Avenir Concept Monaco

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1 Avenir Concept Monaco WIN GSM version 16 Modules Caisse et facturation Génération d un avoir à partir d une facture Application : WIN GSM Module : Caisse et facturation Fonction : Génération automatique d un avoir à partir d une facture Date : 30/11/2012 Version du document : 1.0 Résumé de la documentation Explications sur : La génération d un avoir à partir d une facture dans le module caisse La génération d un avoir à partir d une facture dans la facturation 1

2 Sommaire 1. PREAMBULE PREREQUIS ACCES A LA FONCTION GENERATION D AVOIR EN CAISSE EN FACTURATION GENERATION AUTOMATIQUE D UN AVOIR EN CAISSE PRINCIPE GENERAL GENERATION D UN AVOIR EN CAISSE, PAS A PAS SOLDER L AVOIR DANS LA CAISSE CREER UN AVOIR A PARTIR D UNE FACTURE ANTERIEURE A L OUVERTURE DE LA CAISSE GENERATION AUTOMATIQUE D UN AVOIR EN FACTURATION PRINCIPE GENERAL GENERATION D UN AVOIR EN FACTURATION, PAS A PAS

3 1. Préambule On suppose que le lecteur maîtrise la notion de factures et d avoir dans WIN GSM. 2. Prérequis La fonction génération des avoirs est disponible officiellement à partir de la version WIN GSM 16.75r1. L autorisation utilisateur FAC/AVOIR_AUTO doit êtres être activée pour les utilisateurs concernés. 3. Accès à la fonction génération d avoir 3.1. En caisse Le bouton apparait automatiquement en bas à droite de l écran de saisi de la caisse lors de la consultation d une facture. Attention : le bouton n est visible que pour les utilisateurs autorisés. 3

4 3.2. En facturation Le bouton est affiché uniquement pour les factures, pour les utilisateurs autorisés 4

5 4. Génération automatique d un avoir en caisse 4.1. Principe général 1. Ouverture d une facture en consultation, à partir de l écran Caisse/Consultation. 2. Clic sur le bouton «Génération d AVOIR à partir d une facture». 3. Choix du VRP créant l avoir, puis validation. 4. L avoir est créé automatiquement et son N est affiché. 5. L avoir est accessible à partir de la fenêtre consultation de la caisse. 6. L avoir peut être soldé avec un mode de règlement dans la caisse Génération d un AVOIR en caisse, pas à pas A partir de l option Caisse/Consultation, on sélectionne une facture avec un double-clic : 5

6 La facture est affichée dans l écran principal de la caisse, le bouton Génération d un AVOIR est actif. Après un clic sur le message suivant apparait : Si l on répond Oui, la liste des VRP est affichée 6

7 Il suffit de choisir un VRP puis de cliquer sur «Valider la sélection» pour que l AVOIR soit généré. L action est confirmée par le message suivant : En cliquant sur le bouton Quitter, on revient alors sur l écran de consultation où l AVOIR est affiché surligné de bleu car en état «Non soldé» Un double clic permet d ouvrir l AVOIR dans la caisse. La première ligne indique à partir de quelle facture il a été généré. 7

8 4.3. Solder l AVOIR dans la caisse Pour solder l AVOIR, il suffit de cliquer sur le bouton l écran suivant (en général «Espèces») puis de choisir un mode de règlement dans Un clic sur le bouton permet de terminer l opération et d imprimer l AVOIR 8

9 Quand on retourne dans la consultation, l AVOIR est en état soldé (il n est plus surligné de bleu). A noter : l AVOIR généré est considéré dans WIN GSM comme n importe quel type d avoir standard, la seule différence est la ligne supplémentaire indiquant «Fact. d origine XXXXXXXX» Créer un avoir à partir d une facture antérieure à l ouverture de la caisse. Le mécanisme de génération d avoir, permet aussi de créer un avoir à partir d une facture qui a été créée à une date antérieure à l ouverture du la caisse. Pour cela aller dans la fenêtre consultation et cliquer sur le bouton «Factures antérieures» situé en bas à gauche. 9

10 La fenêtre suivante apparait, avec une période de date allant du début du mois à la date de la dernière clôture de caisse. Le bouton «Rechercher» lance l affichage des factures, après avoir éventuellement saisi un code client et/ou un n de facture. 10

11 Il suffit de sélectionner une facture dans la liste et de cliquer sur le bouton «Générer l avoir». Si l on répond «Oui», le processus suit son cours, comme dans la caisse, jusqu au message de fin de traitement. 11

12 5. Génération automatique d un avoir en facturation 5.1. Principe général 1. Ouverture d une facture en consultation, à partir du Journal de facturation ou directement à partir l option Facturation. 2. Clic sur le bouton «Génération d AVOIR à partir d une facture». 3. Choix du VRP créant l avoir, puis validation. 4. L avoir est créé automatiquement et il est affiché directement si on le souhaite Génération d un AVOIR en Facturation, pas à pas A partir d une facture, cliquer sur le bouton Le message suivant apparait : 12

13 Si l on répond Oui, la liste des VRP est affichée Il suffit de choisir un VRP puis de cliquer sur «Valider la sélection» pour que l AVOIR soit généré. L action est confirmée par le message suivant : Si l on répond Oui, l AVOIR est affiché directement, il peut être manipulé ensuite comme n importe quel avoir. 13