCP. Dans ce cas, le calcul du maintien additionne les montants salariaux de l ensemble des rubriques ayant cette formule, avant de basculer le résultat ainsi obtenu, en positif. La règle du dixième L indemnité correspond au 1/10 ème de la rémunération brute totale de la période de référence appelée également «base congés payés». Elle indemnise le nombre de jours de congés acquis par le salarié. Rentrent dans cette base annuelle de congés payés : - le salaire de base ; - les pourboires et les commissions ; - les indemnités de congés payés pris année précédente ; - les majorations pour travail de nuit ou de dimanche ; - les primes d ancienneté, d astreinte, de danger, d insalubrité, de froid ; - les primes de bilan, de résultat, de production Ne rentrent pas dans la base annuelle de congés payés : - les remboursements de frais ; - les allocations de chômage partiel ; - les IJSS ; - les primes de fin d année, de 13 ème mois, de vacances ; - les primes de mariage, de naissance, de médaille du travail ; - les primes d intéressement, de participation ; - les primes versées par un comité d entreprise Pégase 3 Les congés payés 21/38

22 Remarque : la règle du dixième peut, dans certains cas, conduire un salarié à être davantage rémunéré durant ses congés que s il travaillait. Ce résultat surprenant n en est pas moins une obligation légale incontournable. Pour cette règle du dixième, le taux à prendre en considération n est pas nécessairement un taux de 10 %. Il peut être soit plus faible (9,60 % par exemple) soit plus élevé (12 % pour le secteur de l hôtellerie et de la restauration par exemple). Dans ce cas, il convient de le préciser dans la fiche société page Compteurs : Lorsque la société utilise le taux de droit commun de 10 %, il est inutile de préciser la valeur de celui-ci dans cette fiche : par défaut, le logiciel applique le taux de 10 %. D autre part, si seuls quelques salariés de l entreprise bénéficient d un taux différent de celui précisé dans la fiche société, il est possible de personnaliser ce taux au niveau de la fiche salarié page Compteurs : Pégase 3 Les congés payés 22/38

23 La comparaison L existence des deux règles du dixième de du maintien du salaire entraîne l obligation pour l employeur, de procéder à une comparaison entre ces deux règles et à ne retenir que la plus favorable pour le salarié. Cette comparaison s effectue pour chaque salarié, individuellement. Cette comparaison peut avoir lieu en fin de période de prise de congés (l employeur applique le strict maintien de salaire tout au long de l année et si, en fin d année, la règle du dixième est plus favorable, il opère une régularisation). Mais l employeur peut également procéder au double calcul et à la comparaison à chaque prise de congés payés. Dans ce cas, le salarié bénéficie à chaque fois de la solution la plus avantageuse. Sélection du mode de calcul La règle de calcul peut être précisée dans Pégase 3, à trois niveaux différents : - au niveau de la fiche salarié, dans le menu Gestion Salariés Page Compteurs : Pégase 3 Les congés payés 23/38

24 Explications sur les différents choix possibles dans cette liste : Règle la plus favorable : Règle du dixième : Maintien de salaire : Congés payés non valorisés : Selon paramètre établissement : Le logiciel calcule les deux règles du dixième et du maintien et retient la plus favorable des deux pour le salarié. Le logiciel valorise systématiquement les jours de congés pris selon la règle du dixième. Le logiciel valorise systématiquement les jours de congés pris selon la règle du maintien de salaire sur le bulletin en cours. Le logiciel gère les droits en jours (acquisition, prise de congés, ) mais ne valorise ces jours ni au niveau des absences ni au niveau des indemnités. Signifie qu il n y a pas de mode de calcul particulier pour ce salarié et que l on souhaite appliquer le mode de calcul précisé au niveau de la fiche établissement. Ce choix est celui proposé par défaut à la création d une nouvelle fiche salarié. - au niveau de la fiche établissement, dans le menu Gestion Sociétés onglet Etablissement page Paramétrages : Pégase 3 Les congés payés 24/38

