BUREAU PRINCIPAL - ZAGREB APPEL D'OFFRE 2014 ACHAT MEDIA

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1 BUREAU PRINCIPAL - ZAGREB APPEL D'OFFRE 2014 ACHAT MEDIA CAMPAGNE PRESSE POUR L'OFFICE NATIONAL CROATE DE TOURISME EN FRANCE 1

2 1. Introduction Conformément au plan de marketing stratégique du tourisme croate pour la période , le programme d'activités de l'office National Croate de Tourisme, et notamment la communication, doit permettre d'atteindre les objectifs stratégiques suivants : a) L'augmentation du trafic touristique en avant et en arrière-saison, b) L'augmentation du trafic touristique dans les destinations continentales, c) L'augmentation de la consommation quotidienne moyenne des touristes, d) Le renforcement de l'image de marque nationale - Croatie. En outre il faudra veiller à : a) Positionner la Croatie comme une destination pure, unique et authentique, caractérisée par : Un patrimoine naturel superbe et diversifié, Une côte et des eaux merveilleuses, Un patrimoine culturel et historique remarquable, Une gastronomie riche et variée b) La mise en place et au développement des nouveaux modèles de marketing, basés sur les expériences et les émotions des touristes, c) Une approche structurelle et ciblée, dans le but d'améliorer l'efficacité et l'approche qualitative au marché, d) L'utilisation de moyens de communication modernes, e) L'application de stratégies de geo-marketing. Ces objectifs doivent être pris en compte pour la réponse à cet appel d offre. 2. Groupes cibles Les groupes cibles sont définis comme suit : Couples: âge 30-39, 40-54, 55+, revenu moyen-supérieur, Familles: âge 30-39, 40-54, revenu moyen-supérieur et supérieur, Amis: âge 18-29, revenu moyen-supérieur et supérieur, Genre: hommes et femmes en proportion égale, Lieu de résidence: grandes villes européennes de plus de habitants, Niveau d'études: baccalaureat, diplôme universitaire ou plus Motif de séjour: relaxation, exploration et découverte, plaisir Fréquence de voyage: personnes réalisant au moins un ou plusieurs voyages touristiques par an, qui ont déjà voyagé et sont familiers des destinations similaires à la Croatie Utilisation d'internet: personnes se renseignant, cherchant l'inspiration, et réservant leurs vacances sur internet L'agence devra spécifier les sources utilisées pour évaluer la performance du plan avec les paramètres Reach 1+, Reach 5+ et GRP. 2

3 5. Presse A) Nous vous indiquons un budget, une période et des supports qu il faudra respecter : l offre doit être formulée STRICTEMENT dans les limites du montant fixé, de la période donnée, et des supports indiqués. Les offres ne respectant pas ces critères ne seront pas examinées. Format minimum 1/3 page. Les offres doivent être soumises en français et en anglais, ou bien seulement en anglais. PERIODE DE COMMUNICATION Avril-Mai-Juin et une petite retouche sur Paris-IDF en Septembre. TYPES DE SUPPORTS Nous souhaitons communiquer dans les cahiers régionaux de la presse féminine, news et TV. La communication doit être géo-localisée, ciblant les régions de Paris IDF (40% du budget), Lyon- Rhône Alpes (30% du budget), Marseille-PACA (20% du budget) et Lille-NPDC (10% du budget). Les supports choisis : Femme Actuelle, Paris Match (Paris-Idf), Biba (Paris-Idf), Grazia (Paris-Idf), Télé Loisirs (province), Version Fémina, Télé 7 Jours (province), Elle (en province), Le Point villes. Nous souhaitons des publicités face rédactionnel exclusivement. Principalement des ½ pages mais aussi quelques pleines pages afin de pouvoir réaliser des publi-redactionnels. BUDGET TOTAL: HT Ce budget doit inclure tous les frais techniques (retouches graphiques), et votre rémunération. Les offres avec un budget, une période et des supports différents ne seront pas examinées. B) L offre doit obligatoirement comprendre un tableau présentant les paramètres suivants : a) Reach 1+ (ou 1 ODV) du groupe cible demandé = La couverture brute ou couverture à 1 ODV et plus mesure le pourcentage des personnes cibles exposées au moins une fois à la campagne. b) Reach 5+ (ou 5 ODV) du groupe cible demandé = La couverture brute ou couverture à 5 ODV et plus mesure le pourcentage des personnes cibles exposées 5 fois ou plus à la campagne. c) GRP total (Gross Rating Point) = C est le point de couverture brute. Il représente un indice de pression d'une campagne publicitaire sur une cible définie. Il s'agit du nombre moyen de chances de contacts d'une campagne publicitaire rapporté à 100 personnes de la cible étudiée. Plus précisément, le GRP est calculé à l'aide de la formule suivante : taux de couverture (ou taux de pénétration) Taux de répétition moyen d) Plan Média détaillé Les offres ne présentant pas ces paramètres ne seront pas examinées. C) L offre doit inclure une «analyse post-achat» que l agence est tenue d établir au fur et à mesure du déroulement de la campagne, puis une analyse post-achat à la fin de la campagne. L analyse post-achat doit être incluse dans le prix de l offre et ne peut être présentée comme un élément distinct. Le soumissionnaire est ainsi tenu, dans son offre, de délivrer après le déroulement de la 3

