GUIDE d UTILISATION. des chèques virtuels

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1 Chèque-Formation / Chèque-Formation Langues GUIDE d UTILISATION des chèques virtuels Pour les Opérateurs de formation agréés 05/2006

2 2 Processus Introduction Chapitre 1 : Confirmation d affiliation Chapitre 2 : Bloquer un code d utilisation Chapitre 3 : Libération d un code d utilisation Chapitre 4 : Encodage des remises Chapitre 5 : Historique des remises Chapitre 6 : Historique des documents comptables

3 3 Introduction Le 1 er juin 2006, les Chèque-Formation et les Chèques-Formation Langues sont devenus virtuels. Vous trouverez ci-dessous les différents chapitres du Guide d Utilisation de vos chèques virtuels. Celui-ci sera un allié précieux pour vous familiariser avec le nouveau dispositif. La procédure complète se déroule de la manière suivante : 1. Demande d agrément auprès du Ministère de la Région Wallonne DGEE via le site : 2. Suite à la confirmation d agrément, le Forem Conseil vous envoie la liste de vos numéros d agrément pour chaque module de formation. 3. La confirmation d agrément est aussi transmise à Sodexho qui vous confirme également votre affiliation et vous communique les informations nécessaires pour le remboursement des chèques virtuels. 1. CONFIRMATION D AFFILIATION Après l attribution des numéros d agrément pour chaque module, le Forem Conseil transmet la confirmation d agrément ainsi que la liste des modules agréés à Sodexho. Sodexho envoie au nouvel opérateur de formation agréé une Confirmation d affiliation précisant l adresse du site Extranet sécurisé lui permettant de gérer et d encoder ses remises de chèques. Ainsi, dès réception de votre confirmation d affiliation, vous avez la possibilité de gérer votre dossier via notre site Extranet sécurisé en utilisant les login et mot de passe qui vous sont communiqués dans le courrier accompagnant votre confirmation d affiliation. REMARQUE Le mot de passe doit être modifié lors de la première visite sur le site Extranet.

4 4 Ecran 1 : page d accueil du site Extranet pour un formateur agréé 2. BLOQUER UN CODE D UTILISATION Le chèque virtuel permet un gain de temps considérable : plus de délai d impression ni d envoi. Lorsqu une entreprise souhaite réserver des chèques pour une formation, il lui suffit de demander un code d utilisation (à 8 chiffres) pour des chèques qu elle a préalablement commandés. Si l entreprise a fait la demande du code via le site Extranet Soeasy, elle a trois possibilités pour transmettre ce code d utilisation au formateur agréé (voir écran cidessous). Ecran 2 : écran de demande d un code d utilisation (pour les utilisateurs de chèques)

5 Les entreprises effectuant la demande de code d utilisation via le Serveur Vocal Interactif (IVR) reçoivent une confirmation via le média qu elles choisiront (après la demande du code d utilisation et sa communication orale par le Serveur) : par mail, fax ou courrier. Bloquer un code est facultatif. Cependant, cela peut être utile, car en bloquant un code d utilisation, vous vous le réservez. Exemple : Des chèques valables jusque fin 04/2007 peuvent être bloqués jusque fin 06/2007 par un opérateur de formation agréé. Il bénéficiera des deux mois supplémentaires accordés après la validité des chèques, à condition que le code d utilisation des chèques soit demandé par l utilisateur et bloqué par le formateur agréé avant que les chèques ne soient périmés, càd le 30/04/2007 au plus tard. L encodage de la remise peut alors se faire en 05/2007 et au plus tard le 30/06/2007. Passé ce délai, les chèques et le code d utilisation seront définitivement perdus. REMARQUES La fin de validité du code d utilisation sera celle des chèques les plus anciens, si le code comprend des chèques d au moins deux commandes différentes. Si vous décidez de bloquer le(s) code(s) d utilisation transmis par l entreprise, vous devrez fixer la date limite où les chèques vous seront réservés. La date de fin de validité du code devra correspondre à la fin de la formation plus le temps qui vous est nécessaire pour facturer et encoder votre remise. A partir du moment où vous bloquez un code d utilisation, l entreprise (ou l indépendant) ne peut plus disposer de ses chèques : vous vous les êtes réservés. 5 Ecran 3 : Bloquer un code d utilisation Si le code d utilisation contient un nombre de chèques nettement supérieur à celui qui sera utilisé dans le cadre de votre formation, nous vous suggérons de ne pas utiliser ce code-là et d inviter l entreprise à vous en communiquer un ou plusieurs autres codes contenant moins de chèques. Si vous l avez bloqué, vous devez au préalable le libérer (voir Chapitre 3.Libération d un code d utilisation). Si le code d utilisation n a pas été bloqué, l entreprise peut directement l annuler via l un des deux Serveurs : le Serveur Vocal Interactif IVR ou le site Extranet Soeasy