25 Explications sur les différents choix possibles dans cette liste : Règle la plus favorable : Règle du dixième : Maintien de salaire : Congés payés non valorisés : Selon paramètre société : Le logiciel calcule les deux règles du dixième et du maintien et retient la plus favorable des deux pour le salarié. Le logiciel valorise systématiquement les jours de congés pris selon la règle du dixième. Le logiciel valorise systématiquement les jours de congés pris selon la règle du maintien de salaire sur le bulletin en cours. Le logiciel gère les droits en jours (acquisition, prise de congés, ) mais ne valorise ces jours ni au niveau des absences ni au niveau des indemnités. Signifie qu il n y a pas un mode de calcul particulier pour cet établissement et que l on souhaite appliquer le mode de calcul précisé au niveau de la fiche société. Ce choix est celui proposé par défaut à la création d une nouvelle fiche établissement. Attention : si, dans la fiche salarié, un paramétrage différent de «selon paramètre établissement» a été précisé, ce paramétrage en fiche salarié est prioritaire par rapport à celui de la fiche établissement. - au niveau de la fiche société, dans le menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs : Le mode de calcul des congés payés de la fiche société, n a d utilité que lorsque dans la fiche établissement, le choix «Selon paramètres de la société» a été sélectionné au niveau de la page Paramétrage. Pégase 3 Les congés payés 25/38

26 Explications sur les différents choix possibles dans cette liste : Règle la plus favorable : Règle du dixième : Maintien de salaire : Congés payés non valorisés : Le logiciel calcule les deux règles du dixième et du maintien et retient la plus favorable des deux pour le salarié. Le logiciel valorise systématiquement les jours de congés pris selon la règle du dixième. Le logiciel valorise systématiquement les jours de congés pris selon la règle du maintien de salaire sur le bulletin en cours. Le logiciel gère les droits en jours (acquisition, prise de congés, ) mais ne valorise ces jours ni au niveau des absences ni au niveau des indemnités. Fonctionnement du calcul Lors de la prise de congés, il convient ensuite, d insérer sur le bulletin de paie, après la rubrique d absence, une rubrique d indemnité de congés payés ayant la formule INDCP. Par défaut, dans la maquette livrée avec le logiciel, cette rubrique porte le code Le mode de calcul de cette rubrique (règle du maintien imposée, règle du dixième imposée ou règle du plus favorable) est fonction du paramétrage effectué au niveau de la fiche salarié, au niveau de la fiche établissement, voire encore au niveau de la fiche société (se référer au descriptif cidessus). Quelle que soit la méthode adoptée, la rubrique d indemnité de congés payés de formule INDCP : - affiche en base, le nombre de jours d absence qu elle récupère dans la base de la rubrique d absence. - ne calcule le montant de l indemnité qu à la condition où l option «Congés payés non valorisés» n a pas été sélectionnée dans la fiche salarié, la fiche établissement ou la fiche société) ; Pégase 3 Les congés payés 26/38

