Les février 2017 DOSSIER EXPOSANT

Transcription

1 Salon ««Les février 2017 DOSSIER EXPOSANT Un événement organisé par l agence Serenity Events en association avec La Papeterie et la ville de Nogent sur Oise.

2 1 ère Edition du Salon du Mariage du Château des Rochers 17, 18 & 19 février 2017 Pour cette 1 ère édition du Salon du mariage «Les 100 ciels du mariage» au Château des Rochers de Nogent sur Oise, Serenity Events prévoit pour ce week-end un programme chargés en émotions et tout aussi originales : Un défilé de mode pour mettre en avant vos plus belles créations, ou encore vos talents de coiffeuse, maquilleuse et accessoires, Conseil en image stylisme mariés Jeu concours avec à la clé un voyage de noce à gagner Envie d exposer et de proposer vos produits et services à nos visiteurs venus des alentours pour les conseillers sur la préparation du plus jour de leur vie? Réservez votre place pour notre salon dès à présent afin de développer vos ventes ponctuelles mais aussi de futurs vente sur place, réactualiser votre carnet d adresse grâce à la collecte de contact et bien évidemment échanger directement avec les prospects afin de les sensibiliser aux différents produits et services présentés dans vos stands en les faisant tester, etc Contacts Serenityevents60@gmail.com OU Service commercial : Adresse d envoi pour le coupon d inscription Serenity Events Fatima Laroud 11, rue Faure Robert Creil

3 Rappel du projet Forte de plus d une centaine de partenaires qui agissent au quotidien dans de multiples domaines du milieu du mariage : traiteurs, propriétaires de lieu de réception, photographe, vidéaste, animateur DJ, groupes de musique, décorateurs, fleuristes, pâtissiers, créateurs de robe, stylistes, cérémoniants laïque Serenity Events est une agence riche, d un dynamisme partenariale que beaucoup d organisateurs lui envient. Les objectifs principaux de l organisation de ce salon Conforter à une collaboration entre la municipalité et les entreprises émergeantes comme l agence, exerçant dans le milieu du mariage, Serenity Events multiplie les initiatives pour faciliter la vie quotidienne des futurs mariés et ainsi promouvoir le développement des entreprises locales de l événementiel. La date choisie : Février 2017 est la période idéale pour mettre en place ce salon pour 3 raisons principales : Début d année propice aux recherches de prestataires pour les clients potentiels Période moins convoité par les autres organisateurs de salon Période moins chargé en évènements importants qui réduirait le nombre de visiteurs. Le salon du mariage mis en place par notre agence, sera un outil indispensable pour : Que la ville de Nogent sur Oise ait son premier salon du mariage Faire parler de la ville de Nogent sur Oise Développer la notoriété de l agence Serenity Events et booster son activité au niveau local Faire connaitre les entreprises locales spécialisées dans le domaine du mariage Donner un coup d élan à l économie de la ville et du bassin Creillois Apporter une dynamique associative et culturelle Offrir un réel service mais aussi créer un rendez-vous festif, animé, tendance, accueillant, qui déplace les foules

4 Organisation du salon «Les 100 ciels du mariage» Dates : Horaires : Lieu : Organisation : Les 17, 18 et 19 février 2017 Vendredi 17 février 2017 de 18h à 21h30 Samedi 18 février 2017 de 10h à 19h Dimanche 19 février 2017 de 10h à 19h Château des rochers Rue Faidherbe Nogent sur Oise La salle sera ouverte le vendredi le 17 février à partir de 9h jusqu à 17h30 afin de permettre à tous les exposants de pouvoir installer leurs stands. Démontage : Le dimanche 19 février à partir de 20h Ce que comprend un stand : - Cloisons - Moquette - 1 Table - 2 chaises - Eclairages - Drapeau avec logo de l enseigne - Minimum 4m² - Petit déjeuner offert sur les 2 jours (Samedi 18 et Dimanche19 février) par l agence Serenity Events - Déjeuner pour les 2 jours (Samedi 18 et dimanche 19 février) compris dans le prix des stands.

