Service de paiement et de remise aux gouvernements. Clients de Groupes Entreprises et Grandes Entreprises. Guide. d utilisation

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1 Service de paiement et de remise aux gouvernements Clients de Groupes Entreprises et Grandes Entreprises Guide d utilisation CPG, Dépôts et paiements CIBC

2 Index Section Topic Page(s) 1.0 Avant de commencer 1.1 Inscription Ouvrir une session pour accéder au SPRG 2.1 Ouvrir une session pour accéder au SPRG Fonctions de l administrateur d entreprise Utilisateurs multiples seulement Profil de société 3.1 Profil de l entreprise Ajouter un utilisateur Modifier un profil d utilisateur Supprimer un utilisateur Utilisateurs autorisés 4.1 Ajouter un type de paiement Mise à jour du type de paiement Retirer un type de paiement Effectuer un paiement Aucune autre approbation requise Effectuer un paiement Autorisations multiples requises Opérations en attente Visualiser un paiement Approuver ou annuler un paiement en attente Historique des opérations Messages d alerte sur les opérations 5.1 Messages d alerte sur les opérations Aide supplémentaire 6.1 Aide supplémentaire 34 Page 2

3 1.0 Avant de commencer 1.1 Inscription Pour utiliser le, vous devez avoir accès à Internet et vous inscrire au service. Si vous n êtes pas déjà inscrit au Service: 1. Tapez dans votre navigateur Internet pour accéder à la page des Services bancaires aux entreprises CIBC MD. 2. Dans le menu de gauche, cliquez sur «Services de paiements et remises aux gouvernements» pour être redirigé vers la page «Service de paiement et remise aux gouvernements Ouverture de session». 3. Cliquez sur le lien «faites une demande» et suivez les directives, ou communiquez avec l administrateur de l entreprise. Après votre inscription au Service de paiements et de remises aux gouvernements, vous recevrez un numéro d usager et un mot de passe temporaire. Celui ci vous parviendra dans un courriel distinct. Lorsque vous ouvrirez votre première session pour accéder au Service de paiements et de remises aux gouvernements, utilisez votre numéro d usager et votre mot de passe. À noter : les mots de passe sont sensibles à la casse. Page 3

4 2.0 Ouvrir une session pour accéder au SPRG 2.1 Ouvrir une session pour accéder au SPRG Une fois votre inscription confirmée et après avoir reçu votre ID utilisateur et votre mot de passe temporaire, vous pouvez ouvrir une session et accéder au Service de paiements et de remises aux gouvernements. MD 1. Branchez vous à Internet et rendez vous à la page des Services bancaires aux entreprises CIBC, au Dans le menu de gauche, cliquez sur «Service de paiement et remise aux gouvernements» pour ouvrir une session. 2. À la page «Service de paiement et remise aux gouvernements Ouverture de session», entrez votre numéro d usager et votre mot de passe, puis cliquez sur le bouton «Ouverture de session». 3. À votre première ouverture de session, le système vous demandera de changer votre mot de passe temporaire. 4. L écran «Modification du mot de passe» s affichera automatiquement la première fois que vous ouvrirez une session. Suivez les consignes à l écran pour procéder au changement. 5. Lorsque vous aurez confirmé votre mot de passe, cliquez sur «Menu principal» pour poursuivre ou sur «Sortir» pour fermer la session. La prochaine fois que vous ouvrirez une session pour accéder au Service de paiements et de remises aux gouvernements, vous serez dirigé vers l écran Menu principal. Page 4