27 - calcule le taux salarial en divisant le montant obtenu par le nombre de jours de congés payés pris, affiché en base. En cas de maintien Le montant de l indemnité est égal au montant de l absence calculé par la rubrique de formule ABSCP, en positif. En cas de dixième Le montant de l indemnité est égal à la valeur obtenue en effectuant les opérations suivantes : 1 Récupération de la base congés payés précédente (année de référence des congés payés, appelée dans Pégase 3, l année N 1 Voir chapitre sur le basculement des congés payés dans la présente notice). 2 Multiplication de cette base par le pourcentage précisé dans le paramétrage du dixième (par défaut, ce pourcentage est de 10 %). 3 Multiplication de ce dixième par le nombre de jours indemnisés (saisi dans la base de la rubrique d absence pour congés payés). 4 Le montant ainsi obtenu est divisé par le nombre de jours acquis sur l année de référence des congés payés, soit l année N 1). Sur ce mode opératoire théorique, peuvent venir se greffer des situations particulières ayant une incidence sur le calcul de l indemnité : En cas de gestion des congés sur l année N 2 : La valorisation des jours acquis sur l année N 2 respecte le même principe de calcul. Lors d une prise de congés, ces jours acquis sur N 2 sont prioritaires sur les jours acquis sur N 1. Ils sont valorisés sur la base congés payés annuelle N 2. Lorsque la période d absence comprend à la fois la prise de congés sur des jours acquis en N 2 et sur des jours acquis en N 1, les deux valorisations sont calculées indépendamment chacune sur leur base congés payés respective. L indemnité de congés payés sera, dans ce cas, égale à la somme des deux résultats obtenus. En cas de prise de congés par anticipation : Faute de base congés payés annuelle complète sur l année en cours, les jours pris par anticipation sont toujours évalués selon la règle du maintien. Ils sont calculés indépendamment des congés pris sur les jours acquis lors de l année N 1. Mais les résultats seront additionnés pour constituer le montant de l indemnité. En cas de changement de méthode de calcul : Si l entreprise décide de changer de méthode de calcul (comme par exemple lorsqu elle décide de passer d une gestion en jours ouvrables vers une gestion en jours ouvrés au changement d année, soit lors du basculement), on doit prendre en compte le bon nombre de jours pour le calcul du dixième. Pour cela, Pégase 3 respecte la méthode en place lors du dernier jour précédant la date de basculement. Remarque : pour déterminer le montant de l indemnité le plus favorable pour le salarié, la formule INDCP effectue le calcul selon les deux règles (maintien et dixième) et ne retient que le montant le plus élevé. Ce double calcul est effectué indépendamment sur chaque bulletin de paie : aucune régularisation n est prévue d un bulletin sur l autre. Pégase 3 Les congés payés 27/38

28 Le basculement des congés payés Le nombre de jours de congés payés acquis est fonction du travail effectif ou considéré comme accompli dans une période appelée «période de référence», soit entre le 1 er juin de l année précédente, et le 31 mai de l année en cours. Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables (ou 2,08 jours ouvrés) par mois travaillé. Et pour avoir droit à ses congés, un salarié doit avoir travaillé au minimum un mois pendant la période de référence (sauf en cas de CDD ou de mission de travail temporaire). La loi Aubry 2 a instauré la possibilité pour certaines entreprises, de fixer conventionnellement la période de référence. Elles peuvent donc modifier la période d acquisition des congés payés qui, de ce fait, ne sera plus nécessairement une période s étalant du 1 er juin au 31 mai suivant. Attention : seules peuvent modifier la période de référence, les entreprises qui ont réduit leur durée de travail. Par ailleurs, les entreprises qui relèvent d une caisse de congés payés ne peuvent déroger à la période de référence des congés imposée par leur caisse. Exemple : les entreprises du secteur du BTP dont la période de référence s étend du 1 er avril au 31 mars. Lors du changement d année de référence, Pégase 3 prévoit ce qu on appelle le «basculement» des congés payés afin de réinitialiser les acquisitions de congés en vue d une nouvelle période. Déclenchement du basculement Le basculement s effectue indépendamment pour chaque salarié. Il est réalisé automatiquement avant la création du premier bulletin de paie dont la période englobe la date de basculement prévue pour ce salarié. La date de basculement est mentionnée à l avance, au niveau de la fiche du salarié (Accès au menu dans Gestion Salariés page Compteurs, en bas à gauche) : Pégase 3 Les congés payés 28/38

29 Par défaut, cette date de basculement de la fiche salarié est la même que celle figurant dans la fiche société (accès au menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs). Il est possible toutefois, d attribuer une date de basculement personnelle pour un ou plusieurs salariés, dans cet écran. Remarque : Lorsqu on modifie la date de basculement de la fiche société, celle-ci est automatiquement modifiée également dans la fiche salarié, sauf si précédemment, une date personnalisée a déjà été saisie dans la fiche salarié. Dans ce dernier cas, le salarié conserve sa date personnelle de basculement ; la date saisie au niveau société n étant dès lors attribuée qu aux seuls salariés n ayant pas de date personnalisée. Dans l exemple ci-dessus, la date de basculement figurant au niveau de la fiche salarié est le 1 er juin Pour ce salarié, c est donc lors de la création du bulletin du 1 er au 30 juin que Pégase 3 proposera un basculement de ses compteurs de congés payés. Confirmation du basculement Lorsque le logiciel détecte qu un basculement est nécessaire en création de bulletin, un message d avertissement prévient l utilisateur et lui demande de confirmer ce basculement : Pégase 3 Les congés payés 29/38