6 6 (pour la procédure, voir le Guide d utilisation des chèques virtuels à l usage des PME et indépendants, disponible sur le site Extranet). L entreprise ne sera par conséquent pas obligée d attendre la fin de la formation et l encodage de votre remise pour se voir restituer les chèques non utilisés. 3. LIBÉRATION D UN CODE D UTILISATION Pour différentes raisons, vous pouvez annuler une formation prévue (suite à un manque d effectif etc.). Si vous avez bloqué le(s) code(s) d utilisation qui devait (devaient) servir à payer la formation, vous devez libérer ce(s) code(s), afin que ceux-ci soient restitués à l entreprise. Cette opération s effectue dans l écran suivant (vous devez avoir le numéro d autorisation et le(s) numéro(s) de code d utilisation à libérer) : Ecran 4 : Libérer un code d utilisation CAS PARTICULIER : Il peut arriver que suite à une mauvaise manipulation, vous soyez obligé de ré encoder une remise : Cela peut arriver dans le cas où vous avez encodé et validé une remise sans compléter la partie 2 et/ou 3 de la fenêtre d encodage. Aucun montant TVAC de la facture n étant enregistré ni le nombre de chèques à prélever du code d utilisation spécifié par vous, le code d utilisation est vidé (les chèques virtuels sont remis dans la liste des chèques disponibles de l utilisateur) sans que les chèques ne soient effectivement utilisés. Lorsque cela arrive, il vous suffit de demander à l'utilisateur un nouveau code d utilisation avec le même nombre de chèques, ce qui vous permettra de ré encoder votre remise. 4. ENCODAGE DES REMISES

7 FACTURES INTERMEDIAIRES Lorsque vous dispensez des formations de longue durée et que vous ne souhaitez pas attendre la fin de la formation pour vous faire rembourser, nous vous invitons à utiliser des factures intermédiaires. L encodage de formations dont le coût horaire serait inférieur à 7 euros n étant pas permis, ces factures intermédiaires doivent par conséquent être le reflet des heures réellement suivies. Ainsi, une formation de 60 heures réparties sur une année, qui coûterait TVAC et pour laquelle vous souhaitez percevoir un revenu trimestriel devra être scindée en 3. Les factures intermédiaires que vous adresserez à l entreprise ou à l indépendant et que vous encoderez par trimestre auront chacune un montant global de Les codes d utilisation contiendront chacun maximum 20 chèques virtuels. 7 ENCODAGE D UNE REMISE L écran Encoder une remise se déroule en trois étapes, chacune ayant des fonctionnalités différentes et effectuant un certain nombre de contrôles en arrière plan. A la fin de l encodage, 2 actions sont possibles : - Pré visualiser la remise afin de la valider - ou l annuler.