4 campagne une analyse post-achat qui constitue la condition du paiement final par le commanditaire. Il faudra bien spécifier cela dans le contrat. Nous vous communiquons une enveloppe budgétaire qui doit inclure outre l achat d espace, tous les frais techniques et votre rémunération. Les visuels sont fournis par notre siège mais il faudra cependant prévoir une légère adaptation graphique : il s'agira de rajouter du texte principalement. Le contrat, les factures et l'analyse post-achat doivent être rédigés en anglais. D) L'ONT Croatie doit obtenir des offres comparables d'au moins 3 agences, par conséquent 3 offres d'agences qui incluent bien tous les paramètres demandés. 6. Conditions de mise en place de la campagne: 1. La campagne mise en place doit être très précisément celle annoncée dans votre offre. 2. L'agence s'engage à informer régulièrement l'ont Croatie du déroulement de la campagne et à lui fournir une analyse post-achat au fur et à mesure du déroulement de la campagne afin de déclencher mensuellement le paiement des factures. 3. Communication avec le client: Suite à l'exécution de l'appel d'offre et à la signature du contrat, l'agence doit : Désigner au minimum une personne-contact qui pourra communiquer au besoin avec le service communication offline du siège de l'ont Croatie à Zagreb et avec son bureau à Paris. Il faut fournir le contact de cette personne dans la réponse à l'appel d'offre. S'engager à répondre sous 48h à chaque question envoyée par le siège de l'ont Croatie et par son bureau à Paris. 7. Analyse et vérification de la campagne par l'ont Croatie Pendant et après la campagne, l'agence doit donner la possibilité à l'ont Croatie de superviser la campagne et les moyens investis et doit fournir la documentation complète. L'agence s'engage contractuellement en cas de manque de justificatifs / de documentation incomplète à renoncer au paiement de la facture correspondant à la parution concernée. 8. Présentation des factures L'Office National Croate de Tourisme à Zagreb a officiellement reçu le numéro de TVA intracommunautaire suivant : HR Les fournisseurs peuvent vérifier la validité de ce numéro de TVA sur le site VIES, et conformément à la règlementation européenne, établir les factures sans la TVA, avec pour mention sur les factures Reverse Charge + leur numéro de TVA intracommunautaire. L'intitulé des factures fournisseurs doit être Invoice for offline advertising. Les factures doivent détailler les parutions réalisées et leur coût individuel puis total, et être accompagnées des justificatifs correspondants. Le paiement des fournisseurs peut se faire chaque mois. Le paiement ne se fera que sur présentation de la documentation complète. Une documentation complète signifie: Une copie du contrat signé entre l'agence et l'ont Croatie, contenant le plan média détaillé, avec le budget pour chaque parution et le budget total. Les justificatifs des parutions : à savoir les originaux des parutions conformément au plan. L'analyse post-achat pour chaque facturation (l'analyse post-achat ne concernera que les parutions alors facturées). L'analyse post-achat finale pour le paiement de la dernière facture (elle aura été réalisée au fur et à mesure de la facturation, il suffira alors simplement de l'assembler en une analyse finale). 4