30 - Si l utilisateur confirme le basculement, les compteurs sont modifiés en conséquence. Tout bulletin réalisé par la suite, sans quitter la gestion des bulletins et nécessitant lui aussi, un basculement, déclenchera celui-ci sans nouveau message préventif. - Si l utilisateur annule le basculement, celui-ci est reporté à la création du bulletin de paie suivant pour le même salarié. Les bulletins réalisés par la suite, pour les autres salariés, sans quitter la gestion des bulletins, ne provoqueront pas de basculement non plus, ni le réaffichage du message. Remarque : une case à cocher à la suite du message d avertissement permet de confirmer l arrondi légal des jours acquis à l unité supérieure lors du basculement. Exemple : un salarié acquiert 2,08 jours ouvrés par mois. En 12 mois, ce salarié aura acquis 12 fois 2,08 jours, soit 24,96 jours. Après basculement, le nombre de jours apparaissant dans l année N 1, sera de 25 si l arrondi est confirmé. Les effets du basculement Lors du basculement des congés payés, les compteurs prennent les valeurs suivantes : - Les jours acquis sur N 2 mais déjà pris par le salarié, sont supprimés ; - Les jours acquis sur N 2 qui ne sont toujours pas pris par le salarié, sont conservés dans ce compteur ; - Les jours acquis sur N 1, non pris par le salarié, sont cumulés aux jours restants sur N 2 ; - Les jours acquis sur N non pris par le salarié deviennent les jours acquis sur N 1 ; - Le compteur des jours pris est réinitialisé à l exception des jours pris par anticipation. - Les bases de congés payés sont traitées selon le même principe que les jours leur correspondant ; - Les compteurs de cumuls (cumul indemnité versée, cumul maintien et cumul dixième) sont réinitialisés à l exception des montants correspondants aux jours pris par anticipation. Pégase 3 Les congés payés 30/38

31 Les jours pris par anticipation : La loi Aubry 2 permet à un salarié de prendre par anticipation ses congés. Le salarié peut alors prendre ses congés dès l ouverture de ses droits, soit à l issue d un mois de travail dans l entreprise dès lors qu il a acquis 2,5 jours ouvrables. Cette règle ne remet pas en cause les périodes de prise du congé principal (qui doit être pris entre le 1 er mai et le 31 octobre). La période d acquisition des droits reste la même. Ainsi, un salarié embauché le 1 er mai peut, s il le souhaite, prendre 5 jours de congés sur le mois d août suivant son embauche. Pégase 3 Les congés payés 31/38

32 Le report des jours acquis non pris, sur la période suivante Bien que légalement le solde des congés soit incontournable à la fin de la période de prise de congés, Pégase 3 donne la possibilité de reporter les jours de congés acquis mais encore non pris, sur l année suivante. En comparaison avec l année en cours (année N), ces jours sont ainsi considérés comme ayant été acquis sur l année N 2. La décision de gérer les jours acquis sur l année N 2 doit être spécifiée au niveau de la fiche société (accès dans le menu Gestion Sociétés onglet Société page Compteurs), par le biais d une case à cocher : Pégase 3 Les congés payés 32/38