5 2.2 Fonctions de l administrateur d entreprise Utilisateurs multiples seulement Une entreprise peut compter jusqu à 100 administrateurs et utilisateurs autorisés. Les administrateurs d entreprise établissent le profil de société, y compris la limite des opérations, le nombre d autorisations requises, la langue et le compte de facturation. Ce sont eux également qui ajoutent, suppriment ou changent les utilisateurs, qui fixent leur limite d approbation, initialisent leur mot de passe et déterminent l accès au type de paiement (cette fonction permet d ajouter, de supprimer ou de modifier les types de paiements, tels les paiements TPS, TVH, etc.). Contrôle exercé par deux administrateurs Cette fonction introduit une étape de contrôle supplémentaire, car elle exige de faire approuver les opérations ou les changements par un autre administrateur de l entreprise. On peut activer cette fonction au moment de l inscription; il faudra cependant remplir une nouvelle demande d inscription pour effectuer des modifications. Exemple : L administrateur no 1 de l entreprise ajoute un nouvel utilisateur autorisé et dresse son profil. L administrateur no 2 doit approuver l ajout du nouvel utilisateur avant que celui ci puisse accéder au système. Page 5

6 3.0 Profil de société 3.1 Profil de l entreprise Les administrateurs d entreprise doivent d abord ouvrir une session, comme à la section 2 pour accéder au Service de paiement et de remise aux gouvernements. L administrateur de l entreprise doit établir le Profil de l entreprise. 1. À partir de l écran «Menu Principal d Administration», il doit cliquer sur «Modification du profil d entreprise». 2. C est là qu il peut modifier le nom de la société, le nombre d autorisations requises pour chaque opération demandée par le client, la limite, le nom de la personne ressource, le numéro de téléphone et le compte de facturation. Le «# d Autorisations requises» peut être fixé à trois par opération demandée. Cette option peut être modifiée à partir du menu déroulant. La «Limite de paiement de l Entreprise» est facultative. Elle introduit une étape de contrôle supplémentaire en exigeant une approbation pour toute opération excédant la «Limite de paiement de l Entreprise». Cette exigence d approbation s ajoute à celle introduite par l option «# d Autorisations requises». Exemple : Si le «# d Autorisations requises» est de un et que la «Limite de paiement de l Entreprise» se chiffre à $, une opération de $ n exige qu une seule approbation. Néanmoins, une opération de $ exige deux approbations, car le montant est supérieur à la «Limite de paiement de l Entreprise». On peut modifier le «Compte à facturer» à partir du menu déroulant en sélectionnant le compte voulu. Page 6

7 3.2 Ajouter un utilisateur Après avoir ouvert une session, l administrateur de l entreprise arrive à l écran «Menu Principal d Administration». 1. Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur le bouton «Ajouter utilisateur». Page suivante... Page 7

8 Vous accéderez à l écran «Ajouter le profil d utilisateur». 2. Remplissez les champs «Nom, Limite d approbation, Adresse courriel» et choisissez leur «Accès aux Types de paiements». 3. Pour terminer, cliquez sur le bouton «Pour approbation». La «Limite d approbation» de l utilisateur représente le montant d opération maximal qu il peut approuver. L «Accès aux Types de paiements» détermine s il a le droit d ajouter, de modifier ou de retirer des types de paiements (c. à d. paie, TPS, TVH, etc.). Page 8

9 3.3 Modifier un profil d utilisateur 1. À partir de l écran «Menu Principal d Administration», cliquez sur «Modifier l utilisateur». Page suivante... Page 9

10 Vous accéderez ensuite à l écran «Modifier le profil d utilisateur». 2. Changez les renseignements de l utilisateur et cliquez sur le bouton «Pour approbation». Page suivante... Page 10

11 Le changement apporté s affichera en rouge. 3. Cliquez sur le bouton «Confirmer pour approbation» pour sauvegarder les modifications. Page 11

12 3.4 Supprimer un utilisateur 1. À partir de l écran «Menu Principal d Administration», cochez le bouton d option situé à côté de l ID utilisateur que vous voulez supprimer, puis cliquez sur le bouton «Supprimer l utilisateur». Page suivante... Page 12

13 2. Une boîte de dialogue apparaîtra pour vous demander de confirmer la suppression de l utilisateur. 3. Cliquez sur OK pour continuer. 4. Une boîte de dialogue confirmera que l utilisateur a été supprimé. Page 13