5 Eléments devant figurer sur les factures des fournisseurs: Nom du support et Date de la parution Intitulé Invoice for offline advertising Dans le cas où le soumissionnaire aurait gagné l'appel d'offre de l'ont Croatie pour d'autres marchés en plus de celui pour le marché français : la facture devra alors indiquer le nom du pays dans lequel la publicité est réalisée, et la facturation doit être distincte selon les pays. Autres mentions obligatoires prévues par la loi. 9. Paiement des factures L'agence s'engage à fournir une «analyse post-achat» mensuelle, pour chaque facturation. Le paiement des factures va en effet s'effectuer sur une base mensuelle, pour le mois précédent. Les factures devront être accompagnées d'une documentation complète. Le paiement ne pourra pas être effectué si la documentation n'est pas complète. Si plusieurs pays sont représentés par l'agence, la facturation doit être distincte. L'ONT Croatie s'engage à payer les factures sous 30 jours après réception des factures et de la documentation complète. 10. Remise des offres 1. Lieu de remise des offres: Envoi ou livraison à: Office National Croate de Tourisme à Paris, 48 avenue Victor Hugo, Paris - France. 2. Date et délais de soumission des offres: La deadline pour soumettre vos offres est fixée au mardi 4 mars 2014 à 12h00. Durée du contrat: De la signature jusqu'au : 31 décembre Possibilité de postuler sur un ou plusieurs marchés Cet appel d'offre concerne le marché français mais vous avez la possibilité de postuler pour les autres marchés. Vous trouverez les autres appels d'offres sur notre site web. 4. Capacité financière et légale des acteurs économiques a) Preuves de capacité légale et financière du soumissionnaire: Inscription au registre du commerce et des sociétés et tout autre élément de preuve à la disposition du soumissionnaire. Document de l'administration fiscale prouvant la viabilité du soumissionnaire et son absence de dettes, ou d'une autre instance valable. Toute autorisation, approbation de votre pays prouvant que vous pouvez effectuer votre activité dans le pays concerné. Il faut clairement identifier l'émetteur des documents et sa capacité à le faire: le tribunal commercial compétent, le RCS, ou tout autre société professionnelle. Le soumissionnaire doit démontrer qu'il est enregistré/abilité pour effectuer les transactions et l'activité concernée. Si la preuve n'est pas délivrée par le pays de domicile de l'entité économique, le soumissionnaire est tenu de présenter une déclaration appropriée pour valider les signatures des autorités compétentes. 5