33 L indemnité en cas de rupture de contrat En cas de rupture du contrat de travail, le salarié perçoit une indemnité appelée «indemnité compensatrice de congés payés» correspondant aux congés payés acquis mais non pris au moment de la rupture. Il s agit de lui indemniser : - les jours acquis au titre de la période de référence écoulée (année N 1) et ce, même si le salarié est licencié pour faute lourde. - et les jours acquis au titre de la période de référence en cours (année N) sauf en cas de licenciement pour faute lourde. Le principe du calcul est le même que pour l indemnité de congés payés classique. La méthode de la règle la plus favorable entre le maintien et le dixième est maintenue. Remarque : pour le calcul du dixième sur la période de référence en cours, il convient de prendre en compte la base congés payés de l année en cours, y compris le bulletin de paie en cours, sans tenir compte de l indemnité compensatrice que l on cherche à calculer, mais incluant l indemnité compensatrice de préavis lorsqu il n est pas effectué à la suite d une dispense décidée par l employeur. Dans Pégase 3, cette indemnité est calculée différemment selon si le salarié est en contrat à durée indéterminée (CDI) ou en contrat à durée déterminée (CDD). Cette indemnité est calculée par une rubrique de formule CPDEP ou FICDD. De plus, il est nécessaire de solder les compteurs de congés payés, voire de les remettre à zéro pour un CDD au cas où ce dernier reviendrait signer un nouveau contrat de travail. Fin de contrat pour un CDI Pour calculer l indemnité compensatrice de congés payés, il est préférable d utiliser une rubrique de formule CPDEP. De plus, cette formule permet de solder les compteurs de congés payés (sans toutefois les remettre à zéro). Calcul effectué par la formule CPDEP : - Récupération dans la base, du solde des jours de congés acquis mais non pris par le salarié. - Affiche en montant salarial, le montant de l indemnité de congés correspondant à ces jours. - Solde les compteurs de congés payés du salarié (compteurs de jours et compteurs valorisés). Pour le solde des compteurs, le logiciel considère que tous les jours acquis sont désormais pris et / ou indemnisés. Les jours acquis de l année de référence en cours (année N) sont cumulés aux jours de l année précédente (année N 1). Le nombre de jours pris est complété de telle manière que le solde soit nul (Jours acquis = jours pris). Les compteurs de base congés payés, suivent également le même principe. Pégase 3 Les congés payés 33/38

34 Important : Depuis la version 1.50(4) de Pégase 3, la formule CPDEP n est plus indispensable dans la rubrique d indemnité compensatrice des CDI. Il est possible par exemple, de mettre en place dans cette rubrique, une formule paramétrable effectuant un calcul personnalisé de l indemnité. Dans ce cas, pour que le solde des compteurs de congés payés puisse toujours avoir lieu, il est nécessaire de cocher la case «Solder les compteurs de congés payés du salarié (fin de contrat)» lors de la création du bulletin de paie : Il n est pas utile de cocher cette case lorsque la rubrique d indemnité compensatrice de congés payés possède la formule CPDEP. Cette formule effectuera toujours le solde des compteurs, que la case soit cochée ou non. Remarque : lorsque l utilisateur coche la case «Ce bulletin est le dernier pour ce salarié», alors la case «Solder les compteurs de congés payés du salarié (fin de contrat)» se coche automatiquement par défaut. Pégase 3 Les congés payés 34/38

35 Fin de contrat pour un CDD Les salariés en contrat à durée déterminée perçoivent lors de la rupture de leur contrat de travail, une indemnité de précarité appelée désormais «Indemnité de fin de contrat» correspondant en principe, à 10 % des rémunérations brutes totales dues pendant la durée du contrat, sans tenir compte de l indemnité compensatrice de congés payés. Le calcul de l indemnité compensatrice de congés payés est toujours effectué après comparaison entre le maintien et le dixième (contrat d une durée minimum d un mois), mais dans ce dernier cas, pour le dixième, la base congés payés de la période en cours doit inclure le montant de l indemnité de fin de contrat. Dans Pégase 3, le calcul de l indemnité de fin de contrat et le calcul de l indemnité compensatrice de congés payés des CDD s effectue à l aide de la formule FICDD. Ces calculs sont effectués sur une base correspondant au cumul des salaires bruts perçus par le salarié, de tous les bulletins validés depuis sa dernière date d entrée dans l entreprise, y compris le bulletin en cours. Attention : L indemnité compensatrice de congés payés doit prendre en compte le montant de l indemnité de fin de contrat (l inverse n est pas vrai). Pour cela, il est impératif de disposer sur le bulletin, la rubrique d indemnité compensatrice de congés payés APRES la rubrique de fin de contrat, dans l ordre de leur numéro. Dans le taux salarial de la rubrique, il est important de faire figurer le pourcentage nécessaire au calcul du dixième (en général : 10 % sauf cas particuliers). Pégase 3 Les congés payés 35/38

