La Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise : quatre moyens d accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples

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1 La Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise : quatre moyens d accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Livre Blanc Oracle Octobre 2009

2 Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs PrésentAtiOn générale Les entreprises gérant de multiples actifs, notamment dans les industries des services publics, des énergies fossiles, de la chimie et de la sidérurgie, ont besoin d investir fortement afin de maintenir leurs opérations et poursuivre leur croissance, bien qu elles soient confrontées à une situation économique incertaine. Face à ce challenge, il s avère primordial que ces entreprises puissent optimiser leurs décisions en matière d investissement et réduire leurs coûts opérationnels pour garantir un retour sur investissement optimal. Les solutions de gestion de portefeuilles de projets d entreprise (EPPM) peuvent aider les entreprises à maîtriser ces enjeux en leur permettant d achever leurs projets dans les budgets et les temps impartis. Les solutions EPPM peuvent aussi fournir à ces entreprises une meilleure visibilité sur leurs projets et leurs portefeuilles, et améliorer la collaboration et la communication entre les membres des équipes de projet. De plus, elles peuvent aider les dirigeants à gérer les ressources des projets, à faire en sorte que les bonnes personnes soient affectées aux bons travaux et au bon moment ; enfin, ces solutions contribuent à gérer et à mitiger les risques des projets. introduction Dans un contexte économique difficile, les industries gérant de multiples actifs cherchent les moyens de s assurer que leurs investissements créent de la valeur, réduisent leurs coûts et améliorent l efficacité opérationnelle. Les solutions EPPM peuvent aider ces entreprises à prendre de meilleures décisions au niveau de leurs investissements, à améliorer la gestion des programmes de construction ou de maintenance de sites, à optimiser l utilisation des ressources et la planification de la capacité. Ce livre blanc évoque les enjeux auxquels sont confrontées les entreprises gérant de multiples actifs, expose les bénéfices d une solution EPPM et met notamment en exergue quatre moyens spécifiques pour améliorer tous les aspects de la gestion de portefeuilles de projets. Les solutions de gestion de POrtefeuiLLes de PrOjets d entreprise Avant le déclin économique récent et sans précédent, les principales industries gérant de multiples actifs affichaient des chiffres d affaires historiques et bénéficiaient d une croissance profitable. Malgré une légère reprise, la fluctuation Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Page 2

3 de la demande a généré des marchés imprévisibles et une incertitude permanente dans les activités des entreprises. Compte tenu des contraintes de financement, il est devenu essentiel d optimiser les décisions en termes d investissement et de maîtriser les coûts opérationnels pour garantir un retour sur investissement optimal. De plus, l environnement des entreprises est très difficile parce que la plupart des travailleurs hautement qualifiés sont proches de l âge de la retraite. Les solutions EPPM aident les entreprises gérant de multiples actifs à faire face à ces enjeux. Elles fournissent une meilleure visibilité au sein des projets et des portefeuilles, améliorent la collaboration et la communication entre les membres de l équipe de projet, optimisent la gestion des ressources pour garantir l allocation des bonnes personnes aux bons travaux et au bon moment, et enfin gèrent et mitigent les risques des projets. Grâce à cela, les entreprises peuvent prendre de bonnes décisions et atteindre de meilleurs résultats. Les solutions EPPM peuvent aider les entreprises à : Évaluer, sélectionner et prioriser les meilleurs projets tout en gérant les contingences et autres facteurs de risque Améliorer la gestion et l intégration du processus d ingénierie, d approvisionnement et de construction, et réduire les risques des programmes Réduire le temps d inactivité et améliorer la productivité des ressources internes et externes Gérer leurs projets avec un vivier de talents restreint, optimiser la productivité des compétences existantes et référencer les bonnes pratiques pour les générations futures LA gestion de POrtefeuiLLes d investissement L industrie des énergies fossiles fait régulièrement face à des changements radicaux du marché qui la conduisent à réétudier constamment ses décisions en matière d investissement. Au cours des dernières années, les services publics, et notamment la production d électricité, ont subi une transformation totale des dynamiques de leur marché. Devenu volatil et concurrentiel, ce marché s est aussi complexifié en raison d un environnement lié à des réglementations croissantes et changeantes. Prendre les bonnes décisions en termes d investissement est donc devenu plus critique que jamais. Du point de vue technologique, la fragmentation des données accentue la difficulté d obtenir l information en temps réel et nécessaire à une prise de décision éclairée et fiable. Une solution EPPM répond à ces enjeux en fournissant une plate-forme intégrée pour examiner les propositions initiales avec efficacité, sélectionner les meilleurs projets et s assurer de leur alignement avec les investissements stratégiques de l entreprise. Cette solution peut lier les objectifs stratégiques au portefeuille d initiatives afin que les décisions prises puissent être évaluées de façon mesurable. Elle fournit une plate-forme et un processus pour prioriser et sélectionner ces investissements pouvant être justifiés par une solide analyse de rentabilité et étudiés selon les ressources et les fonds disponibles. La performance Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Page 3