14 4.0 Utilisateurs autorisés 4.1 Ajouter un type de paiement Avant d effectuer des paiements et des remises, vous devez sélectionner le type de paiement à effectuer. Note : À votre première ouverture de session, l écran Menu principal n affichera pas de type de paiement sous «Liste des paiements et comptes enregistrés». 1. À partir de l écran «Menu principal», cliquez sur «Ajouter un type de paiement à votre liste». Page suivante... Page 14

15 2. À partir du menu déroulant «Quel type de paiement voulez vous ajouter?», sélectionnez le type de paiement requis en faisant défiler la liste et en cliquant sur le bouton «Suivant>>». Page suivante... Page 15

16 3. Ajoutez les renseignements nécessaires et cliquez sur le bouton «Ajouter ce type de paiement». 4. En cas d erreur, cliquez sur le bouton «Effacer tout», entrez l information exacte et cliquez sur «Ajouter ce type de paiement». Lorsqu on vous aura confirmé l ajout du type de paiement, vous pourrez choisir : «Ajout d un nouveau type de paiement» (vous retournerez à l écran «Ajouter un type de paiement à votre liste»); «Menu principal»; «Sortir» Page 16

17 4.2 Mise à jour du type de paiement Il faut parfois modifier les types de paiements pour corriger des erreurs, changer des numéros de compte de taxe, etc. 1. À partir du Menu principal, sélectionnez le paiement que vous désirez modifier à partir de la «Liste des paiements et comptes enregistrés» et cliquez sur le bouton «Mise à jour du type de paiement». 2. Apportez les changements nécessaires dans les champs visés, puis cliquez sur le bouton «Sauvegarder les modifications». Page suivante... Page 17

18 L écran 3. «Type de paiement mis à jour - confirmation» s affiche ensuite pour indiquer que les changements ont été acceptés. Page 18

19 4.3 Retirer un type de paiement Pour supprimer un type de paiement, il faut d abord annuler tous les paiements ou remises postdatés. Consultez la section 4.8 «Approuver ou annuler un paiement en attente». 1. À partir du «Menu principal», sélectionnez le paiement que vous voulez supprimer et cliquez sur le bouton «Retirer un type de paiement». 2. À l écran «Retirer un paiement détails», sélectionnez le type de paiement que vous voulez supprimer en cochant le bouton d option adjacent, puis cliquez sur le bouton «Enlever paiement». Confirmez que vous voulez supprimer le compte de paiement. L écran 3. «Retirer un type de paiement confirmation» s affichera pour indiquer que la suppression a été effectuée. Page 19

20 4.4 Effectuer un paiement Aucune autre approbation requise Maintenant que vous avez déterminé vos types de paiements, le moment est venu de procéder à vos paiements fiscaux! 1. À l écran «Menu principal», vous verrez la liste des types de paiement préétablis. Sélectionnez le type de paiement que vous désirez effectuer en cochant le bouton d option adjacent et cliquez sur le bouton «Effectuer un paiement». Page suivante... Page 20

21 2. À l écran «Effectuer un paiement détails», sélectionnez le compte bancaire à débiter pour effectuer le paiement en sélectionnant «Compte à débiter» à partir du menu déroulant. 3. Remplissez les autres champs comme il se doit et cliquez sur le bouton «Signer Payer». Page suivante... Page 21

22 4. L écran de confirmation «Effectuer un paiement détails» s affiche. 5. Lorsque vous aurez vérifié l exactitude des renseignements, cliquez sur le bouton «Confirmer». 6. Si vous ne voulez pas procéder au paiement, cliquez sur «Annuler» et vous reviendrez à l écran «Effectuer un paiement détails». Page suivante... Page 22

23 7. Lorsque vous aurez cliqué sur le bouton «Confirmer», vous recevrez un numéro de confirmation indiquant que le système a accepté le paiement. 8. Cliquez sur «Menu principal» pour retourner au Menu principal, ou sur «Sortir» pour fermer la session. Page 23

