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1 Fédération des CPAS de Wallonie Namur le 12/11/2013 «Pour une meilleure gestion des tâches?» Alain Sorée, Directeur général du CPAS de Namur

2 Introduction - L urgence est de plus en plus présente au sein de nos CPAS. - Tous les départements sont confrontés à des situations d urgence : gestion des ressources humaines, marchés publics, - La gestion dans l urgence comporte deux risques primordiaux: stress => burn-out insécurité juridique maîtrise du temps essentielle outils adéquats

3 Quelques constats - L urgence est invoquée de manière croissante! - Urgence» caractéristiques précises : doit résulter d un évènement imprévu ou imprévisible ; doit être de nature à entraîner un préjudice qui pourrait s avérer difficilement réparable en cas de non-décision rapide ; doit être réelle et motivée. - Article 30 de la LO: «Aucun objet étranger à l ordre du jour ne peut être traité, sauf en cas d urgence. L urgence ne peut être déclarée que par les deux tiers au moins des membres présents. Les noms de ces membres sont inscrits au procès-verbal.»

4 Quelques constats urgence: survenance d un élément inconnu lors de l arrêt de l ordre du jour de la séance et pour lequel il est important de prendre une décision sans attendre. Attention!! - L oubli d inscription d un point à l ordre du jour du BP ou du Conseil ne constitue pas une urgence. - Invoquer l urgence ne doit pas pallier un manque de planification et de gestion de son temps de travail. - Un management dans l urgence permanente peut générer des effets pervers à terme.

5 Une analyse externe => un «mal-être» a été exprimé et souligné par : certains agents; rapports de la médecine du travail, faisant état d une «charge psychosociale de plus en plus lourde» ; des interpellations des délégations syndicales. recherche urgente de modalités de travail plus optimales. analyse externe des modalités fonctionnelles et organisationnelles de 4 services de l administration centrale.

6 Une analyse externe Rencontre avec le personnel de manière anonyme» plusieurs constats: Outils et supports informatiques efficaces mais non coopératifs ; Charge de travail souvent erratique ; Procéder à une analyse critique des processus actuels ; Mettre à disposition des agents des outils informatiques conviviaux et intégrés.

7 Une réforme - Réforme «des Grades légaux», entrée en vigueur ce 1 er septembre avis de légalité écrit préalable et motivé; instauration d un Comité de Direction doit permettre de travailler de manière plus efficace et plus transversale.

8 Une méthode de travail Audit externe et obligations de la réforme: Le Comité de Direction opte pour une informatisation des processus de travail (WORKFLOW). Rédaction d un cahier des charges précis pour acheter le logiciel plus adéquat. Choix d un logiciel de gestion des processus de travail du plus simple au plus complexe.

9 Une méthode de travail Objectifs outil convivial à l interface intuitive ; permettre à tous les agents de réaliser un ensemble de tâches au quotidien ; réduire l utilisation du support papier ; augmenter la communication interne ; accroître la transversalité dans le traitement des dossiers ; assurer un meilleur suivi de la gestion des dossiers via une planification des tâches ; Importance de penser en terme de flux: définir des suites d actions à exécuter seul ou en équipe

10 Un exemple concret de flux simple Représentation schématique Agent Demander Une demande de congés Chef de service Valider Directeur Décider

11 La demande de congés représentée sous forme de graphe dans un logiciel de gestion de flux Agent Chef de service Directeur Demander Valider Refus Approbation Décider Refus Approbation

12 Présentation Workflow : principes et vocabulaire Présentation du module utilisateur > Page portail > Nouvelles demandes > Mes demandes en cours > Mes actions à faire si des actions d équipe sont à faire, une ligne apparait sur le portail afin d y accéder > Le suivi graphique du flux > Délégations > Recherches et statistiques

13 Workflow : principes et vocabulaire Ce que l on entend par le mot «Workflow» («flux de travail» en français) Définition : C est la modélisation (représentation sous forme d un graphique) ainsi que la gestion informatique de l ensemble des tâches à accomplir par différents acteurs (personnes qui vont participer au flux) impliqués dans la réalisation d'un processus de travail. DEBU T Action 2 Action 1 Action 3 FIN

14 Le Workflow décrit : le circuit de validation. les tâches à accomplir entre les différents acteurs d'un processus des délais sont parfois définis afin de réaliser ces tâches à temps! - en heures, en jours - avec délai de réalisation fixé pour une date définie des modes de validation sont mis en place (contrôles divers : zones numériques, données obligatoires, etc ) En résumé, le Workflow fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.

15 Page portail Présentation du module utilisateur

16 Mes demandes en cours

17 Mes actions à faire

18 Nouvelles demandes

19 Le suivi graphique du flux L action a été réalisée et a pris une couleur bleutée L action n a pas encore été réalisée, la couleur est légèrement grisée L action est en vert clair, elle est en cours de réalisation

20 Le suivi graphique du flux A tout moment vous savez où le flux est passé et là où il est arrêté

21 La délégation 1 1. Sélectionnez le processus où vous êtes participant 2. Choisissez la personne à qui vous souhaitez déléguer 3. Sélectionnez la date de début de délégation 4. Sélectionnez la date de fin de délégation 2 3 4

22 Recherches et statistiques CHOIX lors d une recherche Soit on saisit le n de demande Soit on choisit l état du processus Soit on choisit la catégorie du processus Soit on choisit le nom du processus Soit on fait une recherche par date On clique pour lancer la recherche

23 Conclusion - La mise en œuvre de ce logiciel de gestion des processus de travail en est à ses débuts. développer les flux, former le personnel, s approprier l outil. moyen efficace de gérer les dossiers et donc aussi les urgences. début prometteur.

24 Merci pour votre attention. ***

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