8 ECRAN D ENCODAGE DES REMISES AVANT ENCODAGE 8 Ecran 5 : Aperçu d un écran d encodage

9 FONCTIONNALITE DU 1 ER ECRAN : 9 Ecran 6 : Fonctionnalité du premier écran : statut des chèques. Avant de commencer l encodage d une remise, vous devez impérativement être en possession du numéro d autorisation de l entreprise ainsi que d un ou plusieurs codes d utilisation contenant un nombre total de chèques supérieur ou égal au nombre d heures de formation suivies. Vous ne devez remplir que les deux premières colonnes. En cliquant sur «ACTUALISER», le reste du tableau se complètera automatiquement : vous obtiendrez ainsi le nombre, le type de chèques et le statut du code. Les différents statuts possibles sont les suivants : VALIDE INCORRECT PERIME Le code est correct et vous pouvez prélever les chèques du compte de l entreprise. Ce sera toujours le cas si vous avez bloqué le code et que vous introduisez votre remise avant la fin de validité de ce code. Le code n existe pas ou n est pas lié au numéro d autorisation de l entreprise. Tous les chèques correspondant au code sont périmés. DEJA UTILISE Ce code a été utilisé par un autre formateur ou par vous-même dans une autre remise. ANNULE Ce code a été annulé par l entreprise. Cela ne pourra se produire si vous avez bloqué le code. PAS AUTORISECe code est correct et est bien lié au numéro d autorisation, mais ne peut pas être utilisé par ce formateur (code CF-Langues, alors que le formateur n a aucun agrément pour des cours de langues, ou est rayé du Dispositif). BLOQUE Ce code est bloqué par un autre formateur. Si un code est incorrect, vous pouvez le corriger et cliquez sur «ACTUALISER» pour poursuivre. Vous devez avoir au moins un code d utilisation valide par numéro d autorisation pour pouvoir «VALIDER» votre remise. Cliquez sur en bas de page si vous ne désirez pas poursuivre l encodage d une remise. FONCTIONNALITE DU 2EME ECRAN :

10 10 Ecran 7 : Fonctionnalité du deuxième écran : détail des facture. A ce stade, il vous est demandé de remplir les informations concernant les factures émises pour chacun des clients concernés dans la première partie. Un menu déroulant vous propose les numéros d autorisation encodés dans l écran précédent. Complétez le numéro de facture correspondant et son montant TVAC. ATTENTION Si pour une facture (= une autorisation), vous avez encodé deux ou plusieurs codes d utilisation, vous ne devez détailler la facture que sur une seule ligne. Exemple : Si l utilisateur numéro d autorisation vous avait remis deux codes d utilisation pour la facture CN1245, vous ne devriez encoder qu une ligne dans le deuxième écran, puisque vous n avez émis qu une seule facture. Mais au troisième écran (voir page 11), vous devrez additionner le nombre total de chèques contenus dans tous les codes d utilisation (dans la colonne Nbre total d heures dispensées). Le système prélèvera ainsi tous les chèques de tous les codes d utilisation pour payer votre facture. En revanche, si vous n avez qu un seul code d utilisation pour deux ou plusieurs factures, vous devez détailler, c est-à-dire mentionner toutes les factures dans la deuxième partie de votre encodage.

11 11 FONCTIONNALITE DU 3EME ECRAN : Ecran 8: Fonctionnalité du troisième écran : détail des formations par numéros d agrément. Un menu déroulant vous propose les numéros des factures introduits dans l écran précédent. Vous devez alors compléter le tableau pour chaque numéro d agrément. REMARQUES Dans le détail des formations, pour chaque facture, les heures de formation suivies par toutes les personnes présentes à la formation doivent être additionnées. C est en effet sur la base du nombre total d heures dispensées encodé par vous que votre facture pourra vous être remboursée. Par exemple, pour une formation de 10 heures, deux personnes d une même société suivent l une 10 heures et l autre 8 heures, vous devrez encoder 18 heures de formation dispensées. Une facture peut correspondre à un ou plusieurs numéros d agrément, ainsi qu à un ou plusieurs codes d utilisation.