4 des portefeuilles peut être évaluée en temps réel pour identifier les écarts d investissement et les problèmes potentiels comme un flux de trésorerie négatif. L une des plus grandes entreprises au monde du secteur de l énergie et de la pétrochimie, avec plus de employés, utilise la gestion de portefeuilles de projets d entreprise pour gérer des investissements annuels de 25 billions de dollars US. L entreprise a récemment mis en œuvre la solution Primavera P6 EPPM pour améliorer les processus de projets d investissement. Les capacités offertes par cette solution multiutilisateurs, multi-projets et multi-sites fournissent une visibilité accrue contribuant à prendre de meilleures décisions. Cette entreprise peut désormais prévoir les ressources de façon globale, en évitant les sur-allocations et les goulots d étranglement. Grâce à cette solution, l entreprise utilise les approches descendante et ascendante pour augmenter la précision et la souplesse de la planification. L entreprise réalise une économie totale de 50 millions de dollars US par an. Les solutions eppm permettent aux responsables de projet de planifier, prévoir et gérer l état d avancement de tous leurs projets, en détaillant chaque niveau de tâche et de ressource. ces solutions fournissent une visibilité totale sur les statuts des projets et les budgets, et offre une planification très précise sur 12 à 18 mois. Les budgets sont formulés et suivis en utilisant les données intégrées du planning et les flux de trésorerie réels. La solution s adapte pour répondre aux exigences et à la croissance des activités. LA gestion de PrOgrAmmes de construction Après avoir déterminé les bons investissements, l étape suivante consiste à les réaliser avec succès. Les projets d investissement de grande envergure, tels que l exploration de pétrole et de gaz, la production d électricité et l extraction de ressources naturelles, représentent de véritables challenges. Les projets étant devenus de plus en plus complexes et coûteux, leur planification, leur exécution et la mesure de leur performance doivent être plus rigoureuses que jamais. Les facteurs environnementaux, l évolution du marché, les enjeux liés à l ingénierie, une planification incorrecte, des problèmes de compétence ainsi qu un large éventail de problèmes éventuels peuvent être la cause de projets non rentables, de délais étendus ou de dépassements budgétaires. Les dirigeants de projet ont besoin de s assurer que l investissement de l entreprise sera sécurisé et aura le rendement escompté. Les solutions Oracle Primavera fournissent aux dirigeants et aux équipes une solution puissante et conviviale qui aide les entreprises à respecter leurs engagements en termes de budgets et de délais quant à leurs projets et programmes. Les dirigeants peuvent obtenir à tout instant et en quelques secondes des données sur la performance des projets pour identifier très tôt les problèmes et prendre des mesures correctives. Des scénarios de simulation peuvent être réalisés pour permettre aux parties prenantes de voir en termes réels l impact d une modification éventuelle sur un projet, ainsi que l impact des différentes réponses sur le budget et le planning. Par ailleurs, la possibilité de modéliser les risques et de planifier les contingences est un point critique lors de l exécution de projets d investissement de grande envergure. La réalisation de simulations, comme le permet la méthode d analyse de Monte-Carlo, aide à mitiger et à planifier les risques. Les solutions EPPM permettent aux responsables de projet de contrôler les modifications et offrent un plan directeur pour améliorer la coordination et la collaboration internes et externes avec les entrepreneurs et les fournisseurs. Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Page 4