5 Descriptif du Château des Rochers Le Château des Rochers se situe au 1 rue Faidherbe Nogent-sur-Oise. Il fut construit à la fin du XIX siècle, sur l emplacement d un ancien vignoble pour la famille de l industriel anglais Charles Burton. Ce château se distingue des autres de par sa construction en brique. Cette demeure a été occupée par les Allemands lors de la Seconde Guerre mondiale, puis par les Américains avant d être divisé en appartement pour les ingénieurs des entreprises se trouvant à proximité. Le domaine a enfin été acquis par la ville de Nogent-sur-Oise en 1982, afin d en faire un espace culturel. Il fut rénové pour disposer d une très vaste salle et de locaux de différentes superficies à l étage inférieur. La grande salle a la capacité de recevoir 700 personnes et permet d accueillir régulièrement des manifestations culturelles ou artistiques, des congrès et des séminaires. La partie ancienne du bâtiment, quant à elle, héberge aujourd hui, les écoles du Conservatoire Communal de Pratiques Musicales ainsi que la présentation d expositions artistiques. Pourquoi ce lieu? Le Château des Rochers a beaucoup d avantage à nous offrir, d où ce choix stratégique. Dans un premier temps, le château se trouve à proximité de l agence. Il permet donc de cibler une clientèle particulière, à savoir une clientèle de Picardie mais aussi une clientèle aimant les paysages de Picardie. Ce château permet notamment de mettre en avant le patrimoine culturel de Picardie pouvant être mis à disposition de l agence dans le cadre de l organisation de mariage. Dans un deuxième temps, il s agit d un lieu qui accueille régulièrement toutes sortes d évènements et qui nous permet d agencer l espace comme bon nous semble. En effet, ce château dispose d espace évolutif permettant de mettre en œuvre nos idées les plus créatives et innovantes. Pour conclure, le château est un lieu dans l esprit de notre agence, un lieu prestigieux et d une grande beauté.

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7 PLAN DE COMMUNICATION Afin que la communication est un réel impact sur une bonne partie de la population et touche beaucoup de monde, nous avons pensé plusieurs supports média comme : Flyers & Affiche Voici l affiche et flyers qui circulera dans le département de l Oise et la région parisienne afin de promouvoir l évènement. Panneau publicitaire Des panneaux publicitaires urbains seront mis en place deux mois avant le début du salon qui se déroulera le 17 (en nocturne), 18 et 19 février 2017 au château des rochers.

8 Presse écrite Au niveau de la presse écrite, la communication se fera sur le département de l Oise et sa région ainsi qu en région parisienne. Certains médias seront sollicités par la ville de Nogentsur-Oise, et d autres par Serenity Events. Parmi eux, Le courrier Picard, Oise Hebdo, L express et Le Parisien. Radio Les radios concernées par la communication du salon sont Evasion FM, FMC Radio et Contact FM. Réseaux sociaux Serenity Events se chargera de la création de l évènement sur les réseaux sociaux et de créer une page pour le salon, notamment Facebook et Instagram. Le but étant de bâtir une communauté pour éveiller la sensibilisation et la participation de celle-ci. Car de nos jours, ce sont les réseaux sociaux qui ont le plus d impact. Magazines Un magazine spécial du salon «les 100 ciels» sera édité à l occasion. Ce dernier sera utilisé afin que les prestataires puissent intégrer un encart publicitaire qui sera trié en fonction des secteurs d activités et distribuer gratuitement par les hôtesses aux visiteurs.