12 12 VOS FACTURES VOUS SERONT INTEGRALEMENT REMBOURSEES SI ET SEULEMENT SI : La valeur faciale des chèques contenus dans un ou plusieurs codes d utilisation est supérieure ou égale à votre facture TVAC. La facture (dont le montant TVAC est inférieur à la valeur faciale des chèques contenus dans un ou plusieurs code(s) d utilisation) n a pas été contestée par l entreprise cliente. VOS FACTURES VOUS SERONT PARTIELLEMENT REMBOURSEES SI : Un code lié à une facture n a pas le statut Valide, la totalité de votre facture ne vous sera pas payée, sauf si la valeur faciale totale des autres chèques contenus dans un (ou plusieurs autres) code(s) et lié à la même facture couvre votre montant TVAC. La valeur faciale des chèques contenus dans un ou plusieurs codes d utilisation est inférieure au montant TVAC facturé. VOS FACTURES NE VOUS SERONT PAS REMBOURSEES SI : Une entreprise a contesté la facture (vous recevez dans ce cas un Avis par mail avec les coordonnées de l utilisateur ayant contesté la facture). Le(s) code(s) d utilisation de(s) la facture(s) contestée(s) étant annulé(s), l utilisateur devra demander (et vous communiquer) un (des) nouveau(x) code(s) d utilisation en cas de règlement du litige. Aucun code lié à cette facture n est valide. Le code d utilisation est périmé au moment de l encodage de votre bordereau de remise. Une remise pouvant contenir une ou plusieurs factures d un ou de plusieurs clients différents, vous pouvez soit être remboursé de la totalité de votre remise, soit partiellement en fonction des différents cas de figure énoncés ci-dessus. Une fois l encodage terminé, cliquez sur des vérifications de votre encodage. et vous obtiendrez les résultats En effet, suite aux nombreuses remarques des formateurs agréés, Sodexho vous donne désormais la possibilité de pré visualiser le résultat de votre encodage. De ce fait, vous pouvez vérifier, avant la validation de votre remise : - le montant qui vous sera remboursé ; - le nombre de CF/CFL qui sera prélevé après validation. La validation de la remise se fait désormais en deux étapes : 1 Prévisualisation du contenu de la remise ; 2 Validation du contenu après vérification de l encodage. Dans l écran de prévisualisation, les informations suivantes ont été rajoutées pour une meilleure information :

13 13 - Le nombre de CF/CFL retournés au client, dans le cas où vous encodez, dans la 3 ème partie de l écran (Détail des formations) un nombre de chèques inférieur à celui contenu dans le code d utilisation. - Le nombre de CF/CFL non utilisés. - Le montant TVAC par facture à vous rembourser si la remise est validée, ainsi que le montant total TVAC. - Le nombre de CF/CFL que vous avez prélevé par facture. REMARQUES Une fois votre remise validée, vous n avez plus la possibilité de la modifier ou de l annuler en cas d erreur. L utilisateur reçoit un courrier d Utilisation des chèques, dans lequel sont renseignés les détails de l encodage de votre remise. Dans le cas où il remarquerait une erreur. Il dispose d un délai de 5 jours ouvrables pour contester votre facture. Les chèques de cette facture seront remis dans son quota disponible. En cas d accord ultérieur, l utilisateur devra demander et vous remettre un (d autres) code(s) d utilisation, ce qui vous permettra d encoder à nouveau un autre bordereau de remise. Vous ne devez plus nous envoyer une copie du résultat de l encodage, ni la copie de vos factures ou tout autre document.

14 APERÇU D UN ECRAN D ENCODAGE DE REMISE TERMINE AVANT PRE VISUALISATION 14 Ecran 9 Aperçu d un écran d encodage de remise avant pré visualisation.

15 APERÇU D UN ECRAN D ENCODAGE PRE VISUALISE AVANT VALIDATION OU ANNULATION 15 Ecran 10 Aperçu d un écran d encodage de remise avant validation ou annulation.

16 DETAIL D UNE REMISE ENCODEE EN ATTENTE DE PAIEMENT 16 La partie «Détail des factures» est la plus importante pour vous puisqu elle vous précise les montants qui vous seront remboursés, par facture, 15 jours ouvrables après la validation de votre remise. Ecran 11 Détail d une remise encodée non encore payée 5. Historique des remises Classées par date d arrivée, les remises que vous avez encodées et validées sont visibles dans la fenêtre ci-dessous (voir page suivante) avec un détail en : - nombre de chèques ; - montant total remboursé pour la remise ; - la date du remboursement. La rubrique «STATUT» vous indiquera l état du paiement : P = Payé A = En attente PC = Payé avec Contestation AC = En Attente avec Contestation

17 17 Ecran 12 : Ecran d historique des remises encodées En cliquant sur le Numéro de la remise, vous obtiendrez le détail de la remise concernée ainsi que les montants qui vous ont été (ou qui vous seront) remboursés : Ecran 13: Détail de la remise

18 18 6. Historique des documents comptables Cette page vous permet de visualiser et d imprimer un duplicata de chaque document comptable émis par Sodexho. En effet, à chaque remboursement versé sur votre compte, correspond un document comptable que vous pouvez identifier à l aide de la date de paiement et du montant du paiement. En cliquant sur le Numéro du document, le document s ouvrira et vous pourrez imprimer un duplicata. Ecran 14: Historique de vos documents comptables

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