6 b) La condition pour la bonne exécution du contrat L analyse post-achat doit être incluse dans le prix de l offre et ne peut être présentée comme un élément distinct. L offreur est ainsi tenu, dans son offre, de délivrer à la fin de la campagne une analyse post-achat complète qui constitue la condition du paiement final par le commanditaire. Le soumissionnaire est aussi tenu de soumettre une analyse post-achat mensuelle concernant les parutions jusqu'alors réalisées et facturées. Cette analyse constitue la condition du paiement des parutions alors facturées. c) La garantie sera activée en cas de: Si le soumissionnaire ne présente pas la documentation complète et précise visée à l'article 8, l'office National Croate de Tourisme ne sera pas en mesure d'effectuer le paiement. Si l'analyse post-achat finale ne présente pas les mêmes résultats GRP que ceux annoncés lors de la signature du contrat, l'ont Croatie paiera au pro-rata. 5. Forme et présentation à respecter pour la soumission des offres a) Forme et présentation des offres Les offres doivent être rédigées conformément aux critères présentés dans ce tender. Les offres - en 3 exemplaires - doivent être reliées et protégées, et être cachetées sur la 4ème de couverture. Toutes les pages doivent être numérotées en faisant apparaître le nombre total de page (exemple: page 3/30). Les offres doivent être rédigées à l'encre indélébile. Les ajustements de l'offre doivent être faits de manière à ce qu'ils soient visibles ou détectables. Les corrections doivent être accompagnées de dates et de la signature valide + cachet de la personne autorisée à le faire. b) Contenu de l'offre: L'offre doit contenir tous les éléments ci-dessous, signés par la personne responsable dans la société et cachetés: Formulaire (Annexe 1) dûment rempli, Preuves de la capacité légale et financière de l'entreprise, visé au point 4.a Plan média détaillé, incluant le tableau avec la répartition exacte du budget global, les dates et les paramètres Reach1+, Reach5+ et GRP Préciser la manière dont l'ont Croatie pourra suivre le bon déroulement de la campagne, visé au point 6. Préciser la manière de justifier les moyens investis Une liste de tous les composants supplémentaires et/ou annexes Tout autre élément mentionné dans ce tender. L'agence s'engagera à remettre tous les justificatifs visés au point 10.4, l'absence de ces preuves étant un manquement innaceptable. Les justificatifs de parution indiqués dans le point 10.4 doivent être des originaux ou des copies (copies devant être certifiées par notaire ou autre instance légale). c) Présentation de l'offre Les offres doivent être présentées par écrit, dans une enveloppe scellée avec le nom et l'adresse de l'ont Croatie à Paris, le nom et l'adresse du soumissionnaire, l'indication des marchés concernés par l'offre: "Pour la mise en œuvre de l'achat de services de publicité dans la presse écrite pour le marché France - Ne pas ouvrir " et d'autres informations en conformité avec les documents d'appel d'offres. 6

7 Le soumissionnaire peut modifier son offre ou y renoncer durant la date limite de soumission des offres. Toute modification de l'offre doit être délivrée de la même manière que l'offre initiale. 6. Recevabilité des appels d'offres électroniques Les offres doivent être soumises également sous forme électronique. 7. Sur la recevabilité de l'offre de remplacement Un soumissionnaire ne peut faire 2 propositions différentes pour un même appel d'offre. 8. Délais et conditions de paiement Les paiements seront effectués dans un délai de 30 jours sur présentation des factures et des documentations complètes, comme visé à l'article 8. Le paiement anticipé est exclu. 9. Validité de l'offre 60 jours à partir de la date fixée pour le dépôt des offres. 10. La ou les langues dans lesquelles l'offre est faite: la langue du pays du soumissionnaire et la langue anglaise ou bien seulement en langue anglaise. 11. date, heure et lieu de livraison et d'ouverture des offres La date limite de soumission de l'offre est fixée au mardi 4 mars 2014 à 12h00, à l'office National Croate de Tourisme, 48 avenue Victor Hugo Paris France et par à croatie.ot@wanadoo.fr + en copie à presse.croatie.ot@wanadoo.fr. Tél : date limite pour le choix de l'agence Le choix de l'agence se fera dans un délai maximum de 30 jours après la date limite de dépôt des offres. 13. Mise à disposition de ce tender Ce tender est également disponible sur le site et sur le site La date limite pour le dépôt des offres est le : mardi 4 mars 2014 à 12h00 L'ouverture des offres s'effectuera le : mardi 4 mars 2014 à 12h00. Le lieu de l'ouverture des offres est l'office National Croate de Tourisme à Paris, 48 avenue Victor Hugo Paris France. 7

8 Annexe 1. Appel d'offre Formulaire à soumettre Offre pour les services de publicité dans la presse écrite pour le marché France Nom du soumissionnaire Adresse du soumissionnaire N d'identification / SIRET N de TVA intracommunautaire Tel. Fax Nom et prénom du responsable Coordonnées de la personne contact Période de validité de l'offre SIGNATURE ET CACHET DU RESPONSABLE 8