24 4.5 Effectuer un paiement Autorisations multiples requises Dans certains cas, il faudra une ou plusieurs approbations pour procéder à un paiement. Une entreprise peut exiger de zéro à trois approbations pour chaque opération demandée par le client. Ce choix incombe à l administrateur de l entreprise. Le nombre maximal d approbations exigibles par opération est trois. Chaque utilisateur peut recevoir une «limite d autorisation» établie par l administrateur de l entreprise. Toute opération amorcée par un utilisateur au delà de sa limite d autorisation nécessitera l approbation d un autre utilisateur autorisé. 1. Pour effectuer un paiement, suivez les mêmes consignes qu à la section 4.4 Effectuer un paiement Aucune autre approbation requise. 2. Si le montant du paiement excède votre limite d autorisation ou si une approbation multiple est requise, le paiement amorcé sera mis en «attente d approbation» jusqu à ce que le Service accepte les directives de paiement. Page 24

25 4.6 Opérations en attente Lorsque des opérations sont suspendues par le, vous en êtes informé à l écran «Liste des transactions en attente d approbation» dès votre ouverture de session. Cet écran donne un aperçu de toute opération en attente d approbation. Une boîte de dialogue s affichera pour vous signaler des opérations en suspens. Vous devrez cliquer sur le bouton OK pour accuser réception du message. Page 25

26 4.7 Visualiser un paiement Pour visualiser les détails sur les opérations en attente à partir de l écran «Liste des transactions en attente d approbation», cliquez sur l opération voulue sous «Transaction». Vous accéderez ensuite à l écran «En attente d approbation détails». Page 26

27 4.8 Approuver ou annuler un paiement en attente 1. À partir de l écran «En attente d approbation détails», vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton «Approuver», pour approuver l opération ou cliquer sur le bouton «Annuler cette transaction» pour annuler l opération. 2. Le paiement sera alors à l état «En attente d approbation» ou «Annulé». On vous attribuera un numéro de confirmation. 3. Vous pouvez alors cliquer sur : «Retour à la liste en attente d approbation»; «Menu principal»; «Sortir». Page 27

28 4.9 Historique des opérations 1. À partir de l écran «Menu principal», cliquez sur «Consulter l historique de vos transactions». Vous accéderez ainsi à l écran «Recherche de transactions». 2. Remplissez les champs pertinents à votre demande et cliquez sur le bouton «Voir les transactions». Page suivante... Page 28

29 L écran 3. «Historique» montrera la liste des opérations. Pour connaître les détails d une opération précise, cliquez sur l opération en question sous «Transaction». Page 29

30 5.0 Messages d alerte sur les opérations 5.1 Messages d alerte sur les opérations Des messages d alerte sur les opérations sont envoyés par courriel aux utilisateurs autorisés. Il s agit de courriels automatisés nous vous prions de ne pas y répondre. Si vous recevez ces courriels par erreur, vous devez communiquer avec l administrateur de l entreprise. Si votre entreprise a choisi de recevoir les messages d alerte sur les opérations, tous les utilisateurs autorisés recevront un courriel d avis dans les situations suivantes : 1. Une opération a été amorcée Un utilisateur autorisé a demandé d effectuer un paiement ou une remise et le traitement est en cours. Aucune intervention n est requise. MODÈLE Destinataire : Utilisateur1 Expéditeur : CIBC_GPFS_ADMIN@telus.com Objet : Message d alerte sur une opération du Cet avis par courriel vous est envoyé pour vous signaler qu une opération du Service de paiement et de remise aux gouvernements a été amorcée. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez ouvrir une session pour accéder au de la CIBC. Nous vous prions de ne pas répondre à ce courriel. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l administrateur de votre entreprise. This (and all attached messages and documents) is private and confidential. Internet e mail is not guaranteed to be secure or error free. Messages could be intercepted, corrupted, arrive late, or contain viruses. CIBC will not be liable for these risks. Le présent courriel, ainsi que tous les messages et documents en annexe, est strictement confidentiel. Rien ne garantit que la transmission d un courriel par Internet se fasse en toute sécurité ou sans erreur : un message peut être intercepté ou corrompu, il peut être transmis en retard ou renfermer un virus. La Banque CIBC n est pas responsable de ces risques. Page suivante... Page 30

