L automatisation du planning infirmier au CHU Saint Pierre à Bruxelles. Christiane Berthelon

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1 L automatisation du planning infirmier au CHU Saint Pierre à Bruxelles Christiane Berthelon

2 Bienvenue

3 Les points de l exposé Les raisons de notre démarche pour l acquisition d un logiciel de planification Les objectifs Le shéma informatique de notre implémentation Les fonctionnalités La sécurité La situation actuelle Consultation on line par le personnel

4 AVANT 2000 PRESTATIONS IRREGULIERES CONGES ANNUELS,FERIES ABSENCES Encodage manuel des prestations irrégulières dans le système AS 400 Tenue manuelle sur des fiches pour les 2/3 du personnel le 1/3 restant étant encodé dans l AS400 Encodage direct des absences autres que CA et CF, dans le système de paie interface LOGICIEL DE PAIE AUCUNS LIENS AVEC LE LOGICIEL DE PAIE

5 Les objectifs Planification Gestion des temps

6 Le schéma informatique

7 IMPLEMENTATION DU LOGICIEL EC-PEP. INTERFACE SIGNALETIQUE. INTERFACE DES «PRESTATIONS IRREGULIERES». INTERFACE DES «ABSENCES»

8 C.H.U. Saint-Pierre Bruxelles 1. L INTERFACE SIGNALETIQUE TRANSFERT DES DONNEES SIGNALETIQUES EC-PEP (HR. ACCESS) ARNO HR ENCODAGE DES NOMS ET N DE MATRICULE UNIQUEMENT

9 2. L INTERFACE DES PRESTATIONS IRREGULIERES EC-PEP (HR. ACCESS) ARNO HR ENREGISTREMENT ELECTRONIQUE DES PRESENCES ET TRANSFERT DES PRESTATIONS IRREGULIERES

10 C.H.U. Saint-Pierre Bruxelles 3. L INTERFACE DES ABSENCES EC-PEP (HR. ACCESS) ARNO HR ENREGISTREMENT DES ABSENCES ET TRANSFERT DES DONNEES VERS HR ACCES

11 Les Fonctions L engagement d un collaborateur La création d un collaborateur La planification des unités La gestion des absences et présences La gestion des seuils

12 Les Fonctions La proposition d engagement d un collaborateur Matricule provisoire PEP Planning de l unité

13 Les Fonctions La planification des unités manuelle semi-automatique automatique

14 Les Fonctions La gestion des absences

15 Les Fonctions La gestion des absences congés annuels congés fériés récupération

16 Les Fonctions La gestion des absences à justifier Icône générale d absence

17 La sécurité

18 Nous planifions les horaires et gérons les temps de travail de tout le personnel du CHU, toutes catégories confondues. Nous enregistrons électroniquement les présences pour 2/3 du personnel. Nous gérons toutes les gardes, médecins y compris. Nous enregistrons et gérons les soldes des congés annuels, fériés, extra-légaux, mesures de fins de carrière. Nous enregistrons et gérons tous les types d absences Nous gérons les décomptes d heures d absences pour l octroi des titres repas ainsi que leur distribution. Nous éditons des listes générales ou individuelles ainsi que des statistiques exportables dans d autres types de fichiers. Nous interfaçons directement toutes ces données vers le logiciel de paie

19 PEP NET est un logiciel de consultation on-line.. L implémentation mentation de cet outil permet de consulter, à titre individuel : - son planning mensuel - ses pointages - son plan annuel - le plan mensuel de son service - les soldes détaillés de ses congés annuels,.

20 La combinaison PEP / PEP NET autorise la consultation générale du personnel de garde, selon différents tris : - des gardes médicales - de toutes les gardes effectuées dans l hôpital Il permet également l impression de ces listes

21 Fonctionnalites - L effet conjugué du PEP et de PEP NET offre un confort certain dans la transmission et l utilisation de renseignements nécessaires à la gestion des temps de travail au sein de l hôpital. - PEP NET assure un gain de temps appréciable, tant au niveau des responsables que de la DRH, car nous ne devons plus répondre à bon nombre de questions sur les soldes de congé. - Outre les avantages précités, son utilisation permet des économies substantielles de papier et de cartouches d encre couleur.

22 - L interface PEP STAT permet d interroger la base de données de l application PEP. - Il facilite la consultation et l extraction des statistiques des données souhaitées en fonction des modules développés. - Ce système fonctionne en temps réel. - Les demandes sont adaptées selon les besoins spécifiques de chaque secteur. - On peut déjà trouver des : - Listes pour le bilan social - Statistiques d horaires par personne,par catégorie - Listes des crédits (maladies, mesures de fin de carrière..) - Analyse structurelle d un groupe, d un département

23 Signalétique Pointeuses (9) sur 3 sites PEP ARNO HR Prest. irrégulières Absences pour T.R. + Prest. gardes médicales Extraction des données pour l impression des fiches de paie à la DRH INTERIMAIRES COGNOS

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