5 Une grande entreprise, basée dans la région Asie-Pacifique et évoluant dans le secteur des énergies renouvelables, a choisi les solutions EPPM et d analyse des risques de Primavera pour prioriser les opportunités et améliorer la planification des ressources de portefeuilles. Selon un responsable de programme de l entreprise, «Primavera améliore la précision de nos plannings et de nos prévisions, nous permettant ainsi d optimiser l utilisation de ressources limitées et de répondre aux attentes». L entreprise s appuya initialement sur Primavera pour la construction d un parc éolien d une valeur de 130 millions de dollars US ; celui-ci a été construit avec un budget inférieur à celui qui avait été alloué. L entreprise a également lancé le premier générateur d électricité dans la fourchette des quatre jours qui avait été planifiée douze mois auparavant. Avec les solutions Primavera désormais pleinement opérationnelles, les risques et les incertitudes sont aussi gérés plus efficacement. «La solution d analyse des risques permet aux responsable de projet de considérer les risques plus méthodiquement et de disposer de registres de risques. Grâce à des graphiques de risques, nous pouvons clairement informer les parties prenantes de la probabilité et de l impact possible des risques, et rapidement mettre en place des actions de mitigation et les justifier.» LA gestion efficace de PrOjets de maintenance quotidienne et complexe Une fois les actifs opérationnels, il est essentiel de pouvoir maintenir leur efficacité. Aussi, la production et la maintenance des usines représentent de véritables challenges en matière de programmation et de planification. Une production majeure implique des milliers, voire des dizaines de milliers de tâches qui doivent être réalisées en un temps très limité. Une grande entreprise peut avoir de multiples projets de production en cours à tout moment, tout en ayant à gérer des milliers d activités de maintenance préventive et quotidienne, voire des projets de construction ou d expansion d usines. La rentabilité est très dépendante de l efficacité avec laquelle les ressources vont être planifiées et déployées tout au long de ces activités variées, entre les différents projets de production et de maintenance d une usine à l autre. Un logiciel EPPM considère simultanément l impact de multiples projets de maintenance sur les ressources globales de l entreprise tout en suivant les activités avec un haut niveau de détail. Une vue des ressources de l entreprise fournit un centre de commande pour la coordination des équipes à travers le monde ; celui-ci permet, par exemple, d identifier un déséquilibre des travaux entre différents domaines ou bien l inefficacité de travaux pour pouvoir réassigner des équipes d un projet à un autre. À tout moment, les dirigeants peuvent disposer d une vue en temps réel de la performance de chaque projet, des disciplines, des sites, des divisions ou de tout autre élément lié à la structure de l entreprise. L automatisation du processus de planification sur la base de référence de l entreprise permet aux ressources de recevoir des assignements d activités personnalisés et détaillés à la minute près, via un navigateur Web. Une solution EPPM accroît la valeur des systèmes de gestion des actifs d entreprise (EAM) Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Page 5

6 et de gestion du cycle de vie des actifs (ALM), grâce à une planification et des travaux quotidiens plus efficaces. Une très grande entreprise pétrolière située au Moyen-Orient s est appuyée avec succès sur les solutions EPPM pour gérer l ensemble de ses travaux de maintenance. L entreprise possède l un des plus grands complexes pétroliers comprenant trois raffineries adjacentes qui produisent plus de barils de pétrole par jour. Par le passé, l entreprise disposait de 31 systèmes différents pour gérer les travaux de maintenance et de ce fait, les pratiques du métier n étaient pas unifiées. Le partage d information était très limité et il n existait pas de référentiel centralisé. L entreprise normalisa la planification et la gestion de projet avec les solutions Oracle Primavera, et intégra le système EAM au système ERP d Oracle. Primavera fournit un environnement de planification précis et cohérent au sein de l entreprise. «nos équipes s accordent sur le fait que la centralisation de toutes nos informations dans un seul système et l intégration entre les ordres d arrêt de production et les plans des projets nous permettent de travailler beaucoup plus efficacement» déclare le responsable d équipe de gestion de projet. il en résulte une réduction de 7% de la durée des arrêts de production et une importante réduction du cycle d approvisionnement allant de 2 à 9 mois. Les économies totales réalisées s élèvent à 21 millions de dollars us par an dont 3 millions de dollars us en main-d œuvre. L OPtimisAtiOn des ressources et de LA PLAnificAtiOn de LA capacité L un des facteurs clés de succès de l exploitation de ces actifs réside dans la compétence du personnel. Les industries du secteur de l énergie sont confrontées à une pénurie majeure de personnel qualifié. La moyenne d âge d un employé est de ans, alors que l âge moyen de la retraite est de 55 ans dans cette industrie. La retraite représente un véritable enjeu en termes de main-d œuvre. Le manque de compétences accroît le coût des projets et étend les délais de réalisation dans beaucoup d entreprises. Par exemple, Industrial Info a récemment rapporté qu une entreprise avait découvert que la durée d un arrêt de production, initialement programmée sur cinq semaines, avait été étendue de 20% en raison d une pénurie de travailleurs. De plus, des erreurs dues à un manque de compétences ou à une gestion de projet médiocre généraient des surcoûts. Afin de faire face à cet enjeu, l industrie de l énergie a besoin d investir dans les bons projets pour optimiser les ressources, assigner les bons effectifs aux bons projets et référencer les bonnes pratiques pour les futures générations d employés. Les logiciels EPPM facilitent l adéquation entre les compétences requises et les compétences déployées pour réduire les coûts, accroître la productivité et renforcer la sécurité des employés. Grâce à l intégration des systèmes de gestion des ressources humaines (HCM), cette adéquation de compétences est renforcée. Les équipes de projet peuvent répondre aux exigences en matière d effectif et voir facilement les ressources disponibles pour faire face aux besoins de tous les projets. La planification de la capacité et le nivellement des ressources permettent de mieux déterminer la sur-allocation ou la sous allocation des ressources, ainsi que la présence des compétences requises chez les partenaires ou fournisseurs de services. Les solutions EPPM vous donnent la possibilité d ajuster rapidement vos besoins en cas d arrêt maladie, de problèmes environnementaux ou d autres risques éventuels. Ces solutions accélèrent ainsi la communication, Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Page 6