9 Contrat de Réservation du Salon du Mariage 17, 18 et 19 Février 2016 N STAND EXPOSANT Raison social Adresse CP.. Ville.. Tél. . Site Noms des Responsables de votre entreprise M. ou Mme Nom Prénom Tél. Réservation d un stand de minimum 4m 2 d une valeur de Possibilité d'achat d'espace supplémentaire, vendu par module de 2m 2 (225 TTC/ Prix unitaire) Je soussigné(e) atteste sur l'honneur de l exactitude des informations données. Fait à : Le : Signature et cachet obligatoires :

10 REGLEMENT Obligation des prestataires Tous les prestataires devront être présent le 17, 18 et 19 Février 2017 au Château des Rochers au 1 rue Faidherbe Nogent-sur-Oise de 17h30 à 21h30 le vendredi 17 Février 2016 et de 10h à 19h le samedi 18 et le dimanche 19 Février 2016 Chaque prestataire devra participer à la promotion de l événement (par réseaux sociaux, flyer ) Chaque prestataire devra prévoir toutes la décoration de son propre stand (hors table et chaises qui seront fournis) En cas d annulation ou d absence à l événement, votre participation ne vous sera pas restituée Sauf en cas exceptionnel (décès, maladie grave ou accouchement) aucun autre motif n excusera votre absence En participant à cet événement, vous vous engagez à déléguer la responsabilité de l organisation de l événement à Serenity Events Le prestataire autorise la société SERENIY EVENTS à le citer et utiliser les photographies ou tous autres supports de la réception dans ses documents commerciaux sous quelques formes que ce soit en qualité de référence commerciale. Obligation Serenity Events L agence a le devoir de vous tenir informé de l évolution de votre dossier L agence s engage à ne pas divulguer les informations fournies par le prestataire qui seront tenues pour confidentielles Responsabilités Le prestataire accepte que le solde puisse être majoré en cas de pertes et/ou détérioration du matériel de location Serenity Events décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit, (vols,dégradations.) affectant les biens de toutes natures (effets personnels, matériels ) Serenity Events sera dégagé de toute obligation au cas où un événement de force majeur ou fortuit surviendrait (grève, incendie, dégâts des eaux ) Le client déclare et garantit avoir la pleine capacité juridique lui permettant de s engager au titre du contrat et qu il est titulaire d une assurance de responsabilité civile en cours de validité Réclamations Toute contestation ou réclamation ne pourra être prise en considération que si elle est formulée par courrier recommandé avec accusé de réception à la société Serenity Events dans un délai de huit jours après la fin du salon. Dans le cadre de cet événement, nous vous attribuerons un numéro de place de stand. Aucun changement ou modification de ce numéro ne sera possible. L équipe Serenity Events vous remercie pour votre participation et nous avons hâte de mener à bien cet événement à vos côtés.

11 TARIFS BON DE COMMANDE Le Stand Chaque stand comprend : La structure en aluminium Le panneau de remplissage en bois mélaminé L enseigne drapeau au nom de l exposant 2 spots à tige par stand de 4 m² Une moquette aiguilletée avec film de protection 1 table 2 chaises Stand 4m Possibilité d'achat d'espace supplémentaire, vendu par module de 2m 2 (225 TTC/ Prix unitaire) TARIF UNITAIRE QUANTITE TOTAL Option de Communication sur le Guide du Salon Nous vous proposons d apparaître dans notre guide du salon afin de gagner en visibilité auprès des visiteurs. Nous mettons à votre disposition plusieurs propositions susceptibles de vous correspondre. TARIF UNITAIRE QUANTITE TOTAL Encart ½ page Page entière Frais de PAO (si visuel non fourni) La Page Fait à : Le : Signature et cachet obligatoires :

12 PROCEDURE A SUIVRE IMPERATIVEMENT SOUS PEINE DE REJET DE CANDIDATURE Liste des Pièces à Fournir Contrat de réservation complété, tamponné et signé Le bon de commande complété, tamponné et signé L attestation de l assurance responsabilité civile Les 3 chèques de règlement Merci de nous faire parvenir votre dossier dûment compléter au plus tard le 30 Novembre ATTENTION : tout dossier incomplet ne sera pas retenu! Condition Générale de vente Trois chèques doivent être remis à la commande : Un premier acompte de 35% sera encaissé à la commande Un second chèque de 35% sera encaissé le 30 Décembre 2016 Et enfin le solde sera encaissé le 30 Janvier 2016 Merci de faire le chèque à l'ordre de Fatima LAROUD