31 2. Une opération a été amorcée sous réserve d approbation L opération est mise en attente et doit être approuvée aux fins de traitement du paiement ou de la remise. MODÈLE Destinataire : Utilisateur1 Expéditeur : CIBC_GPFS_ADMIN@telus.com Objet : Message d alerte sur une opération du CIBC nécessitant une approbation Cet avis par courriel vous est envoyé pour vous signaler qu une opération du Service de paiement et de remise aux gouvernements a été amorcée et qu elle nécessite une approbation. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez ouvrir une session pour accéder au de la CIBC. Nous vous prions de ne pas répondre à ce courriel. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l administrateur de votre entreprise. This (and all attached messages and documents) is private and confidential. Internet e mail is not guaranteed to be secure or error free. Messages could be intercepted, corrupted, arrive late, or contain viruses. CIBC will not be liable for these risks. Le présent courriel, ainsi que tous les messages et documents en annexe, est strictement confidentiel. Rien ne garantit que la transmission d un courriel par Internet se fasse en toute sécurité ou sans erreur : un message peut être intercepté ou corrompu, il peut être transmis en retard ou renfermer un virus. La Banque CIBC n est pas responsable de ces risques. Page suivante... Page 31

32 3. Une opération postdatée sera traitée Une opération prévue à une date ultérieure sera traitée par le Service dans sept jours civils. Aucune intervention n est requise. MODÈLE Destinataire : Utilisateur1 Expéditeur : CIBC_GPFS_ADMIN@telus.com Objet : Message d alerte sur une opération postdatée du Cet avis par courriel vous est envoyé pour vous signaler qu une opération du Service de paiement et de remise aux gouvernements sera traitée dans sept jours civils. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez ouvrir une session pour accéder au de la CIBC. Nous vous prions de ne pas répondre à ce courriel. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l administrateur de votre entreprise. This (and all attached messages and documents) is private and confidential. Internet e mail is not guaranteed to be secure or error free. Messages could be intercepted, corrupted, arrive late, or contain viruses. CIBC will not be liable for these risks. Le présent courriel, ainsi que tous les messages et documents en annexe, est strictement confidentiel. Rien ne garantit que la transmission d un courriel par Internet se fasse en toute sécurité ou sans erreur : un message peut être intercepté ou corrompu, il peut être transmis en retard ou renfermer un virus. La Banque CIBC n est pas responsable de ces risques. Page suivante... Page 32

33 4. Une opération en attente nécessitant une approbation arrive bientôt à échéance Un paiement ou une remise est en attente d approbation et expirera dans sept jours. L opération qui arrive à échéance dans sept jours civils ne sera pas traitée sans avoir été approuvée. MODÈLE Destinataire : Utilisateur1 Expéditeur : CIBC_GPFS_ADMIN@telus.com Objet : Message d alerte relatif à l expiration d une opération en suspens du Service de paiement et de remise aux gouvernements CIBC Cet avis par courriel vous est envoyé pour vous signaler qu une opération du Service de paiement et de remise aux gouvernements expirera bientôt si aucune approbation n est reçue. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez ouvrir une session pour accéder au Service de paiement et de remise aux gouvernements de la CIBC. Nous vous prions de ne pas répondre à ce courriel. Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec l administrateur de votre entreprise. This (and all attached messages and documents) is private and confidential. Internet e mail is not guaranteed to be secure or error free. Messages could be intercepted, corrupted, arrive late, or contain viruses. CIBC will not be liable for these risks. Le présent courriel, ainsi que tous les messages et documents en annexe, est strictement confidentiel. Rien ne garantit que la transmission d un courriel par Internet se fasse en toute sécurité ou sans erreur : un message peut être intercepté ou corrompu, il peut être transmis en retard ou renfermer un virus. La Banque CIBC n est pas esponsable de ces risques. Page 33

34 6.0 Aide supplémentaire 6.1 Aide supplémentaire Si vous avez besoin d aide, communiquez avec le Service de règlement des factures, au Registered trademark of CIBC. Page 34