7 la collaboration et le référencement des bonnes pratiques afin de permettre aux nouveaux collaborateurs d être opérationnels très rapidement ; elles contribuent de ce fait à un lancement de projet efficace. Une grande entreprise de services publics implantée au Canada, responsable de plus de 90% du système de transmission d électricité et d un tiers du système de distribution à travers le pays, utilise les solutions EPPM pour gérer avec succès les ressources de l entreprise. Par le passé, cette société honorait les demandes de travaux de construction et de maintenance en utilisant de multiples processus manuels. Elle utilisait alors un ensemble de logiciels hautement personnalisés et mal intégrés pour la gestion de la main-d œuvre. L entreprise choisit les solutions Oracle Primavera comme noyau central de gestion des ressources. Elle a amélioré le suivi des activités et sa capacité à déterminer les ressources requises pour renforcer les ressources existantes. Désormais, l entreprise peut facilement consolider les demandes de ressources pour faire face aux périodes de forte activité sur chaque région. L efficacité s est accrue en déléguant le déploiement des ressources aux planificateurs de chaque bureau local. La prise en compte des conditions et des contraintes locales a contribué à une amélioration significative de la coordination et de la gestion des ressources. conclusion Dans la pratique, les processus métiers et les systèmes utilisés pour sélectionner et gérer les projets et portefeuilles sont très souvent fragmentés ; il en résulte des surcoûts éventuels, une faible productivité et des ressources mal exploitées. Une solution EPPM fournit une source unique de la vérité en liant les objectifs de l entreprise aux plans opérationnels. Sa plate-forme contribue à une exploitation dans un monde multidimensionnel et à une rationalisation des processus depuis l investissement initial jusqu à l exécution, afin de : Identifier les portefeuilles d investissement qui s alignent avec les objectifs de l entreprise et qui fournissent le plus haut retour sur investissement Exécuter les projets de construction en respectant les engagements pris en termes de budget et de planning Gérer tous les programmes de maintenance quotidienne et complexe pour optimiser le déploiement des ressources et accroître l efficacité Optimiser l utilisation de ressources limitées et référencer les bonnes pratiques en assignant les bonnes compétences aux bons projets Pour rester compétitives, les entreprises qui gèrent de multiples actifs doivent investir fortement tout en faisant face à un contexte économique incertain. Les solutions EPPM permettent à ces entreprises d identifier les meilleures opportunités d investissement et de gérer efficacement leurs actifs de la conception à la maintenance et avec les compétences requises pour accroître le retour sur investissement. Livre Blanc Oracle Accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Page 7

8 La Gestion de Portefeuilles de Projets d Entreprise : quatre moyens d accroître le retour sur investissement dans les industries gérant de multiples actifs Octobre 2009 Oracle france 15, boulevard Charles de Gaulle Colombes cedex Tél. : oracle.com/fr Copyright 2009, Oracle et/ou ses filiales. Tous droits réservés. Ce document est un support d information et le contenu peut en être modifié à tout moment. Ce document n est pas garanti sans erreur ; il n est pas l objet d une quelconque garantie tacite ou expresse notamment de qualité ou d adaptation à un usage particulier. Nous déclinons toute responsabilité en ce qui concerne ce document non contractuel. Ce document ne peut en aucun cas être reproduit ou transmis sous quelque forme que ce soit, sans une autorisation écrite. Oracle est une marque déposée par Oracle Corporation et/ou ses filiales. Toutes les autres marques mentionnées dans ce document sont les marques commerciales de leurs propriétaires respectifs. 109

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