36 Contrairement à une rubrique d indemnité de congés payés classique, la rubrique d indemnité compensatrice des CDD, de formule FICDD, récupère en base, non plus les montants bruts des rubriques rentrant dans la base congés payés classique, mais l ensemble des rubriques du brut, à l exception des rubriques présentes dans la liste des «Rubriques à exclure de l indemnité fin de CDD» (Accès dans le menu Fichier Tables diverses Paramétrage des rubriques Divers Divers) : Calcul effectué par la formule FICDD : - Recherche de la dernière entrée du salarié ; - Recherche de tous les bulletins de paie dont la date de fin est supérieure ou égale à cette date ; - Cumul des montants salariaux des rubriques du brut de ces bulletins, à l exception de celles définies comme devant être exclues de la base congés payés des CDD ; - Le montant ainsi obtenu sera affiché dans la base de la rubrique de formule FICDD ; - Calcul du montant salarial en multipliant cette base par le taux présent dans la rubrique. Remarque : A partir de la version 1.50(4) de Pégase 3, la formule FICCD ne solde plus les compteurs de congés payés du salarié. Elle ne les remet plus non plus, à zéro. Ceci permet d utiliser sur un même bulletin, une rubrique avec la formule FICDD pour calculer l indemnité de fin de contrat (précarité) et une rubrique avec la formule CPDEP le cas échéant, pour calculer les congés payés d un salarié en CDD qui prend une partie de ses jours de congés payés. Pégase 3 Les congés payés 36/38

37 Par ailleurs, comme pour les CDI, et ce depuis que la formule FICDD ne solde plus les compteurs de congés payés (version 1.50(4)), si l on souhaite imposer le solde des compteurs de congés payés à l issue du dernier bulletin tout en utilisant la formule FICDD (ou toute formule autre que la formule CPDEP, y compris une formule paramétrable) dans la rubrique d indemnité compensatrice des CDD, il est impératif de cocher la case «Solder les compteurs de congés payés du salarié (fin de contrat)» lors de la création du bulletin de paie : Il n est pas utile de cocher cette case lorsque la rubrique d indemnité compensatrice de congés payés des CDD possède la formule CPDEP car cette formule effectuera toujours le solde des compteurs, que la case soit cochée ou non. Remarque : lorsque l utilisateur coche la case «Ce bulletin est le dernier pour ce salarié», alors la case «Solder les compteurs de congés payés du salarié (fin de contrat)» se coche automatiquement par défaut. Précision technique : Le calcul de la formule FICDD est réalisé par la constante système BASEFICDD_ placée dans la base de la rubrique. Depuis la version 1.50(4), il est désormais possible d utiliser cette constante avec une autre formule de calcul (y compris une formule paramétrable), la formule FICDD ne faisant plus de traitement particulier. Pégase 3 Les congés payés 37/38

38 Particularité des CDD successifs Lorsqu un salarié signe un nouveau contrat à durée déterminée alors qu il en avait déjà effectué un précédemment pour le compte de la même entreprise, il est nécessaire au début de ce nouveau contrat, de remettre à zéro la totalité des compteurs de congés payés afin de ne pas conserver les valeurs issues du contrat précédent. Depuis la version 1.50(4), la remise à zéro des compteurs est effectuée automatiquement à la création du premier bulletin du nouveau contrat si la case «Ce bulletin est le dernier pour ce salarié» avait bien été cochée lors de l établissement du dernier bulletin du contrat précédent. Récapitulatif du fonctionnement des compteurs de congés payés pour un CDD Les différentes phases d alimentation des compteurs de congés payés sont les suivantes : Création des bulletins du premier contrat Création du dernier bulletin du premier contrat Création du premier bulletin du second contrat Création des bulletins suivants Mise à jour des compteurs de congés payés. Les compteurs de congés payés sont soldés. Les compteurs de congés sont remis à zéro puis mis à jour en fonction des éléments de ce premier bulletin. Mise à jour des compteurs de congés payés. Pégase 3 Les congés payés 38/38